PROGRAMA FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE EMPRENDIMIENTO DE MEDELLN - 2011 10 PASOS Cmo hacer Presentaciones EFECTIVAS: Power point y Prezy. Hacer una buena presentacin no tiene que ver slo con el presentador, o con el pblico, o con el dominio que se tenga en Power Point, animacin o diseo. Una PRESENTACIN EFECTIVA requiere del dominio de DESTREZAS CONCRETAS y lo que usted sabe sobre el tema. Usted debe conectarse con su pblico de manera clara e inspiradora. 1. Presentaciones Efectivas adaptada a su audiencia y al entorno. 2. Presentaciones Efectivas que conlleva a la accin. 3. Presentaciones Efectivas en las que se aborden las preguntas e forma efectiva y mantiene el inters y la concentracin de su pblico. PRESENTACIN EFECTIVA PRESENTACIN EFECTIVA VIDEO PRESENTACIONES FECTIVAS PARA EMPRENDEDORES: 1. SEA USTED MISMO!!! 2. DEFINA UN OBJETIVO: Convencer a los dems de tu punto de vista- Que la gente ve las cosas como tu.*No diga lo que piensa piense lo que va a decir!!! 3. PLANIFICAR: Qu, quin, cmo, cundo, dnde, por qu y para qu? 4. BUSQUE: Aportar algo o evitar un problema. 5. REITERACIN. OBJETIVOS de una PRESENTACIN EFECTIVA Persuadir para que se tome un curso de accin. Transmitir informacin. Lograr compromiso. Involucrar en la resolucin de un problema. Abrir y coordinar un foro de discusin. Generar una reaccin frente a una idea o situacin. Qu pretendo? INFORMAR, PERSUADIR o VENDER??? PREGUNTAS CLAVE: Qu pretendo: INFORMAR, PERSUADIR o VENDER??? Quiero que el Pblico: ENTIENDA, APRENDA O ACTE??? Quiero que la Audiencia: SE COMPROMETA??? OBJETIVOS de una PRESENTACIN EFECTIVA VENTAS: Seala los beneficios de un producto o servicio, dan al pblico una razn de compra. DEMOSTRACIN: Presenta al pblico cmo funciona un producto o servicio. PERSUACIN: Proporcionan razones para apoyar una idea. INFORME DE AVANCE: Detalla el avance de un programa, proyecto o actividad. PLAN O ESTRATEGIA DE NEGOCIO: Presentan el plan de accin de una organizacin o articula metas y logros de un proyecto. !!!RECUERDE!!! Las personas recuerdan pocos detalles de las presentaciones. Entregue fsicamente o enve un documento virtual que haga nfasis en los detalles. TIPOS de PRESENTACIONES EFECTIVA TAMAO DEL PBLICO FORMALIDAD DE LA SITUACIN REGULARIDAD O FRECUENCIA DE LA REUNIN CONOCIENDO SU AUDIENCIA *UNA PRESENTACIN ES UN DIALOGO INTERACTIVO ENTRE USTED Y SU AUDIENCIA. Por ello pregntese: Quines constituyen su audiencia y cmo se relaciona con el tema de la presentacin? Es una asunto polmico, conocido o nuevo (o una combinacin)? Cun informados estn frente al tema y qu necesitan saber?Qu esperan de su presentacin? A qu tipo de presentaciones estn acostumbrados? Qu saben, opinan o necesitan saber de usted? Por qu asisten a la presentacin, asisten voluntaria u obligatoriamente? Se caracterizan por se corteses, apticos u hostiles? Hay datos o situaciones sociales, culturales o histricos que usted deba saber? ADAPTANDO PRESENTACIONES EFECTIVAS HORA DEL DA PASOS de las PRESENTACIONES *COMPILE Y AFINE SUS IDEAS: a. El mensaje clave seleccionado realmente desemboca o detona el objetivo de la presentacin. b. Los argumentos seleccionados son comprensibles para todos. c. Qu argumentos contrarios debe usted neutralizar. *LOGR SU META: a. Persuadir. b. Transmitir informacin. c. Convocar. d. Generar reaccin frente a movilizar. *DECIDA QU VA A DECIR: a. Defina el mensaje clave. b. Qu argumentos respaldan su mensaje. c. Identifique cundo sera ideal que su pblico participe y cmo. Introduccin Agenda de presentacin Objetivos Visin Preliminar Cuerpo Puntos claves Resultados relevantes Cierre Conclusiones y Recomendaciones *Elementos de la presentacin *CUNTO DEBE DURAR LAPRESENTACIN? CUNTO DEBE DURAR LA PRESENTACIN? *Estructura de una presentacin modelo: APERTURA Presentacin personal Ttulo de la presentacin Agenda de Presentacin OBJETIVOS PUNTOS CLAVES Resultados relevantes CIERRE Conclusiones Recomendaciones *Errores que debemos evitar: 1. Demasiado texto, cuadros o imgenes en poco espacio. 2. Imgenes deslucidas, pxeladas o deformadas. 3. Omisiones como Errores de transcripcin y/o redaccin. Combinacin Combinacin Combinacin Combinacin Combinacin Combinacin RECOMENDADOS: Fondos oscuros y letras claras, y Fondos claros y letras oscuras. *Combinaciones Fondos y Letras RECOMENDADOS. Combinacin Combinacin Combinacin Combinacin Combinacin Combinacin Fondos oscuros y letras oscuras. Fondos claros y letras claras. *Combinaciones Fondos y Letras NO RECOMENDADOS. Fondos recargados donde las letras no se aprecian bien. Combinaciones que no contrastan. *Tamao de letras / Fuentes Informtica 8 Decanato 10 Administracin 12 Matemtica 14 Ingls 16 Proyecto 18 Informtica 24 Decanato 28 Administracin 36 Matemtica 44 Proyecto48 Tipos de letra ms utilizados: Times New Roman y Arial. Final 20 10 10 PASOS para hacer excelentes presentaciones: 1. APYESE EN MATERIAL CONVINCENTE: En cierto modo, la facilidad de uso de PowerPoint puede ser su peor enemigo Los asistentes desean escuchar lo que usted dice, no slo quieren ver una sucesin de imgenes en una pantalla. Cree un programa slido con PowerPoint, pero asegrese de que sus comentarios verbales resulten igualmente convincentes. "Recuerde que est creando diapositivas que servirn de apoyo a una presentacin oral". 2. SIMPLIFIQUE: Todos hemos visto presentaciones con PowerPoint o con otras herramientas en las que el orador pareca a punto de ofrecerle matrimonio al programa. Al fin y al cabo, era evidente su enamoramiento con cada enfoque, efecto especial o artilugio. Pero las presentaciones ms eficaces de PowerPoint son sencillas: grficos fciles de comprender e ilustraciones que reflejan lo que el orador dice en cada momento. 2. Simplifique. Ejemplo: 3. REDUZCA AL MNIMO LAS CIFRAS EN LAS DIAPOSITIVAS: El atractivo de PowerPoint es su capacidad para comunicar ideas y apoyar las observaciones del orador de un modo conciso. Resulta difcil conciliar eso con un laberinto de nmeros y estadsticas. 3. REDUZCA AL MNIMO LAS CIFRAS EN LAS DIAPOSITIVAS: Ejemplo. 4 4. NO LEA LITERALMENTE LA PRESENTACIN DE POWERPOINT: Uno de los hbitos ms generalizados y perjudiciales de los usuarios de PowerPoint o Prezy, consiste en limitarse a leer la presentacin visual a la audiencia. 4. NO LEA LITERALMENTE LA PRESENTACIN DE POWERPOINT: Ejemplo. 5.Utilice las observaciones oportunamente: "Es una cuestin de sincronizacin", seala Kerr. "No hable si va a interferir en la presentacin de una diapositiva". No ms de 6 aspectos por lmina con oraciones claras y concisas. 6. DEJE UN TIEMPO DE REPOSO: PowerPoint tambin resulta en este caso ms eficaz como acompaamiento visual de la palabra. Los usuarios de PowerPoint ms experimentados no temen dejar la pantalla en blanco de vez en cuando. 7. UTILICE COLORES VIBRANTES. Un contraste marcado entre el texto, los grficos y el fondo puede resultar muy efectivo para transmitir mensajes y emociones. 8. IMPORTE OTRAS IMGENES Y GRFICOS. No limite la presentacin a lo que ofrece PowerPoint. Utilice imgenes y grficos externos, incluso vdeo, para mayor variedad y atractivo visual. "A menudo incluyo una o dos secuencias de vdeo muy breves en mis presentaciones", comenta Ramon Ray, asesor de tecnologa de Nueva York. "Ameniza, transmite un mensaje y relaja el ambiente". 8. Importe otras imgenes y grficos: Ejemplo. Ojo!!! Con el tamao y la deformacin de las imgenes. Evitar el uso de imgenes difusas o con poca resolucin. 9. DISTRIBUYA NOTAS AL FINAL, NO DURANTE LA PRESENTACIN. Habr quien no est de acuerdo conmigo en este punto, pero ningn orador quiere dirigirse a un grupo de personas que est entretenido leyendo un resumen de sus comentarios. A menos que sea imperativo que los asistentes sigan un guin de notas durante la presentacin, espere a terminar para distribuirlo. 10. REALICE MODIFICACIONES SIN REPAROS ANTES DE LA PRESENTACIN. No pierda nunca la perspectiva de la audiencia. Despus de confeccionar el borrador de las diapositivas de PowerPoint, imagnese que es una de las personas que escuchan sus comentarios mientras las repasa. Si algo es poco interesante, distrae o confunde, corrjalo sin pensarlo dos veces. Es muy probable que consiga mejorar la presentacin. Disee presentaciones diferentes para diferentes tipos de pblicos. GRACIAS!!!