2#2002

Arkheion
Ø S T F O L D I K A • I K A K O N G S B E R G • AU S T- AG D E R - A R K I V E T • I K A V E S T- AG D E R • I K A R O G A L A N D • I K A H O R DA L A N D • I K A T R Ø N D E L AG •
IKA MØRE OG ROMSDAL • FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE • ARKIV I NORDLAND • IKA TROMS • IKA FINNMARK

VÅR MANGFOLDIGE FREMTID

R A P P O R T F R Å B E VA R I N G S U T VA L E T SIDE 3-5

LES OGSÅ OM:

KULTURHISTORISK ATLAS S. 8 • ARKIVLOKALER S.12 • MARMOR OG MENNESKESKJEBNER S. 18 • PERSONALMAPPEN DIN S. 22
 INNHOLD
LEDER
RAPPORT FRÅ BEVARINGSUTVALET . . .3
BEVARINGSRAPPORTEN . . . . . . . . . . . . .5
ABM-UTVIKLING OG
KOMMUNAL SEKTOR . . . . . . . . . . . . . . .7
KULTURHISTORISK ATLAS OG LEKSIKON . .8
ALF THORSEN: K-KODAR . . . . . . . . . . .11
ARKIVLOKALER . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
INTERVJUET: GUNN JOHANSEN . . . . . .14
KURSTORGET . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
SMÅSTOFF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
MARMOR OG MENNESKESKJEBNER . .18
HVA VIL DU FINNE I
PERSONALMAPPEN DIN . . . . . . . . . . . . .22
ØSTFOLD INTERKOMM. ARKIVSELSKAP .24
INTERNSIDER:
ØSTFOLD IKA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25
IKA KONGSBERG . . . . . . . . . . . . . . . . 25
AUST-AGDER-ARKIVET . . . . . . . . . . . .. 26
IKA VEST-AGDER . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
IKA ROGALAND . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
IKA HORDALAND . . . . . . . . . . . . . . . .. 27
IKA TRØNDELAG . . . . . . . . . . . . . . . .. 28
IKA MØRE OG ROMSDAL . . . . . . . . . 28
FYLKESARKIVET I
SOGN OG FJORDANE . . . . . . . . . . . . .29
ARKIV I NORDLAND . . . . . . . . . . . . . . .29
IKA TROMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
IKA FINNMARK . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30
Arkheion er medlemsblad for de interkom-
munale arkivene i Norge. Fra høsten 2002 er
vi 12 medeiere som representerer 15 av lan-
dets fylker. Bladet tar sikte på å være fagtids-
skrift for den kommunale arkivsektor i landet.
Deltakere:
Interkommunalt arkiv i Finnmark (IKAF)
Interkommunalt arkiv i Troms (IKAT)
Arkiv i Nordland (AiN)
IKA Trøndelag Iks
Interkommunalt arkiv Møre og Romsdal Iks
Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane
Interkommunalt arkiv i Hordaland (IKAH)
Interkommunalt arkiv i Rogaland (IKAR)
Interkommunalt arkiv i Vest-Agder (IKAVA)
Aust-Agder-Arkivet (AAA)
IKA Kongsberg (IKAK)
Østfold Interkommunale Arkivselskap (ØIKA)
"Vår mangfoldige fremtid" høres ut som en tittel klippet ut av en science fiction-bok.
Det kunne den ha vært, men fremtiden angår oss alle. Alt vi gjør i dag har en innfly-
telse på hvordan vår fremtid vil bli. Vi står hele tiden ovenfor valg, hva skal vi ha på
oss, hva skal vi ha til middag, hva skal vi kassere i arkivene våre. Noen valg har
liten konsekvens, mens andre vil kunne endre vår fremtidige hverdag.
Det er derfor viktig at de beslutninger som blir tatt er riktige. Det hele inngår i en
tankeprosess som tar for seg de kjente erfaringene og bruker dem til å utrede mulige
konsekvenser av beslutninger. Ut fra denne prosessen kommer det et produkt, som,
forhåpentligvis, bidrar til å fremme en god utvikling.
Vi ser mange slike veivalg i dag. Arkivloven har gitt oss en basis for noen felles
valg som vil fremme den generelle standard på norske arkiver. Vi har Noark 4-
standarden som har gjort jungelen av datasystemer noe mer oversiktlig. En under-
søkelse av sak-/arkivsystemer som nå foregår i regi av IKA Rogaland har allerede
resultert i bedre datasystemer fra produsentene og bedre kontrollordning fra Riks-
arkivets side. Dette er klare resultater oppnådd på grunn av veivalg som er gjort.
Rett rundt hjørnet står vurdering og praktisk tilpasning av resultatene fra
Bevaringsutvalget. Dette er noe hele arkivsektoren vil bli berørt av. Fremtidens
arkiver blir skapt nå, og det som er kassert er borte for godt. Kassasjon er altså et
valg med store mulige konsekvenser for våre arkiver.
De politiske retningslinjer som ligger i ABM-utredningen skal bli fulgt opp med
økonomiske midler til styring av utviklingen. Nå er det vel en fare for at statsbud-
sjettet ikke tar det forventete sprang i bevilgningene. Men, en kime er likevel sådd
med opprettelse av ABM-utvikling (ABM-u) der det nå er utlyst en stilling som
avdelingsdirektør innen arkiv. Får vi her en godt fungerende organisasjon, vil den
få utrolig mye å si for arkiv som fag. Dette er spesielt viktig for lokale arkiver der
særlig private arkiver lider en trist skjebne i mange områder i Norge. Hvem skal ta
initiativet her? I noen fylker har fylkeskommunene tatt på seg denne oppgaven, men
hva med resten? ABM-u vil kunne ta ansvaret som pådriver og koordinator.
Til sist, og ikke minst: hva med brukerne. Arkiver tas vare på for fremtidige
"forskere" av forskjellig art. Uten brukere vil deponering av arkivene kunne bli en
salderingspost for fremtidens politikere. Det er derfor et klart veivalg å drive aktiv
formidling av arkiver. En del av dette er selvsagt tilgjengeliggjøring ved ordning,
katalogisering og en eventuell utlegging på internett. Vi må få lokaler med mulig-
heter for lesesal og vi må drive aktiv formidling. En start her kan være deltakelse
ved "Arkivenes dag" som i år er lagt til 9.november.
De mange valg er der hele tiden og opphører ikke med dette nummer av
Arkheion. De er en del av vår hverdag. Vår måte å håndtere valgene på går
gjennom standarder, regler, og – ikke minst – kunnskap.
Så, gi ditt bidrag til det siste punktet. God lesning! Red.
Arkheion
Fast redaktør: Redaksjonskomite: Bjørn Tore Rosendahl (IKAVA)
Steinar Marvik (IKAK) Ole Stian Hovland (FS&F) nestred. Berit Stie (AAA)
Nansensgate 1 Hege Sætrum Kenny (IKAF) Steinar Marvik (IKAK)
3616 Kongsberg Harald H. Lindbach (IKAT) Vigdis Bjørnstad (ØIKA)
Tlf.: 32 86 63 79 Solveig H. Lindbach (AiN)
Telefaks: 32 72 49 54 Kari Remseth (IKATrø)
Jan Tore Helle (IKAM&R) Grafisk formgivning:
E-post: Åse Eikemo Strømme (IKAH) Karin Wiwe
ika@kongsberg.online.no Sigve Espeland (IKAR) Trykket av: Reprografen
I K A M Ø R E O G R O M S DA L
TEKST: ARNT OLA FIDJESTØL
RAPPORT FRÅ
BEVARINGSUTVALET 2002
13. juli 2000 oppretta Riksarkivaren eit utval, Bevaringsutvalet, som skulle gjere ei totalvurdering av hovud-
prinsipp og tilnærmingsmåtar for arbeidet med bevaring i Statleg arkivsektor. Utvalet skulle også vurdere
sine tilrådingar i høve til pågåande arbeid i kommunal sektor. Seinare vart det presisert at utvalet skulle ha
heile den offentlege sektor som ramme for arbeidet. Rapporten vart ferdigstilt 15. mars 2002.
Rapporten er todelt. Første del omhandlar teoretiske innfallsvinklar og praktiske erfaringar. Andre del er
meir praktisk retta og ser nærare på prinsipp, strategiar, kriterier og arbeidsmetodar for det framtidige
bevarings- og kassasjonsarbeidet. Eg vil i det følgjande presentere hovudelementa i den praktiske delen og
då vesentleg i kapittel 5 – Prinsipper for bevaring og kassasjon og i kapittel 6 – Riksarkivarens strategi.
FIRE HOVEDKRITERIER FOR BEVARING AV OFFENTLEGE ARKIV ØKONOMI SOM FORMÅLET MED KASSASJON
Utvalet kjem med forslag til fire formål som bør nyttast som Utvalet presiserer at det nesten berre er økonomiske årsaker
hovudkriterier for bevaring av offentleg arkivmateriale. som ligg til grunn for at ein føretek kassasjon. Unnataka gjeld
Dei er som følgjer: nokre få tilfelle av såkalla etisk kassasjon av omsyn til person-
vern. Det er interessant å konstatere at utvalet legg stor vekt
F1: å dokumentere offentlege organ sine funksjonar i samfun- på at kassasjon ikkje bør gjennomførast utan at det er (sam-
net, deira utøving av mynde, deira rolle i høve til resten av funns)økonomisk nyttig. Kostnadene ved kassering må ikkje
samfunnet og deira rolle i samfunnsutviklinga (dokumenta- overskride kostnadene ved bevaring. Med bakgrunn i dette
sjonsverdi). vert det tilrådd at ein som hovudregel bør gjere bevarings- og
kassasjonsvurderingane på makronivå. Det vil seie at ein
F2: å tilgjengeleggjere materiale som gjev informasjon om vurderer heile arkiv eller seriar, eventuelt, for elektronisk
tilhøve i samfunnet på eit gjeve tidspunkt, og som set lys på materiale, heile datasystem eller tabellar. Unnataket for
samfunnsutviklinga (informasjonsverdi). makroperspektivet vil eventuelt vere kassasjonsreglar knytta
til arkivnøklar. Det avgjerande her vil vere arbeidsmengda i
F3: å dokumentere personar og verksemder sine rettar og høve til det å knytte kassasjonsreglar til ein arkivnøkkel.
plikter i høve til det offentlege og i høve til kvarandre.
TIDSPUNKT FOR BEVARINGS- OG KASSASJONSVEDTAK
F4: å dokumentere dei arkivskapande organ sine rettar og Eit anna interessant emne som vert drøfta i rapporten er tids-
plikter i høve til andre instansar. punktet for når ein skal gjere bevarings- og kassasjonsvedtak.
Utvalet konkluderer her med at ein ikkje bør binde seg til
F1 og F2 representerer forskningsmessige- og kulturelle nokon prosedyre, men at ein så langt det let seg gjere, bør
aspekt, medan F3 og F3 gjeld rettsleg og forvaltningsmessig utarbeide bevarings- og kassasjonsplanar som ligg føre når
dokumentasjon. arkivdanninga skjer, slik at det kan integrerast i arkiv-
danningsfunksjonane.
>>>
Arnt Ola Fidjestøl
FOTOS: STEINAR MARVIK

>>> Rapporten peiker på tre strategiar for bevaring- og kassa-
sjonsvurdering.
1. Bevarings- og kassasjonsplanar utarbeida i førekant
2. Bevarings- og kassasjonsvurdering i etterkant
3. Fornya bevarings- og kassasjonsvurdering
Av desse strategiane er den tredje varianten ny i høve til
kva som har vore nytta tidlegare. Den går i korte trekk ut
på at ein skal kunne revurdere tidlegare bevaringsvedtak i
lys av kunnskap og perspektiv som er kome til i ettertida.
Dette kan mellom anna vere aktuelt for materiale som
dokumenterer enkeltpersonar sine rettar, for elektronisk
arkivmateriale og for materiale der ein er i sterk tvil om
bevaringsverdien.
SPESIELLE TILHØVE KNYTTA TIL ELEKTRONISK MATERIALE
Når det kjem til utfordringar knytta til bevaring av elektro-
nisk materiale peiker utvalet på forskjellen i problemstil-
lingane knytta til papirarkiv og elektroniske arkiv.
Rapporten gjev ikkje så mykje svar på korleis ein konkret
skal gå fram, men snarare kva for faktorar som må vere på
plass for at ein skal kunne oppnå målet. Eit døme på det er
at det vert referert til § 2-14 i arkivlovforskrifta som seier
at Riksarkivaren kan pålegge arkivskaparane å legge inn
eksportfunksjonar for det bevaringsverdige materiale. Ein
føresetnad for dette må då vere at det føreligg klare beva-
ringskriterier i førekant av at desse systema vert utvikla.
Det ligg imidlertid store oppgåver knytta til dei allereie
eksisterande systema. Etterkantsvurderingar vil difor verte
mykje nytta i tida framover vert det fastslått.
RIKSARKIVAREN SIN STRATEGI
Målet til Riksarkivaren må vere å få utarbeida heilskapelege
bevarings- og kassasjonsplanar der arkivmaterialet vert delt
inn i arkivsaker som skal oppbevarast for ettertida, arkivs-
4 Arkheion - 2#2002
aker som skal kasserast og arkivsaker som skal oppbevarast i
ein bestemt periode. Utvalet understrekar her mellom anna
at ein i arbeidet med det kommunale materialet må legge
vekt på den kompetanse som finst i kommunal sektor og at
det her må leggast til rette for eit godt samarbeid med
fylkeskommunar og kommunar ved at dei interkommunale
arkiva, fylkesarkiva og byarkiva vert invitert med i arbeidet.
I høve til dei kommunale arkiva kjem først ei erkjenning av
at dagens 15 år gamle kassasjonsreglar for saksarkiv er
modne for revisjon. Rapporten viser til dei resonnement
som er komne fram i tidlegare nedsette utval (Bering-
utvalet og Thime-utvalet) og bygger vidare på desse, men
stiller seg ellers fritt til dei forslag som er lagt fram.
Utvalet sitt forslag til hovudelement i sin strategi er følgjande:
• Prosjektvis handsaming av ein fagleg sektor om gangen
• Samarbeid med kommunale, fylkeskommunale og inter-
kommunale arkivinstansar
• Minst mogeleg detaljering utan at dette skal føre til store
forskjellar frå kommune til kommune
• Prosjekta skal handsame arkivmateriale uavhengig av
form og medium
• Prosjekta skal resultere i sektorvise bevarings- og
kassasjonsplanar som skal leggjast fram for Riksarkivaren
til godkjenning
• Dette må kunne gjerast i tur og orden til alle saksområde
er dekka
Utvalet meiner også at ein bør samordne statlege og kom-
munale prosjekt der det er naturleg. Utveksling av informa-
sjon og vurderingar vert framheva som eit viktig element i
denne samanhengen. Det vert understreka at den tilrådde
strategien vil krevje auka bruk av personalressursar, men at
arbeidsforma nok er mindre ressurskrevjande enn dagens
strategi med handsaming av kassasjonsforslag frå forvalt-
ninga.
FOTOS: STEINAR MARVIK
"BEVARINGSRAPPORTEN"
– RETT SVAR PÅ RETT SPØRSMÅL?
Rapporten frå det statlege
bevaringsutvalet (bevarings-
rapporten) presenterer eit
omfattande teoretisk og
metodisk grunnlag for ut-
arbeiding av nye reglar for
bevaring og kassasjon i
offentleg forvaltning.
Rapporten representerer
eit godt stykke arbeid, og
eg nølar ikkje med å
anbefale den for arkiv-
leiarar og arkivmedar-
beidarar som vil setje
seg inn i bevarings-
problematikken. Men
gir bevaringsrapporten svar på dei mest
akutte spørsmåla om arkivbevaring i kommunane?
Etter mitt syn gjer den berre delvis. Ei viktig årsaka til dette
er så vidt eg kan sjå at utvalet ikkje har god nok kjennskap
til kommunale arkiva. Det kommunale arkivmiljøet har
heller ikkje vore representert i utvalet.
I løpet av dei siste åra har saksbehandling og arkiv i
kommunane endra karakter. Innføring av nye saksbehand-
lingsrutinar, omorganiseringar og overgang til elektronisk
verktøy har skapt grunnleggjande endringar i dei kommu-
nale arkiva: Dei elektroniske systema har blitt dei primære
arkivsystema i dei fleste kommunale einingar. Det er der
dokumenta blir skapt og der informasjon om saksbehand-
linga blir registrert. Papirutskrifter frå dei elektroniske
systema kan berre dokumentere brokkar av saksbehand-
linga. Dersom vi ønskjer å bevare ein brei dokumentasjon
av saksbehandling og vedtak i kommunen, har vi ikkje noko
anna val enn å ta vare på dei elektroniske arkiva.
Overgangen til elektroniske arkivsystem har stilt oss over-
for to viktige utfordringar:
- Korleis kan vi sikre at vesentleg saksbehandling blir
dokumentert i dei "offisielle" arkivsystema? Kor unngår vi
at saksbehandlarar skriv utanfor systema, brukar uregistrert
e-post o.l.?
- Korleis skal vi sikre at dei elektroniske systema som er i
bruk kan produsere dokumentasjon som har arkivkarakter,
dvs framstår som autentisk over tid?
Det presserande spørsmålet for kommunalforvaltninga
blir dermed: Korleis bevare, og ikkje kva kan vi kassere.
Kommunane treng bevaringsplanar, og desse må vere ein
I K A H O R DA L A N D
T E K S T : G U D M U N D VA L D E R H A U G
integrert del av arkivplanen. Ein bevaringsplan må ta ut-
gangspunkt i ein funksjonsanalyse av dei kommunale
einingane: Kva funksjonar utfører desse (noko som ikkje
lenger er gitt etter at dei tradisjonelle fagsektorane stort
sett er borte), kva oppgåver er lovheimla og kva er ikkje?
Kva oppgåver må vi dokumentere i arkivet, på lang sikt og
på kort sikt? Når ein slik analyse er gjennomført må vi under-
søke korleis dei elektroniske systema taklar arkivfunksjonen:
Er systema i stand til å produsere dokumentasjon i eit god-
kjent arkivformat, eller må vi finne fram til løysingar som
kombinerer bevaring av papir og elektronisk materiale? Med
utgangspunkt i denne undersøkinga må vi så lage rutinar
som sikrar at arkivverdig dokumentasjon blir produsert og
bevart.
Dokumentasjonen av arkivsystema og rutinane som er
knytta til dei må så leggjast inn i kommunen sin arkivplan.
Arkivplanen kan i tillegg gi eit overordna blikk på papiret,
der dokumentasjon som kan kasserast etter ei tid blir styrt
til eigne arkivseriar som kan kasserast i sin heilskap.
Utviklinga i den kommunale arkivdanninga, med etablering
av sentralarkiv i små og mellomstore kommunar og over-
gangen til elektroniske arkivsystem, har langt på veg fjerna
behovet for tradisjonell kassasjon i dei papirbaserte arkiva.
Dobbeltarkiveringa er stort sett historie, og gode post-
rutinar har gjort arkivavgrensinga effektiv. Den samla papir-
mengda i arkiva er dermed vesentleg redusert samanlikna
med situasjonen for 10 år sidan. Kassasjon i aktive papir-
baserte arkiv blir dermed ei oppgåve som må prioriterast eit
godt stykke bak den verkeleg presserande oppgåva: å sikre
at vi for ettertida kan ha tilgang til elektroniske arkiv som
på ein god måte dokumenterer kommunane sin verksemd
ved innleiinga til 2000-talet.
Gudmund Valderhaug
FOTO: STEINAR MARVIK

ABM-UTVIKLING OG
(FYLKES)KOMMUNAL SEKTOR
Stortingsmelding 22 (1999-2000) Kjelder til kunnskap og
oppleving. Om arkiv, bibliotek og museum i ei IKT-tid og
om bygningsmessige rammevilkår for kulturområdet, for-
kortet til ABM-meldingen, er det viktigste grunnlagsdoku-
mentene for blant annet opprettelsen av Abm-utvikling –
Statens utviklingssenter for arkiv, bibliotek og museum
(heretter Abm-utvikling).
I meldingen blir de interkommunale arkivene positiv
omtalt, resten av arkivlandskapet utenfor Arkivverket er
derimot viet liten plass. For Landslaget for lokal- og privat-
arkiv (LLP) har det for eksempel vært viktig å få synliggjort
det mangfoldet fylkeskommunal og kommunal sektor
utgjør på arkivområdet. Denne synliggjøringen er en
grunnleggende forutsetning for at LLP videre kan tale
sin medlemsmasses sak.
LLP er positiv til opprettelsen av det statlige organet
Abm-utvikling. I og med at det nye organet tar opp i seg
Norsk museumsutvikling, Statens bibliotektilsyn og
Riksbibliotektjeneste, har LLP sett det som en forutseting
for vår tilslutning at de tre sektorene blir likestilt i Abm-
utvikling, og at det blir tilført arkivfaglig spisskompetanse.
Det er viktig at Aen i Abm-utvikling ikke bare blir en
parentes eller en lillebror …
Ett tiltak arkivsektoren ser frem til er etableringen av
en etterlengtet støtteordning for vern og formidling av
historiske arkiver. Det vil være Abm-utvikling som har
ansvaret for denne støtteordningen, og forslag til tilskudds-
ordningens økonomiske ramme vil de komme tilbake til i
forbindelse med statsbudsjettet for år 2004. Så vi må vente
ett års tid før vi ser om vedtaket innfrir våre forventninger.
Men etter å ha lest Bondevikregjeringens forslag til stats-
budsjett for 2003, er forventningene skrudd mange hakk
ned.
Men det kommende året vil være året for å påvirke hva
vi ønsker denne støtteordningen skal favne. I utgangspunk-
tet er den foreslåtte støtteordningen knyttet opp mot vern
og formidling av privatarkiver. Men som det har blitt
FYLKESARKIVET FOR VESTFOLD
TEKST: HARRIET MARIE TERJESEN
anskueliggjort ved flere anledninger pålegger ikke
Arkivlova med forskrifter (fylkes)kommunene all type
formidling av deres offentlige arkiver. Aktivt utadrettet
formidling favnes ikke av Arkivlovens bestemmelser.
Formidling opp mot det å betjene publikum, som lesesals-
gjester, har vi derimot et ansvar for. I og med at 2003 trolig
vil være året hvor tilskuddsordningen vil bli formet, er det
viktig at vi gjør oss opp noen meninger om hva vi synes
denne tilskuddsordningen skal omfatte. Dette er en prosess
som må begynne NÅ!
Abm-utvikling vil trolig basere mye av sin faglige
virksomhet på prosjekter og utviklingstiltak. Sannsynligvis
vil tiltak og prosjekter som initieres med et ABM-perspektiv
lettest få økonomisk støtte. Det er viktig at vi fra
arkivsektoren kommer med gode og innovative
ideer.
Det ønskes ikke at Abm-utvikling bare skal være
en økonomisk melkeku. Det å ha et sted å henven-
de seg, som innehar faglig ekspertise opp mot
mange av våre daglige og nye utfordringer, er
kjærkomment. Abm-utvikling kan forhåpentligvis
også være en støttespiller for arkivsektoren kultur-
politisk. Det er viktig at regionalt og lokalt arkiv-
materiale blir vernet og formidlet over hele landet,
uavhengig om det er privat eller (fylkes)kommu-
nalt. En forutsetning for det
er at arkivlandskapet blir vi-
dereutviklet, så vi får arkivin-
stitusjoner med høyt faglig
nivå i alle regioner. Et viktig
grunnlagsdokument i denne
sammenheng vil være ABM-
meldingens foreslåtte kart-
leggingsundersøkelse; beva-
rings- og formidlingssituasjo-
nen for arkivmateriale med
lokal og regional tilknytning.
Harriet Marie Terjesen,
nestleder LLP.
FOTO: STEINAR MARVIK
Arkheion - 2#2002 7
 F Y L K E S A R K I V E T I S O G N O G F J O R DA N E
TEKST: ANDERS GJERDE

KULTURHISTORISK ATLAS OG LEKSIKON

I 1999 starta Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane opp eit prosjekt kalla Kulturhistorisk atlas og leksikon. Vik kommune har heile 71 ferdige artiklar, medan Årdal og me seg endå lenger inn, for å få best mogleg inntrykk av
Her skulle ein presentera ulike opplysningar om Sogn og Fjordane fylke som ligg inne i databasane til Eid berre har 10. Fylkesarkivet vil i tida framover særleg prio- kvar staden ligg. Kjem ein ned på skalaen 1:5000 får ein fram
ritera dei kommunane som har få ferdige artiklar. Eit mini- sjølve stadnamnet. Ved å klikka på markeringa av stadnam-
Fylkesarkivet. Det digitale fylkeskartet skulle vera basis, alle gardar, stølar, stadnamn og kulturminne skul-
mum av artiklar for kvar kommune vart i starten sett til mel- net får ein fram ein del opplysningar om det aktuelle stad- >>>
le kartfestast, og ved å klikka på namna på kartet skulle ein få tilgang på fleire opplysningar om desse. lom 30 og 50, og eit minimum på 30 ser det ut til at det skal namnet.
lata seg gjera å få til.
GARDSNAMN I utgangspunktet var det meininga at ein skulle få forfatta- Nokre emne har Fylkesarkivet teke seg særleg av, slik som
Fylkesarkivet har lagt inn alle matrikkelgardane i fylket – i rar frå kvar av kommunane til å skriva om emne frå sin kom- minnesteinar og bautasteinar. Alle minnesteinar som er sett
alt 2674 – i ein eigen database og kartfesta desse på det digi- mune, men dette har synt seg å vera svært vanskeleg for opp til minne om hendingar frå Sogn og Fjordane fylke og til
tale fylkeskartet. Når ein klikkar på gardnamnet på kartet nokre av kommunane. Nokre forfattarar har teke føre seg minne om personar frå fylket er forsøkt kartlagde. Nokre av
kjem ein inn i eit Gardsleksikon der ein finn historiske opp- emne frå fleire kommunar, medan ein i somme kommunar desse minnesteinane står utanfor fylket, og nokre i andre
lysningar om garden henta frå folketeljingar, matriklar, foto- finn same forfattaren på om lag alle artiklane. Framleis vert land, t.d. på krigsgravstaden i London. Det er lagt ned eit
base, stølsleksikon, stadnamnregistreringar og fleire andre det arbeidd med å få fleire til å ta på seg å skriva artiklar. stort og grundig arbeid i denne kartlegginga, og det vert
kjelder. Statens Kartverk sine godkjende namneformer er Desse skal vera på mellom 100 og 500 ord, men for somme stadig sett opp nye minnesteinar og minnesmerke, så ei
brukt. tema kan ein skriva noko grundigare artiklar. Prenta og oppdatering må heile tida finna stad.
uprenta kjelder som er nytta til skrivinga av artikkelen skal Gamle handels- og gjestgjevarstader er eit tema som
KULTURMINNE/ATTRAKSJONAR oppgjevast. I tillegg kan ein leggja inn lenkar til internett- Fylkesarkivet også har teke ansvaret for å skriva artiklar om.
Under overskrifta kulturminne/attraksjonar finn ein artiklar sider med tilknyting til temaet som artikkelen tek føre seg. Etter kvart vil artiklar om alle kyrkjene i fylket vera på plass.
som omtalar ulike Artiklane skal også il- Fylkesarkivet har fått lov til å bruka teksten i to nye bøker
kulturminne og lustrerast med bilete, om kyrkjene i Sogn og Fjordane som utgangspunkt for desse
attraksjonar i Sogn måleri, teikningar eller artiklane.
og Fjordane fylke. andre illustrasjonar Det kan også nemnast at arkiva til alle kommunane i Sogn
Alle dei 26 kommu- som høver. Det kan og Fjordane vil bli omtalt i kvar sin artikkel.
nane i fylket fekk ofte vera vanskeleg å
høve til å koma med få tak i gode illustrasjo- STADNAMN
framlegg til tema for nar, men i visse høve Arbeidet med å samla inn stadnamn frå alle kommunane i
artiklar frå sin kom- har Fylkesarkivet sine fylket er stadig i gang. Til no er ein ferdig med innsamlinga i
mune. Framlegga medarbeidarar sjølve 13 av 26 kommunar. Stadnamna frå 12 av desse er ferdig
omfattar tema av reist ut i felten for å fo- digitaliserte på fylkeskartet. For Vik kommune sin del er inn-
mange og ulike slag. tografera dei aktuelle samlinga ferdig, men stadnamna er enno ikkje digitaliserte.
Frå gravrøyser, helle- objekta. I Leikanger kommune er arbeidet med innsamling av stad-
ristingar og skål- Ved utgangen av namn ikkje fullført, men her er det til no lagt inn over 1400
groper frå langt september 2002 var namn i stadnamnbasen og dei fleste er også digitaliserte.
attende i tida, til 626 artiklar utlagde på Det vert arbeidd med å få fullført innsamlingsarbeidet i Flora
dagens verksemder internett. Fordelinga kommune, og det er planar om å koma i gang i Luster.
og nolevande kultur- mellom kommunane er For å få fram markeringane for stadnamna på kartet må ein
personar. noko skeiv. zoome seg inn til ein skala på 1:50 000, men det er lurt å zoo-

På framsida til Kulturhistorisk atlas og leksikon finn ein dei fleste av I artikkelen om Landmarksteinen, som vart sett opp somma-
overskriftene som er omtala i artikkelen. Nede til høgre på sida ligg ren 1937 til minne om Johan Theodor Landmark (1836-1916),
titlane på dei aller nyaste kulturminne-artiklane. kan ein lesa om flyttinga av steinen og den påfølgjande
debatten om kor vidt han bør setjast tilbake der han
opphavleg stod.

8 Arkheion - 2#2002 Arkheion - 2#2002 9

 Eit døme på at ein illustrasjon ikkje treng å vera eit
fotografi er denne teikninga av Johannes Flintoe. Teikninga
er brukt som illustrasjon til artikkelen om Kongevegen
gjennom Galdane i Lærdal.
STØLAR
Som utgangspunkt for eit stølsleksikon har Fylkesarkivet
brukt ei stølsregistrering frå 1930-åra, som Bondesamfunns-
avdelinga ved Institutt for samanliknande kulturforsking i
Oslo - Sætrar og Sæterbruk i Noreg stod bak. Her vart stølar
som framleis var i bruk og stølar som for lengst var nedlagde
tekne med. Men denne registreringa var langt frå komplett,
så ein del lokal litteratur som stølsbøker og bygdebøker frå
fylket har vore brukt i tillegg. I nokre av kystkommunane er
det fare for at det framleis er manglar.
Stølane har fått sine eigne markeringar på det digitale kartet.
På same måte som markeringane for gardar og stadnamn vil ein
få fram nærare opplysningar ved å klikka på desse på kartet.
Nokre av stølane vert omtalte med eigne artiklar under
Kulturminne/attraksjonar. I tillegg finn ein 94 artiklar om stø-
lar i Gloppen kommune under overskrifta Tematurar.
KOMMUNAR
Under denne overskrifta vil det etter kvart koma artiklar om
kvar kommune. Her vil geografisk plassering, kommunehisto-
rikk, grenseendringar m.m. bli omtalt.
Som illustrasjonar vil kommunevåpenet og eit bilete av admi-
nistrasjonsstaden i kommunen bli brukt.
STATISTIKK
Tala frå fleire folketeljingar er tilgjengelege under denne
overskrifta. Her er òg lagt inn resultatet frå folkerøystinga i
1905 om unionsoppløysinga. Ein av statistikkane tek føre seg
dei geografiske måla på kommunane i Sogn og Fjordane.
10 Arkheion - 2#2002
OVERNATTING
Som ei teneste til reisande som skal til fylket er det laga til
eit oversyn over mange av overnattingsstadene i fylket. Det
vil heilt sikkert finnast stader som ikkje er med, oversynet
vart laga i 1999 og er ikkje oppdatert sidan.Her kan ein
søka seg fram til ei konkret verksemd eller få fram fleire
alternativ i ein konkret kommune. Ein kan også søka på
den typen overnattingsstad ein er ute etter.
TRANSPORT
Dette er ein link til ein database med informasjon om
transporttilboda i Sogn og Fjordane.
SIDEOVERSYN
Sideoversynet inneheld nokolunde det same som ein kan lesa
i denne artikkelen. Oversynet er ikkje oppdatert, men ein får
eit inntrykk av kva ideane bak kvar av overskriftene er.
LYD OG VIDEO
Planen er at det her skal koma lydfiler med opptak av intervju
med personar o.l., og videoopptak av ulike hendingar og per-
sonar. Dette er ikkje noko prioritert område innan
Kurlturhistorisk atlas og leksikon.
TEMATURAR
Under overskrifta Tematurar finn ein tre ulike tema. Som
nemnt under avsnittet om stølar, så ligg det her 94 artiklar om
stølar i Gloppen kommune. Her er også kulturminne-artiklane
som tek føre seg minnesteinar og bautasteinar lagt inn som
eit eige tema.
Det tredje temaet er boka Steinskuggar med tekst av Wilhelm
Starheimsæter og bilete av Jens Hauge, begge frå Lærdal. Her
er dikta til Starheimsæter kombinert med bileta til Hauge.
Dikta er omsette til engelsk, så det er berre å klikka på
Engelsk versjon for dei som vil.
UTVIKLING
Slik ser Kulturhistorisk atlas og leksikon ut i dag, men det vert
arbeidd med å få til eit meir moderne og brukarvennleg sys-
tem. Framsida til Kulturhistorisk atlas og leksikon er tenkt en-
dra, tydelegare overskrifter og anna design vil bli utvikla.
Kartet som er i bruk er for dårleg i høve til dei som ein finn på
andre nettstader. Kulturminne-artiklane ligg for vanskeleg til-
gjengeleg. Her må det utarbeidast andre søkemulegheiter.
Ein del idear som ein hadde i starten av prosjektet vil bli er-
statta av andre som har dukka opp under arbeidet med
atlas/leksikonet.
FOTO: STEINAR MARVIK
ALF THORSEN:
«K-kodar. Rettleiing og oppgåver»
KOMMUNEFORLAGET 2002
Tidlegare i haust utkom Alf Thorsens rettleiings- og opp-
gåvehefte for bruk av K-kodane. Med utgangspunkt i den
etterkvart omfattande bruken av denne arkivnøkkelen er
det vel eit mildt uttrykk å hevde at denne publikasjonen var
etterlengta. Thorsen påpeikar også sjølv behovet med
referanse til påbodet i arkivforskrifta om arkivnøklar og ein
auka bruk av elektroniske sak-arkivsystem.
Rettleiinga er i to delar – ein teoridel som gjev bakgrunns-
kunnskap for klassering og arkivering, samt ein oppgåvedel
med 120 oppgåver og løysingsframlegg. Den teoretiske
framstillinga er praktisk utforma med konkrete døme og
skjematiske illustrasjonar undervegs. Oppgåvedelen har
endå til kopiar av brev og notat for å gjere øvinga mest
mogeleg realistisk.
Teoridelen er delt i fire emne. Første emne (kapittel 2) er
av overordna karakter og omhandlar tre former for ord-
ningsprinsipp - emnekodar, objektkodar og kronologisk arki-
vering, og dei mogelegheiter som finst for bruk av K-kodane
i arkiv ordna etter slike prinsipp. Denne framgangsmåten
gjev systematisk innføring i bruksmåtane for K-koden med
ei forståing av at det er mogeleg å bruke nøkkelen også i
andre arkiv enn sakarkivet. Kapittel 3 gjev ei forklaring på
oppbygginga av nøkkelen og den hierarkiske strukturen
kodane i mellom. Her er det også freista å gje ei forklaring
på korleis ein skal fokusere på gjenstand for å definere
emnet i t.d. ein sakstittel. Dette vil kunne være nyttig i
mange tilfelle. Thorsen flyttar så fokus over på korleis ein
skal klassere. I kapittel 4 får vi ei smørbrødliste på korleis gå
fram når kode skal setjast. Dette fungerer svært bra. Vidare
har kapittelet ei etterlengta prinsipiell drøfting av kva for
saksområde som høyrer under kva for emne. Drøftinga er
meir inngåande når det gjeld plassering av fagsaker – natur-
leg nok i og med den sektorvise oppdelinga. Underteikna
trur at mange arkivarar endeleg kan la slitne hjernevinning-
ar få kvile etter å ha fått servert den overordna skilnaden på
klassen A og B. Kapittel 5 representerer det fjerde og siste
emnet i teoridelen og gjev
tips om korleis dei som
I K A M Ø R E O G R O M S DA L I K S
TEKST: JAN TORE HELLE
ikkje har nytta K-kodane eventuelt kan førebu ein over-
gang. Her finn vi m.a. eit altfor kort avsnitt om korleis arkiv-
nøkkelen bør tilpassast den organisasjonen den skal nyttast
i. Ein slik tilpassing gjeld ikkje berre ved overgang til
K-kodar men kan anbefalast generelt for alle som nyttar
kodane og særleg dei som nyttar dei i elektronisk journalar
og fullelektroniske arkiv. Dessutan er ei slik tilpassing eit
godt pedagogisk verkemiddel for å betre kunnskapen om
kodane blant sakshandsamarane – det skapar engasjement
rundt utveljing av kodar og såleis kjennskap til innhaldet.
Rettleiingsheftet har likevel klare manglar. Thorsen nem-
ner den utstrekte bruken av sak-arkivsystem som grunnlag
for å lage eit slikt rettleiingshefte, men utan å gjere greie
for kva konsekvensar dette har for bruk av kodane og
korleis ein i praksis skal gå fram for å løyse dei problema
som oppstår. Faktum er at med sak-arkivsystem og full-
elektronisk arkivering er K-kodane ikkje lenger eit fram-
finningssystem i manuelle register men eit emneregister for
søk og registrering i database, og der ikkje berre eit fåtal
arkivarar men heile organisasjonen skal finne ein einsarta
måte å klassere. Dette krev både planlegging og disiplin,
noko Thorsen burde tatt opp i eit breiare spekter enn berre
å nemne mogelegheitane for saksdeling. Tilpasning til eigen
organisasjon samt styring av kodebruken i sak-arkivsystemet
kunne t.d. vere ein måte å løyse problemet.
Ellers kunne underteikna i teoridelen tenkt seg ei nærare
drøfting av tilhøvet mellom kode og sak . Mange ser ikkje at
det her skal vere eit ein-til-mange-tilhøve. Vidare ei drøfting
av problemstillinga kva er ei sak, - t.d. enkelt sak, samlesak
og prosjekt.
Heilskapsinntrykket er likevel at ei rettleiing som Thorsen
her har levert er eit viktig middel til det som kan fortone seg
som eit uendeleg prosjekt – å lære sakshandsamarar å bruke
K-kodar.
Arkheion - 2#2002 11
 I K A V E S T- AG D E R
TEKST: K J E T I L R E I T H AU G
ARKIVLOKALER
Arkivforskriften bestiller - men hva skal vi levere?
Lov om arkiv skal sørge for at arkiver som har rettslig og historisk verdi blir bevart for samtid og ettertid.
Da må vi ha regler som forteller oss hvordan vi skal produserer, bevare, kassere og oppbevare arkiver.
Disse reglene gir arkivforskriften oss og vi skal som gode byråkrater legge til rette slik at våre
medlemskommuner kan følge opp forskriften i sine organer.
Noe av det mer håndfaste i arkivforskriften vi kan gripe tak i,
er kravene til arkivlokaler. De blir brettet ut over flere sider i
særtrykket, med tildels og tilsynelatende klare normer vi skal
følge opp. Først og fremst er det greit å ta utgangspunkt i at
forskriften krever at vi skal flytte inn i skikkelige og for-
skriftsmessige lokaler med det samme, for eksempel hvis vi
bygger nytt eller flytter. Vi kan også fortsette å oppbevare
arkivene våre i lokaler med mangler og utbedre med en tids-
frist på fem til ti år.
Vi skulle først rapportere om situasjonen i organet. Vi be-
gynte da med å finne ut hva som er et arkivrom. Forskriften
sier at det er rom der det oppbevares arkiver over lengre tid.
Ivar Fonnes sier i sin bok at dette ikke nødvendigvis gjelder
§
plassering av arkivmateriale på saksbehandlers kontor i for-
bindelse med saksbehandling. Vi sier altså rom der det er
meningen at materialet skal ligge over lengre tid. Dette
betyr altså kontor/arkivpersonalets rom. Det kan være det
samme som for eksempel forværelset til rådmannen eller
rektors forværelse på en skole. Greit. Materiale som befinner
seg på slike steder skal kun være dagligarkiv derfor skal vi
undersøke om dette rommet tilfredsstiller de "laveste"
kravene til arkivlokaler. Vi går fort forbi paragrafen om ut-
forming og dimensjonering av lokalene, for det er ofte greie
saker når det gjelder dagligarkiv. Videre er kravet om fast
tilsyn og renhold også ganske kurant når det gjelder daglig-
arkivene. Det skaper heller ikke stort hodebry når vi kommer
til nødvendig bruk av vann i rommet der vi har dagligarkivene.
§ §
§
§ §
12
Arkheion - 2#2002
Vi trenger ikke innlagt vann her – gjør vi vel? Kaffen kan vi
koke andre steder.
Det første som virkelig skaper spenning i tolkningsmulig-
hetene, bokstavelig talt, er passusen om at det ikke skal
være annet elektrisk utstyr enn det som er nødvendig for
virksomheten i arkivlokalene. På forværelset vårt er det kopi-
maskiner, skrivere og en rekke datamaskiner. Er det nødven-
dig for virksomheten i arkivlokalet? Disse er nødvendige for
driften av forværelset, men ikke for arkivlokalet. Vi lar tvilen
komme oss selv til gode og sier det er greit.
De virkelige vanskelige tingene å bedømme kommer vi til
når vi skal se på paragrafen som behandler brannspredning
fra andre rom. Der heter det at kontorrom, der det opp-
bevares arkiver, skal være separate enheter eller brannceller.
Hvordan skal vi lese dette da? Jo, er arkivrommet ditt et
åpent forværelse mot for eksempel en gang eller trapp,
kanskje skilt av med en glassvegg, er det ingen separat
branncelle. Er rommet ditt en del av en etasje der rommene
er skilt fra hverandre med gipsvegger, kunne det for så vidt
vært en ganske god løsning fordi gips er vanskelig å få fyr
på. Problemet er at dette sjeldent, eller helst aldri, vil være
betegnet som en separat branncelle. Det er altså ikke godt
nok. Du kan jo prøve deg med å si at for eksempel halve
etasjen er en branncelle og at kontorrommet er en del av
denne. Da har vi fått til svar fra ansvarlig hold at arkivrom-
met skal være en separat branncelle og at denne halve
etasjen da ville måtte defineres som arkivlokale. Kanskje det
§
FOTOS: STEINAR MARVIK
§ §
§
kunne vært greit, men da slår de andre kravene til arkivloka-
ler inn, med for eksempel tilgangsregler, bruk av vann og
nødvendig elektrisk utstyr og ingen el-sentral med strøm-
måler eller sikringer.
Alle saksbehandlere som har kontor i samme branncelle som
arkivlokalet, eller de som bare er på besøk hos en dem i denne
cellen, må være gitt tilgangsrett til arkivlokalet. Det vil kanskje
ha innvirking på sikkerheten til arkivmaterialet? Svaret er jo
egentlig da at du må flytte arkivet eller bygge om. Eller er det
det? Når vi spør arkivverket får vi til svar at det er tilstrekkelig at
lokalet er en enhet og at alle bygningsdelene tilfredsstiller
brannsikringskravene i arkivforskriften. Det bør ikke legges
avgjørende vekt på branncellebegrepet. Enhet - Branncelle 1-0.
Er det kanskje unødvendig å nevne "branncelle" i forskriften?
Bortsettingsarkiver skal plasseres i spesialrom for arkiv, med de
ekstra strenge kravene som gjelder der. Dette gjelder ikke der-
som arkivene er i hyppig bruk. Hva ligger det i dét da? Vi har
spurt og fått svar. Har du behov for å gå i disse arkivene én gang
hver uke, eller oftere, så er det hyppig bruk. Det er greit å få satt
en grense.
Dagligarkivene skal altså oppbevares i rom som kan klassifiseres
som REI 30. Vi har fått henvendelser fra ansvarlige for utbedring
av et skolebygg. Han sa at det ikke var direkte uforståelig med
denne "R" i kravet, men at det i det minste var uvanlig. Vi tok
derfor kontakt med arkivverket og fikk vite at de hadde forståel-
se for en slik uttalelse. Vi fikk derfor beskjed om ikke å ta hen-
syn til "R", men legge vekten på den siste delen "EI30".
"Javel-ja" sa vi.
Vi har fått et annet spørsmål som vi anser som betimelig.
Hvorfor det bare er bortsettingsarkiv de små arkivorganene kan
plasserer i brannskap, i stedet for å bygge bortsettingsrom? Kan
vi ikke gjøre det samme med dagligarkiv? Spørsmålet er besvart
av ansvarlig myndighet og svaret er "Du kan søke Riksarkivaren
om tillatelse ". Søk om å få plassere dagligarkivet i skap som til-
fredsstiller kravene "EI60" (eller mer), og du vil kanskje få lov til
det. Det blir understreket at brannskapet bare avhjelper arkiv-
forskriftens krav til brannsikkerhet. Det høres fint ut. Et av
problemen med dette er at det ennå ikke finnes arkivskap som
er klassifisert etter den nye europeiske standarden som stiller
krav i form av EI 60 og EI 90 og så videre. Det finnes skap som er
klassifisert etter koreanske standarder , etter nordamerikanske,
en rekke andre standarder og etter den nordiske NT-FIRE 017.
Hva gjør vi da? Kjøper vi skap som er klassifisert til for eksempel
90P etter den nordiske standarden? Kanskje, men den standar-
den som arkivforskriften setter opp som krav, er strengere enn
denne. Skal vi vente med å kjøpe inn skap? Kanskje det, men vi
vet ennå ikke om det kommer skap som blir klassifisert etter den
nye europeiske standarden – så da venter vi kanskje forgjeves? Er
dét bra for arkivmaterialet? Det hadde vært en fordel om det ble
stilt realistiske krav til oss når vi prøver å gjøre vårt beste for å
følge opp.
Overgangsordninger og tid til å fikse rommene har du fått. Du
må bare ikke tro at det vil være bedre å flytte arkivmaterialet
ditt fra et dårlig arkivlokale til et litt bedre et. Et som ikke strider
mot forskriften på fullt så mange punkter som det opprinnelige
arkivlokalet ditt. Flytter du materialet skal det være til et perfekt
lokale. Det hjelper ikke at erstatningen er bedre enn det opprin-
nelige. Er det til det beste for arkivmaterialet da? Tvilsomt.
En siste ting som ikke nødvendigvis er et problem som skyldes
forskriften eller offisiell tolkning av den. Har du også glemt å
rapportere inn til arkivverket kvaliteten på rommet der serveren
din står, den som du har sak-arkivsystemet ditt på og kanskje en
del av fagsystemene dine også? Her blir det jo også oppbevart
arkivmateriale over tid og er derfor også arkivlokaler. De skal
være av samme kvalitet som andre arkivlokaler. Det kan vi
kanskje ordne. En festlig liten nøtt triller forbi på bordet ditt
dersom dere har satt driftingen av servere og programmer bort
til et privat firma. Knekk den! Ganske lett å knekke, men med en
rar lukt: det er ditt ansvar å påse at tjenesteleverandøren sitt
lokale er godt nok!
13
§
Arkheion - 2#2002
 IKA KONGSBERG
TEKST OG FOTO: TORLEIF LIND
Arkivansvarlig
i Nedre Eiker kommune
Gunn Johansen er arkivleder i Nedre Eiker kommune i Buskerud.
Nedre Eiker er en forholdsvis stor kommune med ca. 20.200 innbyggere.
Kommunen budsjetterte med 723 årsverk i 2002.
"Den offisielle stillingstittelen er arkiv-
ansvarlig, en stilling jeg har hatt siden
august 1999. Før dette jobbet jeg på for-
værelset til rådmann i en mer tradisjo-
nell sekretærstilling. Også den gang
hadde jeg ansvaret for sentraladminis-
trasjonens arkiv, men arkivarbeidet var,
som en følge av en mangeårig tradisjon,
et nedprioritert område. Arkivarbeidet
ble slik mange har opplevd, et venstre-
håndsarbeid"
Hva var det som skjedde som endret
denne situasjonen?
Høsten 1999 skulle Nedre Eiker kommu-
ne gjennom en stor administrativ omstil-
ling. I forkant av denne omstillingen så
ledelsen behovet for en mer sentral
ledelse av arkivvirksomheten i kommu-
nen. I denne situasjonen ble jeg ansatt
som arkivansvarlig for hele kommunen.
Dette var første gang Nedre Eiker hadde
en stilling som bare var forbeholdt arkiv-
arbeid, noe som i seg selv bør sees på
som en viktig hendelse i kommunens
administrasjonshistorie.
Samtidig som dette skjedde ble det for-
mulert et mandat som ga arkivansvarlig i
oppdrag å utarbeide en arkivplan for
kommunen.
INTERVJUET:
14 Arkheion -21#2002
Arkivloven var en medvirkende årsak til
at kommunen gjorde disse vedtakene,
samtidig var det viktig for oss som
jobbet med arkiv at loven kom, særlig
med tanke på at vi nå så at det vi holdt
på med var riktig.
Var Nedre Eiker kommune medlem av
IKA Kongsberg på denne tiden?
Nei. Jeg fikk tilfeldig kjennskap til IKA
og brukte noe tid på å sette meg inn i
hva slags virksomhet dette var. Etter en
del intern diskusjon i kommunen ble det
vedtatt at Nedre Eiker kommune skulle
melde seg inn i IKA fra 1. januar 2000.
En viktig faktor i denne sammenhengen
var erkjennelsen av at fagfeltet og
ansvarsområdene ble så omfattende at
det ville bli umulig å klare jobben helt
på egen hånd. En annen viktig faktor
var den muligheten et IKA-medlemskap
gir til kontakt med andre kommuners
arkivtjenester.
Arkivplanen til Nedre Eiker ligger jo
hos ledergruppa til godkjenning. Kan du
si noe om det arbeidet som er gjort for å
få denne planen utarbeidet?
Arkivplanarbeidet startet opp for ca. 1
år siden. Vi satte ned en forholdsvis bred
gruppe bestående av arkivforum, IT-
leder, leder for helse, en saksbehandler
fra teknisk og en representant fra IKA
Kongsberg.
Arbeidet begynte med at gruppa tok
stilling til arkivorganiseringa i kommu-
nen. Vi kom forholdsvis raskt fram til at
vi ville anbefale en full sentralisering av
kommunens samlede arkivvirksomhet.
Denne avgjørelsen var viktig for meg som
arkivansvarlig, og bestemte i stor grad
også formen på resten av arkivplanen.
Som prosjektleder er det jeg som har
ført arkivplanen i pennen, men jeg har
ikke vært redd for å gi arkivplangruppas
medlemmer arbeidsoppgaver underveis,
så vi kan i høyeste grad si at resultatet er
arkivplangruppas verk. Dette har nok
vært viktig både for selve utarbeidelsen
av planen og for de enkeltes følelse av
tilknytning til arbeidet.
Den jobben som nå er gjort og som
har ført nivået på arkivtjenesten i kom-
munen opp på dagens nivå må ha hatt
innvirkning på de andre ansattes ar-
beidshverdag. Hvordan har dere fått
gjennomført disse endringene.
I utgangspunktet hadde vi mange saks-
behandlere med svært lite arkivfaglig
kunnskap. Saksbehandlerne har imidler-
Navn:
Kommune:
Fylke:
Innbyggertall:
Antall årsverk:
Gunn Johansen
Nedre Eiker
Buskerud
ca. 20 000
723
tid vist seg lærevillige, og til tross for en
del skepsis i starten har disse probleme-
ne blitt mindre etter hvert som saks-
behandlerne har sett at endringene i
hver enkelts arbeidsrutiner har ført til
et bedre og mer oversiktlig dokumenta-
sjonssystem. Nå får vi daglig besøk av
saksbehandlere som kommer for å få
råd eller instruksjon i forhold til
konkrete arkivfaglige spørsmål.
Innsatsen til kommunens arkivforum
har vært av uvurderlig verdi i denne
prosessen. Arkivforumet fant ut at en
samordning av rutinene for arkivarbei-
det rundt på de forskjellige enhetene
var nødvendig, og uten denne samord-
ningen og den felles plattformen vi da
fikk ville endringene i beste fall være
GUNN JOHANSEN
svært vanskelige å gjennomføre.
Situasjonen i Nedre Eiker kommune
ser ganske lys ut, både med tanke på
den utviklingen som har funnet sted og
med tanke på de forandringer som er
forestående. Hva vil du si er den viktig-
ste suksessfaktoren for det dere har
oppnådd?
Opplæring og informasjon ut i alle
ledd i organisasjonen er uten tvil den
viktigste, men kanskje også den mest
tålmodighetskrevende faktoren.
Effekten av å gjøre en grundig og god
innsats på dette området er det nesten
ikke mulig å overvurdere.
I tillegg har arkivansvarlig et meget
godt samarbeid med IT, noe som er en
forutsetning for at ting skal gå så
knirkefritt som mulig. Dette sam-
arbeidet er ikke formalisert, og derfor
kan man se på det som noe person-
avhengig. Personavhengigheten er selv-
følgelig ikke ønskelig i utgangspunktet,
og vi bør vel kanskje se på om det går
an å formalisere samarbeidet noe mer.
Hva vil du si er de største utfordringe-
ne framover?
Målsetningen, som også arkivplanen for
kommunen er bygget opp rundt, er full
sentralisering av arkivtjenesten i nye og
mer egnede lokaler. Samtidig må kom-
munen få orden på depotspørsmålet.
Når det gjelder omlegging til full-
elektronisk arkiv ser vi for oss at dette
ligger noe fram i tid, men bare arkiv-
organiseringen og de nye rutinene er
på plass og fungerer, så vil alt ligge til
rette for å begynne planleggingen av
en slik omlegging. Dette kommer til å
bli et veldig spennende arbeid. En av de
største utfordringene i denne sammen-
heng vil kanskje bli den omstillingen
saksbehandlerne må gjennom.
Pr i dag bruker jeg mye tid på forefal-
lende arkivarbeid, en situasjon som
langt fra er ideell i forhold til de opp-
gavene en arkivleder bør ha tid til å
utføre. Jeg har forhåpninger om at
denne situasjonen vil bedre seg når
kommunen innfører sentralarkiv: Da vil
vi kunne få til et rotasjonssystem som
kan frigjøre mye av den tiden jeg i dag
bruker til forefallende arbeid. Jeg vil
likevel, jevnlig og ganske ofte, utføre
noe forefallende arbeid for på den
måten å holde den grunnleggende
kontakten med faget. En arkivleders
egenskaper er ikke bare avhengig av
lederegenskapene, men er og avhengig
av at vedkommende kan mye om det
fagfeltet hun eller han er satt til å lede.
Arkheion - 2#2002 15
KURSTORGET SMÅSTOFF
FØLGENDE KURS KAN TILBYS:
IKA KONGSBERG
Årets kursuke 2003 er lagt til 10.-14.
februar. De fem dagene vil inneholde
kurs om: Personsensitivt materiale,
K-koder, Ordning av arkiver før depone-
ring, Elektronisk postjournal og Web-
basert arkivplan.
Vi har en rekke faste kurs som kommu-
nene kan bestille, men vi ønsker at
kommunene selv vil formulere sine be-
hov. Ta derfor kontakt med oss når det
er behov for kursing innen arkivfaget.
AUST-AGDER-ARKIVET
Kursene nevnt nedenfor kjøres på bestil-
ling fra medlemskommunene og vil
vanligvis kjøres i kommunen som bestil-
ler kurset. I noen grad samarbeider
medlemskommunene om felles kurs:
• Arkiv grunnkurs - 2 dager, kurs
avholdes på Harebakken, Arendal
10.og 11 april 2002
• Arkivrutiner - 1 dag (kurset tilpasses
den enkelte kommunes behov og
ønsker)
• Arkivnøkkel-kurs, K-koder – 1 dag
• Arkivplankurs, 1 – 2 dager
• Arkivkurs for saksbehandlere
– 4 timer
• Arkivloven m/forskrifter og NOARK 4
om edb-baserte arkiv og registre
– 1 dag
• Avlevering av konsesjonspliktige
personregistre som er ute av aktivt
bruk – 4 timer
IKA VEST-AGDER
• K-kodekurs (1 dag)
• Grunnkurs
• Periodisering av arkiv og sanering av
databaser
KURSTORGET
16 Arkheion - 2#2002
• Arkivplankurs
• Arkivbegrensing (og kassasjon)
• Arkivlederkurs
• Arkivloven med forskrifter
IKA ROGALAND
1. Grunnkurs IV Bevaring,
arkivbegrensning og kassasjon den
27. november
2. Spesialkurs: Depot – katalogisering,
listeføring og tilgang den 5.
november.
Kurstilbudet for 2003 vil bli laget tidlig
på nyåret.
IKA HORDALAND
• Kurs om arkivforskrifta (ein dag)
• Kurs i arkivplanlegging (ein dag)
• Grunnkurs i arkivarbeid (to dagar)
• Bevaring og kassasjon (1 dag med
oppfølging)
• Kurs i periodisering av arkiv (ein dag)
• Arkivkurs for saksbehandlarar
• Arkivkurs for grunnskulen (ein dag)
• Arkivkurs for barnehagen (ein dag)
IKA MØRE OG ROMSDAL IKS
• K-kodekurs
• Arkivavgrensing- og kassasjon
• Arkivplankurs
IKA TRØNDELAG IKS
• Grunnkurs (1 dag)
• K-kodekurs (1 dag)
• Lover som styrer arkivarbeidet
• Arkivplankurs
• Bevaring- og kassasjon
• Arkivkurs for skoler- og barnehager
• Arkivkurs for helse- og sosial
• Noark-4 (elektronisk arkiv)
• Periodedeling/avlevering til depot AVISUTKLIPP FRA STAVANGER
IKA TROMS
AFTENBLAD OG JÆRBLADET:
• Grunnkurs i arkiv (2 dager), holdes i
kommunen I forbindelse med at Interkommunalt Arkiv i
• Kortversjon grunnkurs (1 dag), holdes Rogaland (IKA) i disse dager holder på å
i kommunen etablere en arkivdepot-tjeneste for sine medlems-
• Periodisering og bortsetting (1 dag), kommuner har vi sakset dette fra Stavanger
holdes i kommunen for et begrenset Aftenblad og Jærbladet.
antall deltakere
• Arkivloven og arkivforskriften (1 dag) SIGVE ESPELAND
• Behandling av personalarkiv (1 dag)
• Innsyn og tilgjengelighet -
kommunale arkiv (1 dag)
• Behandling av personregistre (1 dag)
• Arkivkurs for skoler og barnehager
(1 dag)
• Orientering om arkivplanlegging
(1 time)
• Hospitering under ordningsarbeid
(1-3 dager), hos IKAT
Ellers arrangeres kurs/veiledninger i uli-
ke emner for enkeltkommuner og sek-
torer etter nærmere avtale (for eksem-
pel behandling av prosjektarkiv og an-
dre spesialarkiver).
IKA FINNMARK
• Grunnkurs i Arkiv (2 dager)
Ellers tilbys kurs/veiledning av kortere
varighet på forespørsel
KLIPP FRA LAAGENDALSPOSTEN:
Fire ganger har Statsarkivar Nils Johan Stoa henvendt seg til
kommunen for å få klarhet i kommunale arkivrutiner.
Kongsberg er den eneste kommunen i Buskerud, Telemark
og Vestfold som ikke har kartlagt og rapportert om sine
arkivlokaler slik forskriften krever, sier Stoa til Laagendals-
posten. Rådmannen i Kongsberg kommune sier at
henvendelsene dessverre er blitt forlagt i arkivet, men at
kommunen nå vil svare.
Arkheion - 2#2002 17
 ARKIV I NORDLAND
TEKST: SVEIN FYGLE

MARMOR
asylet. Byens befolkning måtte vente hele 5-6 år på samme
gode. I mørke høst- og vinterkvelder lå asylet og skinte og
funklet som et "Soria Moria slott". Vi vil tro det var et impone-
rende skue.
skulle bidra til å skape balanse i splittede sinn, samtidig som
disiplin skulle virke moralsk oppbyggende. Gårdsbruket
leverte mat til asylets husholdning, men slet med urealistiske
krav fra staten om en lønnsom drift.

PERIODEN 1902-1920. ET MODERNE OG VELDREVET ASYL PERIODEN 1920-1940.

OG MENNESKESKJEBNER Den 22. september 1902 kunne Rønvik sindssygeasyl åpne

RØNVIK ASYL/RØNVIK SYKEHUS 1902 - 1962
INNLEDNING
I september 2002 ga jeg ut boka "Marmor og menneske-
skjebner. Rønvik sykehus i det 20. århundret". Boka tar for
seg historien til Rønvik sindssygeasyl - senere Rønvik syke-
hus og Nordland psykiatriske sykehus - fra byggestarten i
1895 til 2002. Sykehuset ligger i Bodø kommune. Boka
baserer seg i stor grad på arkivmateriale fra byggingen av
asylet og fra driften av institusjonen. Dette materialet ord-
net og katalogiserte jeg i perioden september 1986 til juni
1987. På dette tidspunkt var jeg leder for Nordlandsarkivet,
som altså er en av forløperne til dagens Arkiv i Nordland.
Stoffet fasinerte meg. I 1988 tilbød jeg meg å skrive
asylets/sykehusets historie fram til 1980-årene. Et par år
senere leverte jeg et omfangsrikt manus. Ledelsen ved syke-
huset ville da ikke trykke manus, men vente til sykehuset
fylte 100 år, altså i 1902. For et par år siden ble jeg bedt om
å fullføre oppdraget, altså skrive en bok til 100-års jubileet.
I det følgende skal jeg gi en forkortet versjon av sykehusets
historie fra 1902 til 1962. I denne perioden var asylet/syke-
huset eid av staten.
TREKK FRA PSYKIATRIENS ELDSTE HISTORIE
Psykiatriens eller sinnslidelsens historie er dyster. Det er en
historie om menneskelig fornedrelse, tortur, vold, lenker og
båldød. Frem til 1800 ble psykiske lidelser forklart som på-
virkning fra guder og demoner. På slutten av 1700-tallet og
utover 1800-tallet fikk opplysningstidens humanitære ideer
og den franske revolusjon i 1789, stor betydning for de
sinnssykes stilling. Det medisinske syn trengte gjennom.
Som andre syke skulle også de sinnssyke ha medisinsk
behandling. I Norge ble det første statsasyl, Gaustad, åpnet
i 1855. Etter hvert ble det reist en rekke asyl rundt om i
landet. Målet med behandlingen var helbredelse, men i
virkeligheten ble asylene gedigne oppbevaringsanstalter.
Siste halvdel av 1800-tallet var preget av pessimisme og
stagnasjon.
sine dører, i første
TRENGSELSTIDER OG MEDISINSKE NYVINNINGER
En enorm asylnød i
omgang for pasien- Nord-Norge førte til
ter med hjemstavn et stort overbelegg
Nord-Norge som ved Rønvik asyl i
hadde hatt tilholds- mellomkrigsårene.
sted ved asyler sør i Ved ombygging og
landet. Asylet var andre organisatoris-
VERDENS NORDLIGSTE ASYL - FORSPILL OG ANLEGGSPERIODE planlagt for 230 ke endringer bedret
Siden 1872 hadde Rotvoll ved Trondheim vært det eneste asyl pasienter, men fikk forholdene seg mid-
for det nordenfjeldske. Riktig nok oppholdt det seg en del raskt et stort over- lertidig. I 1920-årene
pasienter fra Nordland, Troms og Finnmark i Gaustad asyl, belegg av kronisk ble det eksperimen-
men likevel var behovet for behandlingsplasser langt større syke. Asylet prakti- tert med nye soma-
enn tilbudet. Følgen var at svært mange søknader om asyl- serte "åpen-dør- tiske og medika-
plass ble avslått. I tillegg var den lange og besværlige trans- systemet", som var mentelle behand-
porten fra de nordligste fylker til Rotvoll asyl svært uheldig og den rådende ideo- lingsformer som
belastende i lengden. De ansvarlige myndigheter forstod etter logi innen norsk innebar flere skuf-
hvert at staten måtte inn med midler for å få bygget et nytt psykiatri rundt felser enn forhåp-
statsasyl i Nordland eller Troms. 1900. Asylet skulle ninger. I 1934 ble
være en medisinsk det opprettet en
Etter en lengre lokaliseringsstrid mellom Bodø og Harstad ved- anstalt, et sinnssy- privatforpleining til-
tok Stortinget sommeren 1894 at det skulle bygges et sinns- keasyl, ikke et feng- Rønvik sindssygeasyl, tidlig 1900-tall knyttet Rønvik asyl.
sykeasyl for Nord-Norge i Bodø. Av alle ting var det de klima- sel.Behandlings- I 1937 var det utplas-
tiske forholdene i Bodø som gjorde utslaget! Selve bygge- metodene var få og sert 70 pasienter på
arbeidet ble satt i gang høsten 1895 og tok vel sju år. lite effektive, og hadde mest karakter av beroligende sove- gårder i Bodø og Bodin. Regulativet for privatpleien satte
Oppgaven var formidabel og kom til å by på mange vanskelig- medisin. I de første årene bestod behandlingen i arbeidstera- strenge krav til forpleierne. Mot slutten av denne perioden
heter og utfordringer, både praktiske og klimatiske. Flere pi, moralsk påvirkning, medisiner (brom, kloral, opium og tok asylet i bruk aktive behandlingsmetoder. Gjennom kram-
dekar skulle bebygges med bygninger i marmor, tegl, granitt lignende). En tid etter at sykehuset ble åpnet kom en ny pebehandling og senere sjokkbehandling lyktes man i å øke
og tre. Det største gårdsbruk nord for Dovre skulle reises. En gruppe medikamenter, barbituratene (beroligende midler), sirkulasjonen av pasienter ved asylet. I slutten av 1920-årene
hestesporbane for frakting av bygningsmaterialer fra losseste- men heller ikke disse hadde noen helbredende virkning. gikk asylet over til elektrisk oppvarming, hvilket var et stort
det nede i Bodø havn og til byggeplassen ble anlagt. Gråstein Følgelig var det mye uro og bråk på avdelingene. I 1909 ble fremskritt. Asylets gårdsbruk var under hardt press fra staten
til fyllinger og grunnmur ble hentet fra et steinbrudd i nær- en pleier knivstukket og drept av en pasient som hadde klart og truet av nedlegging, men ble reddet blant annet ved stor
heten, mens marmor ble fraktet fra Leivset ved Fauske. Som å lure med seg en kniv fra arbeidsstua. Schizofreni dominerte innsats fra sterke og uredde direktører. Kommunal fattigdom
bygningsløsning valgte man bygninger i sluttet firkant med blant sinnslidelsene og arv ble tillagt stor betydning som og lave budsjett rammet i det hele tatt driften ved asylet
korridorsystem og innebygde forbindelsesganger - altså et årsak til sinnslidelse. sterkt. Forholdene for pleierne bedret seg mot slutten av
bygg som var tilpasset det barske nordnorske klima. Rønvik Oppbyggingen av den første privat- eller familiepleie i perioden. Det ble innført forkortet arbeidstid og arbeider-
asyl er et symmetrisk anlegg med like avdelinger, én fløy for noen av nabokommunene bidro til en viss avlastning for det vernlovens bestemmelser ble gjort gjeldende.
kvinner, én for menn, og er anlagt etter tyske forbilder. Asylet overfylte asylet. Pleierne eller vokterne levde under harde
stod ferdig i 1902, og er tegnet av arkitekt Lars Solberg, arbeidsvilkår nesten uten privatliv. De sov dels sammen med KRIG OG EVAKUERING
Trondheim. Anlegget var og er av høy arkitektonisk kvalitet. pasientene, dels på egne to- og tremannsrom. Disse værel- Rønvik asyl kom forholdsvis uskadet fra det tyske bombe-
Dette er en av de aller første - og beste - eksempler på bruk av sene lå inne på avdelingene, også de mest urolige, hvor angrepet våren 1940 og som la store deler av Bodø by i ruiner.
råkopp (grovt tilhogget marmor) i Norge. Stilmessig er anleg- personalet følgelig ofte var utsatt for forstyrrende uro fra de Som en følge herav kom asylet og det administrative appara-
get sveitserstil med jugend-detaljer. Det skal her også anføres syke. Til asylet hørte et etter nordnorsk målestokk stort tet her til å spille en stor rolle for byens befolkning, både hva
at en egen kraftstasjon sørget for elektrisk belysning for gårdsbruk. Arbeidsterapi på gårdsbruket, med jord og dyr, medisinsk behandling og matforsyninger angår. Men i løpet >>>

18 Arkheion - 2#2002 Arkheion - 2#2002 19

>>> av 1942 og 1943 ble nesten hele institusjonen rekvirert til
tyske militære formål. Mesteparten av pasientbelegget ble
gjennom de to - tre første månedene av 1942 evakuert med
hurtigrute og jernbane til asyler sørpå. Tyskerne raserte i
løpet av krigsårene bygningsmasse, jord og skog.
PERIODEN 1945-1962. GJENOPPBYGGING OG MODERNISERING
Det var et trøstesløst syn som møtte adm. overlege Gunnar
Rohde Moe og hans medarbeidere etter at tyskerne hadde
kapitulert våren 1945. Bygningsmassen var fullstendig
rasert innvendig og ubrukelig til sitt formål. Overlegen
karakteriserte asylet som en "marmorsarkofag". Det nyttet
ikke å flikke på skadene. Rohde Moe fikk de bevilgende
myndigheter med på en radikal ombygging av sykehuset.
Arbeidet på gikk i to etapper - fra 1946 til 1952 og fra
1953 til 1959. I den siste perioden ble det oppført to nye
pasientbygg mot vest og øst. I 1948 ble det åpnet en
klinikkavdeling for pasienter med " lettere psykiske
lidelser". Den var integrert i sykehuset for øvrig.
Denne perioden representerer høydepunktet for den
somatiske behandling - med bruk av elektrosjokk og lobo-
tomi (psykokirurgi). Lobotomi er et dobbeltsidig inngrep i
hjernens pannelapper i den hensikt å avskjære de nerve-
banene som man antok var sete for pasientens forstyrrel-
ser. Gaustad sykehus utførte den første lobotomi i Norden
i 1941. Til sammen 43 pasienter ble lobotomert på Rønvik
sykehus mellom 1950 og 1954. Mellom 1941 og 1959 antar
man det ble utført ca. 2500 lobotomier ved norske psykia-
triske sykehus. Metoden er blitt sterkt kritisert. Dette var å
Rønvik asyl ble i løpet av 1942-43 rekvirert til tyske militære formål.
Foto i Knut Støres eie
20 Arkheion - 2#2002
gå for langt i forsøkene på å forandre uønsket adferd.
Følelseslivet hos lobotomerte pasienter ble ofte forflatet
og avstumpet i en slik grad at det var til plage for både
pasienten og omgivelsene. Dødeligheten etter inngrepet
var stor.
I siste halvdel av 1950-årene ble antipsykotisk medisin -
nevroleptika tatt i bruk, blant annet ved Rønvik sykehus.
De nye medikamentene innledet en revolusjon, særlig i
behandlingen av pasienter med schizofreni og en del
andre psykoser. Det skal likevel ikke underslås at medika-
mentene hadde store bivirkninger for pasientene. Videre
tok sykehuset i bruk nye terapilokaler. Sosialkurator og
psykolog gjorde sitt inntog på Rønvik sykehus og Statens
spesialskole i psykiatrisk sykepleie åpnet i 1960. De ny-
utdannede sykepleierne representerte et nytt og mer
humant syn på behandling av psykiatriske pasienter.
AVSLUTNING
Første januar 1962 ble Rønvik sykehus overført fra staten
til Nordland fylke, som også ble sykehusets ansvarsområde.
Dette var en følge av at Åsgård psykiatriske sykehus i
Tromsø stod ferdig i 1961 og kunne overta ansvaret for
Troms og Finnmark. Fra 1962 var Rønvik sykehus det psyki-
atriske sentralsykehuset for Nordland fylke. Sykehuset
skiftet i 1982 til navnet Nordland psykiatriske sykehus.
Fra 2002 er sykehuset igjen kommet under statlig eierskap,
organisert som foretak under navnet Nordlandssykehuset
Bodø - avdeling psykiatri.
Øverst: Fra luftegården, mannssiden, tidlig 1900-tall. Foto: NPS´ bildesamling
Nederst: Aktivitet i korridor på kvinnesiden. Pasienter arbeider med dun, tidlig 1900-tall. Foto: NPS´ bildesamling
Kraftstasjonen forsynte asylet med lys. Byens befolkning Asylets gårdsbruk. I forgrunnen hestesporbanen fra anleggsperioden, tidlig 1900-tall.
Lobotomiinngrep foretatt på Rønvik sykehus.
måtte vente i hele 5-6 år på samme gode, tidlig 1900-tall. Foto: NPS´ bildesamling
Slike operasjoner ble første gang utført her i 1950.
Foto: NPS´ bildesamling Foto: NPS´ bildesamling
Arkheion - 2#2002 21
 AU S T- AG D E R - A R K I V E T
TEKST: BERIT STIE
HVA VIL DU FINNE I «PERSONALMAPPEN DIN»?
Som kommunalt/fylkeskommunalt ansatt er "personalmappen din" en del av personalarkivet, en arkivserie
tilhørende det totale kommunearkivet. Kommunearkiv er offentlig arkiv. Offentlige arkiv er underlagt
arkivloven m/forskrifter. Rutiner og retningslinjer for opprettelse og vedlikehold av en personalmappe må
derfor følge dette lovverket. Men er personalarkivet offentlig?
Nei, det er også andre lover og forskrifter som berører
personalarkivet; offentlighetsloven, forvaltningsloven,
personopplysningsloven og arbeidsmiljøloven og i noen grad
særlovgivningen (sistnevnte kommer vi ikke inn på i den
artikkelen).
NÅR ETABLERES PERSONALMAPPE?
Forut for etablering av personalmappe har det foregått en
ansettelsessak. Det vil si forberedende korrespondanse som:
• vedtak om opprettelse av stilling
• eventuelt korrespondanse med konsulentfirma
• utlysing av stilling
• enkel søkerliste
• kopi av bekreftelse på mottatt søknad
• utvidet søkerliste
• kopi av oversendelsesbrev til uttaleinstanser
• uttalelser fra fagforeninger og eventuelt andre
• innkalling til intervju
• eventuelle notater/referat fra intervjuer
• eventuelt konsulentfirmaets vurderinger
• innstilling med forslag til vedtak
• vedtak
• tilbud om stillingen til den ansatte
• bekreftelse/avslag
• ansettelsesbrev
Dokumenter som nevnt ovenfor vil vanligvis være en del av
saksarkivet. Personalmappe opprettes først når bekreftelse på
tilbud om stilling er mottatt og ansettelsesbrev er skrevet.
Arkivloven m/forskrifter, forvaltningsloven og offentlighetslo-
vens bestemmelser om journalføring, offentlighet og innsyn.
JOURNALFØRINGSPLIKTEN
I følge arkivforskriftenes § 2-6 skal alle inngående og utgåen-
de dokumenter som etter offentlighetslovens § 2- og 3 må
regnes som saksdokumenter, og som er gjenstand for behand-
ling og har verdi som dokumentasjon, føres i journal. Vi kan
dermed slå fast at søkere til stillinger i offentlige organ skal
journalføres.
KAN SØKNADER TIL STILLINGER UNNTAS OFFENTLIGHET?
§ 6, pkt 4 i offentlighetsloven forteller oss at dokumenter i
22 Arkheion - 2#2002
sak om ansettelse eller forfremmelse i offentlig tjeneste kan
unntas offentlighet. Journalføringsplikten er imidlertid ufra-
vikelig. Dersom et dokument kan unntas fra offentlighet i hht
offentlighetslovens §§ 5 og 6 skal dokumentet føres i journal
på en måte som ikke røper opplysninger underlagt taushets-
plikt. Hvis det ikke er mulig å registrere dokumentet uten å
røpe opplysninger som er undergitt taushetsplikt, eller som
allmennheten ikke kan kreve, kan det brukes nøytrale kjenne-
tegn, utelatinger eller overstryking på den kopien eller ut-
skriften av journalen som allmennheten har krav på innsyn i,
arkivforskriftenes § 2-7. Unntak i hht § 6, pkt 4 i offentlig-
hetsloven gjelder ikke søkerliste. Søkerliste skal settes opp
snarest etter søknadsfristens utløp og skal foruten søkernes
navn inneholde deres alder, stilling eller yrkestittel og bos-
teds- eller arbeidskommune. Opplysninger om en søker kan
likevel unntas fra offentlighet dersom søkeren selv anmoder
om dette. Det skal framgå av søkerlisten hvor mange søkere
det har vært til stillingen og hvilket kjønn disse har. Du har
altså nå rett til å få holde din søknad til en offentlig stilling
unntatt fra offentlighet.
PARTERS RETT TIL INNSYN I ANSETTELSESAK
Forskrift om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den
offentlige forvaltning slår fast at part i ansettelsesak har rett
til innsyn i :
• utvidet søkerliste (§ 2)
• om opplysninger om seg selv (§ 3)
• rett til å gjøre seg kjent med opplysninger som gjelder
andre søkere (§ 4)
• til å gjøre seg kjent med skriftlig referat som gjengir hva
parten selv har sagt i intervju eller annen samtale (§ 5)
• og har til sist rett til å gjøre seg kjent med hvem som er
innstillt til stillingen og den rekkefølgen de er innstillt i
(§ 6).
Vi kan dermed slå fast at aviser/journalister og allmennheten
for øvrig ikke har rett til innsyn i utvidet søkerliste. Søkere har
rett til å holde "sitt navn" unntatt fra søkerlisten, men er du
part i saken har du nær sagt " fulle rettigheter" til innsyn.
PERSONALMAPPE OPPRETTES ETTER AT TILSETTING ER FORETATT
Søknad med attester, ansettelsesvedtak, kopi av ansettelsesbrev
og bekreftelse overflytts nå til personalmappen (husk å revide-
re opplysningene i arkivkodefeltet i journalføringssystemet).
I tillegg arkiveres følgende dokumenter i personalmappen:
• arbeidskontrakt med fornyelser (engasjement)
• innmelding i trygdekasse
• fastsetting av ansiennitet
og lønn
• enkeltvedtak om lønns
§
opprykk og lignende representanter, innleid arbeidskraft samt søkere til en stilling,
• kursbevis/vitnemål fra er unntatt fra konsesjonsplikten etter personopplysnings-
kompetansegivende kurs lovens § 33 første ledd og fra meldeplikt etter § 31 første ledd.
og etterutdanning Unntaket fra konsesjonsplikt gjelder bare dersom:
• saker om lengre a) den registrerte har samtykket i behandlingen
permisjoner b) opplysningene er knyttet til arbeidsforhold, og
• skriftlige advarsler/ c) personopplysningene behandles som ledd i
disiplinærtiltak personaladministrasjon
• oppsigelse (inkludert Unntak fra meldeplikt gjelder bare dersom de sensitive
eventuell korrespondanse) opplysningene er begrenset til:
• attest/sluttattest a) opplysninger om medlemskap i fagforeninger som nevnt i
• utmelding av trygdekasse personopplysningsloven § 2 nr 8 bokstav e,
b) nødvendige fraværsopplysninger og opplysninger som er
Dokumenter som ikke arkiveres i personalmappen: registreringspliktige i henhold til lov av 4 febr. 1977 nr 4 om
• innstilling i ansettelsesak (denne vil kunne inneholde arbeidervern og arbeidsmiljø m.v § 20
vurderinger av også andre personer) c) opplysninger som er nødvendige for å tilrettelegge
• egenmeldinger og sykemeldinger arbeidssituasjonen på grunn av helseforhold
• overtidslister, fleximeterlister og lignende av kortvarig
interesse EDB-BASERTE SAK/ARKIVSYSTEMER – PERSONALREGISTRE
• kopi av lønnsslipp Edb-baserte journal-/sak-/arkivsystemer som er eller tas i bruk i
De to sistnevnte hører hjemme i ringperm. forhold til både sakarkiv og personalarkiv og som er typegod-
kjent av Riskarkivet som NOARK-4 system er ikke melde- eller
PERSONOPPLYSNINGSLOVEN konsesjonspliktig i henhold til §31 og §33 i personopplysnings-
Personalmappen er som sagt en del av personalarkivet. loven.
Personalarkivet er et personregister. Vi må derfor se på hva NOARK-4 systemer som er typegodkjent av Riskarkivet:
personopplysningsloven sier om personalarkiv. Ephorte fra Ephorma både som system uten elektronisk arkiv
Personopplysningslovens har som formål å beskytte den og med elektronisk arkiv (O2 krav i NOARK 4), AcosWebsak fra
enkelte mot at personvernet blir krenket gjennom behandling Acos AS er godkjent uten elektronisk arkiv, DocuLive v6.0 fra
av personopplysninger. Personopplysninger skal behandles i Software Innovation ASA er godkjent med elektronisk
samsvar med grunnleggende personvernhensyn, § 2 pkt 8 i arkiv (O2 krav i NOARK 4) og IFOS/Forsvarets overkommando
loven definerer følgende opplysninger som sensitive: fra Software Innovation ASA er godkjent med elektronisk
• rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk arkiv (O2-krav i NOARK 4).
eller religiøs oppfatning
• at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for NB! Rutiner og kjøreregler for bruk av systemet må følges!
straffbar handling Det hjelper lite om systemet er et typegodkjent NOARK-4
• helseforhold system dersom regler for bruk av systemet ikke følges. Som vår
• seksuelle forhold venn i Riskarkivet seniorrådgiver Trond Sirevåg sier: "Det
• medlemsskap i fagforeninger hjelper lite med godkjent kjøretøy, hvis ikke du kan trafikk-
reglene og følger dem."
§ 31 og 33 i loven pålegger å sende henholdsvis melding og
konsesjonsøknad til Datatilsynet for opprettelse av person- HVEM HAR TILGANG TIL PERSONARKIVET?
registre med sensitive opplysninger. Behandlingsansvarlig, overordnet leder og arkivarbeidere,
I kap. 7, III Behandlinger som er unntatt fra konsesjonsplikt og "databehandlere" (personopplysningslovens §§13 og 15) har
meldeplikt, heter det i §7.16: tilgang til opplysningene i personalarkivet. Men disse er
Personellregistre m.v.: Arbeidsgivers behandling av personopp- pålagt taushetsplikt. Utover dette er det bare du som har rett
lysninger om nåværende eller tidligere ansatte, personale, til innsyn i din egen mappe, jfr. personopplysningslovens § 18.
Arkheion - 2#2002 23
 ØSTFOLD INTERKOMMUNALE ARKIVSELSKAP
TEKST: V I G D I S B J Ø R N S TA D

ØSTFOLD
ØSTFOLD INTERKOMMUNALE ARKIVSELSKAP INTERKOMMUNALE ARKIVSELSKAP

(ØIKA) ER ETABLERT VI ER MED I ARKHEION

Den 12. august hadde undertegnede sin første arbeidsdag i ØIKA.
Selskapet har kontorplass i Fylkeshuset i Sarpsborg. Av fylkets 18 kommuner er 14 kommuner og
fylkeskommunene medlemmer noe vi er veldig fornøyde med, men håper at på sikt så vil alle
kommuner melde seg inn i Østfold Interkommunale Arkivselskap.
ETABLERINGEN
Arbeidet med å få etablert et interkommunalt arkivselskap i
Østfold ble første gang tatt opp i 1995 etter initiativ fra stats-
arkivar Harald Hals. Rådmannsutvalget satte i gang et utred-
ningsarbeid med tanke på å få etablert en interkommunal
arkivordning i Østfold, men forsøket strandet fordi flere av
kommunene ikke ønsket å delta.
I rådmannsutvalget i Østfold 05.06.2000 ble det foreslått å
ta opp igjen arbeidet med å få opprettet et interkommunalt
arkivselskap. Interessen fra flere kommuner for en slik ordning
var tilstede og flere forhold hadde bidratt til å styrke behovet
for en slik ordning deriblant arkivloven. Det ble på bakgrunn
av dette nedsatt en ny arbeidsgruppe bestående av rådmann
Thor Martinussen, Råde, kommunearkivar Ingerid Gjølstad,
Fredrikstad, sekretær Randi Grini, Spydeberg og arkivleder
Grete Günter Bjørkenes, Østfold fylkeskommune. Statsarkivet
i Oslo ble bedt om å påta seg sekretariatsfunksjonen, noe de
sa seg villig til og statsarkivar Harald Hals og arkivar Odd
Halvorsen har deltatt i gruppens arbeid. Denne gangen var
oppslutningen fra kommunene stor og 14 kommuner og
• Medvirke til at eldre arkiver blir tatt vare på, ordnet,
katalogisert og gjort tilgjengelig for offentlig virksomhet,
forskning og andre administrative og kulturelle formål.
• Bistå kommunene/fylkeskommunen i arbeidet med å
utvikle gode og rasjonelle rutiner for dokumenthåndtering
og arkivskapende virksomhet.
• Drive informasjons- og opplæringsvirksomhet i arkivfaglige
spørsmål.
Vår viktigste oppgave nå i oppstarten er å være et kompetan-
sesenter og jobbe for å heve kompetansen rundt arkivfaget
hos våre medlemmer. Dette vil vi gjøre gjennom å arrangere
kurs og temamøter. Vi skal også jobbe for å få til en depot-
løsning, men dette ligger litt frem i tiden.
For å bli kjent med medlemmene og få kartlagt hvilke
behov de har for bistand fra ØIKA er det sendt ut informasjon
om oss samt et kartleggingsskjema. Det planlegges også en
besøkrunde hos medlemmene.
Det skal i løpet av høsten opprettes et arkivlederforum.
Forumet skal være et sted hvor vi kan utveksle erfaringer og
ØIKA er ny deltaker i Arkheion fra og med denne utgaven og vi håper på at våre medlemmer vil like Adresse:
Postboks 220, 1702 Sarpsborg
bladet som er et felles meldingsblad for arkivfaglig formidling for blant annet alle de interkommunale
Besøksadresse: Fylkeshuset, Oscar
arkivinstitusjonene i Norge. Arkheion kommer ut med to utgaver i året. Ønsker du flere eksemplarer så
Pedersens v. 39, 1706 Sarpsborg
ta kontakt med ØIKA.
Tlf: 69 11 74 70 Faks: 69 11 70 69
E-post:
KARTLEGGINGSSKJEMA ika.postmottak@ostfold-f.kommune.no
Alle medlemskommuner har mottatt et kartleggingsskjema fra oss. De som ikke har svart på skjemaet
oppfordres til å svare og returnere skjemaet til ØIKA. Vi vil ut fra svarene vi får sette opp bl.a. kurstilbud. Personale:
Vigdis Bjørnstad, daglig leder
Er det noe dere lurer på så ta kontakt.
Tlf: 69 11 74 70
UTLYSNING AV STILLING Mobil: 906 414 89
Styret vedtok 25.09.02 å lyse ut stillingen som arkivar/arkivfaglig konsulent på nytt. Stillingen var lyst ut E-post:
sammen med daglig leder stillingen i februar. De som søkte stillingen da har fått melding om ny utlys- vigdis.bjornstad@ostfold-f.kommune.no
ning og at de må ta kontakt dersom de ønsker å opprettholde søknaden. Søknadsfristen er satt til 1.
november og vi tar sikte på at styret kan gjøre en ansettelse på sitt møte 20. november.
Medlemskommuner:
Aremark, Askim, Eidsberg, Hvaler,
Marker, Rakkestad, Rygge, Rømskog,
LOGO Råde, Sarpsborg, Skiptvet,
Etter en søknad fra styret til Østfold fylkeskommune har vi fått tillatelse til å bruke fylkesvåpenet som Spydeberg, Trøgstad,
logo for Østfold Interkommunale Arkivselskap. Bakgrunnen for at vi har valgt fylkesvåpenet som logo er Våler og Østfold fylkeskommune
at vi ønsker en logo som man kan forbinde med Østfold fylke og hva er vel da bedre enn fylkesvåpenet.
I N T E R KO M M U N A LT A R K I V F O R
VESTFOLD, TELEMARK OG BUSKERUD
IKA KONGSBERG
Etter over 10 år i "Gamle badet" flyttet vi i sommer inn i nye lokaler! Vi var vårt eget flyttebyrå, så det ble Adresse:
mye bæring. Heldigvis skulle vi ikke så veldig langt av sted, bare noen hundre meter. Nansensgate 1
3616 Kongsberg
De nye kontorene ligger i en 1700-tallsbygning som på Kongsberg er kjent under navnet Irgensgården.
Her har vi 1.etasje med underjordisk passasje til arkivmagasinene som ligger i nabohuset. Tlf.: 32 86 60 00 Faks: 32 72 49 54
E-post: ika@kongsberg.online.no

fylkeskommunene besluttet å melde seg inn.
I juni 2002 hadde representantskapet i Østfold Inter-
kommunale Arkivselskap sitt konstituerende møte hvor
Odd Raeng fra Østfold fylkeskommune ble valgt til styreleder
og sammen med seg i styret fikk han Trine Gressum, Eidsberg,
Inger Johanne Stensrud, Hvaler og Asbjørn O. Pedersen,
Sarpsborg. Fra de ansatte møter undertegnede.
ARBEIDET TIL NÅ OG VEIEN VIDERE
I selskapsavtalen vår er formålet med ØIKA å utføre følgende
arbeidsoppgaver:
ta opp aktuelle temaer. Når forumet kommer i gang skal det i
tillegg til å være for våre medlemmer også være åpent for
ikke medlemmer i Østfold og Follo distriktet.
Når det gjelder egen administrasjon og drift er den viktig-
ste oppgaven å få ansatt en arkivar/arkivfaglig konsulent.
Stillingen er nå lyst ut med søknadsfrist 1. november.
Det er ingen tvil om at vi står foran mange utfordringer og
arbeidsoppgaver, men det er veldig spennende å endelig være
i gang med interkommunalt arkivselskap i Østfold og jeg ser
fram til å ta fatt på utfordringene og å bli bedre kjent med
medlemme og de andre arkivinstitusjonene.
PERSONALE Personale:
På grunn av flere oppdrag fra våre medlemmer har IKA engasjert prosjektarbeidere for å bistå oss i Wenche Risdal Osen, daglig leder
arbeidet. Disse er Mohamed Salad Odowa, Torfinn Fønseth, Gunnar Aulesjord og Gunn-Marit Velikov har Tlf.: 32 86 63 77 Mob.: 992 79 615
bistått oss. Arkivkonsulent June Wahl vil være på plass igjen 12. desember. Torleif Lind, arkivkonsulent
Tlf.: 32 86 63 78 Mob.: 992 79 635
EKSTRAORDINÆRT REPRESENTANTSKAPSMØTE Ina Halle-Knutzen,
I forbindelse med dannelsen av interkommunalt selskap vil det den 13. november 2002 være et ekstraordi- prosjekt/arkivkonsulent
nært representantskapsmøte. Dette blir kombinert med årets kontaktseminar som arrangeres 13.-14. Tlf.: 32 86 63 87 Mob.: 481 75 837
June Wahl, permisjon til 12.12.
november. Vi vil i denne forbindelsen ønske Lardal kommune og Notodden kommune velkomne som
nye medeiere av IKA Kongsberg. Fra nyttår vil også Ringerike kommune, Hole kommune, Flå kommune,
Tlf.: 32 86 63 76 Mob.: 992 79 6 57
Steinar Marvik, arkivkonsulent
Røyken kommune og Nøtterøy kommune være med.
Tlf.: 32 86 63 79 Mob.: 992 29 627
REGNSKAPSFØRING Medlemskommuner:
Fra nyttår endrer vi rutinene for regnskapsføring og går da over til kommunale prinsipper for regnskaps- Flesberg, Gol, Hemsedal, Hurum,
føring. IKA har inngått avtale med Horten kommune som vil ta seg av regnskap- og lønnskjøring. Krødsherad, Lier, Nedre Eiker,
Nore og Uvdal, Rollag, Sigdal,
ARKIVENES DAG Øvre Eiker, Hof, Horten, Lardal,
Den 9.november 2002 er "Arkivenes dag". Dagen markeres i de skandinaviske landene, men det er i år Larvik, Sande, Svelvik, Tjøme,
ikke satt noe felles tema. IKA Kongsberg samarbeider med Statsarkivet i Kongsberg og temaet Tønsberg, Fyresdal, Hjartdal,
"Forflyttninger". Arrangementet vil foregå i Statsarkivets lokaler. Det er andre året vi er med på et Nome, Notodden, Porsgrunn,
Siljan, Tinn, Tokke, Vinje,
slikt arrangement. Vi håper å kunne bidra til at kommunearkivene blir mer kjent for brukerne.
Buskerud fylkeskommune
Aktiv formidling av arkiver kommer til å bli mer og mer viktig i årene som kommer.

24 Arkheion - 2#2002 Arkheion - 2#2002 25


Adresse:
Kontor, ekspedisjon og lesesal på Langsæ
Postadr.: Parkveien 16, 4838 Arendal
Tlf: 37 07 35 00 Faks: 37 07 35 01
E-post: postmottak@aa-arkivet.no
www.aa-arkivet.no
Bokbinderverksted: Tlf.: 37 07 35 33
Åpningstider:
Ekspedisjon: Man-fre: 8-15
Lesesalen: 15.sept.-14.mai:
ma,on,fr: 9-15, ti,to: 17-20
Lesesalen: 15.mai-14.sept.: ma-fr: 9-15
Personale:
Kjell-Olav Masdalen, arkivstyrer
Berit Østerud, bibliotekar
Ann Carol Endresen, kontorfullmektig
Anne Møretrø, kontorleder
Anne Tone Aanby, arkivar/leder
privatarkivavd.
Tore Knutsen, fotograf
Berit Stie, avd.leder kommunearkiv
Kjell Knutsen, arkivar
Ismail Rafieh, bokbinder
Claus Åge Gramm, bokbinder
Vidar Hauge, IT-konsulent
Medlemskommuner:
Arendal, Birkenes, Bygland, Bykle,
Evje og Hornes, Froland, Gjerstad,
Grimstad, Iveland, Risør, Tvedestrand,
Valle, Vegårshei, Åmli,
Aust-Agder fylkeskommune
Adresse:
Märthas vei 1, 4633 Kristiansand
Tlf: 38 14 55 91 Faks: 38 14 55 92
E-post: ikava@ikava.va.no
Hjemmeside: www.ikava.no
Personale:
Kjetil Reithaug, arkivsjef
Tlf. 38 14 55 90
E-post: reithaug@ikava.va.no
Bjørn Tore Rosendahl, arkivkonsulent
Tlf: 38 14 55 91
E-post: rosendahl@ikava.va.no
Medlemskommuner:
Audnedal, Farsund, Flekkefjord,
Hægebostad, Kristiansand, Kvinesdal,
Lindesnes, Lyngdal, Mandal,
Marnardal, Sirdal, Songdalen,
Søgne, Vennesla,
Åseral, Vest-Agder fylkeskommune
26 Arkheion -1#2002
I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I
AUST-AGDER-ARKIVET ROGALAND
DEPOTOPPGAVER DEPONERING AV ARKIVMATERIALE HOS IKA - STATUS Adresse:
Bergelandsgt. 30, 4012 Stavanger
Vi har mottatt eldre avsluttede arkiv fra kommunene Froland, Evje og Hornnes, Bygland og Valle for perioden Endelig kan IKA kalles en arkivdepot institusjon. I slutten av august 2002 var hylleinnredningen på plass. Vi
Tlf: 51 50 12 83 Faks: 51 86 11 40
1837 – til ca 1970 (fram til kommunesammenslåingstidspunkt). En del av dette materialet er tidligere ordnet disponerer nå et magasin med en kapasitet på ca. 2500 hyllemeter med gode tilvekst kapasiteter for de
E-post: epost@ikarogaland.no
og katalogisert av Aust-Agder-Arkivet. Evje og Hornnes er ordnet og katalogisert etter at det ble levert her i nærmeste10 årene. Sandnes kommune var den første kommunen som avleverte arkiv til IKA. De overførte
mars 2002. Fra Grimstad kommune har vi mottatt arkiv for perioden 1970 – ca 1992. Risør kommune har 168 hyllemeter av sine eldste arkiver i uke 35-36. På bakgrunn av de erfaringene vi gjorde i forbindelse Personale:
levert helserådsarkiv for perioden ca 1950-1995. Aust-Agder fylkeskommune, fylkesbarnevernet har levert med denne avleveringen laget IKA en rutinebeskrivelse som i detalj beskriver framgangsmåten ved over- Anne-Lise Kirkerud, arkivkonsulent
klientmapper for perioden 1966-1982. føring av store volumer med ordnet og katalogisert arkivmateriale til arkivdepot. Denne rutinebeskrivelsen Tlf: 51 50 12 82 Mob: 917 74 397
Til sammen har vi til nå i 2002 mottatt 437 hm kommunale arkiv. ble sendt til samtlige medlemskommuner sammen med en framdriftsplan for innhenting til arkivdepot E-post:annelise.kirkerud@ikarogaland.no
som går fram til årsskiftet 2002/2003. Etter denne vil medlemskommunene sine eldste arkiver bli hentet Vigdis Bergstad, Permisjon
inn i disse ukene: Hå (40), Eigersund (41), Vindafjord (42), Bjerkreim (43), Time (44), Klepp (45), Finnøy (46), Tlf: 51 50 12 80 Mob: 952 05 712
VEILEDNINGSARBEIDET Kvitsøy (47), Tysvær (48), Lund (49), Hjelmeland (50) og Sola (51). IKA vil lage en tilsvarende fremdriftsplan
E-post: vigdis.bergstad@ikarogaland.no
I samarbeid med Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder (IKAVA) arrangerte vi 25. og 26. september et seminar Sigve Espeland, arkivkonsulent
for de medlemskommunene som ikke er nevnt her for første halvår av 2003. Sent på våren 2003 regner vi
for arkivledere i Aust- og Vest-Agder. Seminaret ble avholdt på Hovdestøylen i Bykle kommune. Tlf: 51 50 12 81 Mob: 952 02 965
med å ha tatt i mot mesteparten av det elste arkivmaterialet fram til ca. 1965 fra våre medlemskommuner. E-post: sigve.espeland@ikarogaland.no
Seminaret behandlet to temaer:
Etter dette kan vi starte med ordinære avleveringer til arkivdepot etter kapittel V i arkivforskrifta. Med Gerd Hertaas, arkivsekretær
Etablering av Interkommunale selskaper (IKS) eventuelt kommunale aksjeselskap med formål å løse (fylkes)
små tilpasninger vil slike avleveringer i all hovedsak følge Riksarkivarens "Normalinstruks for arkivdepot i Tlf: 51 50 12 83 Mob: 952 06 025
kommunenes oppgaver i forhold til eksempelvis IKT, HMS, arkivdepot m.m., og deres mulighet for å benytte
kommuner og fylkeskommuner". IKA`s styre planlegger en markering i forbindelse med at vi nå er blitt Anja Meybohm Næss Midlertidig stilling
seg av vertskommunens edb-baserte journal/sak/arkivsystem. Og hvordan skal man i så fall organisere/- Tlf: 51 50 12 85
felles arkivdepot for mesteparten av sine medlemskommuner. Denne markeringen vil bli i forbindelse med
strukturere en slik database. Det var en engasjert forsmaling som lyttet, kommenterte og stilte spørsmål til Hallgeir Olsen, arkivsjef
representantskapsmøtet 2003 trolig etter at den siste kommunen har avlevert.
foredragsholder Martin Bould (rådgiver ved el.arkivavdelingen i Riskarkivet). Tlf: 51 50 12 84 Mob: 952 05 822
Når det gjelder elektronisk arkivmateriale samarbeider IKA denne høsten med IT-avdelingen i Sandnes
Det andre temaet handlet om lederrollen; motivasjon, presentasjon og arbeidsteknikk. Sektorsjef drift Inger E-post: hallgeir.olsen@ikarogaland.no
kommune for å få til den første avleveringen av en NOARK-3/KOARK database til arkivdepot. Samtidig
Lise Grønsand fra Bykle kommune, statsarkivar Kjell J. Bråstad, arkivsjef Kjetil Reithaug og styrer Kjell-Olav
har vi høstet gode erfaringer via et prøveuttrekk fra IKA`s egen journal database. Vi har også sendt ut
Masdalen holdt engasjerte og interessante foredrag som forsamlingen visste å dra nytte av i de påfølgende Medlemskommuner:
programmet Arkvadukt til alle medlemskommunene sammen med en rutinebeskrivelse som vi har kalt Bjerkreim, Bokn, Eigersund,
gruppeoppgavene.
"framgangsmåte for klargjøring og avlevering av elektronisk arkivmateriale til IKA/arkivdepot – Finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland,
Totalt sett: et godt seminar som bygger opp og videreutvikler det arkivfaglige miljøet i Agder!
supplerende og utdypende bestemmelser". Vi nærmer oss altså en situasjon hvor vi kan ta imot rutine- Hå, Klepp, Kvitsøy,
messige avleveringer av elektronisk arkivmateriale. Lund, Randaberg, Rennesøy,
Arendal, Grimstad og Vegårshei har ferdigbehandlet og vedtatt arkivplan. Bykle og Bygland er langt på vei i Sandnes, Sauda, Sokndal, Sola,
sitt arkivplanarbeid. I løpet av høsten vil vi sette opp eget kurs i klientarkiv. Kursinvitasjon vil bli sendt ut i PERSONALSITUASJONEN Suldal, Time, Tysvær, Utsira, Vindafjord,
god tid. Om Aust-Agder-Arkivets øvrige kurstilbud, se egen side i dette bladet (Kurstorget). Som det fremgår av ovenfor nevnte skjer det mye ved IKA om dagen. Samtidig har vi en fødselspermisjon Rogaland fylkeskommune
Eget veiledningshefte for arkiv i grunnskolen er under arbeid. som varer fram til juni 2003. For å avhjelpe oss i denne situasjonen har vi ansatt Anja Meybohm Næss i
midlertidig stilling fram til årsskiftet 2002/2003.
I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I
I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I
VEST-AGDER HORDALAND Adresse:
Årstadveien 22, 5009 Bergen
Tlf: 55 30 60 90 Faks: 55 30 60 95
FORDELING AV RESSURSAR FOR 2003 E-post: ika@hordarkiv.kl.no
PERSONALNYTT I den nye selskapsavtalen er det bestemt at styret skal gjere vedtak om dei årlege rammene for det arbei-
Vi har engasjert Birthe Omland som sekretær ut året. Birthe jobber vanligvis i Mandal kommune, men har søkt det kvar kommune skal motta frå oss. Styret skal behandle denne saka på møte i oktober, og vi vil deretter Personale:
permisjon for å kunne arbeide 50% hos oss. Vi er storfornøyd med arbeidet hun utfører og det ekstra over- ta kontakt med kvar einskild kommune for å bestemme kva arbeidsoppgåver dette skal omfatte i 2003. Jorunn Dobbe, arkivar
skuddet dette gir oss i arbeidet overfor kommunene. Neste år håper vi å kunne gjøre denne stillingen Tel. 55 30 60 90
permanent. Vi har også Martin Rødland inne i et engasjement for å utføre ordningsarbeid for de kommunene
IKT-ARKIVAR E-post: jorunn.dobbe@hordarkiv.hl.no
Representantskapsmøtet i vår vedtok oppretting av ei stilling som IKT-arkivar frå 2003. No er stillinga lyst Randi Krüger, arkivkonsulent
som har ekstra midler til dette. Dette er også en ordning vi håper å kunne tilby til neste år.
ut, og vi har mottatt 28 søknadar. I skrivande stund blir det gjennomført intervju med aktuelle søkjarar. Tlf. 55306090
E-post: randi.krueger@hordarkiv.hl.no
DEPOTPROSJEKTET GRUNNKURS I ARKIVARBEID Åse Eikemo Strømme, arkivkonsulent
Depotprosjektet er blitt en gjenganger i denne spalten. Nå har Unico gjort ferdig et skisseprosjekt for hva et Kurset blir arrangert på Grand Hotel Terminus, Bergen mandag 18. og tirsdag 19. november. Kurset tar Tlf. 5530 6093
ideelt bygg for et interkommunalt arkivdepot i Vest-Agder bygningsmessig bør inneholde. Prosjektet er sendt opp desse emna: Arkivlova og forskrift om offentlege arkiv, post- og arkivrutinar, periodedeling av arkiv, E-post: aase.stroemme@hordarkiv.hl.no
ut til kommunene og styret vil arbeide videre med å legge til rette for en interkommunal løsning på depot- bevaring og kassasjon, elektroniske arkiv- og fagsystem og bruk av arkivnøklar. Kursinvitasjon vil denne Gudmund Valderhaug, arkivsjef
Tlf. 55306091
utfordringen i Vest-Agder. gongen bli sendt også til statlege instutusjonar i Hordaland.
E-post: gudmund.valderhaug@hordarkiv.hl.no
KURS I ARKIVPLAN Medlemskommuner:
KURS Kurset blir halde på Grand Hotel Terminus i Bergen onsdag 4. desember og tar opp desse emna: Askøy, Austevoll, Austrheim, Bømlo,
Vi har avholdt to grunnkurs og et K-kodekurs for medlemskommunene og vi er inne i en rekke på tre grunn- Arkivorganisering og arkivfullmakter, dokumentasjon av daglege post- og arkivrutinar, dokumentasjon av Eidfjord, Etne, Fedje, Fjell, Fitjar, Fusa,
kurs vi skal avholde i den nye medlemskommunen vår, Farsund. Videre har vi hatt et seminar/kurs i samarbeid periodiske arkivrutinar, arkivtryggleik, dokumentasjon av avslutta arkiv og vedlikehald av arkivplanen. Granvin, Jondal, Kvam, Kvinnherad,
med Aust-Agder Arkivet på Hovden i Setesdal. Vi har ikke planlagt flere kurs i år, men vi er selvfølgelig åpne Dette kurset er spesielt innretta på statlege institusjonar og interkommunale kommunale selskap. Lindås, Masfjorden, Meland, Modalen,
Odda, Os, Osterøy, Radøy, Samnanger,
for innspill….. I forbindelse med seminaret på Hovden hadde vi et separat møte med våre kontaktpersoner fra
NYE LOKALE Stord, Sund, Sveio, Tysnes, Ullensvang,
kommunene. Det ble blant annet informert om inspeksjon fra Datatilsynet, depotprosjektet og elektronisk
Vi har no flytta inn i nye kontorlokale, der vi blir i ca. 1,5 år medan vi ventar på at det skal gå i orden med Ullvik, Vaksdal, Voss, Ølen, Øygarden
arkiv i Lyngdal.
meir permanente lokale.
Arkheion - 2#2002 27

Adresse:
Interkommunalt arkiv Trøndelag Iks
Postboks 2825 Elgeseter
7432 Trondheim
Besøksadr.: Maskinistgata 1
(Varelevering:Kjørebru 6)
7042 Trondheim
Personale:
Daglig leder Kari Remseth
E-post:
Kari.Remseth@Riksarkivaren.dep.no
Arkivkonsulent Gro Merete Løkvoll
Medlemskommuner:
Bjugn , Frosta, Grong, Hemne, Hitra,
Holtålen, Inderøy , Klæbu, Levanger
Lierne, Malvik, Melhus, Meråker ,
Midtre Gauldal, Mosvik , Oppdal ,
Orkdal , Selbu, Skaun, Steinkjer ,
Stjørdal , Tydal , Verdal, Ørland
Adresse hovudkontor:
Kirkegt. 10, Pb. 1073, 6001 Ålesund
Tlf: 70 12 36 25 Faks: 70 12 36 26
E-post: ikamr@c2i.net
www.home.c2i.net/ikamr
Adresse avdelingskontor:
Rådhuset, Kaibakken 2,
6509 Kristiansund Tlf: 71 58 61 39
E-post:
torun.soknes@kristiansund.kommune.no
Personale:
Arnt Ola Fidjestøl, dagleg leiar
Mob: 971 88 903
E-post: arnt.fidjestol@c2i.net
Jan Tore Helle, spesialkonsulent
E-post: jan.helle@c2i.net
Torun Segtnan Soknes, 1. konsulent
E-post:
torun.soknes@kristiansund.kommune.no
Medlemskommunar:
Aukra, Aure, Averøy, Giske, Gjemnes,
Halsa, Haram, Herøy, Kristiansund,
Midsund, Nesset, Norddal, Rauma,
Rindal, Sande, Sandø,y Skodje, Smøla,
Stordal, Stranda, Sula, Sunndal,
Surnadal, Sykkylven, Tingvoll, Tustna ,
Ulstein, Vanylven , Vestnes, Volda,
Ørskog, Ørsta,
Møre og Romsdal fylkeskommune
28 Arkheion - 2#2002
I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I FYLKESARKIVET I
TRØNDELAG IKS SOGN OG FJORDANE Adresse:
Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane
GENERELT FAKTA OM FYLKESARKIVET I SOGN OG FJORDANE Fylkeshuset, Postboks 27, 6861 Leikanger
Tlf: 57656400 Faks: 57656101
Interkommunalt arkiv Trøndelag vil fra 1. januar 2003 være etablert i nye kontorlokaler og magasin i Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane er ein fylkeskommunal kulturvern-institusjon som arbeidar med vern
E-post: postmottak@sffarkiv.no
Universitetsbibliotekets lokaler på Dora. 5000 hyllemeter reoler står allerede ferdig til å ta imot de mange og formidling av arkiv og anna kjeldetilfang. Arkiv, foto og andre samlingar er tilgjengelege i
Tilsette:
avleveringene. Vår nye adresse vil innen den tid finnes på vår hjemmeside Ika-troendelag.no. katalogar og databasar og gjennom internettsidene til Fylkesarkivet: http://www.sffarkiv.no Snorre Øverbø, fylkesarkivar
Tlf: 57656401 e-post: snorreo@sffarkiv.no
KOMMUNALE ARKIV
ETABLERING AV PAPIRBASERT- OG ELEKTRONISK DEPOT Randi Melvær, sekretær/stadnamn
Kommunearkivordninga ved Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane er ein interkommunal skipnad som
Fra 1. januar 2003 er institusjonenes arbeidsområde utvidet til også å ta hånd om historiske arkiver for med- Tlf: 57656400 E-post: randim@sffarkiv.no
lemskommunene. I løpet av årets første måneder vil 22 medlemskommuner starte arbeidet med å få avlevere arbeider med arkivfaglege tenester for fylkeskommunen og alle dei 26 kommunane i fylket. Oddvar Natvik, Utvandring/pers.data/fotovern
arkiver eldre enn ca. 1975. Noen kommuner har signalisert at de ønsker å få avlevert arkiver snarest mulig Tlf: 57656405 E-post: oddvarn@sffarkiv.no
PRIVATARKIV
etter årsskiftet – noe vi vil ta hensyn til i vår planlegging. En avleveringsplan vil være ferdig utarbeidet ved Hermund Kleppa, kulturhistorisk Atlas og
Fylkesarkivet samlar inn og ordnar arkiv etter privatpersonar, verksemder, lag og organisasjonar. Leksikon/møtebokregister
årsskiftet. Våre medlemskommuner har også fattet vedtak om å etablere et sentralt depot for elektroniske
FOTO Tlf: 57656402 E-post: hermundk@sffarkiv.no
arkiver i regi av IKA Trøndelag. Vi starter opp arbeidet 1. januar 2003 og ansetter IKT-rådgiver som vil bygge
Liv Fridtun, Musikkarkivar
opp nødvendig kompetanse til å ta hånd om denne tjenesten for våre medlemmer. Innanfor foto vert det arbeida med innlån, avfotografering og registrering av foto etter fotografar
Tlf: 57656404 E-post: livf@sffarkiv.no
og amatørar. Det vert og arbeida med å byggje opp eit fylkesomfattande fotoarkiv..
Anders Gjerde, arkivkonsulent/privatarkiv
PERSONALET MUSIKK Tlf: 57656403 E-post: andersg@sffarkiv.no
Karianne S.Vindenes, arkivar – komm. arkiv
To av de tre ledige stillingene er nå besatt. Som vikar for Gro Løkvoll som har et års svangerskapspermisjon Fylkesarkivet samlar og tek vare på tradisjonsmusikk og annan musikk frå fylket.
Tlf: 57656406 E-post: kariannev@sffarkiv.no
fra 16. oktober d.å., har vi engasjert Morten Johansen. Johansen er 44 år og født i Trondheim, er gift og har
STADNAMN Ole Stian Hovland, arkivar – komm. arkiv
to tenåringssønner. Siden 1996 har han arbeidet som saksbehandler i Trondheim Byarkiv. Hans arkivfaglige Tlf: 57656409 E-post: oleh@sffarkiv.no
Det vert samla inn og teke vare på stadnamn i samarbeid med kommunane. 250 000 namn er samla
utdanning er fra Arkivakademiet. Gunnar Yttri, arkivar – fylkeskomm. arkiv
inn, listeførte og kartfesta. Uttalen av namna er festa til lydopptak.
Jens Rønning vil tiltre som arkivar/rågiver primært knyttet til papirbasert depot 1. januar 2003. Rønning er 36 Tlf: 57656408 E-post: gunnary@sffarkiv.no
år gammel og født i Trondheim, er gift og har to barn på 2 og 6 år. Han er utdannet cand. philol. fra NTNU PROSJEKT Berit Selseng, registrator
med sosialøkonomi og historie i fagkretsen. De siste årene har Rønning arbeidet ved Universitetet i Oslo, både Fylkesarkivet gjennomfører ulike prosjekt i samarbeid med andre. Døme på slike prosjekt er KulturNett Tlf: 57656407 E-post: berits@sffarkiv.no
med depotrelaterte oppgaver og med aktiv arkiv, samtidig som han har tatt grunnfag i arkivkunnskap ved Sogn og Fjordane, Møtebokregister for formannskapsprotokollar og Kulturhistorisk Atlas og Leksikon Arild Reppen, fotograf/fotoarkivar
HF-fakultetet, og kurs i regi av ASTA-stiftelsen i ordning av arkiver og bruk av programmet. Rønning ser fram for Sogn og Fjordane. Desse prosjekta er tilgjengelege på Fylkesarkivet sine internettsider. Tlf: 57865124 E-post: arildr@sffarkiv.no
Medlemskomm. i kommunearkivorninga:
til å flytte tilbake til Trondheim og ta fatt på en utfordrende og spennende jobb ved IKA-Trøndelag.
FORMIDLING Askvoll, Aurland, Balestrand, Bremanger,
Ansettelsesprosessen for den ledige stillingen som IKT- rådgiver er ikke avsluttet.
Eid, Fjaler, Flora, Førde, Gaular, Gloppen,
Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane driv formidlingsverksemd gjennom internettsidene våre, føredrag,
Gulen, Hornindal, Hyllestad, Høyanger,
konferansar, artiklar i ulike fagblad og gjennom Fylkesarkivet sitt eige tidsskrift, Kjelda.
ARBEIDSOPPGAVER Jølster, Leikanger, Luster, Lærdal, Naustdal,
I løpet av høsten har vi i tillegg til kurs i enkeltkommuner - avviklet kurs i arkivplanlegging, K-koder og Selje, Sogndal, Solund, Stryn, Vik, Vågsøy,
Noark-4. Vi har tatt imot konsesjonspliktige personregistre for avlevering til depot. For de av kommunene Årdal, Sogn og Fjordane fylkeskommune
som nå er i en prosess mht. avlevering, er det ønskelig at dette utsettes til vi er på plass i nye lokaler. ARKIV I
I tillegg til tidligere påbegynte og videreførte arkivplanprosjekter hos medlemmene – har 3 av våre nye
NORDLAND
medlemskommuner i løpet av høsten startet arbeidet med arkivplan.
ARKIVORDNING
Adresse:
I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I Vi har i år hovedsakelig ordnet helserådsarkiv og fattigstyrearkiv. Vi regner med å avslutte dette
arbeidet i løpet av neste år. I tillegg ordner vi arkiver til et par skolestyrer og formannskap, bl.a. Bodin
Høgskolen i Bodø, 8049 Bodø
Tlf.nr. 75 51 75 77 Telefaks 75 51 75 78
kommunes formannskap (nå tilhørende Bodø kommune). Nordland fylkeskommune har overført arkiv-
MØRE OG ROMSDAL IKS
E-post: arkiv.i.nordland@hibo.no
materiale til deponering hos oss (etter avtale med Riksarkivaren). Dette gjelder følgende arkivskapere: Hjemmeside: http://ain.hibo.no
Utdanningsavdelingen, Elektrisitetskontoret, Stiftelsen Lofotkollektivet, Nordland utbyggingsselskap, Ansatte
Fylkesskolen på Fauske, SND (Statens nærings og distriktsutbyggingsfond) Svein Fygle, daglig leder
Ketil Alsos, arkivar
GENERELT KONTAKTSEMINAR
Hanne O. Johansen, sekretær
IKA Møre og Romsdal har invitert samtlege kommunale arkivinstitusjonar til eit samarbeid om å utvikle ein 25.-26. september arrangerte vi kontaktseminar for kommuner og Nordland fylkeskommune. Årets
(permisjon til mai 2003)
elektronisk arkivplan. 13 institusjonar har til no meldt si interesse, og etter den endelege tilslutnaden, vil det bli tema var elektronisk arkiv og servicetorg. Seminaret ble avholdt på Luftsfartsmuseet i Bodø. Seminaret Kari A. Kleve, arkivar
nedsett ei utviklingsgruppe. For å oppnå ein meir kontinuerleg kontakt med medlemskommunane har vi samlet 50 deltakere og hadde Gudmund Valderhaug (IKA Hordland), Morten Brøten (Oslo byarkiv), Tone-Lise Fische, arkivar
etablert såkalla faggruppemøte. Gruppene består av 5-6 kontaktpersonar og møtest 2-3 gonger årleg. I tillegg Gry Dahl (Bodø kommune) og Kari Remseth (IKA Trøndelag) som foredragsholdere. Solveig H. Lindbach, arkivar/IT-ansvarlig
til at deltakarane sjølv kan setje dagsorden, ønskjer vi at dei arkivtilsette gjennom desse møta blir kjent med Inge Strand, arkivar (privatarkiv)
kvarandre og kan etablere faglege nettverk seg imellom. IKA Møre og Romsdal deltek i samarbeidsgruppa for KONSESJONSPLIKTIG PERSONREGISTER Finn Myrvang, prosjektleder/navnekonsu-
utarbeiding av arkivrettleiing for helse-, sosial-, omsorgs- og utdanningssektoren. Vi held dessutan fram Vi tar imot de tidligere konsesjonspliktige personregistre og vil fortsette med det i 2003. lent (Stadnamnprosjektet)
arbeidet med å etablere eit kartleggingsprosjekt for privatarkiv i fylket. Dette materialet blir ordnet fortløpende etter hvert som det blir avlevert til oss. Vi har laget en Medlemskommuner i IKAN:
Ballangen, Beiarn, Bodø, Dønna, Evenes,
egen instruks til fylkeskommunen og de kommuner som skal avlevere til oss.
ARKIVDANNING, PERSONARKIV, ELEKTRONISKE ARKIV Fauske, Grane, Hamarøy, Lurøy, Lødingen,
IKA Møre og Romsdal tilbyr eit bredt spekter av kurs- og rettleiingstenester. I siste halvdel av 2002 har vi Meløy, Nesna, Røst, Saltdal, Skjerstad,
ARKIVPLAN
utført kurst og rettleiing i sambande med utarbeiding av arkivplanar i kommunane Gjemnes, Ørskog Stranda, Sørfold, Tjeldsund, Træna, Tysfjord, Værøy,
I løpet av året vil vi være i mål med arkivplan for to kommuner: Lurøy og Grane. Noe arbeid gjenstår
Interkommunalt selskap:
Herøy, Skodje og Vanylven. Selskapet har dessutan hatt ei sentral rolle i samband med planlegging og inn- fortsatt for Meløy kommune og Evenes kommune. Vi arbeider med å få to nye kommuner i gang Søndre Helgeland, Miljøverk (SHMIL)
føring av eit NOARK- 4 system i Møre og Romsdal fylkeskommune. Eller har vi halde kurs i avlevering av med arkivplan i 2003. En fylkeskommunal institusjon er i gang med arkivplan. Fakta om arkiv i Nordland
personsensitivt arkivmateriale, generell arkivlære. Vi har eit spekter av kurstilbod på alle område innanfor Arkiv i Nordland (AiN) er en driftsenhet under kul-
arkivdanning, personsensitivt materiale og elektroniske arkiv som vi tilpassar dei ulike behova i kommunane. STADNAMN turetaten, Nordland fylkeskommune. AiN har an-
svar for fylkeskommunale arkiver, privatarkiv og
Vi utføre dessutan for tida ordning av eldre arkiv i Vestnes, Giske, Ørskog og Skodje Som førebuing til etable- Stadnamnprosjektet driver innsamling, registrering og kartfesting av lokale stedsnavn fra hele
innsamling/formidling av stadnamn. I tillegg betje-
ring av depot for elektronisk arkiv har vi utført prøveuttrekk og dokumentert avlevering frå arkivsystemet fylket. Hittil er det samlet inn 140 000 navn som blir registrert i en database. Det jobbes også med
ner AiN en egen organisasjon for arbeidet med de
NIT Kontorsak i tre kommunar. Vi vil gjere forsøk med systema Profdoc og Unique Sophie. å legge ut nevnte database og en søketjeneste på hjemmesiden vår. kommunale arkivene (IKAN).
29

Adresse:
c/o Statsarkivet i Tromsø,
9293 Tromsø
Tlf: 77 67 69 80 Faks: 77 67 65 20
E-post: interkom@online.no
Ansatte:
Hilde E. Bjørnå , arkivsjef
Mobil: 90 13 75 35
E-post: hild-elv@online.no
Harald H. Lindbach , arkivar
Mobil: 91 81 33 15
E-post: haraldli@online.no
Frøydis Antonsen, arkivkonsulent
Mobil: 91 81 06 49
E-post: froydisa@online.no
Medlemskommuner:
Balsfjord, Bardu, Berg, Bjarkøy,
Dyrøy, Gáivuona/Kåfjord,
Gratangen, Harstad, Ibestad,
Karlsøy, Kvænangen, Lavangen,
Lenvik, Lyngen, Målselv,
Nordreisa, Salangen, Storfjord,
Sørreisa, Torsken, Tranøy
Postadresse
c/o Porsanger kommune, Rådhuset,
9712 Lakselv
Kontoradresse
Gamle herredshuset,
Meierivn. 2, 9700 Lakselv
Tlf. 78 46 46 60/ 78 46 30 60
Telefaks 78 46 47 55
E-post ika.finnmark@c2i.net
Internett:
http://home.c2i.net/ika.finnmark
Personale
Hege Sætrum Kenny, daglig leder
Marion J. Sørensen, arkivkonsulent
Medlemskommuner
Berlevåg, Båtsfjord, Gamvik,
Hammerfest, Kárásjohka - Karasjok,
Loppa, Måsøy, Nordkapp, Porsanger,
Unjargga - Nesseby, Vadsø, Vardø
30 Arkheion - 2#2002
?
I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I
TROMS (IKAT)
HJEMMESIDE PÅ INTERNETT
Vi holder på å utvikle egen hjemmeside, som skal være klar i løpet av kort tid. Informasjon om adresse blir
sendt ut når siden er ferdig.
OMORGANISERING TIL IKS OG UTVIKLING AV NYTT TJENESTETILBUD
Forslag til selskapsavtale og rapport om felles arkivdepot og ABM-samarbeid i Troms vil bli sendt alle kom-
muner i Troms før årsskiftet.
ORDNING AV ELDRE OG AVSLUTTET ARKIV
HVA ER ET
Materiale fra Kvænangen, Målselv og Harstad kommuner er nå inne til ordning. Etter disse står
Gáivuona/Kåfjord, Berg, Lavangen og Balsfjord for tur. INTERKOMMUNALT ARKIV?
ARBEIDET MED PERSONREGISTRE
IKAT tar jevnlig imot avleveringer av konsesjonspliktige personregistre, og ordningen vil fortsette i samme Et interkommunalt arkiv er et selvstendig samarbeidsorgan på arkivsektoren hjemlet i kommunelovens
spor. Før årsskiftet vil nye avtaler om deponering av personregistre bli inngått. §27. Etter den nye lov om interkommunale selskaper (Iks) har de fleste interkommunale arkiver opprettet
selskapsavtaler eller er i ferd med å gjøre det.
ARKIVPLANLEGGING Slike interkommunale arkiver er etablert i følgende fylker (kontorsted og stiftelsesår i parantes):
IKAT er for tiden involvert i arkivplanprosjekt i Harstad og Målselv kommuner og arbeider også med en ny Rogaland (Stavanger, 1976), Hordaland (Bergen, 1987), Vest-Agder (Kristiansand, 1990), Buskerud,
standardmal. Lenvik, Gáivuona/Kåfjord, Lavangen, Bjarkøy og Sørreisa står på venteliste og vil få startet opp Vestfold og Telemark (Kongsberg, 1991), Troms (Tromsø, 1992), Møre og Romsdal (Ålesund, 2000),
prosjekter så snart IKAT har ledig kapasitet. Finnmark (Lakselv, 1997), Trøndelag (Trondheim, 1987/2000) og Østfold (Sarpsborg 2002).
Det er også etablert arkivinstitusjoner etter mønster av de interkommunale arkivene i tilknytning til
følgende arkivinstitusjoner: Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane (Hermansverk, 1987), Arkiv i Nordland
(Bodø, 1995) og Aust-Agder-Arkivet (Arendal, 1995). Disse 12 institusjonene har i dag 250 - 300
medlemskommuner.
De interkommunale arkivene er etablert etter initiativ fra det enkelte statsarkiv og har et nært samarbeid
med Arkivverket i hvert distrikt.
I N T E R KO M M U N A LT A R K I V I De interkommunale arkivene drives på grunnlag av vedtekter vedtatt av medlemskommunene. Disse
omhandler formål, arbeidsoppgaver, finansiering og styringsmodeller. Kommunene velger et represen-
FINNMARK
tantskap som igjen velger det fungerende styre. Leder fungerer som sekretær for styret som igjen legger
fram årsmelding, arbeidsplaner, regnskap, budsjett fram for representantskapet ved årsmøtet.
Det er medlemmene som finansierer de interkommunale arkivene gjennom tilskudd beregnet ut fra
folketall i hver kommune. Medlemskommunen får så utført arbeid i forhold til hvor mye den betaler inn
PERSONALNYTT i fellesskapet.
Arkivkonsulent Marion Jeanette Sørensen fortsetter ved IKAF og gjeninntrer i arkivkonsulentstillingen den
1.oktober etter 6 måneders permisjon
DE VANLIGSTE ARBEIDSOPPGAVENE FOR ET INTERKOMMUNALT ARKIV ER:
1. Innsamle, ordne, katalogisere, sikre og tilgjengeliggjøre medlemmenes eldre arkivmateriale.
ARKIVOPPLÆRING 2. Rådgivning om, og tilsyn med medlemmenes arkivlokaler.
I høst gjennomfører vi 2 dagers grunnkurs i de fleste av våre medlemskommuner.
3. Opplæring og veiledning i arkivsystemer og arkivrutiner.
4. Rådgivning i arkivdanningsspørsmål, for eksempel ved utarbeidelse av arkivplaner og andre
rutinebeskrivelser.
PERSONREGISTER
5. Aktiv deltakelse i medlemmenes arkivforum og lignende.
IKAF har fått bukt med ordningsetterslepet vi hadde på personregister. Vi skal som følge av den nye
Personopplysningsloven utarbeide en ny prosjektbeskrivelse før jul, men dette er ikke til hinder for at vi kan I den senere tid har noen av de interkommunale arkivene også blitt arkivdepoter for sine medlems-
ta imot slike register fra de medlemskommuner som ønsker å deponerer dette hos oss utover høsten. Dette kommuner. Dette gjelder i særlig grad oppbevaring av sensitive personregistre.
er et tilbud som inngår i medlemskontingenten.
OMORGANISERING AV IKAF TIL IKAF IKS
Den 18.november er nye og gamle medlemmer innkalt til stiftelsesmøte for det nye selskapet. Styret har
vedtatt å innby kommuner som i dag ikke er medlem, til å bli medlem i IKAF IKS fra 2003 i forbindelse med
omorganiseringen.