Beneficios del BPM

Gerardo Porras Cedeo

PORRASCG@bccr.fi.cr
Ingeniero de Software
Division de Servicios Financieros - SINPE
Banco Central de Costa Rica
En la edicin pasada revisamos algunos conceptos relacionados con el Business Process
Management. Recordar el lector que el BPM puede ser visto desde dos perspectivas: la de
negocio y la tecnolgica. En la del negocio el BPM promueve el ver a las organizaciones como
cadenas de valor que trascienden los silos departamentales, modelo heredado de la era industrial,
y ms bien evaluamos el desempeo de la organizacin en su contribucin hacia estas cadenas de
valor, las que tienen una orientacin cien por ciento hacia el cliente, y con el objetivo de
convertirnos en organizaciones enfocadas en los procesos. La perspectiva tecnolgica trae consigo
algunas innovaciones tales como aplicaciones de software para la ejecucin de los procesos
(BPMS o un ESB bus), para almacenar las reglas del negocio (BRE), para monitorear el
desempeo de los procesos (BAM) y por ltimo sealamos la sinergia que existe entre BPM y
SOA. Desde una perspectiva ms general tambin mencionamos la facilidad con que BPM y Lean
Six Sigma se pueden mezclar para dar ese componente de mejoramiento continuo que deben
tener las organizaciones de hoy en da para ser competitivas.
Una vez mostrado el camino veremos las ventajas de transitar por el mismo.
Alineamiento entre la estrategia y la ejecucin
La traduccin de la estrategia en la ejecucin se ve facilitada con el BPM. La incorporacin de las
mtricas directamente a los procesos diseados establece una relacin directa entre la
planificacion estratgica y los procesos desarrollados para alcanzar la misma, en un ciclo perpetuo
de planificacin y ajuste de las operaciones.
Agilidad
En el agitado mundo empresarial de hoy la respuesta que
damos a los eventos del mercado determinar en gran
medida el xito o fracaso de nuestra empresa. Es por
esto que contar con una plataforma tecnolgica que nos
permita no solo responder rpidamente a esos cambios
sino tambin lidiar con la complejidad del negocio es
fundamental.
La informacin en tiempo real que obtenemos de la
ejecucin de procesos a travs del BAM nos permite
obtener retroalimentacin instantnea y dar esos golpes
de timn en el momento justo. Adems, tener las reglas
de negocios separadas del cdigo de las aplicaciones de
software (en los BRE) permite hacer cambios
instantneos en la ejecucin de los procesos,
potencialmente sin tener que recompilar un solo
componente de software. Por ltimo, algunos BPMS del
mercado incluso permiten hacer modificaciones en
caliente a los procesos en ejecucin. Si eso no es
agilidad, entonces no s que es

Conformidad con los marcos regulatorios existentes
Por motivos de sobra conocidos por todos, la creacin de marcos regulatorios como SOX
(Sarbanes-Oxley) impone nuevos requerimientos a la organizacin relacionados con el control
interno. En el mercado hay soluciones BPM con una orientacin especfica para lidiar con
elementos de SOX como son los rastros para auditoria, procesos definidos, formas de reforzar el
cumplimiento de las reglas y regulaciones, rendicin de cuentas.
Orientacin al cliente
Nos debemos al cliente. Para muchas empresas esto es mera retrica y frecuentemente se
encuentran por no entender lo que los clientes esperan de ellos. Herramientas como la Voz del
Cliente de Six Sigma nos ayudan a articular apropiadamente lo que los clientes demandan de
nuestros productos/servicios. Esta a su vez se traduce en los procesos modelados. Incluso es
posible agregar en el dashboard de control de nuestro proceso, mtricas que nos indiquen si
estamos cumpliendo con lo firmado en los Acuerdos de Niveles de Servicio (SLA, por sus siglas en
ingls) y obtener informacin en tiempo real sobre las mismas.
Es claro que el BPM no es la solucin a todos los problemas de una empresa, sin embargo, tenerlo
de su lado permite establecer la plataforma sobre la que se pueden construir todos los dems
elementos necesarios para el xito.

Organizacin orientada a los procesos
Si se quiere, el Santo Grial de las organizaciones, es la orientacin a los procesos. Con todo y el
beneficio que enfoques como la Reingeniera a principios de los 90 trajo a las empresas lo cierto es
que paralelamente no se contaba con la madurez tecnolgica suficiente para poder desarrollar
esfuerzos de este tipo con una mayor facilidad. Afortunadamente esto ha cambiado y actualmente
hay aplicaciones de software (ya sea con orientacin ESB o BPMS, Open Source o propietarias)
que se facilitan la tarea de modelar y mejorar los procesos, como ya lo he sealado anteriormente.
Estrecha la relacin entre TI y el negocio
Al operar directamente sobre los procesos de negocio el aporte que TI se ve potenciado pues los
actores involucrados en los mismos perciben casi de inmediato los cambios realizados al software
que automatiza los procesos. Esto hace, desde mi punto de vista, que la contribucin de TI al
negocio sea ms clara.
Por otro lado, como establecimos en la entrega anterior, la relacin entre SOA y BPM es realmente
estrecha. Dos caras de una misma moneda. El diseo de los procesos previo a la automatizacin
podra facilitar la tarea de identificar potenciales servicios dentro de una SOA. Por el contrario,
Gartner en un reciente estudio pronostica que parte del presupuesto que a partir de este ao las
organizaciones empezarn a destinar a SOA se destinar para la adquisicin de BPMS, lo que
har que este llegue a establecerse como una prctica estndar en las organizaciones. Cualquiera
que sea la direccin en la que se de este cambio lo cierto es que hay un solo ganador en esta
apuesta: la empresa.
Estandarizacin
Una vez que el proceso ha sido diseado y ejecutado en su BPMS este se convierte en una
prctica estndar para toda la organizacin. Ac es donde cobran vida esos manuales de
procedimientos ISO que ha tenido guardados en la gaveta de su escritorio y que solo desempolva
cuando llega el momento de realizar las auditoras de calidad.
Por otro lado, el BPM fortalece la cadena de suministros. Imagine lo que sera poder llevar la bolsa
de trucos del BPM al espacio de, por ejemplo el framework SCOR (Supply Chain Operations
Reference). Con herramientas de modelado de procesos podramos capturar el estado de los
procesos as-is y derivar el estado futuro to-be y simularlos antes de echarlos a flote; a travs del
repositorio de procesos podramos evaluar las relaciones entre todos los procesos de la cadena,
sean estos de la compaa o de suplidores; el dashboard de mtricas nos permite monitorear las
mtricas de los procesos y en tiempo real.
Ms all del modelo podramos poner a disposicin de los clientes y/o suplidores informacin en
tiempo real de nuestras necesidades de suministros o demanda en un perfecto manejo just-in time
de nuestro inventario, en un principio de lo que ya se est dando a llamar la Organizacin Guiada
por Eventos. En general, las claves para una mejor administracin de una cadena de suministros
(datos centralizados y estandarizados, mayor colaboracin entre los integrantes de la cadena y una
mayor integracin entre las mtricas y las metas corporativas, entre otras) pueden ser reforzadas a
travs del BPM.
Visibilidad, control e informacin en tiempo real
A travs de los paneles de control podemos obtener informacin en tiempo real relacionada sobre
la ejecucin de los mismos (duracin, costos, etc.). La utilizacin de metforas de diseo
familiares, como los semforos, nos permiten darnos una idea rpida del estado de un proceso, la
cantidad de dinero gastado versus presupuestado, etc.
Por otro lado, la identificacin de actividades es un requisito indispensable para la implantacin de
una metodologa de costeo como es el ABC time-driven.
Mejoramiento continuo
Conociendo lo que el cliente quiere, con los procesos estandarizados a todo lo ancho de la
organizacin para satisfacer esa necesidad, con mtricas en tiempo real de rendimiento, etc. que
nos indican si estamos haciendo bien lo que se supone que debemos estar haciendo, podramos
decir que el mejoramiento contnuo se ve facilitado enormemente. Como establecimos en el
artculo anterior, esto da pie a un Six Sigma digital.