CENTRO CULTURAL SALVADOREO AMERICANO

ASISTENTE TCNICO BLINGE

MATERIA:
Archivo

TEMA:
Mtodo Variadex

MAESTRA:
Doris Garca

ALUMNOS:
Jonathan de Jess Barrera Cruz
William Bassily Mrida Montano
Vctor Alejandro Ramrez Molina
Ana Elizabeth Vsquez Amaya

FECHA DE ENTREGA:
Lunes 16 de junio de 2014




Sistema Alfabtico Variadex

e trata de un sistema alfabtico, completamente moderno, de marcadas ventajas
sobre otros sistemas. Es directo y de fcil expansin. El juego bsico de guas es
completo, pues cubre todo el alfabeto con veintinueve guas. Se puede ampliar
agregando guas adicionales con sub-divisiones que se usara en una gaveta; en dos
gavetas se usara cuarenta divisiones y se seguiran aadiendo divisiones segn las
necesidades del archivo.

Las caractersticas de este sistema son las siguientes
1. Las guas principales llevan rtulos sencillos y se colocan en la primera posicin.
2. Las guas especiales estn en la cuarta posicin y se usan para aquellos nombres
que tienen un gran volumen de correspondencia.
3. Las carpetas individuales estn en la tercera posicin.
4. Las carpetas miscelneas estn en la segunda posicin y detrs de las carpetas
individuales. Llevan el mismo rtulo alfabtico que la gua principal.

Caractersticas especiales
Se usa el color en las pestaas de las guas y en las pestaas de las carpetas para acelerar
la bsqueda de papeles y como verificacin para evitar archivar mal. El color de todas las
pestaas de las carpetas detrs de una gua es igual al color de la pestaa de la gua. Por lo
tanto, el empleado se dar cuenta de que est archivando mal si tratara de poner una
carpeta con una pestaa verde junto con carpeta que tienen pestaas amarillas. Los
colores estn en una secuencia de arco iris. El alfabeto se divide en cinco secciones.

Historia
El mtodo Variadex fue implementado por primera vez en 1966 en la empresa Remington
Rand, que comercializaba mquinas de escribir. En la empresa la produccin era
extremadamente lenta ya que manejaban mucha informacin y la almacenaban en
archiveros por orden alfabtico.

El problema era cuando las secretarias necesitaban un documento, tenan que examinar
cada documento de la letra inicial. Entonces, el dueo llamado James Rand Jr. Implement
un revolucionario proceso al que llamo Variadex.



S




ste consista en darle 5 colores estndar a cada letra, por ejemplo:
De Ba a Bd, Naranja
De Be-Bh, Amarillo
De Bi-Bn, Verde
De Bo-Bq , Azul
De Br-Bz, Violeta

El propsito de este mtodo era diferenciar claramente cada segunda letra de cada letra,
de esa forma la secretaria poda localizar rpidamente el documento. Los colores del
Variadex son slidos y deben contrastar entre ellos.
Este mtodo aceler en un 80% la produccin de Remington Rand, y desde ese entonces
este mtodo es utilizado en varias oficinas.
Tomado de:
-Color Keyed Variadex System (Sistema Variadex de guas de colores), Remington Rand
Office Systems Division, Sperry Rand Corporation, LBV 893, Rev. 2 (108-3K) EEUU, 1966
-The effect of color coding on performance of an alphabetic filing task (El efecto de los
cdigos de color en el desempeo del llenado en orden alfabtico) por Mster Bruce Gary
Koe, Universidad de Illinois 1966.

reas donde se aplica el mtodo variadex
En las escuelas se le facilita la tarea relacionada con la organizacin de los nombres de
alumno y su informacin acadmica se vuelve ms fcil su identificacin por la variacin
de color.
En la oficina al momento de archivar documentos como copias, y las facturas, recibos,
cheques cancelados, estados de cuenta, etc. Estas se ordenan y se separan por color para
que al momento de tomar un documento la persona sea sabedor de donde se encuentra.

Se utiliza tambin en la ubicacin de todo el fondo mediante unidades de instalacin ya
sean cajas, legajos o libros.
Tambin en la otra rea laboral como hospitales, constructora y documentacin
gubernamental, el mtodo variadex se utiliza para escrituras, rcords clnicos, planos de
construcciones, etc. de las oficinas de profesionales as como del gobierno.

Qu es el mtodo variadex?
Ese es el que tiene las letras del alfabeto representados por colores Diferente, o los
colores es proporcionar un grupo de letras buscar informacin. Los colores pueden variar
de un pas a otro, pero la Regla general es que los colores deben ser brillantes y
contrastantes.





Este mtodo se aplica en:
Este mtodo es alfabticamente que es un mtodo de color como elementos auxiliares se
utilizan no slo para facilitar el archivo, como la ubicacin de los documentos. En este
mtodo funciona con una clave que consiste en cinco colores, donde cada color
representa la segunda letra del nombre de la entrada y no la primera. Por lo tanto, en
cada letra del alfabeto de las carpetas pueden existir en los cinco colores de la llave. En
este mtodo es posible reducir la incidencia de errores de presentacin muy comunes en
el mtodo alf.

Recursos que se utilizan mediante el mtodo variadex
1. La correspondencia que se recibe y las copias de lo que se escribe en toda
oficina, y las facturas, recibos, cheques cancelados, estados de cuenta, etc.
2. Escrituras, rcords clnicos, planos de construcciones, etc. de las oficinas de
profesionales as como del gobierno.
3. Catlogos, libros recortes de peridicos y revistas.
4. Tarjetas con distintas informaciones.
5. Documentos varios como constancias de pago.