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Sabe cmo implementar estrategias de comunicacin efectiva al

interior de tu empresa?
Por: Estefana Cano Velsquez
ecano@mdc.org.co
Sabe usted que un 69% de las empresas no se preocupan por desarrollar
su comunicacin y que esto genera grandes prdidas en sus procesos
empresariales?, la mayora de las empresas muchas veces no se inquietan
en desarrollar estrategias comunicativas que permitan optimizar sus
procesos de produccin y calidad.
Para lograr desarrollar procesos mucho ms ptimos al interior de las
empresa se debe desarrollar sistemas de comunicacin que le permita a
cada uno de los participantes participar, escuchar y analizar los mensajes
que se intercambian constantemente.
La comunicacin debe ser lateral se debe permitir a cada uno de los
miembros intercambiar ideas con personas de su mismo rango o jerarqua y
tambin debe ser de forma diagonal en la cual las personas tendrn la
oportunidad de intercambiar ideas con personas de nivel superior o inferior,
pasando por diferentes cadenas de mando, este tipo de comunicacin
facilita los procesos de calidad dentro de las empresas porque ofrece un
espacio coherente para el desarrollo ptimo del intercambio comunicativo
entre sus miembros.
La esquematizacin de la comunicacin empresarial representa un papel
importante en el flujo constante de la comunicacin organizacional, el reconocer
los procesos comunicativos y sus mtodos admite la concepcin de mensajes mas
coherente y efectivos y evita rupturas comunicativas entre las lneas
organizacionales.
AHORA, QU SE PUEDE MEJORAR CON UNA BUENA COMUNICACIN?
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Siempre es importante tener en cuenta que el desarrollo de una comunicacin
efectiva es responsabilidad de todas las personas pertenecientes a una
organizacin y que atraves de ella se pueden lograr diferentes objetivos tales
como:























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Para que la comunicacin pueda ser efectiva se deben tener claros diferentes
puntos de vista, como que la comunicacin es un conjunto de acciones
involuntarias y voluntarias inherente al ser humano, que como seres pensantes
nos es necesario expresarnos e interactuar con nuestro entorno.

A nivel empresarial se reconoce que la buena comunicacin permite obtener
mejores y ms eficientes procesos de calidad en el desarrollo de la produccin, la
competitividad, la filiacin empresarial y el trabajo en equipo.

Al interior de las organizaciones se desarrollan diferentes tipos de comunicacin,
existe la comunicacin interna y externa, ambas exigen un desarrollo ptimo
para concesin eficaz de los procesos productivos, a continuacin reconoceremos
la importancia que precisa cada una de ella:













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La comunicacin juega un papel determinante en el desarrollo de las actividades y
proyectos estimados a realizar en una empresa, si esta no es eficaz y no se
realiza de forma eficiente, tiende a producir rupturas en el desarrollo del mensaje
y los procesos de calidad.

Existen diversas formas de comunicacin que le permiten a las
personas adoptar un mtodo ms eficiente para la optimizacin de reportes
efectivos de la comunicacin empresarial, los seres humanos podemos
comunicarnos de forma interpersonal que se realizada entre dos personas,
grupas que tiene lugar entre tres o ms personas y la comunicacin social que se
desarrolla a travs de mensajes colectivos que logran ser masificado y llegan a
diferentes personas en el mundo.
Para llevar a cabo una comunicacin efectiva al interior de las empresas es
necesario tener en cuenta que al comunicarnos estamos desarrollando
una transferencia de informacin y entendimiento con los dems, nos
encontramos interactuando a travs de necesidades, emociones y ideas, que se
trasmiten por medio de un flujo de conexin de mensajes mediados por 5
factores tales como :







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1. EMISOR
reconocido como la base inicial del proceso de comunicacin en
las transmisin de mensajes, genera el mensaje codificado para poder
enviar de manera entendible al receptor.

MENSAJE
Es donde se encuentra agrupado el contenido de la informacin que enva
el emisor, rene los pensamientos, sentimientos y dems expresiones que
agrupan la identidad del mensaje.

RECEPTOR
El punto al cual es destinado el mensaje, se encarga de decodificar el
mensaje, recibirlo e interpretarlo.

CDIGO
Son las caractersticas simblicas que acompaan la identidad del
mensaje, y le permiten al receptor traducirlo y entenderlo de forma efectiva.

CANAL
Es el medio por el cual el mensaje realiza su recorrido comunicativo , el
medio de conexin entre emisor y receptor, por ejemplo el telfono o el
aire.

Estos factores son el esquema bsico del constante intercambio de mensajes
entre personas y es de vital importancia reconocerlos para optimizar
con facilidad el intercambio de mensajes en el diario vivir y al interior de las
empresas.
CONOZCAMOS , CMO CONSTRUIR UN MENSAJE SIMPLE?
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Ahora que reconocemos el esquema bsico de la comunicacin, podemos lograr
construir un mensaje simple y eficaz, MANOS A LA OBRA .
1. Utilice frases cortas y concretas
2. Elija palabras sencillas y simples
3. Maneje palabras familiares y de uso cotidiano
4. Evite palabras que no comuniquen o no sean necesarias
5. Reconozca los sujetos con los cuales intercambiara mensajes y conctese
con ellos.
6. Procure ser amable y ameno
7. Siempre tenga en cuenta comunicar mensajes coherentes que expresen
verdaderas ideas.
El contenido de los mensajes y la forma como son transmitidos en las
organizaciones repercutir en la fase de reaccin del receptor, por esta razn los
factores expuestos anteriormente permiten establecer las caractersticas
pertinentes de la construccin de un mensaje simple.
AHORA, SABE USTED CUALES SON LOS FACTORES QUE INTERVIENEN
EN LA EFECTIVIDAD DEL PROCESO COMUNICATIVO?
Es importante recordar que el emisor (comunicador) debe estar informado y
concientizado de la existencia de diferentes etapas de comunicacin en las cuales
se pude distorsionar o daar y afectar el significado de los mensajes emitidos, por
esta razn se debe recordar que al comunicarnos con las dems personas se
debe establecer un contacto directo en el cual se desarrollen factores y
caractersticas importantes que permitan la ptima recepcin de los mensajes.
A. LA EXPRESIN CORPORAL
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Como es de notar el cuerpo es un instrumento que comunica, cuando
deseamos comunicar algo es complicado olvidarnos de la capacidad innata
que nos ofrece el cuerpo para reforzar a travs de movimientos lo que
queremos comunicar, por ello es imprescindible cuidar nuestros
movimientos, estos deben ser acordes a lo que deseamos comunicar.

B. EL TONO DE VOZ Y LA VELOCIDAD DEL HABLA
Cuando deseamos comunicarnos es imprescindible reconocer el entorno en
el cual nos encontramos y determinar la situacin y el tono de voz que
debemos utilizar para comunicarnos con otros de forma efectiva, el tono de
voz puede ser ms alto o ms bajo, dependiendo del contexto en el cual
nos encontremos.

La utilizacin de tonalidades altas en la conversacin permiten reafirmar
algo que se comunica o reforzar con claridad el mensaje, mientras que el
uso de tonos ms bajo demuestra calma y control, este tipo de tono es
eficiente para la solucin de quejas y reclamos porque ayuda a que los
usuarios se calmen y sea mucho ms ptimo el servicio recibido.
C . SABER ESCUCHAR
Escuchar es una de las ms grandes virtudes de un excelente
comunicador, cuando se quiere comunicar algo es imprescindible tener en
cuenta que para lograr un intercambio ptimo de informacin se debe
estar INTERESADO en lo que se est comunicando y en lo que nos estn
comunicando.
Cuando usted se encuentra conversando con una persona debe generar un
espacio para escuchar en silencio y construir una respuesta coherente a la
informacin otorgada por la otra persona, debe evitar las distracciones
innecesarias y ofrecer ideas completas y cortas.
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Generalmente la mayor parte del tiempo durante las conversaciones la
persona que escucha atentamente es la persona que lleva el ritmo de la
conversacin.
Cuando los sujetos se comunican de forma efectiva al interior de las empresas se
logra establecer relaciones y procesos ms productivos, se pueden planear y
discutir ideas que permitan el ptimo desarrollo de los proyectos empresariales, se
construyen espacios de participacin y encuentro laborar en el cual se
retroalimentan conocimientos.

Las empresas se reconocen como organizaciones que se dedican al desarrollo y
la consecucin de fines comerciales, apoyados por un grupo de empleados que
ofrece un camino ms viable para la obtencin de los mismos, para permitir que
las metas se cumplan adecuadamente es necesario contar con actitudes
favorables en el intercambio de mensajes, que las personas tengan la capacidad
de agruparse, escucharse y entenderse para lograr mayor productividad en los
procesos empresariales, evitando los malos entendidos entre los miembros de la
organizacin, comentarios innecesarios, pensamientos molestos y rumores que
perjudican el entorno laboral.

El trabajo en equipo es una base concreta del desarrollo comunicativo, es una
muestra evidente de la capacidad de interaccin y comunicacin que existe entre
los miembros de una organizacin, los resultados en diferentes
reas comienzan hacer mucho ms eficientes y se evitan la mala comunicacin
promotora de problemas internos.

REVISEMOS, CUALES SON LAS CAUSAS DE LA MALA COMUNICACIN
EN LAS EMPRESAS?

1. FALTA DE LIDERAZGO
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La falta de comunicacin dificulta la obtencin de informacin de
caractersticas personales lo que imposibilita el reconocimiento de lderes
que permitan optimizar el desarrollo empresarial, generando control
excesivo por parte de las directivas al notar la escasez de un lder.

2. OBJETIVOS NO CLAROS
Los empleados no buscan comunicarse con los dems, toman decisiones
individuales que afectan el desarrollo empresarial, se pierde el enfoque de
los proyectos por la negacin a comunicarse con el otro .

3. TEMOR A LAS DIRECTIVAS
Se categorizan los cargos, las personas olvidan la importancia de
comunicarse con sus superiores y estos con sus empleados, se evita al
mximo el contacto por temor hacer corregido.

4. HABLADURAS
Al dejar de lado la oportunidad de interactuar con el otro abrimos las
puertas a comentarios innecesarios, se vive de impresiones y se olvida la
verdadera necesidad de conocer al otro y expresarle mis pensamientos
sobre su personalidad y su comportamiento en el mbito laboral.

Para obtener mayor seguridad en la consecucin de los objetivos en una
organizacin, se debe tener en cuenta que no siempre el que habla es el nico
que tiene la oportunidad de hacerlo y el que escucha continuamente no es un
receptor pasivo sin identidad o pensamiento.

ACTITUDES PARA LA CONSECUCIN EFICAZ DE LA COMUNICACIN
EMPRESARIAL?

Cuando deseamos lograr en nuestra empresa una efectiva comunicacin
debemos intercambiar este proceso, realizar retroalimentaciones en las cuales
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se le permita a cada uno de los miembros expones sus ideas, ser activos para
lograr un proceso asertivo de escucha en la cual las personas se caractericen
por:
a) Generar preguntas y respuestas
b) idear formas creativos de trabajo
c) escuchar de forma respetuosa
d) expresarse de forma clara y concreta
e) conocer y entender al otro
f) expresarse en forma apropiada
g) aceptar las diferencias de opinion

Toda organizacin se encuentra compuesta por jerarquas que se construyen con
la intencin inicial de organizar todos los procesos empresariales que desarrolla
cada una de las rea.

SABE USTED QUE HABILIDADES DE COMUNICACIN SE DEBEN
DESARROLLAR PARA LOGRAR UNA DIRECCION EFECTIVA ?

Es de esta forma como nace el mecanismo de liderazgo al interior de las
organizacin, los lderes se caracterizan por desarrollar altos niveles
comunicativos en los procesos de calidad empresarial, siempre se encuentra al
tanto de cada una de las tendencias del mercado para luego comunicar de forma
coherente a su equipo de trabajo; por esta razn es de gran importancia conocer
las habilidades necesarias que deben desarrollarse para lograr dirigir un equipo
de trabajo por medio de la comunicacin efectiva.






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RECONOCER Y PRACTICAR
Es importante evaluar los conocimientos que se tienen sobre el rea de
comunicacin empresarial para a travs de esto abordar con ms facilidad las
debilidades presentes.
A continuacin se ofrecen unas prueba que permiten reconocer las habilidades y
falencias que se presentan alrededor de la temtica tratante.


PRUEBA

Instrucciones:

Conteste las siguientes con la letra C si la pregunta es Cierta y con la letra F si la
pregunta es Falsa.

_____1. Para determinar la conceptualizacin que tiene un pblico interno en la
organizacin debemos considerar entre otras cosas la carga emocional, los
estereotipos, la tradicin, los ruidos comunicacionales, los tabes y otros
elementos psico-sociolgicos.

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_____2. Una de las conductas o comportamiento que se puede crear para
entender la conceptualizacin del pblico u objetivo de la organizacin es la
conducta pesimista.

_____3. La comunicacin formal es aquella comunicacin que provee un alto
reconocimiento de los problemas y la alta utilizacin de recursos que conlleva a la
productividad.

_____4. La comunicacin en forma de rumores es aquella comunicacin que se
mueve en la organizacin sin pasar por los canales formales y con mucha rapidez.

_____5. La comunicacin interna debe ser asertiva, proactiva y reactiva.

_____6. La formacin de una imagen corporativa se centra en unos elementos
interno y otros de carcter externo.

_____7. La imagen corporativa promocional es aquella imagen que se desarrolla
con el objeto de obtener la reaccin inmediata del pblico, adquiriendo los
productos o servicios que ofrece la institucin.

_____8. La comunicacin verbal tambin incluye la palabra hablada y el lenguaje
del cuerpo.

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_____9. Una buena visin mal comunicada no tiene sentido o tambin una visin
deficiente puede ser mejorada y potenciada con una excelente comunicacin.

____10. Un lder debe centrar la atencin en la coalicin de los grupos sobre la
ilusin de la visin
RESPUESTAS DE LA PRUEBA
1. C

2. F

3. F

4. C

5. C

6. C

7. C

8. F

9. C

10. C

Tomado de :
http://www1.uprh.edu/ccc/ADEM/Comunicacion%20empresarial%20ejecutiva/ADE
M_CEE.pdf
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ES CLAVE RECORDAR Que la comunicacin es vital para lograra exitosos
resultados en el desempeo empresarial, tanto en el mbito externo como el
interno, porque toda organizacin se basa en el liderazgo y el intercambio de
conocimientos para ptimos resultados en el desempeo y la
responsabilidad empresarial.
El conocimiento de la estructura esencial del proceso de la comunicacin es un
paso relevante en el mejoramiento de las relaciones laborales de toda
organizacin, puesto que permitir estructurar con mayor facilidad mensajes
coherentes que luego podrn ser entregados de forma eficaz.
Todos los miembros de una organizacin deben conocer las ventajas y
desventajas de comunicarse, deben entender que al interactuar con el otro puedo
llegar hacer mucho ms productivo y creativo, sin olvidar que siempre al interior
de las empresas debe existir un dialogo lateral donde se generen equipos
colaborativos para la solucin de problemas.

Fuentes:
http://www.eoi.es/blogs/mintecon/2013/06/11/la-comunicacion-efectiva-en-
las-empresas/
http://www.elergonomista.com/comunicacionorganizaciones.html
http://www.altonivel.com.mx/24404-guia-de-comunicacion-efectiva-para-
lideres-y-directivos.html
http://www.cuft.tec.ve/publicaciones/barquisimeto/prisma/paginas/revista/pri
sma_2/espacio_arbitrado/teoria_y_metodos/Rosas_La_comunicacion_efect
iva_en_la_organizaci%F3n.pdf
Olaya, M.; Isaza, M.; Palencia, J.; Muoz, J; Laingeniera del lean Manufacturing, Corporacion industrial
minuto de Dios, Medellin, colombia, 2012 .


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