Manben - Format Pengkajian Bencana

Emergency Capacity Building (ECB)
Project Consortium Indonesia

Manual Book for:
ECB Joint Needs Assessment (JNA)

Buku Panduan Manual untuk:
Kaji Cepat Terpadu atas Kebutuhan

September 2012


Manual Book for:


September 2012

TABLE OF CONTENTS

This manual handbook has four main sections, both in English and Bahasa.
Buku panduan manual ini memiliki empat bagian utama, baik dalam versi Bahasa
Inggris dan Bahasa Indonesia.

Section 1 : Methodology and Guidelines for the Joint Needs Assessment (JNA) .................... 1
Section 2 : Joint Needs Assessment (JNA) Questionnaire Key Informant (KI) /
Community Group (CG) .................................................................................................................17
Section 3 : Joint Needs Assessment (JNA) Questionnaire Key Informant (KI) /
Community Group (CG) - Instruction ....................................................................................24
Section 4 : Joint Needs Assessment (JNA) Direct Observation (DO) .............................................36
Annex : ECB Consortium Indonesia DREP .............................................................................................. i

Bagian 1 : Metodologi dan Panduan Kaji Cepat Terpadu atas Kebutuhan .............................39
Bagian 2 : Kuesioner Kaji Cepat Terpadu atas Kebutuhan Narasumber Kunci / Diskusi
Kelompok ...............................................................................................................................................56
Bagian 3 : Kuesioner Kaji Cepat Terpadu atas Kebutuhan Narasumber Kunci / Diskusi
Kelompok - Instruksi Pengisian ................................................................................................63
Bagian 4 : Kaji Cepat Terpadu atas Kebutuhan Observasi Langsung .....................................76
Lampiran : Konsorsium ECB Indonesia DREP ............................................................................................ x

PREFACE

Humanitarian response has become core
mandate for many international non
government organizations (INGO) working in
the developing countries, particularly in
countries considered prone to disaster like
Indonesia. In the past, INGOs in Indonesia
would respond to disaster using their own
strategy, tools and approach, independently
from each other; and coordination and
information sharing during the response
period was very rare. As a result, it was not
unusual for INGOs and even the government
to use different information as the basis for
response. It was also common to find
overlapping of responses and assistance in
one place, while other affected areas were
under-served. Not to mention the poor
quality of the response as it was designed not
based on reliable or appropriate data.

The Emergency Capacity Building (ECB)
project , which started in 2005 with the pilot
phase and then continued in 2008 until now,
was designed to improve the capacity of the
ECB member organizations speed, quality
and accountability in emergency response.
Being operational in a disaster prone
country and having lots of experience in
responding to various types and scales of
disasters in Indonesia, ECB Indonesia
consortium has identified early on the need
and importance of having accurate and
reliable data in order to design high quality
and accountable emergency response
interventions.

After a lengthy, dynamic, complicated (and
sometimes painful) process at both ECB
Indonesia and global levels, ECB Indonesia
consortium has finally completed the
development of a Joint Needs Assessment
tools (JNA), along with the guideline and
methodology, that can be used by
humanitarian actors to conduct emergency
needs assessment and collect data and
information on the scale and impact of the
disaster. Use of single, uniform tools will help
the emergency responders in obtaining
compatible and reliable data and information
that can be shared among the humanitarian
actors and government agencies for making
decision on the response strategies and/or
interventions.

The Joint Needs Assessment (JNA) tool is one
of the ECB Projects tangible outputs that
hopefully will contribute to the improvement
of quality of the humanitarian responses in
Indonesia and in other countries.

As the lead agency for ECB Indonesia
consortium, CRS would like to thank all ECB
Indonesia member organizations and their
focal points for all of their hard works,
contribution and support to the development
and finalization of the JNA. Our sincere
gratitude also goes to ACAPS for their
continuous technical support and guidance
from the beginning of the JNA conception
through the completion of the tool and
guidance. The success of JNA development
and introduction to wider humanitarian
communities in Indonesia would not have
been possible without the support of
UNOCHA Indonesia who in many instances
had advocated, to government agencies and
other international and national
humanitarian organizations in Indonesia, for
the use of JNA in emergency response.

Thank you,

Catholic Relief Services (CRS)

INTORDUCTION

This manual, ECB Joint Needs Assessment
(JNA), was produced as part of the
Emergency Capacity Building (ECB) Project
as a guidance on carrying out a joint (multi-
agency, multi-sector) needs assessment (JNA)
in the Indonesia context. The ECB Project
itself is a global humanitarian initiative led by
six international agencies working through
five ECB consortia. Since 2005, the project
has sought to improve the speed, quality and
effectiveness of emergency preparedness and
response in the humanitarian community by
building capacity at the field, organizational
and humanitarian sector levels. The key
principles of collaboration, partnership and
non-duplication frame the way that
participating agencies work together.

ECB Consortium Indonesia has developed a
rapid Joint Needs Assessment (JNA)
methodology and tool in consultation with
the Government of Indonesia and the United
Nations Office for Coordination of
Humanitarian Affairs (UNOCHA) Country
Team. This methodology includes pre-
agreements between actors to deploy a
common approach, a standard data collection
template, and a database for the management
and analysis of data.

This manual aims to provide information on
the methodology and on the use of JNA tool
(questionnaires, direct observation form).

ECB Project hopes this manual will assist
humanitarian community and Government of
Indonesia on conducting a rapid needs
assessment to be able to provide
humanitarian responses which will be timely,
efficiently, effectively and at appropriate
scale and scope.

PENDAHULUAN

Buku petunjuk ini, Kajian Cepat Terpadu atas
Kebutuhan (Joint Needs Assessment) dari
ECB, dibuat sebagai bagian dari Emergency
Capacity Building Project (Proyek
Pembangunan Kapasitas untuk Situasi
Darurat) sebagai panduan dalam
melaksanakan kajian terpadu (multi-
lembaga, multi-sektor) atas kebutuhan dalam
konteks Indonesia. ECB Project sendiri
merupakan sebuah inisiatif kemanusiaan
global yang dilakukan bersama oleh enam
lembaga internasional yang bekerja melalui
lima konsorsium ECB. Sejak tahun 2005,
proyek ini telah berupaya untuk
meningkatkan kecepatan, kualitas dan
efektivitas kesiapsiagaan dan tanggap
darurat di komunitas kemanusiaan dengan
membangun kapasitas di tingkat lapangan, di
tingkat organisasi dan di tingkat sektor
kemanusiaan. Prinsip-prinsip kunci untuk
kerjasama, kemitraan dan menghindari
duplikasi menjadi dasar untuk
mengembangkan metode untuk bekerja sama
bagi lembaga-lembaga yang berpartisipasi.

ECB Konsorsium Indonesia telah
mengembangkan metodologi dan perangkat
Kajian Cepat Terpadu atas Kebutuhan (Joint
Needs Assessment atau biasa disingkat JNA)
melalui konsultasi dengan Pemerintah
Indonesia dan UN OCHA (the United Nation
Office for Coordination of Humanitarian
Affairs) Country Team. Metodologi ini
meliputi kesepakatan awal antar para pelaku
untuk menggunakan pendekatan yang sama,
model pengumpulan data yang baku, dan
database untuk manajemen data dan
analisisnya.

Panduan ini bertujuan untuk memberikan
informasi mengenai metodologi dan
penggunaan perangkat JNA (kuesioner, form
pengamatan langsung).

ECB Project berharap panduan ini akan
membantu komunitas kemanusiaan dan
Pemerintah Indonesia dalam melakukan
kajian cepat atas kebutuhan sehingga dapat
memberikan respons kemanusiaan yang
tepat waktu, efisien, efektif dan dengan skala
dan ruang lingkup yang sesuai.dan ruang
lingkup yang sesuai.
1

Consortium Indonesia
Joint Needs Assessment (JNA)

Section 1
Methodology and Guidelines for the Joint Needs Assessment
(JNA)

Developed by ACAPS in collaboration with ECB Indonesia

2

ABBREVIATIONS

ACAPS : The Assessment Capacities Project
BMKG : Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika
BPS : Badan Pusat Statistik
CBDRM : Community Based Disaster Risk Management
CLA : Community Level Assessment
DREP : Disaster Response Engagement Protocol
ECB : Emergency Capacity Building
FAO : Food and Agricultural Organization
GBV : Gender Based Violence
GIS : Geographic Information System
GoI : Government of Indonesia
IASC : Inter Agency Standing Committee
ICRC : International Committee of the Red Cross
IM : Information Management
JNA CG : Joint Needs Assessment Community Group
JNA DO : Joint Needs Assessment Direct Observation
JNA KI : Joint Needs Assessment Key Informants
JNA : Joint Needs Assessment
M&E : Monitoring and Evaluation
MIRA : Multi Cluster/Sector Initial Rapid Assessment
NATF : Needs Assessment Task Force
NGO : Non-Government Organization
PLN : Perusahaan Listrik Negara
PMI : Palang Merah Indonesia
PMT : Project Management Team
RCA : Response Coordination Agency
SOPs : Standard Operating Procedures
UN : United Nations
UNDP : United Nations Development Program
UNFPA : United Nations Population Fund
UNHCR : United Nations High Commissioner for Refugees
UNICEF-MICS : United Nations International Children's Emergency Fund - Multiple Indicator Cluster
Survey
UNOCHA : United Nations Office for the Coordination of Humanitarian Affairs
WASH : Water, Sanitation and Hygiene
WFP : World Food Program
WHO : World Health Organization

3

TABLE OF CONTENTS

Table of Contents .............................................................................................................................................................. 3
1. INTRODUCTION ....................................................................................................................................................... 4
1.1 Secondary Data .......................................................................................................................................... 6
1.1.1 Secondary Data Information Sources ............................................................................................... 6
1.1.2 Pre disaster Information by Sector ................................................................................................... 7
2. THE USE OF PRIMARY DATA AND THE COMMUNITY LEVEL ASSESSMENT (CLA) ................ 10
3. JOINT ANALYSIS FRAMEWORK ..................................................................................................................... 12
4. PREPAREDNESS .................................................................................................................................................... 13
5. JNA SCHEDULE: ROLES AND RESPONSIBILITIES ................................................................................. 14

TABLES AND FIGURES

Table 1. JNA: Initial Days and Initial Weeks ........................................................................................................... 5
Table 2. Team Composition: Roles and Responsibilities ............................................................................... 11

Figure 1: Assessment Outputs (reports) and Components of the JNA Within the
Phases of a Disaster .................................................................................................................................................... 13

4

JOINT NEEDS ASSESSMENT (JNA) METHODOLOGY AND GUIDELINES

1. INTRODUCTION

The Indonesia Emergency Capacity Building Project (ECB) consortium began working on the Joint
Needs Assessment in 2007. This work preceded developments at the global level on coordinated
assessments, including the work of the Needs Assessment Task Force (NATF) established in 2009.

The approach presented in this document presents a practical guide to carrying out a joint (multi-
agency, multi-sector) needs assessment (JNA) in the Indonesia context
1
. It is based on lessons learned
from various applications of the JNA in Indonesia since 2007, lessons learned in other country
contexts, and on global thinking on good assessment practice as set out in the IASC NATF Operational
Guidance for Coordinated Assessments in Humanitarian Crises and the Multi-Cluster/Sector Initial
Rapid Assessment (MIRA). ACAPS has worked closely with ECB
2
in Indonesia on this approach since
2011.

The time frame of the JNA focuses on the initial days and weeks after a sudden onset disaster, referred
to as known as phases 1 and 2 in the NATF documents, with the recognition that not all disasters are
sudden in their onset and an appropriate trigger mechanism should be adapted for slow-onset events
according to ECBs Disaster Response Emergency Protocol (DREP). The assessment methodology
consists of three key elements
3
:
1) The use of secondary data, including pre and post disaster data and lessons learned.
2) The use of primary data and a community level assessment.
3) A process for joint
4
analysis.

The methodology outlined here aims to achieve an overall assessment of the impact of a disaster by
utilizing qualitative and quantitative information available through secondary data sources including
the Government of Indonesia (GoI) and Stakeholders as well as an understanding of the nature of the
disasters impact and priorities of affected people through primary data collection.

In the initial days and weeks after a disaster, the key decisions that need to be made, and the
decisions that will be informed by a JNA, are strategic ones. The focus of the JNA is the
assessment that will take place during the initial weeks of a disaster and which includes community
level primary data collection. Where possible, it is recommended that ECB conduct a light assessment
of affected areas to produce an initial understanding of the impact of a disaster if one has not been
produced by other stakeholders (such as the GoI or OCHA). This should aim to be complete within the
first 3 days after the disaster.

For most disasters it is generally recommended a key joint information product (or report) be
produced:
A JNA report; either provides an initial understanding of the impact of the disaster in OR a more
detailed overview of the impact of the disaster within the initial weeks which includes a
component of primary data collection from the community level.

1
Hereafter referred to as the JNA.
2
For information on ECB see www.ecbproject.org. For information on ACAPS, see www.acaps.org.
3
This is closely aligned to that recommended in the MIRA, but adapted to the country context.
4
Joint here means multi-sector and multi-stakeholder.
5

Table 1
JNA: Initial Days and Initial Weeks
Initial days, first 72 hours Initial weeks, first 15 days
The initial assessment aims to:
Estimate scale and severity.
Locate affected populations.
Identify risks.

So that it can:
Inform initial response decisions.
Inform phase 2 rapid assessments.

It will do this through:
Collation of secondary data (pre and post
disaster information and lessons learned).
Primary data collection of qualitative
information at sites identified by
Purposive sampling.
Observations and information will be
collected in a structured way from key
informants.

In the initial weeks the JNA aims to:
Highlight priority geographic areas.
Identify priority sectors.
Identify how the lives of people have
changed as a result of the disaster
(impact).
Establish the general situation across
affected areas.

So that it can:
Inform initial planning of response, modify
and revise initial decisions if appropriate.
Define focus for in-depth assessments
Contribute to a shared understanding by
stakeholders informs decisions.

It will do this through:
Collation of secondary data (pre and post
disaster information and lesson learned).
Primary data collection formats used to
gather systematized impressions of the
impact, key informant interviews,
community group discussions and direct
observation by assessment teams
(qualitative but more detailed than in
initial days).
Purposive sampling of sites
Emphasis on comparisons (across regions,
sectors, groups, and time)
Phase 1 and 2 assessments will not give detailed, technical, representative, specialized
information for programmatic planning.
While the phase 1 information is being compiled, plans will already be underway for the phase
2 assessment (if required).
While the phase 2 assessment is underway, clusters will plan for phase 3 in-depth assessments
(if required).
Information should be made available to decision makers as soon as possible (even before
reports are released and finding finalized).

6

1.1 Secondary Data

Pre and post disaster secondary data is an integral aspect to understanding the impact of a disaster
upon affected communities. Pre-disaster secondary data provides a multi sectoral baseline from
which the impact of the disaster can be measured, and it can be used to help understand the likely
impact of a disaster. Information such as baseline population figures, demographic breakdown, and
other information about how people live in affected areas should be combined with post disaster
secondary data about a disaster. Post disaster secondary data in the initial days of a disaster makes
sense of the evolution of the disaster upon affected communities and locations. It comes from a range
of sources including media reports, reports from local institutions and organizations in the affected
areas, government, satellite imagery and weather reports. Improved management of pre-disaster
information facilitates easier, faster use of post disaster data to develop an understanding of the
impact of a disaster. Lessons learned from similar disasters and from previous disasters in the same
area can also help flesh out a more detailed understanding of the likely needs of affected communities
and the probable trends of the (impact of the) disasters evolution.

As noted, the first assessment output from the JNA will be prepared largely using secondary
information. The JNA report that will be produced on the initial weeks will have a larger proportion of
primary data, but will still rely heavily on the analysis of secondary information.

Estimates of the number of people affected by a disaster will be based on collated estimates of the
proportion of people affected (usually given by local government authorities) combined with pre-
disaster population data. The best estimates of the number of men, women, boys, girls, and groups
with specific needs (i.e. older persons, persons with disabilities, pregnant and lactating women, and
ethnic/religious minorities) affected by the disaster in the initial days and weeks will be made using
the known demographic breakdown of the population and the approximate number of affected
people.

1.1.1 Secondary Data Information Sources

Recommendations for types and sources of secondary information are provided below for each sector
part of the KI/CG form. PMT members should regularly review these and add/modify sources
according to the Indonesia context. This can be done both nationally for the country as a whole as
well as by adding additional types and sources of secondary information that are regionally relevant.
All data should be collected and considered with a gender lens.

All questions in the KI/CG form are intended to enable a before/after comparison of the impact of a
disaster. Secondary information can help assessment teams both identify the availability of
community resources and services before a disaster as well as characterize certain aspects of
communities before the disaster. These pre disaster characteristics will include, but not be limited to:
vulnerability of specific groups, coping strategies, and resiliency.

Secondary pre and post disaster information should also be used to triangulate other information
sources. Analysis of pre and post disaster information, lessons learned, and primary data will then
enable an identification of priority needs, priority groups, and their locations. Within each sector,
consideration should also be given to measuring national and local capacity to respond.

7

1.1.2 Pre disaster Information by Sector

The below provides a sample of information needs and sources. PMT members will need to regularly
flesh out and update this list and as lessons are gleaned from disaster responses. The PMT may also
wish to include actual internet addresses of secondary data sources for ease of cross referencing.

A. Livelihoods
What specific information is needed?
Common livelihoods practices in the affected area where possible, disaggregated by age, sex,
ethnicity or other diversity parameter.
Cost of key commodities i.e. labour, livestock, fuel etc.
What are possible sources of information?
Village Potential surveys (BPS).
Monitoring and evaluation reports (M&E) NGO, UN, GoI.
Census data (BPS).
UNDP.
FAO.
Regions in Figures (BPS).
B. Shelter
Type of shelter is common in the affected area, including:
o Materials used for construction and repair.
o Permanence of structures.
Information on where people lived and in what household composition before the disaster
where possible, disaggregated by age, sex, ethnicity or other geographically relevant diversity
parameters.
Average household composition and size.
Previous emergency response reports NGO, UN, GoI.
M&E reports from shelter agencies NGO and UN.
Census data (BPS).
C. Displacement
Types of displacement common to Indonesia this will need to be context specific.
Lessons learned from previous disasters where displacement occurred.
Risk mapping.
Community evacuation plans.
SOPs of CBDRM .
D. Water, Sanitation and Hygiene (WASH)
Rates of use of improved/unimproved water sources.
8

Rates of use of improved/unimproved sanitation.
Types of water sources in affected areas.
Types of sanitation options in affected areas.
Access to and use of hygiene materials.
Incidence of water borne diseases in affected areas.
Incidence of vector borne diseases in affected areas.
Public works department reports:
o Water pipe networks.
o Water source mapping.
PDAM reports.
Local government reports.
M&E reports from WASH agencies NGO and UN.
Lessons learned from previous disasters where WASH was a priority concern.
WASH risk assessments.
UNICEF-MICS.
E. Health
Infrastructure reports identifying types and locations of private and public health service
providers in affected areas.
Data on morbidity and mortality disaggregated by age and sex.
Disease incidence including both communicable and chronic disease rates.
Information on immunization and vaccination.
Rates of HIV/AIDS.
Ministry of Health national, province and local.
WHO.
M&E reports from health agencies NGO and UN.
PMI, Red Cross, ICRC.
M&E reports on health concerns of specific groups older persons, person with disabilities,
and information on non communicable diseases.
Regions in Figures (BPS)
F. Food
Food consumption patterns in affected areas.
Types of food eaten in affected areas.
Sources of locally consumed food market, subsistence farming/fishing/hunting.
Cooking practices.
(Mal) Nutrition rates in affected areas disaggregated by sex and age.
Rates and locations of food insecure populations.
9

Department of Food Security and Agriculture.
Ministry of Social Welfare.
Ministry of Health.
M&E reports from food and agriculture agencies NGOs, WFP, FAO, WHO.
Lessons learned from previous disasters.
Risk assessment reports, poverty mapping.
G. Education
Infrastructure reports identifying types and locations of schools in affected areas.
Literacy rates disaggregated by sex, and age if possible.
School enrolment rates disaggregated by education levels.
Ministry of Education district and province reports.
M&E reports from education agencies NGO and UN.
H. Protection
Vulnerability data on specific groups: women, children, older persons, persons with
disabilities, ethnic and religious minorities.
GBV data.
Child protection data: trafficking, child labour, street children, child headed households,
childrens priority needs.
Security information especially in conflict areas.
Human rights violations.
Ministries covering: gender, children, older persons, persons with disabilities, ethnic and
religious minorities.
M&E reports from protection agencies NGO, UNICEF, UNHCR, UNFPA.
Census disaggregated demographic data (BPS).
Human rights agencies: Human Rights Watch, Amnesty International, Indonesian human
rights NGOs, UNHCR, UNICEF.
I. Information
Information sources in affected areas.
Use and availability of different types of media in affected areas.

PLN, BMKG.
10

Lesson learned reports from previous disasters.
Reports from information agencies.
UNDP.
J. Overall
Groups with specific needs in affected areas.
Ministries covering: gender, children, minorities, older persons, persons with disabilities.
Census disaggregated demographic data. (BPS).

2 THE USE OF PRIMARY DATA AND THE COMMUNITY LEVEL ASSESSMENT (CLA)

Primary data refers to data collected specifically for the purpose of the current JNA. In phases 1 and 2,
primary data will come from a few main sources: key informant interviews; community group
discussions; and direct observations by field teams.

In the initial days, the vast majority of information for JNA Report will come from secondary data.
However additional primary data gathered through structured interviews with key informants (such
as local government officials, NGO partners or project staff based in affected areas) will contribute to
the qualitative picture of how people have been affected. NB interviews can be carried out over the
phone if required.

In the initial weeks, information on the nature of the impact including priorities and needs as
articulated by the affected population will come from a community level assessment in selected sites
and be added to compiled secondary data. Information from the community level assessment will
come from community group discussions, key informant interviews and direct observation from
assessment teams. Information will be collected in structured formats for ease of collation,
comparison and analysis.

A clearly articulated, well designed approach to collecting primary data in the field, with tools and
methodology that is appropriate to the time frame of the disaster is an important element of the JNA.

Sites where information is collected in order to develop a JNA reports will be selected through
purposive sampling. In the initial days, information will be obtained from where it can be based on
communications, known contacts, access, and time constraints.

The level of primary data collection that is appropriate for the initial weeks of a disaster is the
community level. This is because time constraints do not usually allow for levels of planning and
resourcing required for statistically representative sampling or random sampling that would be
required to adequately utilize household or individual level information.

A purposively selected sample of sites that characterize a cross section of the different kinds of
villages, sites and affected population groups will be used for the community level assessment. The
number of sites selected will depend on access, available human resources, logistics, distance and time
11

travel as well as the heterogeneity/homogeneity of the population and the geographic area affected.
The aim of the assessment is to assess sites of each type (based on variations in population and
variations in location) until no new information about the impact of the disaster is found. In practical
terms, this usually means agreeing on a set number of sites to aim for at the outset.

The aim of the assessment is not to assess as many sites as possible; purposive sampling cannot
provide statistical representation of affected populations. Rather, emphasis is placed on high quality
assessment at a limited number of sites to understand the impact of the disaster on the population, to:
Help determine the most urgent needs.
Identify community priorities.
Ground-truth information from secondary data sources.
Give voice to affected communities.

At each site visited, the assessment team will collect information based on: community group
discussions
5
, key informant interviews and direct observations. Formats and guidelines have been
developed to collect this information in a structured way, enabling collation and the identification of
trends.

The key features of team composition for the community level assessment are:
Ensuring the needs of women can be assessed (e.g. ensure inclusion of trained female
assessors).
Teams should be multi-stakeholder in composition
6
.
Team members should (as much as possible) have expertise in different clusters/sectors.
Teams should include sufficient people to cover all of the assessment related tasks.
The following table recommends size, composition and duties of assessment field teams.

Table 2
Team Composition: Roles and Responsibilities
Team of 4-5 people
for each team
Roles and responsibilities
1 team leader Introductions at the community level.
Community transect walk for observation and checklist.
Ensure the team agrees on a consolidated DO format.
Ensure the team members consolidate the female CI and CG
information and male CI and CG.
Thank the community before leaving.
Lead a consultation meeting with community leaders and government
officials to share and validate findings.
2 female assessors* Community transect walk for observation and checklist.
2 Female community group discussion.
2 Female Key informant interview.

5
It is suggested that there be separate male and female community group discussions at each site.
6
Where possible, field teams should be multi-stakeholder in composition and include members from different
agencies. This helps ensure that teams are as unbiased as possible across all areas and contributes to the joint
ownership of the whole JNA (not just a particular area or sector where an agency may be operationally
focused). Past experience has also highlighted that mixed teams are well received by local authorities because
it sends the message that stakeholders are working together.
12

Team of 4-5 people
for each team
Roles and responsibilities
Consolidation of female CG and Female KI.
2 male assessors* Community transect walk for observation and checklist.
2 Males community group discussion.
2 Male Key informant interview.
Consolidation of male CG and Female KI.
Whole team Reach consensus on DO and consolidated information by gender
* The total number of those assessors will very much depend on agencies resource availability.

Community level primary data collection forms are used to gather information in a systematized
way. Tools have been developed using existing assessment Indonesia tools as well as tools
recommended by the global body on needs assessments (the NATF) and global clusters.
Each time a JNA is carried out; community level primary data collection forms should be revised and
made ready for that specific JNA. All tools and forms should be translated into Bahasa Indonesian and
field tested as part of JNA preparedness.

Once community level primary data forms have been finalized for the JNA, a data entry platform
needs to be established. To ensure timeliness of information, concerted effort should be made to
ensure that data entry can take place parallel to data collection (ideally, agencies involved in data
collection should be involved in data entry data)
7
.

A consolidated database will be used to generate initial tables and graphs that can be used to visualize
the data and be shared by and with participating agencies to support analysis. All JNA agencies
participating in secondary and/or primary data collection are involved in joint analysis. Joint, or
cross sector, analysis takes place in a meeting where key information from each sector is reviewed to
determine and agree upon priorities and recommendations. It is based on the assessment framework
outlined below.

3 JOINT ANALYSIS FRAMEWORK

The analysis framework outlines what the JNA is trying to find out. Key aspects that the joint
assessment needs to address are the following
8
:
1) About the disaster itself (including likely evolution).
2) Magnitude/scope (geographic and number of affected people) and pre-existing. vulnerabilities
(across sectors/clusters and by sector/cluster).
3) Nature of the impact on affected population.
4) Government capacity and response.
5) Non-government capacity and response.
6) Access and constraints: logistics, transport.
7) Coverage and gaps.
8) Priorities.

7
This requires agencies being able to dedicate capacity to data entry (computers and personnel) in the field so
that data that comes in is entered the same day or the following day by. Leaving the data entry until all of the
sites have been assessed adds days, and inaccuracy, to the overall process.
8
These are based closely on the headings defined in the IASC MIRA assessment framework.
13

Secondary and primary information collection will be designed around addressing these headings.
They will also form the structure of the outputs of the assessment (the JNA reports).

4 PREPAREDNESS

Assessment preparedness involves key stakeholders agreeing on:
Assessment content: the information needed to plan a response to a disaster.
Assessment mechanism: roles and responsibilities for how the JNA is carried out.

Key aspects of assessment preparedness include (please refer to ECB DREP for detail guidance).
Will participate in the assessment, including consideration of agency capacity and staff
availability for different aspects of the JNA.
Agreeing on standard operating procedures (SOPs).
Agreeing on assessment formats that can be rabidly adapted based on the specific disaster
context ready for use (including tested translation of tools and key definitions).
Preparation of a field guide for assessment teams that covers key definitions and explanations
of the assessment.
Preparation of an orientation module for field teams.
Training of trainers who will deliver the orientation module and be available as team leaders
or as part of the CLA coordination team.
Agreeing on templates for phase 1 and phase 2 reporting.
Determining data entry, processing and information management arrangements (including
GIS).
Planning how joint analysis of information will be conducted (and agreeing who will be
involved).
Planning how information will be shared and with whom.

Figure 1: Assessment Outputs (Reports) And Components of the JNA Within
the Phases of a Disaster

14

5 JNA SCHEDULE: ROLES AND RESPONSIBILITIES

Following table will explain more detail on JNA schedule, began from initial meeting up to information
sharing and lesson learned. Most of the roles and responsibilities is connected to ECB DREP and
please refer to foot note attributed on this table to see the reference on DREP
9
.

Activity Details Responsibility

Disaster
Monitoring
(ongoing)
Disaster monitoring should be an ongoing activity for ECB
agencies.

Where there is early warning that a disaster is imminent (e.g.
cyclone) or where monitoring indicates that conditions are
approaching the need for humanitarian intervention (e.g. flood
levels), a coordination meeting should be called. Any ECB
agencies can call said meeting.
All ECB agencies,
ECB Country
Manager, JNA focal
point in
coordination with
the dedicated JNA
person from each
ECB agency.
1. Response
Triggers & Co-
ordination
Meetings
10

The PMT Initial Response Meeting will take place:
As soon as a disaster that is likely to require intervention has
occurred.
When early warning signals indicate a disaster that is likely to
require response is imminent (e.g. cyclone, flood).
When response triggers have been activated for slow onset
events.
When there is activation, the Response Coordination Agency
(RCA) will be agreed during the PMT Initial Response Meeting
(including its functions and responsibilities).
11

According to DREP.

Assessment aspects
of the emergency
meeting will be lead
by the JNA focal
person.
2. Preparatory
Work
12

Plan primary
data collection
Liaise with
government
and other
stakeholders
Review
secondary
data
13

This work begins immediately based on decision from the PMT
Initial Response Meeting

Secondary data lead and team prepare information for:
Using the agreed assessment format to collect (by phone if
appropriate) information from key informants in affected
areas.
Rapid review of available pre and post secondary data
(government sources, media, NGOs, weather bulletins etc. and
lesson learned).

RCA leads and coordinates the team, including:
Rapid review of assessment formats.
Data entry platform finalized (IM lead).
Train staff who will enter the data.
Site selection.
Team defined by
RCA including JNA
Focal Point and
human resourcing
with appropriate
information
management (IM)
skills.

9
Pages noted on the DREPs pages already modified into annex format and please find the annex at the end
section of this document, so the page is not as the same as the DREP pocket book but the content is the same.
10
For more detail about Response Triggers and Co-ordination Meeting, please refer to ECB DREP, especially
section 1.1 and 1.2 (p. ii).
11
RCAs function and responsibilities is explain on ECB DREP, section 2.2 (p.iii).
12
Preparatory work could be seen from the PMT Initial Meeting (section 1.2; p.ii), RCA functions and
responsibilities (section 2.2; p.iii) and ECB CI Field Facilitator (section 2.3; p.v).
13
To support the secondary data review, especially sources from RCA or other consortia members that are not
deployed for filed assessment, this task could be support by JNA Dedicated Person.
15

Mobilization of field teams.
Preparation for orientation meeting.
Locate to coordination hub in affected area (where
applicable).
Liaison on data entry and processing (with IM lead).
Liaise through appropriate authorities at local site level.

Findings in secondary data review then shared based on
Information Sharing mechanism on the DREP (please see
explanation on activity 7 on this matrix).
3. Field
Assessment
Team
14

As soon as it is clear that a more detailed JNA will take place, the
assessment team who will be involved in the field assessment
should be mobilized at a suitable location for orientation and
training. Even if teams have been pre-trained, a 1-2 day
orientation is necessary.

This will include:
Familiarity with assessment format.
Data collection techniques.
Data entry techniques and arrangements.
Team formation (mixed teams by agency and by
sector/cluster).
Definition of team leaders.
Logistics planning (vehicles, locations).

Assessment coordination hub established.
RCA
JNA Focal Point

Trainers from PMT
should be agreed in
advance
4. Community
Assessment
and Data
Entry
15

Agree on number of days allocated for data collection (as agreed
during PMT Initial Response Meeting)

Daily phone-in reporting from teams to monitor progress and
adjust field plans
Data entry carried out in parallel to assessment.
Closure meetings with local authorities in the field.
De-brief at coordination hub with team leaders
RCA (Coordination)

Field teams
composed of staff
(pre determined as
part of
preparedness) in
affected areas).

Support on data
entry provided by
IM lead.
5. Compilation
of initial
findings and
report

Initial findings should be prepared within 2-3 days of data collection
finishing.

Assessment coordination team (RCA), including the FF and JNA
dedicated person who are deployed, should provide graphs and
tables based on the information needs identified in the
assessment formats.
Secondary data should also be made available at this time.
Responsibility for
generating initial
tables and graphs
for analysis and
interpretation is
with IM lead and
RCA

14
For more detail on Field Assessment Team, please refer to ECB DREP, section 2.2 (p.iii) and 2.3 (p.v) and
section 3.1 page vii.
15
For more detail on Community Assessment and Data Entry, please refer to ECB DREP, especially at the
Assessment section (p.vii).
16

RCA responsible for
data compilation
6. Joint analysis
validation of
key findings

Multi-agency representation as well as the assessment
coordination team to carry out a round table review of the initial
findings.
This will also include agreeing on key findings and priorities as
well as recommended actions as a result of the JNA.
At this point, additional stakeholders (i.e. clusters/PMI) should
add any initial information (e.g. secondary or pre-crisis
information) and analysis for inclusion in the JNA report.
While all effort should be made to include other stakeholders in
the process, it is a time bound process and the assessment team
has the ultimate responsibility to ensure a JNA product is
completed and made available.

Final report is compiled.
RCA
Humanitarian/
emergency
response person
from each ECB
agency

Facilitated by JNA
focal point and ECB
Project Country
Manager
7. issemination
of Report
and
Findings
16

Finding shared as per plan. NB findings can be shared in draft
form, do not wait for completion of final report to share findings.
Uploaded as soon as possible to agreed website.
Shared in a meeting called by RCA for all interested
stakeholders.
RCA to call meeting
and prepare
presentation.

OCHA
8. Lessons
learned

Once assessment is complete and response is underway, a review
of the assessment process should be carried out to identify
necessary modifications for future assessments.
JNA focal point to
ensure lessons
learned workshop
is planned within 3
months of JNA

16
For more detail on Dissemination of Report and Findings, please refer to ECB DREP, especially at the
Information Sharing section 4.3 (p.viii), this information sharing also including the initial findings until the
Situation Report. This section arranges the mechanism on information sharing.

17


Section 2
Joint Needs Assessment (JNA) Questionnaire
Key Informant (KI)/Community Group (CG)

18

Emergency Capacity Building (ECB) Joint Needs Assessment (JNA) Tool
Key Informant / Community Group

1. IDENTIFICATION INFORMATION

1.1 Date of assessment: ____ / ____/ _______ (DD/MM/YYYY)

1.1.1 Type of Disaster:
Earthquake Volcano Flooding Tsunami Typhoon/Cyclone
Drought Conflict Epidemic Vector Disease Landslide
Technological Failure Fire Transportation Failure/Accident

1.2 Type of Assessment: (tick only one)
Male Key Informant Interview Male Community Group
Female Key Informant Interview Female Community Group

1.3 Site of Assessment:
Province: District: Sub-district:
Village: Hamlet/RT-RW: PCode:
GPS coordinates:

1.4 Type of site (tick all that apply)
Living Arrangement Setting Population Type
Public Building
Camp
Residing at site of original home
Other, specify:______________
Informal settlement
Host families
Staying in original home

Rural
Urban
Peri - urban
Other, specify:

Non displaced
Displaced
Mixed

1.5 Site can be reached by? (tick all that apply)
Regular car Only 4x4 vehicle Only Boat No access at all
Truck Only walking Motorcycle Other, specify: ______________

1.6 What are the main livelihoods of people in the area? (tick up to three for men and up to three for women)
Livelihood Men Women
Agricultural (subsistence farming/livestock rearing, farm land own)

Mining

Industry (including industrial labor)
Construction (including construction labor)
Trade/business (including large, medium, small scale)

Transportation (including public transport driver, motorcycle taxi, paddy cab, etc)

Finance (i.e banking, koperasi simpan pinjam, etc)

Services (including barber shop, taylor, etc)

Agricultural labor (who doesnt own farm land, daily free labor)

Fishery

Civil servant

Military
Police
Housewife

Assessor Information Questionnaire No: ___
Name :___________________________
Organization :___________________________
Tel :

19

Unemployed

Other, please specify:

1.7 Since the disaster, has there been any emergency aid provided to this site? Yes No
1.7.1 If yes, by whom? (tick one)
Government Do not know Other: ______________

2. SHELTER

2.1 Because of the disaster, are there people in this area who are not living in their homes? Yes No

2.2 What is the level of damage to houses the site? (use the pictures, identify what proportion of homes in the site
are)

1. Percent of houses that are totally
destroyed and uninhabited
______________%

2. Percent of houses that are partially
damaged, but inhabitable
______________%

3. Percent of houses that have little or
no damage and are inhabited
______________%

2.3 Before the disaster, what were the main types of housing in the community? (tick one)
Permanent Semi permanent Non permanent

2.4 What are the main shelter concerns for men/boys and women/girls after disaster? (tick up to 3 for men/boys and
up to 3 for women/girls)
Shelter concern after the disaster Men/Boys Women/Girls
No shelter

Shelter too damaged to safely inhabit
Over-crowded
Materials for repair not available (referring to housing prior to disaster)
Skills / labor for repair not available (referring to housing prior to disaster)

Potential grievances on land issues
Lack of basic household items

Shelters offer insufficient privacy (where people stay now)

Shelters offer insufficient protection against natural elements (where people stay now)

Protection of household assets

Other, specify:

2.5 Is the lack of bedding materials (such as: blankets, mats, mosquito nets etc.) a problem at this site, especially for
children, older persons, persons with mobility challenges? Yes No

2.6 Is there an urgent need for clothing at the site that satisfies cultural rules for dignity and propriety (shirt, pants/
sarong, underwear)? Yes No

3. DISPLACEMENT

3.1 What best describes this site? (tick one)
Community has remained at place of origin
Some people have been displaced from homes, but remain in their community of origin
Some (under 50%/less than half) have left and relocated elsewhere due to the disaster, most remain at place of
origin
Most (over 50%/more than half) have left and relocated elsewhere due to the disaster
20

IDPs have come into the site displaced from elsewhere, but all are from the same original site
IDPs have come into the site displaced from elsewhere and from multiple other sites
Other, specify: ______________

3.2 If there are displaced people, why can they not live in or return to their original homes? (tick one)
Not safe, disaster conditions House too damaged in place of origin Other, specify: ____________
No transportation to place of origin Place of origin is insecure
Basic services in place of origin non functional post disaster

3.3 If there are displaced people, where do they live in this site now? (tick all that apply)
With host family Public buildings No displaced people
In an organized/official IDP camp Outdoors in temporary improvised shelter (squatting on a plot of land)
Other, specify: ______________ On original land (rented or owned, but not inside original house)

4. WATER AND SANITATION

4.1 Are people in this area accessing clean water? Yes No
4.1.1 If no, why not? (tick all that apply)
No clean water Discrimination No water carriers/jerry cans
Unsafe to get water Other, specify: ______________

4.2 What are the major water sources? (tick all that apply)
Before the disaster After the disaster
Clean water (improved sources)
Purchased/Bottled water
Piped/PDAM water
Deep well
Spring
Other, specify:
Piped/PDAM water
Deep well
Spring
Other, specify:
Unclean water (unimproved sources)
Contaminated water supply
River
Other, specify:
River
Other, specify:

4.3 Who collects the clean water? (tick one)
Before the disaster? Men Women Girls Boys Anyone/mix Not applicable
After the disaster? Men Women Girls Boys Anyone/mix Not applicable

4.4 Is it difficult for people in this area to keep themselves clean?
If yes, why? (tick all that apply)
Yes No
No
water
No
privacy
No place
to wash
Unsafe to
collect water
Water
unclean
No soap
(hygiene
materials)
Other,
specify
Men

Women

Boys

Girls

4.5 Are most households in the community able to store household water? Yes No

4.6 Where do men/boys and women/girls in this site go to the toilet, before and after the disaster? (tick all that
apply)
Type of Toilet
Before After
Men/boys Women/girls Men/boys Women/girls
Safe sanitation (improved sanitation )
Private latrine

21

Type of Toilet
Before After
Public latrine

Other, specify:

Unsafe sanitation (unimproved sanitation)
Open defecation
River
Other, specify:

4.7 Did/do women/girls have access to sanitary napkins or other relevant hygiene materials?
Before disaster Yes No
After disaster Yes No

5. HEALTH

5.1 Are there any health services functioning for the community? Yes No

5.1.1 If yes, what type of health services are still functioning in the affected area? (tick all that apply)
Hospital Maternity Hospital Poliklinik Other, specify: __________
Puskesmas Pustu Praktek dokter/bidan
Poskesdes Polindes Posyandu

5.1.2 Do they have basic medical supplies? Yes No

5.2 What type of health worker are still working on the area? (tick all that apply)
Doctor Nurse Midwives / Traditional Birth Attendant
Do not know No health worker Other, specify: ______________

5.3 Have people in this site changed their use of health care services since the disaster? (tick one)
Increased community use of health care services Decreased community use of health care services
Change of reasons for visiting health care services No change

5.4 What are the main health concerns in this site? (tick all that apply)
No concern Skin diseases Acute respiratory infections Diarrhea diseases
Malaria Chronic illness Injuries from the disaster
Access to safe birthing support/facilities Other, specify: ______________

5.5 Do you know of any problems with feeding/breast-feeding children since the disaster? (tick all that apply)
Breast feeding (children <6months) Feeding (children 6 months 5 years)
Do not know
No problems
Decrease in or cessation of breastfeeding
Lack of time
Lack of private space
Other, specify:
Do not know
No problems
Lack of usual foods for children
Lack of time

5.6 Do you think that the health of children in the community has worsened since the disaster? Yes No

5.6.1 If yes, what concerns? (tick all that apply)
Diarrhea Respiratory infection Fever
Stress/anxiety/unease Other, specify: ______________

6. FOOD

6.1 Have people in this site changed their eating patterns since the disaster? (tick one)
Increased amount of food/number of meals Changed types of food consumed
22

No change Decreased amount of food/number of meals

6.2 If amount of food/number of meals has decreased, why? (tick all that apply)
Not enough food available Quality of food poor Stress/anxiety
Fuel for cooking too expensive No access to markets Other, specify: ______________
Food too expensive No utensils (dishes for cooking and eating)

7. EDUCATION

7.1 After the disaster, has school attendance decreased? Yes No

7.1.1 If yes, why? (tick all that apply)
No teachers School used for other purposes Not safe to get there
Lack of school uniform Children too scared to attend Schools too damaged
No educational materials Lack of transport to get to school Unable to pay fees
Parents want to keep children with the family Other, specify: ______________

8. PROTECTION

8.1 What are the main needs for children since the disaster? (tick up to 3)
Safe place to live Reunification with family Return to school
Protection from road traffic Protection from domestic violence Protection from child trafficking
Safe places to play Health care Psychosocial support
Protection from child labor Protection from early marriage Other, specify: ______________
Care for children who are separated/alone

8.2 Since the disaster, has there been an increase in the numbers of children living on their own?
Yes No

8.3 What are the main issues people in this area face in terms of safety and security? (tick all that apply)
Attacks or bombings Armed violence Abuse of the population
Crime / banditry Abduction or hostage taking Forced military recruitment
There are no problems Do not know Clashes between armed groups
Displacement Gender Based Violence Arbitrary arrest or detention
There is not enough security Killing Other, specify: ______________
Continued threats from natural disasters
Deliberate killing of civilians by military/armed groups/security actors

8.4 Before the disaster, were people able to move freely between places? Yes No

8.5 Since the disaster, are people in this area able to move freely between places? Yes No

8.5.1 If not, why not? (tick up to 3)
Activities by armed groups General violence / banditry / crime Curfews or travelling restrictions
Tribal conflict Gender restrictions/discrimination Natural obstacles to movement
Presence of landmines Continued threats from natural disasters Lack of money to pay for transport
Lack of transport means Lack of functional transport network Other, specify: ______________
Lack of ID cards/travel documentation

8.5.2 If people cannot move freely between places, how does this impact them? (tick all that apply)
Reduced access to clean water Reduced access to health services Risk of physical harm
Reduced access to food sources Inability to access fuel sources Other, specify: ______________
Lack of access to adequate shelter/protection from elements
Reduced access to livelihoods opportunities

8.6 Is loss of documentation a concern for people in this area? Yes No
23

9. INFORMATION

9.1 Where did people get information before the disaster, and where do they get information now? (tick all apply)
Information source Before After
Television

Newspapers

Mobile phone (SMS)

Community/religious leaders

Government leaders
Humanitarian workers
Radio
Sign boards
Internet
Word of mouth (friends, family, neighbours)

Other, specify:

9.2 What are the most important information needs for this area? (tick all apply)
Emergency relief services Health information Markets
Emergency hotline numbers Separated/missing family members Weather
Security Situation in area of origin (for IDPs) Other, specify: ______________

9.3 What are the barriers to accessing information area? (tick all apply)
No electricity Lost phone charger Information not in local language
No barriers No mobile and land phone coverage No credit for phone
Information inaccessible (for illiterate, visually impaired, deaf) Other, specify: ______________

10. OVERALL

10.1 What are the main community needs since the disaster? (tick up to 3)
Temporary shelter Food Water
Children returning to school Health care Clothing, footwear, bedding
Sanitation/toilet facilities Cultural and religious activities Communication/information systems
Fuel and cooking materials Repairing damaged house Restoration of livelihood activities
Safety and security Transport and access to markets Support for feelings of fear and insecurity

10.2 Are any of the following groups more vulnerable since the disaster? (tick all that apply)
Older persons (ages 60+) Widows Ethnic minorities Persons with disabilities
Do not know Children Religious minorities Child headed households
Other, specify: ______________ Female headed households

Other Comments/Observations?

24


Section 3
Key Informant (KI)/ Community Group (CG) Instruction

25

Emergency Capacity Building (ECB) Joint Needs Assessment Tool
Key Informant / Community Group
JNA QUESTIONNAIRE INSTRUCTIONS

The following note assists in explaining the assessment tool for use with KI and CG for primary data collection. Ideally,
the tool will be used separately for MALE and FEMALE community groups and for MALE and FEMALE key informants.
Discussions should be led by two male (for male) and two female (for female) assessors so that one assessor can
facilitate the discussion while the other records the responses.

The multiple choice options that are given here should not be read out like a check-list, rather they pre-defined
options to assist in the clear recording and analysis of information. They can also be used to help the assessment
team discuss the questions. If answers to questions are given that are not pre-defined, write them clearly in the space
marked other. Do not tick other without writing the answer. Questions have been developed so that all sections
should be answerable by the community. Assessments teams must be sure not to leave any sections unanswered and
avoid answering do not know whenever possible.

When you introduce the assessment to the community, make it clear that no one is obliged to participate in the
discussion. It is completely voluntary. Also make it clear that the purpose of the assessment is to help decision makers
understand the impact of the disaster and the needs that they (the community) think are important. Let the
community know that your colleagues are carrying out similar discussions in other sites. Be sure that they understand
there is no promise of assistance linked to this assessment and that, due to the time frame; it is unlikely you will be
able to come back and check the information with them or share the overall findings.
Be very clear that no names will be recorded and the assessment is anonymous.

1. IDENTIFICATION INFORMATION

Note to assessment teams Questions 1.1-1.5 should be answered by the assessment team, NOT asked to the
community.

1.1 Date of assessment: ____ / ____/ _______ (DD/MM/YYYY)
Enter the date the assessment is carried on out by using: date/month/year.

1.1.1 Type of Disaster:
Check the boxes which describe the type of disaster. Note that there may be more than one (i.e earthquake that
causes tsunami).
Earthquake Volcano Flooding Tsunami Typhoon/Cyclone
Drought Conflict Epidemic Vector Disease Landslide
Technological Failure Fire Transportation Failure/Accident

1.2 Type of Assessment (tick only one)
Record whether the assessment is collecting information from a male KI, a female KI, a male CG or female CG.
Male Key Informant Interview Male Community Group
Female Key Informant Interview Female Community Group

1.3 Site of Assessment
Record the location of the site where the assessment is being carried out. P-codes should be available from GoI
sources and used when inputting the assessment site locations.
GPS coordinates: (Coordinate system: WGS84 Lat/Long, Format: decimal degrees)
Province: District: Sub-district:
Village: RT-RW: leave blank if do not know PCode: leave blank if do not know
GPS coordinates: example: -6.175393, 106.827235. Dot is decimal and comma is to separate lat and long.
Assessor Information Questionnaire No: ___
Name :___________________________
Organization :___________________________
Tel :

26

1.4 Type of site (tick all that apply)
o Note the type of settlement at the site, filling in what kind of settlement best describes the site. BUT if it is a
mixed settlement, this question will not be able to be used to differentiate between sites. The assessment team
may take a decision at the start of the assessment to differentiate by settlement in which case people living in
public buildings, camps, informal settlements etc should be assessed separately.
o Tick the box which best describes the setting, tick only one box. Setting column describes administrative status of
the site located is, whether at rural, urban, peri-urban, etc.
o Tick the box which best describes the population type, tick only one box. Population type normally the type
formed after the disaster happened, whether they still stay at their homes, or not at all.
If a settlement, setting or population type is reflected that is not mentioned here, please note it in the line marked
other, specify.
Living Arrangement Setting Population Type
Public Building
Camp
GoI or other stakeholder
organised collection of displaced
people (a camp can be both
tented or in a public building)
Residing at site of original home
but not in home due to damage or
danger
Other, specify:______________
Informal settlement
spontaneous collection of
displaced people
Host families
friends and/or relatives
Staying in original home

Rural
Urban
Peri - urban
Other, specify:

Non displaced
People still living in their
homes
Displaced
People who are not living in
their homes as a result of
the disaster (this can
include people living near
their homes, but not inside
it, as well as people who are
living further away)
Mixed
Combination of displaced
and non displaced
populations

1.5 Site can be reached by? (tick all that apply)
Record how the site can be accessed by response stakeholders (GoI, UN, and NGOs). Tick the box which identifies the
highest level access. For example, if you tick the box regular car, then it is clear that the site is also accessibly by
walking, motorcycle, and 4x4 vehicle. If a type of transport is not mentioned here, please note it in the line marked
other, and write down it.
Regular car Only 4x4 vehicle Only Boat No access at all
Truck Only walking Motorcycle Other, specify: ______________

1.6 What are the main livelihoods of people in the area? (tick up to three for men and up to three for women)
o Male assessors should ask male KIs and CGs to indicate the three main types of livelihoods activities for men in
the site before the disaster.
o Female assessors should ask female KIs and CGs to indicate the three main types of livelihoods activities for
women in the site before the disaster.
o If there is a type of livelihood for either men or women which is common but not listed, note it in the line marked
other, specify and count it as one of your three ticked boxes. Include more than one other if necessary.
It is suggested that these livelihood categories be reviewed based on secondary data for the affected area prior to
teams going to the field.
Agricultural (subsistence farming/livestock rearing, farm land own)

Mining

Industry (including industrial labor)

Construction (including construction labor)

Trade/business (including large, medium, small scale)

Transportation (including public transport driver, motorcycle taxi, paddy cab, etc)

Finance (i.e banking, koperasi simpan pinjam, etc)

Services (including barber shop, taylor, etc)
Agricultural labor (who doesnt own farm land, daily free labor)
Fishery

Civil servant

27

Military

Police

Housewife

Unemployed

Other, please specify:

1.7 Since the disaster, has there been any emergency aid provided to this site? Yes No
o If emergency support has been provided to the site by any agency (humanitarian, government, military or other),
tick yes.
o If no support has been given, tick the no box.

1.7.1 If yes, by whom? (tick one)
o If support has been provided indicate the source.
o If you dont know, tick do not know.
o If the source is not government, then indicate what that source on the line following other, specify.
At this early stage in the disaster, it is sufficient to know if aid has been given and if it was a government or non-
government source. Other information about distributions of relief will be obtained through post disaster secondary
data.
Government Do not know Other

2. SHELTER

2.1 Because of the disaster, are there people in this area who are not living in their homes? Yes No
Report whether any families in the site have had to leave the shelter of their homes because of the disaster. This will
include people who are living near their house, but outside of it, as well as people living in evacuation centers or other
public buildings, or with relatives and/or, and people who have set up temporary informal camps in the open.

2.2 What is the level of damage to houses the site? (use the pictures, identify what proportion of homes in the site
are)
Use these pictures to help people identify the degree of damage to houses at this site. NB other questions and post
disaster secondary data will inform assessment teams about state of shelter in IDP original locations.
Use the following to help discussing this with the CG/KI:
Not many: 0-25%
Some: 25-50%
A lot: 50-75%
Most: 75-100%
Discuss and come to a decision that the CG/KI agrees with. Ensure that the % recorded add up to 100%. i.e.
25%+25%+50% OR 30%+ 50%+20% etc.

1. Percent of houses that are
totally destroyed and
uninhabited
______________%

2. Percent of houses that are partially
damaged, but inhabitable
______________%

3. Percent of houses that have
little or no damage and are
inhabited
______________%

2.3 Before the disaster, what were the main types of housing in the community? (tick one)
o Permanent housing describes houses with a fixed concrete foundation and fixed roof.
o Semi permanent are houses which may have a concrete foundation but have walls or a roof of materials which
need to be replaced regularly.
o Non permanent shelter is shelter which is made from renewable/replaceable resources and which is not fixed to
any kind of foundation.
Please make sure that the answer is from KI/CG.
28

Permanent Semi permanent Non permanent

2.4 What are the main shelter concerns for men/boys and women/girls after disaster? (tick up to 3 for men/boys and
up to 3 for women/girls)
o Male assessors should ask male KIs and CGs to indicate the three main shelter concerns for men after the disaster
in the site.
o Female assessors should ask female KIs and CGs to indicate the three main shelter concerns for women after the
disaster in the site.
o If there is a type of shelter concern for either males or females after the disaster which is common but not listed,
note it in the line marked other, specify and count it as one of your three ticked boxes.
Shelter concern after the disaster Men/Boys Women/Girls
No shelter
Shelter too damaged to safely inhabit

Over-crowded

Materials for repair not available (referring to housing prior to disaster)

Skills / labor for repair not available (referring to housing prior to disaster)

Potential grievances on land issues
Lack of basic household items

Shelters offer insufficient privacy (where people stay now)

Shelters offer insufficient protection against natural elements (where people stay now)

Protection of household assets

Other, specify:

2.5 Is the lack of bedding materials (such as: blankets, mats, mosquito nets etc.) a problem at this site, especially for
children, older persons, persons with mobility challenges? Yes No
This question identifies shortages of specific household non food items; note whether people especially more
vulnerable persons who cannot move around easily (and therefore feel the cold more and need more physical
protection from the weather) need bedding items. Tick yes if items are needed; tick no if they are not.

2.6 Is there an urgent need for clothing at the site that satisfies cultural rules for dignity and propriety (shirt, pants/
sarong, underwear)? Yes No
This question wants to know whether people have lost their clothes during/since the disaster. It also wants to check
whether certain groups of people are missing appropriate clothing (this is especially important for women and older
persons who may feel uncomfortable or ashamed wearing Western dress).
Tick yes if clothing items are needed; tick no if they are not.

3. DISPLACEMENT

3.1 What best describes this site? (tick one)
This question seeks to get information on what type of displacement, if any, has happened at this location. Tick the
box which best describes the composition of the site after the disaster. If none of the boxes give a good picture, tick
other, specify and fill in the best description you can.
Community has remained at place of origin
If the community has remained at the place of origin (tick box 1), then skip to section 4. This answer means the
community does not stay/move outside their house or community to other community/place.
Some people have been displaced from homes, but remain in their community of origin
This could mean people are staying beside/very close to their previous residence or that they are further away on
high ground, in a school etc, but still on the origin community. Origin community could be RW/RT, Kelurahan, etc.
Some (under 50%/less than half) have left and relocated elsewhere due to the disaster, most remain at place of
origin
Most (over 50%/more than half) have left and relocated elsewhere due to the disaster
IDPs have come into the site displaced from elsewhere, but all are from the same original site
IDPs have come into the site displaced from elsewhere and from multiple other sites

29

3.2 If there are displaced people, why can they not live in or return to their original homes? (tick one)
This question asks why people who have been displaced and can no longer live in their homes, cannot return. Tick
the box which best describes the reasons people cant return to their homes after the disaster. If none of the boxes
give a good picture, tick other, specify and fill in the best description you can.
Not safe, disaster conditions
this implies natural disaster conditions
make it unsafe
House too damaged in place of origin Other, specify: ____________
No transportation to place of origin Place of origin is insecure
implies insecurity not related to the
natural environment

Basic services in place of origin non functional post disaster
Basic services could be health service, market, educations, etc

3.3 If there are displaced people, where do they live in this site now? (tick all that apply)
This question asks where displaced people are living at the site. There may be more than one place, so tick the box or
boxes which best describe(s) where displaced people are living after the disaster. If no boxes give a good picture or if
there is an additional category, tick other, specify and fill in the best description you can.
With host family Public buildings No displaced people
In an organized / official IDP camp Outdoors in temporary improvised shelter (squatting on a plot of land)
Other, specify: ______________ On original land (rented or owned, but not inside original house)

4. WATER AND SANITATION

4.1 Are people in this area accessing clean water? Yes No
Indicate whether people in the site have clean water after the disaster. Tick yes if they have clean water, tick no if
they do not. If the answer is yes, skip to question 4.2. NB this question is more about the peoples own perceptions of
the water they have access to. Other experts can identify in more detail the safety of the water as needed.

4.1.1 If no, why not? (tick all that apply)
No clean water Discrimination No water carriers/jerry cans
Unsafe to get water Other, specify: ______________
Record the reasons why people do not have access to clean drinking water after the disaster.

4.2 What are the major water sources? (tick all that apply)
Indicate the main water sources used in the site before and after the disaster to identify how the situation may have
changed as a result of the disaster. If there is a water source which is common but not listed, note what it is in the
line marked other, specify.
Before the disaster After the disaster
Piped/PDAM water
Deep well
Spring
Other, specify:
Piped/PDAM water
Deep well
Spring
Other, specify:
River
Other, specify:
River
Other, specify:

4.3 Who collects the clean drinking water? (tick one)
This question helps raise a red flag as to whether water collection exposes people up to protection risks. This is
especially important in conflict zones. Identify those who were/are mainly responsible for collecting water both
before and after the disaster. If it is anyone or a mix of males and females, tick that box. If water is available to
everyone in their homes, tick not applicable.
Before the disaster? Men Women Girls Boys Anyone/mix Not applicable
After the disaster? Men Women Girls Boys Anyone/mix Not applicable

30

4.4 Is it difficult for people in this area to keep themselves clean?
o Male assessors should ask male KIs and CGs if men/boys are able to stay clean after the disaster.
o Female assessors should ask female KIs and CGs if women/girls are able to stay clean after the disaster.
Record in the box on the below left if men, women, boys and girls are able to keep themselves (their physical bodies)
clean. Tick either yes or no for men, women, boys and girls. For each group who answered yes, record in the box on
the below right why they cannot keep clean. If there is a reason that is not listed, note what it is in the line marked
other, specify.
If yes, why? (tick all that apply)
Yes No
No
water
No
privacy
No place
to wash
Unsafe to
collect water
Water
unclean
No soap
(hygiene
materials)
Other,
specify
Men
Women
Boys
Girls

4.5 Are most households in the community able to store household water? Yes No
Indicate whether people in the site are able to store water for household use after the disaster. Tick yes if they have
water storage, tick no if they do not. This is important if people were used to having piped water and did not require
storage at the household level, or they had inbuilt household tanks for storage. If a tanker comes only daily or less
and people do not have water storage containers (e.g. jerry cans), it will be a problem for them.

4.6 Where do men/boys and women/girls in this site go to the toilet, before and after the disaster? (tick all that
apply)
o Male assessors should ask male KIs and CGs where men/boys toileted/defecated both before and after the
disaster.
o Female assessors should ask female KIs and CGs where women/girls toileted/defecated both before and after the
disaster.
o If there is a type of toileting/defecation practice that is common but not listed, note what it is in the line marked
other, specify.
Type of Toilet
Before After
Safe sanitation (improved sanitation )
Private latrine

Public latrine

Other, specify:

Unsafe sanitation (unimproved sanitation)
Open defecation
River
Other, specify:

4.7 Did/do women/girls have access to sanitary napkins or other relevant hygiene materials?
Record whether women and girls in the site used sanitary hygiene materials both before and after the disaster. Tick
yes if they did/do, tick no if they did not/do not. Secondary data may provide information on how women managed
hygiene needs before the disaster. They question improves understand of why types of sanitary/hygiene materials
will be appropriate for affected women/girls.
Before disaster Yes No
After disaster Yes No

5. HEALTH

5.1 Are there any health services functioning for the community? Yes No
Secondary data will help to identify the main types of health services functioning in the area pre disaster. However, it
will be useful to ask the community whether they believe that health service availability has changed since the
disaster. If health services are not functioning, then skip to skip to section 5.3.

31

5.1.1 If yes, what type of health services are still functioning in the affected area? (tick all that apply)
If health services are still functioning, note here which types of services they are. There may be more than one type
of health service in which case, tick the box or boxes which best summarize the kind of health services are still
operating in the community after the disaster. If there is a type of health service which is evident but not listed, note
what it is in the line marked other, specify.

Hospital Maternity Hospital Poliklinik Other, specify: __________

5.1.2 Do they have basic medical supplies? Yes No
Record here whether the community believes that the health service providers have medication or whether these
supplies have been upset as a result of the disaster.

5.2 What type of health worker are still working on the area? (tick all that apply)
Note the types of health workers that the community believes are still working at different health service providers
since the disaster. There may be more than one type of health workers, so tick the box or boxes which best
summarise the kind of health workers who are still operating in the community after the disaster.
Doctor Nurse Midwives / Traditional Birth Attendant
Do not know No health worker Other, specify: ______________

5.3 Have people in this site changed their use of health care services since the disaster? (tick one)
Record whether people in the site have changed their use of health care providers since the disaster. Changes may be
an increased or decreased use of health services, it may also be a change in type of services sought. For example,
there may be more visits to treat injuries or to treat an outbreak of communicable disease not present before the
disaster. If community respondents say that there have not been any changes, tick the no change box.
Increased community use of health care services Decreased community use of health care services
Change of reasons for visiting health care services No change

5.4 What are the main health concerns in this site? (tick all that apply)
This question asks what the main health issues are for people are living at the site.
o There may be more than one concern, so tick the box or boxes which best summarizes the health concerns in the
community after the disaster.
o If there are no concerns, tick the no concern box.
o If there is an additional health concern, tick other, specify and fill in the best description you can.
No concern Skin diseases Acute respiratory infections Diarrhea diseases
Malaria Chronic illness Injuries from the disaster
Access to safe birthing support/facilities Other, specify: ______________

5.5 Do you know of any problems with feeding/breast-feeding children since the disaster? (tick all that apply)
This question should only be asked of the female CG/KI. Tick the box or boxes which best explain reasons for
feeding/breast-feeding children since the disaster. If there are problems not listed, tick other, specify and fill in the
best description you can.
Breast feeding (children <6months) Feeding (children 6 months 5 years)
Do not know
No problems
Decrease in or cessation of breastfeeding
Lack of time
Lack of private space
Other, specify:
Do not know
No problems
Lack of usual foods for children
Lack of time
5.6 Do you think that the health of children in the community has worsened since the disaster? Yes No
Record whether the health of children has decline since the disaster. If no, skip to section 6.

5.6.1 If yes, what concerns? (tick all that apply)
This question asks what the biggest health concerns are for the children living at the site after the disaster.
o There may be more than one concern, so tick the box or boxes which best describe(s) the health concerns for
children after the disaster.
32

o If there is an additional category, tick other, specify and fill in the best description you can.
Diarrhea Respiratory infection Fever
Stress/anxiety/unease Other, specify: ______________

6. FOOD

6.1 Have people in this site changed their eating patterns since the disaster? (tick one)
Record whether people in the site have changed the numbers and/or content of their meals since the disaster.
o If community respondents say that there have not been any changes, tick the no change box.
o If there has been no change, skip to section 7.
Increased amount of food/number of meals Changed types of food consumed
No change Decreased amount of food/number of meals

6.2 If amount of food/number of meals has decreased, why? (tick all that apply)
This question asks for explanation on why the amount and/or numbers of meals has decreased since the disaster.
o There may be more than one reason, so tick the box or boxes which best explains why.
o If there is an additional explanation for change in eating patterns since the disaster (e.g. Lent or Ramadan), tick
Not enough food available Quality of food poor Stress/anxiety
Fuel for cooking too expensive No access to markets Other, specify: ______________
Food too expensive No utensils (dishes for cooking and eating)

7. EDUCATION

7.1 After the disaster, has school attendance decreased? Yes No
Information on pre disaster enrolment rates can be gathered through use of secondary data. However, it will be
useful to ask the community whether children have stopped going to the school since the disaster. If school
attendance has not changed (or indeed if it has increased), then skip to section 8.

7.1.1 If yes, why? (tick all that apply)
Record why childrens participation in school has decreased since the disaster.
o There may be more than one reason, so tick the box or boxes which best describe(s) the reasons why fewer
children are in school after the disaster.
o If there is an additional category, tick other, specify and fill in the best description you can.
No teachers School used for other purposes Not safe to get there
Lack of school uniform Children too scared to attend Schools too damaged
No educational materials Lack of transport to get to school Unable to pay fees
Parents want to keep children with the family Other, specify: ______________

8. PROTECTION

8.1 What are the main needs for children since the disaster? (tick up to 3)
Note the priority needs and concerns that relate to children since the disaster. There may be more than one need
for/impact on children since the disaster, so tick the box or boxes which best explains why. If there is an additional
concern for concern since the disaster that is not listed below, tick other, specify and fill in the best description you
can.
Safe place to live Reunification with family Return to school
Protection from road traffic Protection from domestic violence Protection from child trafficking
Safe places to play Health care Psychosocial support
Protection from child labor Protection from early marriage Other, specify: ______________
Care for children who are separated/alone

8.2 Since the disaster, has there been an increase in the numbers of children living on their own?
Note whether members of the community in the site feel/have observed that there are more children living without
adult support since the disasters.
Yes No
33

8.3 What are the main issues people in this area face in terms of safety and security? (tick all that apply)
Record here any additional safety and security concerns facing the community in the site being surveyed.
o In a natural disaster, many of these boxes will not apply. There may be more than one safety or security concern
since the disaster, so tick the box or boxes which best explains why.
o If there is an additional safety or security concern since the disaster that is not listed below, tick other, specify and
fill in the best description you can.
o If there are no problems, tick the there are no problems box.
Attacks or bombings Armed violence Abuse of the population
Crime / banditry Abduction or hostage taking Forced military recruitment
There are no problems Do not know Clashes between armed groups
Displacement Gender Based Violence Arbitrary arrest or detention
There is not enough security Killing Other, specify: ______________
Continued threats from natural disasters
Deliberate killing of civilians by military/armed groups/security actors

8.4 Before the disaster, were people able to move freely between places? Yes No
Note whether the community found that there were restrictions to movement before the disaster. This may be more
applicable in conflict settings than during a natural disaster. Restrictions to free movement may also be due to
cultural or gender restrictions.

8.5 Since the disaster, are people in this area able to move freely between places? Yes No
Note whether the community feels that there are restrictions to movement now, since the disaster. If there were no
problems since the disaster then skip to 8.6.

8.5.1 If not, why not? (tick up to 3)
o If people are not able to move about freely since the disaster, indicate this in the boxes below. There may be
more than reason that people cannot move about freely since the disaster, so tick the box or boxes which best
explain why.
o If there is an additional reason for lack of freedom of movement since the disaster that is not listed below, tick
Activities by armed groups General violence / banditry / crime Curfews or travelling restrictions
Tribal conflict Gender restrictions/discrimination Natural obstacles to movement
Presence of landmines Continued threats from natural disasters Lack of money to pay for transport
Lack of transport means Lack of functional transport network Other, specify: ______________
Lack of ID cards/travel documentation

8.5.2 If people cannot move freely between places, how does this impact them? (tick all that apply)
Record here the result that the lack of freedom of movement has for people in this site since the disaster.
o There may be more than one impact, so tick the box or boxes which best explain what the impact is.
o If there is an additional impact for lack of freedom of movement since the disaster that is not listed below, tick
Reduced access to clean water Reduced access to health services Risk of physical harm
Reduced access to food sources Inability to access fuel sources Other, specify: ______________
Lack of access to adequate shelter/protection from elements
Reduced access to livelihoods opportunities

8.6 Is loss of documentation a concern for people in this area? Yes No
Record here whether loss of documentation is a problem since the disaster. Documents can include: ID forms; birth,
marriage and/or death certificates; passports; drivers licenses; widow, disability or old age pension documents; land
ownership documents; and other legal forms. Loss of documents can hinder the ability of affected persons to access
relief and recovery goods and services.

9. INFORMATION

9.1 Where did people get information before the disaster, and where do they get information now? (tick all apply)
Information refers to where/how people get the key knowledge they need. We want the answer to this question so
that if any key messages need to be passed on it can be done in the most effective way and so that peoples
34

communications needs can be supported. Record here how best to communicate with the community both before
and after the disaster. There may be more than one information source, so tick the box or boxes which best reflect
the sources. If there is an information source either before or since the disaster that is not listed below, tick other,
specify and fill in the best description you can.

Information source Before After
Television

Newspapers

Mobile phone (SMS)
Community/religious leaders
Government leaders
Humanitarian workers
Radio

Sign boards

Internet

Word of mouth (friends, family, neighbours)

Other, specify:

9.2 What are the most important information needs for this area? (tick all apply)
Record here what the key information needs are since the disasters. If there is an information need since the disaster
that is not listed below, tick other, specify and fill in the best description you can.
Emergency relief services Health information Markets
Emergency hotline numbers Separated/missing family members Weather
Security Situation in area of origin (for IDPs) Other, specify: ______________

9.3 What are the barriers to accessing information area? (tick all apply)
Record here what the reasons are as to why people cannot get information since the disaster. If there is a reason
since the disaster that is not listed below, tick other, specify and fill in the best description you can.
No electricity Lost phone charger Information not in local language
No barriers No mobile and land phone coverage No credit for phone
Information inaccessible (for illiterate, visually impaired, deaf) Other, specify: ______________

10. OVERALL

This is a crucial part of the assessment because it outlines the communitys main priorities. If the assessment team is
concerned that the time at the site may be limited, questions from this section could be asked first.

10.1 What are the main community needs since the disaster? (tick up to 3)
Record here the community priorities since the disaster.
o There may be more than one information source, so tick up to three boxes which best reflect the needs.
o If there is a priority need since the disaster that is not listed below, tick other, specify and fill in the best
description you can.
Temporary shelter Food Water
Children returning to school Health care Clothing, footwear, bedding
Sanitation/toilet facilities Cultural and religious activities Communication/information systems
Fuel and cooking materials Repairing damaged house Restoration of livelihood activities
Safety and security Transport and access to markets Support for feelings of fear and insecurity
10.2 Are any of the following groups more vulnerable (than usual) since the disaster? (tick all that apply)
Note here any especially vulnerable groups that the community has identified as being particularly at risk since the
disaster. There may be more than one information group, so tick the box or boxes which best identify these groups.
Depending on the type of disaster, there may be a group that is not listed below, tick other, specify and fill in the best
description you can.
Older persons (ages 60+) Widows Ethnic minorities Persons with disabilities
Do not know Children Religious minorities Child headed households
Other, specify: ______________ Female headed households
35

Other Comments/Observations?
Please use this column if there are any other comments or observations at the assessment field.

36


Section 4
Direct Observation (DO)

37

Checklist and Direct Observation (DO) Summary
Emergency Capacity Building (ECB) Joint Needs Assessment
Site of Assessment :

Date of Assessment (DD/MM/YYYY):
Assessor :

Time of Assessment:

SECTOR QUESTIONS
WASH Yes No NA Not observed Comments/details/observations
1 Is garbage/waste seen where people are staying?
2 Are there latrines at the site?
3 Are the latrines functional? (visit the latrines to
decide)

4 Are there separate latrines for males and
females?

5 Do households have clean covered water storage
containers? (Ask several households)

6 Is there a water source in the site?
7 Is there queue at the main water point/tanker?
8 Is there queue at the latrines?
9 Do people at the site appear to have access to
soap and other hygiene items?

10 Is there a suitable place for women to bathe?
11 Do vectors appear to be a problem at the site?
(mosquito, rats etc.)

12 Is stagnant water or blocked drainage a problem?
13 Other.
FOOD Yes No NA Not observed Comments/details/observations
1
Are markets functioning? (visit the market)

2
Is there food available?

3
Other.

PROTECTION Yes No Give Details
1 Are there protection risk observed at the site?
2 Are there any groups absent from public places:
Boys (under 12 years)
Girls (under 12 years)
Male youth
Female youth
Women
Men
Older women (60 years and above)
Older men (60 years and above)
Persons with disabilities
Ethnic minorities
Religious minorities
Other (specify)
EDUCATION Yes No NA Not observed Comments/details/observations
1 Are school aged girls observed out of school during
school hours?

2
Are school aged boys observed out of school during
school hours?

3
Is there a school functioning at the site?

4
Other.

38

Damage Questions
List main types of shelter Describe conditions
What types of shelter are observed in the site now?
(house, tent, collective centre, public building etc.)

Walk from one end of the site to the other and record any damaged infrastructure observed and in what condition add comments where
appropriate. (i.e. destroyed, damaged, functioning, not observed)
Infrastructure/Facilities Comments
1 School buildings
2 Health centres
3 Religious buildings
4 Bridges
5 Roads
6 Main Water Points
7 Other.

Other observations

i


ANNEX

ECB CONSORTIUM INDONESIA (ECB-CI)
DISASTER RESPONSE ENGAGEMENT PROTOCOLS
STANDARD OPERATING PROCEDURES
ii

1. ECB-CI RESPONSE TRIGGERS & CO-ORDINATION MEETINGS

1.1 ECB-CI and the broader Indonesian Disaster Response Context These provisions are
designed to ensure integration, co-operation and support of the Indonesian Government
and its growing disaster response capacity and framework so that the ECB members in
Indonesia may best help those affected by disaster. The provisions included herein also
recognise and will work in support of and alongside the existing humanitarian co-ordination
structures outlined through the activity of OCHA and the Cluster System.

1.2 Project Management Team (PMT) Initial Response Meeting

a. Timings When early warning of a disaster is provided, consortium PMT members will
co-ordinate activity prior to the disaster. Where this is not possible an Initial Response
Meeting should be held by the CDs when two or more agencies intend to respond to a
disaster. Agencies should inform the Field Facilitator of their intent to respond to a
disaster, to enable him to convene a meeting to be attended by CDs and relevant PMT
members or their empowered representatives, and occur within 24 hours of a disaster
occurring. At the CD Initial Response Meeting, agencies should be in a position to
indicate whether they will be responding to the disaster, their probable key sectors,
activities and anticipated size of response.

b. Initial Outline Decisions The CDs will be responsible for strategic decisions while the
PMT will lead on field operations. The CDs should indicate which ECB-CI response model
would be most appropriate (see paragraph 5.2), outline strategic and programme
response plans, agree on geographic assessment areas and assessment teams, agree on
relevant appointment of RCA(s), and identify areas of possible collaborative activity such
as, advocacy, supply chain sharing or sector partnering. Any ongoing or probable joint
funding activity should also be discussed at this meeting. The frequency of meetings for
the CDs and the PMT should also be decided at this meeting. All decisions will be
recorded and documented for future reference.

1.3 PMT Joint Needs Assessment Results Meeting

a. Timings Ideally within 48-72 hours
1
after the disaster the PMT members should meet
again to consider the results of the JNA and confirm the scope and nature of both their
individual agency and the ECB-CI response.

b. Response Decision Confirmations In this PMT JNA Results Meeting, agencies should be
prepared to outline their response plan locations and activity, whilst investigating and

1
The frequency of meetings is only indicative and will depend on specific context.
iii

setting in place structures for any planned joint activity (funding, advocacy, safety &
security, programmes etc.). This meeting should be the main forum for the outlining of
joint funding proposals, structures, aims and recommended allocation.

c. Organisation It is likely that the FF will not be present for this meeting as they will be
deployed to the field. Therefore, a representative of the Response Co-ordination Agency
(RCA) will be responsible for scheduling, chairing and disseminating the results of the
meeting. Where possible the FF should participate in the meeting remotely by providing
an update from the field. The FF is responsible for ensuring that relevant information is
shared between the ECB-CI PMT and deployed response teams.

1.4 Ongoing Co-ordination Meetings Regular ECB-CI meetings are to take place at the field
location and Jakarta as necessary. It is anticipated that meeting in Jakarta will take place
weekly/ bi-weekly in the aftermath of the disaster and become less frequent as the response
takes shape. In the field, meetings are likely to occur every couple of days in the initial
aftermath of a disaster and reduce to weekly co-ordination meetings as the response
progresses.

1.5 Co-ordination in the Recovery and Rehabilitation Phases Consortium members recognise
the value of maintaining co-ordination and where appropriate collaboration as the disaster
transitions from the Response through the Recovery & Rehabilitation phases. Consortium
members will ensure that an appropriate level of co-ordination is maintained as these
transitions occur.

2. ECB-CI RESPONSE FUNCTIONS & RESPONSIBILITIES

2.1 ECB-CI Country Lead AgencyThe Country Lead Agency along with all other ECB-CI members
are to support, where possible and appropriate, the Response Co-ordination Agency (RCA) in
ECB-CI aspects of the response. There should be public clarity on the division of
responsibility and adherence to this principle. The Country Lead Agency and the RCA may be
the same when the situation on the grounds dictates.

2.2 ECB-CI Response Co-ordination Agency (RCA)

a. Role & Obligations In all ECB-CI responses there will be a Response Co-ordination
Agency (RCA). The RCA will act as Primus Inter Pares amongst the agencies (first amongst
equals); they will co-ordinate any ECB-CI aspects of the response, act as a focal point for
the collection, collation and dissemination of information (i.e. JNA & Internal SitReps),
house and provide support to the Field Facilitator to enable completion of his/her tasks
as set out in paragraph 2.3 below and, wherever possible, provide initial immediate
logistics support and introductions to fellow ECB-CI members as they set up their
responses.

iv

b. The Field Facilitator and the RCA Once a RCA has been selected, the Field Facilitator
(FF), will begin to act as an agent of the RCA on behalf of all of the ECB-CI members in
order to undertake the taskings and activity as set out in this Protocol.

c. Government Relations The RCA (and FF) will make contact with the appropriate
Government bodies in order to publicise the joint activity and co-ordination of the ECB-
CI. This will build stronger relationships and increase the credibility and standing of the
Consortium.

d. Joint Proposal Activity The RCA has a significant role in the drafting, consortium
approval process and submission of any joint ECB-CI proposals. In fulfilling this task they
will operate in conjunction with the provisions set out in paragraph 6.

e. Cost & Reimbursement In order to recompense the RCA for any additional costs
incurred, a small administrative sum should be included in any joint ECB-CI proposal. The
amount claimed will be the actual costs associated with this role and its associated
responsibilities. In the event of no Joint Proposal being submitted the Field Facilitator
should apply to the ECB Flexible Response Fund for support (Link to paragraph 2.3 j& k),
or investigate other ECB-CI funding mechanisms.

f. Selection The RCA will usually be chosen upon the basis of the existing presence of
agency in the disaster area prior to the disaster. Where this is not an appropriate
measure, the response size and aspirations will be considered as a determinant of RCA
allocation. ECB-CI members should be willing to act as RCA where appropriate, but must
volunteer for the position. The RCA should ideally be decided by consensus; if this is not
achievable a vote that results in two thirds of the PMT members agreeing on the RCA
will suffice, but every effort should be made to secure consensus in an appropriate
timeframe.

g. Consortium Obligations The RCA will liaise closely with all ECB-CI members and
especially, where appropriate, the Country Lead Agency. All Consortium members are
obligated to support the RCA in their co-ordination efforts and in line with the provisions
of this engagement Protocol.

h. Mediation / Arbitration In its role as first amongst equals, the RCA can be approached
to act as an arbitrator in the event of disagreement or overlap in the activity of
consortium members. Consortium members should attempt to resolve the issue bi-
laterally first before approaching the RCA. If the RCA is unable to assist in the
disagreement, then the matter should be referred to the PMT.

i Minor Response Field Facilitator ReplacementWhen the scale of the disaster does not
merit the deployment of the FF, the RCA will fulfil the obligation as set out in the FF
section below.

v

2.3 ECB-CI Field Facilitator

a. Consortium Members Role The vital role of the ECB-CI Field Facilitator (FF) in a
disaster response is recognised and supported by all consortium members. ECB-CI
member agencies will assist and support the FF in the conduct of the disaster response
role as set out below. The FF is a generalist who acts to support information sharing and
co-ordination between agencies. Where specialist skills such as detailed information
management & analysis or extensive technical skills are required, relevant experts will
be sourced.

b. Initial PMT Response Meeting Within 24 hours of a disaster the FF will have set up an
Initial Response Meeting (consisting of CDs, as relevant PMT members or decision
making empowered representatives). At this meeting a number of key immediate
decisions should be taken(see paragraph 1.2 for full details).

c. Assessment Co-ordination & Overlap Prevention The ECB-CI Field Facilitator should
deploy to the field to co-ordinate assessment distribution (JNA) and prevent overlap.
Ideally such division of assessments by geographic distribution should be agreed at the
PMT Initial Response Meeting. Where this is not the case consortium members will
contact the FF to ensure that their area of proposed assessment is not already being
covered by an ECB-CI member or other agency. Through the FF, agencies with existing
projects or community linkages will be given a priority for assessment in that locale.

d. Assessment &Liaison The FF will co-ordinate with Government and UNOCHA
representatives to ensure ECB-CI assessment locations are well known and do not
overlap with other non-ECB-CI activity. In the event of any overlap the FF will
recommend a logical and fair solution which the ECB-CI members are strongly
encouraged to support.

e. JNA Collation & Co-ordination During the initial phase (~72 hours) a designated JNA
PM will act as the key focal and co-ordination point for the collection, collation and
processing of the JNA. The FF will verify the data, ensure correct uploading, disseminate
the data and act as the contact point for any questions (from both ECB-CI and non-
members) about the JNA. The FF should be prepared to conduct outline training for new
JNA users and agencies who may wish to utilise the format.

f. Ongoing Field information Sharing Once the JNA process is complete the FF is to
remain in place and to co-ordinate ongoing information sharing. They are to prepare
regular and concise ECB-CI SitReps (for internal use only) and to convene regular
meetings of the consortium members. Through the structure of the JNA and SitReps, the
FF is well placed to identify and recommend areas of possible partnership to Response
Managers or the PMT.

vi

g. Joint Funding Focal Point & Role The FF is also to act as the focal point for any Joint
Funding opportunities and proposals. If an agency is approached to submit a joint
funding proposal or an appropriate opportunity arises for one, that agency is to utilise
the FF to facilitate agency compatibility, information exchange, proposal aspirations and
agency consultation. Where appropriate the FF may draft the proposal, although it is
envisaged that this task would more usually fall to a proposal writing specialist organised
by (but not necessarily from) the Response Co-ordination Agency.

h. Field Co-ordination Meetings The FF is responsible for convening, chairing and
disseminating information from the field level ECB-CI meetings (see paragraph 1.4).
Consortium members are obligated to keep the FF informed of their current and
planned activity (as per the information sharing provisions in Paragraph 4). The FF is a
resource which should be well used by all deployed consortium response teams and
should not be sidelined. ALL contact with the ECB Global Field Manager should take
place through the FF.

i. Use of ECB Flexible Fund The FF will consider applicable uses of the ECB Flexible Fund
to assist and support the effectiveness of any ECB-CI response. A consortium member
can request that the FF instigate a bid to this fund. The FF will be responsible for
associated documentation and processes. It is envisaged that this fund might be used for
purposes which raise the overall quality and effectiveness of the ECB-CI response, but
that would fall outside of usual funding streams which do not fall naturally into other
funding streams; this may include the hire of short notice specialist consultants and the
provision of unforeseen equipment to support the FF in their co-ordination role.

j. FF Location In the initial stages (approximately aligned to the governmental
emergency phase) it will be most appropriate for the FF to be based at the field disaster
co-ordination location. When deployed to the field, the FF should ideally be located
(and appropriately hosted) in the response office of the Response Co-ordination Agency.
If this is not possible or optimal, the FF should be located with the agency that affords
the FF best access to co-ordination meetings and all consortium members. It is likely to
be necessary for the FF to return to Jakarta on occasion, possibly to facilitate and
backbrief at PMT/ Country Director Meetings; however, the default location for the FF in
an emergency should be in the field, playing a co-ordination and facilitation role.

k. FF Response Role Funding Within their annual budget the FF should make a provision
for possible expenses associated with their disaster response role as specified by this
protocol. When a Joint Funding Proposal is submitted it should include a budget line for
FF coordination. When either or both of the aforementioned routes are not applicable
the FF should apply to the ECB Flexible Response Fund administered by the ECB Global
Team (see paragraph 2.2 e).

l. FF Alternate or Replacement If the FF is unable to fulfil the functions specified above,
or when they need to return to their normal duties then it is the obligation of the
vii

Country Lead agency and the RCA to source a different individual to perform these
functions. Where there is a simultaneous disaster a second person should be nominated
to take on the roles and functions of the FF in that disaster response.

m. FF Role in Post Disaster Lessons Identified & Recommendations The FF fulfils a key
role in ensuring that the consortium identifies and learns the lessons which result from
each disaster response. See Paragraph 10.2 10.4 for full details.

3. ASSESSMENTS

3.1 Initial Appraisal

a. Joint Needs Assessment (JNA) & other formats Consortium members should use the
JNA as their preferred initial needs appraisal format. At the Initial Response Meeting a
decision should be taken on whether to use JNA or an alternative initial appraisal
format
2
. Where the agencies are responding to the disaster in isolation, they may use
their own assessment formats.

b. Timings In order to best meet the humanitarian imperative, all of the information
collected and analyzed by all consortium members in the Initial appraisal (JNA), will be
passed to the FF in a timely manner for compilation and dissemination. Information
should ideally be passed to the FF on a 24 hourly basis. The complete results of the
Initial appraisal (JNA), should be compiled, analysed and disseminated no later than 72
hours after the disaster.

c. Third Party useThe consortium encourages the use of the in the Initial appraisal (JNA)
by non-ECB agencies. When this occurs the FF will remain the focal point and will assist
with basic training and dissemination of guidelines.

d. Joint Assessment Teams Where the situation dictates, it might be most effective to
conduct a joint assessment with a single multi-agency team. When this is the case,
decisions regarding management, resources and coordination arrangements will be
made during the Initial Response Meeting or by the CD/PMT as relevant.. Other
consortium members should volunteer applicable staff and resources as applicable.

3.2 Comprehensive Assessments

a. Information Sharing - Consortium members will share their comprehensive assessments
with other agencies through the FF. This information is only to be used to best serve the

2
At the time of writing, -the JNA is undergoing final checks before becoming operational. For an interim period until
there has been detailed operationalisation and extensive cascade training has been conducted, it may be necessary to
utilize a different Initial Appraisal methodology. JNA remains the preferred ECB-CI methodology; however the ECB-CI
will remain abreast of evolving assessments methodologies and technology.
viii

humanitarian imperative, to ensure the best targeting of aid and to avoid issues of
perceived lack of transparency or accountability.

b. Standards, Format & Assessment IntegrationThere is no Comprehensive Assessment
Format; however, consortium members will strive to work within the broader
assessment framework set out by UN OCHA, the Cluster System and the Indonesian
Government disaster management agencies.

4. INFORMATION SHARING

4.1 Aim & Information Security Consortium members agree to share as much information as
possible in order to raise the quality of response for disaster affected people. This
information will not be disseminated to third parties without the source agencys
permission; however, it is recognised that this information is likely to be shared with agency
and ECB global entities.

4.2 Nature Of Information To Be Shared Information shared should include, but not be limited
to: assessments, sector activity, 4Ws (who, what, where, when), proposal overviews,
response contact lists, outline response budgets, outline short-term and long-term response
plans, partners and private sector linkages, commodity prices and suppliers, warehouse and
transportation plans, spare capacity and opportunities for co-ordination.

4.3 Mechanisms for Information Sharing

a. ECB-CI Meetings ECB-CI Meetings are to be held at field and Jakarta levels in accordance
with paragraphs 1.1-1.5.
b. ECB-CI Response SitReps are to be completed in accordance with the provision of
paragraph4.5 and Annex C.
c. Dissemination of ECB DREP and other material. each ECB consortium members are
responsible for disseminating and/or introducing the DREP to its emergency teams at
country and HQ or other country levels supporting emergency responses in Indonesia.
d. Standing Products There will be a small set of standing products (Annexes to this Protocol)
which the ECB-CIFF will be responsible for keeping updated (6 monthly revisions). Some of
these documents will help guide engagement; others will act as references in the event of a
disaster.
Annex A Sector, Project and Geographic Mapping
Annex B Consortium Members Stocks and Pre-positioning status
Annex C ECB-CI SitRep Template
Annex D Response Model Digest
Annex E Joint Funding Proposal Template
Annex F Advocacy Priority Matrix
Annex G Response Logo Usage& RCA example
Annex H - ECB-CI Quick Reference Protocol Flowchart
Annex I ECB Global Readiness Assessment Protocol
ix

e. ECB Connect / ECB-CI googlegroup A googlegroup should be set up and administered by
the FF. This site should have contained within it all of the relevant reference information and
details about the disaster response. All ECB-CI members should have access to this site.
Dependent upon the usage and uptake of the ECB Connect site, it may be useful to migrate
this information and function in due course.

4.4 Future Developments In the interest of further response effectiveness through integration
and collaboration, it is intended that these annexes can be added to as appropriate. Possible
areas of further integration may include supply chain details, sharing lists of pre-approved
vendors etc.

4.5 Situation Reports
a. Response SitReps Consortium members will contribute to regular ECB-CI SitReps, which
will be compiled by the FF. In the immediate aftermath of a disaster these SitReps will be
produced daily, after which time their frequency will reduce to twice weekly or weekly. The
SitRep will be used for internal ECB-CI purposes and to identify areas of possible overlap,
collaboration opportunities or gaps. The SitRep will not be disseminated outside of the ECB-
CI without permission of all consortium members. Entries into the SitRep should cover the
areas outlined in paragraph 4.2, but should be concise for ease of digestion and to minimise
strain on responding staff and agencies.
b. ECB-CI SitRep Template (Annex C) - An ECB-CI SitRep has been agreed (see Annex C). The
SitRep is divided into 2 two parts:
Part 1 Extraction and Collation The FF will extract and compile relevant information from
individual agency SitReps. This SitRep will identify key issues and areas of possible ECB-CI
attention to facilitate a more informed and effective response.
Part 2 SitRep Template for agency usage Consortium members are to use this template
where appropriate and where it is more efficient to do so. When using their own SitRep
formats, agencies are to ensure that all the relevant information structured in the ECB-CI
SitRep template is included.
4.6 Pre-Disaster Information Library Consortium members are to provide the FF with the
relevant individual agency disaster response policies, procedures and contingency plans
prior to a disaster. This information will be held centrally by the FF and can be accessed
through the ECB Connect, the ECB-CI googlegroup or via a request to the FF (email, phone
etc.) The FF will maintain a database of the relevant materials that is available for
consortium agency usage. Non-ECB members or individuals may access this information with
approval by the PMT.
4.7 Cluster Co-ordination Consortium members are likely to attend Cluster Meetings. When
they are unable to attend, they may request that either the FF or one of the other members
of the consortium passes on specific and relevant information from and to the cluster. This is
a consortium courtesy and should not be used as a way to avoid cluster attendance.

39

Joint Needs Assessment (JNA)

Bagian 1
Metodologi dan Panduan Kaji Cepat Terpadu atas Kebutuhan
(Joint Needs Assessment - JNA)

Dikembangkan oleh ACAPS bekerja sama dengan ECB Indonesia

40

SINGKATAN

ACAPS : The Assessment Capacities Project
BMKG : Badan Meteorologi, Klimatologi dan Geofisika
BPS : Badan Pusat Statistik
CBDRM : Community Based Disaster Risk Management
CLA : Community Level Assessment
DREP : Disaster Response Engagement Protocol
ECB : Emergency Capacity Building
FAO : Food and Agricultural Organization
GIS : Geographic Information System
GoI : Government of Indonesia
IASC : Inter Agency Standing Committee
ICRC : International Committee of the Red Cross
IM : Information Management
JNA CG : Joint Needs Assessment Community Group
JNA DO : Joint Needs Assessment Direct Observation
JNA KI : Joint Needs Assessment Key Informants
JNA : Joint Needs Assessment
M&E : Monitoring and Evaluation
MIRA : Multi Cluster/Sector Initial Rapid Assessment
NATF : Needs Assessment Task Force
NGO : Non-Government Organization
PLN : Perusahaan Listrik Negara
PMI : Palang Merah Indonesia
PMT : Project Management Team
RCA : Response Coordination Agency
SOPs : Standard Operating Procedures
UN : United Nations
UNDP : United Nations Development Program
UNFPA : United Nations Population Fund
UNHCR : United Nations High Commissioner for Refugees
UNICEF-MICS : United Nations International Children's Emergency Fund - Multiple Indicator Cluster
Survey
UNOCHA : United Nations Office for the Coordination of Humanitarian Affairs
WASH : Water, Sanitation and Hygiene
WFP : World Food Program
WHO : World Health Organization

41

DAFTAR ISI

Daftar Isi ........................................................................................................................................................................... 41
1. PENDAHULUAN .................................................................................................................................................... 42
1.1 Data Sekunder ......................................................................................................................................... 44
1.1.1 Sumber-Sumber Data Sekunder ...................................................................................................... 44
1.1.2 Data Sekunder Sebelum Bencana per Sektor ............................................................................. 45
2. PENGGUNAAN DATA PRIMER DAN COMMUNITY LEVEL ASSESSMENT (CLA) .......................... 48
3. KERANGKA KERJA ANALISIS TERPADU (JOINT ANALYSIS) .............................................................. 51
4. PERSIAPAN ............................................................................................................................................................. 51
5. JADWAL JNA: PERAN DAN TANGGUNG JAWAB .................................................................................... 52

TABEL DAN GAMBAR

Tabel 1. JNA: Hari Awal dan Minggu Awal .......................................................................................................... 43
Tabel 2. Komposisi Tim: Peran dan Tanggung Jawab .................................................................................... 50

Gambar 1: Hasil Kajian (laporan) dan Komponen JNA di dalam Fase Kebencanaan ....................... 52

42

METODOLOGI DAN PANDUAN UNTUK KAJI CEPAT TERPADU ATAS KEBUTUHAN
(JOINT NEEDS ASSESSMENT - JNA)

1. PENDAHULUAN

Emergency Capacity Building Project (ECB) Konsorsium Indonesia telah bekerja untuk program Kaji
Cepat Terpadu atas Kebutuhan (Joint Needs Assessment JNA) sejak tahun 2007. Pendekatan seperti
ini telah diinisiasi pada tingkat global dalam bentuk kaji cepat yang terkoordinasi, termasuk saat
kerangka kerja Needs Assesment Task Force (NATF) dimulai pada tahun 2009.

Pendekatan yang disampaikan di dalam dokumen ini merupakan sebuah panduan praktis mengenai
kaji cepat terpada atas kebutuhan - JNA (multi agensi, muliti sektor) di Indonesia
17
. Metodologi dan
panduan ini merupakan bagian dari beberapa proses pembelajaran dari praktek JNA di Indonesia
yang dimulai sejak tahun 2007, pembelajaran dari negara-negara lain, pemikiran-pemikiran di tingkat
global tentang praktek kajian yang tercantum di dalam Panduan Operasional untuk kegiatan Kajian
yang Terkoordinasi saat Krisis Kemanusiaan oleh Inter Agency Standing Committee (IASC) NAFT dan
Multi-Cluster/Sector Initial Rapid Assessment (MIRA). ACAPS telah bekerja sama dengan ECB
18

Indonesia untuk pengembangan kegiatan ini sejak tahun 2011.

JNA memiliki fokus pada rentang waktu di hari-hari awal dan minggu awal setelah terjadinya bencana,
yang mengacu pada kerangka waktu fase 1 dan 2 di dalam dokumen NATF, dengan menyadari bahwa
tidak semua bencana datang secara tiba-tiba, sehingga untuk bencana yang datang secara perlahan,
mekanisme pemicu harus dapat diadaptasi ke dalam protokol tanggap darurat bencana miliki ECB
(Disaster Response Engagement Protocol DREP). Metodologi kajian yang termasuk di dalam dokumen
ini memiliki tiga elemen Utama
19
:
1) Penggunaan data sekunder, termasuk data sebelum dan sesudah bencana dan
pembelajaran/lessons learned.
2) Penggunaan data primer dan community level assessment (CLA)
20
.
3) Proses analisis secara bersama (joint analysis).

Metodologi berikut ini ditujukan untuk mendapatkan keseluruhan tujuan kajian dari dampak yang
disebabkan oleh bencana dengan: 1) memanfaatkan sumber data dan informasi kualitatif dan
kuantitatif yang tersedia di berbagai sumber data sekunder, termasuk yang tersedia di pemerintah
Indonesia maupun aktor lainnya; dan 2) mengetahui dampak bencana dan tindakan prioritas yang
diperlukan bagi masayarakat terdampak melalui informasi data primer yang dikumpulkan di
lapangan.

Pada hari-hari awal dan minggu awal setelah bencana, keputusan-keputusan penting yang
harus segera di buat dan keputusan yang dihasilkan melalui JNA merupakan langkah strategis.
JNA memiliki fokus kajian yang dilaksanakan pada minggu-minggu awal setelah bencana yang
menggunakan prinsip pengumpulan data pada tingkat komunitas. Saat keadaan memungkinkan, akan
lebih baik ketika ECB melaksanakan kajian awal terhadap wilayah terdampak agar dapat
menghasilkan gambaran umum awal lokasi dampak bencana, ketika aktor lain tidak dapat melakukan

17
Selanjutnya di dalam dokumen ini akan disebut sebagai JNA
18
Informasi lebih lanjut tentang ECB silahkan lihat www.ecbproject.org dan ACAPS, lihat www.acaps.org
19
Sejalan dengan rekomendasi MIRA, yang telah diadaptasi sesuai dengan konteks Indonesia.
20
Selanjutnya akan disebut sebagai CLA di dalam dokumen ini.
43

hal tersebut (misalnya pemerintah Indonesia atau UNOCHA). Langkah ini dapat dilakukan tiga hari
setelah terjadi bencana.

Hasil akhir kaji cepat (laporan) yang direkomendasikan di dalam dokumen ini berupa:

Laporan JNA, baik berupa laporan tahap awal yang menyajikan gambaran umum awal dari
dampak yang terjadi ATAU laporan yang menyajikan informasi yang lebih mendalam di minggu-
minggu awal setelah bencana yang dihasilkan dari pengumpulan data primer di tingkat komunitas
dan data sekunder.

Tabel 1
JNA: Hari-Hari Awal dan Minggu Awal
Hari-Hari Awal, 72 jam pertama Minggu Awal, 15 hari pertama
Kajian di hari-hari awal bertujuan untuk:
Estimasi skala dan kerusakan.
Lokasi populasi terdampak.
Mengidentifikasi resiko-resiko.

Sehingga:
Dapat menginformasikan keputusan
respon awal yang diperlukan.
Dapat menginformasikan kaji cepat tahap
selanjutnya.

Membutuhkan hal-hal dibawah ini:
Pemeriksaan data sekunder (informasi
sebelum dan sesudah bencana dan
informasi lessons learned).
Pengumpulan data primer (kualitatif) di
lokasi yang ditentukan melalui Purposive
Sampling.
Pengamatan dan informasi akan di
kumpulkan secara terstruktur melalui
narasumber dan diskusi kelompok.

Kajian di minggu awal bertujuan:
Mengidentifikasi wilayah prioritas.
Mengidentifikasi sektor prioritas.
Mengidentifikasi bagaimana kehidupan
masyarakat telah berubah sebagai
dampak bencana.
Menunjukkan keadaan umum antar sektor
di wilayah tersebut.

Sehingga:
Menginformasikan rencana awal untuk
respons, memodifikasi dan merivisi
keputusan awal jika diperlukan.
Menentukan fokus untuk kaji mendalam.
Berkontrubusi untuk berbagi pemahaman
ke berbagai kepentingan.

Membutuhkan hal-hal dibawah ini:
Pemeriksaan data sekunder (sebelum dan
setelah bencana serta
pembelajaran/lessons learned.
Pengumpulan data primer dilakukan
untuk mendapatkan informasi secara
sistematis, wawancara narasumber kunci,
diskusi kelompok dan observasi langsung
dilakukan oleh tim kajian (kualitatif tetapi
lebih detail dari hari-hari awal bencana).
Pemilihan lokasi berdasarkan purposive
sampling.
Menekankan pada perbandingan (lintas
wilayah, sektor, kelompok, dan waktu).
Fase 1 dan 2 kajian tidak akan memberikan gambaran/informasi yang rinci, teknis,
representative, spesifik untuk perencanaan program.
44

Sementara di fase 1, informasi di kumpulkan, rencana untuk kajian fase 2 sudah mulai diinisiasi.
Selama kajian fase 2 berlangsung, kelompok/cluster menyusun rencana fase 3 untuk kajian
mendalam (jika kajian fase ini dibutuhkan).
Informasi harus tersedia bagi pengambil keputusan sesegera mungkin (bahkan sebelum
Laporan JNA selesai dan final).

1.1 Data Sekunder

Keberadaan data sekunder sebelum dan sesudah bencana merupakan bagian terpadu untuk
mengetahui dampat bencana terhadap masyarakat terdampak. Data sekunder sebelum bencana
dapat menyajikan informasi dasar beragam sektor dan dapat membantu pihak yang berkepentingan
untuk mengetahui perkiraan dampak bencana. Informasi dasar seperti data populasi, data
kependudukan yang di spesifikkan, misalnya berdasarkan jenis kelamin, umur, dll, dan informasi lain
yang menunjukkan bagaimana kehidupan masyarakat (misalnya mata pencaharian, ekonomi, dll)
dapat dikombinasikan dengan data sekunder setelah bencana. Data sekunder setelah bencana
menunjukkan perubahan-perubahan yang terjadi pada masyarakat terkena dampak. Sumber-sumber
data sekunder setelah bencana dapat berasal dari laporan media, laporan dari institusi dan organisasi
lokal dimana bencana terjadi, pemerintah daerah, citra satelit, dan laporan cuaca. Dengan
mengkombinasikan data sekunder sebelum bencana dan sesudah bencana bisa menambah
pemahaman umum terhadap dampak yang disebabkan oleh bencana. Lessons learned (pembelajaran)
dari bencana yang sama dan bencana di masa lalu pada lokasi bencana tersebut juga dapat membantu
kita untuk memahami perkiraan kebutuhan masyarakat terdampak dan peluang perubahan dampak
bencana tersebut.

Mengacu pada produk atau hasil akhir dari kaji cepat terpadu ini adalah Laporan JNA khususnya
pada hari-hari awal setelah bencana, sedapat mungkin menggunakan informasi dari data sekunder
tersebut. Sementara itu Laporan JNA pada minggu awal setelah bencana akan menyajikan hasil dari
data primer (hasil kaji cepat di lapangan) yang akan tetap dikombinasikan/dianalisis dengan data
sekunder.

Kaji Cepat Terpadu atas Kebutuhan tidak akan menghitung jumlah korban terdampak, karena hal ini
dapat difasilitasi atau disediakan oleh otoritas setempat (misalnya dari pemerintah daerah) yang pada
akhirnya dapat di kombinasikan/disesuaikan dengan data sekunder (data kependudukan) yang
tersedia. Dengan demikian, untuk mendapatkan gambaran estimasi jumlah laki-laki, perempuan, anak
laki-laki, anak perempuan, penduduk berkebutuhan khusus (lanjut usia, wanita hamil dan menyusui,
cacat, kelompok etnis dan minoritas) yang menjadi korban bencana di hari-hari awal dan minggu awal
bencana dapat menggunakan data dasar kependudukan yang digabungkan dengan estimasi data
korban dari otoritas lokal.

1.1.1 Sumber-Sumber Data Sekunder

Bagian ini akan menjelaskan potensi sumber-sumber data sekunder yang termasuk di dalam sektor-
sektor yang terdapat di kuesioner untuk narasumber dan kelompok (JNA KI/CG). ECB PMT
sebaiknya melakukan review dan menambah sumber-sumber data sekunder yang sesuai dengan
konteks di Indonesia. Hal ini dapat dilakukan pada tingkat nasional secara umum maupun di tingkat
lokal. Sebaiknya data sekunder yang dikumpulkan merepresentasikan jender.
45

Setiap pertanyaan yang terdapat di kuesioner JNA (JNA KI/CG) di buat sedemikian rupa sehingga
dapat membandingkan data sebelum dan sesudah bencana. Data sekunder dapat membatu tim kajian
untuk mengidentifiikasi ketersediaan sumber-sumber daya komunitas sebelum bencana dan juga
beberapa karakteristik tertentu di masyarakat sebelum bencana. Beberapa contoh karakteristik
tersebut antara lain kelompok-kelompok rentan, strategi mengatasi masalah, dan ketahanan
masyarakat.

Informasi dari data sekunder sebelum dan sesudah bencana harus di triangulasi/digabungkan dengan
sumber-sumber informasi lain, termasuk hasil analisis dari data primer yang merupakan data hasil
kajian di lapangan dan laporan-laporan pembelajaran (lessons learned) yang kemudian diharapkan
dapat mengindentifikasi prioritas kebutuhan masyarakat, prioritas kebutuhan kelompok, dan
sebaran lokasinya. Setiap sektor yang terdapat di kuesioner JNA (JNA KI/CG) juga harus
mengikutsertakan informasi tentang kapasitas pemerintah (pusat dan daerah) untuk melakukan
respon.

1.1.2 Data Sekunder Sebelum Bencana per Sektor

Penjelasan di bawah ini adalah contoh informasi yang dibutuhkan dan sumbernya berdasarkan sektor
yang tercantum di kuesioner JNA. ECB PMT perlu secara teratur untuk meng-update data yang
dibutuhkan dan sumbernya termasuk informasi yang diperoleh dari laporan-laporan pembelajaran
(lessons learned). Untuk mempermudah referensi pencarian via internet, ECB dapat melakukan
pendataan alamat-alamat website yang menyediakan data sekunder.

A. Mata Pencaharian
Informasi spesifik apa saja yang dibutuhkan?
Mata pencaharian yang umum dikerjakan oleh masyarakat terdampak dan jika
memungkinkan dispesifikkan berdasarkan umur, jenis kelamin, etnis, dll.
Harga-harga komoditas yang berlaku, misalnya harga pangan, BBM, dll.
Dari mana saja sumber-sumber data dapat di peroleh?
Data Potensi Desa (tahun terbaru adalah 2011).
Laporan Monitoring dan Evaluasi NGO, UN, Pemerintah Indonesia.
Data Sensus Penduduk BPS (tahun terbaru adalah 2010).
Laporan-laporan dan data dari UNDP and FAO.
Daerah Dalam Angka (DDA) yang dirinci per provinsi dan kabupaten/kota.

B. Hunian
Jenis hunian yang biasa digunakan masyarakat, termasuk:
o Material untuk konstruksi dan material perbaikan/renovasi.
o Struktur hunian, apakah permanen, semi permanen ato non-permanen.
Informasi lokasi tempat tinggal penduduk dan komposisi rumah tangga sebelum bencana, jika
memungkinkan dispesifikkan berdasarkan umur, jenis kelamin, etnis atau keberagaman
geografis lokasi hunian.
Ukuran dan rata-rata komposisi rumah tangga.
46

Laporan tanggap darurat terdahulu, misalnya NGO, UN dan Pemerintah Indonesia.
Laporan Monitoring dan Evaluasi dari organisasi yang fokus di hunian NGO dan UN.

C. Pengungsian
Jenis pengungsian yang biasanya ada di Indonesia saat bencana.
Laporan pembelajaran (lessons learned) terdahulu ketika terjadi pengungsian.
Peta resiko.
Rencana evakuasi komunitas.
Prosedur tetap jika ada aktivitas pengurangan dampak bencana berbasis komunitas.

D. Air Bersih, Sanitasi dan Kebersihan (WASH)
Rata-rata penggunaan air bersih.
Rata-rata penggunaan fasilitas kesehatan lingkungan.
Sumber-sumber air bersih.
Fasilitas-fasilitas kesehatan lingkungan/sanitasi.
Kepemilikan dan penggunaan perlengkapan kebersihan.
Kejadian penyakit yang ditularkan air di lokasi bencana.
Kejadian penyakit menular di lokasi bencana.
Departemen/Dinas Pekerjaan Umum (PU), bisa termasuk:
o Jaringan air perpipaan.
o Persebaran spatial sumber-sumber air.
Laporan Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM).
Laporan monitoring dan evaluasi organisasi yang focus di WASH NGO and UN.
Laporan pembelajaran (lessons learned) dari bencana terdahulu yang menunjukkan WASH
merupakan prioritas kebutuhan.
Kajian resiko WASH.
UNICEF MICS.

E. Kesehatan
Jenis dan lokasi fasilitas kesehatan, baik milik pemerintah maupun swasta di lokasi
terdampak.
Data kelahiran dan kematian dapat dispesifikkan berdasarkan umur dan jenis kelamin.
Kejadian penyakit, termasuk penyakit menular dan penyakit kronis.
Informasi tentang imunisasi dan vaksinasi.
Kejadian HIV/AIDS.

47

Departemen/Dinas Kesehatan.
WHO.
Laporan monitoring dan evaluasi sektor keseheatan NGO dan UN.
Data dari PMI, Federasi Palang Merah, ICRC.
Laporan monitoring dan evaluasi kelompok tertentu lanjut usia, orang berkebutuhan khusus,
penyakit menular dan tidak menular.

F. Makanan
Pola konsumsi makanan di lokasi bencana.
Jenis makanan yang biasa ada di lokasi.
Sumber-sumber mendapatkan makanan di lokasi, misalnya pasar, lahan pertanian,
memancing, berburu, dll.
Pola-pola memasak.
Tingkat kekurangan gizi di lokasi bencana dispesifikkan per usia dan jenis kelamin.
Lokasi dan tingkat kejadian kelangkaan pangan.
Departemen/Dinas Pertanian.
Kementrian Koordinator Kesejahteraan Rakyat (Menkokesra).
Kementrian/Dinas Kesehatan.
Laporan monitoring dan evaluasi pangan NGOs, WFP, FAO, WHO.
Laporan pembelajaran (lessons learned) dari bencana terdahulu.
Laporan kajian resiko dan peta kemiskinan.

G. Pendidikan
Jenis dan lokasi fasilitas pendidikan.
Tingkat melek huruf dispesifikkan per usia dan jenis kelamin, jika memungkinkan.
Tingkat kehadiran siswa dispesifikkan per jenis/tingkat pendidikan.
Kementrian/Dinas Pendidikan.
Laporan monitoring dan evaluasi sekctor pendindikan NGO dan UN.

H. Perlindungan
Data kerentanan kelompok: wanita, anak-anak, orang lanjut usia, orang dengan kebutuhan
khusus, etnis dan kelompok minoritas.
48

Data tentang kekerasan berbasis jender.
Data tentang perlindungan anak: perdagangan anak, tenaga kerja anak, anak jalanan, anak
sebagai kepala keluarga, kebutuhan prioritas anak-anak.
Informasi tentang keamanan khususnya di daerah konflik.
Kejahatan terhadap hak asasi manusia.
Kementrian/Dinas yang mencakup: jender, anak, lanjut usia, orang berkebutuhan khusus,
etnis dan kelompok minoritas.
Laporan monitoring dan evaluasi sektor perlindungan NGO, UNICEF, UNHCR, UNFPA.
Organisasi HAM: Human Right Watch, Amnesty International, NGO lokal Indonesia, UNHCR,
UNICEF.

I. Informasi
Sumber-sumber memperoleh informasi di lokasi bencana.
Penggunaan dan jenis media informasi yang ada.
PLN, Telkom, Departemen Komunikasi dan Informasi.
Laporan pembelajaran (lessons learned) dari bencana terdahulu.
Laporan dari organisasi yang fokus mengenai informasi.
UNDP.

J. Keseluruhan
Kelompok yang membutuhkan kebutuhan khusus di lokasi bencana
Kementrian/Dinas yang mencakup: jender, anak, lanjut usia, orang berkebutuhan khusus,
etnis dan kelompok minoritas.

2. PENGGUNAAN DATA PRIMER DAN KAJIAN TINGKAT KOMUNITAS (CLA)

Data primer adalah data yang dikumpulkan di lapangan khususnya yang memenuhi tujuan JNA. Di
dalam konteks ECB JNA, khususnya didalam fase 1 dan 2, sumber-sumber data primer berasal dari
wawancara narasumber; diskusi kelompok di komunitas, dan observasi/pengamatan langsung di
lapangan.

Di hari-hari awal, untuk laporan JNA, informasi sebagian besar berasal dari data sekunder. Namun
demikian data primer yang diperoleh melalui wawancara terstruktur dengan narasumber kunci
(misalanya perangkat desa/pemerintah daerah, rekanan di lapangan atau staff lapangan) akan
49

berperan besar untuk mendapatkan gambaran kualitatif tentang dampak yang telah terjadi di
masyarakat (misalnya komunikasi telepon dengan rekanan di lapangan).

Di minggu awal, informasi mengenai prioritas dan kebutuhan sebagai akibat bencana terhadap
masyarakat berasal dari Community Level Assessment (CLA) pada lokasi-lokasi kajian terpilih yang
akan selalu tetap digabungkan dengan data sekunder. Informasi dari CLA berasal dari diskusi
kelompok di masyarakat, wawancara narasumber utama dan observasi/pengamatan langsung yang
dilakukan oleh tim kajian di lapangan. Informasi yang dikumpulkan dilakukan secara terstruktur
untuk mempermudah pemeriksaan, perbandingan dan analisis.

Elemen penting JNA adalah pendekatan yang dirancang dengan baik bagi pengumpulan data lapangan,
dengan menggunakan alat-alat dan metodologi kajian yang tepat.

Lokasi kajian dimana tim kajian akan mengumpulkan informasi untuk membuat Laporan JNA dipilih
berdasarkan purposive sampling. Di hari-hari awal setelah bencana, informasi akan diperoleh dari
sumber-sumber yang dapat dijangkau mengingat status ketersediaan komunikasi dan keterbatasan
waktu pada saat keadaan darurat.

Kajian di tingkat komunitas (CLA) merupakan pilihan yang tepat di minggu awal setelah bencana. Hal
ini disebabkan hambatan waktu (dalam situasi darurat) yang tidak memungkinkan tim kajian untuk
melakukan kajian di tingkat rumah tangga dan individu atau menentukan jumlah sample dari total
populasi yang ada.

Pemilihan lokasi kajian dalam CLA berasal dari Purposive Sampling yang mewakili beberapa karakter
desa, lokasi dan masyarakat terdampak. Jumlah lokasi kajian yang akan dipilih tergantung dari akses,
ketersediaan sumber daya manusia, logistik, jarak dan waktu tempuh dan juga ke-homogen-an dan
ke-heterogen-an penduduk dan wilayah geografi. Tujuan kajian adalah untuk mengukur/mengkaji
setiap jenis (tergantung dari variasi populasi dan lokasi) sampai tidak ada lagi informasi baru yang
ditemukan di lapangan. Secara praktisnya, kegiatan ini merupakan kesepakatan di awal untuk
menentukan jumlah lokasi kajian.

Mengkaji atau mengukur sebanyak-banyaknya lokasi bukanlah tujuan kajian (JNA), purposive
sampling tidak akan bisa menyediakan perhitungan statistik, melainkan lebih menekankan pada
kualitas kajian pada sejumlah lokasi terbatas untuk memahami dampat bencana terhadap populasi,
sehingga dapat:
Membantu mengetahui kebutuhan paling mendesak.
Mengidentifikasi prioritas komunitas.
Informasi dasar yang diperoleh dari data sekunder.
Memberikan suara atau mewakili suara dari komunitas terdampak.

Pada tiap lokasi kajian yang dikunjunig, tim kajian akan mengumpulkan informasi berdasarkan:
diskusi kelompok
21
, wawancara dengan narasumber kunci, dan observasi langsung. Format kuesioner
dan formulir untuk ketiga hal diatas telah disusun secara terstruktur, sehingga memampukan untuk
pemeriksaan dan identifikasi perubahan.

21
Disepakati untuk diskusi kelompok ditujukan pada kelompok pria dan kelompok wanita di setiap lokasi.
50

Fungsi-fungsi utama komposisi tim untuk melakukan community level assessment (CLA) adalah:
Menjamin kebutuhan kelompok wanita dapat dikaji (dengan melakukan pelatihan kepada
pengkaji wanita).
Komposisi tim harus berasal dari berbagai kepentingan
22
.
Komposisi tim sebisa mungkin merupakan ahli di berbagai sektor.
Tim harus mengikutsertakan sejumlah orang dalam tim kajian agar tugas-tugas dapat
terlaksana dengan baik.
Tabel di bawah ini merekomendasikan ukuran, komposisi dan tanggung jawab tim kajian.

Tabel 2
Komposisi Tim: Peran dan Tanggung Jawab
Tim terdiri dari 4-5
orang
Peran dan Tanggung Jawab
1 ketua tim Perkenalan di komunitas
Melakukan transect walk untuk observasi dan check list.
Mengkoordinasikan tim untuk melakukan konsolidasi hasil observasi
langsung.
Mengkoordinasikan tim agar setiap wawancara narasumber dan
diskusi kelompok baik pria maupun wanita terkonsolidasi dengan
baik.
Menyampaikan terima kasih sebelum meninggalkan lokai kajian.
Memimpin rapat konsultasi dengan pemimpin komunitas atau
petugas pemerintah untuk berbagi hasi kajian.
2 pengkaji wanita* Melakukan transect walk untuk observasi dan check list.
Melakukan 2 kali diskusi kelompok wanita.
Melakukan 2 kali wawancara narasumber wanita.
Melakukan konsolidasi hasil wawancara dan diskusi kelompok.
2 pengkaji pria* Melakukan transect walk untuk observasi dan check list.
Melakukan 2 kali diskusi kelompok pria.
Melakukan 2 kali wawancara narasumber pria.
Melakukan konsolidasi hasil wawancara dan diskusi kelompok.
Tim Sepakat dan berkonsolidasi hasil observasi langsung per jender
* Jumlah pengkaji (pria dan wanita) tersebut sangat bergantung dari ketersediaan sumber daya di
masing-masing organisasi.

Pengumpulan data primer di tingkat komunitas merupakan cara untuk mengumpulkan informasi
secara sistematis. Perangkat JNA yang telah dikembangkan telah disesuaikan dengan konteks ke-
Indonesia-an dan telah dikembangkan juga berdasarkan rekomendasi dari inisiatif global yaitu Needs
Assessment Task Force (NATF) dan kelompok global (global cluster). Setiap perangkat JNA yang telah
dikembangkan saat ini (format Bahasa Inggris) harus diterjemahkan ke dalam format Bahasa
Indonesia dan di tes secara praktis sebagai tahap persiapan pemantapan JNA.

22
Sebisa mungkin, komposisi tim kajian berasal dari berbagai kepentingan dan mengikutsertakan anggota dari
berbagai organisasi. Hal ini untuk menjamin tidak terjadi bias dan kepemilikan JNA (tidak hanya area atau
sektor tertentu saja). Hal ini juga berpeluang memberi kepercayaan kepada permerintah daerah bahwa
multi-kepentingan dapat bekerja sama saat keadaan darurat.
51

Setelah perangkat pengumpulan data di tingkat komunitas di finalkan, platform data entry harus
segera di kembangkan. Untuk menjamin ketepatan waktu, setiap tindakan konkrit perlu
diimplementasikan untuk menjamin bahwa pengumpulan data dapat berjalan bersama dengan
pengumpulan data (secara ideal, organisasi yang terlibat dalam pengumpulan data sebaiknya terlibat
juga dalam proses data entry)
23
.

Fungsi tersebut dapat difasilitasi oleh JNA Database untuk menghasilkan informasi awal, baik berupa
tabel atau grafik dari hasil analisis agar dapat memvisualisasikan data hasil kajian dan tepat waktu
dibagikan dengan organisasi lain. Setiap organisasi yang ikut serta dalam pengumpulan data primer
dan sekunder juga harus terlibat dalam analisis bersama (joint analysis). Analisis bersama atau
analisis lintas sektor dilakukan dalam pertemuan dimana informasi dari setiap sektor direview untuk
menentukan dan mengambil kesepakatan prioritas kebutuhan dan rekomendasi. Langkah analisis
bersama ini dapat dijelaskan pada bagian di bawah ini.

3. KERANGKA KERJA ANALISIS BERSAMA (JOINT ANALYSIS)

Kerangka analisis menggarisbawahi apa yang sebenarnya ingin di cari tahu oleh JNA. Elemen-elemen
utama dalam analisis kajian perlu memperhatikan beberapa hal dibawah ini
24
:
1) Informasi tentang bencana (termasuk perubahan yang dapat terjadi).
2) Lingkup bencana (geografi dan jumlah korban terdampak) dan kondisi kerentanan (lintas
sektor/kelompok dan per sektor/kelompok).
3) Dampak yang ditumbulkan terhadap populasi.
4) Kapasitas pemerintah.
5) Kapasitas lembaga non-pemerintah.
6) Akses menuju dan hambatan, termasuk logistik dan transportasi.
7) Cakupan dan kesenjangan.
8) Prioritas yang disepakati.

Pengumpulan informasi data primer dan sekunder dirancang untuk menjawab hal tersebut di atas.
Hasil analisis bersama tersebut juga pada akhirnya akan menghasilkan output kajian berupa Laporan
JNA.

4. TAHAP PERSIAPAN

Tahap persiapan kajian memerlukan beberapa kesepakatan di bawah ini:
Isi/content kajian: informasi yang dibutuhkan untuk merespon bencana.
Mekanisme kajian: peran dan tanggung jawab untuk melakukan JNA.

Beberapa aspek persiapan kajian adalah sebagai berikut (silahkan baca dokumen ECB Disaster
Response Engagement Protocol/DREP untuk panduan yang lebih jelas):
Menentukan siapa yang akan terlibat dalam kajian tersebut, termasuk kapasitas organisasi
dan kesiapsediaan personel untuk melaksanakannya.

23
Organisasi diharapkan dapat memiliki dedikasi untuk melakukan entry data (komputer dan personel) di
lapangan, sehingga data yang di entry adalah data yang diperoleh pada hari-hari saat melakukan kajian.
Selain itu juga, organisasi harus dapat menjamin bahwa data yang di entry sudah berasal dari seluruh lokasi
kajian.
24
Hal yang termasuk tersebut merupakan bagian yang juga tercantum didalam kerangka kerja kajian Inter
Agency Standing Committee (IASC) MIRA.
52

Menyepakati prosedur tetap JNA.
Menyepakati format kajian (termasuk terjemahan perangkat kajian ke Bahas Indonesia).
Persiapan panduan pelaksanaan di lapangan ke tim kajian yang melingkupi pengertian-
pengertian inti dan penjelasan tentang perangkat kajian tersebut.
Persiapan orientasi perangkat kajian/modul bagi tim kajian.
Pelatihan bagi pelatih yang dapat menyampaikan modul perangkat kajian tersebut yang juga
diharapkan dapat sebagai ketua tim kajian atau sebagai CLA koordinator.
Menyepakati format laporan baik untuk fase 1 dan fase 2.
Menentukan format data entry, analisis dan proses dan pengaturan sistem informasi
(termasuk Geographic Informastion System/GIS jika diperlukan).
Merencakan bagaiamana analisis bersama dapat dilakukan bersama (dan sepakat siapa saja
yang akan terlibat).
Merencanakan bagaimana informasi hasil analisis/laporan dapat dibagikan dan kepada siapa
informasi tersebut akan dibagikan.

5. JADWAL JNA: PERAN DAN TANGGUNG JAWAB

Tabel di bawah ini menjelaskan lebih rinci dari penjelasan bagian 4 di atas, dimulai dari pertemuan
awal sampai berbagi informasi dan pembelajaran. Sebagian besar inti dari penjelasan dibawah ini
sudah termasuk di dalam dokumen ECB DREP, sehingga untuk mencegah duplikasi dan kesalah
pahaman, maka di dalam penjelasan di bawah ini, yang termasuk di dalam dokumen DREP akan
dipertegas melalui catatan kaki (halaman yang tercantum di bawah ini tidak sama dengan buku saku
DREP, karena telah dimodifikasi didalam lampiran tanpa mengubah isinya, silahkan baca lampiran
DREP di bagian akhir dokumen ini).

Gambar 1: Keluaran Kajian (Laporan) dan Komponen JNA di dalam Fase Kebencanaan
53

Aktivitas Detail Tanggungjawab

Monitoring
Bencana (terus
menerus)
Pemantuan bencana merupakan kegiatan yang terus menerus
yang dilakukan oleh ECB.

Ketika peringatan dini saat bencana akan terjadi (misalnya
badai) atau dari hasil pantuan bahwa kondisi yang terjadi
membutuhkan intervensi kemanusiaan (misalnya tingkat
ketinggian air banjir), rapat koordinasi JNA segera dilaksanakan.
Setiap anggota ECB dapat meminta untuk melakukan rapat
koordinasi.
Setiap anggota ECB,
ECB Country Manager,
JNA Focal Point,
berkoordinasi dengan
JNA Dedicated Person
di setiap organisasi.
1. Pemicu
Respon dan
Rapat
Koordinasi
25

Rapat Respon Awal oleh PMT dilakukan ketika:
Jika bencana terjadi (secara cepat) dan membutuhkan
intervensi.
Ketika peringatan dini bencana mengindikasikan bencana
akan terjadi dalam waktu dekat yang memerlukan respons
(misalnya badai, banjir).
Ketika pemicu respons telah diaktivasi untuk bencana yang
terjadi secara perlahan-lahan.
Ketika ada aktivasi, Resonponse Coordination Agency (RCA) akan
dipilih berdasarkan Rapat Respon Awal oleh PMT (termasuk
peran dan tanggung jawabnya).
26

Setiap aspek yang
berhubungan dengan
kajian yang dibahas di
rapat tersebut, dapat
difasilitasi oleh JNA
Focal Point.

2. Persiapan
Kerja
27

Rencana
pengumpulan
data primer.
Melakukan
hubungan
dengan
pemerintah dan
aktor lain.
Melakukan
review data
sekunder
28
.

Langkah ini dilakukan berdasarkan hasil dari Rapat Respon Awal
oleh PMT.

Inforamasi dari data sekunder disiapkan untuk:
Menyepakati cara pengumpulan data primer di hari-hari
awal (misalnya telepon jika memiliki kontak di daerah
bencana) untuk melakukan wawancara narasumber.
Review cepat terhadap ketersediaan data sekunder baik
sebelum dan sesudah (dari pemerintah, media, NGO, berita
cuaca, pembelajaran, dll).

RCA memimpin dan mengkoordinasikan tim, meliputi:
Mereview format kajian.
Finalisasi format data entry (ketua manajemen informasi).
Melatih personel yang akan melakukan entry data.
Pemilihan lokasi.
Mobilisasi tim ke lapangan.
Persiapan rapat orientasi.
Berkoordinasi dengan wilayah terdampak jika mungkin.
Data entry dan pemrosesan data.
Melakukan hubungan dengan otoritas lokal jika mungkin.
Tim ditentukan oleh
RCA termasuk JNA
Focal Point dan
sumber daya manusia
lainnya yang memiliki
kemampuan memadai
tentang manajemen
informasi.

25
Untuk informasi lebih rinci tentang Pemicu Respon an Rapat Koordinasi, silahkan lihat ECB DREP, khusunya
bagian 1.1 and 1.2 (hal. xi).
26
Fungsi dan tanggung jawab RCA lebih jelas terdapat di dokumen DREP, silahkan lihat ECB DREP, bagian 2.2
(hal. xiii).
27
Persiapan kerja dapat dilihat mulai dari Rapat Respon Awal oleh PMT (bagian 1.2; hal.xi), fungsi dan
tanggung jawab RCA (bagian 2.2; hal. xiii) dan Fasilitator Lapangan ECB (bagian 2.3; hal. xiv).
28
Untuk mendukung review data sekunder, khususnya sumber-sumber yang berasal dari RCA atau organisasi
lain di dalam konsorsium, bagi yang tidak melakukan kajian di lapangan dapat melakukan pekerjaan ini yang
dapat didukung oleh JNA Dedicated Person jika tersedia.
54

Penemuan-penemuan hasil saat melakukan review data
sekunder dibagikan berdasarkan mekanisme berbagai informasi
yang ada di DREP (silahkan lihat aktivitas 7 pada tabel ini).
3. Tim Kajian
Lapangan
29

Setelah mendapat kejelasan posisi JNA, tim kajian yang terlibat
didalam pengumpulan data primer di lapangan harus
dimobilisasi pada tempat yang sesuai untuk orientasi dan
pelatihan. Meskipun tim telah mendapat pelatihan sebelumnya,
sebaiknya dilakukan lagi orientasi untuk mengingat kembali.

Hal ini meliputi:
Pemahaman terhadap format kajian.
Teknik pengumpulan data primer.
Teknik entry data.
Formasi/komposisi tim (tim campuran dari beberapa
organisasi dan per sektor/kelompok).
Pemilihan ketua tim.
Perencanaan logistik (kendaraan, lokasi, dll).
Response
Coordination Agency.

Pelatih dari PMT
harus segera
disepakati lebih awal.

4. Kajian di
Tingkat
Komunitas
dan Entry
Data
30

Sepakat untuk menentukan jumlah hari yang dialokasikan untuk
pengumpulan data(disepakati di Rapat Respon Awal oleh PMT).

Komunikasi harian melalui telepon dari tim untuk memantau
perkembangan dan menyesuaikan rencana di lapangan.
Data entry dilakukan bersamaan saat melakukan kajian.
Rapat dengan otoritas lokal di lokasi kajian.
Melakukan rapat koordinasi dengan ketua tim kajian.
RCA (Koordinasi)

Komposisi tim kajian
lapangan ditentukan
dalam rapat
koordinasi PMT.

Melakukan entry
data.
5. Kompilasi
Hasil Awal
dan Laporan

Temuan-temuan awal sebaiknya disajikan dalam rentang 2-3
hari setelah pengumpulan data selesai dilakukan.

Response Coordinator Agency (RCA), termasuk Field Facilitator
dan JNA Dedicated Person yang diikutsertakan dalam kajian,
harus menyediakan dan menyajikan laporan baik tahap awal
dan laporan yang lebih lengkap yang menunjukkan prioritas
kebutuhan baik berupa narasi (lihat format Laporan JNA), tabel
atau grafik.
Kombinasi dengan analisis data sekunder sebisa mungkin juga
termasuk dalam laporan ini.
Tanggung jawab
untuk menghasilkan
laporan dan
interpretasi tersebut
ada pada RCA.

RCA bertanggung
jawab untuk
pengkompilasian data
di lapangan.
6. Validasi
Penemuan
dari Hasil
Analisis

Representasi organisasi atau tim koordinasi kajian sebaiknya
melaksanakan rapat bersama untuk mereview hasil dari
temuan-temuan awal di lapangan. Hal ini termasuk untuk
menyepakati temuan-temuan kunci dan prioritas dan
rekomendasi sebagai hasil proses JNA.
Pada titik ini, aktor lainnya (misalnya PMI) juga dilibatkan
dalam proses analisis.
Meskipun sebisa mungkin melibatkan banyak actor dalam
analisis bersama, bahwa tim kajian harus tetap bertanggung
RCA
Personel emergency
dari tiap organisasi
ECB

Difasilitasi oleh JNA
Focal Point dan ECB
Project Country
Manager.

29
Informasi lebih rinci tentang Tim Kajian Lapangan, silahkan lihat ECB DREP, khususnya bagian 2.2 (hal. xiii)
dan 2.3 (hal. xiv) dan bagian 3.1 (hal. xvii).
30
Untuk informasi lebih rinci tentang Kajian di Tingkat Komunitas dan Entry Data, silahkan lihat ECB DREP,
khususnya bagian Kajian (hal. xvii).
55

jawab menyelesaikan Laporan JNA dan menyajikannya ke
berbagai aktor.
Pada tahap ini, laporan final di kompilasi.

7. Diseminasi
Laporan dan
Hasil
Temuan
31

Hasil temuan dapat dibagikan sesuai dengan rencana. NB
hasil temuan dapat dibagikan baik hanya berupa draft, dan
sebisa mungkin tidak menunggu sampai laporan akhir selesai,
kemudian dibagi ke aktor lain.
Sebisa mungkin laporan, baik draft dan final di upload di
website/database yang ada.
Temuan dan laporan tersebutkan dibagikan oleh RCA dalam
format rapat.
Rapat dilakukan oleh
RCA dan
mempersiapkan
bahan presentasi.

OCHA

8. Pembelajaran Ketika seluruh proses kajian telah selesai dan tanggap darurat
sedang dipesiapkan, review terhadap proses kajian tersebut
sebaiknya dilaksanakan untuk mencari tahu peluang-peluang
modifikasi dan perbaikan untuk kajian di masa yang akan datang.
JNA focal point
memastikan
workshop lessons
learned setidaknya 3
bulan setelah JNA.

31
Informasi lebih lanjut tentang Diseminasi Laporan dan Hasil Temuan, silahkan lihat ECB DREP halaman xvii
tentang Information Sharing dan lebib spesifik pada bagian 4.3 (hal. xviii) tentang mekanisme berbagi
informasi.

56


Bagian 2
Form Kaji Cepat Terpadu atas Kebutuhan
Narasumber Kunci/Diskusi Kelompok

57

Emergency Capacity Building (ECB) Kaji Cepat Terpadu atas Kebutuhan
Joint Needs Assessment (JNA) Tool
Narasumber Kunci / Diskusi Kelompok

1. INFORMASI UMUM

1.1 Tanggal kajian: ____ / ____/ _______ (HH/BB/TTTT)

1.1.1 Jenis Bencana:
Gempa bumi Gunung berapi Banjir Tsunami Topan/badai
Kekeringan Konflik Epidemi Wabah Tanah longsor
Gagal teknologi Kebakaran Kecelakaan transportasi

1.2 Jenis Kajian: (centang satu saja)
Wawancara narasumber pria Diskusi kelompok pria
Wawancara narasumber wanita Diskusi kelompok wanita

1.3 Lokasi Kajian:
Provinsi: Kabupaten/Kota: Kecamatan:
Desa/Kelurahan: RT-RW: PCode:
Koordinat GPS:

1.4 Jenis lokasi kajian: (centang yang sesuai)
Tempat tinggal saat ini Lokasi Jenis populasi
Gedung publik/umum
Kamp
Masih tinggal disekitar rumah
Lainnya:______________
Permukiman informal
Keluarga
Tinggal di dalam rumah

Desa
Kota
Pinggiran kota
Lainnya:
Non-Pengungsi
Pengungsi an
Campuran
keduanya

1.5 Lokasi kajian dapat di capai dengan? (centang yang sesuai)
Mobil Hanya kendaraan 4x4 Hanya perahu Tidak dapat dicapai sama sekali
Truk Hanya berjalan kaki Sepeda motor Lainnya: ______________

1.6 Apa saja sumber penghidupan/mata pencaharian penduduk di lokasi? (centang masing-masing sampai 3 saja)
Mata Pencaharian Pria Wanita
Pertanian (termasuk pemilik lahan, sawah dan ladang, peternakan)
Pertambangan (termasuk penambang bebas, biasanya galian C)

Industri (termasuk buruh pabrik)

Konstruksi (termasuk buruh bangunan)

Pedagang/bisnis (termasuk skala kecil, sedang dan besar)

Transportasi (termasuk supir angkutan umum, ojek, becak, supir truk barang, dll)

Keuangan (misalnya pekerja Bank,koperasi, dll)

Jasa (termasuk pangkas rambut, penjahit, dll)

Buruh tani (yang tidak memiliki lahan, buruh harian)
Nelayan
Pegawai Negri Sipil (PNS)
TNI

Polisi

Ibu rumah tangga

Informasi Pengkaji Nomor Form: ___
Nama :___________________________
Organisasi :___________________________
Tel :

58

Pengangguran

Lainnya:

1.7 Sejak bencana, apakah sudah ada bantuan darurat? Ada Tidak Ada
1.7.1 Jika ada, oleh siapa? (centang satu saja)
Pemerintah Tidak tahu Lainnya: ______________

2. HUNIAN

2.1 Karena bencana, apakah warga masih tinggal dirumahnya? Ya Tidak

2.2 Tingkat kerusakan rumah di lokasi? (gunakan gambar di bawah untuk mengidentifikasi proporsi kerusakan)

1. % rumah yang hancur
total dan tidak layak huni
______________%

2. % rumah yang rusak sedang, masih
layak huni
______________%

3. % rumah yang rusak ringan/tidak
rusak dan layak huni
______________%

2.3 Sebelum bencana, seperti apa jenis rumah penduduk? (centang satu saja)
Rumah permanen Rumah semi permanen Rumah tidak permanent

2.4 Apa saja masalah hunian bagi pria dewasa/anak laki-laki dan wanita dewasa/anak perempuan? (centang 3 untuk
pria dewasa/anak laki-laki dan centang 3 untuk wanita dewasa/anak perempuan)
Masalah hunian setelah bencana P/Lk W/Pr
Tidak ada hunian
Hunian hancur total untuk dihuni
Hunian sangat padat

Tidak ada material bangunan untuk memperbaiki hunian

Tidak ada keahlian/tenaga kerja untuk membangun kembali hunian

Masalah yang disebabkan oleh isu lahan
Kurangnya perlengkapan rumah tangga

Kurangnya privasi di dalam hunian

Hunian tidak dapat melindungi diri dari kondisi alam (panas, hujan, angin, dll)

Kurangnya perlindungan terhadap asset rumah tangga

Lainnya:
P: pria dewasa; Lk: anak laki-laki; W: wanita dewasa; Pr: anak perempuan

2.5 Apakah kebutuhan perlengkapan tidur menjadi mendesak (selimut, kasur, kelambu, dll), khususnya bagi anak-
anak, lanjut usia, berkebutuhan khusus? Iya Tidak

2.6 Apakah kebutuhan pakaian sangat mendesak, yang sesuai dengan kultur setempat (baju, celana, sarung, pakaian
dalam, dll) Iya Tidak

3. PENGUNGSIAN

3.1 Gambaran yang paling tepat untuk mendiskripsikan lokasi saat ini adalah? (centang satu)
Masyarakat masih tinggal di tempat asal
Beberapa orang telah diungsikan/mengungsi, tetapi masih didalam komunitas/tempat asal
Beberapa (<50%) orang telah pindah dan dievakuasi ke berbabagi lokasi, masih didalam komunitas/tempat asal
Sebagian besar (>50%) orang telah pindah dan dievakuasi ke berbagai tempat
Pengungsi (IDPs) datang dari berbagai tempat, tetapi masih didalam komunitas/tempat asal
59

Pengungsi (IDPs)datang dari berbagai tempat dan berbagai komunitas/tempat
Lainnya: ______________

3.2 Jika ada pengungsi, mengapa mereka tidak dapat tinggal di tempat asal atau kembali ke rumah? (centang satu)
Tidak aman, bencana masih mengancam Rumah hancur total Lainnya: ____________
Tidak ada transportasi ke lokasi asal Tempat asal tidak aman
Fungsi pelayanan dasar tidak tersedia di tempat asal

3.3 Jika ada pengungsi, dimana mereka tinggal sekarang? (centang yang sesuai)
Dengan keluarga angkat Bangunan publik/umum Tidak ada pengungsi
Kamp yang terorganisasi/formal Di luar ruangan atau hunian sementara yang tidak layak
Lainnya: ______________ Di tempat asal (tetapi tidak didalam rumah, menyewa atau milik sendiri)

4. AIR BERSIH, SANITASI DAN KEBERSIHAN

4.1 Apakah warga memiliki/menggunakan air bersih? Iya Tidak
4.1.1 Jika tidak, mengapa? (centang yang sesuai)
Tidak ada air bersih Diskriminasi Tidak ada tempat penyimpanan air
Tidak aman mengambil air bersih Lainnya: ______________

4.2 Sumber utama air bersih adalah? (centang yang sesuai)
Sebelum bencana Setelah bencana
Air bersih
Air kemasan (botol, galon, dll)
Pipa/PDAM
Sumur bor
Mata air
Lainnya:
Air bersih
Pipa/PDAM
Sumur bor
Mata air
Lainnya:
Air tidak bersih
Sumber air yang terkontaminasi
Sungai
Lainnya:
Air tidak bersih
Sungai
Lainnya:

4.3 Siapa yang mengambil air bersih? (centang satu)
Sebelum bencana? Pria Wanita Anak perempuan Anak laki-laki Siapapun NA
Setelah bencana? Pria Wanita Anak perempuan Anak laki-laki Siapapun NA

4.4 Apakah sulit untuk menjaga kebersihan diri?
Jika ya, mengapa? (centang yang sesuai)
Ya
Tid
ak
Tidak
ada
air
Tidak
ada
privasi
Tidak ada
tempat
mandi/basuh
Tidak aman
mengambil
air
Air
tidak
bersih
Tidak ada
perlengkapan
mandi
Lainnya:
Pria
Wanita

Anak laki-laki

Anak perempuan

4.5 Apakah warga memiliki tempat penyimpanan air? Iya Tidak

4.6 Jenis toilet yang digunakan pria/laki-laki dan wanita/perempuan? (centang yang sesuai)
Jenis Toilet
Sebelum Setelah
P/Lk W/Pr P/Lk W/Pr
Sanitasi yang aman
Jamban pribadi

Jamban umum

Lainnya:
60

Jenis Toilet
Sebelum Setelah
P/Lk W/Pr P/Lk W/Pr
Sanitasi yang tidak aman
Jamban terbuka
Sungai
Lainnya:

4.7 Apakah wanita/perempuan memiliki pembalut atau perlengkapan kebersihan diri yang lainnya?
Sebelum bencana Ya Tidak
Setelah bencana Ya Tidak

5. KESEHATAN

5.1 Apakah ada fasilitas kesehatan yang masih beroperasi/berfungsi? Iya Tidak

5.1.1 Jika ya, sebutkan: (centang yang sesuai)
Rumah sakit RS Bersalin Poliklinik Lainnya: __________

5.1.2 Apakah fasilitas tersebut memiliki perlengkapan medis? Iya Tidak

5.2 Tenaga medis yang masih bekerja adalah: (centang yang sesuai)
Dokter Perawat Bidan
Tidak tahu Tidak ada Lainnya: ______________

5.3 Apakah masyarakat mengalami perubahan pola kunjungan ke fasilitas kesehatan setelah terjadinya bencana?
(centang satu)
Peningkatan penggunaan layanan kesehatan Penurunan penggunaan layanan kesehatan
Merubah alasan kunjungan ke layanan kesehatan Tidak ada perubahan

5.4 Apa saja masalah kesehatan saat ini? (centang yang sesuai)
Tidak ada masalah Penyakit kulit Infeksi saluran pernapasan akut (ISPA)
Malaria Penyakit kronis Cidera akibat bencana Diare
Susah mendapat persalinan yang aman Lainnya: ______________

5.5 Apakah ada masalah makanan anak dan menyusui setelah bencana? (centang yang sesuai)
Menyusi (bayi <6 bulan) Makan anak (umur 6 bulan 5 tahun)
Tidak tau
Tidak ada masalah
Penurunan/berhenti menyusui
Terbatasnya waktu menyusui
Terbatasnya privasi saat menyusui
Lainnya:
Tidak tau
Tidak ada masalah
Terbatasnya makanan untuk anak-anak
Terbatasnya waktu
Lainnya: ______________

5.6 Apakah kesehatan anak semakin memburuk setelah bencana? Iya Tidak

5.6.1 Jika ya, apa masalahnya? (centang yang sesuai)
Diare Infeksi saluran pernafasan Demam
Stress/cemas/gelisah Lainnya: ______________

61

6. MAKANAN

6.1 Apakah pola makan masyarakat berubah setelah bencana? (centang satu)
Jumlah makan/makanan meningkat Merubah jenis makanan yang dikonsumsi
Tidak ada perubahan pola Jumlah makanan menurun

6.2 Jika mencentang Jumlah Makanan Menurun, mengapa terjadi penurunan jumlah makanan? (centang yang
sesuai)
Makanan yang tersedia tidak cukup Kualitas makanan buruk Stress/cemas
Minyak untuk masak mahal Tidak bisa menuju pasar Lainnya: ______________
Harga makanan menjadi mahal Tidak ada perlengkapan masak dan makan

7. PENDIDIKAN

7.1 Setelah bencana, apakah terjadi penurunan tingkat kehadiran murid di sekolah? Iya Tidak

7.1.1 Jika iya, mengapa? (centang yang sesuai)
Tidak ada guru Sekolah dipakai untuk kepentingan lain Tidak aman ke sekolah
Seragam sekolah terbatas Takut kembali ke sekolah Sekolah rusak berat
Tidak ada material pendidikan Tidak ada transport ke sekolah Tidak mampu bayar uang sekolah
Orang tua tetap menjaga anak mereka bersama keluarga Lainnya: ______________

8. PERLINDUNGAN

8.1 Apa saja kebutuhan anak setelah bencana? (centang sampai 3 saja)
Tempat yang aman untuk hidup Berkumpul bersama keluarga Kembali ke sekolah
Perlindungan dari lalu lintas Perlindungan dari kekerasan Perlindungan dari perdagangan anak
Tempat bermain yang aman Pelayanan kesehatan Dukungan psikologi
Perlindungan dari buruh anak Perlindungan dari pernikahan dini Lainnya: ______________
Keperdulian/perawatan untuk anak-anak yang terpisah/sendiri

8.2 Setelah bencana, apakah ada peningkatan jumlah anak yang hidup sendiri (diluar pengawasan orang dewasa)?
Iya Tidak

8.3 Isu atau masalah apa saja yang berhubungan dengan keamanan dan keselamatan? (centang yang sesuai)
Penyerangan dan pengeboman Kekerasan kelompok bersenjata Kekerasan terhadap penduduk
Kriminal/bandit Penculikan atau penyanderaan Pemaksaan menjadi militer
Tidak ada masalah Tidak tau Kontak senjata antar kelompok
Pengungsian Kekerasan berbasis jender
Penangkapan atau penahanan
sewenang-wenang
Tidak cukup aman Pembunuhan Lainnya: ______________
Ancaman lanjutan dari bencana alam
Pembantaian/pembunuhan oleh militer/kelompok bersenjata/aktor keamanan

8.4 Sebelum bencana, apakah masyarakat dapat berpindah tempat secara bebas? Iya Tidak

8.5 Setelah bencana, apakah masyarakat dapat berpindah tempat secara bebas? Iya Tidak

8.5.1 Jika tidak, mengapa? (centang sampai 3 saja)
Adanya aktivitas kelompok
bersenjata
Kekerasan jender/bandit/criminal Jam malam atau larangan bepergian
Adanya konflik antar suku Pembatasan jender/diskriminasi Hambatan alam
Adanya ranjau Ancaman lanjutan dari bencana alam Tidak ada uang untuk transport
Terbatasnya transportasi TIdak berfungsinya jaringan transportasi Lainnya: ______________
Tidak ada kartu identitas/dokumen perjalanan

62

8.5.2 Jika penduduk tidak dapat berpindah tempat secara bebas, apa konsekuensinya/dampaknya bagi mereka?
(centang yang sesuai)
Berkurangnya konsumsi air bersih Tidak dapat menuju fasilitas kesehatan Resiko gangguan fisik
Berkurangnya makanan Tidak bisa mendapatkan bahan bakar Lainnya: ______________
Akses terbatas mendapatkan hunian
Berkurangnya kesempatan mendapatkan pekerjaan

8.6 Apakah kehilangan dokumen legal menjadi masalah setelah bencana? Iya Tidak

9. INFORMASI

9.1 Dari mana saja penduduk mendapatkan informasi, baik sebelum dan sesudah bencana (centang yang sesuai)
Sumber Informasi Sebelum Sesudah
Televisi
Surat kabar
Telephon genggam (HP)

Pemimpin agama/kelompok

Pemerintah

Pekerja kemanusiaan
Radio

Papan informasi/majalah dinding

Internet

Informasi dari mulut ke mulut

Lainnya:

9.2 Jenis informasi apa yang dibutuhkan setelah bencana/selama keadaan darurat? (centang yang sesuai)
Layanan bantuan darurat Informasi kesehatan Informasi pasar
Nomor darurat Informasi orang/keluarga hilang Informasi cuaca
Informasi keamanan Informas tempat asal (bagi pengungsi) Lainnya: ______________

9.3 Sebutkan hambatan apa saja untuk mendapatkan informasi? (centang yang sesuai)
Tidak ada listrik Tidak ada charger HP Informasi tidak dalam bahasa lokal
Tidak ada hambatan Tidak ada layanan selular dan rumah Tidak ada pulsa (untuk HP)
Informasi tidak visual/komunikatif (bagi buta huruf, bisu, dll) Lainnya: ______________

10. KESELURUHAN

10.1 Apa saja kebutuhan utama penduduk saat ini? (centang sampai 3 saja)
Hunian sementara Makanan Air bersih
Anak kembali ke sekolah Pelayanan kesehatan Pakaian, alas kaki, perlengkapan tidur
Sanitasi/toilet Kegiatan keagamaan dan budaya Komunikasi/system informasi
Minyak dan peralatan masak Memperbaiki rumah yang rusak Kembali dapat bekerja
Keselamatan dan keamanan Transport dan jalan ke pasar Dukungan psikologi
Lainnya: ______________

10.2 Setelah bencana, apakah kelompok masyarakat dibawah ini termasuk kelompok rentan (centang yang sesuai)
Lanjut usia Janda Suku minoritas Orang dengan kebutuhan khusus
Tidak tahu Anak-anak Agama minoritas Anak-anak yang menjadi kepala keluarga
Other, specify: __________ Wanita yang menjadi kepala keluarga

Komentar/Pengamatan Lainnya?

63


Bagian 3
Form Kaji Cepat Terpadu atas Kebutuhan
Narasumber Kunci/Diskusi Kelompok Instruksi Pengisian

64

Emergency Capacity Building (ECB) Kaji Cepat Terpadu atas Kebutuhan
Joint Needs Assessment (JNA) Tool
Narasumber Kunci / Diskusi Kelompok
INSTRUKSI PENGISIAN KUESIONER JNA

Dokumen instruksi ini merupakan panduan dan penjelasan untuk setiap pertanyaan baik untuk melakukan
wawancara dengan Narasumber Kunci (Key Informant) maupun Diskusi Kelompok (Community Group). Secara ideal,
kuesioner ini digunakan terpisah untuk:
1) Diskusi Kelompok Pria dan Diskusi Kelompok Wanita dan
2) Narasumber Kunci Pria dan Narasumber Kunci Wanita.

Wawancara/diskusi dengan kelompok/narasumber sebaiknya dilakukan oleh 2 (dua) pengkaji pria (untuk diskusi
kelompok dan narasumber pria) dan 2 (dua) pengkaji wanita (untuk diskusi kelompok dan narasumber wanita),
sehingga seorang pengkaji dapat melakukan diskusi dan wawancara, sedangkan yang satu lagi dapat melakukan
pencatatan.

Setiap jawaban pilihan ganda yang terdapat di dalam kuesioner ini bukan merupakan check list, melainkan pilihan-
pilihan yang membantu pengkaji untuk mencatat jawaban dengan baik, sehingga bisa didapatkan analisis yang baik.
Pilihan-pilihan tersebut juga dapat membatu tim pengkaji untuk membahas setiap pertanyaan pilihan. Jika jawaban di
dalam diskusi kelompok atau narasumber tidak dapat dijelaskan oleh pilihan-pilihan jawaban di dalam pertanyaan,
maka catatlah itu sebagai jawaban lainnya yang harus disertai dengan penjelasan lainnya. Pertanyaan-pertanyaan
dalam kuesioner ini telah di susun sedemikian rupa sehingga memampukan responden untuk menjawabnya. Oleh
sebab itu, tim kaji cepat harus dapat memastikan tidak ada jawaban yang kosong dan sebisa mungkin tidak
mencentang jawaban tidak tahu.

Saat hendak akan melakukan pengkajian di komunitas, pastikan bahwa kegiatan tersebut bukanlah kewajiban bagi
masyarakat, melainkan berdasarkan kerelaan mereka untuk dimintai keterangan. Jelaskan juga salah satu tujuan
kajian tersebut adalah untuk membantu pengambil keputusan agar lebih mengenal dan paham dampak bencana dan
kebutuhan yang paling mendesak. Pastikan tim kajian menyampaikan bahwa ada beberapa tim lain juga melakukan
hal yang sama di lokasi berbeda. Yakinkan juga bahwa kegiatan tersebut tidak akan menghasilkan tindak lanjut dan
tidak menjanjikan apapun setelah kaji cepat. Pastikan bahwa identitas narasumber tidak dicatat.

1. INFORMASI UMUM

NOTE: pertanyaan 1.1 1.5 harus diisi oleh tim kajian sebelum melakukan wawancara atau diskusi kelompok,
JANGAN ditanyakan ke masyarakat.

1.1 Tanggal kajian: ____ / ____/ _______ (HH/BB/TTTT)
Masukan tanggal kajian, gunakan format (hari/bulan/tahun).

1.1.1 Jenis Bencana:
Silahkan centang pilihan dibawah ini sesuai dengan jenis bencana yang terjadi. Sangat mungkin pilihan lebih dari satu,
misalnya tsunami yang disebabkan oleh gempa bumi.
Gempa bumi Gunung berapi Banjir Tsunami Topan/badai
Kekeringan Konflik Epidemi Wabah Tanah longsor
Gagal teknologi Kebakaran Kecelakaan transportasi

1.2 Jenis Kajian: (centang satu saja)
Catatlah jenis kajian yang dilakukan apakah wawancara narasumber pria/wanita atau diskusi kelompok pria/wanita.
Pertanyaan ini harus dijawab karena sangat mempengaruhi analisis dan juga system pencatatan di database.
Informasi Pengkaji Nomor Form: ___ Isilah nomor form sesuai urutan yang disepakati
Nama :___________________________ Tuliskan nama pengkaji
Organisasi :___________________________ Tuliskan nama organisasi si pengkaji berasal
Tel : Tuliskan nomor telepon pengkaji

65

Wawancara narasumber pria Diskusi kelompok pria
Wawancara narasumber wanita Diskusi kelompok wanita

1.3 Lokasi Kajian:
Tuliskan lokasi kajian. Informasi PCode dapat diperoleh dari BPS. Sebaiknya gunakan referensi daerah berdasarkan
informasi dari BPS (informasi lengkap dan detil ada di Potensi Desa 2011). Pastikan setiap hierarki daerah tepat.
Koordinat GPS menggunakan system WGS84, misalnya lokasi kajian berada pada -6.175393, 106.827235 (titik pada
koordinat adalah desimal, sedangkan koma membedakan lintang dan bujur).
Provinsi: Kabupaten/Kota: Kecamatan:
Desa/Kelurahan: RT-RW: kosongkan RT-RW jika
tidak ada/tidak tahu
PCode: kosongkan PCode jika tidak
tahu
Koordinat GPS: kosongkan koordinat bila tidak tahu

1.4 Jenis lokasi kajian: (centang yang sesuai)
o Kolom pertama, deskripsikan jenis tempat bermukim masyarakat saat ini. Jika jenis tempat bermukim masyarakat
adalah campuran, pertanyaan ini tidak dapat membantu kita untuk membedakan antar lokasi. Oleh sebab itu,
pada tahap awal, tim kajian harus dapat menentukan jenis tempat bermukim yang akan dikunjungi, apakah
masyarakat saat ini bermukim di gedung/bangunan umum/publik, kamp, tempat bermukim yang informal, dll.
Artinya adalah, setiap jenis tempat bermukim tersebut harus dikaji/dikunjungi secara terpisah. Jika jawaban
lainnya, maka jelaskan. Centang hanya satu saja.
o Kolom kedua, centang kotak yang sesuai dengan karakter desa-kota, misalnya lokasi kajian berada di kota, desa,
pinggiran kota, dll. Jika jawaban lainnya, maka jelaskan. Centang hanya satu saja.
o Kolom ketiga, centang kotak yang menggambarkan jenis populasi masyarakat saat kajian dilakukan dan centang
hanya satu saja. Jenis populasi tersebut berguna untuk melihat apakah masyarakat di lokasi yang kita kunjungi
masih tinggal di rumah atau sudah tidak lagi.
Tempat tinggal saat ini Lokasi Jenis populasi
Gedung publik/umum
Kemah
Pemerintah atau yang lainnya
membangun lokasi kamp untuk
para pengungsi (dapat berupa
tenda atau bangunan publik)
Masih tinggal disekitar rumah
Tidak tinggal didalam rumah, baik
karena hancur atau bahaya.
Lainnya:______________
Jelaskan jika kotak ini di centang.
Permukiman informal
Permukiman yang
spontan, biasanya
dibangun sendiri oleh
pengungsi.
Keluarga
Tingal bersama teman,
kerabat, atau keluarga.
Tinggal di dalam rumah

Desa
Kota
Pinggiran kota
Lainnya:
Non-Pengungsi
Masyarakat masih
bertempat tinggal di
rumah masing-masing.
Pengungsian
Masyarakat sudah tidak
tinggal lagi di rumah
mereka karena dampak
bencana (keadaan ini bisa
juga ketika mereka
tinggal di dekat rumah
mereka, yang penting
tidak didalam rumah
sendiri).
Campuran keduanya
Kombinasi antara tidak
mengungsi dari rumah
dan sudah tidak tinggal
lagi di rumah.

1.5 Lokasi kajian dapat di capai dengan? (centang yang sesuai)
Identifikasilah dengan menggunakan apa untuk mencapai/menuju lokasi kajian. Misalnya, jika tim kajian mencentang
mobil, ini artinya bahwa lokasi kajian tersebut juga dapat dilalui dengan berjalan kaki, sepeda motor, dan kendaraan
4x4. Silahkan perhatikan/amati kondisi setempat dan klarifikasi dengan narasumber untuk mendapatkan jawaban.
Jika ada kendaraan lain yang tidak disebutkan dibawah, silahkn centang lainnya dan jelaskan.
Mobil Hanya kendaraan 4x4 Hanya perahu Tidak dapat dicapai sama sekali
Truk Hanya berjalan kaki Sepeda motor Lainnya: ______________

1.6 Apa saja sumber penghidupan/mata pencaharian penduduk di lokasi? (centang masing-masing sampai 3 saja)
o Pengkaji PRIA harus bertanya ke narasumber dan kelompok PRIA untuk mengidentifikasi mata pencaharian
kelompok PRIA baik sebelum bencana maupun setelah bencana. Centang hanya sampai tiga saja.
66

o Pengkaji WANITA harus bertanya ke narasumber dan kelompok WANITA untuk mengidentifikasi mata
pencaharian kelompok WANITA baik sebelum bencana maupun setelah bencana. Centang hanya sampai tiga saja.
o Jika ada jenis mata pencaharian yang memang umum dilokasi kajian, baik untuk pria dan wanita, tetapi tidak
terdapat di dalam tabel, silahkan centang lainnya dan jelaskan. Tetapi tetap perhitungkan bahwa jawaban
tersebut merupakan bagian dari tiga jawaban yang harus dijawab.
Pertanian (termasuk pemilik lahan, sawah dan ladang, peternakan)

Pertambangan (termasuk penambang bebas, biasanya galian C)

Industri (termasuk buruh pabrik)
Konstruksi (termasuk buruh bangunan)
Pedagang/bisnis (termasuk skala kecil, sedang dan besar)
Transportasi (termasuk supir angkutan umum, ojek, becak, supir truk barang, dll)

Keuangan (misalnya pekerja Bank,koperasi, dll)

Jasa (termasuk pangkas rambut, penjahit, dll)

Buruh tani (yang tidak memiliki lahan, buruh harian)

Nelayan

Pegawai Negri Sipil (PNS)

TNI
Polisi
Ibu rumah tangga
Pengangguran

Lainnya:

1.7 Sejak bencana, apakah sudah ada bantuan darurat? Ada Tidak Ada
o Untuk mengetahui apakah bantuan darurat telah disediakan dilokasi tersebut atau belum, misalnya dari
pemerintah, pekerja kemanusiaan, militer, dll. Jika ada, maka centang ada.
o Jika belum/tidak ada bantuan sama sekali, centang tidak ada.

1.7.1 Jika ada, oleh siapa? (centang satu saja)
o Untuk mengetahui dari mana sumber bantuan tersebut berasal, apakah dari pemerintah atau lainnya.
o Jika tidak tau dari mana asal bantuan, centang tidak tahu.
o Jika sumber bantuan adalah non-pemerintah, indikasikan saja bantuan tersebut pada kategori lainnya dan
kemudian sebutkan dari mana.
Pada tahap ini, sudah cukup untuk mengetahui jika bantuan darurat telah diberikan dan apakah itu berasal dari
pemerintah atau bukan. Informasi lain yang lebih mendalam mengenai bantuan darurat dapat melalui data sekunder.
Pemerintah Tidak tahu Lainnya: ______________

2. HUNIAN

2.1 Karena bencana, apakah warga masih tinggal dirumahnya? Ya Tidak
Pertanyaan ini untuk mengetaui apakah ada keluarga yang telah meninggalkan hunian mereka akibat bencana, atau
untuk mengetahui apakah pengungsian telah terjadi akibat bencana. Keluarga yang tidak tinggal di rumah termasuk
ketika mereka tinggal di dekat rumah mereka, tetapi tidak di dalam rumah, misalnya juga keluarga/masyarakat tinggal
di pusat pengungsian atau bangunan publik/umum, dengan keluarga lain atau kerabat, atau masyarakat secara
mandiri telah membangun hunian sementara di tempat terbuka, misalnya tenda. Jika TIDAK, berarti telah terjadi
pengungsian.

2.2 Tingkat kerusakan rumah di lokasi? (gunakan gambar di bawah untuk mengidentifikasi proporsi kerusakan)
Gunakanlah gambar pada tabel dibawah untuk membantu mengidentifikasi proporsi kerusakan rumah yang sudah
terjadi. Jika informasi dari data sekunder bisa didapatkan, informasi tersebut dapat membatu tim kajian untuk
mengetahui lokasi-lokasi pengungsian dan asal pengungsi.
Gunakan interval dibawah ini dan diskusikan dengan narasumber/kelompok:
Tidak banyak: 0-25% tidak banyak bagian rumah yang rusak.
Beberapa: 25-50% hanya beberapa bagian rumah yang rusak.
Banyak: 50-75% banyak bagian rumah yang rusak.
Hampir seluruhnya: 75-100% rumah rusak/hancur berat.
67

Diskusikan dengan narasumber/kelompok untuk mengisi ketiga gambar di dalam tabel di bawah ini. Pastikan bahwa
persentase yang ditulis akan berjumlah 100%, misalnya 25%+25%+50% atau 30%+ 50%+20%, dll.

1. % rumah yang hancur total
dan tidak layak huni
______________%

2. % rumah yang rusak sedang, masih
layak huni
______________%

3. % rumah yang rusak ringan/tidak
rusak dan layak huni
______________%

2.3 Sebelum bencana, seperti apa jenis rumah penduduk (centang satu saja)
o Rumah permanen merupakan rumah dengan keseluruhan bangunan menggunan material konkrit (semen, beton,
batu bata, batako, dll) termasuk fondasi, lantai, dinding dan atap.
o Rumah semi permanen merupakan rumah kombinasi penggunaan material konkret dengan yang tidak
konkret,misalnya penggunaan papan, bambu, dll.
o Rumah tidak permanen merupakan rumah dengan keseluruhan material bangunan tidak menggunakan material
konkret seperti layaknya rumah permanen, misalnya (hampir) seluruh bagian rumah (dinding, atap, lantai)
menggunakan papan/kayu, atap menggunakan rumbia, dll.
Pastikan bahwa jawaban merupakan hasil diskusi dengan narasumber/kelompok.
Rumah permanen Rumah semi permanen Rumah tidak permanent

2.4 Apa saja masalah hunian bagi pria dewasa/anak laki-laki dan wanita dewasa/anak perempuan? (centang 3 untuk
pria dewasa/anak laki-laki dan centang 3 untuk wanita dewasa/anak perempuan)
o Tim kajian PRIA harus berdiskusi dengan narasumber PRIA dan kelompok PRIA untuk mengidentifikasi
masalah hunian setelah terjadinya bencana.
o Tim kajian WANITA harus berdiskusi dengan narasumber WANITA dan kelompok WANITA untuk
mengidentifikasi masalah hunian setelah terjadinya bencana.
o Jika ada masalah hunian, baik yang menjadi masalah bagi pria dan wanita dan tidak ada di dalam list tabel
dibawah ini, silahkan indikasikan sebagai lainnya dan jelaskan.
Masalah hunian setelah bencana P/Lk W/Pr
Tidak ada hunian

Hunian hancur total untuk dihuni

Hunian sangat padat

Tidak ada material bangunan untuk memperbaiki hunian

Tidak ada keahlian/tenaga kerja untuk membangun kembali hunian

Masalah yang disebabkan oleh isu lahan
Kurangnya perlengkapan rumah tangga

Kurangnya privasi di dalam hunian

Hunian tidak dapat melindungi diri dari kondisi alam (panas, hujan, angin, dll)

Kurangnya perlindungan terhadap asset rumah tangga
Lainnya:

2.5 Apakah kebutuhan perlengkapan tidur menjadi mendesak (selimut, kasur, kelambu, dll), khususnya bagi anak-
anak, lanjut usia, berkebutuhan khusus? Iya Tidak
Pertanyaan ini untuk mengidentifikasi non food items atau barang-barang non pangan; apakah masyarakat,
khususnya yang rentan yang tidak dapat berpindah tempat secara bebas dan mudah (yang berpotensi kedinginan dan
membutuhkan perlindungan fisik dari cuaca) sehingga membutuhkan perlengkapan tidur. Centang iya jika terjadi
kekurangan perlengkapan tidur, dan centang tidak ada jika tidak ada masalah dengan perlengkapan tidur.

2.6 Apakah kebutuhan pakaian sangat mendesak, yang sesuai dengan kultur setempat (baju, celana, sarung, pakaian
dalam, dll) Iya Tidak
o Pertanyaan ini untuk mengidentifikasi apakah masyarakat telah kehilangan pakaian mereka setelah bencana.
Pertanyaan ini juga akan mengidentifikasi beberapa kelompok masyarakat yang kehilangan pakaian (khususnya
68

penting bagi wanita dan lanjut usia, yang berpotensi tidak nyaman/tidak sesuai ketika menggunakan pakaian
yang tidak mencerminkan keseharian mereka).
o Centang iya jika kebutuhan pakaian mendesak, dan centang tidak jika tidak ada masalah.

3. PENGUNGSIAN

3.1 Gambaran yang paling tepat untuk mendiskripsikan lokasi saat ini adalah? (centang satu)
Pertanyaan ini untuk mengidentifikasi jenis/kondisi pengungsian saat ini di lokasi kajian. Silahkan centang kotak yang
sangat merepresentasikan kondisi/jenis pengungsian yang terjadi setelah bencana. Jika pilihan di bawah tidak
menggambarkan situasi/kondisi yang sesuai, silahkan centang lainnya dan jelaskan.
Masyarakat masih tinggal di tempat asal
Kondisi ini menggambarkan bahwa masyarakat masih tetap tinggal di rumah, kalau seperti ini kondisinya, maka
centanglah kotak ini dan langsung pindah ke bagian 4. Maksud dari pertanyaan ini berarti, masyarakat tersebut masih
tinggal di dalam rumah mereka atau masih tinggal di lingkungan tempat tinggal mereka.
Beberapa orang telah mengungsi, tetapi masih didalam komunitas/lingkungan asal
Pertanyaan ini berarti masyarakat telah meninggalkan rumah tetapi tinggal sangat dekat dengan hunian mereka
sebelumnya atau jauh di dataran tinggi, atau di gedung sekolah (gedung publik), dll tetapi tetap masih berada di
dalam lingkungan asal. Lingkungan tempat asal bisa saja RT/RW atau komunitas.
Beberapa (<50%) orang telah pindah dan dievakuasi ke berbabagi lokasi, masih didalam komunitas/lingkungan asal
Sebagian besar (>50%) orang telah pindah dan dievakuasi ke berbagai tempat
Pengungsi (IDPs) datang dari berbagai tempat, tetapi masih didalam komunitas/lingkungan asal
Pengungsi (IDPs) datang dari berbagai tempat dan berbagai komunitas/lingkungan/tempat
Lainnya: ______________

3.2 Jika ada pengungsi, mengapa mereka tidak dapat tinggal di tempat asal atau kembali ke rumah? (centang satu)
Pertanyaan ini untuk mengidentifikasi alasan mengapa masyarakat mengungsi dan tidak dapat lagi tinggal di rumah
mereka. Silahkan centang kotak dibawah untuk menggambarkan kondisi yang paling sesuai mengapa masyarakat
tidak dapat kembali/tinggal ke/di rumah mereka setelah bencana. Jika tidak ada pilihan yang sesuai dengan pilihan
dibawah ini, maka centang lainnya dan jelaskan.
Tidak aman, bencana masih mengancam
Masyarakat tidak kembali karena bahaya
bencana alam masih mengancam.
Rumah hancur total Lainnya: ____________
Tidak ada transportasi ke lokasi asal Tempat asal tidak aman
Tempat asal tidak aman tetapi
tidak berhubungan dengan kondisi
alam.

Fungsi pelayanan dasar tidak tersedia di tempat asal
Pelayanan dasar misalnya pelayanan kesehatan, pendidikan, pasar, dll.

3.3 Jika ada pengungsi, dimana mereka tinggal sekarang? (centang yang sesuai)
Pertanyaan ini untuk mengidentifikasi dimana masyarakat mengungsi saat ini. Sangat mungkin masyarakat mengungsi
di lebih dari satu tempat pengungsian, silahkan centang kondisi yang paling sesuai untuk menggambarkan dimana
pengungsian setelah bencana. Jika jawaban tidak termasuk didalam daftar dibawah ini, silahkan centang lainnya dan
jelaskan.
Dengan keluarga angkat Bangunan publik/umum Tidak ada pengungsi
Kamp yang terorganisasi/formal Di luar ruangan atau hunian sementara yang tidak layak
Lainnya: ______________ Di tempat asal (tetapi tidak didalam rumah, menyewa atau milik sendiri

4. AIR BERSIH, SANITASI DAN KEBERSIHAN

4.1 Apakah warga memiliki/menggunakan air bersih? Iya Tidak
Pertanyaan ini untuk mencari tahu apakah setelah bencana, masyarakat memiliki air bersih. Centang iya jika
masyarakat masih memiliki air bersih, dan tidak jika tidak punya. Jika jawaban adalah iya, maka skip/lanjutkan ke
pertanyaan 4.2. NB: pertanyaan ini hanya berupa persepsi umum masyarakat untuk mendapatkan air bersih setelah
bencana. Untuk kajian lebih dalam, para ahli dapat mengidentifikasi hal yang lebih detil tentang kebutuhan air bersih.

69

4.1.1 Jika tidak, mengapa? (centang yang sesuai)
Tidak ada air bersih Diskriminasi Tidak ada tempat penyimpanan air
Tidak aman mengambil air bersih Lainnya: ______________
Silahkan identifikasi alasan mengapa masyarakat tidak bisa mendapatkan air bersih setelah bencana.

4.2 Sumber utama air adalah: (centang yang sesuai)
Silahkan identifikasi sumber air yang digunakan sebelum dan setelah bencana untuk melihat perubahan yang terjadi
akibat bencana. Jika ada sumber air yang biasa digunakan oleh masyarakat tetapi tidak tercantum di tabel di bawah
ini, maka silahkan centang lainnya dan jelaskan.
Sebelum bencana Setelah bencana
Air bersih
Pipa/PDAM
Sumur bor
Mata air
Lainnya:
Air bersih
Pipa/PDAM
Sumur bor
Mata air
Lainnya:
Air tidak bersih
Sungai
Lainnya:
Air tidak bersih
Sungai
Lainnya:

4.3 Siapa yang mengambil air bersih? (centang satu)
Pertanyaan ini untuk mengetahui indikasi keperluan mengibarkan red alert (bendera merah) terkait isu perlindungan.
Pertanyaan ini penting khususnya jika lokasi berada di daerah konflik. Silahkan identifikasi siapa saja yang
mengumpulkan air bersih, baik sebelum dan sesudah bencana. Jika setiap orang yang mengambil air,centang
siapapun (baik laki-laki dan perempuan). Jika air bersih tersedia di hunian (PDAM), maka centang NA.
Sebelum bencana? Pria Wanita Anak perempuan Anak laki-laki Siapapun NA
Setelah bencana? Pria Wanita Anak perempuan Anak laki-laki Siapapun NA

4.4 Apakah sulit untuk menjaga kebersihan diri?
o Tim kajian PRIA menanyakan ke narasumber/kelompok PRIA apakah mereka tetap dapat menjaga kebersihan diri
setelah bencana.
o Tim kajian WANITA menanyakan ke narasumber/kelompok WANITA apakah mereka tetap dapat menjaga
kebersihan diri setelah bencana.
Centanglah iya atau tidak apakah pria, wanita, laki-laki, dan perempuan tetap dapat menjaga kebersihan diri. Bagi
setiap kelompok yang menjawab iya, silahkan identifikasi pada kolom selanjutnya untuk mencari alasan mengapa
mereka tidak dapat menjaga kebersihan. Jika ada alasan yang tidak terdapat di tabel, silahkan centang lainnya dan
jelaskan.
Jika ya, mengapa? (centang yang sesuai)
Ya
Tid
ak
Tidak
ada
air
Tidak
ada
privasi
Tidak ada
tempat
mandi/basuh
Tidak aman
mengambil
air
Air
tidak
bersih
Tidak ada
perlengkapan
mandi
Lainnya:
Pria

Wanita

Anak laki-laki
Anak perempuan

4.5 Apakah warga memiliki tempat penyimpanan air? Iya Tidak
Silahkan identifikasi apakah masyarakat dapat menyimpan air bersih mereka setelah bencana. Centang iya jika
mereka memiliki tempat penyimpanan air, dan tidak jika tidak punya. Perlu menjadi pertimbangan, jika sebelumnya
masyarakat menggunakan air perpipaan dan tidak membutuhkan tempat penyimpanan air di rumah, atau jika mereka
telah membangun bak/tangki air di rumah mereka. Jika distribusi air melalui tangki sekali sehari atau lebih dan
masyarakat tidak memiliki tempat penyimpanan air (misalnya jerigen), ini bisa diindikasikan sebagai masalah.

4.6 Jenis toilet yang digunakan pria/laki-laki dan wanita/perempuan? (centang yang sesuai)
o Tim kajian PRIA menanyakan ke narasumber/kelompok PRIA dimana mereka biasanya buang air besar sebelum
dan sesudah bencana.
70

o Tim kajian WANITA menanyakan ke narasumber/kelompok WANITA dimana mereka biasanya buang air besar
sebelum dan sesudah bencana.
o Jika ada jenis toilet yang biasa digunakan sebelum dan sesudah bencana, tetapi tidak ada di dalam tabel dibawah
ini, centang lainnya dan jelaskan.

Jenis Toilet
Sebelum Setelah
P/Lk W/Pr P/Lk W/Pr
Sanitasi yang aman
Jamban pribadi
Jamban umum
Lainnya:
Sanitasi yang tidak aman
Jamban terbuka
Sungai
Lainnya:


4.7 Apakah wanita/perempuan memiliki pembalut atau perlengkapan kebersihan diri yang lainnya?
Silahkan identifikasi apakah wanita dan perempuan memiliki pembalut atau perlengkapan kebersihan lainnya, baik
sebelum dan sesudah bencana. Centang iya jika sebelum dan sesudahnya mereka memiliki, dan centang tidak jika
tidak memiliki. Melalui data sekunder, kemungunkinan informasi ini bisa diperoleh. Hal ini kemudian dapat
membantu tim untuk mengerti kebutuhan pembalut dan alat kebersihan wanita lainnya menjadi penting.
Sebelum bencana Ya Tidak
Setelah bencana Ya Tidak

5. KESEHATAN

5.1 Apakah ada fasilitas kesehatan masih buka dan berfungsi? Iya Tidak
Informasi dari data sekunder akan membantu mengidentifikasi jenis fasilitas kesehatan yang ada sebelum bencana.
Akan tetapi hal ini harus didiskusikan dengan masyarakat untuk memastikan apakah fasilitas pelayanan kesehatan
tersebut masih berjalan/berfungsi (berfungsi: secara operasional memiliki jam buka, memiliki perlengkapan medis,
tenaga medis, dll) setelah terjadinya bencana. Jika fasilitas kesehatan tidak berfungsi, maka lanjutkan ke pertanyaan
5.3.

5.1.1 Jika ya, sebutkan (centang yang sesuai)
Jika fasilitas kesehatan masih berfungsi, silahkan sebutkan apa saja yang masih berfungsi. Kemungkinan akan ada
lebih dari satu fasilitas kesehatan yang masih berfungsi, silahkan centang kotak dibawah yang menunjukkan fasilitas
kesehatan apa saja yang masih beroperasi setelah bencana. Jika ada fasilitas kesehatan yang berfungsi tetapi tidak
didalam daftar dibawah ini, silahkan centang lainnya dan jelaskan.
Rumah sakit RS Bersalin Poliklinik Lainnya: __________

5.1.2 Apakah fasilitas tersebut memiliki perlengkapan medis? Iya Tidak
Silahkan identifikasi berdasarkan diskusi dengan masyarakat apakah fasilitas kesehatan tersebut memiliki
perlengkapan medis (obat-obatan) setelah bencana atau sudah tidak punya lagi akibat bencana.

5.2 Tenaga medis yang masih bekerja adalah: (centang yang sesuai)
Silahkan identifikasi bersama narasumber/kelompok, tenaga medis apa yang masih bekerja setelah bencana. Sangat
memungkinkan ada lebih dari satu jenis tenaga medis yang masih bekerja saat ini, jadi silahkan centang yang sesuai
untuk mengetahui jenis tenaga medis apa saja yang masih bekerja setelah bencana.
Dokter Perawat Bidan
Tidak tahu Tidak ada Lainnya: ______________

5.3 Apakah masyarakat mengalami perubahan pola kunjungan ke fasilitas kesehatan setelah terjadinya bencana?
(centang satu)
71

Silahkan identifikasi apakah masyarakat saat ini mengalami perubahan penggunaan layanan kesehatan setelah
bencana. Perubahan pola penggunaan layanan kesehatan dapat meningkat atau menurun, juga dapat berupa
perubahan jenis pelayanan kesehatan yang tersedia saat ini (yang sebelumnya tidak ada). Misalnya terjadi
peningkatan masyarakat yang mengunjungi layanan kesehatan karena cidera/luka-luka atau penyakit menular yang
sebelumnya tidak ada sebelum bencana. Jika narasumber/kelompok mengatakan bahwa tidak terjadi perubahan pola
kunjungan ke layanan kesehatan, silahkan centang tidak ada perubahan.
Peningkatan penggunaan layanan kesehatan
Masyarakat yang menggunakan layanan kesehatan
(fasilitas ini tesedia sebelum bencana) setelah
bencana semakin banyak dari biasanya
Penurunan penggunaan layanan kesehatan
Masyarakat yang menggunakan layanan kesehatan
(fasilitas ini tesedia sebelum bencana) setelah
bencana semakin menurun dari biasanya
Merubah alasan kunjungan ke layanan kesehatan
Misalnya terjadi peningkatan masyarakat yang
mengunjungi layanan kesehatan karena cidera/luka-
luka atau penyakit menular yang sebelumnya tidak
ada sebelum bencana.
Tidak ada perubahan

5.4 Apa saja masalah kesehatan saat ini? (centang yang sesuai)
Pertanyaan ini untuk mengetahui masalah kesehatan apa saja yang terjadi di lokasi kajian setelah bencana.
o Sangat memungkinkan terjadi lebih dari satu jenis masalah kesehatan, silahkan centang kotak yang sesuai dengan
masalah kesehatan yang terjadi setelah bencana.
o Jika tidak ada masalah kesehatan setelah bencana, silahkan centang tidak ada masalah.
o Jika ada masalah kesehatan lainnya di luar daftar dibawah ini, silahkan centang lainnya dan jelaskan.
Tidak ada masalah Penyakit kulit Infeksi saluran pernapasan akut (ISPA)
Malaria Penyakit kronis Cidera akibat bencana Diare
Susah mendapat persalinan yang aman Lainnya: ______________

5.5 Apakah ada masalah makanan anak dan menyusui setelah bencana? (centang yang sesuai)
Pertanyaan ini sebaiknya hanya ditanyakan kepada narasumber/kelompok wanita saja. Silahkan centang pilihan-
pilihan dibawah ini yang menjelaskan masalah menyusui dan memberi makan anak setelah terjadinya bencana. Jika
ada masalah umum yang terjadi, tetapi tidak ada di dalam daftar, silahkan centang lainnya baik untuk kolom pertama
dan kolom kedua, dan jelaskan.
Menyusi (bayi <6 bulan) Makan anak (umur 6 bulan 5 tahun)
Tidak tau
Tidak ada masalah
Penurunan/berhenti menyusui
Terbatasnya waktu menyusui
Terbatasnya privasi saat menyusui
Lainnya:
Tidak tau
Tidak ada masalah
Terbatasnya makanan untuk anak-anak
Terbatasnya waktu
Lainnya: ______________

5.6 Apakah kesehatan anak semakin memburuk setelah bencana? Iya Tidak
Silahkan identifikasi apakah kesehatan anak semakin menurun/memburuk setelah terjadinya bencana. Jika
jawabannya adalah tidak maka silahkan lanjutkan langsung ke bagian 6.

5.6.1 Jika ya, apa masalahnya? (centang yang sesuai)
Pertanyaan lanjutan ini akan mengidentifikasi masalah kesehatan anak tersebut setelah bencana.
o Sangat memungkinkan ada lebih dari satu masalah kesehatan anak yang semakin menurun, silahkan centang
pilihan-piihan dibawah ini.
o Jika ada masalah lain yang umum terjadi setelah bencana tetapi tidak ada di dalam daftar dibawah ini, silahkan
cenang lainnya dan jelaskan.
Diare Infeksi saluran pernafasan Demam
Stress/cemas/gelisah Lainnya: ______________

6. MAKANAN

6.1 Apakah pola makan masyarakat berubah setelah bencana? (centang satu)
Pertanyaan ini untuk mengetahui apakah masyarakat telah mengalami perubahan jumlah makan atau jenis makanan
setelah terjadinya bencana.
72

o Jika narasumber/kelompok mengatakan tidak terjadi perubahan pola makan, makan silahkan centang tidak ada
perubahan pola.
o Jika tidak ada perubahan pola, maka silahkan lanjut ke bagian 7.
Jumlah makan/makanan meningkat Merubah jenis makanan yang dikonsumsi
Tidak ada perubahan pola Jumlah makanan menurun

6.2 Jika mencentang Jumlah Makanan Menurun, mengapa terjadi penurunan jumlah makanan? (centang yang
sesuai)
Pertanyaan ini merupakan lanjutan pertanyaan diatas untuk mengetahui mengapa terjadi penurunan jumlah
makan/makanan setelah bencana.
o Sangat mungkin ada lebih dari satu alasan, oleh sebab itu silahkan centang pilihan yang sesuai.
o Jika ada tambahan alasan perubahan penurunan jumlah makan/makanan yang tidak terdapat di bawah ini,
silahkan centang lainnya dan jelaskan.
Makanan yang tersedia tidak cukup Kualitas makanan buruk Stress/cemas
Minyak untuk masak mahal Tidak bisa menuju pasar Lainnya: ______________
Harga makanan menjadi mahal Tidak ada perlengkapan masak dan makan

7. PENDIDIKAN

7.1 Setelah bencana, apakah terjadi penurunan tingkat kehadiran murid di sekolah? Iya Tidak
Informasi mengenai tingkat kehadiran murid di sekolah dapat di peroleh melalui data sekunder. Namun demikian,
penting untuk menanyakan ke narasumber/kelompok apakah anak-anak usia sekolah telah berhenti bersekolah
setelah bencana. Jika tingkat kehadiran bersekolah tidak mengalami perubahan (atau bahkan mengalami
peningkatan), silahkan lanjutkan ke bagian 8.

7.1.1 Jika iya, mengapa? (centang yang sesuai)
Pertanyaan ini untuk mencari tahu apa saja masalah yang menyebabkan penurunan tingkat kehadiran bersekolah
tersebut.
o Sangat mungkin ada lebih dari satu alasan mengapa tingkat kehadiran murid menurun, oleh sebab itu, centang
pilihan yang sesuai.
o Jika ada tambahan alasan dan tidak terdapat di dalam daftar dibawah ini, silahkan centang lainnya dan jelaskan.
Tidak ada guru Sekolah dipakai untuk kepentingan lain Tidak aman ke sekolah
Seragam sekolah terbatas Takut kembali ke sekolah Sekolah rusak berat
Tidak ada material pendidikan Tidak ada transport ke sekolah Tidak mampu bayar uang sekolah
Orang tua tetap menjaga anak mereka bersama keluarga Lainnya: ______________

8. PERLINDUNGAN

8.1 Apa saja kebutuhan anak setelah bencana? (centang sampai 3 saja)
Pertanyaan untuk mencari kebutuhan dan permasalahan anak-anak setelah terjadinya bencana. Sangat mungkin ada
lebih dari satu jawaban sebagai akibat terjadinya bencana, silahkan centang yang sesuai. Jika ada tambahan alasan
yang tidak tercantum dibawah ini, silahkan centang lainnya dan jelaskan.
Tempat yang aman untuk hidup Berkumpul bersama keluarga Kembali ke sekolah
Perlindungan dari lalu lintas Perlindungan dari kekerasan Perlindungan dari perdagangan anak
Tempat bermain yang aman Pelayanan kesehatan Dukungan psikologi
Perlindungan dari buruh anak Perlindungan dari pernikahan dini Lainnya: ______________
Keperdulian/perawatan untuk anak-anak yang terpisah/sendiri

8.2 Setelah bencana, apakah ada peningkatan jumlah anak yang hidup sendiri (diluar pengawasan orang dewasa)?
Pertanyaan ini untuk mengidentifikasi apakah setelah bencana terjadi, masyarakat mengamati adanya anak-anak
yang hidup tidak berada dalam pengawasan orang dewasa.
Iya Tidak

8.3 Isu atau masalah apa saja yang berhubungan dengan keamanan dan keselamatan? (centang yang sesuai)
Pertanyaan ini untuk mencari tahu isu atau permasalahan yang terjadi di masyarakat saat ini yang berhubungan
dengan keselamatan dan keamanan pasca bencana.
73

o Pada umumnya dalam konteks bencana alam, kemungkinan daftar dibawah ini tidak akan berlaku. Sangat
mungkin ada lebih dari satu isu atau masalah keselamatan dan keamanan setelah terjadinya bencana, silahkan
centang semua yang sesuai.
o Jika ada tambahan isu atau masalah lain yang umum terjadi setelah bencana tetapi tidak tercantum dalam daftar
dibawah ini, silahkan centang lainnya dan jelaskan.
o Jika tidak ada masalah keselamatan dan keamanan, maka centang tidak ada masalah.
Penyerangan dan pengeboman Kekerasan kelompok bersenjata Kekerasan terhadap penduduk
Kriminal/bandit Penculikan atau penyanderaan Pemaksaan menjadi militer
Tidak ada masalah Tidak tau Kontak senjata antar kelompok
Pengungsian Kekerasan berbasis jender
Penangkapan atau penahanan
sewenang-wenang
Tidak cukup aman Pembunuhan Lainnya: ______________
Ancaman lanjutan dari bencana alam
Pembantaian/pembunuhan oleh militer/kelompok bersenjata/aktor keamanan

8.4 Sebelum bencana, apakah masyarakat dapat berpindah tempat secara bebas? Iya Tidak
Pertanyaan ini untuk mengetahi apakah ada pembatasan/pelarangan untuk berpindah tempat secara bebas sebelum
bencana. Pertanyaan ini akan lebih sesuai untuk konflik area daripada bencana. Pembatasan/pelarangan ini bisa
terkait masalah kultur/adat atau jender.

8.5 Setelah bencana, apakah masyarakat dapat berpindah tempat secara bebas? Iya Tidak
Pertanyaan ini untuk mengetahi apakah setelah terjadi bencana alam terjadi pembatasan/pelarangan untuk
berpindah tempat secara bebas. Jika tidak ada masalah berpindah tempat, lanjut ke pertanyaan 8.6.

8.5.1 Jika tidak, mengapa? (centang sampai 3 saja)
o Jika semenjak bencana masyarakat tidak dapat berpindah tempat secara bebas, identifikasi penyebabnya pada
kotak yang tersedia. Mungkin aka nada lebih dari satu penyebabnya, centanglah yang sesuai.
o Jika ada penyebab lainnya yang tidak tercantum di bawah ini, maka centang lainnya dan jelaskan.
Adanya aktivitas kelompok
bersenjata
Kekerasan jender/bandit/kriminal Jam malam atau larangan bepergian
Adanya konflik antar suku Pembatasan jender/diskriminasi Hambatan alam
Adanya ranjau Ancaman lanjutan dari bencana alam Tidak ada uang untuk transport
Terbatasnya transportasi TIdak berfungsinya jaringan transportasi Lainnya: ______________
Tidak ada kartu identitas/dokumen perjalanan

8.5.2 Jika penduduk tidak dapat berpindah tempat secara bebas, apa konsekuensinya/dampaknya bagi mereka?
Pertanyaan ini untuk menindaklanjuti jika terjadi pembatasan/pelarangan berpindah tempat setelah bencana
terhadap masyarakat, maka dampak apa saja yang terjadi ke masyarakat akibat pembatasan/pelarangan tersebut.
o Mungkain akan ada lebih dari satu dampak, silahkan centang semua yang sesuai.
o Jika ada dampak yang umum terjadi tetapi tidak tercantum di bawah ini, silahkan centang lainnya dan jelaskan.
Berkurangnya konsumsi air bersih Tidak dapat menuju fasilitas kesehatan Resiko gangguan fisik
Berkurangnya makanan Tidak bisa mendapatkan bahan bakar Lainnya: ______________
Akses terbatas mendapatkan hunian
Berkurangnya kesempatan mendapatkan pekerjaan

8.6 Apakah kehilangan dokumen legal menjadi masalah setelah bencana? Iya Tidak
Pertanyaan ini untuk mengetahui apakah kehilangan dokumen legal menjadi masalah setelah bencana. Dokumen ini
bisa termasuk: kartu identitas; akte kelahiran; akte pernikahan/kematian; passport; SIM; asuransi kesehatan; akte
tanah; dan lainnya. Hilangnya dokumen tersebut dapat menghambat kesempatan masyarakat untuk mendapatkan
bantuan atau pelayanan lainnya.

74

9. INFORMASI

9.1 Dari mana saja penduduk disini mendapatkan informasi, baik sebelum dan sesudah bencana (centang yang
sesuai)
Pertanyaan ini untuk mengetahui dari mana saja masyarakat mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Tujuannya
adalah jika ada informasi penting yang ingin disampaikan ke masyarakat, maka dapat disebar dengan efektif, sehingga
kebutuhan komunikasi masyarakat tetap dapat didukung. Silahkan identifikasi baik sebelum dan sesudah bencana apa
saja sumber informasi masyarakat. Mungkain ada lebih dari satu sumber informasi yang digunakan oleh masyarakat,
silahkan centang pilihan-piilhan dibawah ini yang sesuai. Jika ada sumber informasi lainnya yang umum digunakan
tetapi tidak tercantum, silahkan centang lainnya dan jelaskan.

Sumber Informasi Sebelum Sesudah
Televisi

Surat kabar

Telephon genggam (HP)

Pemimpin agama/kelompok
Pemerintah
Pekerja kemanusiaan
Radio
Papan informasi/majalah dinding

Internet

Informasi dari mulut ke mulut

Lainnya:

9.2 Jenis informasi apa yang dibutuhkan setelah bencana/selama keadaan darurat? (centang yang sesuai)
Pertanyaan ini untuk mengidentifikasi informasi apa saja sebenarnya yang dibutuhkan oleh masyarakat setelah
terjadinya bencana. Jika ada jenis informasi yang dibutuhkan tetapi tidak tercantum dibawah ini, silahkan centnag
lainnya dan jelaskan.
Layanan bantuan darurat Informasi kesehatan Informasi pasar
Nomor darurat Informasi orang/keluarga hilang Informasi cuaca
Informasi keamanan Informas tempat asal (bagi pengungsi) Lainnya: ______________

9.3 Sebutkan hambatan apa saja untuk mendapatkan informasi? (centang yang sesuai)
Pertanyaan ini untuk mengetahui apa saja hambatan untuk mendapatkan informasi setelah bencana. Jika ada
hambatan lain yang tidak tercantum dibawah ini, silahkan centang lainnya dan jelaskan .
Tidak ada listrik Tidak ada charger HP Informasi tidak dalam bahasa lokal
Tidak ada hambatan Tidak ada layanan selular dan rumah Tidak ada pulsa (untuk HP)
Informasi tidak visual/komunikatif (bagi buta huruf, bisu, dll) Lainnya: ______________

10. KESELURUHAN

Ini adalah bagian akhir kaji cepat yang penting karena menguraikan prioritas utama masyarakat setelah bencana. Jika
pada saat kaji cepat waktu sangat terbatas, maka bagian ini dapat ditanyakan terlebih dahulu.

10.1 Apa saja kebutuhan utama penduduk saat ini? (centang sampai 3 saja)
Pertanyaan ini untuk mengetahi prioritas kebutuhan masyarakat setelah bencana.
o Mungkin ada lebih dari satu prioritas kebutuhan, silahkan centang semua yang sesuai sampai tiga saja.
o Jika ada prioritas kebutuhan lain setelah bencana dan tidak tercantum dibawah ini, maka silahkan centang
lainnya dan jelaskan.
Hunian sementara Makanan Air bersih
Anak kembali ke sekolah Pelayanan kesehatan Pakaian, alas kaki, perlengkapan tidur
Sanitasi/toilet Kegiatan keagamaan dan budaya Komunikasi/system informasi
Minyak dan peralatan masak Memperbaiki rumah yang rusak Kembali dapat bekerja
Keselamatan dan keamanan Transport dan jalan ke pasar Dukungan psikologi
Lainnya: ______________

75

10.2 Setelah bencana, apakah kelompok masyarakat dibawah ini termasuk kelompok rentan (dari biasanya)
Pertanyaan ini untuk mengidentifikasi kelompok rentan yang ada di masyarakat yang berpotensi besar terkena resiko
bencana. Mungkin ada lebih dari satu kelompok rentan di masyarakat, silahkan centang semua yang sesuai. Jika ada
kelompok rentan yang tidak tercantum dibawah ini menjadi kelompok rentan setelah bencana, maka silahkan
centang lainnya dan jelaskan.
Lanjut usia Janda Suku minoritas Orang dengan kebutuhan khusus
Tidak tahu Anak-anak Agama minoritas Anak-anak yang menjadi kepala keluarga
Other, specify: __________ Wanita yang menjadi kepala keluarga

Komentar/Pengamatan Lainnya?
Silahkan gunakan kolom ini jika ada komentas atua pengamatan lainnya saat berada di lokasi kajian.

76


Bagian 4
Observasi Langsung

77

Daftar dan Rangkuman Observasi Langsung (Direct Observation)
Emergency Capacity Building (ECB) Joint Needs Assessment
Lokasi Kajian :

Tanggal Kajian (HH/BB/TTTT):
Pengkaji (assessor) :

Waktu (pukul) Kajian:

PERTANYAAN SEKOTRAL
WASH (Air Bersih, Sanitasi dan Kebersihan) Ya Tidak NA
Tidak
Diobservasi
Komentar/detail/observasi
1 Apakah ada sampah/limbah dilokasi penduduk
tinggal?

2 Apakah ada toilet di lokasi kajian?
3 Apakah toilet tersebut berfungsi? (silahkan
kunjungi toilet untuk pengecekan)

4 Apakah dipisahkan antara toilet pria dan wanita?
5 Apakah rumah tangga memiliki tempat
penyimpanan air bersih yang aman/terlindungi?
(silahkan tanya beberapa rumah tangga saja)

6 Apakah ada sumber air (bersih) di lokasi kajian?
7 Apakah terlihat antrian di lokasi kran air/MCK?
8 Apakah terlihat antrian di toilet?
9 Apakah penduduk memiliki sabun dan alat
mandi/kebersihan lainnya?

10 Apakah ada kamar mandi khusus wanita?
11 Apakah ada tanda-tanda vektor pembawa
penyakit? (nyamuk, tikus, dll)

12 Apakah genangan air atau selokan tersumbat
menjadi masalah?

13 Lainnya:
MAKANAN Ya Tidak NA
Tidak
Diobservasi
1
Apakah pasar masih buka? (silahkan kunjungi)

2
Apakah ada makanan?

3
Lainnya:

PERLINDUNGAN Ya Tidak Berikan Penjelasan
1 Apakah ada resiko keamanan/perlindungan yang
diamati di lokasi kajian?

2 Apakah ada kelompok warga yang tidak terlihat di
ruang publik/bersama:

Anak laki-laki (<12 tahun)
Anak perempuan (<12 tahun)
Remaja laki-laki
Remaja perempuan
Wanita
Pria
Wanita lanjut usia (60 tahun ++)
Pria lanjut usia (60 tahun ++)
Orang berkebutuhan khusus
Etnis minoritas
Kelompok agama minoritas
Lainnya:
PENDIDIKAN Ya Tidak NA
Tidak
Diobservasi
1 Apakah anak perempuan tidak berada di sekolah
selama jam sekolah?

2
Apakah anak laki-laki tidak berada di sekolah
selama jam sekolah?

78

3
Apakah proses belajar mengajar di sekolah masih
berjalan?

4
Lainnya:

Pertanyaan Dampak Daftar jenis hunian yang ada: Jelaskan kondisinya:
Apa saja jenis hunian yang diamiati? (rumah, tenda,
gedung publik, dll)

Silahkan berjalan di lokasi observasi untuk mengamati apakah ada kerusakan infrastuktur dan fasilitas berikan komentar anda, misalnya
infrastruktur/fasilitas tersebut hancur, rusak, masih berfungsi, tidak diamati, dll.
Infrastuktur/Fasilitas Komentar/penjelasan
1 Bangunan sekolah
2 Fasilitas kesehatan
3 Rumah ibadah (sebutkan jenisnya)
4 Jembatan
5 Jalan (termasuk jalan raya/lingkungan)
6 MCK publik/bersama
7 Lainnya

Observasi/Pengamatan Lainnya

x


LAMPIRAN

KONSORSIUM ECB INDONESIA (ECB CI)
PROTOKOL KETERLIBATAN TANGGAP BENCANA
PROSEDUR OPERASI STANDAR
xi

1. PEMICU RESPON ECB CI DAN RAPAT KOORDINASI

1.1 ECB-CI dan Konteks Tanggap bencana di Indonesia yang Iebih Luas - Ketentuan ini
dirancang untuk menjamin integrasi, kerjasama dan dukungan dari Pemerintah
Indonesia dan berkembangnya kemampuan dan kerangka kerja tanggap bencana
sehingga anggota ECB di Indonesia dapat memberikan bantuan yang terbaik kepada
mereka yang terkena dampak bencana. Ketentuan-ketentuan yang tercantum di sini
juga mengakui, didukung dan bekerja sama dengan struktur koordinasi kemanusiaan
yang ada melalui kegiatan OCHA dan Sistem Cluster.

1.2 Tim Manajemen Proyek (PMT) Rapat Respon awal

a. Kerangka Waktu-Ketika peringatan dini bencana diberikan, anggota konsorsium
PMT akan mengkoordinasikan kegiatan sebelum terjadinya bencana. Apabila hal ini
tidak dapat dilakukan, hendaknya diadakan Rapat Respon awal oleh CD apabila
terdapat dua atau lebih badan yang bermaksud untuk melakukan tanggap bencana.
Badan-badan tersebut harus memberikan informasi kepada Fasilitator
Lapangan mengenai niat mereka untuk metanggap bencana, agar dapat
dipersiapkan rapat yang akan dihadiri oleh CD dan anggota PMT terkait atau perwakilan
mereka, dalam waktu 24 jam dari terjadinya bencana. Pada Rapat Respon awal ini,
badan-badan tersebut harus menunjukkan apakah mereka akan menanggapi
bencana, sektor-sektor utama yang memungkinkan, kegiatan dan ukuran respon
yang diantisipasi.

b. Garis Besar Keputusan Awal - CD akan bertanggung jawab untuk keputusan
strategis sementara PMT akan memimpin operasi lapangan.CD harus
menunjukkan model respon ECB-Cl mana yang tepat (lihat paragraf 5.2), garis
besar rencana respon strategis dan terprogram, menyetujui penilaian daerah
geografis dan tim penilaian, menyetujui penunjukan RCA terkait, dan
mengidentifikasi area yang memungkinkan kegiatan kolaboratif misalnya advokasi,
berbagi rantai pasokan atau kemitraan dalam sektor. Setiap kegiatan pendanaan
bersama yang memungkinkan atau sedang berlangsung juga harus dibahas pada
rapat ini. rekuensi rapat CD dan PMT juga harus diputuskan pada rapat ini.
Semua keputusan dicatat dan didokumentasikan untuk digunakan sebagai
referensi di masa mendatang.

xii

1.3 Rapat Hasil Penilalan Kebutuhan Bersama PMT

a. Kerangka Waktu
1
- Idealnya dalam waktu 48-72 jam setelah bencana anggota PMT
harus mengadakan rapat lagi untuk mempertimbangkan hasil Penilaian Kebutuhan
Bersama (JNA) dan mengkonfirmasi ruang lingkup dan sifat untuk masing-masing
badan dan respon ECB-CI.

b. Konfirmasi Keputusan Respon - Dalam Rapat Hasil Penilaian Kebutuhan Bersama
PMT, semua badan hendaknya telah slap untuk menguraikan lokasi dan kegiatan
rencana respon mereka, sambil mempelajari dan mempersiapkan struktur
untuk setiap kegiatan bersama yangtelah direncanakan (pendanaan, advokasi,
keselamatan & keamanan, pemrograman, dll). Rapat ini harus menjadi forum
utama untuk menguraikan proposal, struktur, tujuan pendanaan bersama
serta rekomendasi pengalokasiannya.

c. Organisasi - Fasilitator Lapangan sangat mungkin tidak hadir dalam rapat ini karena
mereka dikerahkan di lapangan. Oleh karena itu, perwakilan dari Badan
Koordinasi Respon (RCA) akan bertanggung jawab untuk menjadwalkan,
memimpin dan menyebarluaskan hasil rapat. Bila memungkinkan Fasilitator
Lapangan hendaknya berpartisipasi dalam rapat dari jauh dengan menyediakan
update dari lapangan. Fasilitator Lapangan bertanggungjawab untuk memastikan
bahwa informasi yang relevan diberikan baik kepada ECB-Cl PMT maupun kepada
tim respon yang dikerahkan.

1.4 Rapat Koordinasi yang Berkelanjutan - Rapat berkala ECB-CI dapat berlangsung di
lapangan maupun di Jakarta sebagaimana diperlukan. Telah disepakati bahwa rapat di
Jakarta akan berlangsung mingguan/dua-mingguan segera setelah terjadinya
bencana dan frekuensi ini akan berkurang setelah respon terbentuk. Di lapangan, rapat
diadakan setiap dua hari sekali segera setelah terjadinya bencana dan akan
berkurang frekuensinya menjadi rapat koordinasi mingguan selama respon berlangsung.

1.5 Koordinasi dalam Fase Pemulihan dan Rehabilitasi - Anggota Konsorsium
menerapkan nilai untuk mempertahankan koordinasi dan kolaborasi yang sesuai,
sejalan dengan transisi dari Respon terhadap bencana menuju fase Pemulihan &
Rehabilitasi. Anggota konsorsium akan memastikan bahwa tingkat koordinasi yang
sesuai akan dipertahankan selama transisi ini berlangsung.

2. PERAN DAN TANGGUNG JAWAB TANGGAP BENCANA ECB-CI

2.1 Badan Pimpinan Nasional ECB-CI - Badan Pimpinan Nasional beserta semua anggota
ECB-CI lainnya mendukung Badan Koordinasi Respon (RCA), apabila mungkin dan perlu,

1
Frekuensi rapat merupakan waktu indikatif dan tergantung dari spesifik konteks.
xiii

dalam aspek-aspek respon ECB-CI. Harus ada kejelasan publik tentang pembagian
tanggungjawab dan kepatuhan terhadap prinsip ini. Badan Pimpinan Nasional
mungkin sama dengan Badan Koordinasi Respon (RCA), apabila situasi
menuntut demikian.

2.2 Badan Koordinasi Respon (RCA) ECB-CI

a. Peran & Kewajiban - Dalam setiap respon ECB-CI selalu terdapat Badan Koordinasi
Respon (RCA). RCA akan bertindak sebagai Primus Inter Pares (pertama di antara
yang setara) diantara badan-badan yang ada, mereka akan mengkoordinasikan
setiap aspek respon ECB-CI, bertindak sebagai titik fokus untuk penerimaan,
pengumpulan dan penyebaran informasi (yaitu Penilaian Kebutuhan Bersama & Laporan
Situasi Internal), menaungi dan memberikan dukungan kepada Fasilitator
Lapangan agar dapat menyelesaikan tugasnya sebagaimana ditetapkan dalam paragraf
2.3 di bawah ini dan sedapat mungkin di awal, menyediakan dukungan logistik
yang cepat dan pengarahan kepada sesama anggota ECB-Cl pada saat
mempersiapkan respon mereka.

b. Fasilitator Lapangan dan Badan Koordinasi Respon-Setelah Badan Koordinasi
respon (RCA) dipilih, Fasilitator Lapangan (FF) akan mulai bertindak sebagai perwakilan
dari RCA atas nama semua anggota ECB-Cl dalam rangka untuk melaksanakan tugas dan
kegiatan sebagaimana diatur dalam Protokol ini.

c. Hubungan dengan Pemerintah - Badan Koordinasi Respon (dan Fasilitator
lapangan) akan melakukan kontak dengan badan-badan Pemerintah yang sesuai
untuk mempublikasikan kegiatan dan koordinasi bersama ECB-Cl. Hal ini akan
membangun hubungan yang kuat serta meningkatkan kredibilitas dan kedudukan
Konsorsium.

d. Kegiatan Proposal Bersama - Badan Koordinasi Respon memiliki peran penting
dalam penyusunan, proses persetujuan konsorsium dan pengajuan setiap
proposal bersama ECB-Cl. Untuk memenuhi tugas ini, mereka akan bekerja
sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam paragraf 6.

e. Biaya & Penggantian - Dalam rangka memberikan kompensasi kepada RCA untuk
setiap biaya tambahan yang terjadi, sejumlah kecil dana administrasi harus
dimasukkan dalam setiap proposal bersama ECB-Cl. Penggunaan dana tersebut
merupakan biaya aktual yang terkait dengan peran dan tanggung jawab yang
mengikuti. Dalam hal tidak ada proposal bersama yang diajukan, Fasilitator Lapangan
dapat memanfaatkan Dana Respon Fleksibel ECB (berhubungan dengan paragraph
2.3 j & k), atau mempelajari mekanisme pendanaan ECB-I lainnya.

xiv

f. Seleksi - Badan Koordinasi Respon (RCA) biasanya dipilih berdasarkan eksistensi badan
tersebut di daerah bencana sebelum terjadinya bencana. Apabila hal ini bukan
merupakan ukuran yang tepat, aspirasi dan ukuran respon dianggap sebagai
penentu pembentukan RCA. Anggota ECB-CI harus bersedia untuk bertindak sebagai
RCA, tetapi posisi itu hendaknya diterima secara sukarela***. RCA idealnya harus
diputuskan lewat konsensus, namun jika konsensus tidak dapat dicapai maka akan
dilakukan perhitungan suara, dimana dua pertiga suara anggota PMT yang
menyetujui RCA telah mencukupi, tetapi setiap usaha harus dilakukan untuk
tercapainya konsensus dalam kerangka waktu yang sesuai.

g. Kewajiban Konsorsium - RCA akan berhubungan erat dengan semua anggota
CB-Cl dan khususnya dengan Badan Pimpinan Nasional. Semua anggota
Konsorsium iwajibkan untuk mendukung RCA pada upaya-upaya koordinasi
mereka dan sejalan engan ketentuan-ketentuan Protokol Keterlibatan ini.

h. Mediasi/Arbitrase - Dalam perannya sebagai yang pertama di antara yang
setara, RCA dapat diminta untuk bertindak sebagai arbiter apabila terdapat
perselisihan atau kegiatan para anggota konsorsium yang tumpang tindih.
Anggota konsorsium harus berusaha untuk menyelesaikan masalah secara
bilateral terlebih dahulu sebelum membawanya kepada RCA. Jika RCA tidak
dapat membantu menyelesaikan perselisihan, maka masalah tersebut harus
dirujuk kepada PMT.

i. Penggantian Fasilitator Lapangan pada Respon Minor - Ketika skala bencana
tidak lagi memerlukan Fasilitator Lapangan, RCA akanmemenuhi kewajibannya
sebagaimana ditetapkan dalam bagian Fasilitator Lapangan bawah ini.

2.3 Fasilitator Lapangan ECB-CI

a. Peran Anggota Konsorsium - Peran vital Fasilitator Lapangan (FF) ECB-Cl dalam
tanggap bencana diketahui dan didukung oleh semua anggota konsorsium.
Badan-badan anggota ECB-Cl akan membantu dan mendukung Fasilitator
Lapangan dalam menjalankan peran tanggap bencana sebagai disebutkan bawah
ini. Fasilitator Lapangan adalah seorang generalis yang bertindak untuk mendukung
pelaksanaan berbagi informasi dan koordinasi antar lembaga. Apabila kecakapan
khusus seperti manajemen & analisis informasi yang rinci atau keterampilan teknis
yang ekstensif diperlukan, akan icarikan tenaga ahli yang relevan.

b. Rapat Respon Awal PMT - Dalam waktu 24 jam dari bencana Fasilitator
Lapangan akan telah menyiapkan Rapat Respon awal (terdiri dari CD, sebagai
anggota PMT yang relevan atau perwakilan yang mempunyai kewenangan untuk
pengambilan keputusan). Pada rapat ini sejumlah keputusan penting harus
segera diambil (lihat paragraf 1.2 untuk rincian lengkap).

xv

c. Koordinasi Penilaian & Pencegahan Tumpang Tindih - Fasilitator
Lapangan ECB-Cl harus bekerja di lapangan untuk mengkoordinasikan
distribusi penilaian (JNA) dan mencegah terjadinya tumpang tindih. Idealnya distribusi
penilaian berdasarkan pembagian geografis telah disepakati pada Rapat Respon
Awal PMT. Apabila hal ini tidak terlakasana, anggota konsorsium akan
menghubungi Fasilitator Lapangan untuk memastikan bahwa lokasi dalam usulan
penilaian mereka belum tercakup oleh anggota ECB-Cl atau lembaga lain. Melalui
Fasilitator Lapangan, badan/lembaga yang mempunyai proyek-proyek atau
hubungan masyarakat yang sedang berjalan akan diberikan prioritas untuk
melakukan penilaian dalam lokasi tersebut.

d. Penilaian & Hubungan - Para Fasilitator Lapangan akan berkoordinasi dengan Pemerintah
dan perwakilan UNOCHA untuk memastikan bahwa lokasi penilaian ECB-Cl diketahui dan
tidak terjadi tidak tumpang tindih dengan kegiatan non-ECB-Cl yang lain. Apabila
terjadi overlap, Fasilitator Lapangan akan merekomendasikan solusi yang logis dan
adil, yang hendaknya didukung oleh anggota ECB-CI.

e. Penyusunan & Koordinasi Penilaian Kebutuhan Bersama (JNA) - selama
fase awal ('72 jam), seorang PM JNA yang ditunjuk akan bertindak sebagai titik
fokus dan koordinasi untuk penerimaan, pengumpulan dan pengolahan JNA
tersebut. Fasilitator Lapangan akan memverifikasi data, memastikan
pengunggahan yang benar, menyebarkan data dan bertindak sebagai kontak untuk
setiap pertanyaan tentang JNA (balk dari anggota ECB-CI maupun lainnya).
Fasilitator Lapangan harus slap untuk melakukan pelatihan garis besar untuk
pengguna baru JNA dan badan-badan lain yang mungkin ingin menggunakan format
tersebut.

f. Berbagi Informasi yang sedang Berlangsung dari Lapangan - Setelah proses Penilaian
Kebutuhan Bersama (JNA) selesai, Fasilitator Lapangan tetap tinggal di tempat
untuk mengkoordinasikan penyebaran informasi yang sedang berlangsung.
Mereka mempersiapkan Laporan Situasi rutin ECB-Cl yang ringkas (hanya
untuk penggunaan internal) dan untuk mengadakan rapat rutin anggota
konsorsium. Melalui struktur JNA dan Laporan Situasi, Fasilitator Lapangan
mempunyai wewenang untuk mengidentifikasi dan merekomendasikan bidang-
bidang yang memungkinkan kemitraan kepada Manajer Respon atau PMT.

g. Pokok & Peran Pendanaan Bersama - Fasilitator Lapangan juga
bertindak sebagai titik fokus untuk setiap kesempatan dan proposal
Pendanaan Bersama. Jika suatu badan sedang didekati untuk mengajukan proposal
pendanaan bersama atau munculnya kesempatan yang tepat dari suatu
badan, badan tersebut dapat memanfaatkan Fasilitator Lapangan untuk membantu
kompatibilitas, pertukaran informasi, aspirasi proposal dan konsultasi. Apabila
memungkinkan Fasilitator Lapangan dapat merancang proposal, walaupun tugas ini
xvi

biasanya dikerjakan oleh spesialis pembuat proposal yang diatur oleh (tapi tidak selalu
dari) Badan Koordinasi Respon.

h. Rapat Koordinasi Lapangan - Fasilitator Lapangan bertanggung jawab untuk
mengadakan, memimpin dan menyebarkan informasi dari tingkat rapat lapangan ECB-Cl
(lihat paragraf 1.4). Anggota konsorsium wajib memberi informasi kepada
Fasilitator Lapangan mengenai kegiatan mereka saat ini dan yang
direncanakan (sesuai ketentuan berbagi informasi dalam paragaf 4). Fasilitator
Lapangan adalah sumber daya yang harus dimanfaatkan dengan baik oleh semua tim
respon konsorsium yang dikerahkan dan tidak boleh dikesampingkan. SEMUA kontak
dengan Manajer Lapangan Global ECB harus dilakukan melalui Fasilitator Lapangan.

i. Penggunaan Dana Fleksibel ECB - Para Fasilitator Lapangan akan
mempertimbangkan perlunya penggunaan Dana Fleksibel ECB untuk
membantu dan mendukung efektivitas setiap respon ECB-Cl. Anggota
konsorsium dapat meminta Fasilitator Lapangan untuk mengajukan
penawaran untuk dana ini. Fasilitator Lapangan bertanggung jawab untuk
dokumentasi dan proses terkait. Dana ini ini dimaksudkan untuk digunakan dengan
tujuan untuk meningkatkan keseluruhan kualitas dan efektivitas respon ECB-Cl, tetapi
berada di luar aliran dana biasa yang tidak dapat digunakan untuk aliran dana lain, yang
termasuk penggunaan jasa konsultan spesialis untuk jangka pendek dan penyediaan
peralatan yang tidak terduga, untuk mendukung Fasilitator Lapangan melaksanakan peran
koordinasi mereka.

j. Lokasi Fasilitator Lapangan - Pada tahap awal terjadinya bencana (kira-kira
sejalan dengan fase darurat pemerintah), adalah saat yang paling tepat bagi Fasilitator
apangan untuk berbasis di lokasi koordinasi bencana. Ketika dikerahkan ke lapangan,
Fasilitator Lapangan idealnya harus ditempatkan (dan dan diterima dengan baik) di
kantor Badan Koordinasi Respon. Jika hal ini tidak mungkin dilakukan atau tidak optimal,
Fasilitator Lapangan harus ditempatkan pada badan/lembaga yang dapat memberikan
akses terbaik bagi Fasilitator Lapangan untuk mengadakan rapat koordinasi dan
akses ke semua anggota konsorsium. Sesekali mungkin diperlukan oleh
Fasilitator Lapangan untuk kembali ke Jakarta, kemungkinan untuk
memfasilitasi dan memberikan informasi pada rapat
PMT/Country Director, namun, pada dasarnya lokasi Fasilitator Lapangan
dalam keadaan darurat adalah di lapangan, untuk menjalankan peran koordinasi
dan fasilitasi.

k. Pendanaan Peran Respon Fasilitator Lapangan - Dalam anggaran
tahunan mereka, Fasilitator Lapangan harus memuat biaya-biaya yang
mungkin timbul terkait dengan peran tanggap bencana mereka
sebagaimana ditentukan oleh protokolini. Ketika Proposal Pendanaan
Bersama diserahkan, proposal tersebut harus mencakup anggaran untuk
koordinasi Fasilitator Lapangan. Apabila salah satu atau kedua 'jalan'
xvii

tersebut di atas tidak dapat diaplikasikan, Fasilitator Lapangan dapat
meminta Dana Respon Fleksibel ECB yang dikelola oleh Tim Global ECB
(lihat paragraf 2.2 e).

l. Pencadangan atau Penggantian Fasilitator Lapangan - Jika Fasilitator
Lapangan tidak mampu untuk memenuhi fungsi-fungsi tersebut di atas, atau
ketika mereka harus kembali ke tugas normal mereka, Badan Pimpinan Nasional dan
Badan Koordinasi Respon harus mencari individu lain untuk melakukan
fungsi-fungsi ini. Apabila erjadi bencana yang simultan, orang kedua ini
harus dinominasikan untuk engambil peran dan fungsi Fasilitator Lapangan
dalam tanggap bencana.

m. Peran Fasilitator Lapangan dalam Pelajaran dan Rekomendasi Pasca
Bencana - Para Fasilitator Lapangan memerankan peran penting untuk
memastikan bahwa konsorsium memperoleh masukan dan menarik pelajaran
yang dihasilkan dari setiap tanggap bencana. Lihat paragraf 10.2 -10.4 untuk
rincian lengkap.

3. PENGKAJIAN

3.1 Penilaian Awal

a. Penilaian Kebutuhan Bersama (JNA) & format Iainnya - Anggota konsorsium
hendaknya menggunakan JNA sebagai format awal penilaian kebutuhan
mereka. Pada Rapat Respon Awal, keputusan harus diambil apakah akan
menggunakan JNA atau format penilaian awal lainnya6. Apabila suatu badan
melakukan tanggap bencana secara terpisah, mereka dapat menggunakan
format penilaian mereka sendiri.

c. Kerangka Waktu - Dalam rangka untuk memenuhi kebutuhan kemanusiaan
dengan baik, semua informasi yang dikumpulkan dan dianalisis oleh semua
anggota konsorsium dalam penilaian awal (JNA), akan diteruskan dengan segera
kepada Fasilitator Lapangan untuk dikompilasi dan disebarluaskan. ldealnya,
informasi harus diteruskan kepada Fasilitator Lapangan dalam basis 24 jam. Hasil
lengkap dari penilaian awal (JNA), harus dikompilasi, dianalisa dan disebarluaskan
selambat-lambatnya 72 jam setelah bencana.

c. Penggunaan Pihak Ketiga - Konsorsium mendorong penggunaan pihak ketiga dalam
penilaian awal (JNA) oleh lembaga non-ECB. Ketika hal ini terjadi Fasilitator Lapangan
tetap menjadi titik fokus dan akan membantu dengan pelatihan dasar dan
penyebarluasan pedoman.
d. Tim Penilaian Gabungan - Apabila situasi memerlukan, mungkin akan lebih efektif
untuk melakukan penilaian bersama dengan tim gabungan yang terbentuk dari
berbagai badan. Ketika hal ini terjadi, keputusan mengenai pengelolaan, sumber
xviii

daya dan pengaturan koordinasi akan dilakukan selama Rapat Respon Awal atau
oleh CD / PMT sebagaimana diperlukan. Anggota konsorsium lain hendaknya secara
sukarela menyumbangkan staf dan sumber dayanya apabila memungkinkan.

3.2 Penilaian Komprehensif

a. Berbagi Informasi - Aggota Konsorsium akan berbagi penilaian komprehensif
mereka dengan badan lain melalui Fasilitator Lapangan. Informasi ini hanya
akan digunakan untuk dapat sebaik-baiknya melayani kepentingan kemanusiaan,
untuk memastikan target bantuan yang terbaik dan untuk menghindari masalah
yang muncul akibat kurangnya transparansi atau akuntabilitas.

b. Pada saat penulisan - sedang dilakukan pemeriksaan akhir atas JNA
sebelum menjadi operasional. Untuk periode interim sampai
adanya perasionalisasi rind dan rangkaian pelatihan yang ekstensif
telah dilakukan, mungkin perlu untuk menggunakan metodologi
Penilaian Awal yang berbeda. JNA tetap merupakan metodologi ECB-CI
yang disukai, namun ECB-CI akan tetap mengikuti perkembangan teknologi
dan metodologi penilaian.

c. Integrasi Standar, Format & Penilaian - Format Penilaian
Komprehensif memang tidak ada, namun anggota konsorsium akan berupaya untuk
bekerja dalam kerangka penilaian yang lebih luas yang ditetapkan oleh UN OCHA,
Sistem Cluster dan badan-badan manajemen bencana Pemerintah Indonesia

4. BERBAGI INFORMASI

4.1 Keamanan Tujuan & Informasi - Anggota Konsorsium setuju untuk berbagi informasi
sebanyak mungkin untuk meningkatkan kualitas respon bagi orang-orang yang terkena
dampak bencana. Informasi ini tidak disebarluaskan kepada pihak ketiga tanpa izin dari
sumber; namun diakui bahwa informasi ini mungkin dibagi bersama dengan badan dan
entitas global ECB.

4.2 Sifat Informasi Untuk Dibagi - Informasi yang dibagi hendaknya mencakup, tetapi
tidak terbatas pada, penilaian, kegiatan sektor, 4W (siapa, apa, dimana, kapan), ringkasan
proposal, daftar kontak respon, garis besar anggaran respon, garis besar rencana
respon jangka pendek dan jangka panjang, mitra dan keterkaitan sektor swasta,
harga komoditas dan pemasok, gudang dan rencana transportasi, kapasitas
cadangan dan peluang koordinasi.

4.3 Mekanisme Berbagi Informasi

a. Rapat ECB-CI - Rapat-rapat ECB-Cl dilaksanakan baik di tingkat lapangan maupun di
Jakarta, sesuai dengan paragraf 1.1-1.5.
xix

b. Laporan Situasi Respon ECB-CI - harus diselesaikan sesuai dengan ketentuan pada
paragraph 4.5 dan Lampiran C.

c. Penyebaran DREP ECB dan mated Iainnya - setiap anggota konsorsium ECB
bertanggung jawab untuk menyebarkan dan / atau memperkenalkan DREP kepada
tim darurat yang berada di negara bencana atau yang berada di markas besar
maupun tim dari Negara lain yang mendukung respon darurat di Indonesia.

d. Dokumen Tetap - Terdapat beberapa dokumen tetap (Lampiran Protokol ini)
yang harus selalui diperbarui (setiap 6 bulan) oleh ECB-CIFF. Beberapa dari
dokumen ini akan membantu memandu keterlibatan respon, yang lainnya akan
bertindak sebagai referensi dalam hal terjadi bencana.
Lampiran A- Pemetaan Sektor, Proyek dan Geografis
Lampiran B - Cadangan dan Status Awal Anggota Konsorsium
Lampiran C - Kerangka Laporan Situasi ECB-Cl
Lampiran D - Ringkasan Model Respon
Lampiran E - Kerangka Proposal Pendanaan Bersama
Lampiran F - Matrix Prioritas Advokasi
Lampiran G - Penggunaan Logo Respon & contoh RCA
Lampiran H - Diagram Ringkasan Protokol ECB-Cl
Lampiran I - Protokol Penilaian Kesiapan global ECB

e. Konektifitas ECB / ECB-CI googlegroup - Fasilitator Lapangan hendaknya
membuat dan mengelola sebuah googlegroup. Situs ini harus memuat semua
informasi yang relevan, baik referensi maupun rincian, mengenai tanggap
bencana. Semua anggota ECB-Cl harus memiliki akses ke situs ini. Mungkin akan
berguna untuk memuat informasi dan fungsi ini, tergantung pada penggunaan dan
penyerapannya dari situs konektifitas ECB ini. ***

4.4 Pengembangan di Masa Depan - Untuk meningkatkan efektivitas respon melalui
integrasi dan kolaborasi, lampiran-lampiran ini dimaksudkan untuk dapat
diberikan tambahan-tambahan yang sesuai. Kemungkinan integrasi dapat
mencakup rincian rantai pasokan, berbagi daftar penjualyang telah disetujui, dll.

4.5 Laporan Situasi

a. Laporan Situasi Respon - Anggota Konsorsium akan memberikan kontribusi pada
Laporan Situasi reguler ECB-Cl, yang akan disusun oleh Fasilitator Lapangan. Pada
kurun segera setelah bencana, Laporan Situasi ini akan dibuat setiap hari, yang
kemudian akan berkurang frekuensinya menjadi dua kali atau satu kali
seminggu. Laporan Situasi ini akan digunakan untuk tujuan-tujuan internal
ECB-Cl dan untuk mengidentifikasi area-area dimana mungkin terdapat overlap,
kesempatan kolaborasi atau kesenjangan. Laporan Situasi ini tidak disebarluaskan
xx

di luar ECB-Cl tanpa izin dari semua anggota konsorsium. Isi Laporan Situasi harus
mencakup pokok-pokok yang diuraikan dalam paragraf 4.2, tetapi harus ringkas agar
mudah untuk dicerna dan untuk meminimalkan tekanan pada staf dan lembaga
yang menanggapi.

b. Kerangka Laporan Situasi ECB-CI (Lampiran C) - Laporan Situasi ECB-Cl yang
telah disetujui (lihat Lampiran Q. Laporan Situasi inidibagi menjadi 2 (dua)
bagian:
Bagian 1-Ekstraksi dan Kompilasi -Fasilitator Lapangan akan mengekstraksi dan
mengkompilasi informasi yang relevan dari Laporan Situasi masing-masing
lembaga. Laporan Situasi ini akan mengidentifikasi isu-isu penting dan bidang
yang kemungkinan mendapat perhatian dari ECB-Cl untuk memfasilitasi respon
yang lebih tepat dan efektif.

Bagian 2 - Penggunaan Kerangka Laporan Situasi -Anggota Konsorsium dapat
menggunakan kerangka ini apabila sesuai dan lebih efisien. Apabila suatu Badan
menggunakan format Laporan Situasi mereka sendiri, mereka harus memastikan
bahwa semua informasi relevan yang terstruktur dalam kerangka Laporan Situasi
ECB-Cl disertakan.

4.6 Perpustakaan Informasi Pra-Bencana -Anggota Konsorsium menyediakan Fasilitator
Lapangan kebijakan dan prosedur respon serta rencana kontinjensi masing-masing
badan, sebelum terjadinya bencana. Informasi ini akan disimpan secara ter oleh
Fasilitator Lapangan dan dapat diakses melalui Konektifitas ECB, ECB-Cl googlegroup
atau melalui permintaan kepada Fasilitator Lapangan
(email, telepon dll) Fasilitator Lapangan akan membuat database dari mated relevan yang
tersedia untuk badan konsorsium. Badan selain anggota ECB atau perorangan dapat
mengakses informasi ini dengan persetujuan PMT.

4.7 Koordinasi Cluster - Anggota Konsorsium hendaknya menghadiri Rapat Cluster.
Ketika mereka tidak dapat hadir, mereka dapat meminta Fasilitator Lapangan atau
salah satu anggota konsorsium lainnya untuk memberikan informasi yang spesifik dan
relevan dari dan untuk cluster. Hal ini adalah kebijakan konsorsium dan tidak boleh
digunakan sebagai cara untuk menghindari rapat cluster.


Manual Book for:


September 2012

Manben - Format Pengkajian Bencana

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Manben - Format Pengkajian Bencana

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Emergency Capacity Building (ECB)

Project Consortium Indonesia

Vous aimerez peut-être aussi