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ABNTAssociao Brasileira
de Normas Tcnicas
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Brasileira de
Normas Tcnicas
Palavra-chave: Arquivos 4 pginas
Arquivos
NBR 9578 SET 1986
Origem: ABNT - 14:004.01-001/1983
CB-14 - Comit Brasileiro de Finanas, Bancos, Seguros, Comrcio,
Administrao e Documentao
CE-14:004.01 - Comisso de Estudo de Teminologia Arquivstica
NBR 9578 - Documentation - File - Terminology
Descriptor: File
Terminologia
1 Objetivo
Esta Norma define os termos empregados nos arquivos
em geral.
2 Definies
Para os efeitos desta Norma so adotados as definies
de 2.1 a 2.65.
2.1 Acervo
Conjunto dos documentos de um arquivo.
2.2 Acesso
Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos,
as quais podero variar em funo de clusulas restri-
tivas.
2.3 Administrao de arquivos
Direo, superviso e coordenao das atividades admi-
nistrativas e tcnicas de uma instituio ou rgo arqui-
vstico.
2.4 Administrao de documentos
Metodologia de programas para controlar a criao, o
uso, a normalizao, a manuteno, a guarda, a proteo,
e a destinao de documentos.
2.5 Arquivamento
Operao que consiste na guarda de documentos nos
seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem
prprios e de acordo com um sistema de ordenao pre-
viamente estabelecido.
2.6 Arquivista
Profissional de arquivo, de nvel superior.
2.7 Arquivstica
Princpios e tcnicas a serem observados na constituio,
organizao, desenvolvimento e utilizao dos arquivos.
2.8 Arquivo
2.8.1 Designao genrica de um conjunto de documentos
produzidos e recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica,
pblica ou privada, caracterizado pela natureza orgnica
de sua acumulao e conservado por essas pessoas ou
por seus sucessores, para fins de prova ou informao.
De acordo com a natureza do suporte, o arquivo ter a
qualificao respectiva, como, por exemplo: arquivo audio-
visual, fotogrfico, iconogrfico, de microformas, inform-
tico.
2.8.2 O prdio ou uma de suas partes, onde so guardados
os conjuntos arquivsticos.
2.8.3 Unidade administrativa cuja funo a de reunir, or-
denar, guardar e dispor para o uso conjuntos de docu-
mentos, segundo os prncpios e tcnicas arquivsticas.
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2.8.4 Mvel destinado guarda de documentos.
2.9 Arquivologia
Estudo, cincia e arte dos arquivos.
2.10 Arquivos correntes
Conjuntos de documentos em curso ou de uso freqente.
Tambm denominados arquivos de movimento.
2.11 Arquivos em depsito
Conjuntos de documentos colocados sob a guarda de
um arquivo permanente, embora no pertenam ao seu
acervo.
2.12 Arquivos intermedirios
Conjuntos de documentos procedentes de arquivos
correntes e que aguardam sua destinao final.
2.13 Arquivos permanentes
Conjuntos de documentos que so preservados, respei-
tada a destinao estabelecida, em decorrncia de seu
valor probatrio e informativo.
2.14 Arquivos privados
Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
instituies no-governamentais, famlias ou pessoas f-
sicas, em decorrncia de suas atividades especficas, e
que possuam uma relao orgnica perceptvel atravs
do processo de acumulao.
2.15 Arquivos pblicos
2.15.1 Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos
por instituies governamentais de mbito federal, esta-
dual ou municipal, em decorrncia de suas funes es-
pecficas administrativas, judicirias ou legislativas.
2.15.2 Instituies arquivsticas franqueadas ao pblico.
2.16 Arranjo
2.16.1 Processo que, na organizao de arquivos perma-
nentes, consiste na ordenao (estrutural ou funcional)
dos documentos em fundos, na ordenao das sries
dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais
dentro das sries.
2.16.2 Processo que, na organizao de arquivos cor-
rentes, consiste em colocar ou distribuir os documentos
em uma seqncia alfabtica, numrica ou alfanumrica,
de acordo com o mtodo de arquivamento previamente
adotado. Tambm denominado classificao.
2.17 Autgrafo
2.17.1 Assinatura ou rubrica.
2.17.2 Designao de documento manuscrito, do prprio
punho do autor, esteja assinado ou no.
2.18 Avaliao
Processo de anlise da documentao de arquivos, vi-
sando estabelecer a sua destinao, de acordo com seus
valores probatrios e informativos.
2.19 Catlogo
Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio
temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluin-
do todos os documentos pertencentes a um ou mais
fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada.
2.20 Classificao
Ver 2.16.2.
2.21 Coleo
Conjunto de documentos, sem relao orgnica, aleato-
riamente acumulados.
2.22 Cpia
2.22.1 Reproduo de um documento, obtida simulta-
neamente execuo do original.
2.22.2 Reproduo de um documento, obtida a partir do
original.
2.23 Copiador
2.23.1 Livro contendo pginas em papel liso ou pautado,
nas quais eram transcritas, em ordem cronolgica, pelos
prprios autores ou por copistas, cartas, ofcios e outros
tipos de correspondncia expedida.
2.23.2 Livro contendo folhas em papel de trapos, nas
quais se fazia a cpia de documentos expedidos, usando-
se processo de transferncia direta da tinta do original,
mediante umidade e presso
(1)
.
2.24 Correspondncia
Comunicao escrita, recebida (passiva) ou expedida (ati-
va), apresentada sob vrias formas (cartas, cartes pos-
tais, ofcios, memorandos, bilhetes, telegramas), podendo
ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou
sigilosa.
2.25 Datas limites
Elemento de identificao cronolgica de uma unidade
de arquivamento em que so indicadas as datas de incio
e trmino do perodo abrangido.
2.26 Depsito
Ato pelo qual arquivos ou colees so colocados, fisi-
camente, sob custdia de terceiros, sem que haja trans-
ferncia da posse ou propriedade.
(1)
Esse processo foi muito usado no sculo XIX e comeos de XX.
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2.27 Descarte
Ver 2.38.
2.28 Desclassificao
Ato pelo qual a autoridade competente libera consulta
documentos anteriormente caracterizados como sigilosos.
2.29 Descrio
Processo intelectual de sintetizar elementos formais e
contedo textual de unidades de arquivamento, ade-
quando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em
vista produzir (inventrio sumrio ou analtico, guia, etc.).
2.30 Destinao
Conjunto de operaes que se seguem fase de avalia-
o de documentos, destinadas a determinar a sua guar-
da temporria ou permanente, a sua eliminao ou a sua
microfilmagem.
2.31 Doao
Ato pelo qual uma pessoa fsica ou jurdica transfere a
terceiros, de livre vontade, com carter irrevogvel, sem
retribuio pecuniria, atravs de instrumento jurdico
adequado no qual devem constar as condies da ces-
so, a documentao que lhe pertence.
2.32 Documento
Registro de uma informao independentemente da natu-
reza do suporte que a contm.
2.33 Documento de arquivo
Aquele que, produzido ou recebido por uma instituio
pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, cons-
titua elemento de prova ou de informao.
2.34 Documento oficial
Aquele que, possuindo ou no valor legal, produz efeitos
de ordem jurdica na comprovao de um fato.
2.35 Documento pblico
Aquele produzido e recebido pelos rgos do poder p-
blico, no desempenho de suas atividades.
2.36 Documento sigiloso
Aquele que, pela natureza de seu contedo informativo,
determina medidas especiais de proteo quanto sua
guarda e acesso ao pblico.
2.37 Dossi
Unidade de arquivamento formada por documentos
diversos, pertinentes a um determinado assunto ou pes-
soa.
2.38 Eliminao
Destruio de documentos julgados destitudos de valor
para guarda permanente.
2.39 Espcie de documentos
Designao dos diversos tipos de documentos segundo
seu aspecto formal: ata, carta, certido, decreto, despacho,
edital, ofcio, relatrio, requerimento, etc.
2.40 Fundo
2.40.1 A principal unidade de arranjo estrutural nos arqui-
vos permanentes, constituda pelos documentos proveni-
entes de uma mesma fonte geradora de arquivos.
2.40.2 A principal unidade de arranjo funcional nos arqui-
vos permanentes, constituda pelos documentos prove-
nientes de mais de uma fonte geradora de arquivo, reu-
nidas pela semelhana de suas atividades, mantido o
princpio da provenincia.
2.41 Gnero de documentos
Designao dos tipos de documentos segundo o aspecto
de sua representao nos diferentes suportes: textuais,
audiovisuais, iconogrficos e cartogrficos.
2.42 Guia
Instrumento de pesquisa destinado orientao dos usu-
rios no conhecimento e utilizao dos fundos que integram
o acervo de um arquivo permanente.
2.43 ndice
Lista sistemtica e pormenorizada dos elementos do con-
tedo de um documento ou grupo de documentos, dis-
posta em determinada ordem para indicar e facilitar sua
localizao do texto.
2.44 Instrumento de pesquisa
Meio de disseminao e recuperao da informao
utilizado pelos arquivos. So instrumentos de pesquisa,
entre outros, catlogos, guias, ndices, inventrios, reper-
trios e tabelas de equivalncia.
2.45 Inventrio analtico
Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arqui-
vamento de um fundo ou de uma de suas divises so
identificadas e pormenorizadamente descritas.
2.46 Inventrio sumrio
Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arqui-
vamento de um fundo ou de uma de suas divises so
identificadas e brevemente descritas.
2.47 Item documental
A menor unidade arquivstica materialmente indivisvel.
2.48 Legado
Doao feita por declarao de ltima vontade.
2.49 Lista de eliminao
Relao de documentos especficos a serem eliminados,
devidamente aprovada pela autoridade competente.
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2.50 Natao
Elemento de identificao das unidades de arquivamento,
constitudo por nmeros, letras ou combinao de nme-
ros e letras, que permite sua localizao.
2.51 Processo
Termo geralmente usado na administrao pblica para
designar o conjunto de documentos reunidos em capa
especial e que vo sendo organicamente acumulados
no decurso de uma ao administrativa ou judiciria. O
nmero de protocolo que registra o primeiro documento
com o qual o processo aberto, repetido externamente
na capa, o elemento de controle e arquivamento do
processo.
2.52 Protocolo
2.52.1 Denominao geralmente atribuda a setores en-
carregados do recebimento, registro, distribuio e movi-
mentao de documentos em curso.
2.52.2 Denominao atribuda ao prprio nmero de re-
gistro dado ao documento.
2.52.3 Livro de registro de documentos recebidos e/ou
expedidos.
2.53 Provenincia
Princpio segundo o qual devem ser mantidos reunidos,
em um mesmo fundo, todos os documentos provenientes
de uma mesma fonte geradora de arquivo. Corresponde
expresso francesa respect des fonds e inglesa
provenance.
2.54 Recolhimento
Transferncia de documentos dos arquivos intermedi-
rios para os permanentes.
2.55 Repertrio
Instrumento de pesquisa no qual so descritos, porme-
norizadamente, documentos previamente selecionados
e pertencentes a um ou mais fundos, podendo ser elabo-
rado segundo um critrio temtico, cronolgico, onoms-
tico ou geogrfico.
2.56 Respect des fonds darchives
Ver 2.53.
2.57 Seleo
Ver 2.18.
2.58 Srie
Designao dada s subdivises de um fundo que refle-
tem a natureza de sua composio, seja ela estrutural,
funcional ou por espcie documental. As sries podem
ser subdivididas em subsries.
2.59 Smbolo
Ver 2.50.
2.60 Tabela de equivalncia
Instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalncia
de antigas notaes para as novas que tenham sido ado-
tadas, em decorrncia de alteraes no sistema de arranjo
de um arquivo.
2.61 Tabela de temporabilidade
Instrumento de destinao, aprovado pela autoridade
competente, que determina os prazos em que os docu-
mentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e in-
termedirios ou recolhidos aos arquivos permanentes,
estabelecendo critrios para microfilmagem e eliminao.
2.62 Tcnico de arquivo
Profissional de arquivo de nvel mdio.
2.63 Transferncia
Passagem dos documentos dos arquivos correntes para
os intermedirios.
2.64 Triagem
Ver 2.18.
2.65 Unidade de arquivamento
O menor conjunto de documentos, reunido de acordo
com um critrio de arranjo preestabelecido. Estes conjun-
tos, em geral, so denominados pastas, maos ou paco-
tilhas.
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