Unidad 3

Tema 4. No conformidades - Acciones correctivas y

preventivas



No conformidades
Los resultados de las auditoras se reflejan en
notas de no conformidades u observaciones,
donde una no conformidad categora 1, es una
falta total de un requerimiento de la Norma del
sistema que no ha sido documentada y/o
implementado, resulta crtica en la operacin del
sistema de gestin, o una acumulacin de no
conformidades categora 2 dentro de un
requerimiento de la Norma, que identifica una
falla mayor del sistema dentro de dicho
requerimiento. Este tipo de no conformidad
suspende el proceso de certificacin hasta tanto
no sea resuelta.
Una no conformidad categora 2, es una falta ya sea en el cumplimiento o en el
control de un requerimiento de la Norma del sistema, que no resulta crtica en
la operacin del sistema de gestin.
a. Especificacin de las no conformidades

No conformidad: incumplimiento de un requisito.

No conformidad mayor o 1 (NCM): incumplimiento de un requisito, cuya
gravedad afecte en forma temporal o permanente la operacin del
sistema de calidad y/o la capacidad de producir resultados confiables.

No conformidad menor o 2 (NCm): incumplimiento de un requisito, cuya
gravedad no compromete en forma permanente la operacin del sistema
de la calidad y/o la capacidad de producir resultados confiables.


b. Registro de hallazgos (no conformidades y observaciones)

Todas las no conformidades y observaciones detectadas por el equipo
evaluador durante una evaluacin deben ser registradas en el formulario.



Se puede registrar hasta cuatro no conformidades/observaciones por
pgina del formulario y utilizar, tantas copias del mismo como sean
necesarias.

Para registrar cada no conformidad/observacin se le debe asignar
primero un nmero correlativo que se anota en el formulario. En otra
casilla se debe anotar la Norma, gua o criterio contra el cual se levanta la
no conformidad/observacin. En otra, se registra el requisito especfico.

Cuando se han registrado todas las no conformidades y observaciones, el
evaluador lder, debe firmar todas las pginas en el espacio reservado
para tal fin.

Durante la reunin de cierre, el evaluador lder debe presentar las no
conformidades/observaciones y asegurarse que el representante del
organismo evaluado rubrique todas las pginas como constancia de
aceptacin de las mismas.


c. Clasificacin de los hallazgos

En los procesos de evaluacin se distinguen los siguientes tipos de
hallazgos:

No conformidades mayores.
No conformidades menores.
Observaciones.

El equipo evaluador ser el encargado de adjuntar al informe de evaluacin
de las no conformidades (sin clasificarlas) y las observaciones registradas
durante la evaluacin in situ. Este informe debe ser entregado al
responsable del proceso de auditora de la empresa auditada.

El grupo de auditores tiene la responsabilidad de enmarcar las no
conformidades en la categora apropiada a medida que stas vayan siendo
reportados por el equipo evaluador. Esta definicin debe efectuarse en
reunin con el responsable del proceso de auditora de la empresa auditada.

Las observaciones pueden referirse a situaciones positivas y negativas. Las
observaciones positivas no precisan ser incluidas en el informe de
evaluacin, pero el evaluador lder debe reportarlas durante la reunin de
cierre.





d. No conformidades mayores

Se considera no conformidad mayor (NCM) a los hallazgos registrados en el
informe de evaluacin, que indique incumplimiento mayor de alguno de los
requisitos establecidos en las normas de acreditacin, los criterios o
reglamentos de acreditacin de la organizacin.

El equipo auditor no recomienda la concesin, mantenimiento, ampliacin o
renovacin de la acreditacin, mientras exista alguna NCM en el sistema de
la calidad de un solicitante.

Las NCM debe manejarse implantando acciones correctivas adecuadas. El
plan de acciones correctivas que el solicitante presenta a la organizacin,
debe tratar en primer lugar estas no conformidades.

Las NCM deben ser resueltas a satisfaccin del equipo evaluador antes de
proceder con las actividades posteriores a la evaluacin. Para verificar la
implantacin y efectividad de las acciones correctivas, el equipo auditor
puede requerir documentacin probatoria, o incluso programar evaluaciones
extraordinarias que se enfocarn prioritariamente en estas acciones.


e. No conformidades menores

Se considera no conformidad menor (NCm) a los hallazgos registrados en el
informe de evaluacin, que indiquen incumplimiento menor de alguno de
los requisitos establecidos en las normas de acreditacin, los criterios o
reglamentos de acreditacin de la organizacin.

Las NCm deben ser tratadas en el plan de acciones correctivas que el
solicitante presenta a la organizacin.

Cuando existan nicamente NCm u observaciones, el equipo auditor podr
recomendar la concesin, mantenimiento, ampliacin o renovacin de la
acreditacin al solicitante, previo anlisis y aprobacin del plan de acciones
correctivas. stas son verificadas durante las evaluaciones de seguimiento.


f. Diseo operativo de las no conformidades en el sistema de auditora

La figura presenta de manera genrica el diseo operativo de la
implementacin del procedimiento de deteccin y correccin de no
conformidades en una organizacin.









Deteccin e identificacin de una no conformidad. La deteccin se inicia
cuando el personal que participa o se vincula con el sistema de auditora
detecte no conformidades, va los requisitos establecidos para el sistema.

Informe de no conformidad. Una vez detectadas las no conformidades,
stas se identifican y registran en el informe de no conformidades y
posteriormente se debe informar al responsable del proceso, al que
pertenece dicha no conformidad.

Anlisis de las causas. Esta etapa corresponde a la revisin y anlisis de
las causas fundamentales de la no conformidad. El responsable del proceso
y el equipo directivo o quien corresponda, de acuerdo a lo establecido en el
sistema, debe realizar el anlisis de las causas de la no conformidad.

Eleccin de acciones correctivas propuestas. Se efecta sobre la base
de los resultados del anlisis de causas. Si el anlisis del problema de la no
conformidad amerita una accin correctiva, sta se debe definir y registrar
para su posterior implementacin, definiendo plazos y responsables.

Ejecucin de acciones correctivas. Esta etapa corresponde a la
implementacin de la accin correctiva seleccionada y registrada en la
etapa anterior.



Verificacin de accin correctiva. Una vez implementadas las acciones
correctivas se debe verificar que efectivamente se produjo un mejoramiento,
de lo contrario, se debe realizar una nueva accin correctiva que requiere
nuevamente ser verificada. Este proceso se repite hasta que la accin
correctiva sea efectiva y correctamente realizada.


Acciones correctivas y preventivas


La solicitud de acciones correctivas
es el vehculo para documentar las
desviaciones y fallas en el
cumplimiento de las especificaciones
detectadas durante la auditora. No
slo manifiesta los hallazgos de los
auditores, sino que contiene la
informacin preliminar que permite el
anlisis de la causa desde la raz. La
cantidad de informacin que ofrezca
la solicitud de acciones correctivas
debe estar de acuerdo con la
magnitud de la falla en el cumplimiento de las especificaciones. Si es un asunto
mayor, el auditor har que el gerente responsable se encargue de la
investigacin en detalle. Si la investigacin atraviesa fronteras funcionales, el
personal responsable de las otras reas formara parte de la investigacin. El
objetivo de documentar de manera formal los hallazgos en una solicitud de
acciones correctivas, consiste en asegurar que los problemas no se repitan.
Para ese fin, se revisaran los archivos de solicitud de acciones correctivas para
verificar si ese problema ya fue documentado en el pasado o no.


Ejemplo de documentacin de acciones correctivas:

Ejemplo 1.

Bien:

Entrevist a Juan y me explico que tena la impresin de que era posible
usar cualquier comps siempre y cuando se cumpliera con el trabajo, pero
que cuando terminaba un producto recurra a los compases calibrados. Le
explique que el procedimiento no indicaba esa distincin. Seala que
cualquier herramienta que se use en el rea de trabajo para tomar medidas
debe contar con una etiqueta de calibracin reciente. Le dije tambin que
eso tena sentido, pues si su comps no era preciso slo hasta que
terminara el trabajo descubrira que el producto era inadecuado. Le


recomend que revisara el procedimiento con otros trabajadores por si
acaso compartan la misma interpretacin.

Mal:

Juan intent decirme que no entenda el procedimiento, pero estoy seguro
que l es uno de esos que siempre quiere hacer las cosas a su modo. Hay
rumores de que es lento para aprender y oculta su mal desempeo con
quejas de que no ha sido bien capacitado. Recomiendo que se ponga a
prueba hasta que cambie y se apegue a las reglas.


Ejemplo 2.

Bien:

Coment con Susana la situacin al revisar las impresiones. Dijo que la
nueva revisin llego mientras se realizaba un trabajo, por lo que ella dej la
copia vieja en el archivo en caso de que los inspectores necesitaran verla.
Le mostr la parte en la que el procedimiento seala que las copias viejas se
deben archivar y es posible ir al archivo de planos para consultar las
versiones anteriores. Al comentar ms tarde con Susana el sistema de
archivo de contratos, parece ser que el sistema no apoya tan bien la
produccin como debiera. Dice que tiene en una libreta de notas para las
revisiones de Martin Company, pues hacen revisiones dos o tres veces
durante un trabajo. Recomiendo que se revise el procedimiento de cambio y
revisin de solicitud, para asegurarse de que abarque lo que sucede en la
actualidad con los clientes.

Mal:

Susana tena una excusa muy endeble al decir que dej las copias a
disposicin de los inspectores. En realidad, es una floja a la que le gusta
hacer sus propios registros. Ya vieron las libretas que garabatea? Creo que
sus sistemas de archivo son un desastre. Era mejor cuando poda ir a tomar
los planos que se quisieran.


Actividades a seguir en acciones correctivas

1. En caso de encontrar no conformidades, las acciones correctivas propuestas
en el plan son evaluadas por el auditor lder para verificar la correccin de
las no conformidades. Esta actividad debe quedar registrada. El auditor tiene
un plazo de cinco das hbiles para evaluar el plan y responder al
responsable del rea auditada.



2. Una vez levantadas las no conformidades a satisfaccin del auditor lder,
ste solicita al encargado de la calidad los documentos de la auditora y
anexa al informe de auditora la informacin correspondiente a las acciones
correctivas. Luego, el auditor lder devuelve al encargado de la calidad los
documentos de la auditora.

3. El encargado de la calidad debe registrar en el plan de auditora, la fecha de
recepcin del informe con el cierre de las no conformidades.



Control del documento

Nombre Cargo Dependencia Fecha
Revisin
Lina Lorien
Rivera Cruces
Instructor virtual
Centro de Gestin
Agroempresarial del
Oriente
Regional Santander
Diciembre
de 2012
Adaptacin
Paola Andrea
Bobadilla
Gutirrez
Guionista -
Lnea de
produccin
Centro Agroindustrial
Regional Quindo
Mayo de
2013