ANGGARAN BIAYA UMUM DAN ADMINISTRASI

Biaya-biaya yang dikategorikan sebagai biaya administrasi adalah semua biaya yang
dikeluarkan oleh perusahaan dalam kegiatannya, selain biaya-biaya pabrik dan biaya
distribusi. Pada perusahaan-perusahaan yang relatif besar, biaya administrasi timbul pada
bagian-bagian : administrasi, pembukuan, perbekalan, dan bagian staf. Sehingga Anggaran
Biaya Administrasi secara keseluruhan, mencakup:
1) Biaya untuk Direksi dan stafnya, termasuk gaji, bonus tahunan, biaya perjalanan,
biaya representasi, dan administrasi kantor Direksi.
2) Biaya Departemen Keuangan yang meliputi gaji dan dana kesejahteraan, biaya
perjalanan dan biaya administrasi departemen, biaya penyusutan aktiva tetap.
3) Biaya Departemen Umum dan Administrasi yang meliputi gaji dan dana
kesejahteraan, biaya perjalanan, biaya komunikasi (telepon, telegram, telex), asuransi
pegawai, penyusutan macam-macam aktiva tetap, listrik dan air.

PERENCANAAN BIAYA ADMINISTRATIF
Biaya-biaya administrasi mencakup biaya-biaya diluar biaya produksi dan biaya
distribusi. Biaya-biaya ini timbul pada pusat-pusat tanggung jawab Biaya-biaya ini timbul
pada pusat-pusat tanggung jawab yang menyediakan pengawasan dan jasa kepada semua
fungsi yang ada dalam perusahaan, dan bukan pada biaya-biaya ini satu fungsi saja. Karena
sebagian besar biaya administrasi merupakan biaya tetap maka sudah pasti tidak dapat
dikendalikan. Selain gaji manajemen puncak, sebagian besar biaya administrasi ditentukan
oleh keputusan manajemen. Umumnya biaya administrasi sangat besar jika dihitung
berdasarkan volume bisnis yang sudah dikerjakan. Sebagian peneliti telah menyatakan opini
bahwa ciri-ciri yang berkembang pada industri umumnya adalah tingginya biaya
administrasi. Biaya-biaya ini bersama dengan biaya buruh, telah seringkali mempersulit
pembentukan harga barang yang bersaing dalam pasar internasional. Biaya administrasi
umum sangat dekat dengan manajemen puncak, karena itu ada kecenderungan yang kuat
untuk tidak memperhatikan jumlah biaya tersebut, dengan hal ini mempengaruhi laba. Setiap
biaya administrasi harus diidentifikasikan secara langsung tanggung jawab atas perencanaan
dan pengendalian biaya tersebut. Pengendalian biaya yang sangat mendasar sangat penting
bagi biaya administrasi karena seringkali ada kegagalan dalam menunjuk siapa yang
bertanggung jawab atas biaya-biaya tersebut. Untuk sebab ini dan lainnya, banyak
perusahaan merasa dibantu jika menggunakan konsep biaya tetap-variabel pada biaya
administrasi. Pada kasus ini biaya variabel biasanya dikaitkan dengan nilai penjualan total.
Pendekatan ini cenderung untuk menekankan bahwa jika volume menurun beberapa dari
biaya ini harus menurun pula atau laba potensial akan menurun.
Administrasi pusat di setiap perusahaan, selain perusahaan yang sangat kecil
melaksanakan beberapa pusat tanggung jawab khusus seperti administrasi pusat, departemen
pengawas, departemen keuangan, departemen personalia, dan staf pusat. Karena itu
keseluruhan anggaran biaya administrasi mencakup beberapa anggaran departemen. Manajer
dari setiap pusat tanggung jawab harus diberi tanggung jawab utama untuk merencanakan
dan mengendalikan operasi, termasuk biaya-biaya yang diperlukan sebagai subyek untuk
dikendalikan. Anggaran biaya administrasi untuk setiap pusat tanggung jawab setelah
dipersiapkan oleh masing-masing manajer harus disetujui oleh manajemen yang lebih tinggi
dalam bidang yang sama.
Untuk mendasarkan anggaran biaya administrasi pada rencana dan program yang
khusus. Pengalaman, yang disesuaikan untuk perubahan-perubahan yang diantisipasi dalam
kebijakan manajemen dan kondisi ekonomi yang umum adalah sangat menolong. Karena
sebagian besar biaya administrasi bersifat tetap, analisis terhadap catatan masa lalu akan
sering menyediakan dasar yang diperlukan untuk membuat biaya.

Contoh Anggaran Biaya Umum dan Administrasi :
Pada PT KENCANA MURNI terdapat 2 bagian yang diperhitungkan dalam
penyusunan anggaran biaya administrasi, yakni bagian administrasi, dan bagian pembukuan.
Anggaran Biaya Administrasi secara total adalah sebagai berikut :












PT. KENCANA MURNI
Anggaran Biaya Umum dan Administrasi
Tahun 1984
Keterangan Januari Februari Maret Kuartal II Kuartal III

Kuartal IV

Jumlah
Biaya Administrasi
Gaji
- Biaya perjalanan
Telepon
- Penyusutan
- Asuransi
- Pajak
- Peralatan Kantor

500.000
75.000
75.000
5.000
2.000
2.000
1.000

500.000
75.000
83.900
5.000
2.000
2.000
1.1 00


500.000
75.000
83.900
5.000
2.000
2.000
1.200

1.500.000
225.000
236.400
15.000
6.000
6.000
3.200


1.500.000
184.500
252.300
15.000
6.000
6.000
3.400

1.500.000
225.000
252.300
15.000
6.000
6.000
3.400


6.000.000
900.000
911.400
60.000
24.000
24.000
12.700

Jumlah 660.000 664.000 669.100 1.991.600 1.938.300 2.007.7000 7.931.600
Bagian Pembukuan
Gaji
Biaya perjalanan
Telepon
Penyusutan
Asuransi
Pajak
Peralatan Kantor

400.000
10.000
10.000
20.000
2.000
3.000
5.000

400.000
10.000
10.400
20.000
2.000
3.000
5.400




400.000
10.000
10.700
20.000
2.000
3.000
5.700


1.200.000
30.000
31.000
66.000
6.000
9.000
16.000

1.200.000
30.000
26.600
60.000
6.000
9.000
11. 600


1.200.000
30.000
32.300
60.000
6.000
9.000
17.300

4.800.000
120.000
121.000
240.000
24.000
36.000
61.000
Jumlah 450.000 450.800 451.400 1.352.000 1.343.200 1.354.600 5.402.000
Jumlah (1 tahun) 1.110.000 1.115.700 1.120.500 3.343.600 3.281.500 3.362.500 13.333.6000