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ORGANISATION ADMINISTRATIVE
COMPTABLE COMMERCIALE :
PROCEDURES A LUSAGE DU
GERANT DENTREPRISE OU DES
PERSONNES EN CHARGE DE SA
GESTION.







Ce recueil de procdures peut tre remis au crateur, grant,
associs, personnes en charge de la gestion d'une entreprise,
pour leur permettre d'appliquer les premires rgles
d'organisation indispensables.







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SOMMAIRE

I - LES OBJECTIFS DUNE BONNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE .......................................... 3
II - RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE .................................................................. 3
2.1 Sparation des fonctions .................................................................................................. 3
2.2 Dfinition des fonctions ................................................................................................... 4
2.3 Enregistrement correct et sans dlai des oprations ...................................................... 4
2.4 Protections matrielles et juridiques ........................................................................... 5
III - PROCEDURES GENERALES .................................................................................................. 5
3.1 Limportance du classement ............................................................................................ 5
3.2 Traitement du courrier ..................................................................................................... 5
3.2.1-Traitement du courrier reu ............................................................................................ 5
3.2.2-Traitement du courrier dpart ........................................................................................ 6
3.3 La trsorerie .................................................................................................................... 6
3.3.1-Rgles de base ................................................................................................................. 6
3.3.2-Tenue de la caisse............................................................................................................ 7
3.3.3-Protection des disponibilits ........................................................................................... 7
3.3.4-Emission de chques ....................................................................................................... 7
3.3.5-Suivi de la trsorerie et rapprochement bancaire .......................................................... 8
3.4 Les achats de marchandises et de frais gnraux ........................................................... 8
3.4.1-Commandes ..................................................................................................................... 8
3.4.2-Rception des marchandises ........................................................................................... 9
3.4.3-Rception des factures .................................................................................................... 9
3.4.4-Comptabilisation ............................................................................................................. 9
3.4.5-Rglement ....................................................................................................................... 9
3.4.6-Traitement des retours de marchandises ..................................................................... 10
3.5 Les ventes, prestations de services et les clients ........................................................... 10
3.5.1-Commandes ................................................................................................................... 10
3.5.2-Livraisons ....................................................................................................................... 10
3.5.3-Facturation .................................................................................................................... 10
3.5.4-Rglements et gestion des comptes clients .................................................................. 11
3.5.5-Avoirs clients ................................................................................................................. 11
3.5.6-Comptabilisation ........................................................................................................... 11
3.6 Inventaire physique ........................................................................................................ 12
3.7 La gestion du personnel et des charges sociales ........................................................... 13
3.7.1-Rgles de base ............................................................................................................... 13
3.7.2-Embauche ...................................................................................................................... 13
3.7.3-Etablissements des fiches de paie et charges sociales.................................................. 13
3.7.4-Gestion des congs et absences .................................................................................... 14
3.7.5-Sanctions disciplinaires ................................................................................................. 14
3.7.6-Gestion des maladies .................................................................................................... 14
3.7.7-Registres obligatoires .................................................................................................... 14
3.7.8-Affichages obligatoires .................................................................................................. 15
3.7.9-Utilisation des vhicules ................................................................................................ 15
3.8 La fiscalit ....................................................................................................................... 15
3.8.1-La TVA ............................................................................................................................ 15
3.8.2-Exonrations .................................................................................................................. 15
3.9 Le juridique ..................................................................................................................... 16
IV - COMPTABILIT INFORMATISE ........................................................................................ 16
V - ARCHIVAGE ...................................................................................................................... 17
VI - DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS .................................................................. 18

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Avant-propos
Ce recueil des procdures est destin aux crateurs (entreprises de moins de
vingt salaris) afin de les aider dans la mise en place de lorganisation de leur
entreprise. Il ne peut tre exhaustif et chaque entreprise est tenue dtablir
son propre manuel des procdures en fonction de son activit.
Il devra faire lobjet dune mise jour rgulire afin de tenir compte des
changements de lgislation et de lvolution de lentreprise.
I LES OBJECTIFS DUNE BONNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE
Il est important pour une entreprise de mettre en place une bonne
organisation administrative et comptable afin de :
ne perdre aucun document
gagner du temps
sauvegarder le patrimoine de lentreprise
suivre sereinement la gestion de son entreprise
viter les rappels en matire fiscale et sociale
II - RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE
2.1 Sparation des fonctions
La comptabilit a une dimension matrielle : elle rsulte de toute une srie
denregistrements qui reprsentent des oprations multiples.
La fiabilit dune comptabilit dpend du systme et des procdures de
contrle interne.
Les objectifs du contrle interne sont les suivants :
Prvenir les erreurs et les fraudes
Protger lintgrit des biens et des ressources de lentreprise
Grer rationnellement les biens de lentreprise
Assurer un enregistrement correct en comptabilit de toutes les
oprations
La ralisation de ces objectifs se fera notamment par la sparation des tches.

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Quatre fonctions peuvent tre distingues au sein dune entreprise :
Fonction de dcision

Fonction de conservation de patrimoine (personnes ayant leur charge la
conservation ou lentretien des immobilisations, des stocks, des
liquidits)

Fonction se rapportant la comptabilit (enregistrement des flux qui
affectent les biens de lentreprise, des correctifs dinventaire, et
tablissement des tats financiers)

Fonction de contrle
La distinction de ces fonctions est fondamentale sur le plan du contrle interne
parce quune sparation des tches (impossibilit de cumuler deux de ces
fonctions) permet de raliser un autocontrle efficace.
2.2 Dfinition des fonctions
Laffectation des tches chaque personne doit tre claire et prcise.
Cette dfinition comprend :
la description de la place quoccupe lintress dans lentreprise
ses attributions et responsabilits
lorigine des documents quon lui transmet
les documents crer et leur destination
La formalisation de ce descriptif est souvent dlicate obtenir dans une PME.
2.3 Enregistrement correct et sans dlai des oprations
La comptabilit doit tre jour en permanence.
Les procdures utilises doivent garantir que la comptabilit rpond aux
critres :
dexhaustivit : toutes les oprations font lobjet dun enregistrement
comptable
de ralit : tout enregistrement est justifi par une opration
dexactitude : il ny a pas derreur dans la comptabilisation des montants
de bonne priode : chaque opration est enregistre dans la priode
laquelle elle se rattache.

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2.4 Protections matrielles et juridiques
Les biens matriels et immatriels doivent tre protgs dune manire
efficace contre le vol, la destruction, les pertes, les intempries.
Les protections sont matrielles (magasin fermant clef, caisses
enregistreuses, machine affranchir, coffres, ) ou juridiques (assurances,
clauses de non concurrence, contrats, )
III - PROCEDURES GENERALES
3.1 Limportance du classement
Malgr un dveloppement de linformatisation, les documents papiers sont
encore nombreux et il est important de bien les classer afin de :
gagner du temps
suivre les chances
anticiper les paiements
amliorer les relations avec ses clients, ses fournisseurs, sa banque, son
expert comptable et ses autres partenaires
Le classement doit tre effectu par nature de document (courrier, banque,
achats, ventes, social, fiscal, juridique) et par ordre chronologique.
Il est prconis lutilisation de classeurs deux trous afin dviter la perte de
documents et de bien sparer laide dintercalaires en fonction du volume de
chaque entreprise.
Chaque cycle est dtaill dans les paragraphes suivants
3.2 Traitement du courrier
3.2.1-Traitement du courrier reu
Louverture des plis est assure par la secrtaire ou le dirigeant.
En ce qui concerne les factures et avoirs reus, un timbre Original est port
sur le premier exemplaire et un timbre double sur tous les autres. Les
factures devront tre reues (ou dfaut seront dupliques) en deux
exemplaires.

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La secrtaire classe le courrier par nature :
rglements des clients
commandes des clients
demandes de prix, de documentation
factures et relevs des fournisseurs
offres de services
relevs et documents manant des banques
publicit
autres
Elle le transmet sans tarder au dirigeant puis chaque destinataire.
3.2.2-Traitement du courrier dpart
Une photocopie de loriginal de chaque courrier sera classe dans le dossier
du tiers intress (client, fournisseur, salari, organismes, etc.). Tous les
documents informatiques seront conservs et classs sur le mme ordinateur
afin dviter les recherches inutiles.
Le courrier est obligatoirement prsent la signature du dirigeant.
Le dossier de prsentation comprend :
le ou les originaux signer et expdier
les pices joindre
les pices consulter qui doivent permettre au signataire de se mettre
au courant de laffaire.
Dans le cas exceptionnel o un courrier doit partir sans la signature du
dirigeant (absence ou voyage de celui-ci par exemple) la personne qui signe
loriginal, paraphera les doubles qui seront prsents sans tarder la
signature du dirigeant ds son retour, pour approbation.
3.3 La trsorerie
3.3.1-Rgles de base
Aucune opration nest faite sans prsentation dune pice justificative de la
dpense, quel que soit le mode de rglement.
Tout rglement doit tre soumis lapprobation du chef dentreprise et lui
seul signe les chques, ordres de virement et acceptation deffets.

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Les remises doivent tre faites chaque jour la banque avant lheure de
caisse. Une copie des bordereaux de remise de chques (dtaills par client
dans le cas de ventes avec factures) et despces sera conserve pour
vrification avec les bordereaux de banque
3.3.2-Tenue de la caisse
Le contrle de la caisse doit tre effectu journellement. Pour les commerces
de dtail, il est conseill dutiliser un agenda sur lequel vous notez la recette
de la journe ou agrafez le ticket Z ou le journal de caisse de la caisse
enregistreuse. Toutes les dpenses en espces doivent galement tre notes
chaque jour.
Le solde de la caisse (fonds de caisse + recettes dpenses remises en
banque) est calcul tous les jours et rapproch des espces dtenues dans la
caisse.
Cette procdure permet de suivre en permanence lvolution du solde de la
caisse et de rvler sans tarder un ventuel solde crditeur. Lexistence dun
tel solde constituerait une grave prsomption dirrgularit de la comptabilit.
Limprim de contrle doit tre sign, aprs vrification et validation, par un
responsable autoris. Les mouvements et le solde pourront tre enregistrs
dans un livre de caisse (livre papier ou fichier Excel).
3.3.3-Protection des disponibilits
Tout tablissement doit veiller ce que les formules de chques vierges soient
enfermes dans une armoire ou un coffre.
De mme, les espces doivent tre ranges chaque jour de la mme manire.
Il est fortement dconseill de conserver des sommes importantes en caisse.
En particulier, le montant des espces dtenues ne doit jamais dpasser le
montant assur en cas de vol.
3.3.4-Emission de chques
Il arrive parfois que lmetteur dun chque, avec une lgret blmable, ne
mentionne pas le nom du bnficiaire.

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Il faut proscrire ces pratiques et exiger linscription manuscrite de lordre par
le signataire du chque.
Si par hasard, un tel chque est reu (en gnral par correspondance), il doit
imprativement, ds louverture du courrier, tre complt par lapposition
immdiate dun tampon lordre de lentreprise, et/ou dune signature.
De mme, lendos doit tre inscrit au moyen dun tampon comportant le
numro du compte bancaire de ltablissement concern.
Quoique cette prcision apparaisse superflue, il est rappel quil est
formellement interdit de laisser quelque partie que ce soit dun chque en
blanc, ds lors quil est sign.
3.3.5-Suivi de la trsorerie et rapprochement bancaire
Il est fortement conseill de suivre sur un chancier le solde de la trsorerie
afin danticiper les paiements et damliorer les relations avec le banquier.
Dautre part, llaboration dun budget de trsorerie permettra davoir une
vision sur lavenir et calculer ainsi les besoins de financement.
Un recoupement, au minimum mensuel, entre le journal de banque et les
relevs bancaires, doit tre effectu soit manuellement soit laide du logiciel
de comptabilit.
3.4 Les achats de marchandises et de frais gnraux
Le cycle achats/fournisseurs suit le cheminement suivant :
commandes
rception des commandes
rception des factures
comptabilisation
rglement
traitement des retours
3.4.1-Commandes
Toute commande de marchandises doit tre autorise par le dirigeant et fait
lobjet dun bon de commande valoris tabli en deux exemplaires dont un
exemplaire sera conserv pour contrle avec la facture.

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3.4.2-Rception des marchandises
Les achats rceptionns sont contrls avec le bon de commande et le bon de
livraison du fournisseur. Les manquements ou dfauts sont immdiatement
signals.
3.4.3-Rception des factures
Dans un premier temps, les factures originales sont rapproches du bon de
commande et du bon de livraison : contrle des quantits factures et des prix.
Si les factures sont conformes, un visa est appos.
Les factures originales accompagnes des bons de commande et des bons de
livraison sont destines la comptabilit.
Les doubles des factures peuvent tre classes par chance dabord afin
dtablir un chancier puis par fournisseur, pour disposer dun dossier facile
consulter en cas dappel.
Un troisime exemplaire pourrait tre rang par chantier, dans les entreprises
de travaux publics et de btiment par exemple.
Les factures de frais gnraux seront galement vrifies avant leur mise en
paiement. Ce contrle permet notamment de vrifier si lidentit du
fournisseur, son numro Siret et la TVA apparaissent correctement et si la
charge est justifie.
3.4.4-Comptabilisation
Les factures doivent tre comptabilises dans un journal dachats ds leur
rception ou transmises tous les mois lExpert Comptable. Aprs
comptabilisation, loriginal de la facture reoit le timbre comptabilis et un
numro denregistrement.
Mme sil manque une pice, par exemple le bon de commande, la facture est
comptabilise, mais elle ne sera rgle quaprs rception du document
manquant.
3.4.5-Rglement
Le rglement de la facture, est effectu partir de lchancier et aprs
vrification du solde bancaire. La date du chque ou lchance de leffet et le
mode de paiement sont alors ports sur la facture.

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3.4.6-Traitement des retours de marchandises
Un bon de retour pr numrot est tabli et un exemplaire est class dans un
dossier attente davoirs , annot des rfrences de la facture.
Les avoirs reus sont ensuite rapprochs des bons de retour et des factures qui
pourront ainsi tre mis en paiement.
3.5 Les ventes, prestations de services et les clients
3.5.1-Commandes
Les commandes se font de prfrence par crit afin de conserver un justificatif
en cas de contestation. Elles peuvent tre saisies sur le logiciel de gestion
commercial.
Lexemplaire destin au client doit porter de faon claire et prcise les
mentions valant clause de rserve de proprit.
3.5.2-Livraisons
Chaque livraison donne lieu ltablissement dun bon de livraison dont un
exemplaire est conserv.
Avant chaque expdition, le bon de livraison est rapproch du contenu de
lenvoi ainsi que de laccus de rception de commande.
Les bons de livraison serviront ltablissement de la facturation.
3.5.3-Facturation
Les factures sont tablies par le service comptable partir de bons de
livraisons portant la mention A facturer ou de la liste informatique. Elles
sont mises en deux exemplaires au minimum.
Les factures doivent porter les mentions obligatoires suivantes :
1) Identification de lentreprise :nom ou raison sociale, adresse, numro
individuel didentification la TVA, si vous tes en socit, vous devez
galement indiquer le numro dimmatriculation au RCS (nSIRET) suivi de
la ville o se trouve le greffe o elle est immatricule, forme juridique,
nonciation du capital social,
2) Nom et adresse du client et en cas dchange intracommunautaire, le
numro didentification la TVA de votre client
3) Mention facture

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4) Date de la facture
5) Numro de la facture qui doit tre chronologique
6) Dnomination et quantit des produits et services
7) Prix et TVA applicables : prix unitaire et montant total HT, mention des
rabais, remises, ristournes accords, le taux de TVA, le montant de la TVA,
mention de loption exerce en matire de TVA (dbits), le prix TTC.
8) Date du rglement et pnalits de retard
9) Conditions descompte en cas de paiement anticip.
Il est vous conseill dindiquer galement les clauses de rserve de proprit
sur tous les documents commerciaux et le cas chant les conditions
gnrales de vente au verso des bons de commande et des factures. Mais
attention, leur validit suppose quelles aient t lues par le client, il faudra
donc prvoir une signature en bas du document.
3.5.4-Rglements et gestion des comptes clients
La gestion des comptes clients doit tre suivie de manire trs rigoureuse. Ds
rception de lencaissement ou de lavis dencaissement par la banque, il en
est fait mention sur la facture ou saisi sur le logiciel de gestion commerciale.
Par simplification, les bordereaux de remises de chques pourront tre
effectus sur informatique permettant une mise jour rgulire des comptes
clients.
Les rglements sont ensuite dposs en banque et comptabiliss.
Chaque compte client doit tre tudi et justifi chaque mois. Il est conseill
de les suivre trs rgulirement et deffectuer des relances afin de ne pas
pnaliser la trsorerie.
Il est important de suivre les clients douteux et de ne pas leur accorder
den cours trop important.
3.5.5-Avoirs clients
Des avoirs aux clients sont tablis chaque retour de marchandises partir
des bons de retour. Ils doivent tre au pralable valids par le dirigeant.
3.5.6-Comptabilisation
Les factures sont enregistres en comptabilit sans dlai partir du document
papier ou directement par cration dun fichier informatique si vous possdez
un logiciel de gestion commercial.


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Aprs enregistrement, la facture reoit la mention comptabilise le puis
est classe dans le dossier factures de ventes (ordre chronologique).
Certaines entreprises peuvent avoir intrt conserver un exemplaire
supplmentaire des factures et les classer par dossier client.
3.6 Inventaire physique
Toute personne physique ou morale ayant la qualit de commerant doit
contrler au moins tous les douze mois lexistence et la valeur des lments
actifs et passifs du patrimoine.
Il en rsulte quun inventaire doit tre effectu au moins tous les ans la date
de clture de lexercice.
Lorsquil existe un inventaire permanent, les fiches de stock doivent tre
ajustes et les carts expliqus.
Le comptage matriel des existants en stock est dune importance essentielle :
le stock a une incidence directe sur le rsultat, et reprsente gnralement
une grande partie des actifs.
Afin que le recensement soit effectu avec un maximum de fiabilit et
dexactitude, il convient que lentreprise prvoie les modalits de
droulement des oprations dinventaire au moyen dinstructions crites et
rigoureuses qui prciseront :
le but de linventaire
la date et les heures de comptage
la prparation des lieux de stockage
le personnel charg de linventaire
larrt des mouvements pendant linventaire
le dnombrement et la saisie de linventaire
les procdures de sparation des exercices
Les stocks sont enregistrs leur cot dacquisition pour les biens acquis et
leur cot de production pour les biens produits.
Si la valeur des stocks est infrieure la clture de lexercice leur cot, une
provision doit tre constitue.
Un inventaire physique des immobilisations doit tre ralis une fois par an
afin de contrler lexistence relle. Il sopre par pointage de la liste des
immobilisations dite par votre expert comptable.

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3.7 La gestion du personnel et des charges sociales
3.7.1-Rgles de base
Il appartient chaque entreprise de possder la convention collective la
concernant, rgulirement mise jour.
Toute entreprise de plus de 20 salaris doit mettre en place un rglement
intrieur.
3.7.2-Embauche
Lentreprise devra effectuer la dclaration pralable lembauche avant
larrive du salari.
Il est conseill dtablir un contrat de travail crit, rendu obligatoire dans le
cas des contrats dure dtermine ou temps partiel. Celui-ci devra
respecter le droit du travail et la convention collective concerne.
Vous devez inscrire votre salari auprs de la mdecine du travail pour lui faire
passer une visite dembauche.
Il convient de sassurer que :
les trangers possdent des cartes de sjour et de travail ou de rsidence, en
cours de validit
les diplmes affrents au poste pourvoir sont fournis (pour la dtermination
du coefficient)
les coordonnes bancaires sont justifies par un relev didentit bancaire ou
postal pour virement du salaire

Au plus tard, avant la fin de la priode dessai, le nouveau salari devra
fournir :
une copie de sa carte didentit
une copie de sa carte de scurit sociale
3.7.3.-Etablissements des fiches de paie et charges sociales
Une fiche de paie mensuelle doit tre tablie en respect avec la
rglementation en matire de droit du travail et du droit la scurit sociale
(dure du travail, mentions obligatoires, calcul des charges sociales etc.)
Les dclarations sociales doivent tre tablies selon la priodicit fixe par
chaque caisse et en fonction du nombre de salaris. Tout retard de paiement
entrane une majoration de 10 % et des intrts de retard.

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3.7.4 -Gestion des congs et absences
Chaque salari a droit des congs pays qui sont en gnral de 5 semaines
pour 12 mois travaills mais peuvent varier en fonction de la convention
collective.
Cest lemployeur qui fixe la date des congs pays. 12 jours ouvrables doivent
tre obligatoirement pris du 1
er
juin au 31 octobre.
Un imprim est sign par lintress chaque fois que ce dernier prend des
congs.
3.7.5-Sanctions disciplinaires
Les sanctions disciplinaires sont prises en fonction de la gravit de la faute
commise.
Il existe tout dabord la possibilit de donner un avertissement ou blme, puis
une mise pied et enfin le licenciement.
Il convient dans tous les cas de respecter la procdure lgale et
conventionnelle et constituer un dossier avec des crits ds le premier
problme avec un salari.
3.7.6-Gestion des maladies
Le salari doit prvenir par crit de tout arrt maladie.
Concernant la prise en charge par la socit, il convient de se rfrer la
convention collective et aux choix faits en sus par lentreprise en matire de
prvoyance.
3.7.7-Registres obligatoires
Registre unique du personnel
Registre de lInspecteur du travail, des mises en demeure et du CHSCT
Registre de la mdecine du travail
Registre des dlgus du personnel
Registre du Comit dEtablissement (avec PV des runions du CE)
Registre des repos hebdomadaires sils sont pris par roulement
Registre de lvaluation des risques

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3.7.8-Affichages obligatoires
Convention collective (lieu dembauchage, lieu de travail)
Rglement Intrieur (lieu dembauchage, lieu de travail)
Horaire collectif et dure du travail (lieu de travail)
Egalit professionnelle (lieu dembauchage, lieu de travail)
Textes gnraux articles L123-1 L 123-7 (lieu dembauchage, lieu de
travail)
Coordonnes Inspection du Travail (local accessible au personnel)
Coordonnes Mdecine du Travail (local accessible au personnel)
Consigne en cas dincendie
Secours
3.7.9-Utilisation des vhicules
En cas de dplacement professionnels des salaris, vous devez vrifier si le
salari possde bien son permis de conduire ainsi que lassurance couvrant
les trajets dans le cadre du travail. La photocopie de ces deux documents doit
tre tablie et insre dans le dossier de lintress.
3.8 La fiscalit
Lentreprise doit tablir un chancier et respecter les dates dtablissement
et de rglement des dclarations fiscales.
Tout retard peut entraner le paiement de pnalits et dintrts de retard.
3.8.1. La TVA
Lentreprise devra justifier du montant de la TVA collecte et du taux
appliqu sur les ventes et prestations de services.
La TVA dductible doit figurer sur les factures dachats et de frais gnraux.
Certaines dpenses ne donnent pas droit rcupration de TVA.
3.8.2 Exonrations
Il existe plusieurs rgimes dexonration en matire de TVA, dImpt sur le
revenu, dimpt sur les socits ou de taxe professionnelle. Toutes sont
conditionnes au respect de certaines rgles quil faut examiner.
En cas de doute, le contribuable peut demander lavis de ladministration
fiscale au moyen du rescrit.

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3.9 Le juridique
Concernant les socits, elles devront respecter un certain nombre
dobligations juridiques et notamment la tenue dune assemble gnrale
ordinaire tous les ans reporte sur un registre cot et paraph. Le dpt des
comptes annuels au greffe du tribunal de commerce est trs souvent
obligatoire.
IV - COMPTABILIT INFORMATISE
Ladministration a publi une instruction consacre au contrle des
comptabilits informatises.
Le primtre du contrle stend tous les systmes informatiques
concourant llaboration du rsultat. Les procdures de conservation et
darchivage doivent permettre lentreprise de prsenter ladministration,
sa demande, tous documents et donnes.
La rglementation relative aux comptabilits informatises concerne tous les
contribuables astreints tenir et prsenter des documents comptables, ds
lors que leur comptabilit est tenue en tout ou partie, au moyen de systmes
informatiss et galement lorsque ces systmes participent directement ou
indirectement la justification dune criture comptable.
Si le logiciel utilis ne garantit pas lirrversibilit et lintangibilit des critures
valides, la comptabilit informatise ne peut tre considre comme sincre,
rgulire et probante.
Une documentation dcrivant les procdures et lorganisation comptable doit
tre tablie en vue de permettre la comprhension et le contrle du systme
de traitement. Cette documentation est conserve aussi longtemps quest
exige la prsentation des documents comptables auxquels elle se rapporte.
La DGI demande explicitement larchivage de chaque version de traitement
durant le dlai de reprise (3 ans) des fins de tests ou danalyse.
Le risque la suite dun contrle de comptabilit informatise est le rejet de la
comptabilit (quand instructions non respectes), qui pourra faire lobjet
dune procdure contradictoire.

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V - ARCHIVAGE
La conservation des pices justificatives comptables et des divers documents
administratifs et financiers de lentreprise est une absolue ncessit.
Larchivage doit tre organis de telle manire que la recherche et la
consultation des documents concerns soient possibles dans des conditions de
rapidit et defficacit normales.
En cas de besoin, les documents sensibles ou importants (en particulier :
dossiers des personnels, registres officiels obligatoires, contrats et actes)
doivent tre conservs sous clef ou au coffre.
Aucune destruction darchives ne peut tre effectue sans autorisation
pralable du dirigeant.
Larchivage lectronique est autoris cependant les documents doivent tre
identifis, numrots et dats ds leur tablissement par des moyens offrant
toute garantie en matire de preuve. La signature lectronique est aujourdhui
un bon outil pour cet archivage.


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VI - DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS


DOCUMENTS

DUREE
RECOMM-
ANDEE

RAISONS

DUREE
OBLIGA-
TOIRE
TEXTE
IMPOSANT
LA DUREE LA
PLUS
LONGUE
CONSEQUENCES
EVENTUELLES DU
DEFAUT DE
CONSERVATION
1-Documents et livres
comptables

-Documents dcrivant les
procdures
-Livre dinventaire
-Livre journal & grand-
livre
-Livre auxiliaires ou
facultatifs
-Registre des achats et
des recettes (Micro)



Illimite

Illimite

10 ans

10 ans

10 ans




Intrt
documentaire

Obligation





10 ans


6 ans






L 123-22 du
Code de
Commerce

Livre des
procdures
fiscales




Absence de preuve
entre commerants

Sanction fiscale et
notamment la taxation
doffice

2-Pices justificatives

-Correspondance
commerciale
-Inventaires
-Factures mises
-Factures fournisseurs
-Contrats commerciaux
-Documents bancaires



10 ans







Obligation







10 ans






Code de
commerce






Idem 1-





3-Documents divers

-Titres de proprit
-Contrats de prts
-Emprunt
-Leasing
-Statuts
-Dclarations fiscales et
sociales
-Registre des procs
verbaux


Illimite




6 ans


Intrt
documentaire



Preuve


30 ans




3 ans

6 ans


Art.2262 et
suivant du
Code civil


Livre des
procdures
fiscales


Absence de preuve
(code de Commerce)



Sanction fiscale
4-Documents sociaux

- Fiches de paie
- Livre de paie
- Registre des entres et
sorties du personnel
- Reus pour solde de
tout compte
- autres registres




30 ans





Prescription
pour
paiement

Calcul
pensions




5 ans




Code du
travail

Art L 143-5
Art R 620-3
Art 143-14




Sanction
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