GESTION DE PRESUPUESTOS EN SAP BUSINESS ONE:

Paso 1: Activar la gestin de prespestos en la gestin:

Para activar esta funcionalidad seguiremos la siguiente ruta del apartado de mdulos:
Gestin > Inicializacin del sistema > Parametrizaciones generales > Pestaa presupuesto


En esta pantalla a parte de activar o desactivar la funcionalidad, podremos tambin definir qu tipo de accin debe
realizar el sistema en el caso de que se encuentre que un documento va a provocar que se supere el presupuesto
(bloquear la contabilizacin, mensaje de advertencia o no acer nada!" #ambin podemos indicar si el presupuesto
ser$ anual o mensual, as% como los tipos de documentos cu&a contabilizacin debe ser controlada & bloqueada en
caso de que va&an a rebasar el presupuesto"

Paso !: De"inir n escenario:
'o primero que a& que se(alar aqu%, es que el sistema solamente efect)a los cequeos para bloquear
contabilizaciones o mostrar mensajes de advertencia para el escenario del presupuesto principal" El resto de
escenarios presupuestarios que tengamos definidos est$n pensados para efectuar simulaciones de cara a los
informes & dem$s"
'a ruta a seguir para la creacin de escenarios de presupuestos es la siguiente:
Finanzas > Definicin del presupuesto > Escenarios presupuesto


*e nos abrir$ una ventana emergente donde debemos definir el escenario" *i lo que queremos es crear un escenario
desde cero, lo aremos de la siguiente manera: nos posicionamos en una celda, clicamos en la misma con el segundo
botn del ratn, al acerlo se desplegar$ un listado con una serie de opciones, elegimos a(adir l%nea (a& que
recordar que estos escenarios distintos al principal son slo para simulaciones!:

*e crear$ una nueva l%nea, en la que podremos definir algunos par$metros del escenario:
Basado en: con este campo podemos indicar si el escenario que estamos creando es dependiente de alguno de los
escenarios &a creados" En el caso de que indiquemos que est$ basado en s% mismo significar$ que el escenario es
independiente"
Porcenta#e inicial: si el escenario est$ basado en s% mismo este campo tendr$ siempre valor +,,-" *olo en el caso de
que dependa de otro escenario indicaremos que porcentaje del escenario padre est$ destinado a este
subescenario"
$%todo de redondeo: En este campo podemos elegir un mtodo de redondeo para los importes de presupuesto"
&eco: En este campo podemos definir un centro de coste por defecto para el nuevo escenario"
Partido: aqu% podemos definir un partido por defecto para el nuevo escenario"
Pro'ecto: aqu% podemos asignar un pro&ecto por defecto al nuevo escenario"
.na vez a&amos terminado de definir estos par$metros para nuestro nuevo escenario aremos clic en /ctualizar
para que quede registrado:



Paso (: de"inir )%todo de distri*cin del prespesto:
Para acceder a este paso seguiremos la siguiente ruta:
Finanzas > Definicin del presupuesto >Mtodo de distribucin del presupuesto

/qu% podremos indicar como distribuir el presupuesto anual entre los diferentes meses" Este paso solamente es
relevante en el caso de que a&amos marcado la opcin Para presupuesto mensual en las parametrizaciones
generales" 0omo en el caso de nuestra sociedad est$ marcada la opcin Para presupuesto anual podemos obviar
este paso"
Paso +: Especi"icar prespesto:
Para la realizacin de este paso es sta la ruta que a& que seguir:
Finanzas > Definicin del presupuesto > Especificar presupuesto

Primero se desplegar$ la ventana de 1efinicin del escenario presupuestario, aqu% seleccionaremos nuestro
escenario primero" Para despus pasar a de"inir ,% centas ' grpos de centas peden "or)ar parte del
escenario, esto se ar$ en la parte izquierda de esta ventana, donde tenemos un listado que un principio muestra
slo las masas patrimoniales (/ctivo, pasivo, neto2!, puesto que el listado aparece definido para mostrar slo el
nivel + de balance" Pero seleccionando el n)mero 3 en la lista desplegable de arriba a la dereca conseguiremos que
el listado nos muestre las cuentas activas:

En la columna 4, indicamos si queremos que una cuenta de ma&or, grupo de cuentas o masa patrimonial en
concreto forme parte de nuestro escenario" En principio dejaremos todas las cuentas & grupos de cuentas marcados"
/l acer clic en 56 se nos desplegar$ la ventana de definicin del escenario" En ella podemos asignar prespesto
a a,ellas centas ,e integran el escenario" En este punto es importante diferenciar entre las cuentas que forman
parte de nuestro escenario (que ser$n todas las del plan de cuentas en el caso de que las a&amos dejado marcadas
en la columna 4! & aquellas cuentas de nuestro escenario que tienen asignado un presupuesto, son stas las que
definiremos en esta ventana:

En principio la ventana nos aparecer$ sin cuentas, pues el flag 7isualizar cuentas sin presupuesto se encuentra
desmarcado" *i lo marcamos pasar$n a visualizarse todas las cuentas que componen nuestro escenario, al acerlo
buscamos una cuenta a la que queramos asignarle un presupuesto & simplemente indic$ndole un importe en el
campo 1bito o 0rdito, &a le abremos asignado uno, a partir de este momento esta cuenta se visualizar$ al
marcar el flag 7isualizar cuentas sin presupuesto (por ejemplo en nuestro caso le emos indicado un presupuesto
de +,,",,, E.8 de dbito en nuestra cuenta de comunicaciones!:



*i queremos distri*ir el prespesto de na centa en concreto en *ase a &ecos, lo aremos aciendo clic con el
botn dereco del ratn encima de la l%nea & seleccionando la opcin /gregar centro de costos de la lista
desplegable:

/l acerlo se nos desplegar$ un listado con todos los centros de coste para que seleccionemos los que nos interesan"
.na vez eco, a travs de los campos 9' de 1bito de norma de reparto o 9' de 0rdito de norma de reparto,
(dependiendo de si el presupuesto que emos definido para esa cuenta es de crdito o de dbito! podremos realizar
el reparto del presupuesto total para esa cuenta entre los diferentes 0ecos" En nuestro caso emos repartido los
+,,",,, euros de dbito del presupuesto de nuestra cuenta de comunicaciones entre los 0ecos 059,+,:, ;.#,+,<,
=E8,+,,, >?*,+,:, >?*,+,@, 96#,<,<:

*i lo que queremos es eli)inar algna l-nea del prespesto, &a sea de una cuenta o de un 0eco concreto, lo
aremos aciendo clic en la l%nea con el segundo botn del ratn & seleccionando la opcin Aorrar l%nea de la lista
desplegable:


En este punto es importante se(alar que esta funcionalidad de distribuir el presupuesto de una cuenta en cecos, no
sirve para que el sistema muestre mensajes de advertencia ni bloquee contabilizacin alguna cuando se va&a a
rebasar el importe establecido para un ceco en una cuenta en concreta" El fin de esta funcionalidad es meramente
informativo, para acerle un seguimiento al reparto de los gastos de la cuenta entre los distintos cecos que a&amos
definido"

..In"or)es de prespestos:

Podemos acceder a ellos a travs de la ruta:

Finanzas > Informes financieros > Informes de presupuesto > Informe presupuesto

?os aparecer$ la ventana en la que tenemos que definir los criterios de seleccin con los que vamos a ejecutar el
informe, elegimos que nos muestre el >nforme anual e indicamos nuestro presupuesto en el campo Escenario:



/l ejecutarse el informe este nos muestra el importe con el que emos definido nuestro presupuesto en el campo
Presupuesto, en el campo 8eal nos muestra el gasto en el que en realidad an incurrido en esa cuenta los
centros de coste que definimos en el presupuesto" Por )ltimo nos muestra tambin la diferencia en importe & en
porcentaje:



En principio este in"or)e nos )estra el prespesto a nivel de )asas patri)oniales" En la imagen anterior vemos
cmo se nos est$ mostrando la masa patrimonial de >ngresos & =astos, puesto que la )nica cuenta que emos
definido por el momento en nuestro presupuesto pertenece a esta masa patrimonial"

Podemos modificar esto aciendo que nos muestre el detalle a nivel de centas, para ello tenemos irnos al campo
desplegable que a& en las esquina inferior izquierda del informe, all% definiremos el nivel de cuenta que queremos
que nos muestre el informe" 'os niveles van de + a 3, siendo + el nivel de las masas patrimoniales & 3 el nivel de las
cuentas activas, seleccionamos 3:





/l acerlo se nos muestra &a el detalle a nivel de cuentas activas, aunque como en nuestro caso solamente emos
definido una cuenta seleccionar este nivel no ampl%a la informacin que &a ten%amos:





5tra funcionalidad que tiene este informe es la de mostrarnos los datos que estamos viendo en la tabla en un
gr$fico" Para ello clicaremos en el icono que est$ situado en la esquina inferior izquierda" /l acerlo se nos
mostrar$ en la parte inferior del informe el gr$fico en forma de diagrama de l%neas, en l podemos ver como se
distribu&e tanto el presupuesto como el real entre los distintos meses:





Podemos cambiar el estilo del gr$fico seleccionando de una lista desplegable situada debajo del gr$fico" Por ejemplo
podemos verlo en forma de gr$fico de barras:






/l ejecutar el informe con los par$metros con los que los emos ejecutado, el importe del campo 8eal no contiene
solamente las contabilizaciones a la cuenta provenientes de los centros de coste que emos indicado dentro del
presupuesto de la cuenta en cuestin, sino que parece contener todas las contabilizaciones provengan del 0eco que
sea" *i queremos filtrar los resultados del informe para que se muestren solamente las contabilizaciones
correspondientes a los cecos que definimos en el escenario, tendremos que volver a la pantalla de seleccin e indicar
en el campo 0eco nuestro centro de coste, tenemos que acerlo de uno en uno:




5tras opciones que nos ofrece este informe es seleccionar la parte de nuestro presupuesto que est$ imputada a un
partido o pro&ecto concreto" /parte la pantalla de criterios de seleccin nos muestra abajo una l%nea con los +<
meses de la temporada, donde podemos ir marcando o desmarcando meses para que se nos muestren o no en el
informe:



'os otros tres informes de presupuesto son >nforme presupuesto balance, >nforme presupuesto balance de sumas
& saldos e >nforme presupuesto cuenta P&=" 'os dos primeros son para el caso de que ubiramos definido
presupuesto para cuentas de balance" El )ltimo es v$lido para nuestro caso & nos muestra todas las masas
patrimoniales de P&= de la siguiente manera: