Sistemas Administrativos y Control interno

Jose Luis Pungitore

Capitulo 1 Introduccin
Este Capitulo es una introduccin y habla de las fallas que tuvieron los sistemas de
control de la empresas mas grandes de los estados unidos, Enron y WorldCom. En
relacin a esto habla que mas all de estas empresas, lo mas fuerte fue la cada de
Arthur Andersen, que es una firma de auditoria muy importante a nivel mundial, ya que
ella era la encargada de hacer el control interno de estas firmas tan importantes.
Cuenta tambin que en el !""! a ra# de esto, el presidente de este pas firmo una ley
$%arbanes & '(ley) en la que introduce importantes reformas que tienen impacto en el
sistema de gobierno corporativo.
En esta ley, la seccin *"* establece la responsabilidad del management de la empresa
de establecer y mantener adecuada estructura de control interno y adecuados
procedimientos para emitir informacin contable+financiera.
Capitulo 2 El Sistema de Control Interno
El %istema ce Control interno es un con,unto de normas, controles, consideraciones y
aspectos a tener en cuenta por el ente y cuyo ob,etivo es-
- Evitar la comisin de errores y fraudes
- .anar seguridad y confiabilidad en la operatoria de la organi#acin.
/o apunta a detectar situaciones anmalas, sino por el contrario pretende prevenirlas y
evitarlas.
0usca me,orar los procedimientos administrativos para mantener un nivel adecuado de
eficacia y eficiencia operativa.
ES
ESTA
NO ES
IMPLICA
- Eficacia en los procedimientos y controles.
- Eficiencia operativa
- Seguridad en materia de informacin
- Espordico
- Externo al sistema al que sirve, ni a la empresa u org. en que opera.
- Indisolublemente unido a los sistemas administrativos y contables de la org.
- Incorporado al diseo de la estructura, de los procedimientos y sistemas dm.
y de los sistemas de informacin.
- !reventivo
- "ontinuo
UTILIA

1le(ibilidad y 2lasticidad del %istema de control interno
Con el correr del tiempo las empresas tienen que ir cambiando su configuracin, tanto
en la naturale#a del negocio como en sus modalidades operativas, como resultado de
avances tecnolgicos o como cambios en modas y gustos. 2or esto el %C3 deber estar
construido sobre bases muy dinmicas que permitan su a,uste peridico a las nuevas
realidades y necesidades.
Norma !enerales
1ormacin de un ambiente de control.
Consiste en la certe#a de que ninguna o"eracin im"ortante #uede sin controlar, y
que este hecho se difunda y sea conocido por los distintos integrantes de la
organi#acin.
Evitar 4onas grises
Estas traen efectos como la generacin de conflictos y la cada de la moral del personal
afectado. Esto pasa por la falta de informacin respecto de las tareas que debe
desarrollar cada sector de la empresa.
Estos problemas se atacan con claridad en la definicin del sistema estructural y las
reas de autoridad+responsabilidad asignadas a cada sector y de las relaciones asesoras,
funcionales, ,errquicas y de control.
Es importante contar con manuales de funciones y de procedimientos para establecer las
funciones de cada uno.
1ormali#acin de operaciones por escrito.
5as distintas operaciones deben formali#arse por escrito en documentos o formularios
que las contengan y describan.
/o hacer esto es generar una falta de evidencia de las decisiones y autori#aciones
reali#adas y esto constituye un punto de partida para e,ercer un control de cualquier tipo
sobre las operaciones efectuadas.
6 si no hay control hay una deficiencia grave dada la necesidad de una empresa de
contar con informacin correcta, confiable y actuali#ada.
7ambin, aparte de formali#ar cada operacin es necesario tener una documentacin de
respaldo, es decir, facturas, comprobantes, etc.
8e esta forma de evitan mane,os indebidos de fondos y tambin inconvenientes con
eventuales inspecciones de organismos de control.
Autori#acin de operaciones & /iveles.
Esto es, quien puede autori#ar cada operacin y los rangos de importes para los cuales
es valida.
E,emplo.
- #elacin costo beneficio para determinar la configuracin y la profundidad de los
controles a efectuar.
9ontos Con la aprobacin de
:asta ; del ,efe de sector
:asta ; del .erente del departamento
:asta ; del .erente .eneral
9as de ; del 8irectorio
Esta norma me,ora la eficiencia operativa de la organi#acin evitando la pesada carga
burocrtica de hacer autori#ar todas las compras a funcionarios de altos rangos.
%eparacin de funciones+control cru#ado por oposicin de intereses
2ilar del %C3 ya que permite el procesamiento completo de una operacin sea tarea de
varios sectores, de forma tal que se pueda establecer un genuino control en el que ,ams
una sola persona o sector tenga a su cargo cumplir la totalidad de las decisiones de
autori#acin y sus respectivos controles.
3mplementar esta norma no quiere decir que necesitamos mas personal, sino estudiar la
reasignacin de funciones en las reas del caso.
E,emplo, quien registra no mane,a dinero y quien mane,a dinero no mane,a bienes.
2renumeracin <de imprenta= de los formularios utili#ados.
%e recomienda la numeracin de todos los formularios que utilice la empresa, incluso
los de uso interno.
'b,etivo, evitar salteos o su doble asignacin. 7ambin para dificultar la comisin de
maniobras anmalas consistentes en la sustitucin de un e,emplar por otro. 6 para
facilitar su seguimiento tanto en su curso interno como e(terno.
Control de correlatividad cronolgica.
Consiste en verificar ante la emisin de un nuevo n>mero de un determinado
formulario, que su fecha sea similar o posterior a la del n>mero anterior.
8ependencia entre %ectores.
El sector que e,erce control no debe depender del sector controlado.
Custodia de formularios sin utili#ar.
5os talonarios sin utili#ar deben ser guardados en un lugar cerrado y ba,o la
responsabilidad de un funcionario de ,erarqua a,eno al mane,o de fondos.
Esta norma persigue por ob,etivo.
?@ 5ograr un adecuado control sobre la utili#acin de los talonarios de recibos.
!@ Evitar la comisin de fraudes.
Aotacin interna del personal afectado a reas sensibles
3ntenta prevenir los efectos indeseables derivados de la permanencia de personas en
reas sensibles durante prolongados periodos. 5o que podra dar lugar a desviaciones en
el e,ercicio de sus funciones.
Evitar rotacin interna acelerada de personal
Esto es signo de que algo no esta bien. 2or el contrario, podra estar mostrando una
situacin anmala que hace que el personal se desvincule al poco tiempo de tomar
servicio. Esto hace que el plantel no logre la estabilidad necesaria para que su tarea
comience a rendir frutos mas valiosos.
5a alta rotacin de personal deber ser unos de los motivos de cuidado y alerta en un
%C3.
Aegistraciones claras, adecuadas y al da
5as registraciones deben ser reali#adas de forma cronolgica y debe encontrarse
actuali#ada con el ob,eto de permitir el e,ercicio de control. 2articularmente en el caso
de anlisis de cuentas y+o seguimiento de operaciones a travs del sistema contable.
9ecanismos o canales para reclamos de los clientes
Bue los clientes tengan a sus alcance un libro de que,as o un mecanismo donde ellos
puedan manifestar su descontento con los servicios o productos de la empresa.
Normas Particulares
Estn dedicadas a cada rea-
/ormas de control 3nterno relativas a la estructura de la organi#acin <hori#ontal
y vertical= y a la separacin de funciones.
/ormas de control 3nterno relativas a las medidas concretas de control
conducentes a evitar la posibilidad de cometer errores o fraudes que atenten
contra el patrimonio de un ente, o sobre la continuidad de sus operaciones.
9e,oramiento de procedimientos y rutinas administrativas, cuyo cumplimiento
facilita el e,ercicio de control interno.
Cumplimiento de disposiciones y normas legales.
9edidas concretas que mo,aran la eficiencia administrativa.
Capitulo 3 Com"ras y cuenta a "agar
8iagrama en 0loque
Estos diagramas son grficos que apuntan a capturar globalmente un circuito o sistema,
ba,o el paradigma de que la comunicacin se reali#a a travs del flu,o de documentos o
formularios entre los distintos sectores que intervienen.
Al adoptar un nivel global, lgicamente hay detalles del circuito que deliberadamente se
omiten.
%ecuencia

'peracin
1ormulario
E9 C Emite
2A & 2edido de
Aeaprovisionamiento
%C & %olicitud de Compras
DA & Derifica Autori#acin
2C & 2edid de Coti#acin
C'7 & Coti#acion
C'E & Controla y Emite
2EC & 2lanilla de Evaluacion de
Cot
A8E & Ad,udica y Emite
'C & 'rden de Compra
AE9 C Aemito
1C7 & 1actura
A9E C Aecibe mercadera y
emite
3A & 3nforme de Aecepcion
ACC & Asienta resultado de ctrl.
Calidad
DCC & Derifica Cumplimiento de
compra
A9A C Almacena 9ercaderia y Aegistra
A9 & Aecibe 9ercaderia
CA & Controla y registra
8iagrama :ibrido de Conte(to. Creacin del autor.
Caractersticas-
Conserva el nivel global en el 8iagrama de 0loques
8estaca las actividades y tareas de cada sector
2ermite relacionar cada una de estas actividades con la info necesaria.
9odulo ? 9odulo ! 9odulo E
7res tipos de 8iagramas :bridos-
Centrado en 1ormularios- la cadena de valor se construye a partir del flu,o de sus
formularios y el encadenamiento sectorial.
Centrado en procesos- la cadena de valor se construye sobre los procesos seriales
y paralelos definidos para alcan#ar el resultado concreto que corresponda.
Aadiales- un sector se constituye en pivote del proceso, y act>a como principal
e,ecutor del mismo, en su relacin con otros sectores.
$iagrama %i&rido de Conte'to Centrado en (ormularios
5os smbolos utili#ados son-
1ormulario
%ecuencia de procesos, a travs de la emisin
y control de formularios, y consulta a los
registros y sistemas que corresponden.
%ectores que intervienen
%oporte de tarea- sistema, archivo o registro
que brinda el soporte de informacin necesario
para que el sector pueda reali#ar la tarea.
1uncin de Compras
Consiste en la adquisicin de los recursos materiales necesarios para el funcionamiento
de una organi#acin, ba,o las me,ores condiciones de contratacin.
%eparacin de 1unciones
8escripcin del Circuito
9odulo ?- 8eteccin de la necesidad de Compras.
9odulo !- %eleccin del proveedor y ad,udicacin de la compra.
9odulo E- recepcin, Control y almacenamiento.
9odulo *- Control de la compra y registracion.
Modulo )
7odas las compras de bienes superiores a un monto, deben hacerse por escrito. 5os
orgenes de las solicitudes son dos-
C %ector almacenes, reposicin de artculos, mantener stocF. <Aeaprovisionamiento=
C 'tro sector de empresa para productos sin stocF. <%olicitud de compra=
Artculos con stocF, %ector de almacenes es el encargado de mantener las e(istencias
para esto el sector tiene que iniciar su reaprovisionamiento antes, es decir, en un punto
de mayor e(istencia que su stocF mnimo. Ese punto es el 2G/7' 8E 2E838', esta
posicin queda definida como el stocF mnimo ms un margen determinado de
seguridad, el que variara seg>n el grado de importancia del producto y esto depende del
daHo que pueda causar al normal funcionamiento de la empresa.
Artculos sin stocF, para estos solo es necesario una %olicitud de Compra.
5imites para la autori#acin de compras
5os lmites deben ser precisos y relacionados tanto con el nivel ,errquico como con la
especialidad del funcionario que pueda autori#ar la compra.
Modulo *
Aecibidos los pedidos del modulo ?, compras procede a-
C Cote,ar las firmas de dichos formularios con el Aegistro de Autori#aciones y 1irmas.
<AA1=
C Consultar el Aegistro de 2roveedores <A2= con el ob,eto de seleccionar los ms afines
ala naturale#a del pedido, para pedir la coti#acin.
El pedido de coti#acin se reali#a por escrito y la coti#acin del proveedor tambin se
recibe por escrito.
Aprobado esto, se emite la 'rden de compra.
%olicitud de Coti#acin a 8istintos proveedores
En las compras de importancia es fundamental pedir a distintos proveedores las
coti#aciones, los requisitos para esto son-
- Cantidad y calidad requerida.
- 2recios
- 3mpuestos que graban
- Condiciones de pago
- 1echa de entrega
- 2la#o de mantenimiento
- .aranta
5as compras por montos importantes se reali#an por medio de concursos de precios.
Modulo +
5a entrega de las mercaderas se reali#a por el sector de Aecepcin, quien luego de
controlar la mercadera, hace el informe de recepcin.
%alvo en algunas mercaderas, la misma sufre un control de calidad con anterioridad a
su almacenamiento.
7anto el sector Control de Calidad como el de Almacenamiento de,an constancia de su
intervencin sobre las copias de recepcin.
5ugo de esto, Compras y contadura dan por concluida la gestin correspondiente a los
artculos recibidos.
Modulo ,
El sector de Contadura va reuniendo los documentos representativos de los distintos
pasos desarrollados del circuito de compras, ellos son-
- 'rden de compras <duplicado=
- 'rden de Compras internas <original=
- 3nforme de Aecepcin <original=
- Aemito del proveedor <duplicado=
Al recibir la factura del proveedor proceder a su control y registracion, para luego de,ar
archivado todo el lega,o en un archivo transitorio de cuantas a pagar.
Armado del 5ega,o de Compras y su Composicin
%e arma con la documentacin mencionada, teniendo a la factura del proveedor como
pivote. %olo se pagara por la mercadera efectivamente ingresada y almacenada, en la
cantidad y calidad solicitada, y por el precio y las condiciones convenidas.
- Admisin >nicamente de 'riginales de 1acturas.
- Control de facturas de proveedores
- %ello, Inicamente para fines de control interno. Aprobado.
5uego se registrara la deuda+aprobacin del pago de facturas.
Capitulo 4 Pagos
1uncin de pagos consiste en la cancelacin de la obligaciones contradas, originadas
con motivo de compras, servicios recibidos, de sueldos y ,ornales del personal.
8escripcin del Circuito de 2agos
2ara la comprensin, el #oquete lo dividi en E mdulos-
9odulo ?- 8eterminacin de la fecha de vencimiento de la factura y emisin de la orden
de pago.
9odulo !- Emisin del Cheque.
9odulo E- 8istribucin de la documentacin y registracion del pago.
Modulo )
Este modulo consiste simplemente en la emisin de la orden de pago en funcin del
lega,o de compras, una ve# que se ha detectado como pr(ima la fecha de vencimiento
de la factura del proveedor, suponiendo que no e(isten dificultades financieras para
disponer el pago.
Modulo *
7esorera recibe el lega,o de compras y la orden de 2ago y luego de e(aminar la
documentacin sin observar ob,ecin alguna procede a emitir el cheque y a firmarlo.
5a documentacin que compone el 5ega,o de Compras es anulada con un sello de
2A.A8'C1EC:A8'A, de forma tal de evitar que sea presentada en otra oportunidad,
y ,untamente con los dos e,emplares de la 'rden de 2ago y el Cheque emitido se
derivan al .erente administrativo.
El gerente adm. Coloca la segunda firma al cheque luego de e(aminar la
documentacin sin encontrar ob,ecin.
Con el ob,eto de incrementar y concentrar el control ,ustamente en el momento ms
importante del circuito, es conveniente que la emisin del cheque requiera de dos firmas
para tener valide#.
5os cheques deberan emitirse incluyendo la clusula $no a la orden) seguida del
nombre del beneficiario del pago.
%e recomienda establecer das fi,os para la emisin y firma de cheques y para el pago a
proveedores, con el fin de lograr un me,or aprovechamiento del tiempo y eficiencia
administrativa.
Modulo +
5a documentacin recibida del gerente Administrativo es distribuida de la siguiente
forma-
- Cheque- al proveedor.
- 5ega,o de compras- se archiva definitivamente en el sector, en forma
cronolgica, en el archivo contable de compras.
- 'rden de pago <original=- se archiva definitivamente en el sector, en forma
cronolgica, en el archivo contable de 2agos, previa registracion de la operacin
en el %ubdiario de Ca,a y 0ancos.
- 'rden de pago <duplicado=- a tesorera, sector que la archiva en el archivo de
rdenes de pago.
Ca"itulo -
.entas y cuentas a co&rar
La /uncin de ventas0se"aracin de /unciones0incom"ati&ilidades
5as ventas son el con,unto de operaciones mediante las cuales una empresa transfiere a
otra <o a un consumidor final= un bien o presta un servicio, y recibe a cambio un precio
pactado, generalmente en dinero o a travs de una promesa de pago futuro.
/ing>n sector debe tener ms de una de las funciones bsicas-
a= reali#acin y aprobacin de la venta
b= aprobacin de los crditos
c= despacho de la mercadera
d= facturacin de la venta
e= cobran#a de la venta
f= registracin de las operaciones efectuadas
$escri"cin del circuito
Aecepcin y aprobacin del pedido
Descripcin general y global del modulo
Gn cliente origina un pedido ante la visita de un vendedor o un llamado.
5os vendedores reali#an el requerimiento recibido a travs una /ota de 2edido.
El sector Administracin de Dentas produce el Control 1ormal- chequeo de la e(istencia
del cliente en los registros de la empresa, correccin de los precios, cdigos de los
artculos coincidentes con su descripcin, condiciones de pago, pla#os de entrega,
garanta, etc.
Colocacin del pedido
5os vendedores reciben el pedido de los clientes, ya sea en su domicilio o en las
oficinas de ventas.
5os pedidos deben contar con la aprobacin escrita de los clientes. 5a cantidad de
copias del formulario de 2edido vara seg>n los distintos usuarios de la informacin.
Estos pueden ser-
el cliente
administracin de ventas, para reali#ar el control formal y que se cumpla el
pedido
crditos
almacenes, para el control de stocF y el despacho de la mercadera
facturacin, para facturar la mercadera entregada
el emisor, para su control
8atos de la nota de pedido
n>mero y nombre del cliente
cdigo de vendedor
cdigo del producto solicitado
cantidad solicitada
precio unitario
condiciones de venta
lugar de entrega <si es distinta al de los registros de la empresa=
fecha estimada de entrega
Aprobacin formal del pedido
Gno de los problemas ms comunes es el de recha#o de pedidos por $cliente
ine(istente). Esto ocurra porque toman el pedido sin haber procesado previamente el
alta del cliente. 2or ello se recomienda asegurarse de haber procesado todas las altas,
ba,as y modificaciones de clientes.
'tros casos son aquellos en los cuales los montos de las listas de precios usadas por los
vendedores no coinciden con los precios vigentes al momento de la facturacin.
Esto puede por error, por lo cual se recha#a o sino tambin por ser operaciones
especiales aprobadas, en cuyo caso deben ser autori#adas en la /ota de 2edido por parte
de un funcionario responsable.
Control de crditos
:ay que recordar que aunque estemos en presencia de ventas al contado, el cliente
puede presentar atrasos en los pagos de compras anteriores y la empresa no desear
venderle a clientes morosos.
El sector de Crditos debe fi,ar un lmite de crdito m(imo a otorgar a cada cliente.
Este control tiene como ob,etivo otorgar crditos a clientes que tengan solvencia para
pagarlos.
2ara efectuar el control de Crditos deben adoptarse algunas formulas que permiten
verificar-
que no hayan atrasos anteriores que signifiquen el recha#o del pedido
que no haya sido superado el limite de crditos <esto incluye saldos impagos a la
fecha de evaluacin, pedidos aprobados y no entregados, pedidos entregados
pendientes de facturacin, cobran#as recibidas pendientes de contabili#ar=
Control de existencias
2ermite efectuar la reserva de mercaderas en los registros de stocF para que impida que
stos denoten una situacin de disponibilidad distinta de la real.
Gna ve# chequeado esto, se enva la /ota de 2edido a las reas encargadas de
confeccionar el remito y despachar la mercadera. %olo con el remito se reali#a la ba,a
fsica del stocF, sin olvidarse de dar de ba,a tambin la reserva previamente efectuada.
Control de pedidos rechaados
Gn pedido puede ser recha#ado por causas insalvables que generan el recha#o
definitivo.
%in embargo, hay motivos que pueden ser revertidos, como por e,emplo la falta
transitoria de stocF o el atraso en la cobran#a de facturas pendientes.
En estos casos los pedidos deben ser tratados como $en suspenso) hasta que se pueda
levantar el recha#o
8espacho y entrega de mercadera
Descripcin general y global del modulo
Almacenes emite los correspondientes remitos si hay stocF.
El sector e(pedicin prepara los envos a cada cliente y confecciona la :o,a de Auta,
formulario que permite clasificar los envos que efectuar cada repartidor.
El repartidor entrega la mercadera solicitada por el clientes y obtiene su conformidad
sobre el original del remito. Cada entrega efectuada se registra tambin en la :o,a de
Auta, como los casos que no se pudo entregar la mercadera, en donde tiene que e(plicar
el por qu.
Gna ve# que finali#a el recorrido de entrega, el repartidor rinde cuenta de al sector
E(pedicin quien, una ve# que controla todo, reparte la documentacin.
!reparacin de la mercader"a#$misin de %emitos y &rdenes de $xpedicin
5os remitos deben estar prenumerados de imprenta para llevar un control sobre las
salidas y la e(istencia de mercaderas. En caso de utili#arse medios computadori#ados,
el control de secuencia deber merecer un especial cuidado.
$l despacho y el reparto de la mercader"a#'o(a de ruta
.eneralmente contienen-
apellido y nombre del repartidor
datos identificatorios del vehiculo utili#ado
Filometra,e del vehiculo antes de iniciarse el recorrido
distancia estimada a recorrer para reali#ar el reparto y tiempo y apro(imado que
demandar la tarea
sntesis de los remitos que componen el recorrido
lugar para indicar los datos de la entrega y, en caso de corresponder, el por qu no
se reali# la misma
)ransporte de mercader"a#%iesgos#*eguros
%e deben contratar seguros para cubrir riesgos como robo, hurto y alg>n otro riesgo que
implique potenciales daHos propios de la operacin.
%i no se contrata seguro alguno, es conveniente fi,ar que $la mercadera via,a por cuenta
y riesgo del comprador). %i se decide por esta opcin, dicha leyenda debe estar tanto en
los Aemitos como en las /otas de pedido.
$xpedicin
En muchas empresas el sector de E(pedicin se convierte en un almacn secundario
donde quedan depositados los pedidos que no pudieron entregarse, y generalmente por
mucho tiempo.
Es por eso que se recomienda que todo pedido que no se haya podido entregar, vuelva a
Almacenes de inmediato.
Control de entrega de la mercader"a solicitada por el cliente
2ara que Administracin de Dentas pueda controlar las entregas de los pedidos, una de
las copias del Aemito <en donde debe decir $9ercadera entregada) o similar= le debe
ser enviada por el sector E(pedicin.
1acturacin, registracin y control
Descripcin general y global del modulo
El sector 1acturacin, en funcin de los remitos por mercaderas entregadas, y de los
precios y condiciones de venta contenidos en la /ota de 2edido, emite las
correspondientes 1acturas. 5a emisin de * e,emplares es suficiente-
'riginal- al cliente
8uplicado- a Contadura para la registracin contable
7riplicado- a Cobran#as
Cuadruplicado- se archiva en el sector.
+acturacin
Es un proceso mediante el cual se liquidan las ventas reali#adas.
2ara evitar inconvenientes, se recomienda emitir la factura solo cuando la mercadera
haya sido entregada.
!recios y condiciones de ,enta
Es com>n que las empresas tengan diferentes listas de precios seg>n el cliente.
%in embargo esto a veces ocasiona problemas administrativos.
2or lo tanto se recomienda que haya una sola lista de precios y que luego se mane,es
con bonificaciones y descuentos especiales.
!renumeracin de formularios
'bviamente, las facturas deben estar prenumeradas. En caso de utili#arse medios
computadori#ados, el control de secuencia deber merecer un especial cuidado.
Control de facturacin
Es conveniente que un sector a,eno a Almacenes y 1acturacin efect>e un control de
integridad y correccin sobre las facturas emitidas, para detectar posibles errores de
carga y de proceso. El me,or sector es Contadura, que debe encargarse de-
a= correlacionar los remitos emitidos con la facturacin, para evitar salidas de
mercadera no facturadas o distintas de las cantidades facturadas
b= controlar la calidad de los importes de las facturas emitidas
%egistracin de la operacin
Comprende dos procesos-
a= proceso diario, o sea pase de las operaciones reali#adas al %ubdiario Dentas
b= proceso mensual, o sea armado del asiento resumen de diario en funcin de la
informacin del subdiario Dentas
Control m"nimo de facturas
Es conveniente controlar las facturas antes de enviarlas a los clientes, para detectar
errores como falla en la impresin, importes e(cesivamente grandes o pequeHos,
clientes o artculos no conocidos, etc.
-ota de ,enta al contado
8icho comprobante ampara tres operaciones- la entrega, la facturacin y la cobran#a.
A dicha /ota se le estampa un sello de 2A.A8' al ser abonada y un sello de
E/7AE.A8' al recibirse la mercadera.
Esta /ota hace de Aemito, 1actura y Aecibo.
%eguimiento y control de pedidos
Descripcin del modulo
Cuando Administracin de Dentas procesa las distintas /otas de 2edido recibidas de los
vendedores, se archiva transitoriamente una copia de los que hayan pasado el Control
1ormal en el archivo de 2edidos pendientes de Cumplimiento.
Estos pedidos se van a ir dando de ba,a a medida que la empresa vaya cumpliendo con
la entrega.
Ca"itulo 1
Co&ran2as
%e refiere a la percepcin efectiva del precio pactado en la operacin de Denta.
1uncin de Cobran#as-
Apertura de correspondencia
9ane,o de fondos
Control y registracin de la cobran#a
Cobran#as mediante cobradores
Descripcin general y global del mdulo
Cobran#as emite el formulario 5istado de Cobran#as para cada cobrador, indicando las
facturas y clientes que cada uno tiene por ob,etivo cobrar. 5e entrega al cobrador dos
copias del 5istado y una copia de cada 1actura.
Ante el pago del Cliente, el Cobrador emite el Aecibo 'ficial en * copias, entregando al
cliente el original.
5a totalidad de la Cobran#a es rendida en 7esorera <8inero, Cheques, Aecibos,
5istados de Cobran#as=, mientras que el sector Cobran#as recibe una copia de los
Aecibos 'ficiales.
!lanilla de Cobranas
Contiene-
Cdigo y denominacin del clientes
1acturas adeudadas
a= />mero
b= 1echa de emisin
c= 3mporte
d= 1echa de vencimiento
Jrea a llenar por el cobrador-
8etalle de la gestin de cobran#as reali#adas
En caso de no haber podido cobrar-
Causas
En caso de haber cobrado-
/>mero de recibo e(tendido
3mporte de la cobran#a, discriminando el efectivo de otro tipo de formas de pago
3mporte de eventuales descuentos otorgados.
%ecibo !ro,isorio#%ecibo &ficial
Algunas empresas emiten Aecibos provisorios al cobrar, para emitir el Aecibo
8efinitivo luego de que los cheques son depositados y acreditados en la cuenta bancaria
de la empresa.
%ecibos Anulados
7odas las copias deberan inutili#arse y archivarse, con el ob,eto de asegurar que no se
ha reali#ado uso indebido de ninguna de ellas.
8ebera comunicarse tal situacin a todos los sectores receptores del citado formulario.
Cobran#as por correspondencia
Descripcin global
5a correspondencia es abierta por la secretaria de .erencia .eneral quien emite la
planilla de Dalores Aecibidos por Correspondencia.
5os cheques son enviados a 7esorera para su depsito.
Gna de las copias de la planilla es enviada al sector de Cobran#as quien emite los
Aecibos 'ficiales.
Apertura de la correspondencia
8ebera ser abierta por funcionarios de alto nivel o por sus secretarias.
.istados de /alores %ecibidos por Correspondencia
5os cheques de clientes recibidos por correspondencia deberan ser listados por los
responsables de su apertura. Es necesario para conocimiento y control cru#ado de los
sectores de Cobran#as y 7esorera.
Control y depsito de la recaudacin
Descripcin del mdulo
7esorera se encarga de depositar las cobran#as ingresadas a travs de los cobradores
como por correspondencia.
Gna copia de esta planilla firmada por 7esorera, habilitar al sector de Cobran#as para
emitir los Aecibos 'ficiales.
0oletas de Depsito1 copia del detalle de ,alores depositados
Es importante que en la empresa quede copia de los valores depositados para reali#ar
eficientes controles y revisiones posteriores de las operaciones de ca,a.
!arte de ingresos
Es un formulario en el podemos notar dos partes-
5a primera, en la que se consignan los totales de cobran#as que surge de los
5istados de Cobran#as y de la planilla de Dalores Aecibidos por
Correspondencia.
5a segunda, conteniendo el detalle de los depsitos reali#ados.
'bviamente, los totales de las partes deben coincidir.
El 2arte de 3ngresos debe estar firmado por el sector encargado de su confeccin
<7esorera= e intervenido por contadura como seHal de haber controlado el depsito
completo de la cobran#a recibida.
Deposito diario e integro de las Cobranas
5as cobran#as recibidas deberan ser depositadas en el da y en forma integra.
7omar parte de las cobran#as para reali#ar pagos, dificulta cualquier tarea de control
posterior. %e recomienda canali#ar los pagos a travs del 1ondo 1i,o o de la emisin de
cheques.
Custodia de talonarios de %ecibos sin utiliar
8ebera recaer sobre un funcionario a,eno al mane,o de fondos.
5a entrega de talonarios de Aecibos en blanco para su uso, deber efectuarse slo ante la
rendicin de los completos ya utili#ados.
Con esto se persiguen los siguientes ob,etivos-
3mplantacin plena del control de correlatividad numricoCcronolgico
Evitar situaciones anmalas utili#ando Aecibos e(trados de formularios que no
estn en uso
!renumeracin de formularios 2ue inter,ienen
Es fundamental que todos los formularios que intervienen se encuentren prenumerados
de imprenta.
Control y registracin de la operacin a fin del da
Descripcin del modulo
5os Aecibos 'ficiales pasan por cuentas Corrientes, quien efect>a las registraciones en
las 1ichas de Cuentas Corrientes de los clientes.
Aqu viene el control final del circuito, que e,ercer Contadura en funcin de la
documentacin que recibe de los diferentes sectores-
de Contadura-
C parte de 3ngresos <original
de 7esorera
C 0oletas de 8eposito selladas por el 0anco
de Cobran#as
C Aecibo 'ficial <triplicado=
C 5istado de Cobran#as <triplicado=, uno por cada Cobrador
C Dalores Aecibidos por correspondencia <original=
8ichos controles consisten en verificar-
a= que el monto total de las facturas canceladas concuerde con las cifras
consignadas en los 5istados de Cobran#a y en las planillas de Dalores Aecibidos
por Correspondencia
b= que los totales de los 5istados de Cobra#a y del listado de Dalores Aecibidos por
correspondencia concuerden con la suma de los respectivos recibos que los
componen
c= que los descuentos hayan sido bien otorgados y documentados en los Aecibos
emitidos
d= que el dinero neto a cobrar concuerde con el total depositado
Gna ve# satisfechos todos estos controles, Contadura proceder a efectuar las
registraciones del caso en el %ubdiario de Ca,a y 0ancos.
'tras modalidades de Cobran#as
por 9ostrador
a travs de bancos
9odificacin del circuito ante el uso de la computadora
5a participacin de una computadora generalmente recorta la silueta del circuito,
suprime y altera pasos, evita la emisin de algunos formularios para la transmisin de
informacin entre sectores, y puede modificar la distribucin de tareas y la importancia
relativa de algunos sectores en la carga total de traba,o. Estos >ltimos casos son los de
los sectores con fuerte carga de tareas repetitivas y programables, que por supuesto son
absorbidas por la computadora.
3gualmente la silueta del circuito ser distinta seg>n el grado de integracin de los
distintos mdulos del sistema.
Ca"3tulo 4
Control interno en el 5rea de Tesorer3a
A travs del rea de 7esorera fluyen los fondos de la empresa.
9edidas de prevencin-
Se"aracin de /unciones0(unciones incom"ati&les6 la reali#acin de tareas
vinculadas al mane,o de fondos es incompatible con cualquier otra. 5a
incompatibilidad apunta a dos direcciones-
C las registraciones contables
C aquellas operaciones <fundamentalmente las compras y las ventas= que en alg>n
momento tendrn refle,o a travs del fluir de fondos <pagos y cobran#as=
Pro%i&icin del acceso del "ersonal de Tesorer3a a los registros conta&les6 el
acceso del personal de 7esorera a las registraciones contables puede darles la
oportunidad de conocer-
C cmo y cundo se registran las operaciones
C las fortale#as y debilidades de los controles que e,erce el rea contable
Ello les da una venta,a nada despreciable ante la eventualidad de esconder
operaciones que contienen errores
Acceso /3sico a la o/icina de Tesorer3a07ecinto cerrado6 se considera
fundamental su locali#acin en recintos cerrados que impidan el acceso de
personal no autori#ado
A"ertura de corres"ondencia6 en algunas empresas la correspondencia es
abierta por 7esorera, debido a que la mayora de las cartas recibidas tienen
origen en bancos, entidades financieras, clientes y proveedores, todos ellos
relacionados con el flu,o de fondos de la empresa. %in embargo es preferible que
sean abiertas por personal superior o por sus secretarias.
$e"sito diario e 3ntegro de la co&ran2a
$etalle en la &oleta de de"sitos de los c%e#ues incluidos
Control de talonarios de 7eci&os y C%e#ues #ue no est5n en uso6 la custodia
de estos talonarios no debe recaer en 7esorera. 8eben estar ba,o la custodia de
un funcionario responsable a,eno al mane,o de fondos.
7ecuentos diarios de Ca8a "or "arte del "ersonal a/ectado a las tareas de
movimientos de /ondos6 el personal del sector afectado al mane,o de fondos
debera reali#ar diariamente un arqueo de los valores que obran en su poder,
de,ando debida constancia escrita de la tarea reali#ada.
(irmantes dados de &a8a6 el sector de 7esorera debera actuali#ar los registros
de firmas en las instituciones bancarias con que opera la empresa.
Can8e de c%e#ues6 en caso de que funcionarios o empleados de la empresa
acudan al rea de 7esorera con el ob,eto de can,ear cheques personales por
dinero en efectivo, la operacin debera reali#arse slo ba,o autori#acin escrita
de un funcionario responsable.
Corres"ondencia de los &ancos0E'tractos &ancarios y Avisos de C%e#ues
$evueltos6 estos deberan ser derivados directamente a Contadura. Gna ve# que
los hayan recibido y contabili#ados, stos sern derivados a 7esorera.
Proyeccin de Co&ran2as y Pagos "ara an5lisis /inanciero6 si bien es vlido
suponer que Cobran#as debe reali#ar una proyeccin de las recaudaciones de
acuerdo con la fecha de vencimiento de las facturas y Cuentas a 2agar debe
reali#ar una proyeccin de los pagos en funcin de la fecha de vencimiento de
los compromisos asumidos, con ello la tarea no queda terminada. Aun falta la
integracin de los flu,os de fondos positivos y negativos.
Posicin /inanciera semanal6 7esorera en forma semanal debera emitir un
Estado de 2osicin 1inanciera conteniendo-
C disponibilidades al inicio de la semana
C ms ingresos
C menos egresos
C disponibilidad al cierre de la semana