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Ouverture, évaluation et attribution

Délai entre l'invitation à soumettre et la soumission

Le délai autorisé pour la préparation des offres dépend largement de l'étendue et de la complexité du contrat. Généralement, un délai minimal de 60 jours est autorisé pour les appels d'offres internationaux. Quand de grands travaux de génie civil ou de construction d'usines complexes sont requis, une durée minimale de 90 jours doit être prévu afin de permettre aux soumissionnaires potentiels de réaliser des enquêtes sur site préalablement à la soumission de leur offre. Le délai autorisé dépend toutefois des circonstances relatives à chaque projet.

Procédures d'ouverture des offres

La date, l'heure et le lieu de la réception des offres ainsi que l'ouverture de ces dernières doivent être annoncés dans l'avis d'appel d'offres. Toutes les offres doivent être ouvertes publiquement à la date prévue. Les offres reçues après la date et l'heure indiquées sont rejetées et retournées non ouvertes. Le nom du soumissionnaire, le montant total de chaque offre et ses variantes, si elles ont été demandées ou autorisées, doivent être lues à haute voix et enregistrées.

La Banque doit être informée suffisamment en avance de la date d'ouverture des offres afin que ses représentants puissent, si elle l'estime nécessaire, assister à l'ouverture des offres et à leur évaluation.

Prolongation de la validité de l'offre

Tous les efforts doivent être faits pour achever l'évaluation d'une offre avant l'expiration de sa validité. Celle-ci ne doit pas être prolongée, sauf circonstances exceptionnelles. Lorsqu'une prolongation est considérée nécessaire, tous les soumissionnaires doivent être consultés. Il n'est pas autorisé de demander ou de permettre aux soumissionnaires voulant prolonger la validité de leur offre, d'en modifier le contenu. La garantie de soumission des soumissionnaires qui ne veulent pas prolonger la validité de leur offre doit leur être retournée.

Clarification ou changement des offres

Aucun soumissionnaire ne doit avoir la permission de changer une offre après son ouverture. Seules des clarifications ne changeant pas le contenu de l'offre peuvent être acceptées. De même, le récipiendaire peut demander des clarifications sur l'offre de chaque soumissionnaire mais il ne peut pas leur demander d'en changer le contenu.

Confidentialité et procédures

Aucune information relative à l'examen, la clarification, l'évaluation des offres ou aux recommandations relatives à l'attribution des marchés ne doit être communiquée à une personne qui n'est pas officiellement concernée par ces procédures jusqu'à ce que l'attribution du contrat au soumissionnaire gagnant soit annoncée, sauf si cela est stipulé dans la loi du pays récipiendaire. Dans tous les cas, cela ne peut être fait sans une approbation préalable de la Banque.

En outre, les documents, lorsque cela est approprié, doivent définir les tests, normes et méthodes utilisés pour juger de la conformité de l'offre par rapport au cahier des charges. Si des variantes sont permises, cela doit être expressément indiqué. Les dessins techniques doivent être complets et accompagnés d'un texte de spécifications techniques. S'il n'y a pas de dessins techniques, le texte doit être explicite. Les documents d'appel d'offres doivent présenter les facteurs clefs ou les bases qui seront pris en compte dans l'évaluation et la comparaison des offres. Ils doivent indiquer les méthodes, termes, conditions et facteurs d'évaluation et de comparaison des offres. Excepté dans les cas où la Banque a accordé d'autres procédures qu'un appel d'offres ouvert international, le cahier des charges doit être formulé de façon à encourager la plus large participation.

Examen des offres

Après l'ouverture, il faut s'assurer qu'aucune erreur n'a été faite dans le calcul des offres, si celles-ci répondent totalement aux documents d'appel d'offres, si les garanties et les sécurités exigées ont été fournies, si les documents ont été correctement signés et si les offres sont en règle. Si une offre n'est pas totalement conforme, contient des réserves inadmissibles, ou ne répond pas substantiellement aux documents d'appel d'offres, elle doit être rejetée.

Une analyse technique doit être réalisée pour évaluer chaque offre conforme pour permettre la comparaison des offres valides. La banque exige d'enregistrer et de justifier toutes ces actions dans le rapport d'évaluation des offres.

Post-qualification des soumissionnaires

En l'absence de pré-qualification, le récipiendaire doit d'abord décider de la post-qualification des soumissionnaires, c'est-à-dire sélectionner les soumissionnaires dont l'offre est conforme qui ont la capacité technique et les ressources financières suffisantes pour exécuter efficacement le contrat ou les travaux concernés.

Évaluation et comparaison des offres

L'évaluation des offres a pour but de déterminer la valeur de chaque offre pour le récipiendaire. Elle doit permettre une comparaison significative des offres conformes et de déterminer l'offre jugée techniquement acceptable la moins coûteuse. Parmi les soumissionnaires pré-qualifiés ou post- qualifiés, celui qui aura soumis l'offre jugée techniquement acceptable la moins coûteuse sera celui auquel le marché sera attribué.

La ou les monnaies, dans laquelle/lesquelles le prix de chaque offre serait réglé par le récipiendaire en cas d'acceptation de l'offre, doit(vent) être valorisée(s) en monnaie locale ou en toute autre devise pour permettre la comparaison des offres entre elles. Celle-ci doit être précisée dans les documents d'appel d'offres.

Un rapport détaillé sur l'évaluation et la comparaison des offres doit être préparé par le récipiendaire et/ou par son consultant et envoyé à la Banque avec les recommandations finales pour approbation, avant que toute attribution de marché soit annoncée. Il doit exposer les raisons spécifiques sur lesquelles est basée la détermination de l'offre jugée techniquement acceptable la moins coûteuse.

Préférences aux pays membres

La banque autorise une marge de préférence de 15 % à ses pays membres lors de la comparaison des offres des pays membres avec ceux des pays non membres. Les documents d'appel d'offres doivent mentionner cette préférence et spécifier comment elle est appliquée. Elle est définie avec consentement préalable de la Banque et s'applique aux biens strictement conformes aux cahiers des charges et aux normes définies dans les documents d'appel d'offres.

Avec le concours du récipiendaire, et sous les conditions agréées et exposées dans les documents d'appel d'offres, une marge de préférence de 10% peut être attribuée aux sous-traitants locaux lors de l'évaluation des offres.

Refus des offres et re-lancement d'un appel d'offres

Les documents d'appel d'offres indiquent, en général, que le récipiendaire peut rejeter une ou toutes les offres sans justification. Cependant, la totalité des offres ne peut être rejetée et un nouvel appel d'offres lancé selon le même cahier des charges dans le seul but d'obtenir de meilleurs tarifs, sauf si l'offre jugée la moins coûteuse excède de façon déraisonnable les estimations de coût et qu'il est justifié d'espérer de meilleurs tarifs.

Le refus de toutes les offres peut également être justifié lorsque :

les offres ne répondent pas aux documents d'appel d'offres

il y a trop peu de concurrence (trois offres minimum sont requises)

Si toutes les offres sont rejetées, le récipiendaire n'est pas tenu de se justifier mais doit traiter la ou les causes du rejet et, soit réviser le cahier des charges, soit modifier le montant des travaux ou des produits demandés dans d'appel d'offres, soit les deux afin de permettre une meilleure mise en concurrence. Dans certaines circonstances et après consultation de la Banque, le récipiendaire peut également négocier avec, au maximum, trois des soumissionnaires pré-qualifiés afin d'obtenir un contrat satisfaisant.

En cas de nouvel appel d'offres, les anciens soumissionnaires peuvent bénéficier d'une chance à re- soumissionner.

Attribution de contrat

L'attribution d'un contrat est sujette à l'approbation écrite de la Banque et doit être notifiée au soumissionnaire dont l'offre a été jugée la moins coûteuse et techniquement acceptable et qui respecte les normes de capacité et de ressources financières. Le soumissionnaire ne doit pas être tenu, sauf si c'est une condition d'attribution, de prendre des responsabilités ou d'entreprendre des travaux qui ne sont pas stipulés dans le cahier des charges ni de modifier son offre. Le pré contrat avec le soumissionnaire sélectionné doit être soumis à la Banque pour approbation.

Ordres de changement

Pendant l'exécution d'un contrat, il peut arriver qu'il soit nécessaire d'amender les travaux exigés par un accord entre le récipiendaire ou son agent et le contractant. Un tel accord est mis en évidence par un ordre de changement ou un ordre de variante. Une copie de tous les ordres de changement pour

des contrats financés par la Banque doivent lui être soumis pour approbation préalable. Dans les cas où une variante représente plus de 10% de la valeur de l'article en question, un rapport est exigé. Il justifie le besoin de cette variante, ses implications techniques et financières et son impact sur le projet original dans son ensemble. De tels ordres de changements doivent être cités dans le rapport d'avancement du projet. Les variations de prix résultant d'ordres de changement ne doivent pas excéder 20% du prix du contrat.