Mayo - 2011

Curso SAP HR03 - Administracin de Personal -

Presentacin
Introduccin
Organigrama de la Empresa
Estructura de Datos Maestros
Actualizacin de Datos Maestros Medidas
Entrada Rpida
Transacciones y Reportes



Agenda
Presentacin
Caractersticas de Curso
Audiencia
Analistas - Trainees
Curso HR03
Administracin del Personal - PA
Duracin Estimada: 8 horas

Mtodo de Capacitacin:
Presencial

Medio de Capacitacin:
Curso con Instructor (Demostracin de
Pantallas)
Manual / auto instructivo

Proveedor: Accenture


Tipologa: Global

Material de Referencia:
HR100 Basics of Personnel
Administration
HR305 Master Data Configuration



Objetivos
Incorporar los conocimientos necesarios para desempear tareas
correspondientes a la gestin de los datos maestros de los empleados.
Aprender cmo realizar tareas de administracin de personal tales como las
medidas de personal (altas, transferencias, bajas, etc.) y los infotipos de
datos maestros al igual que la actualizacin / modificacin de los datos.
Contenidos
Introduccin al proceso de Administracin de Personal revisando en
profundidad las estructuras de Recursos Humanos.
Infotipos utilizados para la Administracin de Personal.
Medidas de Personal: Altas, Bajas y Cambios Organizativos:
o Transaccin PA40.
Mantenimiento de Datos Maestros: Modificacin (PA30),
Visualizacin (PA20), Revisin del proceso.
Mantenimiento de Datos Maestros a travs de medidas rpida de
personal (PA70).
Presentacin
Introduccin
Organigrama de la Empresa
Estructura de Datos Maestros
Actualizacin de Datos Maestros Medidas
Entrada Rpida
Transacciones y Reportes



Agenda
Introduccin
Qu es Administracin de Personal?
Es el mdulo de SAP de Recursos Humanos (HCM) que contiene todos los datos maestros relacionados con los
empleados de una compaa. Provee el manejo de la administracin del ciclo de vida de los empleados. A su vez,
conforma la base para el resto de los sub-mdulos de SAP HCM. Por este motivo es un punto de integracin con
otros mdulos SAP.
Gestin de
Organizacin
OM
Administracin de
Personal
PA
Datos
Maestros
Datos
Maestros
Seleccin de
Personal
RC
Desarrollo de
personal
PA-PD
Presentacin
Introduccin
Organigrama de la Empresa
Estructura de Datos Maestros
Actualizacin de Datos Maestros Medidas
Entrada Rpida
Transacciones y Reportes



Agenda
Organigrama de la Empresa
Organigrama de la empresa en SAP
Recursos
Humanos
Estructura de
Empresa
Estructura de
Personal
Estructura
Organizativa HCM
Sociedad FI
Divisin de Personal
Subdivisin de
Personal
Grupo de
Personal
rea de
Personal
rea de Nmina
Unidad Organizativa (O)
Funcin (C)
Posicin (S)
Centro de Costo (K)
Personas (P)

Clase de Convenio
rea de Convenio
Grupo Profesional
Subgrupo
profesional

Estructura
Tarifaria
Sociedad FI
Se define una Sociedad FI por cada empresa que
presenta balance legal. Se define desde el Mdulo de
FI.
Divisin de Personal
Es una unidad especfica para la gestin de personal y
representa una subdivisin, normalmente geogrfica,
de una sociedad en subunidades. Cada una contiene
personal dentro de los diferentes subdivisiones de
personal.
Subdivisin de Personal
Representan otro desglose de personal que se asocia a
distintas divisiones laborales. A este nivel de
subdivisiones se efecta el principal control
organizativo de la gestin de personal:

Establece agrupaciones para la gestin de tiempos,
con el objetivo de organizar por ejemplo, los planes
de horario de trabajo, los ausentismos y licencias
para cada grupo laboral.
Definicin de concepto de nmina claves de cada
grupo laboral.


Estructura de Empresa
Organigrama de la Empresa
Grupo de Personal

El grupo de personal es una divisin general de empleados, se definen la vinculacin entre un empleado y una empresa. En
la gestin de personal los principales grupos de personal estn formados por los empleados activos, los pensionistas y las
personas en rgimen de jubilacin anticipada. Pueden generarse valores de propuesta para el rea de clculo de la nmina o
para retribuciones bsicas, por ejemplo, segn el grupo de personal.
Estructura de Personal
Organigrama de la Empresa
rea de Personal

A este nivel se definen todas las caractersticas de control de la estructura
de personal. El rea de Personal representa una distribucin detallada
del Grupo de Personal.

Caractersticas principales

Con la agrupacin de las reas de personal para la Regla para el
clculo de la nmina se pueden definir distintos procedimientos de
clculo de la nmina para diversas reas de personal; por ejemplo, se
puede especificar si la remuneracin de un empleado debe liquidarse
por horas o por meses.

La agrupacin de las reas de personal para CC-nminas primarias
controla la validez de las CC-nminas a nivel del rea de personal,
mientras que la agrupacin para la regulacin por convenio colectivo
limita la validez de los grupos profesionales a determinados grupos de
personal.


Organigrama de la Empresa
Organigrama de la Empresa
rea de nmina

En un rea de nmina se agrupan todos los empleados para
los cuales la nmina se calcula en el mismo momento con
criterios de liquidacin similares.

El programa de nmina trabaja con divisiones de personal y
reas de personal.

Sus principales funciones son:

Agrupacin de nmeros de personal que deben ser
ejecutados en el mismo momento por el mismo
liquidador.

Determinacin del perodo exacto con fechas concretas
de liquidacin.
Presentacin
Introduccin
Organigrama de la Empresa
Estructura de Datos Maestros
Actualizacin de Datos Maestros Medidas
Entrada Rpida
Transacciones y Reportes



Agenda
Manejo de la Informacin de los empleados
Todos los datos de los empleados se procesan y almacenan en el
sistema como Datos Maestros en estructuras llamadas Infotipos.
Informacin
Es una agrupacin lgica de informacin representada en una misma
pantalla para un objeto determinado.
Cada uno de los Infotipos tienen fecha de validez (inicio/ fin) con el
propsito de almacenar historia. La fecha de fin por default es 1.12.9999.
Cada Infotipo est asociado a una pantalla y esta pantalla a una tabla.
Ejemplo: Infotipo 0002 Datos Personales / Infotipo 0006 Direccin
Infotipos
Estructura de Datos Maestros
Estructura de Infotipos
Estructura de Datos Maestros
Estructura de infotipo

El usuario ve los infotipos como pantallas de entrada de datos. stas contienen series completas de
informacin (por ejemplo, el apellido, el nombre de pila, la fecha de nacimiento) que el usuario registra
en los campos de datos. Los campos de datos referentes al mismo concepto o a uno similar se
combinan en grupos de datos o unidades de informacin.

Cuando se actualiza un infotipo, los datos antiguos no se pierden, sino que se graban en el sistema
para realizar evaluaciones histricas.

Registro de datos

La entrada de datos se efecta tal como se indica a continuacin:

La exactitud de las entradas se verifica automticamente y dichas entradas se comparan con las
entradas en la tabla.
Los valores de propuesta predefinidos facilitan la entrada y actualizacin de datos.
Las verificaciones y los valores propuestos dependen de la asignacin organizativa del
empleado. La asignacin organizativa especifica la informacin relevante utilizada de la
estructura tarifaria, de entrada de tiempos y de clave concepto de nmina.

Almacenamiento temporal de datos de infotipos

Al actualizar un infotipo, los datos antiguos no deben perderse, sino que deben mantenerse para poder
evaluar los datos pasados. Cuando se actualizan los datos personales de un empleado, los datos
antiguos se delimitan en el tiempo automticamente. El sistema crea un perodo de validez para cada
registro de infotipo. El resultado es que cada infotipo de empleado tiene varios registros de datos que
difieren entre s en cuanto a perodos de validez.
Estructura de Infotipos
Estructura de Datos Maestros
1
Enlace temporal 1

Debe utilizarse para todos los infotipos que
contienen informacin que debe estar disponible
en todo momento. Especialmente en el caso de
datos personales y datos de asignacin
organizacional.
2
Enlace temporal 2

No puede existir ms de un registro vlido en un
determinado momento. Los registros con el enlace
2 no deben solaparse. Su existencia no es
obligatoria. Al crear un nuevo registro, el sistema
delimita automticamente el registro anterior si es
que existe uno.
3
Enlace temporal 3

Puede existir cualquier nmero de registros
vlidos en un determinado momento. Los registros
individuales no entran en conflicto el uno con el
otro.
Estructura de Datos Maestros
Estructura de Infotipos
Otros indicadores de enlaces temporales
A
Enlace temporal A

Los infotipos con el enlace temporal A no deben
tener ms de un registro. El sistema asigna
automticamente al registro un perodo de validez
del 1 de enero de 1800 hasta el 31 de diciembre
de 9999. Este perodo de validez no puede
subdividirse.
Los registros de infotipo con el enlace temporal A
no se pueden borrar
B
Enlace temporal B

Los infotipos con el enlace temporal B no deben
tener ms de un registro. El sistema asigna
automticamente al registro un perodo de validez
del 1 de enero de 1800 hasta el 31 de diciembre
de 9999. Este perodo de validez no puede
subdividirse. Los registros de infotipo con el
enlace temporal B se pueden borrar.
T
Enlace temporal T

Los registros de infotipo con el enlace temporal T
dependen del subtipo.
Estructura de Datos Maestros

Para acceder a los datos de un
empleado, deber buscar el nmero de
personal y elegir el infotipo que se desea
consultar o actualizar.

En caso de ignorar o no recordar el N
de empleado, podrn utilizarse distintas
claves de bsqueda disponibles a travs
del Matchcode.
Acceso a Infotipos
Estructura de Datos Maestros
Infotipo 0000 (Medidas):

Este infotipo provee informacin sobre las
medidas que se efectuaron para el empleado.
Ej.: Contratacin, Cambio Organizativo, etc.

Existe una serie de infotipos asociados a cada
medida, denominado infogrupo. Cuando se
selecciona una determinada medida, el
sistema muestra secuencialmente los infotipos
que lo componen.

SAP tiene para cada medida un infogrupo
asignado pero esto se puede modificar segn
las necesidades del cliente.
Estructura de Datos Maestros
Infotipo 0001 (Asignacin Organizacional):

Este infotipo contiene informacin sobre la
ubicacin del empleado dentro de la Estructura
Corporativa y de la Estructura de Personal.

Aqu se asigna al empleado a un determinado
Grupo Laboral Subdivisin de Personal y a una
Posicin (las posiciones deben estar creadas en
Gestin de Organizaciones).

Este infotipo contiene adems, informacin
sobre la Sociedad FI, la Regin, el Grupo de
Personal y el Tipo de Contrato a la que
pertenece este empleado.
Infotipo 0002 (Datos Personales):

Este infotipo contiene informacin del
empleado como Nombre, Apellido,
Fecha de nacimiento, Nacionalidad,
Estado Civil, etc.







Infotipo 0021 (Datos Familiares):

Este infotipo contiene informacin
referente a los familiares y adherentes
a cargo del empleado.
Estructura de Datos Maestros
Estructura de Datos Maestros
Infotipo 0006 (Direcciones):

Contiene informacin sobre la direccin del
empleado.







Infotipo 0009 (Relacin bancaria):

Indica la forma de pago y en caso de
acreditacin en cuenta bancaria, los datos
de cuenta.

Infotipo 0041 (Datos de Fechas):

Este Infotipo se utilizar siempre que por
alguna razn se necesite modificar la
fecha de ingreso del empleado para el
calculo de antigedad, por ejemplo el
reingreso a la empresa.




Infotipo 0014 (Devengos/Deducciones
peridicas):

Por medio de este infotipo se pueden
acreditar o descontar de los haberes, los
conceptos regulares (para ms de un
perodo de liquidacin) para ser incluidos
en las liquidaciones.
Estructura de Datos Maestros
Estructura de Datos Maestros
Barra de Herramientas
Crear Para crear una nueva instancia del infotipo. Se guarda la historia.
Modificar - Para modificar el infotipo actual. Con esta opcin no se guarda la historia.
Copiar Para copiar in infotipo nuevo, basndose en datos del anterior.
Borrar Para borrar un infotipo. No se guarda la historia.
Bloquear / Desbloquear Permite modificar el status de los registros de desbloqueado a bloqueado al activar el
Indicador de bloqueo para cada registro (en este modo de tratamiento no es posible modificar ni aadir registros).
Resumen Para visualizar el resumen de datos de infotipo.
Limitar Para limitar el periodo de vigencia del infotipo. Se guarda la historia.
Visualizar - Para visualizar el infotipo.
Presentacin
Introduccin
Organigrama de la Empresa
Estructura de Datos Maestros
Actualizacin de Datos Maestros Medidas
Entrada Rpida
Transacciones y Reportes


Agenda
En gestin de personal, utilice la gestin de objetos para encontrar a empleados cuyos datos quiera
visualizar o tratar.

La interface de usuario para estas transacciones se divide en varias reas de pantalla, cada una de las
cuales contiene funciones especficas:

Actualizacin de Datos Maestros - Medidas
Gestin de Objetos
rea de Bsqueda
rea de Seleccin
rea de Trabajo
Actualizacin de Datos Maestros - Medidas
Que es una Medida?
Los procedimientos de personal como la contratacin de
un empleado, se representa mediante medidas de
personal individuales. Cada medida contiene los infotipos
que se deben actualizar para registrar la medida. Los
infotipos se recuperan sucesivamente, de manera que
puede actualizarlos.

En el Sistema SAP estndar, se representan los siguientes
procedimientos de personal bsicos como medidas de
personal en el sistema de Datos maestros de personal:

Contratacin
Cambio organizativo (para empleados que son
ascendidos, por ejemplo, degradados, o transferidos a un
puesto de trabajo equivalente).
Jubilacin anticipada/jubilacin.
Baja.
Reincorporacin a la empresa.

Actualizacin de Datos Maestros - Medidas
El empleado se contrata ejecutando una medida
de personal. Al ejecutar la clase de medida de
Personal Contratacin, se visualizan todos los
Infotipos necesarios para actualizar la contratacin
de un empleado automticamente uno tras otro.

Requisitos:

seleccionar la medida,
el empleado,
la fecha de inicio de la misma,
el motivo de la medida,
la Regin (rea geogrfica),
el grupo de personal (activos, jubilados, etc.)
el tipo de convenio
Contratacin
Actualizacin de Datos Maestros - Medidas
El proceso comienza al ingresar en Datos Maestros:

Recursos Humanos > Gestin de personal > Gestin >
Maestro de personal > PA40 Medidas de personal.

Seleccionar la medida Contratacin y
Ejecutar la medida, haciendo click en el
Icono .

Actualizacin de Datos Maestros - Medidas
Completar los campos obligatorios:

Valido (fecha de contratacin del
empleado, ser propuesta para
todos los infotipos.)
Posicin (posicin que ocupar el
empleado en la estructura
organizativa.)
Divisin de Personal
Grupo de Personal
rea de Personal

Para este infotipo hay que grabar y pasar
al siguiente infotipo que propone el
sistema. Tambin se puede pasar sin
grabar con el icono


Actualizacin de Datos Maestros - Medidas
El sistema propone secuencias de infotipos para la contratacin de personal:
Actualizacin de Datos Maestros - Medidas
Consiste en dar por cerrado los histricos de un
empleado que ya no pertenece a la Empresa.
Esto no implica que los datos sean borrados
sino que se Delimitan sus infotipos.

Para su ejecucin hay que ingresar:

Nro. de empleado,
Fecha del ltimo da de actividad,
Luego Motivo de la medida (cese, renuncia,
etc.).

Baja
Esta medida nos permite actualizar los cambios
de posiciones dentro del organigrama de la
empresa.

Los infotipos que se utilizan para esta medida
son:
0000 Medidas
0001 Asignacin organizacional
Actualizacin de Datos Maestros - Medidas
Cambio Organizativo
Presentacin
Introduccin
Organigrama de la Empresa
Estructura de Datos Maestros
Actualizacin de Datos Maestros Medidas
Entrada Rpida
Transacciones y Reportes



Agenda
Entrada Rpida
La Funcin de Entrada Rpida (PA70) de datos maestros permite crear y tratar simultneamente
el mismo registros de infotipos para mas de un empleado.

Se pueden utilizar cualquiera de las siguientes funciones:
Crear Esta funcin permite crear datos de infotipo para ms de un empleado al mismo tiempo.
Crear con propuesta Crear datos de infotipo para numerosos empleados utilizando los valores
de propuesta. Estos valores de propuesta se transfieren a la pantalla de entrada rpida y pueden
modificarse si fuera necesario.
Modificar Esta funcin permite modificar los datos de infotipo que ya existen en el sistema.
Bloquear / Desbloquear - Permite modificar el status de los registros de desbloqueado a bloqueado al activar el
Indicador de bloqueo para cada registro (en este modo de tratamiento no es posible modificar ni aadir registros).
Borrar Permite borrar datos de infotipo existentes para ms de un empleado al mismo tiempo.
Entrada Rpida
En la pantalla Entrada Rpida deber
pulsar el botn CREAR, seleccionando
una de las opciones de datos maestros.


Se desplegar la pantalla
Seleccin de nmeros de personal
para entrada rpida, donde deber
establecer los criterios de seleccin
necesarios.
Seleccionar de la lista de opciones los
empleados que se estarn procesando.



Posterior al ingreso de datos dar clic al botn
grabar.
Entrada Rpida
Presentacin
Introduccin
Organigrama de la Empresa
Estructura de Datos Maestros
Actualizacin de Datos Maestros Medidas
Entrada Rpida
Transacciones y Reportes



Agenda
Transacciones y Reportes
Transacciones a utilizar en la Gestin
de Personal.


Informes estndar que propone el
sistema para Informes de la Gestin de
Personal.


Preguntas
PRACTICAS
Alta de un empleado
Objetivo del Ejercicio
Este ejercicio tiene como objetivo que el usuario pueda dar de alta un nuevo empleado en SAP. La
siguiente transaccin ser utilizada para completar el mismo:
PA40 Medidas de Personal
Instrucciones

Seguir las instrucciones detalladas a continuacin para completar exitosamente el ejercicio:

1 - Identificar y ejecutar la transaccin de alta de personal en SAP.

2 - Seleccionar la medida correspondiente: Contratacin

3 - El sistema comenzar a llevarte por los Infotipos que deben completarse para el alta del empleado.

4 - Ingresar los datos segn la informacin proporcionada por el instructor para cada Infotipo. Cada vez
que finalices de completar los campos correspondientes en cada Infotipo debers Grabar para
continuar.

Al finalizar, ejecutar la accin que te permita Grabar para as poder continuar con el alta del empleado.
Actualizacin de Datos Maestros
Objetivo del Ejercicio
Este ejercicio tiene como objetivo que el usuario pueda actualizar los Datos Maestros de un empleado
en SAP. La siguiente transaccin ser utilizada para completar el mismo:
PA30 Actualizar datos maestros
Instrucciones

Seguir las instrucciones detalladas a continuacin para completar exitosamente el ejercicio:

1 - Identificar y ejecutar la transaccin de actualizacin de Datos Maestros de empleados.

2 - Seleccionar el empleado que ha sido previamente creado ingresando el valor correspondiente en el
campo Npersonal.

3 - Ingresar el valor del Infotipo que se desea modificar en el campo correspondiente.

4 - Seleccionar la opcin que te permite modificar y actualizar los datos del empleado.

5 - Modificar los datos actuales.

Ejecutar la accin que permita guardar los cambios realizados.
Baja de un empleado
Objetivo del Ejercicio
Este ejercicio tiene como objetivo que el usuario pueda dar de baja un empleado en SAP. La siguiente
transaccin ser utilizada para completar el mismo:
PA40 Medidas de Personal
Instrucciones

Seguir las instrucciones detalladas a continuacin para completar exitosamente el ejercicio:

1 - Identificar y ejecutar la transaccin que te permita dar de Baja un empleado en SAP.

2 - Seleccionar el empleado con el que se ha trabajado anteriormente ingresando el nmero en el
campo que corresponde.

3 - Ejecutar la medida correspondiente para realizar la accin solicitada en el enunciado: Baja.

4 - Completar el campo De y Motivo de medida con la informacin proporcionada.

5 - Ejecutar la accin que te permite Grabar para continuar. El sistema desplegar en el pie de la
pantalla un mensaje confirmando la validez de la medida para las fechas determinadas. Debers
confirmar este mensaje presionando Enter para continuar.
6 - El sistema desplegara un mensaje para informar que la posicin que ocupaba el empleado que
est siendo dado de baja quedar vacante. Confirmar y proseguir con la transaccin.

7 - El Infotipo de Datos de Fechas se mostrar para conformar las fechas seleccionadas. Slo habr
que grabar y continuar.

8 - Seleccionar la opcin que te permite proseguir al siguiente registro. El sistema despliega el
Infotipo 0016: Elementos del Contrato en el cual tendrs que verificar que la fecha del campo
Duracin lim. hasta sea la fecha de Baja del empleado (es decir el da de maana).Grabar para
poder continuar.

9 - El sistema desplegar un listado con las Restricciones de la baja (Rescisin de contrato).
Seleccionar la opcin que sea apropiada para el Motivo de Baja que ha sido previamente
seleccionado. Por ejemplo: Renuncia Rescisin contrato por empleado. Se utiliza para Mi
Simplificacin.


Ejecutar la accin que permita guardar los cambios realizados.
Baja de un empleado
Continuacin