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Presentado por:
Oscar Gomez Latorre
Julio Yordano Gálvez León
Azucena Ascensio Núñez
Gabriel Villamizar Villamizar
Tecnólogos Administración Documental
I. NOMBRE DE LA OFICINA:
DESPACHO DE DIRECCION REGIONAL
3. Acto administrativo
DECRETO
4. Funciones
El Consejo Regional y el Director Regional cumplirán las funciones
establecidas en los artículos 16, 19 y 20 de la Ley 119 de 1994,
respectivamente.
1. Oficina productora:
DESPACHO DE DIRECCION REGIONAL
4. Caracteres extremos:
16. OBSERVACIONES
Funcionarios entrevistados:
Nombre y cargo:
Nombre y cargo:
Los tipos documentales normalizados por la Entidad para las comunicaciones oficiales son:
• Carta
• Memorando
• Circular
1.1.2.1 Carta. La carta se emplea para las comunicaciones que se dirigen al medio
Externo (entidades y personas naturales), en lo relacionado con la función de quien las firma,
y cuando la Entidad comunica a sus empleados situaciones de tipo laboral (vacaciones,
licencias, aceptaciones de renuncia, solicitudes de documentos personales, cobros personales,
invitaciones a eventos de capacitación, llamados de atención…).
Debe ser firmada por los funcionarios autorizados para firmar comunicaciones oficiales.
(Resolución 00102/2005). Que son el director Regional, los Coordinadores de Grupos y los
Subdirectores de Centro, se anexa esquema.
1.1.2.2 Memorando. El memorando se utiliza para la correspondencia interna entre jefes
(Director Regional, Subdirectores y Coordinadores de Grupo) con el fin de transmitir
información, orientaciones y pautas alas dependencias.
Debe ser firmada por los funcionarios autorizados para firmar comunicaciones oficiales.
(Resolución 00102/2005). Que son el director Regional, los Coordinadores de Grupos y los
Subdirectores de Centro, se anexa esquema.
1.1.2.3 Circular. Las circulares se definen como comunicaciones con igual texto
Dirigidas a varios destinatarios. Los tipos documentales son: carta y circular general.
Las circulares generales pueden ser de tipo informativo o normativo y se emplean para
transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias. Se dirigen a un Grupo
Destinatario y solamente pueden ser firmadas por el Director Regional, Coordinadores de
Grupos y los Subdirectores de Centro, se anexa esquema.
1.1.3 Recomendaciones Especiales
Los documentos normativos y contractuales se elaboran en original y un máximo de una copia (original
para el área a cargo de su radicación y copia para la oficina productora).
Se utiliza papel bond de 75 grms, color blanco, tamaño oficio, con recuadro y logotipo contra el margen
izquierdo, nombre de la Regional y del Centro de Formación Profesional. Este formato se puede
diseñar en el computador, si no se cuenta con la papelería impresa. Se anexa modelo.
Los tipos documentales normalizados por la Entidad como documentos normativos son los siguientes:
1.2.1.1 Acuerdos: Son documentos que establecen normas y políticas de carácter general, expedidos por
el Consejo Directivo Nacional o Regional y por el Director Regional.
1.2.1.2. Resoluciones: Las resoluciones son disposiciones que establecen normas y procedimientos, que
facilitan el cumplimiento de los Acuerdos expedidos por el Consejo Directivo o definen asuntos de
carácter administrativo relativos a la marcha de la entidad a nivel nacional como Regional.
El documento siempre deberá contener el nombre del tipo documental; es así como a partir del margen
superior de la hoja, de dos a tres interlineas del recuadro se ubica la palabra ACUERDO o
RESOLUCION, según corresponda, en mayúscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla
para resaltar.
La numeración de los Acuerdos y las Resoluciones es consecutiva y se inicia y cierra cada año
calendario.
Para registrar el número en el área a cargo de su radicación se debe dejar el espacio necesario.
RESOLUCION DE 2008
1.2.2.1. Convenios: Los convenios son acuerdos entre el SENA y otra institución o
Empresa, mediante los cuales se establecen obligaciones mutuas, se determinan prestaciones reciprocas
y se comprometen recursos de las partes para el desarrollo de proyectos específicos en campos de la
Formación Profesional.
1.2.2.2. Contratos: Los contratos son acuerdos entre dos o mas partes, en donde se
Establecen obligaciones reciprocas.
El documento siempre deberá contener el nombre del tipo documental; es así como a partir del margen
superior de la hoja, de dos a tres interlineas del recuadro se ubica la palabra CONVENIO o
CONTRATO, según corresponda, en mayúscula sostenida y centrada. Puede emplearse negrilla para
resaltar.
La numeración de los Convenios y Contratos es consecutiva y se inicia y cierra cada año calendario.
Para registrar el número en el área a cargo de su radicación, deberá dejarse el espacio necesario.
Ejemplo: CONVENIO DE 2008
CONTRATO DE 2008
Las tintas de impresión y de firma de los documentos deben ser de color negro y poseer estabilidad
química, no deben ser solubles al contacto con la humedad, ni presentar modificaciones de color, o
transmitir acidez al soporte.
El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y conservación del
documento, por lo tanto, NUNCA deben intervenirse los documentos con este tipo de
procedimiento. Se debe optar por emplear el formato de trámite de documentos o escribir con lápiz
sobre el documento.
Los documentos que hayan sido transmitidos vía fax y se hayan decepcionado en papel térmico se
deben fotocopiar en papel bond para asegurar la preservación de la información.
Con el fin de adelantar un adecuado control y seguimiento a la correspondencia en cada una de las
oficinas, es indispensable radicar en las Unidades de Correspondencia o en el Grupo de Administración
de Documentos todas las comunicaciones oficiales que se reciban y produzcan y controlar su tramite a
través de cualquier opción automatizada o manual. Es necesario implementar instrumentos de control.
2.2.4 Registrar las comunicaciones que quedaran como soporte de los archivos de gestión sin
respuesta, porque no lo amerita.
La Ley General de Archivos (594 de 2000) estableció la obligatoriedad para las entidades del estado,
de elaborar las Tablas de Retención Documental, así como la presentación de las mismas al Archivo
General de la Nación, para su aprobación.
Teniendo en cuenta que mediante Acuerdo 054 de 30/10/2001, el Archivo General de la Nación aprobó
la Tabla de Retención Documental del SENA, la entidad estableció la obligatoriedad en su aplicación
para todas las dependencias con resolución 01515 de 05 de diciembre de 2001
6. PRESTAMO DE DOCUMENTOS
Cada vez que otra dependencia, entidad o persona requieran información referente a su archivo, y sea
indispensable retirar el expediente, diligencie el formato FICHA O GUIA DE AFUERA, que se
observa a continuación.
El préstamo de documentos para consulta o fotocopia, requerido por otras entidades o personas
particulares debe hacerse solo con el visto bueno del jefe de la respectiva dependencia y debe estar
motivado mediante oficio.
En todos los casos diligencie el formato “Ficha o Guía de Afuera” y ubíquela en el lugar de donde
fueron retirados los documentos.
OBJETO:
I
I
ASUNTOS O
FIRMA:
SECRETARÍA GENERAL - Grupo Administración de Documentos Hoja 26 De
Anexo 04.
Instructivo Formato Único de Inventario Documental.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
La transferencia documental es el proceso archivistito mediante el cual la unidad
administrativa de la entidad transfiere series documentales al Archivo Central, una vez
cumplido el tiempo de retención estipulado en la Tabla de Retención Documental para
el Archivo de Gestión.
Ejemplo:
Regional
Norte de Santander
ACTA DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS No. ___ DEL __________
FECHA:
DEPENDENCIA:
OFICINA PRODUCTORA:
PARTICIPANTES:
DESARROLLO:
De acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental aprobada mediante Resolución 002626 del 15
de diciembre 2005 de la Dirección General del SENA que establece su obligatoriedad, la Serie
Documental_________________________________, se debe conservar físicamente en el Archivo de Gestión ___
año y ___ años en el Archivo Central, después de terminada la vigencia y una vez microfilmada se podrá eliminar el
soporte físico papel y conservar permanentemente el microfilm.
CONCLUSIONES
Teniendo en cuenta que de acuerdo con las fechas extremas de la Serie Documental descrita en el inventario
documental anexo, se ha cumplido el tiempo de Retención establecido en la TRD, se considera que puede eliminarse
el soporte papel previo aval del Comité de Archivo de la Regional Norte de Santander.
__________________________ __________________________
Jefe Oficina Productora Funcionario a Cargo de la Documentación
______________________________
Funcionario a Cargo del Archivo Central
3. FECHAS DE PRODUCCION
4. NIVEL DE DESCRIPCION
5. a) Volumen
b) Soporte:
3. FECHAS DE PRODUCCION
4. NIVEL DE DESCRIPCION
5. a) Volumen
b) Soporte:
8. FORMA DE INGRESO
9. SITUACION LEGAL
Código: INS-MPA-SGD-1-01-7
GESTION DOCUMENTAL Versión:01
Vigente desde:28/09/2009
FORMATO DE DESCRIPCION
Servicio Nacional DOCUMENTAL Página
de Aprendizaje SENA ARCHIVO HISTORICO O
Regional Norte de PERMANENTE
Santander
2. TITULO
I. NOMBRE DE LA OFICINA
3. Acto administrativo:
_________________________________________________________________________
4. Funciones:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
_____________________________________________
4. Caracteres extremos:
4.1 Soporte
Papel ___
Cinta Magnética ___
Microfilme ___
Otro ___
4.2 Formato
Expediente ___
Libro ___
Documento simple ___
4.3 Ordenación _______________________
4.4 Estado de conservación ____________________
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación:
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
___________
6. Tramite:
Original: _______________________________________
Número de copias: _______________________________
7. La información contenida en esta se halla registrada o condensada en otra unidad:
SI ___ NO ___
¿En cuál o cuáles? ______________________________________________________
___________________________________________________________________________
_________________________________________________________________
8. ¿Qué documentos conforman esta unidad documental?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
_______________________________________________________
9. Oficinas que tienen alguna relación con el tramite:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
________________________________
10. ¿Con qué periodicidad se produce?
Diaria: ___ Semanal: ___ Mensual: ___
Otra: ___ ¿Cuál? ______________________________________
11. ¿Por cuánto tiempo la conservan en el archivo de gestión y quién lo establece?
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
_______________________________________________
12. En el archivo de gestión la consultan
La misma oficina: ___ Otras oficinas: ____
¿Cuáles? ______________________________________________________________
Otras entidades: ___ Cuales? _____________________________________
Personas naturales: ______________________________________________________
¿Por qué la consultan? ___________________________________________________
13. ¿Esta clase de unidad documental ha sido objeto de trasferencias del archivo de gestión a
otros archivos?
Central: ___ Histórico: ___ Otros: ___ Cuales? ___________________
13.1 Con que periodicidad se realizan? _______________________________________
14. En el archivo central, ¿la oficina sigue consultando esta unidad documental? _________
¿Con que frecuencia? _____________________________
¿Qué años? _____________________________________
15. ¿Qué problemas generales ha observado en la producción, trámite y conservación de esta
unidad documental? __________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
______________________________________________
16. OBSERVACIONES:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
____________________________________
Funcionarios entrevistados:
DOCUMENTO No. RADICADO No. NOMBRE DEL USUARIO FECHA DE FECHA FIRMA
FOLIOS RETIRO DEVOLUCION
Carta alcaldía de 1-2008-002805 2 Carlos David Triana, 08-11-25 08-11-17
Ocaña Centro CIES
Anexo 12.
Formato Inventario Individual de Documentos.
Código: INS-MPA-SGD-1-01-10
GESTION DOCUMENTAL Versión:01
Vigente desde:28/09/2009
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
FORMATO Página
Regional Norte de Santander INVENTARIO INDIVIDUAL DE
DOCUMENTOS
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
INVENTARIO INDIVIDUAL DE DOCUMENTOS
ANEXO 2
N°. De
orden N°. Oficio Fecha Asunto N°. Folios Observaciones
Acumulación Folios
Responsable __________________________
Anexo 13.
Formato Rotulo de Caja.
Código: INS-MPA-SGD-1-01-11
GESTION DOCUMENTAL Versión:01
Vigente desde:28/09/2009
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA FORMATO ROTULO DE CAJA Página
Regional Norte de
Santander
Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA
Regional Norte de Santander
PERIODO
CODIGO: SERIE:
DETALLE AÑO
ROLLO: UBICADO EN :
TERMINO DE RETENCION:
Oficina Productora:
Corresponde a la unidad administrativa (oficina, dependencia, sección o
grupo), productora y receptora de los documentos tramitados en ejercicio de
sus funciones.
Conservación Total (CT): Para aquellas series y subseries que tienen valor
permanente ya sea por disposición legal o que por su contenido informan
sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la
Institución. Así mismo, son Patrimonio documental los documentos
producidos, utilizados y conservados para la investigación, la ciencia y la
cultura.
OFICINA PRODUCTORA:
Retención Tradición
Código en años documental
Disposición final Procedimientos
Series y tipos documentales
D S Sb AG AC Org. Cop. CT E I S
CONVENCIONES
Coordinador de
Archivo: Ciudad y Fecha: