GUA PARA LA FORMULACIN DE

PROYECTOS








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Qu es un proyecto?
Un proyecto es un conjunto ordenado de actividades con el fin de satisfacer ciertas
necesidades o resolver problemas especficos. Un proyecto es un plan de trabajo. Por
ejemplo, si pienso en crear un centro de formacin para jvenes, recin tengo una idea
que debo trabajar. Una forma sencilla de transformar esa idea en un proyecto es pensar
en contestar estas preguntas:





Qu?
Nombre del proyecto
Qu vamos a hacer?
Por qu ?
Fundamentacin
Se deber hacer un diagnstico de la situacin y por qu se solucionara de esa forma.
Para qu?
Objetivos
Qu solucionara este proyecto?
Dnde?
Localizacin geogrfica
Ciudad, localidad, barrio.
Cmo?
Listado de actividades
Ser la forma de concretar el proyecto.
Quienes?
Responsables
Quin realizar las actividades?
Cundo?
Plazos
Inicio, pasos intermedios, finalizacin.
Cunto?
Presupuesto
Listado de recursos y sus costos.

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Etapas de un proyecto
1. Diagnstico
2. Planificacin
3. Ejecucin
4. Evaluacin
El primer paso que debemos dar es elaborar un diagnstico. sta ser la
fundamentacin del proyecto, por qu este proyecto se debera realizar? A continuacin
se sugiere una serie de elementos a tener en cuenta.
Identificar claramente los problemas que existe en cierto grupo o comunidad, pensar en
sus posibles causas y elegir el sobre cul se va a trabajar. El gran desafo ser
descomponer las problemticas que suelen ser amplias (pobreza, ausentismo escolar,
desocupacin) en temas ms acotados. El proyecto que se presentar a Fundacin UPM
debe actuar sobre situaciones especficas, fijando la atencin en un resultado concreto
que se quiera alcanzar y cuyo logro podemos controlar y evaluar en el corto o mediano
plazo.
Al elegir el problema a solucionar debemos pensar:
- La situacin que nos planteamos, est a nuestro alcance?
- Qu organizaciones trabajan en este tema? Cmo nos podemos
complementar?
- Qu acciones y recursos estn faltando?
- Quin puede colaborar y de qu manera: vecinos, otras organizaciones, el
municipio, Fundacin UPM?

Luego pensaremos en la planificacin desarrollando la idea para transformarla en un
proyecto. Al comenzar se debe identificar el objetivo, el para qu se hace el proyecto.
Estos deben ser: realistas, claros y medibles. Hay que tener en cuenta que se deben
lograr resultados en el corto plazo y estos sern medidos cuando el proyecto llegue a su

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fin. Se va desde lo general hacia lo particular, desde un objetivo general a varios objetivos
especficos y resultados o metas a alcanzar por el proyecto. Para facilitar este proceso se
utilizar un cuadro que da algunos ejemplos de qu significa cada uno de estos trminos.



OBJETIVO
GENERAL

Promover el
empoderamiento
de las mujeres
participantes a
travs de la
capacitacin
laboral con el fin
de que
desarrollen
planes para el
desarrollo
personal y el de
sus familias.
OBJETIVO
ESPECFICO

O.E. 1
Brindar capacitacin en
el rea de Cocina.
RESULTADO ESPERADO

R1- 40 mujeres desarrollan habilidades de
trabajo y aprenden tcnicas especficas.

R2 3 docentes se especializan en el dictado
de cursos para este pblico objetivo.

O.E. 2
Promover
laboralmente a un
grupo de mujeres
brindndoles la
posibilidad de
mejorar su calidad
de vida y la de sus
familias, al ampliar
sus posibilidades
de generar
ingresos
econmicos.
R3- 50% de las mujeres participantes consigue
un empleo formal al mes de concluidos los
talleres.
R4- 50% mujeres participantes logra armar un
micro emprendimiento utilizando los
conocimientos del curso.

R5- 100% de las familias de las mujeres
participantes mejora sus ingresos econmicos.

O.E. 3
Desarrollar en las
mujeres participantes
confianza en s
mismas, conocimientos
y destrezas, para que
evalen e implementen
sus propias respuestas
a la situacin.
R6- Los talleres se desarrollan en un mbito de
solidaridad e intercambio de los aprendizajes
individuales.
R7- El impacto que la capacitacin ocasiona en
la autoestima hace que visualicen y aprecien sus
cualidades y habilidades, las potencien y
compartan en procesos pedaggicos con sus
compaeras u otras mujeres.

Los resultados (tanto cualitativos como cuantitativos) se prevn desde la formulacin del
proyecto porque se debe trabajar para alcanzarlos. A veces se deben hacer ajustes a las
actividades para lograr esas metas previstas y otras veces los resultados obtenidos los

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superan con creces. Transversalmente, en este punto, se debe identificar a quines y a
cuntos se beneficia directamente con el logro de los objetivos del proyecto. Quines y
cuntos son los beneficiarios?
El segundo paso en la planificacin ser detallar las actividades que se van a realizar y
esto es clave para obtener un buen proyecto. Cmo lo vamos a hacer? Se deber
pensar en las distintas actividades que se van a realizar para lograr los objetivos. Luego
se deben ubicar estas actividades en el tiempo mediante el armado de un cronograma. Es
importante repasar todas las actividades que se deben realizar desde que se aprueba la
propuesta. A modo de ejemplo: la difusin, la planificacin de talleres, las reuniones de
coordinacin; todas las etapas se deben especificar para asegurar de que efectivamente
se implementen. Se propone un modelo sencillo de planificacin de las actividades en el
tiempo que contempla las actividades, los responsables y su fecha de ejecucin.
Actividades del proyecto Meses
N
Breve descripcin de las
actividades
Responsables
Duracin
(das)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Planificacin de los cursos Coordinadora 10
1.1 Compra de materiales educativos Secretaria 3
1.2 Reuniones de coordinacin Coordinadora 7
2
2.1
2.2
N
N.1
N.n

Luego resta armar un listado de todos los recursos necesarios y cotizarlos, es decir, un
presupuesto. Se puede empezar por un listado de materiales y conseguir su precio para
adjuntarlo al presupuesto. Al seguir por los recursos humanos se tendr en cuenta el
cronograma de trabajo para saber cunto tiempo llevar cada accin y quien es el
responsable. Todos los aportes tienen un valor, aunque despus muchos de ellos sean
voluntarios, o se consigan con el municipio. Es necesario consultar con los tcnicos o
profesionales que trabajarn en el proyecto acerca de cules sern sus honorarios y si es
posible, tener su presupuesto por escrito. Tambin se presupuestarn los costos
institucionales o de gestin, como la papelera, el telfono, etc.

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Al final, se renen todos los rubros y se puede trabajar distinguiendo el origen de los
aportes:

El valor total del proyecto puede (y es deseable) que no sea idntico al monto solicitado.
El monto solicitado puede ser slo una parte del valor total. De esta forma, la organizacin
solicitante tambin se hace responsable y otorga una contrapartida. La organizacin que
presenta el proyecto puede aportar los gastos institucionales, otra institucin puede
aportar parte de los recursos humanos. As, finalmente, quin presenta el proyecto slo
solicita el monto equivalente al costo de los recursos materiales.


Fuentes de financiacin
N Rubro Monto Descripcin/Justificacin
Contrapartida
(fondos de la
organizacin)
Fundacin
UPM
Otros
(Especificar)
1 Personal

1.1 -
1.2 -
Subtotal

2
Materiales y suministros


2.1 -
2.2 -
2.3 -
Subtotal

3
Gastos institucionales

3.1 -
Subtotal

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En tercer lugar tenemos la ejecucin. La puesta en marcha del proyecto ser sencilla si
los pasos anteriores se realizaron correctamente. As, slo habr que desarrollar las
actividades respetando los plazos y el presupuesto planteado.
La ltima etapa, que a veces tiende a olvidarse, es la evaluacin. sta es fundamental
para lograr un aprendizaje, el crecimiento de la organizacin y proyectarse al futuro. Es el
momento de reflexionar con todos los que participaron del proyecto:
- Se cumplieron los objetivos
- Se cumplieron los plazos
- Se realizaron todas las actividades propuestas
- El presupuesto estuvo ajustado a la realidad o no
- Participaron todos los que se haban comprometido a participar
- Fortalezas y debilidades
- Proyeccin a futuro

As, un proyecto se resume en estos cuatro pasos:



DIAGNSTICO
PLANIFICACIN
EJECUCIN
EVALUACIN

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Cmo completar el formulario de aplicacin?
El formulario de aplicacin est compuesto por tres reas: los datos generales del
solicitante, la descripcin de la organizacin y la descripcin del proyecto.

DATOS DE LA ENTIDAD
La primera parte refiere a los datos de la entidad:
el nombre, la persona de contacto con Fundacin
UPM y la informacin de contacto. Estos datos son
fundamentales que estn completos ya que el
equipo de Fundacin puede establecer una
solicitud de informacin adicional en el caso de que
sea necesario.

DESCRIPCIN DE LA ORGANIZACIN
En segundo lugar, se proceder a completar la
descripcin de la organizacin que realiza la
solicitud. El objetivo de la organizacin
responde a la pregunta por qu fue creada? A
modo de ejemplo, el objetivo de una
organizacin es promover la insercin laboral
de mujeres en situacin de riesgo social. Pero
solamente el objetivo no es suficiente para
comprender la labor de la organizacin.
Adems se espera que puedan dar de forma
breve ms detalles de la organizacin en
Actividades o proyectos que ha
desarrollado. All podrn colocar un listado de otros proyectos, hitos de su historia,

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instituciones con las que tienen alianzas, etc. Por medio de esta descripcin, la Fundacin
comprender que la organizacin es una contraparte confiable para la ejecucin de
proyectos. Luego se deber explicitar el tipo de organizacin, el ao de creacin de la
entidad y el nmero de personas involucradas en la organizacin, distinguiendo, si es
posible, segn su relacin: funcionarios, voluntarios, comisin o integrantes. En la
descripcin de la organizacin tambin se solicita que expliciten el perfil del pblico
objetivo en el cual repercute el trabajo de la entidad.
Por ltimo en este bloque, se pide especificar el origen o las fuentes de financiamiento
de la organizacin. Se puede colocar las cifras o por porcentajes: 60% convenios con el
Estado, 20% donaciones de empresas, 15% cuota de socios y 5% donaciones de
particulares.

DESCRIPCIN DEL PROYECTO
En el tercer bloque se explicar todos
los aspectos del proyecto que desean
realizar con el apoyo de Fundacin
UPM.
El nombre del proyecto debe ser
corto, claro y referir a la actividad que
se va a desarrollar. Se aconseja que no
supere las 15 palabras.
La fundamentacin del proyecto
responde al diagnstico de la situacin o problema inicial. Por qu es importante el
proyecto?
El objetivo es el elemento medular de un proyecto; responde a la pregunta: para qu lo
vamos a hacer? Se aconseja enumerarlos y respetar ese orden en los informes de avance
y final que presentarn a Fundacin UPM. Por lo general los objetivos comienzan con las

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palabras: mejorar, fortalecer, promover, impulsar, aumentar, entre otras. La adquisicin de
bienes o servicios no son objetivos, sino actividades de una propuesta.
Al leer la descripcin del proyecto, la Fundacin UPM comprender de manera rpida y
sencilla en qu consta (qu se va a hacer?), posteriormente se tendr que situar
geogrficamente los beneficiarios del proyecto.
En el nmero de beneficiarios del proyecto se debe especificar las personas que se
benefician directamente con la realizacin del mismo. Adems, se busca que detallen el
perfil, cmo es la poblacin objetiva segn el proyecto que se proponga. Por ejemplo,
sexo, edad, nivel socioeconmico, nivel de instruccin, ocupacin o, especialmente,
puntualizar cul es la situacin que coloca a esta poblacin en desventaja frente a otros.
Esta poblacin beneficiaria, ya participa en otras actividades del centro? Cmo se los
convocar a formar parte?
El plan de actividades refiere a las
acciones que se llevarn a cabo en el
marco del proyecto. Desde las ms
preliminares como la seleccin del
personal docente hasta la
designacin de responsabilidades en
el marco de un proyecto cooperativo
de produccin. Todas las instancias
deben estar previstas con fecha, as
se podr delimitar el proyecto en el
tiempo.
Se valorar positivamente por parte de la Fundacin la participacin de otras
organizaciones en el proyecto, ya sea como fuente de recursos como de respaldo
explcito al proyecto. Se deber especificar la responsabilidad o forma de apoyo de cada
institucin. La copia de una carta, un convenio o un acuerdo de trabajo entre las
instituciones participantes ser necesaria para demostrar las alianzas generadas.

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Qu acciones favorecen la continuidad del proyecto o su impacto en el mediano plazo?
En el planteamiento del proyecto es recomendable pensar qu pasar despus de que
finalice el apoyo de Fundacin UPM. Una propuesta sostenible es aquella capaz de
generar beneficios en el corto, pero tambin en el mediano o largo plazo.
Fundacin UPM, como impulsor de cambios que surgen en el seno mismo de las
comunidades, espera que los beneficiarios y los referentes de proyectos sean los
protagonistas de su comunicacin. Un plan de difusin del proyecto ser necesario para
conseguir mayores resultados y garantizar la transparencia de su organizacin. En
algunos proyectos la difusin ser esencial para convocar a los beneficiarios; en otros,
para obtener el apoyo de la comunidad u otras entidades, y siempre redundar en un
beneficio para la organizacin comunicar que recibe el apoyo de Fundacin. En cuanto a
la implementacin, se espera que logren definir qu se va a comunicar, con qu
herramienta/soporte y dnde colocaran el logo de la Fundacin. Por ejemplo, realizacin
de un lanzamiento del proyecto, colocacin de banderas en eventos, logo en
indumentaria, comunicados de prensa con presencia de logo, entrevistas en radio local,
etc.
El plazo del proyecto estar establecido en la fecha de inicio del proyecto y la de
finalizacin del mismo. ste ser el plazo durante el cual se desarrollarn las actividades
previstas y se colocar mes/ao. Por ejemplo, si se trata de una propuesta para
complementar el programa escolar todo un ao lectivo, la fecha de inicio ser marzo/ao y
la de finalizacin diciembre/ao. Se recomienda que los proyectos no excedan los dos
aos de ejecucin. Durante este plazo la organizacin deber presentar los informes de
avance y luego de finalizado tendr un mes para la presentacin del informe final.
El presupuesto requiere de una cuidadosa elaboracin y en varias ocasiones la
realizacin de consultas de presupuestos. No es posible rever el monto luego de
aprobada la propuesta y se solicitar una rendicin de cuentas (con un modelo facilitado
por Fundacin UPM) que acompaar el informe de avance y el final.

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El presupuesto debe ser coherente
con la magnitud de los resultados a
alcanzar por el proyecto.
El primer paso es realizar un listado
de todos los elementos que se
necesitarn para desarrollarlo.
Luego se deber establecer un
valor o precio a los recursos, segn
la cantidad y el tiempo de
utilizacin. Para el caso de los
recursos materiales solicitados es
necesario adjuntar al formulario un pedido de presupuesto o constancias que justifiquen el
monto solicitado. Se sugiere especificar el rubro, el monto o precio y el origen de los
fondos. De esta forma, es aconsejable dejar en claro la contribucin de cada organizacin
en el proyecto. El monto solicitado ser, por lo general, menor al presupuesto total, ya que
la contrapartida de la entidad solicitante tambin se debe presupuestar.
La ltima parte a completar del formulario es la aceptacin del aplicante. El formulario
debe incluir la fecha y la firma de la persona que solicita el apoyo.


Informacin y consultas:
Escribir al correo electrnico: fundacion@upm.com
El formulario de aplicacin y las Bases de la convocatoria a proyectos
se pondrn descargar en la seccin de Fundacin en: www.upm.com.uy