PROCESO DE ENVO

DE DOCUMENTOS
VA E-MAIL
La informacin debe registrarse directamente en el formato de Outlook. No se deben
adjuntar memorandos con textos en Word.

Los datos que se registren en el cuerpo del texto, deben ser escritos de forma plana, es
decir, no se deben incluir cuadros, ni grficos.
ANEXOS
Cuando el e-mail contenga anexos que deben tramitarse en soporte
fsico, stos se entregarn directamente a la dependencia destinataria.
Todos los e-mails se radicarn sin requerirse de la entrega previa de
los anexos al Grupo de Administracin de Documentos.
La entrega del documento se debe efectuar una vez se reciba la
notificacin de radicacin del e-mail.
Los funcionarios que elaboren para aprobacin y envo por parte del
Jefe del rea una comunicacin oficial va e-mail, que anuncie la
remisin de anexos en soporte fsico, debern incluir en la lnea de
copia, el nombre de la persona que est tramitando la comunicacin
con su direccin de correo electrnico, entre parntesis. De esta forma
la persona encargada del trmite, recibir tambin, notificacin de la
radicacin efectuada y podr proceder a la entrega de los anexos al
destinatario, directamente.
* Solamente a nivel interno se podr remitir copia va e-mail de
comunicaciones oficiales.

Al medio externo (particulares y Entidades) se podr enviar copia
va e-mail, solamente si as lo ha manifestado el solicitante.
Se debe registrar en la lnea de copia el nombre y cargo del
destinatario y entre parntesis la direccin de correo electrnico.
Cuando no haya quedado manifiesta esta solicitud, se debe
proceder a elaborar una comunicacin impresa en original y copia
dirigida al particular o a la Entidad que debe enterarse del asunto,
para que sea radicada y entregada a su destinatario en soporte
fsico papel.
COPIAS
PRESENTACIN
DEL TEXTO DEL
E-MAIL
EN SOPORTE ELECTRNICO
CONTROL DE ANEXOS
EN SOPORTE FSICO
Cuando la comunicacin va e-mail contenga anexos, en lo posible
adjntelos en formato electrnico: Word, Excel, PowerPoint.

Si se encuentran en soporte fsico y el rea destinataria no los requiere en
soporte fsico, solicite que sean digitalizados con anticipacin al envo del
e-mail. Si no cuenta con scanner, solicite la colaboracin del Grupo de
Administracin de Documentos.
COPIAS A
FUNCIONARIOS
DE LA ENTIDAD
Cuando se anuncien copias va e-mail a los funcionarios de la
Entidad, diferentes a Directores de rea, Jefes de Oficina y
Coordinadores de la Direccin General, se debe registrar el nombre
del funcionario, el cargo y entre parntesis, la direccin de correo
electrnico.
COPIAS A
DESTINATARIOS
EXTERNOS