INITIATION AUX PRINCIPES FONDAMENTAUX

DE LA GESTION DE PROJET























Bureau des technologies dapprentissage
Dveloppement des ressources humaines Canada (DRHC)
2003

Gestion de projet

Llan, lempressement et la dynamique dun nouveau projet nous incitent tout
naturellement foncer. Bien que votre enthousiasme et votre imagination soient
essentiels la ralisation des objectifs de votre projet, ils ne suffisent pas eux seuls.
La russite d'un projet est aussi fonction dune gestion efficace.

En prparant une demande de financement au BTA, vous avez dj effectu une bonne
part du travail ncessaire la saine gestion dun projet et vous pourrez maintenant
rcolter les fruits de votre travail assidu. Un peu de planification additionnelle avant
d'amorcer le projet pilote vous permettra den assurer le succs.

Le prsent module dapprentissage a pour but de vous initier aux principes fondamentaux
de la gestion de projet. Les sous-sections prsentent la terminologie de base de la
gestion de projet, dcrivent les particularits des projets russis et offrent des conseils
pratiques pour la cration dun plan de gestion simple et utile, la ralisation de votre
projet pilote dapprentissage communautaire. Nous esprons quil vous sera utile.

Initiation aux principes fondamentaux de la gestion de projet 2

Quest-ce quun projet?
Selon le Project Management Institute (PMI), un projet est toute activit ralise une
seule fois, dot dun dbut et d'une fin dtermine et qui vise crer un produit ou un
savoir unique. Il peut ncessiter la participation dune seule ou de milliers de personnes.
Sa dure peut tre de quelques jours ou de plusieurs annes. Il peut tre entrepris par
une seule organisation ou par un groupe dorganismes intresss. Il peut sagir de
quelque chose daussi simple que lorganisation dun vnement d'une journe ou daussi
complexe que la construction dun barrage sur une rivire.

Quest-ce que la gestion de projet?
La gestion de projet est lutilisation dun savoir, dhabilets, doutils et de techniques dans le
cadre des activits d'un projet, en vue de satisfaire ou de dpasser les exigences et les
attentes des parties prenantes lgard dun projet. Le gestionnaire de projet, parfois appel
coordonnateur ou chef de projet, en administre les dtails, au jour le jour. Il sagit l d'un dfi
constant qui demande une comprhension du contexte plus gnral du projet et la capacit
de concilier des exigences contradictoires telles que :

les ressources disponibles et les attentes;
les priorits diffrentes des parties prenantes;
les besoins dfinis et la porte du projet;
la qualit et la quantit.

Heureusement, nombre d'outils et de techniques de gestion de projet ont t mis au point
cette fin. Les pages suivantes prsentent quelques-unes des techniques qui, sajoutant
votre crativit et vos efforts, serviront de fondement un projet dapprentissage
russi.
Initiation aux principes fondamentaux de la gestion de projet 3

Caractristiques des projets russis
Dans le cadre de la prsentation de votre demande de financement, vous avez dfini
clairement les objectifs de votre projet, recherch des partenariats avec des organismes
ayant des objectifs semblables et mis au point un plan daction dtaill pour sa
ralisation. De ce fait, vous avez jet les fondations de la russite. Examinez les
particularits suivantes des projets russis :

1. Des objectifs prcis Les projets les plus russis ont des objectifs dfinis
clairement ds le dpart.
2. Un plan de projet bien tabli Un plan conu avec minutie est utile pour deux
raisons. Dabord, il permet chaque participant de comprendre et de contribuer
au projet. Il prcise les responsabilits de chacun et value combien dargent, de
personnes, de matriel et de temps sont ncessaires lachvement du projet.
Ensuite, il sert doutil de suivi et vous permet dadopter des mesures correctives tt
dans le processus si les choses tournent mal.
3. La communication, encore la communication Votre projet repose sur la
collaboration entre toutes les personnes qui y prennent part. Une communication
relle et continue doit stablir entre les parties, si elles veulent uvrer ensemble
la russite du projet.
4. Une envergure matrise Tout au long du projet, vous ferez face plusieurs
situations qui ne contribuent pas toutes vos objectifs. Il importe que vous portiez
attention vos priorits, avec une perte minimale de temps et de concentration.
5. Le soutien des intervenants Dordinaire, les projets sont le fait de plusieurs
parties prenantes. Il importe que celles-ci vous accordent leur soutien pour toute
la dure du projet de faon ce que lquipe atteigne ses objectifs.

Combien de ces caractristiques votre projet prsente-t-il? Comment lamliorer?
Les outils et techniques proposs tout au long du prsent module sont conus pour
contribuer ce que votre projet comporte les cinq caractristiques prcdentes.
Initiation aux principes fondamentaux de la gestion de projet 4

La planification du projet
Chaque projet a un cycle de vie compos dtapes franchir du dbut la fin. Les
grandes tapes d'un projet financ par le Bureau des technologies dapprentissage sont
les suivantes :

1. Llaboration du concept, des buts et des objectifs d'un projet qui a recours la
technologie pour faciliter lapprentissage et lacquisition de comptences.
2. La prsentation dune demande de financement au BTA.
3. La ralisation de la phase initiale (tablissement de partenariats, valuation des
besoins, inventaire des ressources d'apprentissage dans la communaut).
4. La ralisation du projet pilote.
5. La rdaction du rapport final et la diffusion des rsultats.

Les techniques prsentes dans le prsent module vous aideront raliser la quatrime
tape, celle de la ralisation de votre projet pilote dapprentissage communautaire.
Llaboration du projet et la prsentation d'une demande de financement vous ont permis
de franchir plusieurs tapes dans la planification de votre projet : vous avez trouv des
partenaires et dtermin la composition de lquipe, rparti la responsabilit de chaque
tche, mis au point un plan daction, prpar un budget des ressources et mis au point
une stratgie de promotion et labor un plan dvaluation. Ces lments constituent le
fondement d'un plan de projet.

Le plan de projet tablit les rgles de base et les nonce de faon claire. Cest une tape
particulirement importante puisque les projets du BTA mettent habituellement en jeu
plusieurs partenaires et intervenants ayant des intrts et des points de vue diffrents.

Plusieurs problmes rencontrs lors de certains projets auraient pu tre
vits ou minimiss si, ds le dpart, un plan de projet dtaill avait t mis
au point.

Initiation aux principes fondamentaux de la gestion de projet 5

La planification? Pourquoi?
En premier lieu, il est essentiel que tous les partenaires comprennent et acceptent les
rgles fondamentales qui rgiront le projet. Il faut veiller ce que les objectifs soient
formuls clairement de faon viter tout dsaccord ultrieur.

En second lieu, le plan de mise en oeuvre dun projet contribue la matrise et la
mesure de son progrs. Maintenant que la constitution de lquipe et les possibilits de
financement sont dtermines, vous devriez passer en revue votre plan et y ajouter les
dtails particuliers qui faciliteront une gestion russie.

Troisimement, le plan de projet vous aidera faire face aux changements susceptibles
de survenir ou, plutt, qui surviendront invitablement. Que se passera-t-il, par exemple,
si lun des intervenants ajoute un nouvel objectif au projet? Un plan de projet dtaill vous
aide affronter ce type de situation et vous en tenir aux objectifs gnraux du projet.

Enfin, le plan dexcution dun projet contribue consolider le soutien des parties
prenantes au cours des mois ou des annes que durera le projet. Encore une fois, ce fait
est particulirement important parce que vous aurez besoin du soutien de personnes
appartenant divers organismes et sur lesquelles vous ne pourrez exercer aucune
autorit directe.

Prvoyez suffisamment de temps pour obtenir laccord des divers
reprsentants des parties prenantes, particulirement sils ont des
horaires qui ne concordent pas avec les vtres. Ne sous-estimez pas le temps requis
pour parvenir une entente.
Initiation aux principes fondamentaux de la gestion de projet 6

Quest-ce qui constitue un plan de projet?
Puisquil ny a pas deux projets pareils, il nexiste pas non plus deux plans de projet qui
soient identiques. Pour quil soit dune utilit maximum, votre plan de projet doit tre
pertinent, comprhensible et tenir compte de limportance et de la complexit de votre
projet unique.

Votre plan de projet devrait inclure les lments suivants :

1. le mandat de projet;
2. le calendrier dactivits;
3. lhoraire de travail;
4. la matrice de responsabilits;
5. le budget de plan de projet;
6. les tapes importantes, avec les dates cibles;
7. la stratgie de gestion du risque.

Le plan de projet devrait tre remis au gestionnaire de projet, au promoteur, chaque
partenaire et tous les principaux membres du personnel du projet. Il sagit d'un outil de
grande valeur qui peut permettre dviter la confusion quant la porte du projet et les
malentendus sur les responsabilits, les chanciers ou la gestion des ressources.

La quantit de dtails fournis dans votre plan de projet dpendra de vos
besoins. Votre plan peut tre trs bref ou trs dtaill. Il vous incombe de
mettre au point un plan appropri la nature, la taille et la complexit de
votre projet.

Initiation aux principes fondamentaux de la gestion de projet 7

1 - Le mandat de projet
Le mandat de projet est un document qui tmoigne de lappui des cadres suprieurs, qui
autorise le gestionnaire du projet mener le projet et attribuer les ressources
ncessaires. La cration dun mandat de projet est chose facile. Il suffit dindiquer le
nom et le but du projet ainsi que le nom du gestionnaire de projet et une dclaration de
soutien de la part des cadres suprieurs. Elle est signe par la haute direction de
lorganisme en charge et les organismes participants.

Le mandat de projet doit tre diffus largement tous ceux qui sont touchs par le projet.
Cela aidera donner un lan au projet, renforcer lautorit de son directeur et,
possiblement, intresser dautres personnes dont la collaboration pourrait savrer
prcieuse, faire partie de lquipe de projet.

Le mandat pourrait tre expdi par courrier lectronique pour en largir
la diffusion aisment et avec rapidit.

Initiation aux principes fondamentaux de la gestion de projet 8

2 - Le calendrier dactivits
Le calendrier dactivits est lun des lments les plus importants du coffre outils du
gestionnaire de projet. En permettant de fractionner un projet et de rpartir toutes les
tches ncessaires son achvement, le calendrier des activits :

offre une vision prcise de lenvergure du projet;
vous permet de savoir prcisment ce qui est termin et ce qui reste faire;
vous permet de suivre de prs le travail, les chances et les cots associs
chaque tche;
vous permet de confier la responsabilit de tches prcises aux membres de
lquipe;
permet aux membres de lquipe de comprendre leur rle dans lensemble du
tableau.

La production dun calendrier dactivits demande un effort et vous pourrez penser que
votre projet na pas lampleur voulue pour justifier cette dmarche. Toutefois, grce au
plan daction mis au point lors de la prparation de la demande, vous avez dj en main
linformation ncessaire pour commencer le projet.

Cration dun calendrier dactivits
Le plan daction mis au point dans le cadre dune demande de financement au BTA
fractionne le projet en ses activits composantes. Pour la phase initiale, la description
des activits se fait sur une base mensuelle. Pour la phase pilote, elles sont prsentes
sur une base trimestrielle. Les activits dcrites dans votre plan daction peuvent tre
considres comme des tches sommaires. Certaines sont suffisamment restreintes
pour tre gres telles quelles, dautres doivent tre fractionnes de nouveau en
lments logiques.

Ces lments de travail plus restreints, les tches, seront confis des personnes et
doivent tre dfinis avec assez de prcision pour permettre le suivi et la gestion du
rendement sans toutefois tre restreintes au point dobliger consacrer un temps indu
aux dtails. titre indicatif, il nest pas utile de dfinir des tches qui ncessitent moins
d'une demi-journe de travail durant le cycle de vie du projet.

L'exemple suivant illustre la structure de rpartition du travail de la tche sommaire
Accomplir lvaluation du contenu relatif au perfectionnement des comptences auprs
des apprenants :

Accomplir lvaluation du contenu relatif au perfectionnement des comptences
auprs des apprenants

mettre au point le guide dentretien (1/2 journe);
passer les apprenants en entrevue (2 jours);
traiter les rponses (1/2 journe);
rdiger le rapport (1 journe);
Initiation aux principes fondamentaux de la gestion de projet 9

discuter du rapport lors des runions hebdomadaires (1/2 journe);
rviser le contenu des documents dapprentissage (4 jours);
approuver lvaluation (1/2 journe).

Les lments ci-dessus sont des units de travail qui seront confies une ou
plusieurs personnes. Lnonc devrait commencer par un verbe qui prcise le travail
faire. Assurez-vous dvaluer le temps ncessaire pour accomplir chaque tche : une
tche sans chance risque dtre remise plus tard.

Chaque catgorie devrait comporter comme dernire tche lapprobation du travail de
ltape. Voil une bonne pratique de gestion. Lorsque tous les lments seront
termins, vous indiquerez au calendrier dactivits que la tche sommaire est accomplie.
Dans lintervalle, vous saurez exactement quelles sont les tapes qui restent faire.
Organisez votre calendrier dactivits selon un horaire trimestriel. Vous faciliterez ainsi la
prparation des rapports dtapes trimestriels que vous devrez prsenter au BTA.

Lorsque vous aurez fini dlaborer votre calendrier dactivits, examinez-
le de faon objective. Comprend-il la totalit de ce que vous avez
faire? Est-il logique et sa lecture est-elle facile? Dans le cas contraire,
retravaillez-le de faon en faire un outil cohrent. Le fait de concevoir le calendrier
dactivits de faon approprie vous pargnera des heures supplmentaires de travail.
Initiation aux principes fondamentaux de la gestion de projet 10

3 - Lhoraire de travail
Vous avez, dans votre plan daction, rparti les activits de votre projet selon leur suite
logique. Vous avez maintenant largi le plan daction et cr un calendrier dactivits
comprenant une structure dtaille de rpartition du travail. Aprs avoir prcis les
tches accomplir et dcid de lordre dans lequel elles seront ralises, vous tes prt
prparer lhoraire de travail.

Lhoraire de travail prcise le lien logique entre les activits du projet, assure que le
personnel est disponible au moment appropri et vous aide grer le temps de faon
efficace afin de terminer le projet au moment prvu.

Au moment dtablir lhoraire de travail, examinez toutes les tches et lordre dans lequel
elles doivent tre ralises. Certaines tches sont subordonnes dautres et ne
peuvent tre amorces que lorsque dautres sont termines. Dautres tches peuvent se
faire simultanment si les ressources humaines sont disponibles. Votre horaire peut
aussi subir linfluence de facteurs externes. Il se peut, par exemple, que vous disposiez
dj dune liste dapprenants enthousiastes et que le matriel dapprentissage soit prt
pour la date de lancement du projet mais que les rnovations au centre communautaire
local prviennent laccs aux classes avant le mois prochain.

Les logiciels de gestion de projet vous permettent davoir recours au diagramme de Gantt
pour tablir les horaires. Les diagrammes de Gantt sont populaires parce quils
prsentent de faon graphique le rapport entre les tches. Si vous ne disposez pas dun
logiciel de gestion de projet, vous pouvez utiliser un tableur lectronique, comme dans
lexemple suivant qui illustre une tche sommaire :

Horaire de travail
Heures par semaine Tche
Semaine
1
Semaine
2
Semaine
3
Semaine
4
Total
Accomplir lvaluation du contenu relatif lamlioration des comptences
auprs des apprenants

Mettre au point le
guide dentrevue
4 - - - 4

Passer les apprenants
en entrevue
- 16 4 - 20

Traiter les rponses
- - 4 - 4

Rdiger le rapport
- - 8 - 8

Discuter du rapport
lors des runions
hebdomadaires
- - 4 - 4

Rviser le contenu
des documents
dapprentissage
- - 8 24 32

Approuver lvaluation
- - - 4 4

Sous-total
4 16 28 28 76

Initiation aux principes fondamentaux de la gestion de projet 11

Gestion de lhoraire de travail
En dpit des efforts dploys pour tablir un horaire, il arrive souvent que lon doive se
prcipiter pour respecter les chances. Cela semble tre attribuable trois facteurs.

On na pas nomm de gestionnaire de projet. La plupart des ressources du projet
servent la ralisation des produits livrables, sans quon porte attention la
gestion relle du projet.
La perception que la gestion de projet est synonyme d administration et de
fonctions auxiliaires. Dans les faits, et nous tentons d'insister sur ce point tout au
long du document, la gestion de projet est la base fondamentale de lassurance de
la qualit et de la rapidit dexcution.
La mconnaissance des techniques de gestion de projet.

Les conseils suivants vous aideront respecter vos chances:

Lorsque vous tablissez lhoraire de travail, consultez le personnel essentiel qui
connat bien les tches individuelles, peut estimer le temps prvoir pour les
accomplir et peut prvoir les problmes.
Discutez des responsabilits et des priorits des partenaires vis--vis de leur
propre organisme en fonction de leur disponibilit pour votre projet.
Prvoyez du temps lhoraire pour des activits de gestion de projet en rgle
gnrale, 10 % du temps total du projet.
Tenez rgulirement des runions de suivi de projet en prsence de lensemble de
lquipe pour dcourager la procrastination et dceler rapidement les difficults.

La dure de ralisation d'une tche dpend du nombre de personnes laquelle vous la
confiez et de leur productivit. Sil sagit de tches simples, exigeantes en main-duvre,
vous pouvez en raccourcir la dure en recrutant des ressources additionnelles (en
sollicitant, par exemple, un groupe communautaire local). Pour les tches plus
complexes, telles que les recherches avances, le recours d'autres ressources peut
savrer inutile puisquelles requirent lintervention de personnes hautement qualifies.
Cette dmarche ne ferait quaugmenter les cots sans amliorer la qualit du travail et
sans gain de temps.

En cours de ralisation, certaines tches se manifesteront peut-tre qui ne pouvaient tre
prvues dans le plan original ou vous voudrez peut-tre ajouter des tches pour
amliorer les rsultats du projet en gnral. Le cas chant, vous devrez en examiner
lincidence sur lchancier ainsi que sur les ressources. Si votre organisme et vos
partenaires dcident que la modification de lhoraire est justifie et possible, le
gestionnaire de projet devrait obtenir laccord crit de toutes les intervenants quant au
plan rvis.
Initiation aux principes fondamentaux de la gestion de projet 12

4 - La matrice de responsabilits
Votre projet ncessitera la collaboration d'un grand nombre de personnes et
d'organismes qui travaillent un but commun. La gestion dune quipe varie, souvent
disperse plusieurs endroits, peut prsenter des dfis particuliers.

La matrice de responsabilits est un outil prcieux de gestion de projet destin vous
aider relever ces dfis. Une matrice de responsabilits attribue quelquun la
responsabilit de chaque activit principale du projet, vitant ainsi que certains lments
chappent votre surveillance . Il nest pas ncessaire quelle soit complexe et peut
tre facilement ralise en se rapportant lhoraire de travail du projet.

Pour crer une matrice de responsabilits, consultez votre horaire de travail. La colonne
de gauche prsente toutes les tches ncessaires la ralisation du projet. Sur la ligne
suprieure horizontale du tableau, inscrivez tous les membres de lquipe (p. ex.
gestionnaire de projet, consultants, conseillers lvaluation, adjoint administratif, soutien
technique, etc.) du projet. Inscrivez un code dans chaque cellule qui reprsente la
participation de ce membre de lquipe la tche reprsente sur cette ligne. Par
exemple :

Matrice de responsabilits
Membres de lquipe du projet
Tche Gestionnair
e de projet
valuateur Enseignant
Concepteur
de cours
Soutien
technique
Accomplir lvaluation du contenu relatif lamlioration des comptences auprs des
apprenants

Mettre au point le guide
dentrevue
A R C - -

Passer les apprenants
en entrevue
- R - - -

Traiter les rponses
- R - - -

Rdiger le rapport
A R - - -

Discuter du rapport lors
des runions
hebdomadaires
P P P P P

Rviser le contenu des
documents
dapprentissage
A C P R C

Approuver lvaluation
A - - - -

A Autorisation crite ; R Responsabilit ; P Participation ; C Commentaires

Choisissez des codes qui conviennent votre projet; limportant est dtablir clairement
qui a un rle jouer par rapport chaque activit, ainsi que lidentit de ceux qui en
rpondent ou de ceux dont lapprobation crite est requise. Assurez-vous de joindre la
matrice au plan de projet de faon ce que chaque participant soit conscient de ses
responsabilits.
Initiation aux principes fondamentaux de la gestion de projet 13

5 - Le budget du plan de projet
Dans le cadre de votre demande, vous avez prpar un budget de projet qui rpond aux
lignes directrices du BTA. Cette meilleure estimation des cots constituera un outil
important de gestion des ressources tout en permettant datteindre un rsultat de qualit.

Il est important davoir lestimation la plus dtaille et la plus prcise possible des
principaux cots du projet (habituellement les salaires, les matriaux et les fournitures
ainsi que les frais gnraux), ds le dbut du projet. Avec ces renseignements, la
production du budget du plan de projet est simple. Faites tout simplement le total des
cots de main-duvre et dquipement de chaque tche inscrite lhoraire de travail.
Ces cots devraient cadrer avec le budget financier autoris par le BTA.

Prparez un budget de plan de projet aussi simple que possible tout en tant prcis. Si
vous avez de lexprience en comptabilit de projet, inscrivez lestimation des cots faite
au budget pour chaque tche de votre horaire. Ainsi, mesure que les dpenses relles
seront confirmes, elles seront automatiquement inscrites au projet. Cela facilitera la
prparation des comptes rendus financiers et des prvisions de mouvement de caisse
prvus dans les rapports trimestriels au BTA.

Si vous ne connaissez pas bien les mthodes dattribution des cots de projet, vous
pouvez faire appel un chiffrier pour suivre de prs votre budget. Faites la liste de toutes
les tches de lhoraire de travail la gauche du chiffrier et dans les colonnes de droite,
inscrivez les ressources utiliser, lestimation des cots tire du budget, les cots rels
et, le cas chant, la diffrence.

Budget du projet
Tche Ressources utiliser
Cots
budgts
Cots rels
Cots budgts -
cots rels
Accomplir lvaluation du contenu relatif lamlioration des comptences auprs des apprenants

Mettre au point le guide
dentrevue
Salaires gestionnaires de
projet, enseignants;
honoraires, valuateurs
600 $

Passer les apprenants
en entrevue
Salaire enseignant; location
des salles; ordinateur
portatif
375 $
Traiter les rponses Honoraires valuateurs 200 $
Rdiger le rapport Honoraires valuateurs 400 $

Discuter du rapport lors
des runions
hebdomadaires
Salaires gestionnaires de
projet, enseignant, soutien
technique; honoraires
valuateurs, concepteur de
cours
800 $

Rviser le contenu des
documents
dapprentissage
Salaires enseignant, soutien
technique, honoraires
valuateur, concepteur de
cours; 10 cdroms.
1 200 $
Approuver lvaluation
Salaire gestionnaire de
projet
200 $

Sous-total de lvaluation du contenu relatif au
perfectionnement des comptences auprs des
apprenants
3 775 $
Initiation aux principes fondamentaux de la gestion de projet 14

6 - Les tapes importantes et les dates cibles
Les tapes importantes marquent un vnement significatif dans le cours du projet,
habituellement lachvement d'un produit livrable important. Dans le cadre du plan
daction du projet, vous avez dfini les tapes importantes et fix des dates cibles en
prparant votre demande de financement.

Faites la liste de ces tapes importantes et des dates cibles dans le plan de projets afin
de vous assurer que tous les intervenants en prennent connaissance. Bien que toutes
les parties prenantes reconnaissent sans doute limportance de franchir les tapes et de
respecter les chances afin datteindre les objectifs du projet, cette dmarche comporte
aussi dautres avantages moins vidents. La ralisation des tapes dans les dlais
prvus vite le gaspillage des ressources, maintient au projet son lan et instaure une
crdibilit par rapport aux partenaires potentiels.

La gestion dun projet ncessite la conciliation constante des ressources et des priorits.
Ces contraintes, auxquelles sajoutent les effets inattendus de circonstances qui
chappent votre contrle peuvent compromettre la ralisation des tapes et le respect
des dates dchance. Le calendrier dactivits, lhoraire de travail et la matrice de
responsabilits sont des outils privilgis pour vous aider maintenir le cap.

Voici quelques conseils pour vous aider dans votre dmarche :

Assurez-vous que vos partenaires et le personnel cl ont approuv par crit le
plan de projet en sengageant explicitement respecter les tapes importantes et
les dates cibles.
Examinez lhoraire de travail et la matrice de responsabilits lors des runions
hebdomadaires ou bimensuelles de lquipe de projet afin daffronter les
problmes avant quils ne crent des dcalages importants.
Assurez-vous que chaque personne dispose de lautorit confirme et a accs aux
ressources ncessaires pour complter les tches dont ils ont la responsabilit en
vertu de la matrice de responsabilits.
Prvoyez suffisamment de temps pour la formation ncessaire au fonctionnement
efficace de tous les membres de lquipe.
Rencontrez individuellement les membres de lquipe afin de discuter des rsultats
attendus et des tches qui leur ont t confies tout en soulignant les difficults
qui pourraient se manifester et rpondre leurs questions.
Soulignez le succs de votre quipe de projet lorsquils atteignent une tape dans
les dlais prvus.

Initiation aux principes fondamentaux de la gestion de projet 15

7 - Quest-ce que le risque?
Le risque est inhrent tous les projets. Dans le jargon de la gestion de projet, le
risque dsigne une condition ou un vnement incertain ayant une cause et, lorsquil
se produit, a un effet positif ou ngatif sur les objectifs du projet ainsi quune incidence
sur les cots, lchancier ou la qualit du projet. Par exemple, la cause dun risque peut
tre la ncessit davoir une salle de classe disposant d'ordinateurs en rseau
lintention des apprenants participant votre projet de perfectionnement des
comptences. Lincidence est le retard du branchement Internet et la non-disponibilit de
la classe la date prvue de lancement du projet. Cela a des rpercussions sur votre
objectif qui est d'offrir une formation en informatiques des adultes sous-employs, la
consquence tant que vous devez louer dautres installations ou retarder les activits
dans le cadre du projet.

Bien sr, vous prfrez assurer le maximum de probabilits et de consquences
positives et rduire au minimum la probabilit et les consquences dvnements allant
lencontre des objectifs de votre projet. Un plan de rponse au risque peut vous aider.
Celui-ci met en relief les risques inhrents votre projet, prcise leurs effets et propose
des ractions convenues face chaque risque.

Stratgie de gestion du risque
Identification des risques
La premire tape dans la cration d'un plan de rponse consiste dfinir les risques qui
pourraient nuire votre projet. Le gestionnaire de projet, les principaux membres du
personnel et les partenaires du projet devraient lancer des ides en sinspirant de larrt
de projet, du calendrier dactivits, de lchancier et du budget afin de mettre en relief
les risques possibles. Les intervenants peuvent souvent dfinir les risques en se fiant
leur exprience. En outre, il existe des ressources documentaires qui prcisent les
risques dans plusieurs domaines dapplication.

Les initiatives dapprentissage communautaires comportent souvent les sources de
risques suivantes :

les risques techniques tels que la technologie non prouve;
les risques de gestion de projet tels que les lacunes relatives la rpartition du
temps et des ressources;
les risques organisationnels tels que les conflits de ressources par rapport
dautres activits;
les risques externes tels que la modification des priorits chez les partenaires.

laboration de stratgies de raction face aux risques
Il est impossible de se prparer tous les risques ou de les attnuer tous mais les
risques hautement probables et ayant des rpercussions considrables sont susceptibles
de requrir une intervention immdiate. Laugmentation ou la diminution des risques par
Initiation aux principes fondamentaux de la gestion de projet 16

rapport aux objectifs de votre projet dpend de lefficacit de votre planification. Il existe
diverses stratgies dintervention, notamment :

Lvitement la modification du plan de projet afin dliminer le risque ou de
protger les objectifs de ses effets. Un exemple dvitement est le recours une
technique connue plutt qu une technique innovatrice.
Le transfert le transfert de la gestion et des consquences du risque un tiers.
Le transfert de risque comporte presque toujours le versement d'une indemnit
la partie assumant le risque. Un exemple de transfert est le recours un contrat
prix fixe pour les services d'un consultant.
Attnuation rduire la probabilit ou les consquences d'un vnement
dfavorable un seuil acceptable. Une action rapide est plus efficace quune
tentative de rectification des consquences aprs lessai. Un exemple
dattnuation est la recherche de partenaires additionnels afin d'augmenter les
ressources financires du projet.
Acceptation dcision de ne pas modifier le plan de projet pour faire face au
risque. Lacceptation passive ne demande pas daction. Lacceptation active peut
vouloir dire llaboration dun plan d'urgence advenant lvnement. Llaboration
dune liste de formateurs admissibles disponibles en cas de remplacement de
dernire minute constitue un exemple dacceptation.

Comme tous les risques ne sont pas vidents au dbut du projet, il importe de prvoir un
examen priodique des risques lors des runions de lquipe de projet. Les risques qui
se manifestent devraient faire lobjet d'un rapport soulignant la raction privilgie. Les
leons tires de lexprience peuvent tre utiles dautres intervenants ou dautres
projets.


Conclusion
L'information contenue dans le prsent module vise fournir une courte introduction aux
pratiques et aux techniques de la gestion de projet. Nous esprons que linformation
vous sera utile dans le cadre de votre projet visant encourager lapprentissage vie.

Pour en savoir plus sur la gestion de projet, veuillez consulter le site Web du Project
Management Institute ladresse suivante : http://www.pmi.org .

Initiation aux principes fondamentaux de la gestion de projet 17