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Procedimiento de Inspecciones Planeadas e Inopinadas

1. OBJETO
Establecer los estndares para la planificacin, ejecucin y seguimiento de
inspecciones de seguridad planeadas e informales.
2. ALCANCE
Aplica para todas las reas de la empresa, tanto operativas como administrativas.

3.- DEFINICIONES

Condicin Insegura (Subestndares/No-conformidad):
Cualquier desviacin o no cumplimiento respecto a las normas o requisitos
establecidos y aceptados para lograr mantener la marcha de los procesos productivos,
con un nivel de prdidas mnimas.

Accin Preventiva:
Es aquella accin tomada para eliminar las causas de las potenciales Condiciones
Inseguras, Subestndares o No-conformidades.

Accin Correctiva:
Es aquella accin tomada para eliminar las causas de las Condiciones Subestndares o
No-conformidades.


4.- ASPECTOS CRTICOS DE LAS INSPECCIONES

Existe una gran diferencia entre VER las condiciones fsicas y de funcionamiento
operacional que presenta E-M-A y OBSERVAR con actitud inquisitiva e imaginacin
objetiva cualquier anormalidad.

...constituye esto un peligro?,
...el trabajo se est realizando segn la calidad requerida?
...qu podra ocurrir?


5.- MODELO PARA LA EJECUCIN DE INSPECCIONES

5.1 CLASES DE INSPECCIN

La deteccin, anlisis, evaluacin y eliminacin de las condiciones inseguras,

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subestndares o no conformidades, puede ser llevada a cabo a travs de dos
clases de inspecciones, a saber:


5.1.1 INSPECCIONES INFORMALES

Se trata simplemente de la preocupacin que demuestra la gente al
realizar sus actividades normales. Los trabajadores tienen una
responsabilidad en comunicar los defectos y las condiciones
subestndares, ellos son los primeros en ver las cosas que ocurren, por
lo cual pueden a llegar a ser muy eficaces en la identificacin de
potenciales de prdidas. Un enfoque muy positivo es que los
trabajadores que detectan condiciones subestndares o no
conformidades deben tomar las medidas de control a su alcance e
informar a su jefatura directa para que ella tome las acciones definitivas.

Es una actividad que efecta de modo natural y constante la supervisin
de operaciones y los trabajadores al mismo tiempo que desarrolla su
trabajo habitual, en este tipo de inspecciones se detecta lo que "salta a
la vista", esto es lo que cae dentro de su campo visual y resalta en su
camino, recorrido o lugar de trabajo.

5.1.2 INSPECCIONES PLANEADAS

Es una actividad operativa que se realiza de modo sistemtico y
permanente, con el fin de detectar, analizar y controlar los riesgos
incorporados a las reas (medio ambiente, iluminacin, ventilacin,
ruido), Equipos/Maquinarias (componentes; partes de estructuras
daadas, partes sospechosas de falla interna, partes mal montadas o
soportadas, partes con falta de lubricacin, controles e indicadores de
posicin/operacin, partes de fuentes de potencia, componentes
sustituidos o modificados, derrames y manchas de fluidos, partes con
signos de fugas o filtraciones), Materiales/Insumos (materias primas,
instalaciones de sustancias peligrosas, explosivos), como as tambin
Evaluaciones de Orden y Aseo, Inspecciones originados por Organismos
Fiscalizadores de Salud y Ambiente que pueden afectar el
funcionamiento de los procesos productivos, comprometiendo los
resultados.

Las Inspecciones Planeadas pueden tomar las siguientes formas:

A. INSPECCIONES PLANEADAS GENERALES
Es un recorrido planificado a travs de un rea completa, con un
enfoque amplio e integral. Los supervisores/trabajadores que participan

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miran todo y cada cosa para buscar exposiciones a prdidas, dedicando
total atencin a la inspeccin. (No se realiza como algo adicional al
trabajo operacional que se ejecuta). Se utilizan listas de verificacin para
garantizar que se puede realizar una inspeccin completa; dentro de
este tipo de inspecciones se encuentran las de Orden y Aseo.

B. INSPECCIONES PLANEADAS ESPECFICAS
Son las inspecciones en las que intervienen varios niveles de la
administracin, tanto operativa como de asesora. Los encargados de
este tipo de inspecciones pueden ser encargados especialistas como ser:
de control de calidad, de ambiente, mecnicos, elctricos, especialista
en seguros, etc. Uno de sus mejores usos consiste en el control
peridico de las condiciones fsicas y de funcionamiento operacional,
durante los cuales ellos evalan las condiciones reales y de ser necesario
tomar medidas de control inmediatas.


5.2 ETAPAS DE LA INSPECCIN

Aunque existen varios tipos de inspecciones. El procedimiento es similar para
todas. Las etapas son: planear, preparar, ejecutar, registrar, adoptar acciones
de seguimiento. Estas se aplican en diferente grado, de acuerdo al tipo de
inspecciones.

5.2.1 PLANEAMIENTO

El apoyo que presta el INVENTARIO DE TEMS CRTICOS es fundamental
para el desarrollo de la actividad, considerando que entrega orientacin
sobre qu reas, Equipos/Maquinarias y Materiales/Insumos requieren
mayor atencin, en funcin del valor esperado de la prdida que podran
generar ciertos riesgos asociados a estos tems crticos.

En general se debiera considerar el siguiente criterio para determinar la
frecuencia de las inspecciones:
tems Sper Crticos: Atencin inmediata y control sistemtico.
tems Altamente Crticos: Atencin permanente.
tems Moderadamente Crticos: Atencin mensual.
La asignacin de un estndar o norma a la ejecucin de las inspecciones
debiera considerar, a su vez los siguientes aspectos:

* Verificar la cantidad de inspecciones que corresponder a cada
miembro de la lnea de mando.
* Definir los requisitos de calidad que se impondrn a estas
inspecciones.

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* Especificar las exigencias de registros, reporte y seguimiento que
sern aplicados sobre las condiciones subestndares o no
conformidades que se detecten, en funcin del riesgo que interesan a
las operaciones.
Todo lo anterior debiera traducirse en un programa calendarizado
(matriz) de las inspecciones planeadas.


5.2.2 PREPARACIN

La estructura de cartillas de inspeccin o "Check list" juegan un papel
fundamental en la deteccin de condiciones subestndares o no
conformidades en terreno, toda vez que entregan una orientacin sobre
todos los aspectos crticos que no deben pasarse por alto.
Es importante que las cartillas de inspeccin de reas,
equipos/maquinarias, materiales/insumos crticos establezcan los
estndares que ellos deben cumplir para un correcto funcionamiento.
Etapas bsicas de la preparacin:

* Revisin de informes de inspecciones anteriores y otros antecedentes
disponibles:
- Informes de especialistas: inspecciones planeadas, investigacin
de accidentes, protocolos de recepcin, etc.
- Ordenes de trabajo.
- Informes de novedades.

* Preparacin y/o complementacin de cartillas de verificacin que
utilizar en la inspeccin (check list):
- Listas que sern requeridas.
- Estndar a verificar.
- Aspectos crticos que no deben pasarse por alto.
* Decisin de la oportunidad de la inspeccin y de los requerimientos
de asesora para llevarla a cabo.

5.2.3 EJECUCIN

El hecho que las inspecciones estn bsicamente orientadas a detectar
Condiciones Subestndares o No-conformidades, no libera a la
supervisin de aplicar medidas sobre los actos subestndares que pueden
estar co-existiendo con esas condiciones.

El registro y reporte de la inspeccin realizada, es el medio con que
cuenta la lnea de supervisin y trabajadores para retroalimentar el
sistema de control administrativo-operativo con informacin relevante y

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permitir el seguimiento a la efectividad del control aplicado sobre los
riesgos.

La tarea de registrar y reportar inspecciones no debe transformarse en
una carga difcil de sobrellevar; si as ocurriera, significa que ser
necesario revisar lo adecuado del sistema burocrtico que se ha
establecido (formularios y flujos de la informacin).

5.2.4 REGISTROS

El Informe de la inspeccin debiera consistir, fundamentalmente, en:
* Especificacin de las condiciones subestndares o no conformidades
que se detectaron.
* Clasificacin del riesgo en cada caso.
* Definicin de los factores de trabajo que estn comprometidos en la
generacin de las condiciones subestndares o no conformidades
detectadas.
* Medidas preventivas o correctivas de control requeridas.
* Indicacin de la accin tomada por el supervisor.
* Aprobacin de la inspeccin por el jefe superior del
supervisor/trabajador que la ejecut.



5.2.5 SEGUIMIENTO

Cualquiera sea el tipo de inspeccin que realice la supervisin/trabajador,
si no hay seguimiento sobre los compromisos acordados, es imposible
comprobar si las medidas de control fueron puestas en prctica y
lograron el control requerido sobre el riesgo ya identificado.

5.2.6 EVALUACIN

La evaluacin o auditoria interna del programa de inspecciones planeadas
es un mecanismo esencial para producir el mejoramiento de la actuacin
directiva/operativa en estas actividades y hacer rentable el tiempo que
dedican a ellas.

6.- PREPARACIN, REVISIN Y APROBACIN

La preparacin de las listas de verificacin ser de responsabilidad de los encargados
de la Inspecciones Planeadas segn programa, el cual ser revisado y aprobado por el
Jefe Directo del rea respectiva.