BPWIN

QU ES EL MODELAJE?
Tcnica efectiva para entender y comunicar una situacin real en cualquier disciplina.

TCNICAS DE MODELAMIENTO
BPwin proporciona tres tcnicas para el modelamiento de sus procesos, funciones
y actividades, los cuales se representan mediante el uso de una sintaxis sencilla de
cajas y flechas.
Estas tcnicas son conocidas como:
IDEF0 (Modelamiento de Procesos y Funciones),
IDEF3 (Documentacin de Flujos de Trabajo) y
DFD (Diagramas de Flujo de Datos).

Cada una de estas tcnicas estn respaldadas por notaciones estndares
internacionales para un mejor entendimiento, todas ellas (en su gran mayora) basadas
en simbologas de Yourdon o Sarson.
Con la mnima capacitacin, los profesionales de la organizacin involucrados con toda
esta labor, pueden aprender a leer y comprender los modelos de una actividad compleja
dentro del negocio.

BPwin y el Flujo de Datos (DFD)
Definicin del DFD
Componentes del DFD
Sintaxis y Reglas en el DFD
Creando un DFD
Caso de Estudio-DFD

BPwin

BPwin es una potente herramienta de modelamiento utilizada para analizar,documentar
y mejorar los procesos de negocio de nuestra organizacin(actividades). BPwin nos va
ha permitir documentar de manera clara los elementos ms importantes de nuestra
organizacin como que actividades son necesarias, cmo se realizan y qu recursos
consumen, lo cual nos proporciona una visin exacta, no solo de qu es lo que hace
nuestra organizacin, sino si lo hace deforma eficiente.
BPwin proporciona un marco de trabajo para poder representar y entender los
procesosde negocio, determinando el impacto de los diferentes sucesos y definiendo
cmo los procesos interactan unos con otros mediante flujos de informacin
permitindonos identificar actividades poco eficientes o redundante

Definicin del DFD: Modelamiento de Flujos de Datos

Los DFD (Data Flow) son tcnicas que permiten modelar la interrelacin de procesos,
funciones o actividades, conocer el origen y destino de la data al entorno del proceso y
ser soporte para la etapa de implementacin de un sistema.
Su uso es muy frecuente cuando los analistas de sistemas necesitan conocer los
aspectos fsicos que necesitan para llevar a cabo el cumplimiento de las funciones o
tareas planificadas por la organizacin.


I. Componentes del DFD
Estructura Grfica
Cajas de Procesos o Funciones
Entidades Externas
Flechas
Depsitos de Informacin
Diagramas

1- Cajas de Procesos o Funciones
Este componente representa un proceso o funcin de la organizacin, que se encarga
de transformar las entradas en salidas. Su representacin esta formada por una caja
con las esquinas redondeadas y son sinnimos de las funciones utilizadas en el IDEF0.
La diferencia con el IDEF0, es que el DFD no soporte ni controles ni mecanismos en las
Flechas

2- Entidades Externas
Son aquellas que proveen entradas al sistema y/o reciben las salidas. Una simple
entidad se puede aparear en mltiples tiempos con distintas funciones. Su
representacin grfica es:

Estas entidades pueden estar representadas por personas, programas, organizaciones
u otras entidades que interactan con el sistema pero que se encuentran fuera de su
frontera.

3- Flechas
Las flechas describen el movimiento de los datos desde una parte del sistema hacia
otra.
Estas pueden estar representadas por documentos, cartas, llamadas telefnicas,
correos electrnicos o paquete de datos en movimiento. Su representacin grfica es
como en el IDEF0 :



4- Depsitos de Informacin
Estos representan lugares de almacenamiento para los datos o la informacin en su
conjunto. El almacenamiento puede estar representado por mecanismos
computarizados (base de datos) o manuales (registros).



5- Diagramas

En el caso de los DFD se puede empezar desde el diagrama de contexto hasta las
respectivas descomposiciones funcionales, con la finalidad de representar el diseo del
sistema, es decir la implementacin y uso del sistema dentro de la organizacin.

6- Diagrama de Contexto
En contraste al IDEF0, en el diagrama de contexto del DFD se puede visualizar la
interconexin que existe entre las entidades externas, los flujo de datos y el sistema
diseado. La presencia de las entidades externas en este modelo, no altera la
necesidad de documentar el punto de vista, propsitos y alcances.


Diagrama de contexto reconocido por el nmero cero en la parte superior derecha


7- Diagrama de Descomposicin
Tambin conocido como diagrama de descomposicin funcional del sistema.
Este muestra a gran detalle la presencia de funciones del sistema con funciones
manuales de importancia que necesitan estar en relacin (a travs de los flujos y
depsitos) para cumplir el propsito real del proyecto.



II. SINTAXIS Y REGLAS EN EL DFD
Al momento de empezar a crear cada uno de los elementos como el dibujo en su
totalidad, se deber tener presente ciertas reglas que permitan validar la interpretacin
del modelo.

Nombrando los Procesos o Funciones
Al igual que en el IDEF0, los procesos o funciones deben ser nombrados a travs de un
Verbo + Sustantivo, con la nica salvedad que el diagrama de contexto deber tener
un el prefijo Sistema siempre y cuando el diagrama represente el modelo reestructurado
listo para su implementacin con la participacin del sistema

Debido a la
recomendacin sobre los
DFD que deben
representar el modelo
automatizado prximo a
implementar, se debe
anteceder al nombre el
prefijo Sistema

Nombrando Entidades
Las entidades no tienen una regla para ser nombradas, slo representan entes externos
al sistema. Tal como se le identifique en el anlisis preliminar, as deber ser nombrado.

Semntica de Flechas
En el diagrama de contexto o en las descomposiciones se puede observar el siguiente
tipo de flecha :

El uso de esta flecha significa la coordinacin o intercambio fluido que existe entre
dos funciones realizadas por el sistema, entre una funcin y una entidad externa o entre
dos entidades externas.



Nombrando Depsitos
Los depsitos no tienen ninguna restriccin en su nombramiento, slo consiste en
asignarle el nombre tal cual se usa en la organizacin para almacenar la informacin,
resaltando el dispositivo que usa ya sea manual o automatizado.




PROCEDIMIENTO PARA CREAR UN DFD
Los DFD pueden ser creados utilizando el base del anlisis estructurado o la descripcin
similar al IDEF0.necesitan una documentacin y un conjunto de
pasos a seguir al igual que el IDEF0 con la finalidad de entender claramente sus
objetivos y poder realizar un correcto anlisis.
Paso 1: Documentar la informacin relacionada al Propsito (Purpose), Punto de Vista
(View Point), Definicin exacta del Modelo (Definition), Alcance (Scope) y las Fuentes de
Informacin (Source) que se utilizaron.
Paso 2: Contar con una informacin textual ms amplia, a diferencia del IDEF0, sobre lo
que sucede tanto dentro del sistema como fuera de el en relacin a quienes deben
enviar y recibir la informacin.
Paso 3: De la informacin anterior destacar el nombre de los documentos o formatos
que permiten iniciar el proceso principal.
Paso 4: Ubicar el nombre de los departamentos que participan en el envo o recepcin
de los documentos que se destacaron anteriormente.
Paso 5: Identificar las funciones que se realizan dentro del proceso o funcin principal
que se ha automatizado. Estas permitirn representar la descomposicin funcional.
Paso 6: Resaltar los archivos donde se guardan las transacciones u operaciones
realizadas en las descomposiciones funcionales.
Paso 7: Identificar los equipos o dispositivos utilizados para llevar a cabo cada una de
las funciones.

CASO DE ESTUDIO

Automatizacin de la Adquisicin de Bienes y Servicios
Informacin General
Luego de haber realizado el modelamiento funcional lgico de la forma como se
llevaban a cabo las cosas en el rea de abastecimiento, ahora se tratar de modelar
fsicamente la futura implementacin del sistema, donde los departamentos o personas
que pondrn en funcionamiento al sistema son:

Personas y/o Departamentos Identificados:
1. Jefe de Ventas
2. Jefe de Personal
3. Contabilidad
4. Gerencia General
5. Proveedor

Proceso General
El jefe de compras recepcionar los pedidos de compra de las reas solicitantes ya sea
por escrito o por medio telefnico. El Jefe de compras autorizar la compra y lo derivar
al auxiliar administrativo, este recepcionar, lo registrar en la B.D. del sistema y tomar
conocimiento de la compra a realizar. El auxiliar administrativo solicitar las cotizaciones
a los proveedores enviando para ello la orden de cotizacin automatizada. Los
proveedores entregan al auxiliar administrativo las cotizaciones solicitadas las cuales
debern ser registradas en un archivo. El auxiliar administrativo proceder a analizar y
elaborar el cuadro comparativo de cotizaciones como tambin el acta de otorgamiento y
la orden de compra derivndolo al Jefe de compras. El jefe de compras revisar y dar
la conformidad y lo derivar al Auxiliar administrativo. El auxiliar administrativo accesar
a los datos del proveedor del sistema para citarlo y entregarle la orden de compra
automatizada. El proveedor entregar los bienes al almacn y copia de la gua de
conformidad con la factura al auxiliar administrativo y guardarlas en un registro.
Finalmente el Auxiliar deber entregar un informe de compras al Gerente.



Funciones a Ejecutarse
1. El Jefe de compras recepcionar el pedido, ya sea por escrito o por telfono, del rea
solicitante que contiene VB y conformidad (1 da)
2. El Jefe de compras autorizar la compra y lo derivar al auxiliar administrativo. Dicho
auxiliar recepcionar y registrar en la B.D. del sistema el pedido de compra, toma
conocimiento y procede a solicitar cotizaciones a los proveedores, generando y
enviando la orden de cotizacin automatizada. (1 da )
3. El auxiliar administrativo recepciona y registra en un archivo las cotizaciones enviadas
por los proveedores (4 das)

4. El auxiliar administrativo analiza y elabora el cuadro comparativo de cotizaciones y el
acta de otorgamiento derivndolo al Jefe de Compras. (1 da)
5. El auxiliar administrativo procesa la compra, accesando de la B.D del sistema los
datos del proveedor para citarlo y entregarle la orden de compra automatizada
previamente revisada y con autorizacin del jefe de compras (2 das)

6. El auxiliar administrativo debe recibir la factura del proveedor con la gua de
conformidad para darle trmite al pago respectivo




USANDO EL BPWIN

CREANDO EL PROYECTO De FLUJO DE DATOS
Para crear un Proyecto DFD siga los siguientes pasos:
1. Menu File
2. Elija la opcin New
3. En el cuadro de dialogo escriba el nombre del proyecto
4. Luego elija la opcin DFD
5. Finalmente clic en Aceptar
6. Escriba el nombre del Autor
7. BPwin le mostrara la siguiente ventana:


Descripcin de la Barra de Herramientas
La barra de herramientas para el proyecto DFD consta de los siguientes elementos:

Puntero de Flecha
Actividad
Creacin de Flechas
Herramienta Sealador de flechas
Referencia externa
Almacn de datos
Herramienta de Texto
Herramienta Ir a
Editor de Diccionario
Ir al Diagrama Padre
Crear o ir al Diagrama Hijo


Aadiendo Referencias externas
En la barra de herramientas haga clic en el icono que tiene como nombre referencia
externa. BPwin le mostrara la siguiente ventana:

Aadiendo Referencias externas
En la barra de herramientas haga clic en el icono que tiene como nombre referencia
externa. BPwin le mostrara la siguiente ventana:
El diagrama se visualizara tal como se aprecia en la siguiente figura:
Ingrese el nombre
de la referencia
externa. Luego
clic en OK

Aadiendo Flujos al DFD
Para aadir flujos al DFD realizar los siguientes pasos:
1. En la barra de herramientas haga clic en el icono flecha
2. Haga clic en una referencia externa y luego haga clic en el DFD
3. La grafica se debe visualizar tal como se aprecia en la siguiente figura:

Nombrando los Flujos o flechas
Para nombrar flujos realizar lo siguiente:
1. Haga doble clic sobre la flecha
2. BPwin le mostrara la siguiente ventana

Para cambiar el estilo del flujo haga doble clic sobre el, en la ventana que se muestra
elija la opcin Style y en el elija el tipo de flujo segn la tarea a realizar. El DFD se debe
visualizar tal como se aprecia en la figura:

Descomposicin del DFD
Para descomponer el DFD realizar lo siguiente:
1. Clic en el icono que tiene como nombre Crear o ir al Hijo en la barra de
herramientas
2. Elija el numero de actividades a descomponer
3. Seleccione la opcin DFD
4. Finalmente clic en Aceptar

Ingrese el numero de
actividades a
descomponer finalmente
clic en OK



Nombrando Actividades
Para nombrar actividades seguir los siguientes pasos:
1. Doble clic sobre la actividad
2. Ingrese el nombre
3. Finalmente clic en Acepta

Asociando flujos a las actividades
Para asociar flujos a las actividades siga el mismo mecanismo descrito en la
metodologa IDEF0.

Creando Almacenes de Datos
Para crear un almacn de datos realizar lo siguiente:
1. Seleccione el icono que tiene como nombre almacn de datos
2. Ingrese el nombre
3. Finalmente clic en OK





EJERCICIO PROPUESTO