Trainersprotocol

[BEDRIJF]
 Trainersprotocol [bedrijf] 2

INLEIDING

In dit trainersprotocol staan de afspraken en procedures rondom de verzorging van en

voor [bedrijf] beschreven. Er wordt aangegeven wat wij van u verwachten als trainer en
wat u van [bedrijf] kunt verwachten.

U als trainer vertegenwoordigt [bedrijf] als organisatie. U stelt zich op de hoogte van de
context waarin de plaatsvindt, u kent de naam van de opdrachtgever van [bedrijf], u
kunt eventuele relaties met andere en leggen en u kent de rol van [bedrijf] in het traject.
Als trainer bent u in dienst van [bedrijf] en u straalt dit gedurende de uit.
Termen die hierbij passen zijn onder andere:
• loyaliteit naar de organisatie;
• uitdragen visie op leren;
• enthousiasme over het product en de ;
• representatief in kleding en taalgebruik.
U kunt, indien nodig, gebruik maken van de visitekaartjes van [bedrijf].

Ieder traject wordt begeleid door een opleidingsadviseur vanuit [bedrijf] en heeft een
eigen administratieve ondersteuning (xxxxxxxxxxx). De opleidingsadviseur is
verantwoordelijk voor de inhoudelijke zaken, het xxxxxxxxxxx is verantwoordelijk voor
de organisatorische zaken.

Het is van belang dat u weet wie uw contactpersonen zijn binnen [bedrijf]. In bijlage 1
treft u een overzicht aan van de contactpersonen bij [bedrijf] .

Wij hopen met dit protocol de kwaliteit van onze en te waarborgen en het werken voor
iedereen prettig en overzichtelijk te laten verlopen.
Uiteraard kunnen niet alle vragen of opmerkingen in een protocol vastgelegd worden.
[bedrijf] streeft naar een optimale samenwerking met u als trainer en staat open voor
vragen, suggesties en/of aanvullingen. U kunt hierover altijd in contact treden met het
Xxxxxxxxxxx (OBT) of met de manager trainerspool.

We zien uit naar een prettige samenwerking en wensen u veel succes met de en die u
voor [bedrijf] verzorgt!
 Trainersprotocol [bedrijf] 3

INHOUDSOPGAVE

1 [bedrijf] . . . . . . . . . 4
1.1 Dienstverlening [bedrijf] . . . . . . 4
1.2 Leren volgens [bedrijf] . . . . . . . 5

2 Procedures organisatie en . . . . . . . 6
2.1 Procedure planning . . . . . . . . 6
2.2 Procedure inwerktrajecten . . . . . . . 6
2.3 Procedure overnachting trainer . . . . . . .
6
2.4 Procedure ziekmelding . . . . . . . .
7
2.5 Facturatie . . . . . . . . . 8

3 Uitvoeren van en . . . . . . . . 9
3.1 Presentatie van de trainer . . . . . . . 9
3.2 Werken met een co-trainer . . . . . . . 9
3.3 Materialen . . . . . . . . 9
3.4 Presentielijsten . . . . . . . . .
10
3.5 Evaluatie . . . . . . . . . 10

3 Locaties . . . . . . . . . 11
4.1 Accommodatie arrangementen . . . . . . .
11
4.2 Klachten over de accommodatie . . . . . .
11

Bijlage 1: Contactpersonen [bedrijf] . . . . . . 12

 Trainersprotocol [bedrijf] 4

1. [BEDRIJFSPROFIEL]

1.1Dienstverlening [bedrijf]
 Trainersprotocol [bedrijf] 5

2. PROCEDURES ORGANISATIE EN PLANNING

2.1 Procedure planning

De planningsprocedure bij [bedrijf] is als volgt:

1. De aanvragen worden per e-mail verstuurd door het Xxxxxxxxxxx naar alle inzetbare
trainers, de reactietermijn staat vermeld in de mail;
2. Na de reactietermijn worden de trainers geselecteerd en ingepland door het
Xxxxxxxxxxx, zij ontvangen een e-mail met een verzoek tot het in optie nemen van
de vermelde sdata; Niet geselecteerde trainers ontvangen een mail met een
afwijzing;
3. Zodra [bedrijf] een akkoord heeft op de data van de opdrachtgever worden de data
per e-mail naar de trainer bevestigd, deze bevestiging is bindend;
4. Twee weken voorafgaand aan de ontvangt u per e-mail van het Xxxxxxxxxxx de
uitnodiging voor de voorzien van alle gegevens;

[bedrijf] houdt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de planning en tot
vier weken van tevoren kosteloos te kunnen annuleren.

2.2 Procedure inwerktrajecten

Indien u observeert bij een om deze later zelf te geven, heeft u hiervoor aparte
afspraken gemaakt met de manager trainerspool en / of de verantwoordelijke adviseur.
Bij [bedrijf] heeft elke adviseur een aantal en onder zijn/haar verantwoordelijkheid.


De data van uw inwerktraject worden door de manager trainerspool doorgegeven aan
het Xxxxxxxxxxx zodat u tijdig een uitnodiging ontvangt;
u neemt contact op met de hoofdtrainer om afspraken te maken over de inhoud en de
rolverdeling;
maximaal 1 persoon observeert en/of geeft onderdelen samen met de hoofdtrainer;
u rapporteert uw bevindingen na afloop van het inwerktraject naar de manager
trainerspool en / of verantwoordelijke adviseur.

2.3 Procedure overnachting trainer

Voorovernachting
 Trainersprotocol [bedrijf] 6

Alleen als de reistijd van huis naar de cursuslocatie meer dan 90 minuten enkele reis
bedraagt en de afstand groter is dan 100km, kunt u een voorovernachting aanvragen.
De manager trainerspool dient deze aanvraag goed te keuren.
Verzoek tot het maken van een voorovernachting dient u minimaal 10 werkdagen van
tevoren per
e-mail in te dienen bij het Xxxxxxxxxxx ([bedrijf]@[bedrijf].nl). Beschrijf duidelijk de data
en de reden van aanvraag.
De overnachting, inclusief ontbijt wordt door [bedrijf] betaald. We gaan er van uit dat u
‘s avonds, dus na het diner, in het hotel arriveert.
Een niet op tijd ingediende aanvraag wordt niet in behandeling genomen en is derhalve
niet declarabel.

Tussenovernachting
Wanneer u als trainer een meerdaagse verzorgt, is er sprake van een
tussenovernachting. Ook voor deze tussenovernachting geldt dat de reistijd van huis
naar de cursuslocatie meer dan 90 minuten enkele reis bedraagt en de afstand groter is
dan 100km. De manager trainerspool dient deze aanvraag goed te keuren. De aanvraag
dient minimaal 10 werkdagen van tevoren per e-mail te worden ingediend bij het
Xxxxxxxxxxx ([bedrijf]@[bedrijf].nl). Beschrijf duidelijk de data, de reden van aanvraag
en de naam van de .
[bedrijf] betaalt een diner, tot max. € 23,- (inclusief drankjes tijdens diner en later op de
avond). [bedrijf] boekt het hotel inclusief diner, het hotel voegt de dinerbon toe aan de
hotelrekening. Als u meer diner- en drankkosten heeft gemaakt dan € 23,-, reken dit dan
af in het hotel als u uitcheckt
’s ochtends. Indien het hotel, onverhoopt, niet op de hoogte is van deze regeling,
bewaar dan de bon van het diner en declareer de kosten achteraf.
Een niet op tijd ingediende aanvraag wordt niet in behandeling genomen en is derhalve
niet declarabel.

2.4 Procedure ziekmelding

Het is van het grootste belang dat u zich tijdig ziek meldt. Alleen dan is het mogelijk om
vervanging te regelen. Met elkaar moeten we in elk geval er voor zorgen dat er geen
groepen naar huis gestuurd moeten worden omdat de trainer ziek is.

Werkt u als freelance trainer voor [bedrijf] dan handelt u als volgt:
• U meldt zich zo mogelijk minimaal een dag van te voren ziek bij de planner
van het Xxxxxxxxxxx.
 Trainersprotocol [bedrijf] 7

• In noodgevallen, buiten kantooruren en in het weekend, belt u voor 20.00 uur

de manager trainerspool.

Werkt u via een andere organisatie dan zijn er doorgaans afspraken gemaakt over
vervanging bij ziekte. Handel dan als volgt:
• U meldt zich ziek bij uw eigen organisatie.
• Bel [bedrijf] met een oplossing of laat de oplossing doorbellen.
• Als er geen oplossing is, bel het Xxxxxxxxxxx en bespreek samen de
mogelijkheden.

2.5 Facturatie

Facturen aangaande en kunnen verstuurd worden naar het bedrijfsbureau van [bedrijf]
onder vermelding van het toegekende projectnummer.

Facturen kunnen gestuurd worden naar:

Wij verzoeken u vriendelijk om uw werkzaamheden per project en per onder vermelding

van het juiste projectnummer te factureren (reiskosten graag declareren per ………….).
 Trainersprotocol [bedrijf] 8

3. UITVOEREN VAN EEN TRAINING

3.1 Presentatie van de trainer

U stelt zich voor als trainer in dienst van of ingehuurd door [bedrijf]. [bedrijf] beschikt
over een breed netwerk met goede trainers waar u deel van uitmaakt. Indien u zich bij
opdrachtgevers van [bedrijf] presenteert, kunt u gebruik maken van blanco [bedrijf]
visitekaartjes (te verkrijgen bij [bedrijf] indien niet in uw bezit).

3.2 Werken met een co-trainer

Als u de met een collega-trainer geeft, neemt u vooraf contact op met de trainer om
afspraken te maken over de rolverdeling en de inhoud van de . De gegevens van de co-
trainer ontvangt u bij de uitnodiging per e-mail.

3.3 Materialen

Materiaal voor de trainer

Tijdens uw inwerktraject heeft u de betreffende trainershandleiding en aanvullende
materialen ontvangen evenals het cursistenmateriaal.
[bedrijf] houdt het opleidingsmateriaal zo actueel mogelijk en geeft eventuele
wijzigingen aan de trainers door. Het wordt op prijs gesteld als u in geval van twijfel het
initiatief neemt om bij [bedrijf] te verifiëren of u over de laatste versie van het materiaal
beschikt.

Materiaal voor de cursisten

Het materiaal dat bij de hoort, wordt naar de locatie gestuurd waar de zal plaatsvinden.
Dit betreft hand-outs, syllabi, kladblokken, pennen, evaluatieformulieren,
presentielijsten, etc.
Indien het materiaal niet aanwezig is, controleer dan eerst bij de receptie van de locatie
of men goed heeft gezocht naar het materiaal. In de meeste gevallen is het materiaal
een paar dagen geleden bezorgd en is het elders opgeslagen. Mocht het materiaal
daadwerkelijk niet gearriveerd zijn, dan kunt u contact opnemen met het xxxxxxxxxxxx
van [bedrijf].

Kopiëren van materiaal op kosten van [bedrijf] is altijd mogelijk, mits binnen redelijke
marges. Mocht u twijfelen dan kunt u hierover contact opnemen met het Xxxxxxxxxxx
van [bedrijf].
Trainersprotocol [bedrijf] 9
 Trainersprotocol [bedrijf] 10

Tijdens de ontvangen de deelnemers alle benodigde materialen. Het komt voor dat
materiaal uit een lesblok in een later blok weer nodig is. De deelnemers zijn zelf
verantwoordelijk voor het meebrengen van het materiaal naar een volgend lesblok.
Materiaal wordt niet nagestuurd.
U als trainer wordt verzocht geen toezeggingen te doen over het nasturen van
materiaal.

Indien u materiaal over heeft (mappen, kladblokken, pennen) na afloop van de dan kunt
u dit zelf meenemen en bewaren voor een volgende of afleveren bij [bedrijf] als u in de
buurt komt. Wilt u dit wel even melden bij het Xxxxxxxxxxx. Ook kunt u het materiaal
meegeven aan een interne trainer van [bedrijf]. Wilt u bij grote hoeveelheden materiaal
en boeken contact opnemen met het OBT voor de verdere afhandeling.

3.4 Presentielijsten

Vaak zijn er afspraken met opdrachtgevers gemaakt om deze te informeren over de aan-
en afwezigheid van hun medewerkers. Presentielijsten worden vaak één op één
doorgestuurd naar de opdrachtgever en daarom is het noodzakelijk dat ze duidelijk en
eenduidig worden ingevuld.
Medewerkers die niet op de lijst staan (komt vaak voor bij onderling ruilen van cursisten)
vult u zelf aan op de presentielijst. Noteer duidelijk (in blokletters) de naam van de
deelnemer, eventueel personeelsnummer en de locatie waar zij werken. Geef bij
vervanging duidelijk aan wie wie vervangt. Vink ook alle dagdelen aan- en afwezig per
deelnemer af middels kruisjes achter de namen.

De presentielijst stuurt u na de per omgaande terug aan [bedrijf] in de retourenvelop,

samen met de evaluatieformulieren (binnen één werkdag na afloop van de ).

3.5 Evaluatie

Onderdeel van het opgestuurde materiaal zijn de evaluatieformulieren en een aan

[bedrijf] geadresseerde en gefrankeerde envelop. Zorg ervoor dat er aan het einde van
de voldoende tijd is voor een mondelinge en schriftelijke evaluatie. Moedig de
deelnemers aan om antwoorden toe te lichten.
Een trainer die ingewerkt wordt tijdens de , wordt niet beoordeeld op het
evaluatieformulier. Geef dit ook aan naar de deelnemers. Ook voor de trainer is er een
evaluatieformulier waarop u opmerkingen over de en over de locatie kunt aangeven.
 Trainersprotocol [bedrijf] 11

Stuur de evaluatieformulieren en de presentielijst per omgaande terug aan [bedrijf] in

de retourenvelop (binnen één werkdag na afloop van de ). U kunt de desbetreffende
envelop ook afgeven bij de receptie van de locatie.

De evaluatieformulieren worden gelezen en verwerkt door een medewerker van het

Xxxxxxxxxxx en door de opleidingsadviseur. De evaluatieformulieren zijn belangrijke
input voor onder andere kwaliteitszorg en worden door [bedrijf] gebruikt voor de
maandelijkse rapportages naar de opdrachtgevers.
 Trainersprotocol [bedrijf] 12

4. LOCATIES

Locaties en arrangementen worden in overleg met de opdrachtgever door [bedrijf]

vastgelegd (en betaald). De locaties zijn op de hoogte van de afspraken met [bedrijf].
Het is trainers niet toegestaan om zonder vooroverleg en toestemming van [bedrijf] naar
een andere locatie uit te wijken.

4.1 Accommodatie arrangementen

Afhankelijk van de (met of zonder overnachting) wordt er onderscheid gemaakt tussen
dagarrangementen en hotelarrangementen.
Een dagarrangement bevat een lunch, koffie/thee/water, en 1 frisdrank consumptie
tijdens het middagprogramma.
Een hotelarrangement bevat naast de hotelovernachting ook een diner met twee
drankjes. Overige kosten (extra drankjes, (mini) bar, telefoon) zijn voor eigen rekening.
Wij willen u vragen dit duidelijk kenbaar te maken aan de cursisten. Deze regels gelden
ook voor u als trainer.

4.2 Klachten over de accommodatie

[bedrijf] vindt het belangrijk dat de en plaatsvinden in professionele locaties met een
goede en professionele dienstverlening. Denk hierbij aan de afmetingen van de ruimte,
apparatuur, catering, temperatuurregeling etc. Het Xxxxxxxxxxx maakt hierover de
afspraken met de locatie. Indien u klachten heeft, kunt u in het algemeen terecht bij een
medewerker van de desbetreffende accommodatie. Mochten de klachten echter van
dien aard zijn dat u collega’s dergelijke ervaringen in de toekomst wilt besparen, dan
neemt u contact op met het Xxxxxxxxxxx van [bedrijf]. Beschrijf uw klachten altijd en in
ieder geval zo concreet mogelijk op het evaluatieformulier voor de trainer.
 Trainersprotocol [bedrijf] 13

BIJLAGE 1: CONTACTPERSONEN [BEDRIJF]

Algemeen nummer [bedrijf]:

Xxxxxxxxxxx [bedrijf] :
[bedrijf]@[bedrijf].nl

Contactpersoon Functie Telefoonnummer