1

2
CONCEPTO DE
Los manuales administrativos
son documentos que sirven
como medios de comunicacin y
coordinacin que permiten
registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemtica,
informacin de una organizacin
.
3
Fijar por escrito y sistematizar las diversas
polticas y procedimientos de trabajo.

Servir de medios de comunicacin entre la
direccin y los empleados.

Facilitar la delegacin de funciones y la
autoridad

Simplificar y ordenar el trabajo.
4

POR SU NATURALEZA O AREA DE
APLICACIN

a) MACROADMINISTRATIVOS: contienen la
informacin de ms de una organizacin.

b) MICROADMINISTRATIVOS: corresponden
a una sola organizacin y pueden
referirse a ella en forma general o a una
de sus rea en forma especfica.
2. POR SU CONTENIDO
a) De organizacin
b) De normas y procedimientos

3. POR AREAS FUNCIONALES
(Deptos.)
a) Direccin
b) Ventas
c) Produccin
d) Administracin

6
GUIAS PARA LA REDACCIN Y EDICIN DE
MANUALES
a) Deben hacerse en papel tamao
carta y a rengln cerrado
b) Debe ponerse el nombre de la
empresa en el margen izquierdo
c) Todas las hojas deben tener
agujeros en el margen izquierdo
d) Se debe contar con suficientes
ejemplares
e) Para la edicin se usar el
sistema de hojas sueltas.

7
GUIAS PARA LA REDACCIN Y
EDICIN DE MANUALES
f) El estilo de redaccin debe ser sencillo,
claro y conciso, que no tenga que
recurrirse al diccionario para aclarar
conceptos.
g) Deben evitarse abreviaturas en los
ttulos de los temas
h) Las hojas de los manuales llevaran
numeracin correlativa del 1 en
adelante. Se omitir el nmero 1 y en el
resto se anotar el nmero en el margen
superior derecho
8
Este tipo de manual contiene informacin
detallada referente a los antecedentes,
legislacin, atribuciones, estructura
orgnica, funciones, organigramas, niveles
jerrquicos, grados de autoridad y
responsabilidad, as como canales de
comunicacin y coordinacin de una
organizacin.
El manual de organizacin es un
conjunto de referencias de
organizacin usados frecuentemente
por los directores, tienen mucha
utilidad como instrumentos
administrativos para ayudar a
realizar el trabajo con mayor
eficacia.
Permiten conocer los medios personales e
instrumentales de que dispone la organizacin.
Facilitan el conocimiento de la estructura y hacen
posible la valoracin de los puestos que la integran.
Posibilitan la accin directiva al establecer los
canales de comunicacin.
Fomentan la motivacin al proporcionar a cada
funcionario una visin global de la unidad, un
conocimiento completo de su papel dentro de ella.
OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS
PARA LA ELABORACIN Y REDACCIN
DEL MANUAL DE ORGANIZACIN



Descripcin de los elementos de la Unidad Administrativa: debe
principiarse por la unidad de ms alto nivel jerrquico.

Descripcin de puestos: debe principiarse por el puesto de
trabajo de la autoridad mxima de la empresa.

Vigencia: fecha a partir de la cual debe ser formalmente observado
el contenido del manual.

OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA
ELABORACIN Y REDACCIN DEL MANUAL DE
ORGANIZACIN


Sancin de la autoridad superior: aprobacin,
Vo. Bo. o autorizacin de aplicacin y uso del
manual

. Identificacin y presentacin: el manual debe
llevar su cartula e ndice de contenido

. Aspectos de redaccin, limpieza y empastado.
Se aconseja utilizar hojas movibles que permitan
las modificaciones, cambios y mejoras.

DESCRIPCIN TECNICA DE PUESTOS
IDENTIFICACIN:
Cdigo del puesto
Ttulo del puesto
Ubicacin administrativa
Inmediato superior
Subalternos
Cdigo del puesto: Este es un nmero clave que en algunas empresas se utiliza
para efectos de ordenamiento y fcil localizacin de los mismos. En algunos
casos, se otorga el nmero que presupuestariamente le corresponde.
Titulo del puesto: Anotar el nombre con que formalmente (va presupuesto,
nmina de pago, contrato de trabajo, etc) se ha denominado el puesto.
Ubicacin administrativa: En este apartado se debe anotar el rgano
administrativo en donde se encuentra el puesto indicado o en donde se le
puede localizar.
Inmediato Superior: Sealar el nombre del puesto de la persona de quien recibe
rdenes y/o instrucciones directamente en su trabajo.
Subalternos: Indicar el nombre de los puesto a los cuales dirige, supervisa o
controla directamente en el desarrollo del trabajo.

Naturaleza: (descripcin
genrica del puesto)
Atribuciones: (descripcin
especfica del puesto)
Relaciones de trabajo:
Autoridad:
Responsabilidades:
II.
DESCRIPCIN
D
E
S
C
R
I
P
C
I

N

T
E
C
N
I
C
A

D
E

P
U
E
S
T
O
S


DESCRIPCIN DEL PUESTO:


Naturaleza: sucinta de aspectos esenciales y especficos de las
tareas o labores asignadas al puesto, se define si el trabajo es de
naturaleza operativo, apoyo, tcnico, profesional o administrativo;
su complejidad, responsabilidad y autoridad, las instrucciones que
recibe, la supervisin recibida y/o ejercida, as como el grado de
independencia y criterios necesarios para el desarrollo del trabajo
y cmo son revisadas y evaluadas las labores realizadas.

Atribuciones (Actividades) 20 funciones: Descripcin breve, en
trminos generales y con algn grado de importancia de las
tareas o labores que son caractersticas del puesto, no se debe
pretender incluir todas las tareas o labores que se realizan en
cada uno de los puestos, ni todas las que se describen sern
limitativas de lo que debe desempear la persona que ocupa ese
puesto de trabajo,
Atribuciones especificas, generales, especiales, particulares, etc.
Atribuciones diarias, semanales, mensuales, anuales, etc.
Atribuciones en orden de la ms a la menos importante.


DESCRIPCIN DEL PUESTO:
Relaciones de trabajo (Todos los miembros de la organizacin, clientes externos, acreedores): Describe
los contactos personales y de relaciones pblicas que los empleados deben mantener en el desempeo
de sus atribuciones tanto en forma intra como interinstitucional.
Autoridad: Es la descripcin del grado de decisin que el titular del puesto tiene para actuar en las
diferentes actividades, tareas o labores en que participa, sobre que puestos tiene mando y
responsabilidad y en qu grado se afectan sus relaciones de trabajo.
Responsabilidades( Depende de todos los activos, representante legal de la empresa, Responsabilidad
Social, Tributaria, Programas de bienestar): Se refiere a la descripcin de los elementos que inciden en
la participacin del servidor en la custodia, despacho, uso de equipo y mobiliario, valores; as como por
la eficiencia en el trabajo. Deben indicarse en orden de prioridades y conforme su cuanta de utilizacin.
ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
(requisitos mnimos exigidos)
a) Educacin: Postgrado,
Administrador de Empresas.
b) Experiencia:
c) Habilidades y destrezas:
d) Otros requisitos: (Manejo del
ingles, buenas relaciones publicas)
DESCRIPCIN TECNICA DE PUESTOS
I. IDENTIFICACIN

Cdigo
Ttulo del puesto
Ubicacin administrativa
Jefe Inmediato superior
Subalternos



II. DESCRIPCIN DEL PUESTO
1. Naturaleza:
2. Atribuciones:
3. Relaciones de trabajo
4. Autoridad:
5. Responsabilidades:
III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
1. Acadmicos
2. Experiencia
3. Habilidades y destrezas
4. Otros requisitos
I. IDENTIFICACIN

Cdigo
Ttulo del puesto
Ubicacin administrativa
Jefe Inmediato superior
Subalternos



II. DESCRIPCIN DEL PUESTO
1. Naturaleza:
2. Atribuciones:
3. Relaciones de trabajo
4. Autoridad:
5. Responsabilidades:
III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
1. Acadmicos
2. Experiencia
3. Habilidades y destrezas
4. Otros requisitos

ndice o contenido
Introduccin
Antecedentes de la empresa, unidad administrativa y manual.
Marco jurdico institucional, bases legales que sustentan el origen de la institucin o
empresa: (acuerdos, acta de constitucin, escritura pblica, estatutos, reglamentos)
Objetivos del manual
Organigramas: general, especfico, de funciones y nominal o de puestos
7. Descripcin de puestos
8. Glosario
9. Anexos
Instrumento administrativo de carcter
informativo en el que se presenta la secuencia
procedimental para la ejecucin de las
actividades propias de las funciones de una
unidad administrativa o de una empresa en su
conjunto, normatizando las obligaciones para
cada puesto de trabajo y limitando su rea de
aplicacin y la toma de decisiones en el
desarrollo de las actividades.

?
?
Es el conjunto de unidades
administrativas, puestos, niveles
jerrquicos que tienen relacin
con los procedimientos, as como
el rea fsica en la que se
desarrollan las actividades.

25
Es la descripcin clara y concreta del fin
ltimo que pretende alcanzar el manual,
especialmente para uso en la orientacin
del trabajo que debe llevar a cabo el
empleado.


26
N
O
R
M
A
S

G
E
N
E
R
A
L
E
S

Es la descripcin de los lineamientos que
rigen o guan la conducta del ejecutor
(unidad administrativa, puesto de trabajo)
para su actuacin externa e interna en la
realizacin de las actividades que integran
el procedimiento.
Autoriza algo basado en leyes, reglamentos,
estatutos y otros instrumentos legales,
tambin prohbe cualquier accin que
contradiga la normalizacin del quehacer
en las operaciones necesarias.
SIMBOLOGIA
Los smbolos son una especie de
lenguaje convencional con los que se
designan o representan ideas,
conceptos, acciones, etc.,

La ms comn para la elaboracin de los
diagramas es de la forma ANSI
(American National Standard Institute)
Ha preparado una simbologa para
representar flujos de informacin del
procesamiento electrnico de datos, de
la cual se han adoptado algunos
smbolos para diagramas de flujo
administrativos.
SIMBOLOS DE LA NORMA
ANSI
INICIO O FIN OPERACIN,
ACTIVIDAD O
PROCESO
INSPECCIN,
REVISIN O
VERIFICACIN
CONECTOR
FUERA DE
PAGINA
DECISIN
ARCHIVO FINAL ARCHIVO
TEMPORAL
DOCUMENTO TRANSFERENCIA
ARCHIVO DE
DOCUMENTOS
CONECTOR
DENTRO DE
PAGINA
MULTIDOCUMENTO
ELEMENTOS DEL
PROCEDIMIENTO
DEFINICIN: es el titulo que identifica lo que se va a
realizar.
OBJETIVOS ESPECFICOS: son todos aquellos aspectos
tcnico-administrativos que se alcanzaran por medio del
procedimiento.
NORMAS ESPECIFICAS: puede sealarse como norma , lo
relativo al proceso de distribucin de las formas o
formularios y sus copias, que participan en el
procedimiento.
4. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO:
narracin descriptiva, ordenada
cronolgica y secuencialmente, de las
actividades que le corresponde realizar a
cada puesto o unidad administrativa. (4
columnas)

Unidad Puesto Paso No. Actividad

5. FLUJOGRAMA O DIAGRAMA DE FLUJO:
representa grficamente la participacin
directa de cada puesto de trabajo en el
proceso operativo de un procedimiento
determinado




Empresa: Procedimiento: Fecha:
Titulo:
No. de Pasos: Hoja:
No. de Forma: Elabor:
PUESTO PASO No. ACTIVIDAD
Empresa: Procedimiento: Fecha:
Titulo:
No. de Pasos: Hoja:
No. de Forma: Elabor:





DEFINICIN:







OBJETIVOS ESPECIFICOS:









NORMAS ESPECIFICAS:






Gerente de
RR.HH
Junta Directiva
Aspirante o
Solicitante



SI NO








Empresa: Procedimiento: Fecha:
Titulo:
No. de Pasos: Hoja:
No. de Forma: Elabor:
Gerente de RR.HH Junta Directiva
Aspirante o
Solicitante


33
INICIO
A
1
2
3
A
B
4
5.2
1 FIN
B
5
5.1
1. ndice o contenido
2. Introduccin
3. Campo de aplicacin
4. Objetivos generales del manual
5. Normas generales del manual
6. Simbologa
7. Descripcin de los procedimientos
- Objetivos y normas especficas del
procedimiento.
- Descripcin del procedimiento (pasos)
- Flujograma o diagrama de flujo
8. Glosario
9. Anexos