Instituto Pacfico N.

151 Segunda Quincena - Enero 2008 Enero 2008 Enero 2008 Enero 2008 Enero 2008
Aplicacin Prctica
VII
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Presupuesto Basados en la Actividad - ABB
1. Definicin
Activity Based Budgeting (ABB) - pre-
supuesto basados en la actividad, en
sentido comn, es un mtodo sistem-
tico de presupuesto y planificacin de
los recursos de una organizacin. En
esencia, ABB es la Contabilidad de Ac-
tividad en marcha hacia atrs, por ejem-
plo la salida ABB al final de la hoja de
clculo de Contabilidad de Actividad.
Define el costo por produccin y los tra-
bajos de actividad planificados y pre-
supuestos de gastos.
2. Utilizacin del ABC en los Pre-
supuestos
Cuando los directivos tienen acceso a esta
clase de sistemas, pueden utilizar su mo-
delo ABC para que les proporcione infor-
macin para importantes procesos de
VII-9
N. 151 Segunda Quincena - Enero 2008 Enero 2008 Enero 2008 Enero 2008 Enero 2008 Actualidad Empresarial
rea Contabilidad y Costos
VII
gestin, incluyendo los presupuestos, el
anlisis qu sucede si... y los precios
de transferencia. Al utilizar el ABC para
los presupuestos, una prctica a la que
denominamos presupuestos basados
en la actividad (ABB, del ingls activity
based budgeting), los directivos deter-
minan el suministro de recursos a las
unidades operativas y centros de res-
ponsabilidad, basndose en las deman-
das de actividades que se espera que
realicen. Los presupuestos basados en
las actividades constituyen un instru-
mento extremadamente importante; es
el proceso por el que los costos, que
antes se pensaba que eran fijos, se ha-
cen variables.
En anlisis qu sucede si... permite a
los directivos evaluar las consecuencias de
grandes cambios en el mix productos y
de clientes. Los precios de transferencia
permiten que la informacin real ABC
sobre los costos de produccin y la utili-
zacin de la capacidad, sea incorporada
a las decisiones de operacin, precios y
ventas de unidades descentralizadas de
la organizacin.
3. Impacto de los presupuestos
basados en las actividades
Hasta ahora, hemos aceptado como da-
tos los costos presupuestados de los re-
cursos suministrados para realizar activi-
dades. Al construir un modelo ABC, esti-
mamos los costos de las actividades ba-
sados en los costos reales o presupuesta-
dos y la capacidad de los recursos sumi-
nistrados (presupuestados). Hemos ana-
lizado la mayora de estos costos dicien-
do que estn comprometidos por antici-
pado y hemos visto que el suministro y
costo de estos recursos no es probable
que vare mucho con los cambios a corto
plazo en demandas de actividad.
Ha llegado el momento de relajar esta
asuncin y tratar los costos presupuesta-
dos como endgenos a la gestin basada
en las actividades, no una decisin que
se toma externamente al sistema ABC, de
hecho, las recompensas reales proceden-
tes del ABC y el ABM no pueden mate-
rializarse a menos que se inserten en el
proceso presupuestario de la organiza-
cin. Los presupuestos basados en las
actividades proporcionan a las organiza-
ciones la oportunidad de autorizar y con-
trolar los recursos que suministran, ba-
sndose en las demandas previstas para
las actividades realizadas.
La prctica presupuestaria convencional
es un proceso negociador iterativo entre
los jefes de los centros de responsabili-
dad y los altos ejecutivos. Los directos de
los centros de responsabilidad buscan
continuamente ms recursos, mientras
que los altos ejecutivos intentan continua-
mente controlar los aumentos en el costo
autorizado para sus unidades descentra-
lizadas. El resultado es que el presupues-
to para el ao siguiente se construye so-
bre el del ao anterior, ms o menos un
porcentaje segn el resultado de las ne-
gociaciones. Los presupuestos basados en
las actividades ofrecen la oportunidad
para que esta clase de discusiones estn
ms basadas en hechos y menos en el
poder, influencia y capacidad negociado-
ra, si el concepto no hubiera sido des-
acreditado por la teora poco fundamen-
tada y la aplicacin en la administracin
Carter, podramos referirnos a los presu-
puestos basados en las actividades como
presupuestos en base cero.
4. Proceso presupuestario basa-
do en las actividades
Los presupuestos basados en las activida-
des son, sencillamente, el ABC pero a la
inversa (vase la Figura). Recuerde que el
proceso ABC empieza asignando los cos-
tos de los recursos a las actividades y, va
los inductores de costos de las activida-
des, sigue hasta los objetos de costos
como los productos, servicios y clientes.
Los costos fluyen (en un diagrama con-
vencional) de norte a sur. En los presu-
puestos basados en las actividades, el
anlisis fluye de sur a norte. Los presu-
puestos basados en las actividades siguen
la secuencia siguiente (vase la segunda
figura siguiente):
- Estimacin de la produccin esperada
en el siguiente perodo y de los vol-
menes de ventas por productos y clien-
tes individuales.
- Previsin de la demanda de activida-
des.
- Clculo de las demandas de recursos
para realizar las actividades.
- Determinacin del suministro real de
recursos para satisfacer las demandas.
- Determinacin de la capacidad de las
actividades.
Figura. El ABB invierte las relaciones causales de un modelo ABC
Recursos
ABC
Inductores de recursos
Actividades
Inductores de costos de las actividades
Producto 1 Producto 2 Producto N
Recursos
Proceso presupuestario basado en
las actividades
Inductores de recursos
Actividades
Inductores de costos de las actividades
Producto 1 Producto 2 Producto N
Figura . Los presupuestos basados en las actividades van desde
los productos a los recursos
Recursos necesarios
Actividades
Inductores de costos
de las actividades
Productos
Producir informes
financieros de los
productos
Ajustar y hacer
funcionar la
mquina
Embalar y
expedir el
producto
Pasar el
pedido
Nmero de
lneas
de producto
Nmero de
lotes de
produccin
Nmero
de expedi-
ciones
Nmero de
pedidos
Recursos Mltiples
Mltiples productos/servicios/clientes
APLICACIN PRCTICA
ABC
Ejemplo, asumiremos que los recursos
que cuestan S/. 560,000 por perodo, se
suministran para realizar tres actividades:
- Manejar los pedidos de los clientes (la
actividad originaria en el ejemplo nu-
mrico).
- Procesar las quejas de los clientes.
- Realizar las comprobaciones del crdi-
to de los clientes.
Un sistema ABC estimara los costos de
estas tres actividades haciendo que los
analistas encuestarn al personal y esti-
marn el porcentaje de su tiempo inverti-
do (o esperado que se invirtiera) en es-
tas tres actividades. Supongamos que es-
tos porcentajes son el 70%, 10% y el
20% respectivamente. Tambin descubri-
mos que las cantidades reales (o estima-
das) de los respectivos inductores de cos-
tos de las actividades son:
- 7,000 pedidos de clientes
- 200 quejas de clientes
- 350 comprobaciones de crdito
El sistema ABC realizara los clculos si-
guientes para asignar las 560,000 de costo
de los recursos a las actividades y a los
inductores de costos de las actividades:
Manejar pedidos 70% 392,000 7,000 S/. 56 /pedido
Proceso de quejas 10% 56,000 200 S/. 280 /queja
Comprob. de crdito 20% 112,000 350 S/. 320/comp.de crdito
Total 100% 560,000
Actividad %
Costo
asignado
Nm. de
induct. de
costos de
las act.
Costo por inductor
ABB
Determinacin de la capacidad de las actividades
Cuando ya se han identificado todos los recursos de una actividad,
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Preguntas y Respuestas
VII
VII-10
Capacidad
Recurso
R2
Recurso
R1
Actividad A
100 unidades
Inductor S/. 5
Producto
S/. 175
Costo CIF
producto S/. 500
Total recursos
asign. S/. 580
Capacidad no
utilizada S/. 80
Producto
S/. 125
Producto
S/. 200
Capacidad
220
Capac. product. = = 110
2
R1
10
220 360
2 3 R2
40 Unid. 35 Unid. 25 Unid.
S/. 5 x 10 unidades = S/. 50
S/. 3 x 10 unidades = S/. 30
Recursos
S/. 560,000
Inductores
de recursos
Manejar
pedidos
S/. 392,000
Comprobac.
de crdito
S/. 112,000
Procesado
de quejas
S/. 56,000
N inductivo
del costo de
la actividad
7,000
N del
inductor del
costo de
la activ. 350
N inductivo
del costo de
la actividad
200
Producto 1 S/.
Manejar pedidos 224,000
Procesado de
quejas 33,600
Comprobacin
de crdito 64,000.00

321,600
Producto 2 S/.
Manejar pedidos 112,000
Procesado de
quejas 14,000
Comprobacin
de crdito 32,000.00

158,000
Producto 3 S/.
Manejar pedidos 56,000
Procesado de
quejas 8,400
Comprobacin
de crdito 16,000

80,400
70%
10% 20%
56 4,000
56 2,000
120 280
30
280
280 50
320
200 320 100
56
1,000
320 50
Autor Autor Autor Autor Autor : C.P.C. Mario Apaza Meza
Ttulo Ttulo Ttulo Ttulo Ttulo : Presupuesto Basados en la Actividad - ABB
Fuente Fuente Fuente Fuente Fuente : Actualidad Empresarial, N 151 - Segunda de Enero 2008
Ficha tcnica
el usuario puede determinar la capacidad prctica de la activi-
dad, que es la capacidad del recurso que primero restringe la
capacidad de la empresa para realizar la actividad. Por ejem-
plo, supongamos que las actividad A consume dos recur-
sos, R1 y R2. La demanda prevista para la actividad A es
de 100 unidades, que se convierte en un suministro solici-
tado de S/. 220 y S/. 360 de R1 y R2, respectivamente. La
actividad A utiliza S/. 2 de R1 y S/. 3 de R2 cada vez que se
realiza. Por lo tanto, el costo del inductor para la actividad
A es de S/. 5 (S/. 2 + S/. 3) y la capacidad prctica de la
actividad es de 110 unidades (220/2).
Esta capacidad prctica significa que la demanda prevista para 100
unidades de actividad A dar como resultado una capacidad no utili-
zada de 10 unidades (110 - 100) con un costo de S/. 50 (S/. 5 x 10),
y una capacidad excedente de R2 de S/. 30 (S/. 360 - [S/. 3 x 110]).
No se prev la capacidad no utilizada para R1. Por lo tanto, el costo
total de la capacidad no utilizada es de S/. 80.
Recursos
S/. 560,000