Access 2007 Complet

Access 2007 Modul A Pagina 1
MICROSOFT ACCESS 2007

1. CONCEPTE GENERALE PRIVIND BAZELE DE DATE
Evoluia diferitelor metode i tehnici de organizare a datelor pe suporturi de
memorie extern a fost determinat de necesitatea de a avea un acces ct mai rapid i
mai uor la un volum ct mai mare de date. Datele stocate i prelucrate sunt foarte
complexe, cu foarte multe interdependene, lucru care a fcut necesar apariia bazelor
de date.
baz de date reprezint un ansamblu de date, organizate coerent, structurate cu
o redundan minim, accesibile ct mai multor utilizatori !n acelai timp. Deci o baz
de date este un ansamblu de colecii de date, cunoscute sub numele de tabele "pentru
bazele de date relaionale# i obiecte "pentru bazele de date orientate pe obiecte#.
$umea real conine diferite obiecte care, la nivelul pe care le vom numi entiti,
care au anumite caracteristici "proprieti# pe care le vom numi atib!te, acestea
putnd lua anumite valori. %n acest context, informaia se poate defini ca fiind format
din&
Entitate ' obiectul informaiei
(tribut ' proprietile entitii
)aloare ' msura proprietii
De exemplu, entitatea an"a#at este format din atributele& nume, vrst, ani
vechime, care au diferite valori.
*oate aceste date sunt organizate !n tabele. O baz de date e $o%at din %ai
%!lte tabele& c! di$eite le"t!i 'nte ele.
1.1. Noiunea de SGBD
(i)te%ele de Ge)ti!ne a Bazelo de Date "SGBD# reprezint sisteme informatice
specializate !n stocarea i prelucrarea unui volum mare de date "din aceast categorie
face parte i Microsoft Access 2007, parte a pachetului Microsoft Office 2007#.
*ermenul de "e)ti!ne se refer la modalitile de memorare i prelucrare a acestor
date iar termenul de Baz de Date se refer la datele de prelucrat i la modul de
organizare a lor pe suport fizic.
*!nciile !n!i (GBD sunt urmtoarele&
(. Descrierea bazei de date, care asigur&
definirea tabelelor din baza de date+
definirea relaiilor care exist !ntre tabele+
definirea condiiilor de acces la informaii+
,. -anipularea datelor&
adugarea de date la un tabel din baza de date+
modificarea unor date dintr.un tabel din baza de date+
tergerea unor date dintr.un tabel+
cutarea datelor+
ordonarea "sortarea# datelor+
Access 2007 Modul A Pagina /
0. 1nterogarea bazei de date&
vizualizarea total sau parial a datelor, !n funcie de satisfacerea uneia
sau mai multor condiii+
generarea de rapoarte, forme, etichete etc.
2entru utilizatorii neprofesioniti au fost create interfee care s asigure lucrul cu
ferestre, meniuri, obiecte de control, precum i subpachete de programe speciale
pentru generarea de rapoarte, formulare, interogri etc.
+. ORGANIZAREA ,NEI BAZE DE DATE ACCE(( +--.
O baz de date n -icrosoft (ccess /334 este un fiier cu extensia .accdb
"ACCe)) DataBa)e# care conine datele din baz, descrierea lor, i obiecte !entru
"ani!ularea acestora#
5n fiier baz de date poate conine&
tabele ' conin, de fapt, informaiile din baza de date+
inteo"i ' conin condiii impuse unor linii din tabele pentru a fi incluse !n
rezultat+
$o%!lae ' conin obiecte de control care permit introducerea i
modificarea datelor din tabelele din baza de date+
a/oate ' sunt obiecte ale bazei de date care permit obinerea unei liste, mai
mult sau mai puin complexe, care conin liniile i coloanele din tabelele
bazei de date+
%aco.uri i %od!le Vi)!al Ba)ic.
1
0. PRI1II PA2I 3N L,CR,L C, BAZELE DE DATE
3.1. Deschiderea i nchiderea aplicaiei Microsoft Access 200
0.1.1. De)c4ideea a/licaiei
6e poate face cu&
Start All Programs Microsoft Office
Microsoft Access 2007;
clic dublu pe pictograma asociat aplicaiei Microsoft Access 2007 "pe
des7top, dac exist#+
6e va deschide fereastra
aplicaiei, care conine&
1. 2anoul Categorii de
abloane "!n stnga# din
care putem selecta ce
ablon dorim s folosim
pentru crearea noii baze de
date+
1
$isual Basic este limba8ul de programare folosit de -icrosoft (ccess pentru proiectarea aplicaiilor
complexe.
/. 5n panou !n mi8locul ferestrei, din care putem alege fie crearea unei baze de
date "Baz de date necompletat#, fie un ablon dorit pentru noua
baz de date+
9. 2anoul Deschidere baz de date recent "!n dreapta#, !n care
putem alege baza de date pe care dorim s o deschidem.
0.1.+. 3nc4ideea a/licaiei
0lic pe butonul de !nchidere al ferestrei
/
sau butonul Office Ieire
din Access.
3.2. !rearea unei "a#e de date
2ot exista do! )it!aii5
1. 0reare imediat dup intrarea !n Microsoft Access 2007&
a. ,utonul Baz de date necompletat
b. $a !me fiier, !n panoul din dreapta, specificm discul,
calea i numele bazei de date "eventual, folosim butonul
alturat pentru a alege discul i folderul !n care vom salva baza#.
c. ,utonul "reare.
/. 0reare ulterioar&
1. ,utonul Office o!.
/. 6e procedeaz ca mai sus.
Dac intenionm s folosim baza de date !ntr.un format compatibil cu versiunile
anterioare ale Microsoft Access, vom salva fiierul baz de date !n format .%db.
9
3.3. $nchiderea unei "a#e de date
,utonul Office #nc$idere %az de date sau cu !nchiderea ferestrei
bazei de date sau la ieirea din Access 2007.
3.%. Deschiderea unei "a#e de date Access 200
Exist mai multe variante&
1. Dac e deschis fereastra iniial Microsoft Access 2007 i !n panoul din
dreapta "Deschidere baz de date recent# apare numele bazei
de date respective, se d clic pe numele bazei.
/. Dac baza de date nu e afiat, clic !n panoul Deschidere baz de
date recent legtura -ai multe !n dialogul afiat alegem discul
i folderul !n care se afl baza de date, apoi baza de date !n sine.
9. &ileOpen sau clic pe butonul Open sau %trl&O "!n toate cazurile#.
/
6pre deosebire de alte aplicaii "de exemplu 'xcel sau (ord#, la !nchiderea ferestrei nu se va mai
cere confirmare pentru salvare "!n afara cazului !n care e deschis o fereastr intern de proiectare a
unei tabele, interogri, a unui formular sau raport#.
9
(ceast variant nu funcioneaz la trimiterea fiierului .%db prin mail sau printr.o reea intranet+
!n acest caz, el trebuie copiat local folosind alt mediu "0D, D)D, stic7 etc.#.
Access 2007 Modul A Pagina :
:. Dac e deschis fereastra
(indo)s 'x!lorer i fiierul
baz de date e afiat, se d
un clic dublu pe fiier.
;. Dac am lucrat recent la
baza de date, o putem alege
direct de la nivel de
<indo=s de la Start
'ecent Items.
>. Dac avem deschis
fereastra (ccess /334 i
baza dorit e printre ultimele
: accesate, o putem alege
direct din partea inferioar a meniului &ile.
1ndiferent de varianta folosit, se va afia aceeai fereastr cu obiectele bazei de
date, clasificate pe tipuri.
6. INTER*A7A C, ,TILIZATOR,L
%.1. &uncia 'elp
?uncia de Help se
activeaz folosind butonul
A(!tor )*cel, ,
afiat !n colul din dreapta.
sus al ferestrei de
document sau tasta *+.
6e va afia o fereastr !n
care, !n zona de editare test
de lng butonul
"!tare, vom tasta
cuvntul sau cuvintele.cheie pe care le cutm, apoi vom folosi tasta 'nter sau
butonul "!tare.
6istemul va afia o list cu legturi spre toate capitolele de @elp care conin textul
cutat.
?ereastra A(!tor )*cel e o fereastr distinct i, de aceea, o putem minimiza
sau, dac nu mai avem nevoie de ea, o vom !nchide ca pe orice fereastr.
*extul din fereastra de A(!tor )*cel poate fi copiat !n orice alt fereastr.
%.2. Bara de instru(ente Acces )apid
1niial, bara Acces 'apid , prin intermediul creia
putem avea executa rapid anumite operaii este afiat sub filele afiate de meniu i
conine doar cteva butoane "Sal+are, An!lare etc.# dar !i putem aduga i altele,
Access 2007 Modul A Pagina ;
astfel !nct s avem acces rapid la operaiile respective.
2entru aceasta&
1. 0lic dreapta pe unul
din butoanele din bara
Acces 'apid, apoi
Partic!larizare
%ar de
instr!mente
Acces 'apid.
/. %n lista ascuns
Afiare comenzi
de la alegem
categoria !n care se
afl comanda dorit
"comenzile dintr.un
anumit meniu,
comenzile care nu
apar !n barele de instrumente, toate comenzile etc.#
9. 0utm comanda !n lista din stnga, o selectm i folosim butonul
Ad!gare pentru a o aduga !n lista din dreapta.
:. 0onfirmm cu O,.
Eliminarea unui buton din bara Acces rapid se face asemntor, dar folosind
opiunea )liminare din %ara de instr!mente Acces 'apid.
Aevenirea la configuraia standard a unei bare de instrumente se face din acelai
dialog, folosind varianta 'eini-ializare.
OB(ERVA7IE
,nele bare de instru"ente se afieaz, auto"at, la desc-iderea unei ferestre
de !roiectare .!entru tabele, ra!oarte, intero/ri, for"ulare0 i se nc-id, tot
auto"at, la nc-iderea ferestrei res!ecti1e#
8. TABELE
5n tabel dintr.o baz de date -icrosoft (ccess /334 este organizat pe r2nduri
"numite 'ne"i)ti sau aticole# i coloane "numite c9%/!i#.
*abelele pot fi considerate, !ntr.o oarecare msur, analoage cu foile de calcul
dintr.un registru Excel iar baza de date analoag cu !ntregul registru.
0mpurile, !mpreun cu tipurile de date stabilite pentru ele, reprezint structura
tabelului.
0mp 1 0mp / 0mp 9 ... 0mp n
6tructura Bume 2renume DataCn ... *elefon
(rticol 1
(rticol /
6pre deosebire de tabelele din -icrosoft <ord sau Excel, unde puteam introduce
orice valoare !n orice celul, !n -icrosoft (ccess /334 trebuie s specificm de la
!nceput ce fel de valori vom introduce !n fiecare coloan, urmnd ca acesta s
Access 2007 Modul A Pagina >
interzic, ulterior, introducerea valorilor de alt tip dect cel stabilit.
De exemplu, !ntr.o coloan dintr.un tabel <ord sau Excel puteam introduce o dat
calendaristic !ntr.o celul i, !n celula de dedesubt un text+ !n (ccess, odat stabilit
tipul dat calendaristic pentru acea coloan "cmp#, nici una din DceluleleE din ea nu
vor putea conine texte.
(ceast comportare se concretizeaz !n conceptul de ti/ de dat.
*.1. +ipuri de date n Microsoft Access 200
-icrosoft (ccess /334 accept urmtoarele tipuri de date&
Date Ti/ de dat De)ciee :i /o/ieti
Al$an!%eice
.e*t
6unt cele mai folosite, aa c -icrosoft
(ccess consider acest tip ca fiind prestabilit.
5n cmp de tip Tet poate conine cel
mult /;; de caractere "implicit, /;;#. 2ot
exista i texte de lungime 3.
Memo
6e folosete pentru a aduga !ntr.un cmp
texte mai lungi de /;; de caractere
"maximum >;.;9; sau texte care difer foarte
mult, de la o !nregistrare la alta, ca lungime.
N!%eice
!mr
2entru datele numerice sunt disponibile
mai multe subti!uri de date&
Octet ' valori !ntregi, 3.../;;+
#ntreg ' valori !ntregi cuprinse !ntre
'9/.4>F i G9/.4>4+
#ntreg l!ng ' valori !ntregi
cuprinse !ntre '/.1:4.:F9.>:F i
G/.1:4.:F9.>:4+
Simpl precizie ' valori cu
maximum 4 zecimale, !n intervalul
H9.:I13
9F
+
/!%l precizie ' valori cu
maximum 1; zecimale, !n intervalul
H1.4J4I13
93F
+
I/ reprod!cere ' 1dentificator
global unic "1> octei#+
0ecimal ' valoare numeric cu
numr cu fix de zecimale, !n intervalul
H13
/F
...13
/F
.
Moned
Este un tip numeric special, fix, cu
precizie de : zecimale, conceput pentru a
preveni erorile de rotun8ire la operaiile de
contabilitate acolo unde valoarea trebuie s
se potriveasc exact cu calculele fcute "F
octei#.
A!to!merotare
5n cmp de tipul Auto3u"erotare conine
o valoare !ntreag pe care Microsoft Access
2007 o completeaz automat pentru fiecare
!nregistrare adugat la tabel.
0ompletarea se poate face !n dou moduri&
!ncre"ental ' crete cu 1 de la un
articol la urmtorul+
Aleator ' fiecare articol primete o
valoare aleatoare pentru acel cmp.
1ndiferent de variant, Microsoft Access
2007 ne asigur c nu vor exista dou articole
cu aceeai valoare pentru un cmp de tip
Auto#u"erotare
:
dar valorile nu pot fi
actualizate.
AtenieK 3u !ot exista dou c2"!uri de
ti! Auto#u"erotare n acelai tabel,
c-iar dac se folosesc 1ariante distincte
!entru ele.
/a1!
"$es%#o#
0mpurile de tip Da%#u sunt cmpuri
folosite pentru a exprima cazuri !n care nu
exist dect dou situaii& D( sau B5, de
exemplu& Ade1rat4*als, Da43u,
Acti1at4Dezacti1at.
1ndiferent de variant, -icrosoft (ccess
/334 consider un astfel de cmp drept cmp
numeric, folosind valoarea ;1 pentru DA i -
pentru 3,.
Date
calendai)tice
/at1Or
2entru date calendaristice, !n domeniul 1
ianuarie 133...91 decembrie JJJJ.
Obiecte %ai
O%iect O2)
0mpurile obiect $E creeaz imagini
bitmap ale documentului original sau a
obiectului respectiv, apoi afi eaz acea
imagine bitmap !n cmpurile din tabel i !n
controalele raportului sau formularului.
Documentul poate fi un desen, un fiier
audio, o foaie de calcul etc.
0mpurile de acest tip nu pot fi cheie i nu
pot participa la un index. biectele din aceste
cmpuri pot fi !nglobate !n cmp sau legate
:
Din pcate, la tergerea unui articol, valoarea unui astfel de cmp nu se actualizeaz automat "ea
nu reprezint numrul de articol dect la introducere#. De exemplu, dac un cmp are, !n ordine,
valorile 1, /, 9 pentru primele trei articole i se terge articolul cu valoarea /, valoarea 9 nu va deveni /
"dei valoarea /, tears, nu se va mai atribui vreodat altui articol#.
Access 2007 Modul A Pagina F
de cmp.
Ade)e
Intenet
34perlin5
Este un text sau o combinaie numere.text,
stocat ca text i folosit ca adres a unei
pagini de <eb sau drept cale spre un fiier
spre harddiscul localLun harddisc din
intranet.ul local.
Ata:ae
Ataare
2ermite crearea unui cmp !n care se
realizeaz o legtur spre un fiier de pe disc.
?olosind un cmp de acest tip, putem
modifica direct fiierul respectiv.
In$o%aii
le"ate
)*pert c!tare
De fapt, nu este un tip adevrat de date.
0reeaz cmpuri care permit utilizatorului s
aleag o valoare din alte tabele sau dintr.o
list de valori.
*.2. !rearea unui ta"el
0rearea tabelului !nseamn, de fapt, descrierea structurii tabelului, adic
specificarea urmtoarelor elemente pentru fiecare cmp&
n!%e+
ti/!l de dat+
l!n"i%e.
Definirea structurii unui tabel se face astfel&
1. Deschidem fereastra bazei de date !n
care vom crea tabelul.
/. -eniul 0reare fila *abele
butonul *abel.
9. Dm clic dublu pe varianta Ceae
tabel 'n %od!l Viz!alizae /oiect
"Create table in Design
&ie'
;
#.
>
(ccess /334 va deschide fereastra pentru descrierea structurii
noului tabel.
:. %n aceast fereastr, vom specifica, obli"atoi!, pentru fiecare cmp
urmtoarele&
!n coloana !me c6mp "(ield na"e# vom introduce nu"ele fiecrui
cmp+ acesta este folosit la identificarea ulterioar a cmpului, poate avea
maxim >: de caractere i poate conine i spaii+
4
la .ip de date "Data t)pe# vom alege ti!ul de date pentru cmpul
respectiv.
;
0elelalte variante nu permit specificarea direct a tipurilor de date ale cmpurilor.
>
6e poate folosi i butonul o! "#e'# din bara de instrumente i, !n dialogul afiat, se alege
varianta 7iz!alizare proiect "Design &ie'#.
4
Bumele nu poate conine puncte ".#, semnul exclamrii, paranteze mari, spaii iniiale i caractere
neimprimabile.
Access 2007 Modul A Pagina J
OB(ERVA7II
1. 5n cazul ti!ului .e*t, Access 2007 ne !ro!une lun/i"ea de 60 de
caractere !entru c2"!, 1aloare care !oate fi "odificat la
/imensi!ne c6mp "(ield *ize##
/. 5n cazul ti!ului !rinci!al !m%er, subti!ul se ale/e de la
/imensi!ne c6mp "(ield *ize##
0aracteristicile o/ionale pentru cmpul curent pot fi specificate !n partea
inferioar a ferestrei, !n zona Propriet-i c6mp!ri "(ield
Properties#&
/imensi!ne c6mp "(ield *ize# ' numrul maxim de poziii ce
pot fi memorate !n acel cmp "pentru valorile posibile pentru fiecare tip
de dat, v. tabelul cu tipurile de date de mai sus#+
&ormat ' formatul de afiare ulterioar a datelor, cum ar fi&
F

0ecimale "Deci"al Places# ; numrul de poziii din partea
zecimal "pentru cmpurile numerice#+
Masc intrare "!nput Mas+# ' o machet prin care putem
impune un anumit format de introducere a datelor !n cmp+ !n acest
caz, pentru fiecare caracter "poziie# din cmp, la introducere, putem
specifica unul dintre caracterele urmtoare&
Caracter ,-ect
M 2ermite orice cifr, un semn "GL.# i un spaiu
$ 2ermite numai litere !n poziia respectiv
N 2ermite o liter sau nimic
( Bumai liter sau cifr
J Bumai cifre
a rice liter sau cifr sau nimic
O Bumai un caracter sau un spaiu
0 2ermite orice caracter, un spaiu sau nimic
P 0onvertete toate literele urmtoare !n litere
mici
Q 0onvertete toate literele urmtoare !n litere
mari
F
Bu toate tipurile de date admit, aici, variante de format de afiare "de exemplu, tipurile *ext i
-emo#.
R 1nsereaz caracterul urmtor, ca i cum ar fi
introdus
K (liniaz valoarea introdus la dreapta
De exemplu, dac pentru cmpul Bume folosim masca
829::::::::::::::, atunci prima liter din nume va fi convertit
la liter mare, urmtoarele la litere mici i nu se vor permite mai mult
de 1; caractere !n acest cmp+ un alt exemplu& pentru cmpul 0B2, de
tip Tet pe lungime de 19, masca ;;;;;;;;;;;;; va permite doar
introducerea de cifre !n poziiile respective+ alt exemplu& pentru cmpul
,uletin, masca 822;;;;;; va permite doar litere pe primele dou
poziii i cifre pe urmtoarele ase+
2egend "Caption# ' permite specificarea unui nume atribuit
cmpului cnd acesta este folosit !ntr.un raport sau un formular+
J
7aloare implicit "De-ault .alue# ' valoarea care se
atribuie, automat, cmpului, cnd utilizatorul nu introduce nici o
valoare pentru acel cmp+
'eg!l de +alidare ".alidation /ule# ' un criteriu care
trebuie !ndeplinit de valoarea cmpului pentru a putea fi acceptat "v.
mai 8os#+
.e*t de +alidare ".alidation Tet# ' textul care se va
afia !n bara de mesa8e cnd valoarea introdus !n cmp nu se respect
criteriul specificat la /egula de &alidare+
O%ligatori! "/e0uired# ' dac este activat, utilizatorul nu va
putea trece de acel cmp fr s.l completeze+
Se permite l!ngimea zero "Allo' 1ero 2ength# ' se
permit sau nu valori vide !n cmpurile text sau memo+
Inde*at "!ndeed# ' se creeaz sau nu un index pentru acel cmp
"v. capitolul despre indexare, mai 8os#.
;. $a !nchiderea ferestrei, suntem !ntrebai dac dorim s salvm noul tabel i,
dac folosim <es, se va afia un dialog !n care trebuie s introducem numele
noului tabel.
>. )om fi !ntrebai dac dorim s indexm tabelul dup un anumit cmp.
Deoarece indexarea va fi discutat mai 8os, vom rspunde cu o la aceast
!ntrebare.
Dup aceti pai, !n lista afiat !n fereastra principal a bazei de date, la folosirea
butonului .a%ele "Tables#, se va afia, ca pictogram, noul tabel.
J
6e folosete mai ales cnd numele cmpului este DcodificatE ' de exemplu, un cmp care conine
un nume de persoan se numete 03:. %n acest caz, la crearea ulterioar a unui raportLformular sau la
afiarea coninutului tabelului, (ccess va folosi, !n locul lui 03:, numele specificat la 2egend ca
etichet pentru cmp.
E<e%/le5
6 se creeze tabelele P,/*3#A2 i (4#C5!! cu urmtoarele structuri&
PER(ONAL *,NC7II
3u"e c2"! 7i! de date 8un/i"e 3u"e c2"! 7i! de date 8un/i"e
Br crt (utoBumerotare 1ncremental ?uncia Bumr %ntreg lung
-arca *ext 9 Denumire funcie *ext 1;
0B2
Bume *ext 1;
2renume *ext /3
Data naterii DatLr
Data anga8rii DatLr
6tudii DaLBu
(dresa -emo
?uncia Bumr %ntreg lung
6alariul Bumr 6impl precizie
*.3. Ad,u-area. (odificarea i ter-erea nre-istr,rilor dintr/un ta"el
(ccesul la un cmp al unei !nregistrri se poate face numai dup ce a fost accesat
!nregistrarea respectiv. 2entru aceasta, Microsoft Access 2007 dispune de o structur
de date numit indicator "pointer# de !nregistrri care, la un moment dat, se afl pe o
anumit !nregistrare numit !nregistrare curent "ea este marcat !n fereastra
prezentat mai 8os printr.un caracter S !n stnga#.
2entru a opera cu !nregistrri !ntr.un tabel "adugri, modificri, tergeri#&
dm clic dublu pe numele tabelului !n fereastra .a%ele "Tables#+
selectm tabelul i folosim butonul /esc$idere "3pen# .
6e va afia o fereastr stil 'xcel !n care vom face operaiile dorite&
1. Ad!"aea de 'ne"i)ti se face mutnd pointerul pe ultima !nregistrare,
pe ultimul cmp i folosind tasta 7ab sau butonul din bara de stare. %n
ambele cazuri, va aprea o !nregistrare nou, goal, !n care vom tasta valorile
dorite.
/. 1odi$icaea =aloilo din 'ne"i)tile dint>!n tabel se face innd cont
de urmtoarele reguli generale&
7recerea de la un c2"! la altul !n aceeai !nregistrare se face fie cu tastele
7ab "la urmtorul# sau S-ift&7ab "la precedentul#, fie cu un clic pe cmpul
dorit.
7recerea de la o nre/istrare la alta se poate face&
cu tastele sgei verticale
cu clic pe !nregistrarea dorit
folosind barele de defilare
folosind butoanele din partea inferioar a ferestrei.
7recerea la !ri"ul sau ulti"ul c2"! din nre/istrarea curent se face cu
tastele 9o"e respectiv 'nd.
7recerea la !ri"ul c2"! din !ri"a nre/istrare se face cu %trl&9o"e iar
la ultimul cmp din ultima !nregistrare cu %trl&'nd.
0opierea !n !nregistrarea curent a valorii din !nregistrarea precedent se
Access 2007 Modul A Pagina 1/
face cu %trl&a!ostrof.
)alorile de tip Auto3u"erotare se confirm cu 'nter.
2entru a copiaLmuta valoarea dintr.un cmp dintr.o !nregistrare !ntr.un
cmp din alt !nregistrare putem folosi )dit"op41"!t dup ce am
selectat valoarea.surs, urmat de )ditPaste !n celula destinaie. 6e
pot folosi i butoanele corespunztoare din bara de instrumente.
1ntroducerea datelor calendaristice se face, !n mod standard, !n formatul
zz1ll1aa dar se recomand ca anul s fie tastat pe : cifre, chiar dac, !n
final, -icrosoft (ccess /334 !l va afia, eventual, doar pe dou cifre.
(ctivareaLdezactivarea comutatorilor care apar pentru cmpurile de tip
Da43u se face fie cu bara de spaiu, fie cu mouse.ul.
ricare ar fi modificarea fcut, putem anula !lti%a operaie folosind
)ditAn!lare c6mp1=nregistrare c!rent
",dit4ndo# sau butonul cu acelai nume i%ediat dup operaia
respectiv.
9. 2te"eea !nei 'ne"i)ti se face prin selectarea ei urmat de tasta Delete
sau cu )dit/elete 'ecord sau folosind butonul /elete din
bara de instrumente, dup care se confirm tergerea "Atenie, nu exist
>ndo?#.
Exemplu6 * se introduc 7n tabelul 2EA6B($ cel pu8in
90 7nregistrri: cu dubluri pentru c;"pul ?uncia< =n
tabelul ?5B0T11 &or eista at;tea 7nregistrri c;te coduri
distincte de -unc8ii eist 7n tabelul 2EA6B($<
*.%. Modificarea structurii unui ta"el
2entru a modifica structura unui tabel&
1. Deschidem baza de date.
/. Deschidem fereastra de dialog .a%ele "Tables#.
9. (legem tabelul dorit.
:. ?olosim butonul Proiect "Design#. 6e va afia aceeai fereastr ca la
crearea tabelului, !n care vom efectua modificrile dorite, adic&
In)eaea !n!i c9%/ !ntre dou cmpuri existente ' se face selectm
cmpul deasupra cruia dorim s apar cel nou i folosim
Insert'o?s sau butonul Insert 'o?s din bara Table
Design, dup care specificm numele noului cmp, tipul de date i
lungimea cmpului.
2te"eea !n!i c9%/ ' selectm cmpul cu un clic pe butonul gri din
stnga numelui lui i folosim )dit/elete sau tasta Delete sau
butonul /elete 'o?s din bara Table Design. Dac acel cmp
particip la vreun index, se va terge i acel index.
1!taea !n!i c9%/ 'n alt /oziie ' se face trgnd cu mouse.ul pe
vertical butonul gri aflat !n stnga numelui lui, pn cnd acesta a8unge
!n poziia dorit+
13
1odi$icaea caactei)ticilo unui cmp "tipLsubtip de dat, lungime,
numrul de zecimale etc.# ' folosim elementele de control din zona
Propriet-i c6mp "(ield Properties#.
$a !nchiderea ferestrei de modificare a structurii, -icrosoft (ccess /334 ne
!ntreab dac dorim ca modificrile efectuate s rmn valabile.
OB(ERVA7II
+# Sunt !osibile orice "odificri, cu condiia s a1e" /ri: la
schi("area tipurilor de date .Microsoft Access 2007 ncearc s
con1erteasc 1alorile existente la noul ti! de date dar nu orice
con1ersie e !osibil0 i la scurtarea c0(purilor .cazuri n care,
1alorile existente ar !utea fi trunc-iate0#
2# Oricare ar fi "odificrile fcute, !ute" anula ulti"a o!eraie folosind
)ditAn!lare... ",dit4ndo...# sau butonul dar nu"ai
i"ediat du! o!eraia res!ecti1 i nu"ai !2n la nc-iderea
ferestrei de !roiectare#
8.6.1. Ceaea !nei e"!li de =alidae /ent! !n c9%/
$a introducerea unei valori !ntr.un cmp putem s interzicem tastarea de valori
eronate !n acel cmp, impunnd o regul de validare. %n general, regula de validare
const !n evaluarea unei expresii logice "a unei condiii# impuse valorii introduse de
utilizator !n cmp.
peratorii de comparare folosii, de obicei, la crearea unei condiii sunt&
U egal cu
Q, P mai mare respectiv mai mic
PU, QU mai mare sau egal, respectiv mai mic sau
egal
PQ diferit de
De exe"!lu, dac dorim ca salariul persoanelor din tabel s fie mai mare de
;.333.333 A$, condiia impus asupra cmpului *alariu va fi >?000000.
2entru aceasta&
1. Deschidem fereastra de proiectare a tabelului.
/. 6electm cmpul cruia vrem s.i stabilim condiia de validare.
9. Dm clic pe zona 'eg!l de +alidare ".alidation /ule# din
partea inferioar a ferestrei i folosim una din urmtoarele variante&
*astm direct condiia dorit "!n acest exemplu, 8@000000# i !nchidem
fereastra.
?olosim butonul din dreapta zonei 'eg!l
de +alidare, ceea ce va deschide dialogul
Aenerator de e*presii
13
De fapt, mutarea cmpului nu afecteaz cu nimic tabelul deoarece, ulterior, vom putea schimba
ordinea cmpurilor !n ferestre, rapoarte, formulare etc.
Access 2007 Modul A Pagina 1:
",pression @uilder# !n care putem crea condiia respectiv fie
prin tastare direct, fie folosind butoanele aflate sub zona de construire a
condiiei.
11
:. 6e confirm cu O, !n dialog i se !nchide fereastra de proiectare a bazei.
Dac tabelul conine de8a valori, (ccess /334 testeaz dac acestea se conformeaz
restriciei impuse i, dac nu, afieaz un mesa8 de avertizare cu urmtoarele variante&
<es ' regula de
validare se pstreaz i
testarea continu+
o ' regula nu se
pstreaz i se continu
testarea+
"ancel ' !ntrerupe testarea.
Dac folosim <es, valorile actuale din tabel sunt pstrate dar, ulterior, dac
!ncercm s modificm o valoare astfel !nct ea s rmn incorect sau s
introducem o valoare incorect !n acel cmp,
(cces va refuza acest lucru i va afia un
mesa8 de eroare care conine fie un text
standard, fie textul specificat de noi la .e*t
+alidare ".alidation Tet# !n
fereastra de proiectare a tabelului.
*.*. 1ter-erea unui ta"el din "a#a de date
Dac decidem c nu mai avem nevoie de unui tabel, putem folosi, dup selectarea
lui din fereastra principal a bazei de date, )dit/elete sau tasta Delete sau
butonul /elete din bara de instrumente a ferestrei principale a bazei de date.
(ccess /334 va cere confirmare pentru tergerea tabelului.
Atenie? N, e<i)t ,ndo /ent! acea)t o/eaie? 3n /l!)& dac tabel!l :te)
/atici/ la o elaie c! alte tabele& elaia )e de)$iineaz.
@. 1ODI*ICAREA A(PECT,L,I ,NEI *ERE(TRE C, DATE
OB(ERVA7IE
Oricare ar fi "odificrile discutate n subca!itolele de "ai :os, la nc-iderea
ferestrei Microsoft Access 2007 ne 1a ntreba dac dori" s !str"
"odificrile fcute# Dac 1o" rs!unde cu <es "nerecomandabil# la
ur"toarea afiare a coninutului tabelului as!ectul 1a fi acelai cu cel actual;
n caz contrar, as!ectul 1a fi cel standard#
11
)alorile constante tip dat calendaristic trebuie specificate !ntre caractere M "ca !n M3;L34L1J>:#,
cele de tip text !ntre ghilimele "ca !n V2opescuV# iar cele de tip DaLBu ca .1 sau 3 "corespunztor lui Da
respectiv Bu#.
Access 2007 Modul A Pagina 1;
2.1. Schi("area di(ensiunilor coloanelor i liniilor
Exist dou metode&
1. <rin tra/ere=
2entru o coloan, plasm cursorul de mouse
!ntre numele coloanelor pentru care dorim s modificm limea de afiare
pn cnd are forma unei bare verticale cu dou sgei orizontale i
tragem spre stnga sau spre dreapta pn cnd coloana are limea dorit.
1/
2entru o linie, plasm cursorul de mouse pe linia separatoare dintre
dou !nregistrri din stnga ferestrei i tragem !n sus sau !n 8os pn
cnd linia capt !nlimea dorit. *oate liniile din fereastr vor primi
noua !nlime.
/. Din "eniu=
2entru o coloan,
plasm cursorul !n
coloan i folosim
&ormat"ol!mn
?idt$. 6e va afia
un dialog !n care, la
2-ime coloan
"Colu"n 'idth#
vom specifica limea dorit pentru coloan, !n numr de caractere.
Aevenirea la limea standard se face activnd 2-ime standard
"*tandard 'idth#. Dac dorim o !ngustareLlire a coloanei astfel
!nct s poat fi cuprins cea mai lung valoare, folosim Potri+ire
"(it#.
2entru o linie, plasm cursorul !n linie i folosim &ormat'o?
3eig$t. 6e va afia un dialog !n care, la #nl-ime r6nd "/o'
height# stabilim !nlimea dorit pentru linii, !n puncte. Aevenirea la
!nlimea standard se face activnd #nl-ime Standard "*tandard
height#.
2.2. Schi("area ordinii de afiare a c0(purilor
1niial, ordinea de afiare a cmpurilor este cea !n care ele apar !n structura
tabelului. 2utem modifica ordinea de afiare selectnd coloana respectiv "clic pe
nume cnd indicatorul de mouse are forma unei sgei !n 8os ' A# i trgnd cu mouse.
ul de nume spre stnga sau spre dreapta pn cnd coloana apare !n poziia dorit.
peraia nu afecteaz ordinea !n care cmpurile au fost definite !n structura
tabelului.
2.3. Blocarea unui c0(p pe ecran
Dac vrem ca un anumit cmp s nu dispar de pe ecran la o defilare stnga.
1/
(ceast operaie nu are nici un efect asupra lungimii cu care cmpurile au fost definite !n tabel.

Access 2007 Modul A Pagina 1>
dreapta !n tabel, dm un clic oriunde !n coloana cmpului respectiv i folosim
&ormat&reeze "ol!mns. 0mpul respectiv va fi mutat !n prima poziie din
fereastr i va rmne fixat acolo astfel !nct s fie !ntotdeauna vizibil, celelalte
cmpuri defilnd spre stnga sau spre dreapta pe sub el.
6e pot bloca mai multe cmpuri.
Deblocarea se face folosind &ormat>nfreeze All "ol!mns, dar coloana
respectiv nu.i va relua vechiul loc din fereastr.
2.%. Ascunderea i reafiarea c0(purilor
2entru a ascunde un cmp vom selecta coloana
corespunztoare i vom folosi &ormat3ide
"ol!mns. 0oloana respectiv va disprea din fereastr. 6e
pot ascunde mai multe cmpuri, cu condiia s fie vecine.
Aeafiarea cmpurilor ascunse se face cu
&ormat>n$ide "ol!mns, care va afia un dialog !n
care vom activa comutatorii corespunztori coloanelor pe
care dorim s le vedem din nou.
2.*. 3iniile de -ril, i culoarea de fond
2lasm cursorul undeva !n tabel i folosim &ormat&oaie de date
"(or"atDatasheet#. 6e va afia un dialog !n care vom specifica urmtoarele&
)fect cel!l "Cell e--ect# ' stabilim efectele vizuale pentru
celule+
dac dezactivm Orizontale "Horizontal# sau 7erticale
".ertical#, liniile de gril respective nu se vor afia+
"!loare linii de gril "Aridline
color# 'culoarea liniilor de gril+
"!loare f!ndal "@ac+ground color# '
culoarea de umplere+
de la Stil!ri linie i c$enar selectm tipul
de linie pentru fiecare latur !n parte+
de la /irec-ie "Direction# putem impune
ordinea !n care vor fi preluate cmpurile din structura
tabelului "de exemplu, pentru rientul -i8lociu, unde
unele popoare citesc de la dreapta la stnga#.
pentru a previzualiza aspectul celulelor din fereastr se
folosete zona )antion "*a"ple#.
2arametrii privind liniile de gril se pot stabili numai pentru !ntregul tabel, nu i
pentru anumite coloane, celule, linii, domenii de celule.
2.2. Modificarea para(etrilor de font pentru c0(purile din fereastr,
6e plaseaz cursorul undeva !n tabel i se folosete
&ormat&ont& dup care se aleg parametrii dorii. Dialogul afiat este asemntor
celui de la <ord i Excel, dar sunt mai puine opiuni.
6e poate folosi i bara de formatare, care se activeaz cu
7ie?.ool%ars&ormatting B/atas$eetC.
2arametrii privind fontul se pot stabili numai pentru !ntregul tabel, nu i pentru
anumite coloane, linii, celule, domenii etc.
2.. Sortarea nre-istr,rilor din ta"el
Dac dorim ca tabelul s fie sortat "ordonat# dup valorile dintr.un cmp, vom
plasa cursorul !n cmpul respectiv i vom folosi&
butoanele Sort Ascending respectiv Sortare descendent
, dup cum dorim ca sortarea s fie cresctoare sau
descresctoare+
'ecordsSortSort Ascending respectiv Sortare
descendent.
Sort Ascending respectiv Sortare descendent din meniul
contextual al cmpurilor selectate.
OB(ERVA7II
1. Dac dori" sortarea du! "ai "ulte criterii, 1o" "uta c2"!urile>
criterii astfel nc2t s fie 1ecine n fereastr, n ordinea i"!ortanei lor
ca i criterii,
+?
le 1o" selecta i 1o" folosi aceleai butoane, n funcie
de ordinea dorit#
/. 3u !ute" i"!une !entru fiecare din c2"!urile selectate o anu"it
ordine .de exe"!lu, !entru !ri"ul o selectare cresctoare i !entru al
doilea una descresctoare0#
9. Aceeai "etod se !oate a!lica i dac e 1orba de o fereastr cu
rezultatele unei intero/ri#
Aevenirea la ordinea iniial se face cu 'ecords'emo+e &ilter1Sort,
!nainte de a !nchide fereastra.
$a !nchiderea ferestrei, vom fi !ntrebai dac ordinea !n care sunt afiate
!nregistrrile este cea dorit i pe viitor. Dac rspundem cu <es, -icrosoft (ccess
/334 va modifica ordinea lor i !n tabel astfel !nct, la o ulterioar deschidere a
acestuia, s le gsim !n aceast ordine.
1:
Exemplu6 * se sorteze descresctor 7nregistrrile dup
c;"purile 6tudii i Bume<
2.4. !,utarea unei 5alori ntr/un ta"el
2utem cuta o anumit valoare fie !ntr.un anumit cmp dintr.un tabel, fie !n
!ntregul tabel. 2entru aceasta, plasm cursorul !n cmpul !n care vrem s facem
19
rdinea !n care sunt afiate cmpurile selectate este esenial, !n sensul c al doilea criteriu va
avea efect numai dac pentru primul exist dou !nregistrri cu aceeai valoare.
1:
AtenieK 5n acest caz, la 1iitoarea desc-idere a ferestrei Access nu 1a ti care a fost ordinea
iniial#
Access 2007 Modul A Pagina 1F
cutarea i folosim )dit&ind sau butonul &ind din bara de instrumente
@aza de date sau %trl&*. %n toate cazurile se va afia un dialog !n care vom
specifica urmtoarele&
la /e c!tat "(ind Bhat# ' valoarea pe care o cutm+
la Pri+ire =n "2oo+ in# ' putem alege .a%el "Table# pentru a
efectua cutarea !n !ntregul tabel "!n caz contrar, cutarea se va efectua numai
!n cmpul !n care se afla cursorul la !nceperea cutrii#+
la Potri+ire se poate stabili
modul de cutare, selectnd una
din urmtoarele opiuni&
Orice parte din c6mp
"An) Part o- the
(ield#
"6mp!l =ntreg "Bhole
(ield#
#ncep!t de c6mp "(ield
*tart#
$a "!tare "*earch# se stabilete direcia de cutare !n raport cu poziia
indicatorului de !nregistrri& #n s!s "4p#, #n (os "Do'n#, .oate "All#.
dac activm Potri+ire litere mari i mici "Match Case#,
-icrosoft (ccess /334 va ine cont, la cutare, de diferena !ntre litere mari
i litere mici+
Declanarea operaiunii de cutare se face cu butonul >rmtor!l "(ind
#et#. 2utem folosi acest buton i pentru continuarea cutrii.
OB(ERVA7IE
3u se !ot face cutri !entru c2"!uri de ti! DA43,#
Exemplu6 * se caute toate 7nregistrrile pentru care
c;"pul ?uncia are &aloarea 2<
2.6. &iltre
0nd lucrm cu un tabel cu multe !nregistrri, putem stabili un filtru prin care vom
obliga -icrosoft (ccess /334 s afieze numai !nregistrrile care !ndeplinesc o
anumit condiie "de exemplu, dorim ca !n tabelul afiat s apar numai !nregistrrile
pentru care prenumele este 3icolae#.
Exist mai multe tipuri de filtre&
?iltre care afieaz numai !nregistrrile care, !n cmpul curent, au valoarea
respectiv ' se creeaz dup plasarea cursorului !ntr.un articol cu valoarea
respectiv, !n acel cmp, folosind 'ecords&ilter %4 Selection
sau butonul &ilter B4 Selection din bara de instrumente @aza
Access 2007 Modul A Pagina 1J
de Date.
1;
%n fereastr vom vedea numai !nregistrrile pentru care e
!ndeplinit condiia.
?iltre care afieaz numai !nregistrrile care !n cmpul curent, au alte valori
dect cea curent ' se creeaz dup plasarea cursorului !ntr.un articol cu
valoarea respectiv, !n acel cmp, folosind 'ecords&ilter
)*cl!ding Selection.
1>
%n fereastr vom vedea numai !nregistrrile
pentru care nu e !ndeplinit condiia.
Aevenirea la afiarea tuturor !nregistrrilor se face cu 'ecords'emo+e
&ilter1Sorts sau cu butonul )liminare filtr! "Aemove ?ilter# din
aceeai bar de instrumente.
Exemple6 * se creeze un -iltru pe c;"pul Bume: apoi un
-iltru care s a-ieze nu"ai pe cei nscu8i 7n alte luni
dec;t octo"brie<
.. INDEBAREA ,N,I TABEL
2rin indexare, -icrosoft (ccess /334 menine liste ascunse de intrri, numite
indec:i, care conin toate valorile unui cmp, ordonate cresctor sau descresctor.
Dup creare, indecii permit executarea mai rapid a interogrilor, cutrilor i
sortrilor !n funcie de cmpul pe baza cruia a fost definit indexul.
De asemenea, una dintre principalele utilizri ale indecilor const !n stabilirea
unor relaii !ntre dou sau mai multe tabele.
0u ct valorile cmpului pe baza cruia a fost definit indexul sunt mai variate, cu
att indexul este mai eficient.
14
C4eia unui tabel reprezint un ansamblu minim de cmpuri care identific !n mod
unic o !nregistrare din tabel.
Ea poate fi format dintr.un singur cmp "c4eie )i%/l# sau din mai multe cmpuri
"c4eie co%/!)#.
$a un moment dat, !ntr.un tabel pot exista mai multe atribute cu proprietatea c pot
identifica !n mod unic o !nregistrare, acestea numindu.se c4ei candidate. Dintre
acestea putem alege o cheie care se folosete efectiv, ea fiind numit c4eie /i%a.
%n -icrosoft (ccess /334 se pot crea dou tipuri principale de indeci&
!n inde< c4eie /i%a ' este unic la nivelul fiecrui tabel i nu !er"ite
existena de valori duplicate sau valori nule !n cmpul pe care a fost creat+
unul sau mai muli indec:i no%ali. $a rndul lor, acetia pot fi de dou
1;
De exemplu, pentru a vedea numai !nregistrrile pentru care prenumele este 3icolae, vom da clic
!n cmpul Prenu"e pe o astfel de !nregistrare i vom folosi butonul &ilter B4 Selection.
Atenie& la cmpurile de tip dat calendaristic, putem face filtrarea i pentru zi, lun, an, cu condiia s
selectm, !nainte, poriunea respectiv din data calendaristic.
1>
De exemplu, pentru a vedea !nregistrrile pentru care prenumele nu este 3icolae, vom da clic !n
cmpul Prenu"e pe o astfel de !nregistrare i vom folosi butonul 'ecords&ilter
)*cl!ding Selection.
14
Dei crearea unor indeci poate mri semnificativ viteza unor operaii, existena multor indeci
pentru o baz de date !ncetinete viteza de lucru la adugrile i modificrile datelor, deoarece, pe lng
baza de date, -icrosoft (ccess trebuie s actualizeze i indecii.
Access 2007 Modul A Pagina /3
subtipuri&
Da Cc! d!bl!iD ' permit existena valorilor duplicate !n cmpul
respectiv+
Da C$ d!bl!iD ' nu pot exista dou !nregistrri cu aceeai valoare
sau valori nule pentru cmpul respectiv.
.1. !rearea. (odificarea i ter-erea unui inde7 cheie pri(ar,
2entru ceae, dup deschiderea bazei de date vom da un clic pe butonul
.a%ele "Tables#, vom alege tabela dorit i vom folosi butonul
Proiect "Design#. %n partea superioar a ferestrei vom selecta cmpul
pentru care dorim s fie creat un index cheie primar i vom folosi butonul
Primar4 ,e4 din bara Table Design.
OB(ERVA7IE
Dac c-eia !ri"ar e for"at din "ai "ulte c2"!uri, selectarea lor se face
in2nd a!sat tasta 6hift# 5n acest caz, si"bolul de c-eie 1a a!rea l2n/
fiecare c2"! selectat#
$ng numele cmpului selectat va aprea o cheie care va indica faptul c
pentru acel cmp a fost definit un index cheie primar.
$a !nchiderea ferestrei de structur a tabelului, (ccess /334 va verifica
dac !n acel cmp exist valori duplicat iLsau valori nule i, dac da, va
refuza crearea indexului. %n acest caz, vom !nchide fereastra de structur fr
salvare, vom reparcurge tabelul pentru a elimina valorile duplicat iLsau a
completa valorile nule dup care ne vom !ntoarce la crearea indexului.
1odi$icaea unui index cheie primar se face asemntor& clic pe butonul
Primar4 ,e4 dup selectarea cmpului. Dac exist de8a un index cheie
primar, cheia se va muta pe noul cmp.
2te"eea unui index cheie primar se face selectnd cmpul i dnd clic pe
butonul Primar4 ,e4.
Exemple6 9< * se creeze un inde cheie pri"ar pe
c;"pul ?uncia 7n tabelul ?5B0T11<
2< * se 7ncerce crearea unui inde cheie pri"ar pe
c;"pul ?uncia 7n tabelul 2EA6B($<
.2. !rearea. (odificarea i ter-erea unui inde7 nor(al
2entru a cea un index normal&
1. 6electm tabelul din fereastra bazei de date i folosim butonul Proiect
"Design#. 6e va afia fereastra de definire a tabelului.
/. 6electm cmpul pentru care dorim s crem indexul i folosim lista ascuns
Inde*at "!ndeed# din subfereastra inferioar, !n care stabilim tipul de
index&
/a B"! d!%l!riC ' $es CDuplicates 3DE ' cmpul respectiv
poate conine valori duplicat+
/a B&r d!%l!riC ' $es C#o duplicatesE ' cmpul nu
poate conine valori duplicat.
1F
9. 6e !nchide fereastra.
1odi$icaea caracteristicilor unui index normal se face !n mod asemntor.
2te"eea unui index se face la fel, dar folosind varianta ! "#o# !n lista ascuns
Inde*at.
Exemple6 * se creeze un inde nor"al: cu dubluri: pe
c;"pul ?uncia i unul -r dubluri pe c;"pul -arca<
E. RELA7II 3NTRE TABELELE DINTR>O BAZF DE DATE
?oarte frecvent, stocarea !ntr.un singur tabel a tuturor datelor implicate !n
problema de rezolvat este fie anevoioas, fie impune, ulterior, prelucrri suplimentare
i greoaie. De aceea, a aprut posibilitatea de a D!mprtiaE datele !n mai multe tabele,
!n ideea de a se economisi spaiu i de a se evita repetarea acelorai valori.
De exemplu, putem crea o relaie !ntre tabelul 2EA6B($ i tabelul ?5B0T11,
prin intermediul cmpului *uncie, relaie prin care, ulterior, putem avea la dispoziie
valori din ambele tabele.
Aelaia !ntre dou tabele e o relaie de subordonare i, de aceea, la crearea unei
relaii trebuie s decidem care dintre tabele este tat "tabelul conductor# i care tabel
$i! "tabelul condus#.
dat relaia creat, la mutarea pointerului de articol de pe un articol pe altul !n
tabelul tat, se va muta, automat, i pointerul de articol din tabelul fiu pe articolul
corespunztor.
OB(ERVA7II
1. ,n tabel considerat ca tabel>tat !oate a1ea "ai "ulte tabele>fiu care, la
r2ndul lor, !ot a1ea tabele>fiu#
/. ,n tabel aflat "ai :os n structur .fiu, ne!ot etc#0 nu !oate fi tabel>tat
!entru tabelul>tat iniial#
Din punct de vedere al -icrosoft (ccess /334, pot exista trei tipuri de relaii&
!n!l>la>%ai>%!lte C3neFtoFMan)D ' unei !nregistrri din tabelul.tat !i
pot corespunde mai multe !nregistrri !n tabelul.fiu "nu este obligatoriu#+
!n!l>la>!n!l C3neFtoF3neD ' unei !nregistrri din tabelul.tat !i poate
corespunde o singur !nregistrare din tabelul.fiu+ este un tip de relaie rar
folosit+
%ai>%!lte>la>%ai>%!lte CMan)FtoFMan)D ' o !nregistrare din tabelul.
tat poate avea mai multe !nregistrri corespondente !n tabelul.fiu i
viceversa.
2entru crearea unei relaii !ntre dou tabele trebuie ca !n fiecare tabel care particip
la relaie s existe un index pentru c9%/!l de le"t!, cmp ce trebuie s fie de
acelai tip de dat i de aceeai lungime !n ambele tabele.
*ipul de relaie care poate fi stabilit de!inde de ti!ul indexului pe cmpul de
legtur din fiecare tabel !n parte&
1F
%n acest caz, la !nchiderea ferestrei (ccess face aceeai verificare ca la indexul cheie primar.
Access 2007 Modul A Pagina //
!n!l>la>%ai>%!lte ' indexul din tabelul tat trebuie s fie de tip cheie
primar sau normal fr dubluri iar cel din tabelul.fiu de tip normal, cu Da
Ccu dubluriE+
!n!l>la>!n!l ' ambii indeci "din tabelul tat i din tabelul fiu# trebuie s
fie cheie primar sau de tip normal, cu Da C-r dubluriE+
%ai>%!lte>la>%ai>%!lte ' indecii pe cmpurile de legtur din tabelul
tat i tabelul fiu trebuie s fie de tip normal, cu Da Ccu dubluriE#
4.1. !rearea. (odificarea i ter-erea unei relaii ntre ta"ele
.o" lucra pe un ee"plu& avnd tabelele 2EA6B($ i ?5B0T11, unei
!nregistrri din tabelul ?5B0T11 !i pot corespunde mai multe !nregistrri din tabelul
2EA6B($ "pot exista mai multe persoane cu aceeai funcie#. Be propunem s
cre" o rela8ie tip unulFlaF"aiF"ulte 7ntre cele dou
tabele<
1. Deschidem baza de date i alegem tabelul 2EA6B($. )om crea pentru el
un index normal pe cmpul *uncia, cu Da Ccu dubluriE "deoarece pot
exista mai multe persoane cu aceeai funcie#.
/. (legem apoi tabelul ?5B0T11 i crem pentru el un index cheie primar sau
un index normal cu Da C-r dubluriE pe cmpul *uncia "deoarece
nu pot exista mai multe denumiri de funcii cu acelai cod de funcie#.
9. ?olosim .ools'elations$ips sau butonul 'elations$ips
din bara de instrumente. 6e va deschide un dialog !n care apar tabelele bazei
de date.
:. 6electm pe rnd fiecare tabel ce va participa
la relaie i folosim, pentru fiecare, butonul
Ad!gare "Add# dup care !nchidem
dialogul.
;. 6e va afia fereastra 'ela-ii
"/elationships# !n care apar mici
subferestre pentru fiecare tabel din baza de date.
1J
>. )om trage cu mouse.ul dinspre cmpul de relaie din tabelul.tat "*uncia
din tabelul 2EA6B($# spre cmpul din tabelul.fiu prin care se stabilete
relaia "*uncia din ?5B0T11#. 6e va afia un dialog prin care ni se cere,
eventual, alegerea cmpurilor prin care se face legtura dintre tabele. )om
confirma cu butonul "reare "Create# deoarece cmpurile au fost, de8a,
alese.
4. %n fereastra 'ela-ii "/elationships# afiat, !ntre cele dou tabele va
aprea o linie prin care se sugereaz noua relaie.
1J
0mpurile pentru care a fost definit un index cheie primar sunt afiate cu bold.
-odificarea
ulterioar a ti/!l!i de
elaie iLsau a
cmpurilor prin care se
face asocierea se
realizeaz dnd un clic
dreapta pe linia de
relaie i folosind )dit
'elations$ips din
meniul contextual al liniei de relaie. 6e va afia acelai dialog, !n care putem alege
tabelele din relaie i cmpurile de legtur din fiecare.
Wtergerea relaiei se face printr.un clic pe linia de relaie i folosirea tastei Delete.
G. INTEROGFRI
inteo"ae este un obiect al bazei de date care ne permite extragerea din unul
sau mai multe tabele a !nregistrrilor care satisfac anumite criterii.
/3
Dup crearea
interogrii, ea poate fi executat ori de cte ori este nevoie, obinnd ca rezultat doar
cmpurile dorite iLsau !nregistrrile care satisfac o anumit condiie.
6.1. !rearea unei intero-,ri
2entru a crea o interogare&
1. %n fereastra bazei de date folosim butonul Interogri "Gueries#,
apoi&
dm clic dublu pe varianta "reare interogare =n mod!l
+iz!alizare proiect "Create 0uer) in Design &ie'#+
folosim butonul o!
7iz!alizare proiect O,
"#e'Design &ie'3D#.
/. %n dialogul afiat selectm, pe rnd,
fiecare tabel ce va participa la interogare i folosim, pentru fiecare, butonul
Ad!gare "Add#, dup care !nchidem dialogul.
/1
%n acest moment se va afia fereastra generatorului de interogri, !mprit
!n dou subferestre&
cea de sus conine subferestre pentru tabelele selectate, cu relaiile de8a
stabilite+
cea de 8os permite specificarea celorlalte elemente ale interogrii "cmpuri,
criterii etc.#.
/3
Dac e nevoie de date din mai multe tabele, ele trebuie legate prin relaii.
/1
Dac, ulterior, vrem s mai adugm un tabel la interogare putem face acest lucru cu
D!er4S$o? ta%le sau cu butonul S$o? ta%le dup care, din dialogul afiat, alegem
tabelul dorit. De asemenea, dac un tabel devine inutil !ntr.o interogare, !l putem elimina selectndu.l
din subfereastra superioar i folosind D!er4'emo+e .a%le sau tasta Delete.

Access 2007 Modul A Pagina /:
G.1.1. (/eci$icaea c9%/!ilo cae =o a/ea 'n ez!ltat!l inteo"ii
Exemplu6 #e propune" s cre" o interogare care s
a-ieze c;"purile Bume, 2renume, 0B2, Data Baterii, 6tudii, ?uncia i
(dresa din tabelul 2EA6B($ i c;"pul Denumire funcie din
tabelul ?5B0T11.
6pecificarea cmpurilor se face alegnd, pe rnd, fiecare cmp, din listele ascunse
de pe linia "6mp "(ield#.
OB(ERVA7II
+# Dac la intero/are !artici! dou sau "ai "ulte tabele, n listele
ascunse de la "6mp Acces 1a !refixa nu"ele fiecrui c2"! cu nu"ele
tabelului din care !ro1ine c2"!ul res!ecti1 .de exe"!lu,
personal<-unc8ia nsea"n c se 1a afia c2"!ul ?uncia din
tabelul 2EA6B($ iar -unctii<-unc8ia nsea"n c se 1a afia
c2"!ul ?uncia din tabelul ?5B0T110#
2# 3u"ele tabelului din care !ro1ine fiecare c2"! este afiat !e linia
.a%el "Table#.
?# Ordinea n care sunt alese c2"!urile are i"!ortan, n sensul c 1a fi
ordinea n care 1or fi afiate c2"!urile n rezultatul intero/rii# Dac
actuala ordine nu e cea dorit, !ute" "uta c2"!urile ca !e orice
coloan dintr>o fereastr de date#
6chimbarea ordinii de afiare a cmpurilor se face la fel ca la ferestrele de date.
G.1.+. Te)taea inteo"ii
6e recomand ca de oricte ori facem o modificare asupra unei interogri s
verificm dac rezultatele sunt cele dorite.
2entru aceasta putem folosi D!er4'!n sau butonul '!n din bara de
instrumente. 6e va afia o fereastr cu rezultatul interogrii.
Aevenirea la fereastra de proiectare se face cu 7ie?/esign 7ie? sau cu
butonul 7iz!alizare ".ie'# din bara de instrumente.
OB(ERVA7IE
Se 1a e1ita, du! testare, nc-iderea ferestrei cu rezultate, o!eraie care ne
1a ntoarce la fereastra !rinci!al a bazei de date#
G.1.0. Odonaea ez!ltatelo d!/ !n!l )a! %ai %!lte citeii
Dac dorim ca !n rezultatul interogrii !nregistrrile s fie ordonate dup unul sau
mai multe criterii, vom folosi lista ascuns Sortare "*ort# pentru cmpul care
constituie criteriu de sortare, din care vom alege ordinea !n care se face sortarea
"Ascendent @ Ascending, /escendent @ Descending, nesortat ;
unsorted#.
2utem alege mai multe cmpuri drept criteriu de sortare, dar trebuie s inem cont
c&
Access 2007 Modul A Pagina /;
rdinea !n care sunt alese aceste criterii este important, !n sensul c al
doilea criteriu va avea efect numai dac pentru primul exist valori duplicat.
0mpul care este criteriu principal de sortare trebuie s fie !n stnga
cmpului criteriu secundar "nu neaprat vecine#.
Exemplu6 * se ordoneze rezultatele interogrii
cresctor dup 6tudii i descresctor dup Bume<
G.1.6. A)c!ndeeaHea$i:aea !no c9%/!i din ez!ltat
2utem impune ca anumite cmpuri s nu se afieze, dezactivnd comutatoarele
corespunztoare cmpurilor respective din linia Afiare "6ho=#.
Aeafiarea se face prin activarea comutatoarelor.
G.1.8. (/eci$icaea 'ne"i)tilo cae =o a/ea 'n ez!ltat!l
inteo"ii
%n mod normal, !n rezultatul interogrii apar toate articolele din tabelele selectate
iniial. 2utem impune prezentarea !n rezultat numai a articolelor care satisfac anumite
condiii.
2entru aceasta, !n linia "riterii "Criteria# de sub cmpul respectiv vom
specifica o condiie de selectare a !nregistrrilor. %n rezultat vor aprea numai
!nregistrrile care satisfac condiia respectiv.
0ondiia const, !n general, !n compararea a dou valori& cea din cmp i valoarea
pe care o specificm.
REG,LF
%onstantele de ti! text trebuie introduse ntre /-ili"ele iar cele de ti! dat
calendaristic ntre caractere diez .A0#
2entru comparare se pot folosi urmtorii operatori&
E +aloare
Aezultatul va conine numai articolele pentru care
cmpul are valoarea specificat.
'xe"!lu& E2 sub cmpul (unc8ia !i va extrage
numai pe cei care au funcia /.
9 +aloare
cmpul are o valoare mai mic dect cea
specificat.
'xe"!lu& 9F sub cmpul (unc8ia !i va extrage
numai pe cei care au funcia 1 sau /.
8 +aloare
cmpul are o valoare mai mare dect cea
specificat.
'xe"!lu& 82 sub cmpul (unc8ia !i va extrage
numai pe cei care au funcia cel puin egal cu 9.
9E +aloare
cmpul are o valoare cel puin egal cu cea
specificat.
8E +aloare
cmpul are o valoare cel mult egal valoarea
Access 2007 Modul A Pagina />
specificat.
98 +aloare
cmpul nu are valoarea specificat.
'xe"!lu& 982 sub cmpul (unc8ia !i va
extrage numai pe cei care nu au funcia /.
I B+alGH;+alG2;...C
cmpul are una din valorile specificate !n list.
'xe"!lu& IBIpopesc!I;Iionesc!IC sub
cmpul #u"e !i va extrage numai pe cei care se
numesc popescu sau ionescu.
B).J)) +alGmin A/
+alGma*
cmpul are valoarea specificat.
'xe"!lu& B).J)) K00 A/ L@0 sub
cmpul *alariu !i va extrage numai pe cei care
au salariul !ntre aceste valori "inclusiv#.
O. +aloare
cmpul nu are valoarea specificat "!n acest caz,
operatorul este echivalent cu PQ#.
El este mai des folosit pentru a nega operatorii !#
i @,TB,,#, de exemplu&
O. I BIgeorgeI;I+asileIC sub
cmpul Prenu"e va extrage pe cei la care
prenumele nu e george sau &asile+
O. B).J)) 200 A/ F7; sub
cmpul *alariu !i va extrage pe cei la
care salariul este mai mic de /33 sau mai
mare de 94;.
O. >22 sau IS O.
>22
cmpul sub care se afl operatorul nu este gol.
//
>22 sau IS >22
cmpul sub care se afl operatorul este gol.
2entru a introduce un criteriu de selectare avem dou posibiliti&
1. 1ntroducerea criteriului prin tastare direct sub cmp, !n linia "riterii
"Criteria# din fereastra de proiectare a interogrii.
/. 2lasnd cursorul sub cmp, !n linia
"riterii din fereastra de proiectare
a interogrii i folosind butonul B!ild
din bara de instrumente. 6e va
afia dialogul Geneato!l!i de
e</e)ii, !n care vom putea construi
condiia dorit. Dialogul conine&
//
Atenie? ,n c2"! de ti! 7ext nu este considerat /ol dac conine nu"ai s!aii iar un c2"!
nu"eric nu este /ol dac conine 1aloarea 0.
o zon !n care vom construi condiia, !n partea superioar+
un set de butoane din care putem alege operatorii care apar !n
condiie+
o list cu tabelele din care putem prelua cmpuri i cu operatorii
posibili+
o list cu cmpurile din tabelul selectat !n prima list+
o list cu formatul de afiare.
OB(ERVA7II
+# Dac dori" s s!ecific" "ai "ulte condiii de selectare, le !ute" le/a,
n zona ex!resiei, !rin doi o!eratori lo/ici=
And ' pentru ca o !nregistrare s fie inclus !n rezultat trebuie ca ea
s !ndeplineasc ambele condiii "de exemplu, dac specificm
(unctia>HI And (unc8iaJH?, !n rezultat vor aprea toate
persoanele pentru care codul de funcie are o valoare 9...;.
Or ' pentru ca o !nregistrare s fie inclus !n rezultat, trebuie s
!ndeplineasc mcar una dintre condiiile respective "de exemplu,
dac specificm #u"eHK!onescuK 3r #u"eHKPopescuK, !n
list vor aprea toate persoanele numite 1onescu sau 2opescu.
/9
2# <ute" ne/a o anu"it condiie folosind o!eratorul ot, care 1a
deter"ina afiarea n rezultat a articolelor care nu satisfac condiia
s!ecificat# De exe"!lu, dac dori" s afi" !ersoanele !entru care
!renu"ele nu este Bicolae, 1o" s!ecifica dre!t condiie #ot
Prenu"eHK#icolae"
2L
.
$a !nchiderea dialogului Geneato!l!i de e</e)ii, (ccess /334 va afia condiia
sub cmpul selectat iniial.
1ndiferent de metoda folosit "scriere direct a condiiei !n fereastra de interogare
sau folosirea Xeneratorului de expresii#, efectul va fi acelai.
G.1.@. (/eci$icaea citeiilo /ent! %ai %!lte c9%/!i
%n mod normal, condiiile specificate pentru diferite cmpuri sunt legate prin And,
!n sensul c, pentru ca o !nregistrare s fie inclus !n rezultat, trebuie ca acea
!nregistrare s !ndeplineasc toate condiiile.
Dac dorim ca o !nregistrare s fie inclus !n rezultat dac !ndeplinete cel puin
una din condiii, vom plasa o condiie pe linia "riterii "Criteria# sub cmpul
corespunztor iar cealalt pe linia Sa! "3r# sub cmpul respectiv.
De exemplu, dac dorim ca !n rezultat s apar toate !nregistrrile pentru care
prenumele este #icolae sau !nregistrrile pentru care funcia este 2, vom plasa !n
linia Citeii de la cmpul #u"e condiia #u"eHK#icolaeK iar !n linia Sa! de la
cmpul (unc8ia condiia (unc8iaH2.
EBE1PLE
1. S se creeze, folosind Generatorul de ex!resii, o intero/are care s extra/
nu"ai !ersoanele nscute du! + ianuarie +BC0 i la care codul de funcie
/9
De fapt, echivalent cu !#CKPopescuKMK!onescuE.
/:
De fapt, echivalent cu J>K#icolaeK<
Access 2007 Modul A Pagina /F
este 2# 2entru aceasta&
a. %n fereastra de proiectare vom plasa cursorul !n linia "riterii sub
cmpul Data nasterii i vom folosi butonul B!ild din bara de
instrumente. %n dialogul Xeneratorului de expresii vom da clic dublu pe
Tabele, apoi pe tabelul Personal, apoi, !n lista de cmpuri, pe cmpul
Data naterii. )om tasta, apoi, !n zona de expresie, 80H10H1H;L0
i vom confirma cu O,.
/;
b. )om plasa apoi cursorul !n linia "riterii sub cmpul (unc8ia i
vom folosi butonul B!ild din bara de instrumente. %n dialogul
Xeneratorului de expresii vom da clic dublu pe Tabele, apoi pe tabelul
Personal, apoi pe cmpul (unc8ia. )om tasta, apoi, !n zona de
expresie, E2 i vom confirma cu O,.
$a executarea interogrii, vom observa c !n rezultat sunt afiate numai
!nregistrrile care satisfac ambele condiii specificate.
/. S se creeze, folosind !ri"a scrierea direct n fereastra de !roiectare, o
intero/are care s aib ca rezultat articolele la care *uncia este + sau
3u"ele este "ai "are dec2t Aadu.
a. %n fereastra de interogare, sub cmpul (unc8ia, scriem condiia EH.
b. 6ub cmpul #u"ele scriem condiia 8I'ad!I.
6.2. Sal5area intero-,rii
6e face la !nchiderea ferestrei sau cu butonul
Sa+e din bara de instrumente. Dac e vorba
de o interogare nou, se va cere un nume pentru ea,
care nu !oate fi identic cu al unui tabel din baza de
date.
6.3. Modificarea unei intero-,ri
6e folosete butonul Interogri "Gueries# din fereastra Baza de Date i se
folosete butonul Proiect "Design#. 6e va afia acelai dialog ca la creare, !n care
vom face modificrile dorite.
G.0.1. 2te"eea !no c9%/!i din inteo"ae
6e face prin selectarea coloanei cmpului respectiv i folosirea tastei Delete.
G.0.+. Ad!"aea !no c9%/!i la o inteo"ae
6e selecteaz coloana !n stnga creia vrem s apar noul cmp i se folosete
Insert"ol!mns, dup care alegem cmpul dorit i caracteristicile sale.
6.%. 87ecutarea unei intero-,ri
5lterior, ori de cte ori dorim s executm interogarea, vom da clic dublu pe ea !n
/;
Datele calendaristice vor fi afiate, ulterior, la "riteria, !ntre caractere diez "M#.
Access 2007 Modul A Pagina /J
fereastra @aza de Date, dup ce am folosit butonul Interogri "Gueries#.
6.*. 1ter-erea unei intero-,ri
Dac decidem c nu mai avem nevoie de o interogare, putem folosi, dup
selectarea ei din fereastra a bazei de date, )dit/elete sau tasta Delete sau
butonul /elete din bara de instrumente a ferestrei bazei de date.
(ccess /334 va cere confirmare pentru tergerea interogrii.
Atenie? N, e<i)t ,ndo /ent! acea)t o/eaie?
1-. *OR1,LARE
*o%!laele reprezint interfaa
principal !ntre utilizator i o baz de
date (ccess /334. Ele sunt obiecte
componente ale bazei de date care
permit introducerea i modificarea
datelor !ntr.o manier mai atractiv
dect modul de afiare Datasheet .ie', discutat mai sus.
10.1. !rearea unui for(ular
2entru crearea unui formular&
1. ?olosim butonul &orm!lare "(or"s# a ferestrei @aza de Date, apoi
folosim una din urmtoarele variante&
"reare form!lar !tiliz6nd e*pert!l "Create b)
using 'izard#+
o!)*pert &orm!larO, "#e'(or" Bizard3D#.
%n ambele cazuri va !ncepe un set de dialoguri
")izard# !n care vom meniona coninutul i
aspectul noului formular.
/. Din lista .a%ele1Interogri
"Tables%Gueries# selectm tabelul din care
provin cmpurile i apoi, din lista "6mp!ri
disponi%ile "A&ailable -ields#
selectm cmpurile respective. Ele se vor muta !n lista "6mp!ri
selectate "*elected -ields#. 2utem alege, pe rnd, cmpuri din
mai multe tabele, legate prin relaie !n baza de date. *ransferul cmpurilor
!ntre cele / liste se face cu a8utorul butoanelor 8 M 88 M 9 M 99. 2entru
trecerea la pasul urmtor vom folosi e*t.
OB(ERVA7IE
Ordinea n care select" c2"!urile este ordinea n care
1or fi ele afiate n for"ular#
9. Dac am ales cmpuri din mai multe tabele, vom fi !ntrebai
care dorim s fie tabelul conductor !n viitorul formular "dac
am ales cmpuri att din ?5B0T11 ct i din 2EA6B($, vom alege, de
exemplu, !rin !ersonal#. *recerea la dialogul urmtor se face cu e*t.
:. Bi se va cere s alegem modul de aezare a cmpurilor !n formular, prin
butoanele radio alturate. 0el mai frecvent utilizat este modul "ol!mnar
"cmpurile aezate unul sub altul#. *recerea la dialogul urmtor se face cu
e*t.
;. (ici alegem stilul de afiare pentru formular. Dei
exist mai multe variante, se recomand alegerea
variantei Standard. *recerea la dialogul urmtor
se face cu e*t.
>. %n dialogul final vom specifica numele formularului
i vom specifica dac dorim s deschidem
formularul pentru a !ncepe introducerea iLsau
editarea datelor. $a terminare, vom confirma cu
&inis$, care va deschide formularul pentru
!nceperea afiriiLintroducerii datelor respectiv va
deschide generatorul de formulare pentru modificarea
formularului.
Exemplu6 * se creeze un -or"ular care s
con8in c;"purile Bume, 2renume, 0B2, Data naterii,
6tudii, (dresa, 6alariu i ?uncia din tabelul
2EA6B($ i c;"pul Denumire funcie din tabelul
?5B0T11<
10.2. 9tili#area unui for(ular
Dup creare, putem utiliza formularul ori de cte ori avem nevoie pentru a aduga
!nregistrri !n baza de date sau pentru a le modifica pe cele existente.
2entru aceasta, !n fereastra @aza de Date alegem butonul &orm!lare
"(or"s# i dm un clic dublu pe numele formularului sau selectm formularul i
folosim butonul /esc$idere "3pen#. (ccess /334 va afia formularul i, !n partea
inferioar, o bar de butoane pentru
deplasare la o anumit !nregistrare sau pentru adugarea unora noi.
(dugarea unui articol se face prin completarea valorilor din cmpuri dup
folosirea butonului din bara afiat sau cu Inserte? 'ecord.
Wtergerea unui articol se face dup deplasarea la el, folosind butonul /elete
'ecord din bara de instrumente sau cu )dit/elete 'ecord. (ccess
/334 va cere confirmare pentru tergere.
10.3. Ad,u-area i (odificarea te7tului din antetul sau su"solul
for(ularului
2entru a aduga un text !n antetulLsubsolul unui formular&
1. ?olosim butonul &orm!lare "(or"s# din fereastra bazei de date i apoi
butonul Proiect "Design# din bara de instrumente. (ccess
/334 va deschide fereastra 0onstructorului de formulare, !n care vom putea
efectua modificrile dorite. %n plus, se va afia i bara de instrumente
Toolbo.
/. 2entru a putea introduce text !n antet, va trebui s modificm, !nti, !nlimea
sa "iniial 3#. %n acest scop, tragem cu mouse.ul !n 8os de bara separatoare
aflat !ntre linia Antet &orm!lar "(or" Header# i linia
/etaliere "Detail#, atunci cnd cursorul de mouse are forma unei linii
orizontale cu dou sgei verticale.
9. Din bara de instrumente Toolbo vom alege butonul 2a%el " #.
:. Descriem, prin tragere cu mouse.ul, un dreptunghi !n care scriem textul
antetului.
;. *astm textul i confirmm cu un clic !n afara lui.
2entru un subsol procedm la fel, cu deosebirea c tragem cu mouse.ul de linia
aflat sub bara S!%sol form!lar "(or" (ooter#.
10.%. :ntroducerea unei i(a-ini ntr/un for(ular
2entru a insera o imagine !ntr.un formular&
1. ?olosim butonul Image din bara de instrumente Toolbars.
/. Descriem, prin tragere cu mouse.ul, zona !n care va aprea imaginea
"indiferent c e vorba de banda de antet, cea de detalii sau cea de subsol#.
9. %n acest moment apare un dialog !n care alegem fiierul imagine pe care vrem
s.l inserm.
%n mod normal, (cces insereaz !n dreptunghiul descris fie
doar o poriune din imagine, fie imaginea !ntreag dar lsnd
spaiu liber pe lng ea. 2entru a avea !ntreaga imagine, dm clic
Access 2007 Modul A Pagina 9/
dreapta pe imagine, operaie care va afia un dialog !n care, la Mod a-iare,
alegem&
0oom ' (ccess /334 va afia !ntreaga imagine, pe cea mai mare dimensiune
posibil !n dreptunghiul descris+
2rgit ' (ccess /334 va umple cu imaginea !ntregul dreptunghi, chiar
dac o va deforma.
10.*. Modificarea unui for(ular
Bu !ntotdeauna formularul creat ca mai sus corespunde perfect dorinelor noastre.
2entru a modifica un formular dup ce a fost creat, folosim butonul &orm!lare
C(or"sE !n fereastra bazei de date& selectm formularul de modificat i utilizm
butonul Proiect "Design#. 6e va afia o fereastr i o bar de instrumente, cu care
vom putea efectua diverse modificri asupra formularului.
O/eaiile !z!ale sunt&
"utarea unui c2"! sau a unui text ' se d un clic pe cmp sau text, se
plaseaz cursorul de mouse pe colul din dreapta.sus al dreptunghiului
!ncon8urtor pn cnd capt forma unei mini i se trage pn cnd o
biectul a8unge !n poziia dorit.
sc-i"barea di"ensiunii unui c2"! sau text ' se d un clic pe obiect i se
trage cu mouse.ul de unul din cele F puncte negre care apar pe laturile i
!n colurile obiectului.
fontul, culoare de text, culoarea de fundal, "ri"ea i fa!tul c 1alorile
sunt afiate cu bold, italic i4sau underline se determin, dup selectarea
cmpuluiLtextului, folosind listele ascunse i butoanele din bara de
instrumente (or"atting.
$a !nchiderea ferestrei, vom fi !ntrebai dac dorim s salvm formularul cu noul
aspect.
10.2. !rearea unui for(ular prin care utili#atorul s, ai", acces nu(ai
la anu(ite nre-istr,ri
2rin metoda de mai sus, utilizatorul va avea acces prin intermediul formularului la
toate !nregistrrile din tabelele selectate.
Dac dorim s crem un formular prin care s avem acces numai la anumite
!nregistrri, trebuie s parcurgem doi pai ma8ori&
1. 0rearea unei interogri prin care s impunem condiiile de selectare
respective a !nregistrrilor, eventual cmpurile dorite i ordinea de selectare a
!nregistrrilor.
/. 0rearea formularului ' se procedeaz ca mai sus, singura diferen fiind c la
pasul 1 nu se aleg tabelele din care provin !nregistrrile, ci interogarea
respectiv.
Exemplu6 * se creeze un -or"ular la care utilizatorul
s aib acces nu"ai la persoanele cu studiile DA CF9E.
10.. 1ter-erea unui for(ular
Dac decidem c nu mai avem nevoie de un formular, putem folosi, dup
selectarea lui din fereastra bazei de date, )dit/elete sau tasta Delete sau
butonul /elete din bara de instrumente a ferestrei bazei de date.
(ccess /334 va cere confirmare pentru tergerea formularului.
11. RAPOARTE
5n raport este un obiect din baza de date care permite extragerea datelor din unul
sau mai multe tabele, !n general !n scopul listrii.
0a i la interogri i la formulare, pentru crearea i gestionarea rapoartelor exist
butonul 'apoarte "/eports# !n fereastra bazei de date care determin afiarea
unei liste cu rapoartele existente !n baza de date.
11.1. !rearea unui raport
,e"plu6 #e propune" s cre" un raport care s con8in
c;"purile Bume, 2renume, 0B2, 6tudii, Data anga8rii, (dresa, ?uncia, 6alariul
din tabelul 2EA6B($ i Denumirea funciei din tabelul
?5B0T11< Articolele &or -i grupate dup c;"pul 6tudii, la
s-;ritul -iecrui grup -iind a-iate su"a i "edia
salariilor pentru acele persoane< 3rientarea pe h;rtie &a
-i 2ortrait<
2entru crearea unui raport exist dou variante&
"reare raport !tiliz6nd
)*pert!l "Create report b)
using 'izard#+
butonul o! "#e'# care deschide
fereastra /aport #ou !n care
selectm opiunea )*pert 'aport
"/eport 'izard#.
%n ambele cazuri va !ncepe un set de dialoguri ")izard# !n care vom meniona
coninutul i aspectul noului raport&
1. Din lista .a%ele1Interogri
"Tables%Gueries# selectm tabelul din
care provin cmpurile i apoi, din lista
"6mp!ri disponi%ile
"A&ailable (ields# selectm
cmpurile respective. Ele se vor muta !n
lista "6mp!ri selectate
"*elected (ields#. 2utem alege, pe
rnd, cmpuri din mai multe tabele, legate prin relaie !n baza de date.
Access 2007 Modul A Pagina 9:
*ransferul cmpurilor !ntre cele / liste se face cu a8utorul butoanelor 8 M
88 M 9 M 99 sau cu un clic dublu pe cmp !n lista respectiv. 2entru
trecerea la pasul urmtor, vom folosi e*t.
OB(ERVA7IE
Ordinea n care 1or a!rea c2"!urile n ra!ort este aceeai cu
ordinea n care ele sunt selectate#
/. Dialogul urmtor se afieaz numai dac, !n dialogul anterior, am ales
dou sau mai multe
tabele+ aici putem stabili
care este tabelul
DconductorE. (legerea
acestuia are importan
dac dorim ca !n raport articolele s fie grupate dup un anumit criteriu.
)om alege, aici, prin personal i vom confirma cu e*t.
9. %n dialogul urmtor vom alege, dac dorim, cmpul sau cmpurile care
dorim s fie citeii de "!/ae.
%n mod normal, !nregistrrile vor
fi incluse !n raport !n ordinea !n care
ele sunt gsite !n tabele. *otui,
putem impune gruparea lor dup un
cmp, un grup constnd !n toate
!nregistrrile care au aceeai valoare
pentru cmpul.criteriu "de exemplu,
la o grupare dup cmpul ?uncia se
va crea un grup pentru funcia 1,
altul pentru funcia / etc.#.
6e pot impune mai multe criterii de grupare, dar vom ine cont c
ordinea !n care sunt specificate aceste criterii este important, !n sensul c
pentru primul criteriu se vor crea grupuri principale, !n care se vor crea
subgrupuri pentru al doilea criteriu etc. De exemplu&
dac am ales drept prim criteriu cmpul *tudii i ca al doilea criteriu
cmpul (unc8ia, se vor crea grupuri principale pentru toate
persoanele cu aceleai studii iar !n cadrul acestor grupuri se vor crea
subgrupuri pentru toate persoanele cu acelai cod de funcie+
dac am ales drept prim criteriu cmpul (unc8ia i ca al doilea
criteriu cmpul *tudii, se vor crea grupuri principale pentru toate
persoanele cu acelai cod de funcie iar !n cadrul acestor grupuri se vor
crea subgrupuri pentru toate persoanele cu aceleai studii.
2entru fiecare criteriu se va crea, !n raport, cte o band antet de "!/
i o band )!b)ol de "!/, !n care vom putea plasa valori statistice.
Selectarea unui criteriu se face dnd un clic dublu pe numele cmpului
!n lista din stnga sau selectnd cmpul i folosind butonul 8.
Deselectarea se face cu butonul 9.
*recerea la dialogul urmtor se face cu e*t.
Access 2007 Modul A Pagina 9;
:. %n acest dialog putem stabili 1...: criterii dup
care dorim sortarea articolelor !n cadrul unui
grup "ordinea de stabilire este important#.
2entru aceasta, din listele ascunse 1...: alegem
cmpul care dorim s fie criteriu de sortare
dup care, pentru fiecare, putem stabili ordinea
!n care se face sortarea, folosind butonul
Ascending1/escending alturat fiecrei
liste !n parte.
2entru fiecare cmp numeric selectat la
pasul 1 putem alege, folosind butonul
S!mmar4 Options, dac dorim s se
calculeze o sum "S!m#, o
medie "A+g#, o valoare
minim "Min# sau o
valoare maxim "Ma*#.
$ocul unde vor aprea
fiecare din aceste valori
statistice se stabilete prin
butoanele radio /etail
and S!mmar4 ' valorile se vor afia att !n banda de detalii ct i !n
banda de rezumat a raportului
respectiv S!mmar4 Onl4 '
numai !n banda de rezumat.
*recerea la pasul urmtor se
face cu e*t.
;. %n acest dialog putem alege
modul de aezare !n pagin a
raportului "butoanele radio de
la 2a4o!t#, orientarea hrtiei
pe care se va lista raportul
"Orientation# i o
eventual trunchiere a valorilor
cmpurilor astfel !nct s !ncap toate pe limea hrtiei "dac este activat
Ad(!st t$e field ?idt$ so all fields fit on a
page, -icrosoft (ccess /334 va trunchia unele cmpuri
astfel !nct toate s !ncap pe limea hrtiei#. *recerea la
pasul urmtor se face cu e*t.
>. $a acest penultim pas vom alege stilul de listare pentru
raport. *recerea la pasul urmtor se face cu e*t.
4. $a ultimul pas vom putea stabili un titlu pentru raport i
vom putea impune dac dorim s trecem la previzualizarea
raportului ")*aminare raport ' Pre&ie' the
Access 2007 Modul A Pagina 9>
report# sau s modificm raportul !n fereastra de proiectare
"Modificare proiect form!lar ' Modi-) the reportNs
design#. *erminarea se face cu &inis$.
11.2. Modificarea unui raport
5n raport, odat creat, poate fi modificat conform dorinelor, selectndu.l din
fereastra Da!oarte i folosind butonul Proiect "Design#. 6e va afia o fereastr ce
conine macheta raportului, !n care vom face modificri asemntoare cu cele de la
formulare.
peraiile de modificare a unui raport sunt destul de frecvente, deoarece (ccess
/334 !ncearc s plaseze toate valorile cmpurilor pe aceeai linie i acest lucru nu
este !ntotdeauna posibil. %n aceste cazuri&
0mpurile de tip *ext sau -emo vor fi trunchiate.
0mpurile de tip numeric vor fi afiate !n format cu exponent.
%n ambele cazuri se impune lirea lor "eventual, !ngustarea altora# pentru a se afia
!ntreaga valoare dorit.
O/eaiile !z!ale sunt&
"utarea unui c2"! sau a unui text ' se d un clic pe cmp sau text, se
plaseaz cursorul de mouse pe colul din dreapta.sus al dreptunghiului
!ncon8urtor pn cnd capt forma unei mini i se trage pn cnd
obiectul a8unge !n poziia dorit.
sc-i"barea di"ensiunii unui c2"! sau text ' se d un clic pe obiect i se
trage cu mouse.ul de unul din cele F puncte negre care apar pe laturile i
!n colurile obiectului.
fontul, culoare de text, culoarea de fundal, "ri"ea i fa!tul c 1alorile
sunt afiate cu bold, italic i4sau underline se determin, dup selectarea
cmpuluiLtextului, folosind listele ascunse i butoanele din bara de
instrumente (or"atting.
$a !nchiderea ferestrei, vom fi !ntrebai dac dorim s salvm raportul cu noul
aspect.
11.3. Ad,u-area i (odificarea te7tului din antetul sau su"solul
raportului
2entru a aduga un text !n antetulLsubsolul unui formular&
1. ?olosim butonul
'eports
"/apoarte# din
fereastra bazei de date
i apoi butonul
Proiect "Design#
din bara de
instrumente. (ccess
/334 va deschide fereastra 0onstructorului de rapoarte, !n care vom putea
efectua modificrile dorite. %n plus, se va afia i bara de instrumente
Toolbo.
/. Din bara de instrumente Toolbo vom alege butonul 2a%el " #.
9. Descriem, prin tragere cu mouse.ul, un dreptunghi !n care scriem textul
antetului.
:. *astm textul i confirmm cu un clic !n afara lui.
2entru un subsol procedm la fel.
11.%. :ntroducerea unei i(a-ini ntr/un raport
2entru a insera o imagine !ntr.un formular&
1. ?olosim butonul Image din bara de instrumente Toolbars.
/. Descriem, prin tragere cu mouse.ul, zona !n care va aprea imaginea
"indiferent c e vorba de banda de antet, cea de detalii sau cea de subsol#.
9. %n acest moment apare un dialog !n care alegem fiierul
imagine pe care vrem s.l inserm.
%n mod normal, (ccess /334 insereaz !n dreptunghiul descris
fie doar o poriune din imagine, fie imaginea !ntreag dar lsnd
spaiu liber pe lng ea. 2entru a avea !ntreaga imagine, dm clic
dreapta pe imagine, operaie care va afia un dialog !n care, la
Mod a-iare, alegem&
0oom ' (ccess /334 va afia !ntreaga imagine, pe cea
mai mare dimensiune posibil !n dreptunghiul descris+
2rgit ' (ccess /334 va umple cu imaginea !ntregul
dreptunghi, chiar dac o va deforma.
11.*. Gruparea nre-istr,rilor dup, anu(ite c0(puri
Dac nu am grupat !nregistrrile dup unul sau mai multe cmpuri din faza crerii
raportului, putem face acest lucru !n fereastra 0onstructorului de rapoarte astfel&
1. ?olosim 7ie?Sorting and
Aro!ping sau butonul cu acelai
nume din bara de instrumente
(or"atting C(or"%/eportE.
/. 6e va afia un dialog !n care stabilim,
prin alegere din listele ascunse din
coloana "6mp1)*presie
"(ield%,pression#, cmpurile
care vrem s fie criterii de grupare i
ordinea de ordonare pentru fiecare '
coloana Ordinea de sortare "*ort 3rder#.
9. %n zona Propriet-i gr!p!ri "Aroup Properties# putem stabili
Access 2007 Modul A Pagina 9F
diferite opiuni privitoare la modul de grupare a datelor.
11.2. !rearea unui raport n care s, se afie#e nu(ai anu(ite
nre-istr,ri
2rin metoda de mai sus, la tiprire se vor obine toate !nregistrrile din tabelele
selectate.
Dac dorim s crem un raport care s conin numai articolele care !ndeplinesc
anumite condiii, trebuie s parcurgem doi pai ma8ori&
1. 0rearea unei interogri prin care s impunem condiiile de selectare
respective a !nregistrrilor, eventual cmpurile dorite i ordinea de selectare a
!nregistrrilor.
/. 0rearea raportului ' se face ca mai sus, singura diferen fiind c, la pasul 1
nu se aleg tabelele din care provin !nregistrrile, ci interogarea respectiv.
Exemplu6 * se creeze un raport care s con8in
c;"purile Bume, 2renume, ?uncia, Data naterii i s con8in nu"ai
persoanele cu ?uncia 2<
11.. 1ter-erea unui raport
Dac decidem c nu mai avem nevoie de un raport, putem folosi, dup selectarea
lui din fereastra bazei de date, )dit/elete sau tasta Delete sau butonul /elete
din bara de instrumente a ferestrei bazei de date.
(ccess /334 va cere confirmare pentru tergerea raportului.
1+. TIPFRIREA CON7IN,T,L,I PENTR, ,N
TABELH*OR1,LARHREPORTH O INTEROGARE
0a i la <ord i Excel, listarea ar trebui precedat de o previzualizare a aezrii !n
pagin a coninutului.
1+.1.1. Pe=iz!alizaea conin!t!l!i
1ndiferent de obiectul selectat "tabel, formular, raport, interogare#, se va folosi,
dup selectarea acestuia&
&ilePrint Pre+ie?+
butonul Print Pre+ie? din bara Database.
6e va afia o fereastr asemntoare celei din <ord sau
Excel cu coninutul paginilor obiectului.
Dac nu ne convin orientarea paginii iLsau marginile, vom
Access 2007 Modul A Pagina 9J
folosi &ilePage Set!p
2L
i, !n dialogul afiat, putem stabili&
marginile ' pagina de dialog Margini "Margins# marginile de pagin
"S!s& Nos& St6nga& /reapta#+
!n pagina Pagin ' orientarea hrtiei ".ip portret sau .ip
+edere# i mrimea acesteia "/imensi!ne#+
!n cazul rapoartelor ' !n pagina "oloane ' tiprirea pe mai multe
coloane a raportului "pentru rapoarte !nguste pe hrtie mare ' !mr
de coloane, /imensi!ne coloan, Aspect coloan.
Aevenirea la fereastra principal se face cu butonul "lose din bara de
previzualizare sau la !nchiderea ferestrei de
previzualizare.
Exemplu6 * se
pre&izualizeze tabelul
2EA6B($ i s se aOusteze
l8i"ile c;"purilor ast-el
7nc;t s 7ncap toate pe o
h;rtie AL: orientare *ip vedere<
1+.1.+. Ti/iea /o/i!>zi)
Dup ce am efectuat corecturile de rigoare privind orientarea !n pagin, marginile,
mrimea hrtiei etc., vom folosi &ilePrint sau butonul Imprimare din bara
de instrumente @aza de date "!n cazul folosirii butonului tiprirea va !ncepe
imediat, fr a mai putea specifica i alte opiuni#.
%n dialogul afiat la &ilePrint vom putea specifica&
domeniul de pagini pe care dorim s.l
listm "Inter+al de imprimare#+
se aplic aceleai reguli ca la <ord i
Excel+
numrul de copii dorite ""opii# i
ordinea !n care dorim s obinem paginile
copiilor "Asam%.#+
!n cazul formularelor i tabelelor, putem
tipri doar anumite !nregistrri "numai
consecutive#, dar, pentru aceasta trebuie ca
!nainte de &ilePrint s le selectm dup
care, !n dialogul de imprimare, vom folosi
butonul radio Selected 'ecords.
Declanarea tipririi se face cu O,.
/>
%n cazul tabelelor i formularelor, pentru a folosi Page *etup, trebuie s deschidem !nti
obiectul.
Access 2007 Modul A Pagina :3
Cuprins
1. CONCEPTE GENERALE PRIVIND BAZELE DE DATE................................
+#+# 3oiunea de SGBD##################################################################################################
+. ORGANIZAREA ,NEI BAZE DE DATE ACCE(( +--................................
0. PRI1II PA2I 3N L,CR,L C, BAZELE DE DATE........................................
?#+# Desc-iderea i nc-iderea unei a!licaii de baze de date
.Microsoft Access 20070######################################################################################################
?#2# %rearea unei baze de date#######################################################################################
?#?# 5nc-iderea unei baze de date###################################################################################
?#E# Desc-iderea unei baze de date################################################################################
6. ,TILIZAREA *,NC7IEI IELP.................................................................
8. A*I2AREA 2I A(C,NDEREA BARELOR DE IN(TR,1ENTE
6
@. TABELE CENTITF7ID................................................................................
C#+# 7i!uri de date n Microsoft Access 2007#################################################################
C#2# %rearea unui tabel###################################################################################################
C#?# Adu/area, "odificarea i ter/erea nre/istrrilor dintr>un
tabel F
C#E# Modificarea structurii unui tabel############################################################################
>.:.1. 0rearea unei reguli de validare pentru un cmp......................................................................
C#6# Gter/erea unui tabel din baza de date####################################################################
.. 1ODI*ICAREA A(PECT,L,I ,NEI *ERE(TRE C, DATE
11
7#+# Sc-i"barea di"ensiunilor coloanelor i liniilor###################################################
7#2# Sc-i"barea ordinii de afiare a c2"!urilor##########################################################
7#?# Blocarea unui c2"! !e ecran################################################################################
7#E# Ascunderea i reafiarea c2"!urilor#####################################################################
7#6# 8iniile de /ril i culoarea de fond#######################################################################
7#C# Modificarea !ara"etrilor de font !entru c2"!urile din fereastr
+?
7#7# Sortarea nre/istrrilor din tabel##########################################################################
7#F# %utarea unei 1alori ntr>un tabel#########################################################################
7#B# *iltre######################################################################################################################
E. INDEBAREA ,N,I TABEL......................................................................
F#+# %rearea, "odificarea i ter/erea unui index c-eie !ri"ar################################
F#2# %rearea, "odificarea i ter/erea unui index nor"al###########################################
Access 2007 Modul A Pagina :1
G. RELA7II 3NTRE TABELELE DINTR>O BAZF DE DATE............................
B#+# %rearea, "odificarea i ter/erea unei relaii ntre tabele####################################
1-. INTEROGFRI..........................................................................................
+0#+# %rearea unei intero/ri#########################################################################################
13.1.1. 6pecificarea cmpurilor care vor aprea !n rezultatul interogrii............................................
13.1./. *estarea interogrii...................................................................................................................
13.1.9. rdonarea rezultatelor dup unul sau mai multe criterii.........................................................
13.1.:. (scundereaLreafiarea unor cmpuri din rezultat....................................................................
13.1.;. 6pecificarea !nregistrrilor care vor aprea !n rezultatul interogrii.......................................
13.1.>. 6pecificarea criteriilor pentru mai multe cmpuri...................................................................
+0#2# Sal1area intero/rii###############################################################################################
+0#?# Modificarea unei intero/ri##################################################################################
13.9.1. Wtergerea unor cmpuri din interogare.....................................................................................
13.9./. (dugarea unor cmpuri la o interogare..................................................................................
+0#E# 'xecutarea unei intero/ri####################################################################################
+0#6# Gter/erea unei intero/ri#######################################################################################
11. *OR1,LARE.........................................................................................
++#+# %rearea unui for"ular###########################################################################################
++#2# ,tilizarea unui for"ular########################################################################################
++#?# Adu/area i "odificarea textului din antetul sau subsolul
for"ularului#######################################################################################################################
++#E# Hntroducerea unei i"a/ini ntr>un for"ular##########################################################
++#6# Modificarea unui for"ular####################################################################################
++#C# %rearea unui for"ular !rin care utilizatorul s aib acces nu"ai
la anu"ite nre/istrri#######################################################################################################
++#7# Gter/erea unui for"ular########################################################################################
1+. RAPOARTE.............................................................................................
+2#+# %rearea unui ra!ort###############################################################################################
+2#2# Modificarea unui ra!ort########################################################################################
+2#?# Adu/area i "odificarea textului din antetul sau subsolul
ra!ortului###########################################################################################################################
+2#E# Hntroducerea unei i"a/ini ntr>un ra!ort##############################################################
+2#6# Gru!area nre/istrrilor du! anu"ite c2"!uri##################################################
+2#C# %rearea unui ra!ort n care s se afieze nu"ai anu"ite
nre/istrri#########################################################################################################################
+2#7# Gter/erea unui ra!ort############################################################################################
10. TIPFRIREA CON7IN,T,L,I PENTR, ,N
TABELH*OR1,LARHREPORTH O INTEROGARE...................................................
19.1.1. 2revizualizarea coninutului....................................................................................................
Access 2007 Modul A Pagina :/
19.1./. *iprirea propriu.zis...............................................................................................................

Access 2007 Complet

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Access 2007 Complet

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Access 2007 Modul A Pagina 1

MICROSOFT ACCESS 2007

Vous aimerez peut-être aussi