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GTD

Organis é

et Branch é !

GTD: succ è s chez les geeks!

Prononcez dji ti di : c est devenu un v é ritable

phé nom è ne en Am é rique et sur internet. Les é changes abondent sur la meilleure faç on de pratiquer GTD, les adeptes

s encouragent mutuellement à respecter la discipline du syst è me de David Allen.

Les branch é s de

technologie - les geeks ” - se sont empar é s du concept et

l adaptent aux derniers gadgets et aux nouveaux logiciels.

N é anmoins beaucoup en sont

revenus au carnet de moleskine, ou, plus trendy, au hipster PDA (des ches retenues par un trombone ),

avec l accessoire indispensable,

le space pen ( qui ne fuit pas et

é crit dans toutes les positions ) .

Au del à des modes, GTD

rafra îchit de vieux principes

organisation : à vous d en tirer le meilleur

d

parti!

Happy

GTD!

Les recettes de l organisation personne " e remises au go û t du jour.

personne " e remises au go û t du jour. GTD: Getting Things Done! Comme son

GTD: Getting Things Done!

Comme son nom l indique, cette m éthode d organisation personnelle met l accent sur la

r é alisation. Il s agit d abord

d avancer, d abattre les t âches les unes aprè s les autres, en é tant compl ètement concentr é sur ce que l on est en train de faire.

GTD se distingue ainsi de nombreuses m é thodes

d organisation qui traitent plut ô t des priorit é s.

Les points clefs de GTD:

v ider son esprit, traiter

rationnellement tout ce qui arrive pour en faire des actions

é l é mentaires que l on ré alisera

e cacement par contexte.

que l ’ on r é alisera e ffi cacement par contexte . 1 ) VIDER

1 ) VIDER SON ESPRIT

Souvent, nous ne sommes pas concentr é s sur ce que nous faisons, car plein d autres choses nous occupent l esprit. Premier pas vers plus d ecacit é et moins de stress: se

d é barasser de toutes ces pens é es

parasites en les con ant à notre syst è me d organisation personnelle.

Ces pens ées qui d é tournent notre atention apparaissent à tout moment: il faut

donc pouvoir s en d ébarrasser partout, à tout instant!

t t
t
t

Tout moyen est bon: papier, post it,

é l é phone, PDA, message

é l é phonique, gri onnage sur la main A condition de s int ègrer dans un syst ème de toute con ance!

2 ) TRAITER TOUT CE QUI ARRIVE

Pour faire con ance à notre syst è me d organisation, il faut dabord que les entr é es ne se perdent pas.

Commenç ons par identi er toutes ces entr é es:

e - mail, message té l é phonique, post it, courrier,

pense - b ê te au fond dune poche

pour les co$ ecter, en utilisant des boites o ù nous allons tout rassembler.

Le mieux est de faire la liste de toutes ces

boites d entr é es, pour les balayer r é guliè rement et

s assurer que l on na rien oubli é .

Organisons nous

Avant de traiter tout ce que nous avons

collect é, notons tout ce qui nous encombre encore

l esprit et rajoutons le dans la boite!

encore l ’ esprit et rajoutons le dans la boite! Avoir l ’ esprit tranqui "e

Avoir l esprit tranqui "e pour ê tre ecace Etre systé matique pour garder l esprit tranqui " e!

3 ) PR ÉVOIR LES ACTIONS SUIVANTES

En partant du dessus de la pile, traitons rapidement chaque point.

1 ) Attention, il est interdit de

remettre dans la boite!

2 ) Mettons à la poube $ e tout ce

qui ne n écessite pas d action et ne nous sera pas utile: soyons diligent, tout cela ne risquera plus d encombrer notre bureau, notre inbox ou notre esprit!

3 ) Pas d action, mais info utile dans le futur: classons dans des dossiers r é f érences .

4 ) A voir peuttre un jour quand nous aurons le temps: classer dans un dossier % igo .

le temps: classer dans un dossier “ % igo ” . 5 ) Il y a

5 ) Il y a quelque chose à faire, mais c est à d é l é guer: d él é guons et classons dans un dossier at - tente ré ponse . 6 ) Cela n écessite plus d une ac - tion é l é mentaire: cr é ons un pro- jet à classer dans le dossier pro - jets et d é terminons la premiè re action à mener

7 )

actions é l é mentaires tiré es de notre boite. 8 ) R éalisons tout de suite ce qui prend moins de 2 minutes.

Qui rejoint la liste des autres

PRINCIPE: DÉ COUPER EN ACTIONS É L É MEN- TAIRES

Le premier principe de GTD

é tait de se vider l esprit, le deuxi è me est de tou t ramener à des actions

é l é mentaires.

de tou t ramener à des actions é l é mentaires . Nous avons naturellement tendance

Nous avons naturellement tendance à repousser les actions compliqué es, les projets, parce que nous

savons que nous allons ê tre d é rangé s, ou que nous reculons devant la masse de choses à faire, ou encore nous ne savons pas par quoi commencer. GTD nous dit de tout ramener à des actions

é l émentaires, que nous allons e ectivement

pouvoir r éaliser : les projets complexes vont ainsi avancer plus spontan ément!

Une action é l é mentaire est concrè te : quand elle est faite, elle est ré ellement termin ée! Evitons les intentions vagues, transformons les en é tapes

mesurables.

vagues, transformons les en é tapes mesurables. Notre boite d ’ entr é e est d

Notre boite dentr é e est

d ésormais vide - attachons - nous à la vider

plusieurs fois par jour! Nous allons maintenant nous concentrer sur le paquet actions

é

l émentaires suivantes pour l organiser

e

cacement.

4 ) ORGANISER LES ACTIONS PAR CONTEXTES

Prenons notre ToDo Listdactions

CONTEXTES Prenons notre “ ToDo List ” d ’ actions é l é mentaires à mener,

é l émentaires à mener, et rangeons la par contextes, une autre notion clef de GTD.

Un contexte est une situation donn é e, où nous sommes bien plac é s pour faire certaines choses - et pas d autres! La liste des contextes est tr è s personnelle, elle va dé pendre de l organisation, des outils et de la vari é t é des situations pour chacun.

Quelques exemples de contextes: @Té l é phone, @Ordinateur, @Maison, @Courses - en -ville etc

Mais on peut aussi avoir @Boss, @Equipe

- en - ville etc Mais on peut aussi avoir @Boss, @Equipe On peut d é

On peut d é tailler :

@Internet, @E - mail

Et nous avions d é j à @Attente - r é ponse. Lastuce consiste à trouver l ’é quilibre e cace entre spé ci c - it é et complexit é A chacun ses contextes!

AGIR PAR CONTEXTE

et complexit é A chacun ses contextes! AGIR PAR CONTEXTE Nous voil à pr ê ts

Nous voil à pr êts à agir e cacement!

Lorsque nous sommes dans un

contexte donn é ( mettons au t é -

l é phone ) , nous avons une liste

toute pr ê te dactions concrè tes

qui peuvent ê tre ex écut é es tam - bour battant, sans é tat d ’âme ni

r éfl exion pr éalable.

Si la pile est un peu haute, un tri rapide s impose, par importance,

urgence

ou envie!

La clef de la productivit é via GTD est l à : les e orts de

r éflexion et de pr éparation

sont s é par ées de l ex é cution, qui est elle - mê me optimisé e par situation = contexte.

5 ) MENER DES REVUES HEBDOMADAIRES

La clef de voute du syst è me est la revu e hebdomadaire, qui nous permet de faire le point et pré parer le travail à venir.

de faire le point et pr é parer le travail à venir. revue, commen ç ons

revue, commen ç ons

par collecter dans notre boite d entr é e tout ce qui tra î ne, et comme dhabitude, tout ce que nous avons en

Pour cette

t ê te. Reprenons les projets et d éterminons les

actions é l é mentaires suivantes à mener. Examinons notre agenda pass é et à venir pour y lister les actions pas encore recens é es, par exemple les compte - rendus à ré diger, les r é unions

à pr é parer. Passons en revue ce qui est au frigo .

R éfléchissons aux priorit és. Et nalement

mettons à jour nos listes d actions par contextes.

La revue hebdomadaire est essentielle, l ’ expérience montre aussi que l ’ on a
La
revue hebdomadaire est
essentielle, l ’ expérience montre aussi que
l ’ on a tendance à l ’ escamoter
Soyons disciplin és pour être e ffi caces!

Les outils de GTD

& M É THODES , GTD Les outils de GTD HI - TECH VS PAPIER La

HI -TECH VS PAPIER

La prolif ération de d ébats sur internet à propos de GTD pourrait faire penser que c est un syst ème r é serv é aux geeks , ces fans de gadgets et de technologie. Il nen est rien : papier et stylo reprennent m ê me un service appré ci é!

Sur

l ordinateur ou le PDA, il sera

plus di cile de mettre plusieurs documents c ô te -à- cô te, mais nous pourrons ais ément copier/ coller des notes, relier des documents, trier et retrouver

facilement actions, contextes, mots clefs.

Pour commencer, il faut

pouvoir vider son esprit ” à tout moment. Certains notent tout sur leur PDA, mais un petit carnet est souvent plus pratique et moins cher! Astuce : se laisser des messages sur son propre

t

é crire.

Pour g érer projets, listes

é l é phone quand on ne peut pas

d actions et contextes, m é thode informatique et m é thode manuelle ont chacune leurs atouts.

Nous pouvons facilement manier des ches papier, les

é taler sur la table pour avoir une vue densemble, les trier en quelques secondes.

une vue d ’ ensemble, les trier en quelques secondes. É CH É ANCIER : 43

É CH ÉANCIER : 43 DOSSIERS

43 dossiers : 31 jours et 12 mois qui permettent de ranger les actions et documents

correspondants que lon a d é cid é de diffé rer. Peut

ê tre utilisé sous forme papier et/ou informatique.

ê tre utilis é sous forme papier et/ou informatique. Pratique à condition de bien l ’

Pratique à condition de bien l utiliser chaque jour et d e ne pas repousser des vagues !

PROCESSUS FORMALIS É

Traç ons un diagramme avec les é tapes à suivre, en repr ésentant par exemple chacune des boites d entr é e : c est une bonne fa çon de

s assurer que l on na rien oubli é et de pratiquer notre syst è me avec con ance. Voir exemple.

Alternativement, des check- list peuvent jouer le mê me r ô le.

me avec con fi ance. Voir exemple . Alternativement, des check - list peuvent jouer le

HIPSTER PDA

comme Parietal Disgorgement Aid!

Paquet de ches de couleur tenues par un clip, ce PDA

provocateur et peu co û teux nen est pas moins

facilitent et acc él è rent grandement les choses.

Catégories

Avec Lotus Notes, par

exemple, il est possible d aecter plusieurs cat égories à une action. Ce qui permet entre autres

d attribuer à une action

e ffi cace! Utilisons les
e ffi cace!
Utilisons
les

donn é e une cat égorie pour son contexte, et une autre caté gorie pour le projet auquel elle appartient.

Drapeaux, priorités, dates

di ffé rentes couleurs pous sé parer notes, actions, projets, contextes

Facile - et impressionnant -

de sortir les bonnes ches en

r é union pour faire un point concis sur un projet!

Au bureau, nous pouvons

é taler les ches ou les mettre sur un tableau mural pour tout avoir sous les yeux.

mettre sur un tableau mural pour tout avoir sous les yeux. En fi n, peu de

En n, peu de risques que les batteries du Hipster PDA

s

s e ace ou qu il soit la cible dun pickpocket

’é puisent, que la m é moire

LES + DE LINFORMATIQUE

Quelques atouts pour contre -

balancer la exibilité visuelle des

ches papier :

Copier/ coller et liens

Avec une organisation papier, il faut consciencieusement noter

o ù sont rang é s les documents li é s à une action. Sur ordinateur, hyperliens et copier/ coller

Autant de moyens de distinguer les actions à mener imm é diatement, de celles qui

sont di ffér é es ou au frigo, et de

g é rer les priorit és.

Fonction recherche

C est l atout le plus puissant

de l ordinateur et du PDA. Entrons @Pierre en note de toute action ayant à voir avec Pierre. Le croisons - nous? Quelques secondes pour chercher @Pierre, et nous avons sous les yeux tout ce dont nous voulons lui parler!

Autre exemple : en prenant des notes en ré union, rajoutons # aux points o ù nous devons faire quelque chose. Recherchons #, et nous retrouverons facilement tous ces points pour les transformer en actions ou projets.

Restons simples!

Le principal danger est de

trop compliquer le syst ème et

d aboutir à une gestion

impossible et consommatrice de temps. Gardons à l esprit la simplicit é de GTD, une simplicit é tourn ée vers la productivit é de lex écution.

LE MAIL ET GDT

Facile! Cr éons des boites par contexte, frigo, en attente, sans oublier dutiliser largement la poubelle!

GTD : recettes

Rien ne nous oblige à appliquer GTD à la lettre, mais gardons à l’esprit les grands principes qui peuvent nous aider à améliorer notre organisation.

Vidons notre esprit

Notons ce qui l’encombre pour le

traiter ensuite dans notre organisation personnelle.

Organisons les entrées

Créons des “boites” qui collectent tout ce qui arrive, et traitons les régulièrement.

Découpons en actions élémentaires

Pour avancer concrètement et ne pas se demander par quoi commencer

Agissons par contexte

Pour optimiser notre efficacité dans une situation donnée.

Revoyons nos plans

Un temps pour agir, un temps pour planifier!

Ne pas avoir à réfléchir pour agir est un gage de productivité, inversement il faut absolument réserver du temps pour tout revoir et préparer nos actions.

Evitons d’é parpiller les infos et les syst è mes Choisissons papier ou PDA et
Evitons
d’é parpiller les infos
et les syst è mes
Choisissons papier ou
PDA et g érons tout
avec!

Ré f é rences

Le gourou de GTD!

Lun des nombreux sites internet sur GTD.

gourou de GTD! • 43 FOLDERS L ’ un des nombreux sites internet sur GTD. Ericlodi

Ericlodi, avril 2006