COMO PREPARAR Y DIRIGIR UNA REUNIN

I. ESTABLECE EL OBJETIVO Y LOS MEDIOS:

El primer paso a la hora de preparar una reunin es determinar o establecer cul ha de ser el propsito que ha de tener
la reunin y cules son los medios para poder conseguirlo. Estos dos aspectos que hemos mencionado anteriormente
son muy importantes. Las actividades no son fines en s mismas. Las reuniones son, o han de ser, medios para
conseguir fines ltimos. Las actividades, a menos que contribuyan al logro de fines o metas, no tienen ningn valor
educativo. La actividad por la actividad lleva al activismo. La diferencia entre actividad y activismo es que el ltimo no
contribuye a la transformacin de la realidad, mientras que el primero lo pretende. i las actividades no contribuyen de
manera clara al logro de ob!etivos pueden convertirse en un factor que desmotive a los personas del grupo y queme su
disponibilidad hacia la tarea en cuestin, en nuestro caso la evangeli"acin o#y el desarrollo de la fe.
A. Objetivo:
$ara establecer el %&'E()*% debes hacerte una pregunta clave qu quieres conseguir por medio de esta reunin?
Qu impacto deseas producir en la vida de los que asistirn? (oda reunin, para que pueda tener +,ito, ha de tener
un propsito claro. El ob!etivo es una idea general, no es preciso que sea muy especfica, de aquello que deseas
conseguir por medio de la reunin que ests preparando- aunque el ob!etivo tambi+n puede ser ms concreto. .a que se
trata de algo bastante general, su e,presin se lleva a cabo por medio de frases bastante generales y no necesariamente
concretas o especficas.
E!emplos de propsitos para reuniones podran ser:
/otivar a la evangeli"acin
0dorar y alabar a 'ess
1esarrollar la gestin del tiempo
$roveer una oportunidad para invitar amigos
i t+ fi!as en los e!emplos vers que todos ellos son bastante gen+ricos. on muchas las cosas que se pueden hacer
dentro de una reunin que tiene como propsito uno de los arriba indicados.
23mo se determina el propsito de la reunin4 *eamos algunas ideas prcticas:
5. $iensa en las necesidades de los !venes. Esto es muy importante. La reunin tiene que servir para que inviten a
sus amigos. $ero, por favor, no olvides nunca que la reunin es un medio. $ensar en las necesidades de las personas es
siempre importante. in embargo, podemos afirmar, que lo es todava ms cuando estamos organi"ando reuniones ya
establecidas y en las que es fcil caer en la rutina de repetir el molde sin pensar en el propsito y los ob!etivos.
6. %ra. &usca siempre la voluntad de 1ios. $dele sabidura y discernimiento a la hora de determinar las necesidades
de la gente con la que traba!as y el propsito de la reunin que deseas organi"ar.
B. Medio:
Los medios son los logros concretos y especficos que deseas conseguir con la reunin. $ermteme hacer un cuadro
comparativo entre propsito y ob!etivos. i un medio no rene las caractersticas arriba mencionadas no puede ser
considerado como tal. La consecucin de los diferentes medios traer como consecuencia lgica el cumplimiento del
ob!etivo de la actividad. 1icho de otra manera, el ob!etivo se consigue mediante el cumplimiento de los diversos
medios que se establecen. 3omo siempre, un e!emplo puede ayudarnos a entender la diferencia pero tambi+n la
relacin entre ob!etivo y medios, por e!emplo:
Objetivo: Medio:
0yudar a los !venes a desarrollar una buena
gestin de su dinero
Co!o"i#ie!to
3ono"can y comprendan las bases
bblicas de la gestin del dinero
3ono"can y comprendan la base bblica
del die"mo
3ono"can y comprendan el principio
bblico que la gestin del dinero no slo
implica el dinero que damos, tambi+n la
forma en que gastamos el dinero que nos
queda
3ono"can las orientaciones bblicas
acerca de cmo usar nuestro die"mo

Co!vi""io!e
(engan la profunda conviccin de que
todo lo que tienen pertenece al e7or
(engan la profunda conviccin de que
sus posesiones, sean muchas o pocas, las
tienen que compartir.
(engan la profunda conviccin de que
1ios espera de ellos que ofrenden una
parte de su dinero y administren
correctamente la parte que retienen.

Co!d$"t%
3omiencen a ofrendar de forma
sistemtica si no lo estn haciendo.
3omiencen a gastar su dinero desde una
perspectiva de compartir.

20yuda este otro cuadro comparativo a entender de forma ms clara la diferencia y relacin entre ob!etivos y
propsito4 Espero que as sea. Estoy seguro que habrs notado que los medios han sido divididos en tres categoras
bsicas, ms bien diramos, las tres categoras bsicas. 3uando est+s en el proceso de establecer los ob!etivos siempre
has de hacerte las tres preguntas clave:
&'$( "o% deeo)
&'$( "o!vi""io!e deeo *$e +,ev%-e."%!)
&'$( "o!d$"t% deeo *$e +,%"ti*$e!)
.a habrs podido comprobar que precisamente la respuesta a estas preguntas te lleva de cabe"a a los medios, que a su
ve", te ayudarn a cumplir el propsito para el cual sirve la reunin.
II. DESARROLLA UN PROGRAMA:
El siguiente paso, tras establecer ob!etivo y medios, es desarrollar un buen programa. El programa puede ser definido
como las diferentes cosas que debes hacer para cumplir cada uno de los ob!etivos. La pregunta clave de este apartado
es cmo. En el anterior la pregunta clave era qu. 3uando ya sabes lo que deseas conseguir, debes plantearte cmo lo
vas a conseguir. $recisamente, para eso sirven los programas. El programa incluir las diferentes actividades que
llevars a cabo durante la reunin y que tendrn como finalidad ayudar al cumplimiento de cada uno de los ob!etivos
que previamente hayas enunciado. $ero el programa no solamente incluir lo anteriormente comentado. 3uando lo
desarrolles debes de pensar qui+n ser responsable de cada actividad o parte de la reunin, qu+ recursos sern
necesarios y, adems, cundo ser la fecha lmite para que la actividad est+ preparada. La buena planificacin de la
reunin es la parte ms dura y difcil de una actividad. in embargo, si haces una buena planificacin garanti"as en un
grado muy alto el +,ito de la reunin. 0s pues, ha" tus deberes y planifica cuidadosamente la reunin.
0 continuacin encontrars un cuadro que puede serte de ayuda para el desarrollo de tu programa
OBJETIVO
CMO LO
LOGRAR/
'UI/N SER0 EL
RESPONSABLE
'U/ COSAS
VAMOS A
NECESITAR
CU0NDO
DEBE ESTAR
PREPARADO
3omo s+ muy bien que un e!emplo siempre ayuda, al final de este material encontrars este mismo cuadro desarrollado
para los diferentes ob!etivos que ya fueron utili"ados anteriormente como e!emplos.
III. LA EVALUACIN:
8o olvides que una actividad nunca est completada hasta que se haya llevado a cabo una buena evaluacin de la
misma. La evaluacin tiene como finalidad, primariamente, comprobar hasta que punto los medios establecidos han
sido logrados, sin embargo, este no es el nico aspecto que debe ser evaluado. Entre otros, debes considerar tu propio
traba!o como lder y el de todo el resto de las personas que hayan intervenido en la preparacin y#o e!ecucin de la
reunin. (ambi+n deben ser evaluados otros factores tales como los materiales, el lugar, la publicidad para la reunin,
los horarios que se establecieron, la duracin de la actividad, etc. $or medio de la evaluacin conseguiremos una
informacin muy importante que nos permitir persistir en aquellas cosas que han demostrado su eficacia y, por otro
lado, corregir aquellos defectos o fallos que hayan impedido que los ob!etivos fueran alcan"ados.
IV. EL DESARROLLO DE LA REUNIN
A. E- Coo,di!%do,.
Es importante que haya una persona que sea el animador. La responsabilidad de esta persona es guiar al grupo a trav+s
de la reunin y asegurarse que hay un hilo conductor y una coherencia y continuidad entre las diferentes partes de la
reunin. El papel de esta persona es de tremenda importancia. 3omo el gua de un museo hace que las cosas que vamos
viendo y visitando tengan sentido para nosotros, de la misma manera el director de la reunin hace que las diferentes
partes de la misma tengan sentido y est+n vinculadas de forma coherente las unas con las otras.
9na reunin no es una sucesin de actividades sin relacin o vinculacin entre s. 0ntes al contrario, las diferentes
partes o actividades que se desarrollen durante una reunin deben estar entrela"adas de tal modo que la suma de las
mismas contribuya al logro de los ob!etivos y del propsito de la reunin. Este es el papel de animador, guiar a los
!venes a trav+s de las diferentes partes de la reunin, de modo que cada una de ellas tenga sentido por s misma y
relacin con las otras. 8o es una tarea fcil. Es una tarea crucial y bsica. /uchas reuniones fracasan, no porque no
est+n bien preparadas, fracasan porque la persona que la dirige es incapa" de guiar a los !venes a trav+s de la reunin.
9n buen coordinador ha de tener en su cabe"a toda la actividad y ha de entender con total y meridiana claridad como
las diferentes partes enca!an y contribuyen a un todo.
B. E- +,o1,%#%
2. A"tivid%d i!t,od$"to,i%
9n buen programa debe comen"ar con una actividad que ayude a centrar a la audiencia en el propsito o la direccin
hacia la que se encamina la actividad. egn sea el propsito. *eamos e!emplos
P,o+3ito de -% ,e$!i3! Ti+o de %"tivid%d
0doracin y alaban"a
(iempo de invocacin. 0yudar a los !venes a darse
cuenta de la realidad de estar en la presencia del
e7or. 1irigir y enfocar sus pensamientos hacia :l
Evangeli"acin
;ompehielos. 0ctividad divertida que permita a la
gente relacionarse entre ellos y romper las tpicas
barreras
Ense7an"a de la &iblia
$reparar una breve escenificacin en clave de
humor, o no, que permita ilustrar el tema y ayudar a
la gente a comen"ar a pensar
La actividad introductoria tiene el propsito el centrar a los asistentes en el propsito de la reunin, no lo olvides
4. De%,,o--o de -% ,e$!i3!
*es desarrollando el programa de la reunin, asegurndote, como ya hemos mencionado con anterioridad, que hay una
clara cone,in y continuidad entre las diferentes partes que compongan el programa.
5. A+-i"%"i3!
La reunin debe acabar con el desafo a que las personas apliquen lo aprendido en su vida y e,periencia cotidiana. En
algunos casos esto no ser posible dado el propsito de la reunin. $or e!emplo, si el propsito es nicamente
compa7erismo y ocio, tal ve" no sea necesario que haya una aplicacin prctica. in embargo, en la mayora de los
casos si lo habr. La aplicacin, naturalmente, estar en funcin del propsito y los ob!etivos.
V. CONSEJOS PR0CTICOS
Estos conse!os pretenden serte de ayuda a la hora de desarrollar o llevar a cabo la reunin que has planificado.
A. D$,%"i3!
e sensible a los que te escuchan. (odos los que organi"amos reuniones tenemos la tendencia a creer que lo que
hacemos es muy importante y, a menudo, nos parece poco lo preparado. $iensa que la gente tiene un lmite en su
capacidad de aguante. $or lo general ha" caso de este principio, siempre es me!or que las personas se queden con la
impresin de que el programa ha sido corto y quieran ms, que con la sensacin de que ha sido una tortura insufrible.
B. Rit#o
0segrate que la reunin tiene un ritmo gil, dicho de otro modo, que la sucesin de las diferentes partes de la misma
se lleva a cabo de una manera rpida impidiendo que la reunin sea tediosa y aburrida. Lo bueno si breve, dos veces
bueno, afirma el vie!o refrn castellano. 1ebe haber un buen equilibrio entre las diferentes partes que componen la
reunin, a fin de evitar que unas monopolicen el tiempo no de!ando suficiente espacio para otras
C. P%,ti"i+%"i3!
9n conse!o muy importante <no monopolices las reuniones< Esta es una tendencia 2o habra que decir tentacin4 que
tenemos todos los lderes. 8os gusta participar y controlar todo el proceso, la planificacin, naturalmente la e!ecucin y
tambi+n la evaluacin, as nadie nos criticar. 3omo principio general, cuanta ms gente puedas involucrar en todo el
proceso me!or. =a" un esfuer"o por dar participacin a otros !venes durante la planificacin y, especialmente, durante
la puesta en prctica de la reunin. i permites que otras personas participen en decidir el ob!etivo y los medios y les
das la posibilidad de tomar parte en la e!ecucin de la reunin, estas personas desarrollarn un sentido positivo de
>propiedad> con respecto a la reunin y su involucracin y participacin ser mucho mayor y me!or.
?inalmente, siempre que sea posible facilita la participacin de los asistentes a la reunin. iempre es mucho ms
divertido ser un participante activo que un oyente pasivo. Los riesgos de que los miembros de la reunin se
>desconecten> son muchos menores cuando han de participar de forma activa y me!or si es creativa. 8o pienses que dar
participacin consiste en preguntar al final de un mensa!e de @A minutos si alguien tiene alguna pregunta. Lo ms
probable es que nadie quiera alargar ni un minuto ms seme!ante suplicio.
D. Motiv%"i3! de- -6de,
Las reuniones son oportunidades de servicio, nunca han de ser plataformas para nuestro lucimiento o promocin
personal. 9n lder, como ya se ha dicho con anterioridad, ha de hacer un serio esfuer"o por no monopoli"ar las
reuniones y ser la estrella de las mismas. 1ar !uego a otras personas, como parte de su aprendi"a!e y formacin para el
lidera"go, es muy importante y necesario. 9n lder no ha de ver los dones y !venes emergentes como peligros para su
situacin, antes al contrario, ha de contemplarlos con go"o y sano orgullo de ver que hay futuro para el grupo.