PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

PANDUAN AGENDA DAN PELAKSANAAN MESYUARAT JPMS SEKOLAH

(Data berakhir Januari, Jun dan Oktober)
Peringatan: JANGAN diada-adakan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah
(JPMS). Tindakan Tatatertib akan diambil kerana memalsukan maklumat jika mesyuarat tidak
dilaksanakan. Mesyuarat hendaklah dilaksanakan 3 kali setahun (Januari, Jun & Oktober).
1. Mesyuarat JPMS melibatkan perbincangan berkenaan dengan data sekolah yang dimasukkan
dalam EMIS Online. Data EMIS Online terbahagi kepada empat komponen utama :-
a. Sekolah
i. Profil am
ii. Pengurusan sekolah
iii. Kedudukan sekolah
iv. Kawasan
v. Bangunan
vi. Bilik
vii. Kuarters guru
viii. Peralatan
ix. Kemudahan sukan
x. Tandas
xi. Kenderaan
xii. Tempat letak kenderaan
xiii. Maklumat Asrama (Sekolah Mempunyai Asrama)
xiv. Bangunan asrama
xv. Bilik-bilik asrama
xvi. Peralatan
b. Maklumat Staf (pengesahan dan verifikasi data individu dibuat sebelum mesyuarat
dengan semua guru dan staf)
Cadangan pengesahan dan verifikasi data
Melalui edaran maklumat diri yang telah di cetak dari EMIS Online kepada semua
guru/staf dan dipungut semula untuk proses semakan, pengemaskinian dan
penyelarasan data EMIS. PT Data melaporkan kepada Guru Data dan GPK1 jika
guru/staf masih gagal hantar cetakan semakan dalam mesyuarat dan diminitkan
senarai nama mereka untuk diberi surat tujuk sebab oleh pihak pentadbir.
i. Maklumat Guru
1. Peribadi
PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

2. Perkhidmatan
3. Kelulusan akademik
4. Kelulusan ikhtisas
5. Latihan
6. Elaun
7. Sejarah perkhidmatan
8. Kokurikulum
9. Tugas khas
ii. Maklumat Bukan Guru ( Staf )
1. Peribadi
2. Perkhidmatan
3. Kelulusan
4. Latihan
5. Elaun
6. Sejarah perkhidmatan
c. Maklumat Matapelajaran ajar
i. Kelas mengajar
ii. Bilangan waktu mengajar
iii. Tahun pengalaman mengajar
d. Enrolmen Dan Kelas
i. Jumlah Enrolmen, nama & bilangan kelas
ii. Murid yatim piatu
iii. Murid pemulihan
iv. Murid asrama
v. Murid inklusif
vi. Murid kelas elektif
vii. Murid POL
viii. Murid ke tingkatan peralihan
ix. Murid ke tahun 1 dari / tanpa prasekolah
x. Murid beragama Islam
xi. Murid mengulang
PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

xii. Pemegang biasiswa
xiii. Penghuni asrama
xiv. Murid mendaftar tahun 1
xv. Murid cicir (berhenti sekolah)
xvi. Murid cicir (masuk sistem lain)
xvii. Murid bukan warganegara Malaysia
xviii. Kelas cantum
Pengesahan dan verifikasi data Enrolmen
GK/PK HEM membentang dan mengesahkan maklumat enrolmen seperti di
atas semasa mesyuarat. Satu salinan hendaklah diserahkan kepada S/U untuk
dikemaskini dalam EMIS Online jika berlaku perbezaan data. Hanya data yang
dikeluarkan oleh Jawatan Kuasa HEM diistilahkan sebagai data rasmi
enrolmen sekolah.
2. Pengesahan data sekolah dalam mesyuarat JPMS adalah merupakan DATA RASMI EKOLAH
dan hendaklah diguna dalam proses kemaskini data EMIS Online.
3. Elakkan dari PT Data MENCARI data bersendirian di sekolah. Semua AJK mesti membekal
data masing-masing sebelum mesyuarat dan mengesahkan data semasa mesyuarat. GK/PK
Kokurikulum boleh membantu mengesahkan maklumat penglibatan guru sebagai Guru
Penasihat berdasarkan Kelab/Persatuan, Sukan/Permainan dan Unit Beruniform.

Perlaksanaan JPMS dan EMIS Di Peringkat Sekolah
1. Setiap AJK JPMS memainkan peranan dalam mengesahkan dan membekalkan data yang
terlibat secara langsung dengan bidang tugas masing-masing di peringkat sekolah. Guru data
boleh memaparkan EMIS Online kepada AJK untuk pengesahan. Contohnya J/Kuasa HEM
membekalkan data enrolmen pelajar terkini kepada PT Data untuk dikemaskini dalam EMIS
sebelum mesyuarat.
2. Cadangan menyemak maklumat guru dan staf :-
a. Data maklumat guru dan staf boleh dicetak dan diedarkan untuk disahkan oleh guru dan
staf berkenaan serta dipungut kembali dengan TANDATANGAN GURU/STAF bagi tujuan
pengemaskinian sekiranya terdapat sebarang perubahan maklumat. Sebarang
perubahan maklumat yang hendak dilakukan mestilah dirujuk kesahihannya dengan
pihak pentadbiran sekolah (melalui rujukan fail dan kerani sekolah ).
b. Semakan maklumat guru/staf dengan merujuk fail peribadi guru atau BRP di pejabat
dengan mendapat kebenaran dari pihak pengurusan sekolah.
3. Segala komponen maklumat data EMIS hendaklah dikemaskini mengikut data semasa
sebelum tarikh akhir kutipan data EMIS atau APABILA BERLAKU PERUBAHAN.
PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

4. Semakan Ralat Data EMIS secara online boleh dibentangkan dan ralat-ralat sepatutnya telah
dibersihkan oleh PT data. (Penerangan ralat yang disemak hendaklah dijelaskan dengan
sebaik-baiknya oleh PT data kepada AJK JPMS).
5. Lampiran cetakan pengesahan sekolah EMIS Online dipaparkan kepada AJK untuk semakan
bersama.
6. Headcount/Bilangan guru dan staf mengikut gred dan perjawatan hendaklah disemak dan
diselaraskan antara data EMIS dan Headcount semasa. PK Pentadbiran hendaklah
membentangkan headcount semasa termasuklah melaporkan senarai guru/staf baru
berkhidmat dengan kerajaan dan senarai guru/staf lama berpindah (masuk atau keluar
sekolah). Juga disahkan Jawatan yang masih belum diisi berdasarkan kelulusan Penyata
Perjawatan Sekolah (Boleh rujuk cetakan eOperasi).
7. Dokumen yang perlu dicetak dan dihantar ke PPD selepas setiap berakhirnya Kutipan
Perdana data EMIS :-
a. Lampiran pengesahan data EMIS.
b. Minit mesyuarat JPMS (Awal Bulan Januari, Jun dan Oktober)
c. Cetakan Laporan Ralat Data EMIS sekolah.
8. Tarikh akhir dokumen cetakan perlu dihantar ke PPD adalah dalam tempoh seminggu
selepas berakhirnya tarikh akhir Kutipan Perdana Data EMIS. Bermaksud sekolah hantar
cetakan tersebut pada minggu pertama bulan Februari, Julai dan November setiap tahun ke
PPD.
9. Segala dokumen berkaitan dengan semakan data EMIS yang dilaksanakan setiap kali kutipan
hendaklah difailkan di peringkat sekolah untuk memudahkan semakan semula semasa
pemantauan JPMS dan pengauditan data EMIS sekolah. Pastikan satu salinan perkara 2 dan
7 di atas disimpan dalam Fail EMIS sekolah.
10. Oleh itu, adalah amat penting untuk sekolah-sekolah sentiasa mengemaskini data EMIS pada
setiap masa bagi memastikan data EMIS daerah dan negeri adalah yang data yang terkini
dan sahih agar dapat memenuhi permintaan data sekolah sama ada di peringkat
KPM/JPN/PPD.
11. Manual Definisi Variabel EMIS Online boleh diperolehi dalam fungsi muat turun EMIS Online.
12. Semua AJK yang terlibat hendaklah membantu dalam membekal / memperbetulkan data di
bawah kawalan masing-masing. Sebagai contoh :-
12.1 Guru SMM
12.2 Guru APDM
12.3 Guru PBS
12.4 Guru Disiplin (SSDM)
12.5 Guru Buku Teks
12.6 Guru Perabot
PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

Mengesahkan semua maklumat berkaitan perlatan sekolah (seperti bilangan kerusi,
meja dan sebagainya) adalah betul dan terkini. PT Data selaku Penolong Setiausaha
bolehlah memancarkan Menu Peralatan semasa mesyuarat sebagai panduan
pengesahan data semasa mesyuarat.
12.7 Guru Penyelaras ICT
Mengesahkan bilangan peralatan ICT dibawah kawalan beliau. Antaranya ialah
peralatan seperti bilangan komputer dan pencetak (termasuk di makmal, pejabat,
asrama dan peralatan PPSMI). Pengesahan kemudahan internet di sekolah berfungsi
atau tidak.
12.8 Guru Jadual Waktu
Mengesahkan Jadual Waktu Peribadi TERKINI semua guru telah diberi satu salinan
kepada PT Data sebelum mesyuarat JPMS untuk dikemaskini. (Jika berlaku sebarang
perubahan jadual Guru Jadual hanya perlu memaklum dan berfokus kepada
perubahan itu sahaja).
PERINGATAN : Guru Jadual Waktu hendaklah mengesahkan dalam mesyuarat
TIADA JADUAL HANTU wujud di sekolah. Untuk makluman, Guru Jadual Waktu
boleh dikenakan Tindakan Tatatertib jika bersubahat dan memalsukan maklumat
Jadual Waktu. JPN MENASIHATKAN semua pihak akur akan perkara ini untuk
menjaga imej pendidikan.
12.9 Setiausaha Peperiksaan (UPSR/PMR/SPM)
Mengesahkan SEMUA GURU telah key-in markah peperiksaan dan penilaian
mengikut subjek dan kelas diajar dalam Sistem SAPS mengikut tempoh ditetapkan.
Untuk mengelak masalah Jadual Hantu, semua SU Peperiksaan boleh membantu
dengan MEMBENTANGKAN Senarai Guru Yang TIDAK key-in apa-apa markah
dalam SAPS. Juga menjelaskan sebab tiada subjek, tiada kelas ajar, tiada markah
serta diminitkan dalam mesyuarat.
Tindakan :
Guru Jadual Waktu hendaklah merujuk jadual induk dan jadual individu guru yang
diragui. Semak subjek dan kelas berkenaan siapa sebenarnya mengajar. Bandingkan
antara JADUAL PERIBADI dengan EMIS dan SAPS. Jika terdapat keraguan atau
salahlaku J/K JPMS boleh usulkan siasatan susulan jika benar berlaku.
13. Data EMIS Online sekolah hendaklah dimuat turun dua kali setiap bulan untuk simpanan
pihak sekolah bagi rujukan data EMIS mengikut bulan. Data yang dimuat turun disimpan
dalam fail EMIS sekolah. Untuk memudahkan penyimpanan, data EMIS boleh diburn dalam
CD atau dalam apa jua bentuk storan data yang lain mengikut pihak pengurusan sekolah.
14. Cara menyimpan fail emis5.zip (Arkib)
14.1 5 Januari 2014 Muat turun emis5.zip (namakan mengikut kesesuaian, contohnya :
emis5_0501_2014.zip)
14.2 15 Januari 2014 Muat turun emis5.zip (namakan mengikut kesesuaian, contohnya :
emis5_1501_2014.zip)
PANDUAN AGENDA MESYUARAT JPMS SEKOLAH

14.3 1 Februari 2014 Muat turun emis5.zip (namakan mengikut kesesuaian, contohnya :
emis5_0102_2014.zip)
14.4 15 Februari 2014 Muat turun emis5.zip (namakan mengikut kesesuaian, contohnya:
emis5_1502_2014.zip)
14.5 Ikut langkah di atas untuk simpan fail emis5.zip seterusnya. Ini bermaksud sekolah
mempunyai simpanan data (Arkib) sekurang-kurangnya 2 fail sebulan. Namun sila
muat turun setiap kali ada melakukan kemaskini data dan laksanakan semak ralat
online tanpa perlu menunggu arahan surat rasmi JPN/PPD.
Pemberitahuan :
1. Ini hanyalah suatu garis panduan dan boleh diubah suai oleh pihak pengurusan sekolah
mengikut kesesuaian sekolah.
2. PT Data hendaklah mengedarkan Garis Panduan kepada semua Ahli Jawatankuasa JPMS.
3. Garis panduan ini juga bertujuan membantu pihak pengurusan sekolah mengesan
kepincangan data di peringkat awal, sebelum data diterima pakai oleh PPD/JPN/KPM,
kerajaan negeri dan agensi lain.