SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

PROGRAMA DE FORMACIN VIRTUAL
IBAGU TOLIMA
2014

TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES
TUTORA VIRTUAL
PAOLA ANDREA HERRERA VELA
Documentacin del archivo central o de gestin, debe
conservarse permanentemente por su valor investigativo,
cientfico y cultural. Cotejar con el inventario para reunir el
fondo documental pertinente indicando la signatura
topogrfica.
Remisin de los documentos del archivo de gestin al central y de
este al archivo histrico de conformidad con las TRD aprobadas.
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
IMPORTANCIA
Evitar la produccin
y acumulacin
irracional de dctos
en las dependencias
productoras,
asegurar y facilitar el
control efectivo y
ordenado de la
documentacin
Garantizar a los
ciudadanos el
acceso a la
informacin
Guardar
precaucional o
definitivamente la
documentacin
con las mejores
condiciones de
conservacin
Concentrar
informacin til
para toma de
decisiones
administrativas o
el cto del desarrollo
histrico
institucional
TRANSFERENCIAS INTERNAS
A LOS ARCHIVOS DE
Tiempo de permanencia depende del
trmite y normas internas indicadas en las
TRD. Transferencia acompaada de un
inventario donde se especifica series,
subseries, unidades documentales
registrando fechas y nmero de folios.
ARCHIVO DE GESTIN O DE OFICINA
ARCHIVO HISTRICO O PERMANENTE
Facilita consulta de las oficinas productoras
y al pblico en general. Permanecer ac
segn el tiempo estipulado en las TRD.
Antes de trasladarlos se debe emplear la
disposicin final y procedimientos previstos
en las TRD.
ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO
PREPARACIN FSICA DE LA
DOCUMENTACIN
1. LIMPIEZA
En un espacio con buenas condicio-
nes de ventilacin, iluminacin e hi-
giene. Disponer de elementos de tra-
bajo (overol, gorra, mascarilla, guan-
tes, aspiradora, brochas, bayetilla).
2. ELIMINACIN DE MATERIAL
METLICO
Como ganchos, clips, legajadores ,
cambiar por material plstico o usar un
trozo de papel como barrera entre lo
metlico y la documentacin.
3. IDENTIFICACIN DE MATERIAL
AFECTADO POR BIODETERIORO
Separar del que no esta contaminado e
identificarlo con una marquilla roja,
aislarlo de altas temperaturas y
humedad. Solicitar personal
especializado para la desinfeccin.
4. REVISIN Y FOLIACIN
Numerar consecutiva y cronolgicamente
en su interior, usando lpiz de mina negra
blanda numerar desde 1 en adelante en la
esquina superior derecha.
www.senavirtual.edu.co/series y transferencias
documentales
www.agn.gov.co/MINI/MANUAL No 4 TABLAS DE
RETENCION Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES