Ejemplo Informe Auditoria Software Mantenimiento 2013 UTSFM Prof - Carlosparra

I nf.
P1-BM-I 1-Abril-2013

IngeCon
Asesora Integral en Ingeniera de Confiabilidad
www.confiabilidadoperacional.com

Informe de Auditora realizada a la herramienta de soporte
informtico de Mantenimiento: MAXIMO.
Tcnica de diagnstico aplicada:
MSS: Maintenance Software Survey

Organizacin:
MANUFACTURA DE BILLETES

Asesor:
Carlos Parra
parrac37@yahoo.com

Abril del 2013

IngeCon

ii
INTRODUCCIN

El desempeo de un proceso de gestin de mantenimiento slo puede ser evaluado y
medido por el anlisis exhaustivo de una amplia variedad de factores que, en su conjunto,
constituyen la aportacin del mantenimiento al sistema de produccin. No hay frmulas simples
para "medir" el mantenimiento, tampoco hay reglas fijas o inmutables con validez para siempre y
en todos los casos. Los resultados de las tcnicas aplicadas al diagnstico de la efectividad del
mantenimiento, deben ayudar a mejorar la rentabilidad del sistema de produccin y a disminuir
la incertidumbre en la toma de decisiones del proceso de gestin del mantenimiento. En funcin
de los argumentos citados en el prrafo anterior, se desarrollo el siguiente informe, dentro del
cual se resumen las recomendaciones ms importantes propuestas a partir del diagnstico
realizado a la herramienta de soporte informtico de gestin del mantenimiento denominada:
MAXIMO, la cual es utilizada dentro de la Fbrica de Billetes.

En la primera parte del informe se presentan los resultados del diagnstico realizado a la
herramienta de soporte informtico de gestin del mantenimiento: MAXIMO. La metodologa de
auditora utilizada se denomina: MSS: Maintenance Software Survey, la misma propone evaluar
9 reas bsicas, las cuales se citan a continuacin:
1. Integridad de los datos
2. Adiestramiento y formacin
3. Control de las actividades de mantenimiento
4. Presupuestos y control de costos
5. Planificacin y programacin del Mantenimiento
6. Gestin de Materiales
7. Tcnicas de Mantenimiento Preventivo PM y Predictivo (PdM)
8. Indicadores de medicin de desempeo del mantenimiento
9. Otros usos al CMMS (sistema computarizado de gestin del mantenimiento)

IngeCon

iii

En la segunda parte del informe, se define la estructura ideal de las rdenes de trabajo de
mantenimiento preventivo, correctivo y por condicin, a ser incluidas dentro de la herramienta:
MAXIMO.

Finalmente, se presentan un conjunto de recomendaciones generales, que ayuden a
mejorar la eficiencia y el desempeo del sistema de soporte informtico de gestin de
Mantenimiento denominado MAXIMO, dentro de los procesos de gestin del mantenimiento de
la Fbrica de Billetes.

IngeCon

iv
CONTENIDO

Pg.

1. APLICACIN DE LA TCNICA DE AUDITORA "MAI NTENANCE SOFTWARE
SURVEY (MSS)" EN LA ORGANIZACIN FBRICA DE BILLETES .............................................. 1
1.1. TIPO DE AUDITORA ........................................................................................................................ 1
1.2. REAS DEL SOFTWARE DE MANTENIMIENTO PROPUESTAS A SER EVALUADAS ...... 1
1.3. PROCESO DE APLICACIN ............................................................................................................. 2
1.4. PROCESO DE CALIFICACIN DE LAS REAS DEL SOFTWARE DE
MANTENIMIENTO A DIAGNOSTICAR ................................................................................................ 2
1.5. CUESTIONARIO PROPUESTO POR LA AUDITORA MSS ....................................................... 3
1.6. RESULTADOS GENERALES DE LA AUDITORA MSS ............................................................. 7
1.6.1. VALORACIN ESTADSTICA DE LOS RESULTADOS DE LA ENCUESTA PROPUESTA
POR LA AUDITORA MSS AL PERSONAL DE LA ORGANIZACIN DE MANUFACTURA DE
BILLETES, RELACIONADO CON EL SOFTWARE MAXIMO ........................................................ 7
1.7. ANLISIS DE LOS RESULTADOS DE LAS ENTREVISTAS PERSONALES
REALIZADAS AL PERSONAL DE LA ORGANIZACIN BANCO MXICO ................................. 9
1.7.1 RESUMEN DE LAS "PERCEPCIONES" EN TORNO AL USO Y AL DESEMPEO DE LA
HERRAMIENTA MAXIMO, RECOPILADAS A PARTIR DE LAS ENTREVISTAS
REALIZADAS AL PERSONAL DEL A FBRICA DE BILLETES ..................................................... 9
2. PROPUESTA ESTNDAR DE CONFIGURACIN IDEAL DE LOS DIFERENTES
TIPOS DE RDENES DE TRABAJO A SER DESARROLLADAS DENTRO DEL
SOFTWARE MAXIMO ........................................................................................................................... 11
2.1. CONFIGURACIN BSICA DE UNA ORDEN DE TRABAJO DE MANTENIMIENTO
PREVENTIVO (PM) ...................................................................................................................................11
CORRECTIVO / EVENTO DE FALLA (CM).........................................................................................14
POR CONDICIN (CdM) .........................................................................................................................18
3. RECOMENDACIONES GENERALES ................................................................................................21
4. REFERENCIAS ................................................................................................................................... 24
IngeCon

v

LISTA DE TABLAS

Pg.

Tabla 1. Resumen de resultados por cada rea evaluada por la Auditora MSS .................... 8

1
1. APLICACIN DE LA TCNICA DE AUDITORA MAI NTENANCE
SOFTWARE SURVEY (MSS) SOBRE LA HERRAMIENTA INFRMATICA DE
MANTENIMIENTO: MAXIMO
El proceso de implantacin de la tcnica de auditora (MSS) propone en trminos
generales, desarrollar las siguientes actividades:
Realizar un conjunto de encuestas y entrevistas a nivel del personal que utiliza y
administra la herramienta informtica de mantenimiento: MAXIMO, de la
organizacin: MANUFACTURA DE BILLETES
Verificar en sitio la informacin recopilada de las entrevistas y las encuestas
realizadas.
A continuacin se describen los detalles generales de la auditora propuesta.
1.1. Tipo de auditora
Cuestionario de evaluacin de 50 preguntas repartidas en 9 reas relacionadas con el
software de mantenimiento, las respuestas a cada pregunta se limitan a 4 posibles
opciones (escala de 1 a 4).
1.2. reas del software de mantenimiento a ser evaluadas
3. Control de las actividades de mantenimiento
4. Presupuestos y control de costos
5. Planificacin y programacin del Mantenimiento
6. Gestin de Materiales
7. Tcnicas de Mantenimiento Preventivo PM y Predictivo (PdM)
8. Indicadores de medicin de desempeo del mantenimiento
9. Otros usos al CMMS (sistema computarizado de gestin del mantenimiento)

2
1.3. Proceso de aplicacin
A nivel del personal de mantenimiento y operaciones que utiliza y administra el
MAXIMO.
1.4. Proceso de calificacin de las reas del software de mantenimiento a diagnosticar
Las personas seleccionadas evalan las 50 preguntas desarrolladas para las 9 reas,
en funcin de una escala del 1 al 4. Para la calificacin se punta, de acuerdo con la
siguiente escala: 1 = Ineficiente, 2 = Regular, 3 = Bueno, 4 = Muy eficiente). Cada
rea a ser evaluada se considera con el mismo nivel de importancia. Las posibles
puntuaciones mximas y mnimas a obtener son:
o Puntuacin mxima: 200 puntos.
o Puntuacin mnima: 50 puntos.
Las puntuaciones totales se suman y promedian entre el nmero de personas
encuestadas. Finalmente, se estima la posicin del software de mantenimiento en
funcin de los siguientes rangos:
o 151 200: Categora Muy buena / software de mantenimiento en nivel
de muy buenas prcticas en mantenimiento (clase mundial)
o 101 150: Categora Por arriba del nivel promedio / software de
mantenimiento con un nivel aceptable
o 51 100: Categora Por debajo del promedio / software de mantenimiento
con un nivel no muy bueno, con oportunidades para mejorar
o Menos de 50: Categora Muy por debajo del promedio / software de
gestin de mantenimiento con un nivel muy bajo, con muchas
oportunidades para mejorar

3
1.5. Cuestionario propuesto por la auditora MSS
A continuacin se presentan las 50 preguntas desarrolladas para cada una de las 9
reas a ser evaluadas:
Leyenda:

CMMS: sistema computarizado de gestin de mantenimiento
PM: mantenimiento preventivo
CM: mantenimiento correctivo
SW: trabajos especiales
PdM: mantenimiento predictivo
CIF: costos de indisponibilidad por fallas
MTBF: tiempo medio entre fallas
MTTR: tiempo medio de reparacin
ACR: Anlisis Causa Raz
RCM: Mantenimiento Centrado en Confiabilidad
TPM: Mantenimiento Productivo Total

1. INTEGRIDAD DE LOS DATOS (MXIMA CALIFICACIN: 24 PUNTOS)

1. Introducen datos completos sobre: tipo, ubicacin, posicin, cdigos y detalles tcnicos
de los Equipos
2. Registra el inventario de piezas de repuesto detallado de cada equipo
3. Registra informacin detallada sobre las actividades de mantenimiento PM/CM/SW
ejecutadas (informes de ejecucin)
4. Registra la informacin detallada de las fechas de inicio y finalizacin de las tareas de
PM/CM/SW
5. Se asignan los datos especficos de piezas/refacciones para la ejecucin del
mantenimiento PM/CM/SW
6. Los datos de fallas (tiempos, modos y sntomas) se registran, codifican, capturan y
generan bases de datos para ser analizados

2. ADIESTRAMIENTO Y FORMACIN (MXIMA CALIFICACIN: 16
PUNTOS)

7. Proceso de formacin inicial est orientado a todos los posibles usuarios del CMMS
8. Proceso de formacin avanzado para el uso del CMMS a los usuarios de mantenimiento
y almacn
9. Proceso de formacin especfico del uso del CMMS orientado para los usuarios de
operaciones
10. Proceso de formacin avanzado para los administradores del CMMS

4
3. CONTROL DE LAS ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO (MXIMA
CALIFICACIN: 24 PUNTOS)

11. Describen de forma detallada dentro del CMMS la descripcin de la actividad del
mantenimiento (paso a paso)
12. La creacin y el flujo de la orden de trabajo de mantenimiento dentro del CMMS es
manual, manual-automtica o totalmente automatizada (por ejemplo, mejor caso: el
operador puede crear una orden On-line, la orden va a mantenimiento en forma virtual,
mantenimiento revisa el equipo, diagnstica, resuelve el problema, entrega el equipo y se
cierra la orden de trabajo de forma totalmente automtica, sin registros en papel)
13. Se registra el detalle especfico de las horas de trabajo de los ejecutores del
mantenimiento
14. Se revisan y analizan las horas de trabajo de mantenimiento estimadas contra las horas
reales de ejecucin del mantenimiento
15. Se define un proceso de asignacin prioridades de las rdenes de trabajo en base a la
criticidad de los equipos: factores de seguridad, lucro cesante, costo de materiales, mano de
obra, calidad, coste del tiempo de inactividad, etc.

4. PRESUPUESTOS Y CONTROL DE COSTOS (MXIMA CALIFICACIN: 20
PUNTOS)

16. Se cargan en la orden de trabajo de forma detallada los costos por mano de obra,
refacciones y se contabilicen a nivel de equipos
17. Se visualizan los presupuestos de mantenimiento y se le hace seguimiento a su
ejecucin a nivel de: rea, proceso, sistema, equipos y componentes
18. Dentro del CMMS se calculan y analizan indicadores de costos de mantenimiento
(costes de mantenimiento preventivo, costos de mantenimiento correctivo, preventivo vs
correctivo, costos de mantenimiento vs coste de produccin, etc.
19. Se definen los costos de Mantenimiento y reparaciones especiales (mantenimientos
mayores, overhauls, modificaciones importantes, etc.) y se les hace seguimiento y anlisis
detallado
20. Se estiman los costos totales de mantenimiento en el ciclo de vida del activo, se utiliza
esta informacin para tomar decisiones de sustitucin o renovacin de los equipos

5. PLANIFICACIN Y PROGRAMACIN DEL MANTENIMIENTO (MXIMA

21. Se desarrolla y aplica dentro del CMMS un proceso documentado para la planificacin
y programacin del mantenimiento PM/CM
22. Se documentan y registran las actividades de mantenimiento PM/CM, se controla y
mide su eficiencia y se analizan y registran las mejoras de este tipo de mantenimiento
23. Se mide el tiempo de ejecucin efectivo de las actividades de mantenimiento PM/CM,
se analizan y documentan las mejoras obtenidas
24. El CMMS registra la informacin de las herramientas necesarias para la ejecucin de
las actividades de mantenimiento programadas

5
25. Est definido el proceso de soporte de repuestos dentro del CMMS y est disponible
para el apoyar la planificacin y la programacin de las actividades de mantenimiento
26. Est definido en el CMMS el proceso de soporte de coordinacin entre el
mantenimiento y las operaciones en la fase de programacin y ejecucin del mantenimiento
27. Se registran los detalles de las reparaciones de emergencia, horas, costos de directos y
costos por indisponibilidad, se da seguimiento y se analiza esta informacin para generar
recomendaciones que ayuden a evitar estos mantenimientos de emergencia

6. GESTIN DE MATERIALES Y REPUESTOS (MXIMA CALIFICACIN: 28
PUNTOS)

28. Est totalmente integrado el mdulo de gestin de inventarios utilizado plenamente con
el mdulo de rdenes de trabajo PM/CM del CMMS
29. Estn definidos los indicadores de mximos y mnimos y nivel de reposicin dentro del
CMMS y los mismos se estiman en funcin de las rdenes de trabajo PM/CM
30. Estn definidos los Kits de partes de mantenimiento para las actividades de
mantenimiento preventivo PM
31. Estn definidos dentro del CMMS los de partes para los equipos de proteccin y
seguridad
32. Estn definidos dentro del CMMS los repuestos crticos (en funcin del factor Riesgo)
y su nivel de stock mnimo
33. Estn relacionados e integrados los catlogos de fallas de las rdenes de trabajo del
CMMS con los repuestos del almacn
34. Est definida dentro del CMMS la informacin sobre la garanta de las principales
refacciones de los equipos y est integrada con las rdenes de mantenimiento por garanta
(PM / CM)

7. TCNICAS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO POR TIEMPO (PM) Y
PREDICTIVO (PdM) (MXIMA CALIFICACIN: 24 PUNTOS)

35. Se utilizan indicadores de revisin continua de la eficiencia de PM / PdM y se
relacionan con la criticidad de los equipos (cumplimiento de ejecucin de PM/PdM, niveles
de asertividad de los PdM, back log por PM, etc.)
36. El CMMS mide el cumplimiento de la ejecucin de los presupuestos de PM /PdM, se
generan tendencias de gastos de mantenimiento
37. Se tienen cargados en el CMMS el detalle de la ejecucin de las actividades PM / PdM
38. El CMMS proporciona informacin sobre las variables por condicin y status de
alarmas para los equipos que tienes definidas actividades de PdM
39. El CMMS proporciona los resultados de los indicadores de: MTBF, MTTR, las
tendencias de falla, Costes por indisponibilidad
40. El CMMS proporciona informacin detallada de las tareas de PM / PdM, para que
pueda ser utilizada como parte de la formacin de los nuevos trabajadores de
mantenimiento

6
8. INDICADORES DE MEDICIN DE DESEMPEO (MXIMA

41. EL CMMS permite evaluar y diferenciar el tiempo de indisponibilidad (mantenibilidad)
por mantenimientos correctivos, preventivos y por condicin (tiempos fuera de servicio, los
tiempos de reparacin y los tiempos fuera de control)
42. El CMMS permite diferenciar entre los tiempos operativos (confiabilidad) por
mantenimientos correctivos, preventivos y por condicin
43. El CMMS integra los indicadores Mantenibilidad y Confiabilidad con los indicadores
de costos por indisponibilidad por fallas (CIF)
44. El CMMS integra los indicadores tcnicos con los indicadores financieros del negocio

9. OTROS USOS AL CMMS (MXIMA CALIFICACIN: 24 PUNTOS)

45. Los lderes de Mantenimiento utilizan el CMMS para gestionar el mantenimiento e
integrarlo con los procesos fundamentales del negocio
46. El personal de operaciones y manufactura comprende la lgica bsica del CMMS y
recibe informacin e indicadores que lo ayuden a mejorar sus procesos
47. Los cambios de ingeniera relacionados con datos del equipo / activo, planos y
especificaciones se actualizan y registran de forma efectiva en el CMMS
48. Se incluyen dentro del CMMS la informacin de las jerarquas de sistemas /
subsistemas utilizados para la codificacin de los equipos de planta
49. Se incluyen dentro del CMMS los reportes de los anlisis de fallas (ACR) ejecutados
(se registra una base de datos de fallas evaluadas)
50. Se integran dentro del CMMS, las aplicaciones de Confiabilidad (RCM, TPM, Six
Sigma, etc) y se actualizan y mejoran los planes de mantenimiento e inspeccin en
funcin de los resultados obtenidos a partir del uso de estas metodologas

7
1.6. Resultados generales de la auditora MSS
1.6.1. Valoracin estadstica de los resultados de la encuesta propuesta por la
Auditora MSS al personal de la organizacin MANUFACTURA DE BILLETES,
relacionado con el Software MAXIMO
Personas evaluadas a partir del cuestionario propuesto por la Metodologa MSS (50
preguntas): 12 personas de la organizacin MANUFACTURA DE BILLETES
Resultados obtenidos (Promedio / Mximo)
1. Integridad de los datos 15,75 / 24
2. Adiestramiento y formacin 12 / 16
3. Control de las actividades de mantenimiento 11 / 20
4. Presupuestos y control de costos 6,25 / 20
5. Planificacin y programacin del Mantenimiento 9,25 / 28
6. Gestin de Materiales 7,75 / 28
7. Tcnicas de Mantenimiento Preventivo (PM) y Predictivo (PdM) 8,5 / 24
8. Indicadores de medicin de desempeo del mantenimiento 8,5 / 20
9. Otros usos al CMMS 9 / 24
Total: 88 / 200

Categora obtenida del Software MAXIMO:
151 200: Categora Muy buena / software de mantenimiento en nivel de muy buenas
prcticas en mantenimiento (clase mundial)
101 150: Categora Por arriba del nivel promedio / software de mantenimiento con un
nivel aceptable
51 100: Categora Por debajo del promedio / software de mantenimiento con un
nivel no muy bueno, con oportunidades para mejorar
Menos de 50: Categora Muy por debajo del promedio / software de gestin de
mantenimiento con un nivel muy bajo, con muchas oportunidades para mejorar

8
Resumen de resultados:
rea evaluada auditora MSS Puntuacin
(Promedio / Mxima)
15,75 / 24
12 / 16
3. Control de las actividades de
mantenimiento
11 / 20
4. Presupuestos y control de costos 6,25 / 20
5. Planificacin y programacin del
Mantenimiento
9,25 / 28
6. Gestin de Materiales 7,75 / 28
7. Tcnicas de Mantenimiento Preventivo
(PM) y Predictivo (PdM)
8,5 / 24
8. Indicadores de medicin de desempeo del
mantenimiento
8,5 / 20
9. Otros usos al CMMS 9 / 24
Tabla 1. Resumen de resultados por cada rea evaluada de la Auditora MSS
Puntuacin promedio obtenida: 88 de un total de 200 puntos (valor mximo
posible por las nueve reas evaluadas).
Categora obtenida (51 -100): Por debajo del promedio / software de
mantenimiento con un nivel no muy bueno, con oportunidades para mejorar
reas de mayor oportunidad de mejora dentro del software MAXIMO:
Presupuestos y control de costos
Planificacin y programacin del Mantenimiento
Gestin de Materiales
Tcnicas de Mantenimiento Preventivo (PM) y Predictivo (PdM)

9
1.6.2. Anlisis de los resultados de las entrevistas personales realizadas al personal de
la organizacin MANUFACTURA DE BILLETES
Personas evaluadas en las entrevistas personales: 14 personas de la organizacin
MANUFACTURA DE BILLETES
1.6.2.1. Resumen de las percepciones en torno al uso y al desempeo de la
herramienta MAXIMO, recopiladas a partir de las entrevistas realizadas al personal
de la Fbrica de Billetes
A continuacin se describen las principales percepciones identificadas sobre el
uso del software MAXIMO dentro del proceso de gestin del mantenimiento de la Fbrica
de Billetes en la organizacin MANUFACTURA DE BILLETES (informacin recopilada
en las entrevistas personales):
Ausencia de procesos de planificacin del mantenimiento preventivo incorporados en el
MAXIMO, inercia muy lenta para promover el mantenimiento preventivo, flujo
de las rdenes de trabajo es ineficiente, no se visualiza que el proceso de
planificacin del mantenimiento preventivo agregue valor, falta firmeza para
promover y afianzar el mantenimiento preventivo, falta incluir los planes de
mantenimiento preventivo dentro del MAXI MO
Ausencia de indicadores de mantenimiento dentro del MAXIMO, que permitan alinear
los objetivos de produccin con mantenimiento poca cultura al manejo de la
informacin de mantenimiento, indicadores de mantenimiento actuales no estn
diseados para optimizar la gestin tcnica del mantenimiento, no se integra el
proceso de anlisis de indicadores entre mantenimiento y operaciones (en el
mediano plazo los indicadores bsicos de mantenimiento podrn ser analizados por los
grupos de mantenimiento y operaciones)
La herramienta MAXIMO no facilita los procesos de gestin del mantenimiento
retrasa el proceso de ejecucin de rdenes de trabajo en mantenimiento, prdida de
tiempo, expectativas muy grandes con respecto al uso del MAXI MO, las cuales

10
todava no han sido cubiertas por la herramienta, no se tienen definidos de forma
clara los campos mnimos que debe contener una orden de trabajo
Manejo ineficiente de la gestin de repuestos, descripcin inadecuada y falta de
vinculacin de los repuestos con la herramienta MAXIMO, no existe un proceso de
definicin de mximo y mnimos, catlogo de refacciones es deficiente y la
descripcin no ayuda a agilizar el proceso de compra de repuestos

11
2. PROPUESTA ESTNDAR DE LA CONFIGURACIN IDEAL DE LOS
DIFERENTES TIPOS DE RDENES DE TRABAJO A SER DESARROLLADAS
DENTRO DEL SOFTWARE MAXIMO
Tomando en cuenta los resultados de la auditora MSS: Maintenance Software
Survey aplicada al software MAXIMO de la Fbrica de Billetes, se identific como rea de
oportunidad, las mejoras al diseo de las rdenes de trabajo. A continuacin se describe el
tipo de informacin detallada que deberan contener los distintos tipos rdenes de trabajo
(ideales) de mantenimiento a ser emitidas por el software MAXIMO. A continuacin se
presentan una serie de recomendaciones orientadas a determinar la informacin mnima que
debe estar incluida en las rdenes de trabajo de: mantenimiento preventivo (PM),
mantenimiento correctivo (CM) y mantenimiento por condicin (CdM) y la inclusin
dentro del MAXIMO del campo de costos por indisponibilidad por hora por actividades de
mantenimiento preventivo y/o correctivo.

2.1. CONFIRGURACIN BSICA DE UNA ORDEN DE TRABAJO DE
MANTENIMIENTO PREVENTIVO (PM)
Tipo de actividad PM (preventivo por tiempo)
- Seccin 1
1.1. rea de trabajo
1.2. Sistema
1.3. Equipo
1.4. Aspectos de riesgo, seguridad, higiene y ambiente a considerar (anlisis preliminar
de peligros)
1.5. Supervisor de la actividad PM
1.6. Prioridad de la actividad de mantenimiento (en funcin del riesgo del equipo:
frecuencia de recurrencia por el impacto econmico del evento de falla)
- Seccin 2
2.1. Descripcin general de la actividad
2.2. Frecuencia de ejecucin establecida (horas, das, meses, etc.)
2.3. Descripcin detallada del mantenimiento (paso a paso). Se recomienda establecer
un campo en donde se puedan definir los modos de fallas a ser controlados con la

12
actividad de mantenimiento preventivo propuesta (esto ayudara en etapas
posteriores, a introducir la informacin que se puede obtener a partir de la
herramienta de optimizacin de planes de mantenimiento denominada RCM:
Reliability Centered Maintenance)
2.4. Materiales y repuestos a utilizar (estimados)
2.5. Tiempo estimado de ejecucin de la actividad de PM (TEE-Pm) (posteriormente
este valor se debe comparar con el indicador TPP-Pm: tiempo promedio para ejecutar
el mantenimiento preventivo a nivel de equipos, ver seccin 3)
2.6. Costo estimado de materiales y repuestos (CE-Mat), incluye materiales, repuestos
(posteriormente este valor se debe comparar con el indicador C-Mat: Costos reales de
materiales y repuestos del PM, ver seccin 5.1)
2.7. Costo estimado de mano de obre (CE-Mo), incluye mano de obra (posteriormente
este valor se debe comparar con el indicador C-Mo: Costos reales de mano de obra del
PM, ver seccin 5.2)
2.8. Costo estimado de prdida de oportunidad (CE-Po), incluye el costo por
indisponibilidad del equipo (en el caso que existiera un costo por sacar el equipo fuera
de servicio de forma planificada). El clculo de este indicador se realiza de la siguiente
forma:
TEE-Pm: horas planificadas de la actividad de mantenimiento
Po: costo de prdida de oportunidad en $/hora
CE-Po= TEE-Pm x Po = $/actividad de mantenimiento a realizar (este indicador se debe
comparar con el indicador de costos de prdida de oportunidad real C-Po, ver seccin
5.3)
** Las secciones 1 y 2 de la orden de trabajo corresponden al proceso previo antes
de la ejecucin del PM
** A partir de la seccin 3, esta informacin se proceder a registrar desde el
momento en que se inicia la ejecucin real de la actividad de mantenimiento hasta
el cierre de la orden de trabajo
- Seccin 3
3.1. Fecha de entrega del equipo a mantenimiento (este dato se utilizar para el clculo
de indicador: TPE-Pm: tiempo promedio entre mantenimientos preventivos)

13
3.1.1. Fecha y hora de inicio real del mantenimiento**
3.2. Fecha y hora de finalizacin real del mantenimiento (hora de entrega del equipo a
operaciones)
Las fechas de inicio y finalizacin real se utilizarn para calcular el indicador:
TPP-Pm: tiempo promedio para ejecutar el mantenimiento preventivo a nivel de
equipos
**Si la fecha de entrega del equipo a mantenimiento no coincide con el momento
real de inicio de la actividad de mantenimiento se podra estimar un indicador que
refleje las horas indisponibles del proceso de mantenimiento preventivo pero en las
cuales no se ejecut ninguna actividad de mantenimiento (algunas veces este
indicador es llamado tiempo fuera de control)
- Seccin 4
Recursos utilizados
4.1. Materiales y repuestos. Identificar los repuestos ms importantes (caso ideal
relacionar los repuestos ms importantes con el catlogo de modos de fallas, si se logra
incluir esta informacin se puede estimar el TPE-Pm a nivel de repuestos)
Repuesto 1, TPE-Pm
Repuesto 2, TPE-Pm
Repuestos 3, TPE-Pm
4.2. Personal de ejecucin y supervisin de la actividad: mecnicos, elctricos,
instrumentistas, etc. (cantidad de personas y horas de labor).
Mec.
Elect.
Inst.
Sup
- Seccin 5
Anlisis econmico sobre la ejecucin del mantenimiento (costos reales de ejecucin)
5.1. Costos de materiales y repuestos (C-Mat)
Mat.1:
Mat.2:
Mat.3: .

14
Sumatoria: $/actividad
5.2 Costos de mano de obra (C-Mo)
MO.1: Tiempo de ejecucin real x costo por hora del personal
MO.2
5.3. Costos de prdida de oportunidad (C-Po), incluye el costo por indisponibilidad del
equipo (en el caso que existiera un costo por sacar el equipo fuera de servicio de forma
planificada). El clculo de este indicador se realiza de la siguiente forma:
TPP-Pm: horas reales de ejecucin de la actividad de mantenimiento
CE-Po= TPP-Pm x Po = $/actividad de mantenimiento a realizar
- Seccin 6
Cierre de la orden de trabajo
6.1. Novedades encontradas en la ejecucin del mantenimiento PM
6.2. Recomendaciones del proceso de ejecucin del PM a tomar en cuenta
6.3. Verificacin final y aprobacin por parte del supervisor correspondiente

2.2. CONFIGURACIN BSICA DE UNA ORDEN DE TRABAJO DE
MANTENIMIENTO CORRECTIVO / EVENTO DE FALLA (CM)
Tipo de actividad CM (correctivo, evento imprevisto)
- Seccin 1 (ubicacin)
1.1. rea de trabajo
1.2. Sistema
1.3. Equipo
1.4. Descripcin general del evento de falla
1.5. Sntomas relacionados con el evento de falla (por ejemplo cambios importantes en
variables fsicas: vibracin, ruido, presin, temperatura, etc). Se recomienda que los
sntomas dentro de la orden de trabajo se codifiquen (catlogo de sntomas)
1.5. Prioridad de la actividad de mantenimiento correctivo (en funcin del riesgo:
frecuencia de recurrencia por el impacto econmico del evento de falla)

15
de peligros)
1.7. Supervisor de la actividad CM
- Seccin 2
2.1. Fecha del evento de falla (este dato se utilizar para el clculo de los indicadores:
TPO: tiempo promedio operativo entre fallas y FF: frecuencia de fallas, FF = 1/TPO)
2.1.1. Fecha y hora de inicio real del mantenimiento correctivo**
2.1.2. Fecha y hora de finalizacin real del mantenimiento (hora de entrega del equipo a
operaciones)
Las fechas de inicio y finalizacin real se utilizarn para calcular el indicador:
TPP-Cm: tiempo promedio para ejecutar el mantenimiento correctivo a nivel de
equipos y modos de fallas
**Si la fecha de entrega del equipo a mantenimiento no coincide con el momento
real de inicio de la actividad de mantenimiento se podra estimar un indicador que
refleje las horas indisponibles del proceso de mantenimiento correctivo pero en las
cuales no se ejecut ninguna actividad de mantenimiento (algunas veces este
indicador es llamado tiempo fuera de control)
- Seccin 3
3.1. Definicin de modo(s) de falla(s) identificado(s), se recomienda disear una lista
desplegable de modos fallas. Los modos de fallas se relacionan con los tems
mantenibles por ejemplo: rodamiento, acople, sello, diafragma, chumacera, filtro, etc.
3.1. Identificacin de las posibles causas (causas probables). Una vez identificados los
modos de fallas, se recomienda que se adicione un campo en la orden de trabajo
correctivo y se le exija al tcnico que proponga en funcin de la informacin recopilada
en el diagnstico del modo de falla, un o una lista de posibles causas de fallas (por
ejemplo: mal montaje, fatiga, corrosin, mala operacin, mal diseo, contaminacin de
lubricante, repuesto inadecuado, etc)
3.3. Descripcin de los aspectos ms importantes de la ejecucin del mantenimiento
correctivo (para los modos de fallas crticos se recomienda que se desarrollen
instructivos (paso a paso) de la actividad correctiva)

16
- Seccin 4
Recursos utilizados
4.1. Materiales y repuestos. Identificar los repuestos ms importantes (caso ideal
incluir esta informacin se puede estimar el TPO, dato que se puede utilizar para el
clculo de la demanda de repuestos)
Repuesto 1, TPO1
Repuesto 2, TPO2
Repuestos 3, TPO3
Mec.
Elect.
Inst.
Sup
- Seccin 5
Anlisis econmico sobre la ejecucin del mantenimiento correctivo (costos reales de
ejecucin)
Mat.1:
Mat.2:
Mat.3: .
MO.2:
correctiva). El clculo de este indicador se realiza de la siguiente forma:

17
TPP-Cm: horas utilizadas para la actividad de mantenimiento correctivo (ver seccin
2.1.2)
C-Po= TPP-Cm x Po = $/actividad de mantenimiento correctivo realizada**
**A partir de este indicador se puede estimar un indicador de riesgo de penalizacin
por equipos y fallas denominado (Pen-f)
CI F: costo de indisponibilidad por penalizacin por eventos de fallas por unidad de
tiempo ($/mes)
CI F=FF x ((C-Po) +(C-Mo) +(C-Mat))
FF =frecuencia de fallas, esta expresada en unidades de fallas /mes, el indicador
CI F se expresara en: $/mes, este indicador podra ayudar a identificar los bad
actors por mes (equipos que generen las mayores prdidas de oportunidad por
eventos de fallas)
Este indicador es un factor clave para medir el impacto por indisponibilidad de los activos
por eventos de mantenimiento correctivo, adems se puede utilizar como indicador de gestin
para toma de decisiones de mejoras en planes de mantenimiento o para activar anlisis de fallas
(ACR). Posteriormente (como desarrollo futuro), si se incluyen estos campos, se podra no slo
estimar este indicador a nivel del asset (equipo) identificado en el MAXIMO (equipos), sino
que tambin, se podra bajar al nivel de detalle de failure code (modo de falla) y estimar el
impacto por modo de falla, esto es un proceso que se puede proponer en una etapa futura, por
ahora es recomendable que al menos se incluya esta informacin a nivel del equipo.
- Seccin 6
6.1. Novedades encontradas en la ejecucin del mantenimiento CM
6.2. Recomendaciones importantes del proceso de ejecucin del CM a ser consideradas
6.3. Verificar si existe un plan de mantenimiento preventivo para evitar la falla (en el
caso de no existir, evaluar la factibilidad de incluir una actividad de mantenimiento
preventivo que permita reducir la posibilidad del evento imprevisto)

18
2.3. CONFIGURACIN BSICA DE UNA ORDEN DE TRABAJO DE
MANTENIMIENTO POR CONDICIN (CdM)
Tipo de actividad CdM (por condicin/predictiva)
- Seccin 1
1.1. rea de trabajo
1.2. Sistema
1.3. Equipo
de peligros)
1.5. Supervisor de la actividad CdM
- Seccin 2
2.1. Descripcin general de la actividad de mantenimiento por condicin (CdM)
2.2. Variable a monitorizar (temperatura, velocidad, aceleracin, presin, etc.)
2.3. El Proceso de captura de la variable a monitorizar requiere parar el equipo:
s?/no?
2.4. Tipo de monitorizacin (manual/automtica, continua/intervalos de tiempo)
2.5. Valor promedio aceptable de la variable a monitorizar
2.6. Valor mnimo
2.7. Valor mximo
2.8. Valor(es) de alarma(s)
2.9. Valor de paro (manual/automtico)
- Seccin 3
3.1. Fecha de evaluacin de la condicin (para variables que no se monitorizan de
forma continua ni de forma automtica)
3.1.1. Fecha y hora de inicio real de la evaluacin de la condicin**
3.1.2. Fecha y hora de finalizacin real de la evaluacin de la condicin**
**Las fechas de inicio y finalizacin real se utilizarn para calcular el indicador:
TPPE-CdM: tiempo promedio para ejecutar la monitorizacin por condicin a nivel de
equipos (para variables que no se monitorizan de forma continua ni de forma
automtica)
3.2. Resultados de la evaluacin por condicin

19
3.2.1. Valor actual obtenido de la variable monitorizada (este valor se compara con el
valor promedio aceptable, ver 2.5)
3.2.2. Recomendaciones de los resultados de la monitorizacin por condicin. En el
caso de que la recomendacin emitida requiera parar el equipo para realizar alguna
intervencin de mantenimiento (antes de que ocurra una falla), se debe registrar la hora
de paro especfica del equipo (tambin aplica para esta condicin, el caso en el que se
active una alarma o un paro automtico de la variable monitorizada). Este dato se
utilizar para el clculo del indicador:
TPE-CdM: tiempo promedio entre acciones de mantenimiento por condicin
3.3. Fecha de ejecucin del mantenimiento justificado a partir del anlisis de la
monitorizacin de la condicin
3.3.1. Fecha y hora de inicio real de la actividad de mantenimiento justificada por el
anlisis de la condicin**
3.3.2. Fecha y hora de finalizacin real de la actividad de mantenimiento justificada
por el anlisis de la condicin**
**Las fechas de inicio y finalizacin real de esta actividad se utilizarn para calcular el
indicador:
TPPR-CdM: tiempo promedio para reparar el equipo en funcin de la monitorizacin
por condicin (para variables que no se monitorizan de forma continua ni de forma
automtica)
- Seccin 4
Recursos utilizados
4.1. Materiales y repuestos. Identificar los repuestos utilizados en las actividades de
mantenimiento generadas por el anlisis de las variables por condicin (caso ideal
incluir esta informacin se puede estimar el TPE-CdM a nivel de repuestos)
Repuesto 1, TPE-CdM
Repuesto 2, TPE-CdM
Repuesto 3, TPE-CdM

20
Mec.
Elect.
Inst.
Sup
- Seccin 5
Anlisis econmico sobre la ejecucin del mantenimiento (costos reales de ejecucin)
Mat.1:
Mat.2:
Mat.3: .
MO.2
planificada). El clculo de este indicador se realiza de la siguiente forma:
TPPR-CdM: horas reales de ejecucin de la actividad de mantenimiento consecuencia
del anlisis de las variables monitorizadas
C-Po= TPPR-CdM
C-Po = $/actividad de mantenimiento a realizar
- Seccin 6
6.1. Novedades encontradas en la ejecucin del mantenimiento por condicin (verificar
el nivel de certeza del diagnstico por condicin)
6.2. Recomendaciones del proceso de anlisis de monitorizacin a tomar en cuenta

21
3. RECOMENDACIONES GENERALES
A continuacin se resumen las recomendaciones con mayor oportunidad de mejora,
encontradas a partir de la auditora realizada al sistema informtico MAXIMO:
Mejorar el formato de recoleccin de datos en la orden de trabajo (descripcin del
problema, sntomas, modos de fallas y causas probables).
Mejorar en el proceso de captura de datos y anlisis de la informacin generada por el
software MAXIMO, ya que estos procesos presentan una oportunidad de mejora muy
grande, adicionalmente, el uso de esta herramienta de gestin, est muy limitada slo a
un grupo mnimo de personas del rea de mantenimiento, falta transmitir de forma ms
eficiente la informacin de las reas operacionales a planeamiento, adicionalmente,
falta difundir mucho ms el uso de esta herramienta y mejorar la interpretacin y el
anlisis de la informacin que ella puede generar dentro del proceso de gestin del
mantenimiento (no se ha consolidado el uso de versin de MAXIMO instalada).
Poner en marcha del mdulo de indicadores tcnicos de gestin (TPO, TPFS, TPPR, FF
y Costos por indisponibilidad: CIF). En el mediano plazo se podran incluir indicadores
como: Back log, % actividades de mantenimiento ejecutadas contra las planificadas,
Preventivo vs. Correctivo).
Mejorar en el proceso de gestin de refacciones y repuestos (integrarlo con MAXIMO).
Promover el inters por el uso del MAXIMO a nivel de las diferentes jefaturas de
mantenimiento (mayor compromiso con el uso del MAXIMO) y propiciar el inters de
operaciones a partir del uso de indicadores tcnicos (operaciones no percibe el valor
agregado de la herramienta MAXIMO).
Promover un cambio cultural para que se introduzcan datos dentro del MAXIMO y
garantizar su veracidad.
Utilizar el MAXIMO para promover mejoras en los procesos de programacin y
planificacin (impulsar el proceso del mantenimiento preventivo PM).

22
Desarrollar para los equipos crticos procedimientos detallados de ejecucin de
mantenimiento preventivos (paso a paso).
Revisar el proceso de priorizacin de las rdenes de trabajo dentro del MAXIMO (se
puede mejorar, se recomienda utilizar el indicador CIF: Costos de indisponibilidad por
fallas).
Propiciar el escenario para que se generen las rdenes de trabajo dentro de MAXIMO,
por las personas que estn ms cerca de los equipos (operadores).
Mejorar el proceso de seguimiento de cierre de las rdenes de trabajo (no es posible
evaluar el status de una orden de trabajo).
Disear formatos estndares o mejorar los formatos existentes dentro del Mximo), de
tal forma que permitan registrar la siguiente informacin: modos de fallas (ms
importantes), tiempos promedios operativos, tiempos promedios fueras de servicio,
impacto econmico (costos directos de las fallas ms el costo de penalizacin), utilizar
como base del diseo de los formatos, el esquema de formato propuesto por las tcnicas
de Anlisis Causa Raz y el Mantenimiento Centrado en Confiabilidad.
Promover dentro del Mximo, un modelo estndar de evaluacin de criticidad de
equipos junto con sus modos de fallas, basado en el indicador de CIF: Costos de
indisponibilidad por fallas (frecuencia de fallas (fallas/ao) x consecuencias ($/fallas)
= $/ao). Este modelo debe ser aceptado por toda la organizacin y adems debe ser el
criterio que permita priorizar los procesos de: planificacin, ejecucin de las actividades
de mantenimiento y definicin de los repuestos crticos (desarrollos propios dentro del
Mximo, podran ayudar a mejorar esta parte del proceso de gestin del
mantenimiento).
Disear un procedimiento dentro de Mximo, que permita integrar los criterios entre
logstica y mantenimiento con el objetivo de poder establecer mximos y mnimos
ptimos de repuestos basados en el factor Riesgo.
Difundir la informacin generada por el Mximo; y no limitarla slo al personal de
mantenimiento (aprovechar e introducir al personal de operaciones para comenzar a

23
corregir el proceso de definicin de modos de fallas, sobre todo comenzar a exigir la
creacin de la base de datos de los modos de fallas).
Desarrollar un procedimiento dentro del Mximo que permita jerarquizar de forma
automtica tanto los equipos como las actividades de mantenimiento preventivo y
correctivo, en funcin del impacto que podran provocar los modos de fallas dentro del
contexto operacional.
Desarrollar un programa de adiestramiento bsico de indicadores tcnico de
Confiabilidad y Mantenimiento, integrado con el proceso de formacin en el uso de la
herramienta MAXIMO, en el cual se involucre al personal de campo tanto a operadores
como mantenedores, no limitar el conocimiento y uso de los indicadores a ser
generados por el MAXIMO, slo al grupo de personas que conforman el rea de
Mantenimiento, es necesario involucrar al personal de operaciones.
Promover en el mediano y largo plazo, el desarrollo dentro del MAXIMO de las
herramientas de Anlisis Causa Raz (ACR) y Mantenimiento Centrado en
Confiabilidad (MCC)).

24
4. REFERENCIAS

Arata Andreani, A. 2009. Ingeniera y Gestin de la Confiabilidad Operacional en Plantas
Industriales. Ril Editores. Santiago de Chile.
Crespo Mrquez A, 2006. The maintenance management framework. Models and methods for
complex systems maintenance. London: Springer Verlag.
Crespo Mrquez A, Gupta JND, 2006. Contemporary maintenance management: Process,
framework and supporting pillars. Omega, 34(3): 313-326.
EN 13306:2001, 2001. Maintenance Terminology. European Standard. CEN (European
Committee for Standardization), Brussels.
Jardine A, 1999. Measuring maintenance performance: a holistic approach. International
Journal of Operations and Production Management, 19(7):691-715.
Kaplan RS., Norton DP., 1992. The Balanced Scorecard - measures that drive performance.
Harvard Business Review, 70(1): 71-9.
Moubray J., 1997. Reliability-Centred Maintenance (2nd ed.). Oxford: Butterworth-Heinemann.
Parra C., y Crespo A. 2012. Ingeniera de Mantenimiento y Fiabilidad Aplicada en la
Gestin de Activos. Desarrollo y aplicacin prctica de un Modelo de Gestin del
Mantenimiento (MGM). Primera Edicin. Editado por INGEMAN, Espaa.
Parra, C. 2002. Aplicacin de la tcnica de Proceso de Anlisis Jerrquico (AHP) en los
sistemas de refinacin y produccin de la industria petrolera Venezolana, Curso de Doctorado
en Ingeniera Industrial / Sistemas Modernos de Gestin de la Produccin, Universidad de
Sevilla, Espaa.
Parra, C., y Omaa C., Ponencia: Tcnica cualitativa de Auditora de la Gestin de
Mantenimiento para el sector Refinacin, VII Congreso de Ingeniera de Confiabilidad
y Mantenimiento de Petrleos de Venezuela, Caracas, Octubre 2006.
Parra, C. 2006. On the consideration of reliability in the Life Cycle Cost Analysis (LCCA). A
review of basic models. Safety and Reliability for Managing Risk. Guedes Soares & Zio (eds),
Taylor & Francis Group, London, ISBN 0-415-41620-5, p.2203-2214

25
Parra, C. 2007. Aplicacin piloto de la tcnica: Anlisis Causa Raz (RCA) en sistemas de
bombeo mecnico, modelo AMERICAN C-456, Informe tcnico Skanska-Petrobas, Informe
tcnico IngeCon: SN-2008-04-CCS-SK-PTB, Talara, Per.
Parra, C. 2008. Implantacin piloto de Mantenimiento Centrado en Confiabilidad (RCM) en la
Llenadora de la Lnea 10, Planta San Joaqun, Empresas Polar, INGECON, Informe tcnico:
SN-09-10-CCS, Caracas, Venezuela.
Physical Asset Management Handbook" by John S. Mitchell published by Clarion
Technical Publishers.
MES (Maintenance Effectiveness Survey), referencia: Marshall Institute,
http://www.marshallinstitute.com/
BSI PAS 55, 2008. Publicly Available Specification, London.

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