ASAS PENGURUSAN MESYUARAT

DEFINISI
Sebentuk komunikasi formal yang
dilakukan dalam sesuatu pertubuhan
yang bertujuan untuk membuat
sesuatu keputusan atau menyelesaikan
sebarang masalah berbangkit.
Mesyuarat yang sah harus dihadiri
dengan sebilangan ahli pertubuhan
berkenaan seperti mana yang
diperuntukkan dalam tataurusan
persatuannya.
TUU!N
Untuk memberikan maklumat
Untuk mendapatkan maklumat
Untuk mengumpulkan pengetahuan
Untuk men"apai keputusan
Untuk membentuk kerjasama
Untuk membin"angkan perkara#
perkara semasa
ENIS
$ jenis% # Tidak &asmi
# &asmi
eg% Mesyuarat a'atankuasa(
Mesyuarat !gung( Mesyuarat !gung )has(
Mesyuarat )has( Mesyuarat Tergempar.
!S!S *ENTIN+ *EN+U&US!N
MES,U!&!T
!da objektif
Mengikut ketetapan masa
)emudahan fi-ikal
Notis panggilan mesyuarat
)epakaran ahli
*erbin"angan positif
*eranan pengerusi
*eranan Setiausaha
Minit mesyuarat
*enyata ke'angan
Tindakan susulan
*E&!N!N *EN+E&USI
Menentu dan menghadkan bilangan
isu atau masalah
.utiran mesyuarat /eg% tarikh( masa(
tempat( senarai ahli0
!dil
Memastikan mesyuarat berjalan lan"ar
dan men"apai objektif
*E&!N!N SETI!US!1!
Meran"ang dan menyediakan Minit
Mesyuarat
Menghantar Notis *anggilan
Mesyuarat
Memastikan kemudahan asas lengkap
Membuat "atitan mesyuarat
*&2T2)23 D!3!M MES,U!&!T
Tatatertib dan susunatur bersesuaian
dengan jenis mesyuarat dan keramaian
ahli.
Notis *anggilan Mesyuarat
memuatkan butir#butir mesyuarat( isu
yang akan dibin"angkan( dan mesti
diedarkan 45 hari sebelum tarikh
mesyuarat.
Membentuk dan menyusun agenda.
# mengandungi perkara yang
hendak dibin"angkan untuk
memastikan perbin"angan
berjalan lan"ar.
*EN,EDI!!N MINIT MES,U!&!T
Dokumen yang melaporkan perkara#
perkara yang telah dibin"angkan serta
keputusan dan tindakan susulan yang
telah diberi perhatian dalam mesyuarat
yang lalu.
Format Minit Mesyuarat
Elemen penting penyediaan minit
mesyuarat.
# format *)*! $64774
# sediakan se"epat mungkin
# minit tepat
# tindakan susulan
# ada sistem pengesanan
# penutup
)E*IM*IN!N D!3!M MES,U!&!T
Mempunyai "iri#"iri seperti ber'iba'a(
dihormati( berbudi bahasa( berhemah(
bijaksana( adil dan tidak berat sebelah serta
menepati masa.
)ESIM*U3!N
*engurusan mesyuarat penting sebagai
landasan dan kejayaan sesuatu mesyuarat
bergantung kepada kerjasama serta komitmen
dari semua ahli agar ter"apai objektifnya.