ASPECTE MANAGERIALE

MANAGEMENTUL CALITATII
Potrivit reglementrilor europene, Calitatea reprezint totalitatea performanelor i
caracteristicilor unui produs sau serviciu care determin capabilitatea acestuia de a satisface
cerinele directe sau implicite ale consumatorului.
Pentru nelegerea corect a problemelor referitoare la calitate i la managementul calitii este
necesar s se defineasc n acord cu standardele internaionale - o serie de termeni, astfel:

a) Termeni generali

entitate:
Ceea ce poate fi descris i luat n considerare n mod
individual (o entitate poate fi o activitate sau un proces, un
produs, o organizaie, un sistem sau o persoan, sau orice
combinaie a acestora).
proces
*)
:
Ansamblu de resurse i activiti independente care transform
datele de intrare n date de ieire (resursele pot include
personal, faciliti, echipamente, tehnici i metode etc.)
procedur:
Mod specificat de efectuare a unei activiti. O procedur
conine scopurile i domeniul de aplicare a unei activiti; ceea
ce trebuie fcut i de ctre cine; cnd, unde i cum trebuie
efectuat activitatea; ce materiale, echipamente, precum i
domeniile n care trebuie utilizate; cum trebuie controlat i
nregistrat activitatea.
serviciu:
rezultat generat de activiti la interfaa dintre furnizor i
client, precum i de activiti interne ale furnizorului pentru
satisfacerea nevoilor clientului.





b) Termeni referitori la
calitate:
Calitate*:
Ansamblu de proprieti i caracteristici ale unei entiti care i
confer acesteia aptitudinea de a satisface necesiti exprimate
i implicite ale utilizatorului / beneficiarului / clientului.

Definiia reprezint o form succint i elocvent a ansamblului definiiilor formulate mai
nainte. Necesitile exprimate se refer la obinerea performanelor sau calitilor
produsului cuprinse n referenialul de prezentare care pot fi msurate sau care pot fi
verificate n funcionarea acestuia (exemplu: viteza maxim a unui automobil, consumul
orar de combustibil etc.). Necesitile implicite depind printre altele de cultura specific a
consumatorului, de aptitudinile acestuia de a folosi produsul i chiar de unele aspecte mai
particulare, cum ar fi ilustrarea standardului de via al acestuia (prin folosirea unor produse
de firma). Ansamblul de proprieti i caracteristici ale unui produs este formulat:
n comenzi, contracte, solicitri directe dintre beneficiar (utilizator /consumator/client) i
productor;
prin standarde sau norme, acestea exprimnd sau garantnd un nivel optim pentru
consumatori, reglementnd documentaia tehnic comun, acordul asupra cerinelor,
metodelor de control, limitari ale unor caracteristici impuse de necesitati de protectie a
sanatatii persoanelor sau mediului etc.;
ca stare de fapt deteterminat de produse existente pe pia i ale cror caracteristici,
performane, proprieti trebuie avute n vedere n cazul unor solicitri echivalente sau de
nlocuire, de perfecionare.

Necesitile sunt, de regul, transpuse n caracteristici cu criterii specificate i pot include
aspecte privind:

performana;
aptitudinea de utilizare;
disponibilitatea, fiabilitatea, mentenabilitatea;
securitatea;
mediul: natural sau antropic;
considerente economice i estetice;
condiii ale societii (respectiv obligaii rezultate din legi, reglementri, reguli, coduri,
statute i din alte considerente)

Clas:
categorie sau rang atribuit entitilor care au aceeai utilizare
funcional, dar au condiii referitoare la calitate diferite.
Conformitate; satisfacerea condiiilor specificate.
Neconformitate nesatisfacerea uneia sau mai multor condiii specificate.
Defect:
nesatisfacerea unei condiii sau a unei ateptri rezonabile referitoare
la o utilizare prevzut, inclusiv la securitate.

Verificare:
confirmare prin examinare i furnizare de dovezi obiective (observaii,
msurtori, ncercri) a faptului c sunt satisfcute condiiile
specificate.
Validare:
confirmare prin examinare i furnizare de dovezi obiective a faptului
c sunt satisfcute condiiile particulare pentru o anumit utilizare
prevzut.
c) Termeni referitori la
sistemul calitii: Politica n
domeniul calitii:
obiectivele i orientrile generale ale unei organizaii
(definit ca i corporaie, companie, ntreprindere sau
instituie, sau o parte din aceasta, cu statut de societate pe
aciuni sau nu, public sau privat, care are propriile sale
funcii i propria sa administraie) n ceea ce privete
calitatea, aa cum sunt exprimate de managementul la
nivelul cel mai nalt.
Management-ul calitii: ansamblul activitilor funciei generale de management
care determin politica n domeniul calitii, obiectivele
i responsabilitile pe care le implementeaz n cadrul
sistemului calitii prin mijloace cum ar fi: planificarea
calitii, controlul, asigurarea i mbuntirea calitii.
Sistemul calitii: structuri organizatorice, proceduri, procese i resurse
necesare pentru implementarea managementului calitii
Planificarea* calitii: activiti care stabilesc obiectivele i condiiile referitoare
la calitate, precum i aplicarea elementelor sistemului
calitii.
*)Planificarea sistematic este o cerin de baz pentru managementul efectiv al calitii n
orice organizaie. nainte ca un sistem de management total al calitii s poat fi dezvoltat,
este necesar finalizarea unei analize preliminare care s evidenieze faptul c exist o
structur organizatoric a calitii iar resursele sunt disponibile.
Condiiile referitoare la
calitate:
exprimare a necesitilor sau transpunere a acestora ntr-un
ansamblu de condiii exprimate calitativ sau cantitativ,
referitoare la caracteristicile unei entiti, cu scopul de a
permite realizarea i examinarea acesteia.

Controlul** calitii: tehnici i activiti cu caracter operaional, utilizate pentru
satisfacerea condiiilor referitoare la calitate.
**)Controlul calitii se refer la introducerea i meninerea sub control a procesului
tehnologic aplicat pentru realizarea produsului. Procesele tehnologice includ problemele de
calitate referitoare la asigurarea resurselor (materiale, energetice, umane, financiare),
pregtirea fabricaiei, fabricaia propriuzis, La acestea se adauga inspecia de calitate pe
fluxul de fabricaie i cea final, ambalarea, manipularea, depozitarea, inscriptionarea, livrarea
i service-ul.


Asigurarea calitii***: ansamblul activitilor planificate i sistematice
implementate n cadrul sistemului calitii i demonstrate,
att ct este necesar, pentru furnizarea ncrederii c o
entitate va satisface condiiile referitoare la calitate.
***)Obiectul asigurrii calitii vizeaz realizarea treptat a calitii produsului n toate
procesele parcurse de acesta.
mbuntirea calitii: aciuni ntreprinse n ntreaga organizaie pentru creterea
eficacitii i eficienei activitilor i proceselor n scopul
de a asigura avantaje sporite, att pentru organizaie, ct i
pentru toate prile interesate.
Managementul calitii
totale:
mod de management al unei organizaii, concentrat asupra
calitii, bazat pe participarea tuturor membrilor acesteia i
care realizeaz un succes pe termen lung prin satisfacerea
clientului, precum i avantaje pentru toi membrii
organizaiei i pentru societate.
Manualul calitii:
document care prezint politica n domeniul calitii i
descrie sistemul calitii al unei organizaii.
Planul** calitii: document care precizeaz practicile, resursele i
succesiunea activitilor specifice referitoare la calitate,
relevante pentru un anumit produs, proiect, contract.


d) Termeni referitori la
instrumente i tehnici: Bucla
calitii:
model conceptual de activiti independente care
influeneaz calitatea n diferite etape, ncepnd cu
identificarea necesitilor i terminnd cu evaluarea
satisfacerii acestora.
Costuri referitoare la
calitate:
costuri pentru a se asigura i a asigura o calitate
satisfctoare precum i pierderile suferite atunci cnd nu s-
a realizat o calitate satisfctoare.
Pierderi datorate calitii: pierderi cauzate de nevalorificarea potenialului resurselor
n procese i activiti.
Supravegherea calitii: monitorizri i verificri continue ale stadiului unei entiti
i analiza nregistrrilor (documente care furnizeaz dovezi
obiective ale activitilor efectuate sau ale rezultatelor
obinute) n scopul de a se asigura c sunt n curs de
satisfacere condiiile specificate.
Auditul calitii: examinare sistematic, independent i documentat
permind obinerea de probe i evaluarea obiectiv a
acestora, pentru a stabili n ce msur criteriile de audit sunt
satisfcute, dac activitile referitoare la calitate i
rezultatele obinute satisfac dispoziiile prestabilite, precum
i dac aceste dispoziii sunt implementate efectiv.. Auditul
nu trebuie confundat cu supravegherea calitii, cu inspecia
pe fluxul de fabricaie sau cu cea final.
Aciuni:
preventive, corective, tratarea neconformitii, derogare
nainte / dup fabricaie, reparare etc.


MANAGEMENTUL MEDIULUI
Managementul de mediu este managementul acelor activitati ale unei firme care are sau pot avea
un impact asupra mediului.
Sistemul de management de mediu este o componenta a sistemului de management general care
include structura organizatorica, activitatile de planificare, responsabilitatile, practicile si
procedurile, procesele si resursele pentru elaborarea, implementarea, realizarea analizarea si
mentinerea politicii de mediu.
Un sistem de management de mediu reprezint un instrument managerial prin care se urmrete
asigurarea funcionalitii i a aplicrii continue a unui plan sau a unor proceduri de management
de mediu, precum i conformarea cu obiectivele i intele de mediu.
Sistemul de management de mediu este un instrument de indentificare si de rezolvare ce ofera
organizatiilor o metoda de organizare/ administrare sistematica a activitatilor lor de management,
produsele si serviciile si ajuta la atingerea obligatiilor si performantelor de mediu.
Activitatile firmei care au sau pot avea un impact asupra mediului se refera la:
Fabricile producatoare implicate in extractia materiilor prime din mediu si prelucrarea lor. Ca
rezultat al proceselor de productie rezulta diverse forme de deseuri (solide, lichide, gazoaze) in
mediul inconjurator.
Activitatile legate de procesul de fabricatie (intretinerea, infrastructura, ambalarea si
transportul) au impact asupra mediului.
Marfurile ce sunt fabricate si depozitate
Companiile furnizoare de servicii ce utilizeaza diverse produse si energie pentru oferirea
serviciilor lor.
Pentru un management de mediu eficient in cadrul acestor activitati se utilizeaza instrumente
voluntare de genul ISO 14000, EMAS, SA 8000, CERES.
Seria ISO 14000 - Organizatia Internationala de Standardizare a dezvoltat o serie de standarde
voluntare in domeniul managementului de mediu care sunt unanim recunoscute ca fiindseria ISO
14000.


Aceasta serie de standarde se adreseaza urmatoarelor aspecte ale managementului de mediu:
o Sisteme de Management de Mediu specificatii si ghid de utilizare (ISO 14001)
o Ghid privind principiile, sistemele si tehnicile de aplicare (ISO 14004)
o Ghid pentru audit de mediu (ISO 14010 ISO 14015)
o Etichete si declaratii de mediu (ISO 14020 ISO 14024)
o Evaluarea performantei de mediu (ISO 14031)
o Evaluarea ciclului de viata (ISO 14040 ISO14043)

Seria de standarde ISO 14000 a fost dezvoltata de Organizatia Internationala pentru
Standardizare in scopul de a stabili cerintele primare pentru Sistemele de Management de Mediu.
Scopul seriei 14000 este acela de a promova protectia mediului din punctual de vedere al
intereselor socio-economice. ISO 14001 a fost finalizat in septembrie 1996 si este acum
implementat de companii pretutindeni in lume. El specifica cerintele pentru un sistem de
management al mediului, pentru a permite unei organizatii se formuleze o politica si obiective
tinand cont de cerintele legislative si informatia despre impacturile semnificative de mediu.
Globalizarea problemelor de mediu provoaca ingrijorari din ce in ce mai mari. Companiile sunt
din ce in ce mai interesate sa realizeze si sa demonstreze o performanta ecologica sanatoasa prin
controlarea impactului activitatilor, produselor si serviciilor lor asupra mediului. Ele efectueaz
"auditri" pentru a aprecia performanta lor ecologica. Totusi, aceste auditri singure nu sunt
suficiente pentru a asigura o organizatie ca performanta ei nu numai ca intruneste, dar va intruni
si in viitor cerintele legale.
Standardele Managementului Mediului (cum ar fi EMAS-ul si seriile de standarde ISO 14000)
constituie un etalon dupa care organizatiile si companiile isi pot masura performanta. In acelasi
timp, opinia publica a devenit din ce in ce mai preocupata de problemele mediului inconjurator
acestea fiind adesea reflectate in comportamentul consumatorilor, care isi exprima interesul
pentru produsele care nu sunt daunatoare pentru mediu. In acest fel a aparut eticheta ecologica
care ofera informatii despre impactul produs asupra mediului, promovand produsele cu impact
redus.
Relatia dintre mediu si activitatile socio-economice se poate prezenta sintetic astfel:
Evaluarea impactului pe care activitatile economico-sociale il au asupra mediului se realizeaza
pe 2 directii principale:
- una cu caracter obligatoriu consta in obtinerea de catre agentii economici a unor avize,
acorduri, premise de functionare in raport cu institutiile abilitate pe linia protectiei mediului. In
aceasta situatie formele de evaluare a impactului ecologic sunt reglementate prin legislatia cadru
nationala de mediu i detaliate prin legislatia secundara i tertiara nationala din domeniile
respective;
- cealalta, cu caracter voluntar, prin care agentii economici, stimulati de anumite avantaje
potentiale, se angajeaza sa-i imbunatateasca performanta de mediu. In acest caz formele de
evaluare a impactului ecologic sunt reglementate de standardele mentionate (seria ISO 14000,
SA8000, EMAS, Ecoetichetarea) care au o recunoastere la nivel international, european si
national.

MANAGEMENTUL RISCURILOR


Managementul riscului reprezint un element al sistemului de control intern, cu ajutorul
cruia sunt descoperite riscurile semnificative din cadrul universitii, scopul final fiind
meninerea acestor riscuri la un nivel acceptabil.
Principalele obiective ale managementului riscului sunt:
- s menin ameninrile n limitele acceptabile;
- s ia decizii adecvate de exploatare a oportunitilor;
- s contribuie la mbuntirea globala a performantelor.

Managementul riscului este un proces continuu i ciclic bazat pe activiti de control i
monitorizare permanenta, ceea ce presupune:
- stabilirea obiectivelor universitii corespunztor nivelelor ierarhice ale acesteia;
- identificarea riscurilor care pot afecta realizarea obiectivelor, respectarea regulilor i
regulamentelor, ncrederea n informaiile financiare, protejarea bunurilor, prevenirea i
descoperirea fraudelor;
- definirea categoriilor de riscuri (externe, operaionale, privind schimbarea), precum i a
riscului inerent, riscului rezidual i apetitului pentru risc;
- evaluarea probabilitii ca riscul s se materializeze i a mrimii impactului acestuia;
- monitorizarea i evaluarea riscurilor, precum i a gradului de adecvare controalelor
interne.

Gestionarea riscurilor se bazeaz pe analiza factorilor de risc care permite personalului de
conducere din cadrul universitii s cunoasc riscurile ce ar fi posibil s afecteze atingerea
obiectivelor.
n urma acestei analize care trebuie realizata sistematic, odat la 6 luni, cu privire la
activitile desfurate n cadrul universitii pentru atingerea obiectivelor, este necesar s se
elaboreze planuri corespunztoare de prevenire a riscurilor ct i pentru limitarea posibilelor
consecine ale acestora i s fie stabilite persoanele responsabile cu aplicarea planurilor
respective, precum i responsabili de risc care s gestioneze riscurile aferente acestor obiective.
Prevederile prezentului standard ofer i informaiile necesare ntocmirii procedurilor de
elaborare a Registrului de riscuri, aplicaie esenial n gestionarea riscului.
Managementul riscului n cadrul instituiei se realizeaz prin intermediul a opt componente
interdependente care reprezint ceea ce e necesar pentru atingerea obiectivelor, acestea sunt:
1. Mediul intern
Mediul intern al universitii reprezint fundaia tuturor celorlalte componente ale
managementului riscului pe care le influeneaz n mod decisiv. Mediul intern cuprinde mai
multe elemente, inclusiv infrastructura, tehnologia utilizat, structura organizatoric a
universitii, valorile etice, competenta i dezvoltarea personalului, stilul de conducere, modul de
desemnare a autoritii i responsabilitii, existenta unei culturi a riscului.

2. Stabilirea obiectivelor
Pentru a se realiza un management eficient al riscului, conducerea trebuie s stabileasc n
prealabil obiective corespunztoare pentru toate nivelele universitii, aliniate i corelate cu
strategia stabilit n cadrul acesteia.

3. Identificarea i evaluarea evenimentelor / cauzelor
Pentru a se stabili dac sau cnd un eveniment va avea loc sau care va fi rezultatul acestuia,
conducerea universitii trebuie s in seama de factorii externi i interni ce pot s influeneze
apariia respectivului eveniment. Factorii externi pot fi de natura economic, operaional,
ecologic, politic, social sau tehnologic. Factorii interni reflecta opiunea conducerii i includ
elemente legate de mediul intern.

4. Identificarea i evaluarea riscurilor
Identificarea riscului are ca scop anticiparea acestora i includerea informaiilor despre riscuri n
procesele decizionale. Nu se pune problema identificrii precise a tuturor riscurilor care s-ar
putea manifesta, o lista completa a acestora fiind imposibil de elaborat, ci trebuie identificate
doar riscurile principale. Riscul care a fost identificat va fi specificat concret. Specificarea
riscului este mai eficace atunci cnd conine factorii generatori, circumstane i consecine.


5. Reacia la risc
Conducerea universitii identific opiunile de care dispune pentru a rspunde riscului i
analizeaz efectele acestor opiuni asupra probabilitii i impactului unui risc, n strns legtur
cu disponibilitatea pentru risc i raportul cost-beneficiu, iar ulterior concepe i implementeaz
aciunile de rspuns la risc. Aceste etape parcurse de conducerea universitii sunt pri
integrante ale gestionrii riscurilor i contribuie la aducerea nivelului de risc n limitele de
tolerant agreate.

6. Activitile de control
Politicile i procedurile care ajuta la buna punere n practic a reaciilor la risc reprezint
activiti de control. Aceste activiti se regsesc n universitate, la toate nivelele i n toate
funciile.

7. Informaii i comunicare
Informaiile care pot proveni att din surse interne, ct i externe, sunt necesare la toate nivelele
universitii pentru a identifica, evalua i reaciona la risc, n scopul atingerii obiectivelor.







MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Managementul proiectelor implic planificarea, organizarea, conducerea, coordonarea i
controlul activitilor i resurselor necesare pentru ndeplinirea unui obiectiv definit, de obicei
n limitele unui anumit timp i buget.

Aceste lucruri se efectueaz cu ajutorul unor tehnici de management i al unei echipe de
management, conduse de un manager de proiect (Project Manager, PM) al
organizaiei/organismului care pune n aplicare proiectul. PM este persoana care i asum
responsabilitatea global pentru coordonarea unui proiect, indiferent de mrimea acestuia, astfel
nct s se obin rezultatele ateptate n limitele unui anumit buget i timp.

Proiectele exist n tot felul de activiti tipice ale afacerilor, cum ar fi: sistemele de
informaii, construcii, marketing, cercetri industriale, protecia mediului.

Sarcinile principale ale managementului proiectelor includ:
stabilirea obiectivelor,
mprirea lucrrilor pe subproiecte i activiti bine definite,
urmrirea secvenial a acestora prin intermediul unor scheme/ diagrame,
stabilirea unui grafic de timp,
a unui buget,
coordonarea echipei, raportarea i
comunicarea permanent.


Proiectul este un instrument al schimbrii, fiind n acelai timp unic.
Un proiect are un nceput i un sfrit clar definite. Pentru a ajunge de la nceputul la sfritul
proiectului, trebuie ndeplinii o serie de pai sau faze.
Proiectele folosesc resurse alocate special derulrii lor (resurse umane, materiale, de timp i
bani). Resursele umane au la baz o serie de caliti, specializri/calificri i abiliti personale.
Rezultatele finale implic obiective identificabile, de calitate i performane specificate n
proiect.
Proiectul are un scop precis. Scopul depinde de dimensiunea proiectului; el determin cte
resurse, ct timp i ct de mare este produsul final al proiectului. Pentru atingerea obiectivelor
propuse proiectele urmeaz o abordare planificat, organizat. Pentru desfurarea unui proiect
este nevoie de un conductor Managerul de Proiect (conduce o echip de oameniechipa
managerului de proiect).

Succesul tuturor proiectelor este rezultatul unui echilibru ntre trei elemente:
timp;
resurse;
rezultate.



Din punct de vedere al clientului/beneficiarului, la sfritul proiectului apare un al patrulea
factor:
satisfacia clientului din punct de vedere al calitii.


Cele cinci faze/procese de baz ale unui proiect sunt urmtoarele:
iniierea;
planificarea/proiectarea/organizarea;
execuia/construcia;
controlul/revizuirea;
terminarea/punerea n funciune.