LANGKAH-LANGKAH MANAJEMEN KESEHATAN

Dalam menjalankan fungsi manajemen, ada 4 tahapan yaitu:

1. Planning (Perencanaan)
2. Organizing (Pengorganisasian)
3. Actuating (Pelaksanaan)
4. Evaluating and Controlling (Pengawasan)

1. Planning (Perencenaan)
Perencanaan merupakan tahapan terpenting dalam manajemen karena
tahapan ini akan mempengaruhi tahap-tahap manajemen lainnya. Jadi bisa
dikatakan bahwa tahap perencanaan merupakan landasan dasar dari tahapan
manajemen secara keseluruhan dan tuntunan terhadap proses pencapaian tujuan
secara efisien dan efektif.
Perencanaan manajerial akan memberikan pola pandang secara menyeluruh
mengenai semua pekerjaan yang akan dijalankan, siapa yang akan menjalankan
pekerjaan tersebut, dan kapan akan dijalankan. Perencanaan manajerial terdiri
dari dua bagian utama yakni:
Perumusan strategi
Ditetapkannya tujuan dan kebijaksanaan umum organisasi oleh top manajer
suatu organisasi. Baik penetapan tujuan jangka panjang maupun jangka
pendek berdasarkan analisis situasi di luar dan di dalam organisasi itu sendiri.
Penerapan strategi
Merupakan penentuan upaya dan strategi yang harus diterapkan guna
mencapai tujuan yang sudah dirumuskan. Termasuk juga pemilihan alternatif
tindakan yang terbaik untuk mencapai tujuan organisasi. Implementasinya
bisa dikerjakan sepenuhnya oleh para manajer operasional dan dikoordinasi
oleh manajer menengah (middle manajer).
Jadi, perencanaan kesehatan merupakan sebuah proses untuk merumuskan
masalah-masalah kesehatan yang sedang berkembang di masyarakat,
menentukan kebutuhan dan sumber daya yang tersedia, menetapkan tujuan
program yang paling pokok, dan menyusun langkah-langkah praktis untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dengan adanya sebuah perencanaan manajerial ini, maka nantinya para staf
dan pimpinan akan merasakan beberapa manfaat yang dihasilkan, diantaranya:
Mereka akan mengetahui mengenai tujuan yang ingin dicapai organisasi dan
bagaimana cara mencapainya
Akan mengetahui jenis dan struktur organisasi yang dibutuhkan
Jenis dan jumlah staff yang dibutuhkan beserta uraian tugasnya
Sejauh mana keefektivitasan kepemimpinan dan pengarahan yang diperlukan
Bentuk dan standar pengawasan yang akan dilakukan
Selain itu, para staf maupun pimpinan juga perlu memahami mengenai
keuntungan yang bisa diperoleh, begitu juga dengan kelemahan yang dimiliki
dari tahapan perencanaan.
Keuntungan:
Berbagai macam aktivitas organisasi akan dapat dilakukan secara teratur
karena perencanaan ini sifatnya terstruktur
Perencanaan akan mengurangi atau menghilangkan jenis pekerjaan yang tidak
produktif
Perencanaan juga dapat dipakai untuk mengukur hasil kegiatan yang telah
dicapai karena dalam perencanaan telah ditetapkan berbagai standar. Sehingga
kita bisa tahu kegiatan atau pekerjaan apa sajakah yang sudah berhasil
diselesaikan
Perencanaan memberikan suatu landasan pokok langkah-langkah manajemen
yang lainnya, terutama pada tahapan pengawasan. Karena pada saat
mengevaluasi kita bisa melihat dan meninjau kembali apakah pekerjaan yang
dilakukan sudah sesuai dengan rencana awal atau bahkan justru terjadi
penyimpangan
Kelemahan:
Perencanaan yang baik akan memerlukan sejumlah dana yang besar
Perencanaan mempunyai hambatan psikologis bagi pimpinan dan staf karena
harus menunggu dan melihat hasil yang akan dicapai
Perencanaan menghambat timbulnya inisiatif dan tindakan yang harus diambil
oleh staf karena gagasan baru maupun tindakan baru harus ditunda sampai
perencanaan berikutnya setelah semua perencanaan yang disusun diawal telah
tercapai semua



Proses Perencanaan
1. Analisa Situasi
Analisa situasi dilakukan dengan pendekatan SWOT yaitu; strength,
weakneesses, oppurtunity, dan treath.Dalam melakukan analisa situasi kita
harus mengetahui kelemahan, kekuatan, kesempatan dan ancaman untuk
program atau tujuan yang akan kita capai.
2. Identifikasi Masalah
Dalam mengidentifikasi masalh kesehatan perlu dilakukan identifikasi
terhadap masalah kesehatan apa yang sedang dihadapi masyarakat, masalah
apa yang paling sering dihadapi, faktor-faktor yang menyebabkan masalah
kesehatan, kapan masalah kesehatan tersebut tinggal, kelompok masyarakat
yang seperti apa paling banyak menderita masalah kesehatan, di mana tempat
paling banyak terjadinya masalah kesehatan tersebut, dan dampak apa yang
memungkinkan terjadi jika maslaah kesehatan tersebut tidak segera ditangani.
Sumber masalahnya sendiri dapat diperoleh dari berbagai cara yaitu
laporan-laporan kegiatan dari program kesehatan yang ada, surveilance
epidemiologi, survai kesehatan yang khusus diadakan untuk memperoleh
masukan perencanaan kesehatan, dan hasil kunjungan lapangan supervisi.
3. Menentukan Prioritas Masalah
Penentian prioritas masalah dapat dilakukan dengan teknik scoring dan
nonscoring.Melalui teknik scoring yaitu memberi nilai atau scor terhadap
masalah tersebut dengan menggunakan ukuran atau parameter seperti
prevalensi penyakitnya atau besarnya masalah, berat ringannya masalah
kesehatan akibat yang ditimbulkan oleh masyarakat tersebut, kenaikan atau
meningkatnya prevalensi, keinginan masyarakat untuk menyelesaikan
masalah tersebut, keuntungan sosial yang diperoleh bila masalah tersebut
diatasi.Melalui teknik nonscoring dengan cara diskusi kelompok atau disebut
juga Nominal Group Tecnique ( NGT ).Ada dua NGT yaitu delphie
Technique dan Delbeq Technique. Delphie Technique yaitu masalah-masalah
yang didiskusikan oleh sekelompok orang yang mempunyai keahlian yang
sama, sedangkan delbeq Technique yaitu menetapkan prioritas dengan
melakukan diskusi kelompok dengan orang yang berbeda keahlian.
4. Menentukan Tujuan Program
Suatu tujuan operasional manajemen harus diketahui segalanya secara
jelas, seperti kegiatan apa yang akan dikerjakan, sasarannya siapa, kejelasan
waktu menyelesaikan program, bagaimana prosedur kerjanya, alasan kegiatan
tersebut dikerjakan, dan di mana serta kapan kegiatan tersebut dilaksanakan
semuanya harus jelas.
5. Menetapkan Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan adalah uraian tentang kegiatan-kegiatan yang akan
dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.Pada umumnya
kegaitan mencakup 3 tahap pokok yaitu ; kegiatan pada tahap persiapan, pada
tahap pelaksanaan dan pada tahap penilaian.

2. Organizing

Organizing atau pengorganisasian adalah suatu langkah untuk menetapkan,
menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan, penetapan tugas-tugas dan
wewenang seseorang atau staf dan pendelegasian wewenang dalam rangka mencapai
tujuan organisasi. Melalui pengorganisasian ini, seluruh sumber daya yang ada baik
sumber daya manusia maupun sumber daya yang bukan manusia dapat dipadukan
atau disinkronkan untuk dapat digunakan seefisien mungkin untuk mencapai tujuan
organisasi yang ditetapkan.

Langkah-langkah pengorganisasian
Ada enam langkah atau aspek penting dalam fungsi pengorganisasian
1. Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf
2. Membagi tugas dalam bentuk kegiatan-kegiatan pokok untuk mencapai tujuan
organisasi
3. Pembagian tugas staf harus sesuai dengan keahlian dari masing-masing staf
4. Menetapkan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh para staf dan
menyediakan fasilitas yang diperlukan oleh staf
5. Memilih staf yang dipandang mampu melaksanakan tugas
6. Mendelegasikan wewenang

Hal yang paling pokok dalam pengorganisasian adalah pembagian tugas.
Apabila pembagian tugas sudah dilakukan dengan baik, jelas dan sesuai dengan
kemampuan staf, maka staf akan menjadi suatu kelompok kerja yang kompak.
Dengan adanya pembagian tugas yang jelas dan spesifik, kelompok kerja tersebut
akan mempunyai spesialisasi tugas yang lebih terarah. Staf akan berusaha
mengembangkan pengetahuan dan ketrampilannya untuk melaksanakan tugasnya
untuk mencapai tujuan yang diinginkan suatu organisasi tersebut.
Dalam pengorganisasian perlu dilakukan pengembangan. Pengembangan
suatu organisasi adalah suatu kegiatan yang perlu dilakukan secara terus-menerus
sehingga akan mampu mendinamisir proses manajemen karena kegiatan
pengembangan ini akan mempunyai dampak untuk lebih memacu fungsi dari
manajemen secara berkelanjutan.
Pengembangan organisasi ini merupakan upaya dari pihak manajer untuk
mengembangkan stafnya dengan harapan untuk lebih meningkatkan kapasitas
organisasi yang dipimpinnya untuk memecahkan masalah. Pengembangan organisasi
ini dapat dilakukan dengan pengefektifan gaya kepemimpinan manajer, hubungan
yang harmonis antara pimpinan dan stafnya, meningkatkan kepuasan kerja staf dan
semangat kelompok.

3. Actuating
Pada tahap ini, rencana yang telah dibuat pada tahap planning mulai
dikerjakan oleh orang-orang yang sudah ditunjuk pada tahap organizing. Seorang
manajer mengarahkan, mengoordinasikan dan memotivasi stafnya untuk menjalankan
program-program tersebut. Manajer juga membimbing staf agar untuk
mengoptimalisasi keterampilan dan pelayanan stafnya agar tujuan yang sudah dibuat
dapat tercapai sesuai dengan indikator keberhasilan yang telah dibuat.
Dalam menjalankan program yang sudah direncanakan, seorang manajer harus
memiliki 4 kapasitas yang sangat berpengaruh dalam tahap ini, yaitu:
1. Produktif
Seorang manajer tidak boleh hanya bisa memberi instruksi dan perintah.
Manajer harus memiliki suatu technical skill dan sifat individual producer
sehingga selain memerintah, dia juga dapat melakukan apa yang
diperintahkannya, menjadi seorang produsen dan dapat menjadi contoh bagi
stafnya. Manajer juga harus harus memiliki kemampuan human relation yang
baik karena dalam memberikan instruksi, komunikasi sangat penting sehingga
tidak ada perasaan lebih inferior atau direndahkan karena instruksi yang
diberikan kepada mereka.



2. Implementatif
Program atau kegiatan yang sudah dibuat harus dijalankan seperti yang telah
direncanakan. Seorang manajer harus membuat sebuah jadwal kerja untuk
stafnya, dan jadwal itu harus dijalankan dengan baik untuk mencapai tujuan.
Manajer harus bersifat disiplin dan pintar dalam berkoordinasi dengan
stafnya.

3. Inovatif
Dalam menjalankan program atau kegiatan, akan selalu ada perubahan
terhadap lingkungan baik dari masyarakat maupun dari stafnya. Seorang
manajer harus memiliki kemampuan untuk merespon perubahan yang terjadi
dengan membuat suatu inovasi-inovasi. Inovasi ini dibuat untuk
menyesuaikan program dengan perubahan yang terjadi agar tetap dapat
dijalankan dan tidak berhenti.

4. Integratif
Seorang manajer juga harus dapat mengintegrasikan strategi yang dimilikinya
dengan pemikiran yang dimiliki oleh stafnya. Dengan mengintegrasikan
strategi ini, maka terbentuklah strategi kelompok yang diharapkan dapat
mengembangkan program dan kegiatan suatu organisasi.

4. Controlling / Pengawasan dan Pengendalian
Fungsi pengawasan dan pengendalian ini merupakan fungsi terakhir dari
proses manajemen, namun fungis ini memiliki kaitan yang erat dengan ketiga fungsi
yang lainnya, terutama fungsi perencanaan. Standar keberhasilan suatu kegiatan perlu
dituangkan dalam bentuk target taerget yang nantinya harus dicapai. Apabila dalam
pelaksanaanya terdapat kesenjangan atau penyimpangan harus diatasi sedini
mungkin, dan dilakukan pencegahan dan pengendalian oleh pemimpin.
Ada beberapa penilaian keberhasilan program yang dijalankan dalam suatu
puskesmas. Seperti melihat pada tolak ukurnya, tujuan operasional, dan prosedur
kerjanya. Jenis pengawasan yang biasanya dilakukan dapat berupa pengawasan
structural atau fungsional. Fungsi pengawasan ini ada pada seseorang yang menjabat
sebagai pemimpin. Dimana semakin tinggi tingkatan manajer maka akan semakin
luas pengawasannya. Peran pemimpin disini adalah melakukan pengawasan terhadap
seluruh kegiatan staf dibawah koordinasinya.
Dalam melakukan pengawasan terdapat beberapa cara untuk mndapatkan
suatu data, antara lain :
a. Pengamatan langsung : pada hal ini si pemimpin terjun langsung ke
lapangan untuk memantau dan mengawasi dari tugas tugas stafnya.
Pengamatan dilakukan dengan membandingkan hasil pengamatan dengan
standar program yang telah dibuat. Cara ini merupakan cara mendapatkan
data dengan kualitas terbaik. Namun diperlukan motivasi tinggi dari
pemerintah untuk mau terjun langsung ke lapangan.
b. Laporan lisan : laporan ini disampaikan oleh staf atau pengaduan
masyarakat. Cara ini terbatas hanya pada informasi tentang kemjuan
program ataukah oenyalahgunaan wewenang oleh staf. Sehingga
pemimpin harus memiliki kepekaan dalam menangkap informasi lisan ini.
c. Laporan tertuis : laporan tertulis merupakan laporan yang dibuat oleh staf
tentang hasil kegiatannya. Laporan ini terbatas hanya dari hal hal yang
dianggap penting oleh staf. Sehingga kualitasnyapun tidak sebaik dengan
cara lainnya.


DAPUS : Muninjaya, A.A. Gde. 2004. Manajemen Kesehatan. Jakarta : EGC.