Estructura del PMBOK

Por Mauricio Morales, PMP

El Project Management Institute (PMI) cre, en 1996, la primera edicin de A Guide to
the Project Management Body of Knowledge llevando al mundo un documento que, poco
a poco, fue calando en las industrias y en la administracin de proyectos, convirtindose
en un estndar avalado por ANSI en el ao 2000 con su segunda edicin. Actualmente,
en su cuarta edicin de 2008, el PMBOK es el documento de referencia obligado para
cualquier persona que desee mejorar su gerencia de proyectos, certificarse o
simplemente incrementar el xito de sus proyectos; y para cualquier organizacin que
desee implementar procesos y metodologas eficaces para lograr el xito de sus
proyectos.
El boom del PMBOK se da desde el ao 2000 cuando tuvo lugar una fuerte importante
evolucin del estndar (y cuando se empez a cobrar, ya que el de 1996 haba sido
gratuito).
El PMBOK compite con otros modelos de gerencia de proyectos como el de la
Association for Project Management (APM) y Prince (en Reino Unido); sin embargo, se ha
posicionado a nivel mundial como estndar de gerencia de proyectos y las certificaciones
otorgadas sobre este, como Certificate Associate in Project Management (CAPM) y
Project Management Professional (PMP) son las ms reconocidas por las empresas y
las ms buscadas por los practicantes.
El PMBOK es un compendio de mejores prcticas, agrupadas de cierta manera,
heredadas de diversas industrias y disciplinas que conforman un modelo metodolgico. El
PMBOK en s no es una metodologa que deba ser seguida al pie de la letra; de hecho,
el mismo documento, indica que los procesos y sus relaciones deben ser personalizados
a las necesidades del proyecto y de la empresa. El PMBOK es slo una gua, muy
completa y elaborada, de lo que normalmente un gerente de proyectos debe llevar a cabo,
explicado en un buen nivel de detalle y separando procesos que normalmente se llevan a
cabo de forma simultnea.
Como modelo, el PMBOK no nos indica cmo se hacen las cosas, al igual que CMMi
pero es ms explcito que ste en la definicin de los procesos o prcticas a llevar a cabo,
estableciendo una serie de entradas, tcnicas y salidas para cada uno.
ESTRUCTURA
El PMBOK establece la administracin de proyectos como un conjunto de nueve reas
de conocimiento que deben ser dominadas por el Project manager y que contienen una
serie de procesos que corresponden a los pasos necesarios para que sean
completamente cubiertas. Cada proceso establece unas entradas (documentos), tcnicas
(mejores prcticas) y salidas (nuevamente documentos). Tanto las entradas como las
salidas conectan a los diferentes procesos entre s para formar una completa red sobre la
que se puede establecer una metodologa.
El PMBOK puede verse de dos formas diferentes, cual si fuera una matriz que puede
leerse por columnas o filas. La forma estndar como est estructurado el documento
establece reas de conocimiento. La forma til para el gerente de proyectos y la
organizacin es, sin embargo, por grupos de procesos de Inicio, Planeacin, Ejecucin,
Control y Cierre.
REPRESENTACIN POR REAS DE CONOCIMIENTO
Las reas de conocimiento definidas en el PMBOK son:
Gestin de Integracin Procesos requeridos para integrar todas las
actividades, documentos y recursos del proyecto.
Gestin de Alcance Procesos requeridos para identificar todo el trabajo
requerido y slo el trabajo requerido para obtener los entregables del proyecto y
cumplir los objetivos.
Gestin de Tiempo Procesos requeridos para asegurar que el proyecto es
finalizado a tiempo.
Gestin de Costos Procesos requeridos para asegurar que el proyecto es
finalizado dentro de un presupuesto aprobado.
Gestin de Calidad Procesos requeridos para asegurar que el proyecto cumple
los requerimientos y necesidades por los cuales fue emprendido.
Gestin de Comunicaciones Procesos requeridos para asegurar la generacin,
distribucin, almacenamiento y disposicin ltima de toda la informacin del
proyecto, a tiempo y de forma adecuada.
Gestin de Recursos Humanos Procesos requeridos para administrar
eficientemente la gente que participa en el proyecto.
Gestin de Riesgos Procesos requeridos para identificar, analizar y responder
efectivamente a los riesgos del proyecto.
Gestin de Adquisiciones Procesos requeridos para adquirir bienes y servicios
fuera de la organizacin del proyecto.
Cada rea de conocimiento incluye varios procesos que se presentan en la siguiente
tabla:

Ilustracin 1 - reas de Conocimiento de la Gerencia de Proyectos con sus Procesos
Internos
REPRESENTACIN POR GRUPOS DE PROCESO
Como se puede apreciar en el segmento anterior, la estructura del PMBOK por reas de
conocimiento da una interesante clasificacin de procesos y conocimientos a ser
dominados por el lder de proyectos pero, seamos honestos, es difcil seguir esta
estructura a lo largo de un proyecto. Es como intentar armar un rompecabezas con las
piezas hacia abajo, cuando no se aprecia una conexin entre las mismas, ms all de su
forma.
Debido a la aparente desconexin entre procesos y reas, el PMBOK tambin define
una estructura por grupos de procesos. Estos grupos son simplemente la secuencia lgica
que sigue cualquier proyecto: Inicio, Planeacin, Ejecucin, Control y Cierre.
La secuencia de los grupos de procesos vari de la planteada en PMBOK 1996 y 2000 a
la descrita en las ediciones 3 y 4. A continuacin presentamos ambas representaciones.

Ilustracin 2 - Representacin de Grupos de Procesos en PMBOK 1996 y 2000
En esta representacin el nfasis se encuentra en las interrelaciones de los grupos de
procesos, en donde se evidencia un ciclo permanente entre planeacin, ejecucin y
control que claramente indica que la planeacin no est escrita sobre piedra y que debe
ser modificada de acuerdo a la situacin del proyecto en un momento particular.

Ilustracin 3 - Representacin de Grupos de Procesos del PMBOK 2004 y 2008
En esta ltima representacin se ha llevado la estructura de procesos a una forma acorde
con el modelo de mejoramiento continuo de Edward Deming, PHVA, promulgado desde la
versin 2004. Evidencia tambin un ciclo entre planeacin y ejecucin pero siempre sobre
una base permanente de seguimiento y control.
Dentro de cada uno de los grupos de proceso se encuentran ahora los procesos de las
reas de conocimiento, conectados entre s de una manera secuencial y lgica, que
permite un seguimiento natural por parte del gerente de proyecto y determina una forma
de evolucin del proyecto y de los documentos.
A continuacin presentamos los procesos subyacentes dentro de los grupos de procesos:

Ilustracin 4 - Procesos de Inicio del Proyecto segn el PMBOK 2008

Ilustracin 5 - Procesos de Planeacin del Proyecto segn el PMBOK 2008

Ilustracin 6 - Procesos de Ejecucin del Proyecto segn el PMBOK 2008

Ilustracin 7 - Procesos de Control del Proyecto segn el PMBOK 2008

Ilustracin 8 - Procesos de Cierre del Proyecto segn el PMBOK 2008