ESTABLECIMIENTO PUBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA

Carrera 6 No. 6-91 3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL: agnnal@attglobal.net Bogot. D.C.
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ACUERDO No. 002
( Enero 23 de 2004 )

Por el cual se establecen los lineamientos bsicos para la organizacin de fondos
acumulados


EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN,
En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General
de Archivos 594 de 2000 y,


CONSIDERANDO

Que la Constitucin Poltica de Colombia en su artculo 8 dispone que Es obligacin del Estado y
de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nacin.

Que el artculo segundo de la Ley 80 de 1989 seala las funciones del Archivo General de la
Nacin y en su literal b) estipula fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios para
garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin de
conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva ahora
Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999.

Que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacin organizada, en tal
forma que la informacin institucional sea recuperable para uso de la administracin en el servicio
al ciudadano y como fuente de la historia.

Que el Estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos,
teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y
la normatividad archivstica.

Que los archivos son importantes para la administracin y la cultura, porque los documentos que
los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada
su vigencia estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad
nacional.

Que se hace necesario establecer los lineamientos bsicos para la organizacin de los fondos
acumulados de las entidades del pas.

ACUERDA


ARTICULO PRIMERO.- Establecer los lineamientos bsicos que deben seguir las entidades del
Estado en sus diferentes niveles y las empresas privadas que cumplen funciones pblicas, para la
organizacin de sus fondos acumulados y la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Valoracin
Documental.





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ARTICULO SEGUNDO.- DEFINICIONES. Para los efectos del presente Acuerdo, se definen
los siguientes conceptos as:

CUADRO DE CLASIFICACIN. Esquema que refleja la jerarquizacin y clasificacin dada a la
documentacin producida por una institucin. En l se registran jerrquicamente las Secciones,
Subsecciones, las Series y Subseries Documentales.


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FONDO ACUMULADO. Se entiende por fondo acumulado el conjunto de documentos dispuestos
sin ningn criterio de organizacin archivstica, ni las mnimas condiciones de conservacin y sin la
posibilidad de ser fuente de informacin y consulta.

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL. Es el listado de asuntos o series documentales a los
cuales se asigna el tiempo de permanencia, as como su disposicin final.

ARTCULO TERCERO.- ORGANIZACIN DE LOS FONDOS ACUMULADOS

PRIMERA ETAPA. COMPILACIN DE INFORMACIN INSTITUCIONAL

1. Bsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, con el objeto de identificar y
conocer las unidades administrativas que produjeron la documentacin.

2. Bsqueda y recuperacin de Manuales de Funciones y Procedimientos, Estatutos y
organigramas ( en el evento de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la evolucin
de la estructura orgnica de la institucin, a partir de los materiales obtenidos en la bsqueda
preliminar y de la misma documentacin, objeto de organizacin).

3. Adicionalmente, se deben buscar otras fuentes como, testimonios, bases de datos, informes
estadsticos y entrevistas a funcionarios de entidades con las que se haya relacionado.

4. Datos del Archivo: nombre del archivo, ubicacin fsica, fecha de creacin, ubicacin en la
estructura Administrativa.

5. Planta fsica: Verificar en las reas de depsito y de trabajo, las condiciones ambientales,
locativas y materiales del mobiliario.

6. Conservacin de la documentacin: Se debe constatar si se presenta deterioro biolgico,
qumico o fsico; tambin se requiere determinar en qu unidades de

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conservacin (Carpetas, AZ, legajos, tomos, libros, paquetes, entre otros) se encuentra la
documentacin.


SEGUNDA ETAPA. DIAGNSTICO

Una vez adelantadas las tareas anteriores, se proceder a elaborar un diagnstico que refleje la
situacin real del fondo acumulado, explicando en l, todas las circunstancias observadas; tales
como, el estado de organizacin documental, instrumentos de recuperacin de la informacin
(inventarios, relaciones, libros de control y de registro, entre otros), tipos de soporte ( papel,
audiovisuales, fotogrficos, flmicos e informticos,), fechas extremas teniendo en cuenta desde la
ms antigua hasta la ms reciente y el volumen de la documentacin dado en metros lineales,
entre otros.

TERCERA ETAPA. ELABORACIN Y EJECUCIN DEL PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO
INTEGRAL

Para la preparacin del plan de trabajo es importante tener en cuenta los datos obtenidos en la
primera etapa, consignados en el diagnstico, con el fin de establecer las necesidades de personal,
materiales, insumos, equipos e instalaciones y proceder a la elaboracin del cronograma que
permita determinar los tiempos de duracin del trabajo a desarrollar y el presupuesto
correspondiente.


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En la organizacin documental se observarn los principios y procesos archivsticos relacionados a
continuacin:

Clasificacin. Este proceso se desarrolla atendiendo a la estructura orgnica del organismo u
organismos productores.

Ordenacin. Los documentos previamente clasificados se ordenarn teniendo en cuenta las
unidades documentales al interior de cada asunto o serie y tambin los documentos al interior de
cada unidad de conservacin (carpetas, legajos, tomos, libros, entre otros), correspondientes a las
diferentes unidades administrativas.

Descripcin. Para la descripcin, se diligenciar el formato nico de inventario documental
adoptado por el Archivo General de la Nacin, incluyendo adems, la documentacin afectada
biolgicamente.

En la aplicacin de los anteriores procesos archivsticos se desarrollarn las siguientes actividades:

- Depuracin ( retiro de copias, duplicados y documentos que no son de archivo).
- Separacin de la documentacin afectada biolgicamente, dejando el respectivo testigo.
- Foliacin y retiro del material abrasivo.


Continuacin Acuerdo No. 002 -2004 Pgina No. 4


- Almacenamiento de la documentacin en buen estado, dentro de carpetas y
Cajas.
- Elaboracin de un Cuadro de Clasificacin sobre el cual debe basarse el inventario.

CUARTA ETAPA. VALORACIN

Se debe proceder a identificar los valores primarios (administrativos, contables, fiscales, legales y
tcnicos) e identificar los valores secundarios (Histricos, cientficos y culturales), que posea la
documentacin.

Esta valoracin dar como resultado, el establecimiento de los tiempos de retencin y su
disposicin final los cuales quedarn plasmados en la Tabla de Valoracin Documental.

ARTICULO CUARTO.- FORMATO TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL.

Las entidades de la Administracin Pblica adoptarn el formato de Tabla de Valoracin
Documental, que se adjunta en el presente Acuerdo.

Las Tablas de Valoracin se elaborarn teniendo en cuenta el Cuadro de Clasificacin con el fin
de registrar correctamente las oficinas productoras (tanto administrativas como misionales) y la
documentacin por ellas producida. Adems se tendrn en cuenta otros datos tales como la
retencin de la documentacin y la disposicin final (conservacin total, eliminacin, seleccin),
producto de la valoracin .

Estas Tablas de Valoracin Documental, se sometern a consideracin y evaluacin del Comit
de Archivo de la Entidad correspondiente. La aprobacin ser dada por el Comit Evaluador de
Documentos respectivo y sern de aplicacin inmediata.

ARTCULO QUINTO.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga
expresamente los dems que le sean contrarios.

PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE

Dado en Bogot D. C. a los veintitrs (23) das del mes de enero de dos mil cuatro (2004).


ADRIANA MEJIA HERNNDEZ

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Presidente



ANA PAOLA RIVEROS BERNAL
Secretaria Tcnica


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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN
FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: _____________________________________________ HOJA_________ DE ______
UNIDAD ADMINISTRATIVA: ____________________________________________
CODIGO ASUNTO
O
RETENCIN DISPOSICION
FINAL
PROCEDIMIENTOS
N SERIE CT E M S
















CONVENCIONES Firma Aprobacin _____________________

CT = Conservacin Total M = Microfilmacin
E = Eliminacin S = Seleccin Fecha: _____________________________


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INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR EL FORMATO
TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA. Debe anotarse el nombre de la entidad o razn social de la entidad que
produjo los documentos.

UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe registrarse el nombre de la dependencia que produjo la
documentacin en ejercicio de sus funciones.

HOJA __ . Se numerar cada hoja de las TVD consecutivamente. DE___. Se registrar el total de
hojas de las TVD.

CDIGO N. Se registrar el cdigo que identifica tanto a la oficina productora como el asunto o la
serie.

ASUNTO O SERIE. Debe anotarse el nombre de los asuntos o de las series tal y como aparece en
el inventario.

RETENCIN. Debe registrarse el tiempo en aos, que debe permanecer la documentacin en la
fase de archivo correspondiente.

DISPOSICIN FINAL. Debe sealarse para cada asunto o serie la opcin correspondiente de
disposicin final segn lo indique el resultado de la valoracin, marcndola con una equis (X).

CONSERVACIN TOTAL. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir,
los que tienen por disposicin legal o los que por su contenidos informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose en
testimonio de su actividad y trascendencia. As mismo, son Patrimonio documental de la sociedad
que los produce, utiliza y conserva para la investigacin, la ciencia y la cultura.

ELIMINACIN. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor
administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histrico y carecen de relevancia para la
investigacin, la ciencia y la cultura.

MICROFILMACIN. Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes
en pelcula. En esta columna tambin se indican otros soportes electrnicos o magnticos.

SELECCIN. Proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la documentacin
por medio de muestreo. ste se entiende como la operacin por la cual se conservan ciertos
documentos de carcter representativo o especial durante la seleccin con criterios alfabticos,
numricos, cronolgicos, topogrficos, temticos, entre otros.

PROCEDIMIENTOS. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad
de muestreo, microfilmacin y eliminacin.

FIRMAS DE APROBACIN. Debe firmar el Presidente y Secretario del Comit de Archivo de la
Entidad.

FECHA. Debe registrarse la fecha en que se aprueban las TVD.