NewHotel+Manual+de+Utilizador+ PT +20070501 PDF

Manual de Utilizao de NewHotel Front Office
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Manual de Utilizao
NewHotel Front Office
Verso Janeiro 2007
Reviso Maro 2007
Idioma: Portugus

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PORTUGAL
Tel. 21 781 78 10, 53-52631959
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CAPTULO 1: CONSIDERAES INICIAIS ............................................................................................ 1
CAPTULO 2: INSTALAO E ARRANQUE .......................................................................................... 2
INSTALAO.................................................................................................................................................................2
ARRANQUE DO SISTEMA.................................................................................................................................................2
CAPTULO 3: ESTRUTURA DO SISTEMA ............................................................................................ 6
ACESSO AO SISTEMA......................................................................................................................................................6
JANELA PRINCIPAL DO NEWHOTEL.................................................................................................................................7
Barra de Estado..................................................................................................................................................8
Barra de Ferramentas......................................................................................................................................9
Botes da Barra de Ferramentas..................................................................................................................10
Configurar a Barra de Ferramentas.............................................................................................................12
PROCEDIMENTOS PARA MELHORAR A VISIBILIDADE DOS MENUS........................................................................................13
MUDAR DE UTILIZADOR...............................................................................................................................................14
Datas..................................................................................................................................................................14
Calendrio.........................................................................................................................................................15
RELATRIOS EXTERNOS...............................................................................................................................................15
Procedimentos para incorporar Relatrios Externos................................................................................15
SIGNIFICADO DAS CAIXAS DE SELECO.........................................................................................................................17
CAPTULO 4: RESERVAS ............................................................................................................ 18
ASPECTOS GERAIS......................................................................................................................................................18
INSERIR UMA RESERVA INDIVIDUAL................................................................................................................................20
Modalidade de Penso Complexa..................................................................................................................26
Nome e Nacionalidade dos Hspedes...........................................................................................................27
Atribuir nmero de Alojamento...................................................................................................................28
Libertar um alojamento atribudo a uma reserva.....................................................................................29
Definio da Entidade.....................................................................................................................................29



Consultar Tarifas quando se insere as Reservas........................................................................................30
Definio da Moeda das Contas Correntes e Limites de Crdito............................................................31
Definio dos Lanamentos Automticos....................................................................................................32
Estimativa do que ser lanado automaticamente durante a estada....................................................34
Registrar Avisos...............................................................................................................................................35
Mensagens.........................................................................................................................................................36
Criar uma reserva a partir de uma j existente........................................................................................36
Limite................................................................................................................................................................37
Instrues de Facturao...............................................................................................................................38
Instrues de Transferncia..........................................................................................................................39
Veculos Estacionamento................................................................................................................................41
Turnos NewPos (espaos de refeio)..........................................................................................................41
Consulta de Reserva e Espaos de Refeies.............................................................................................42
Planning Turnos Pos........................................................................................................................................43
PREVISO DE RECEITAS...............................................................................................................................................43
INSERIR UMA RESERVA DE GRUPO.................................................................................................................................44
Aspectos Gerais de uma Reserva de Grupo.................................................................................................45
Definio de Tipos de Alojamento e Ocupao..........................................................................................46
IMPORTAR RESERVAS...................................................................................................................................................46
CONSULTA DE RESERVAS.............................................................................................................................................48
CONSULTA DE RESERVAS ASPECTOS GERAIS................................................................................................................51
Pesquisa de uma reserva................................................................................................................................51
CONSULTA DE RESERVAS FILTRO-1............................................................................................................................53
Pesquisa de uma reserva Criterios Filtro-1..............................................................................................53
Pesquisa de uma reserva Criterios Filtro-2..............................................................................................54



Pesquisa de uma reserva Criterios Filtro-3.............................................................................................55
CONSULTA DE RESERVAS OVERBOOKING....................................................................................................................56
Pesquisa de uma reserva Criterios OverBooking....................................................................................56
CANCELAR UMA RESERVA............................................................................................................................................56
CANCELAMENTO MLTIPLO DE RESERVAS......................................................................................................................57
ALTERAO MLTIPLA DE RESERVAS............................................................................................................................57
Para a Janela Gerais.......................................................................................................................................58
Para a Janela Lmites/Observaes/Refeies..........................................................................................58
Para a janela MP Complexa..........................................................................................................................59
Para a janela Confirmao............................................................................................................................59
Para a janelas Instrues de Facturao.....................................................................................................60
Para a janela Instrues de Transferncias................................................................................................60
Para a janela Turnos NewPos........................................................................................................................60
INSERIR DEPSITOS ANTICIPADOS................................................................................................................................61
EXPORTAR UM FICHEIRO..............................................................................................................................................62
CARTAS DE CONFIRMAO DE RESERVAS.......................................................................................................................62
TRANSFERIR E ACEITAR RESERVAS (SOMENTE PARA A MODALIDADE COMPLEXO)...............................................................63
APLICAR MACROS PARA OS PAGAMENTOS......................................................................................................................64
IMAGENS ADICIONAIS...................................................................................................................................................64
REENVIAR NEWCENTRAL.............................................................................................................................................64
IMPRESSO DE RESERVAS.............................................................................................................................................65
EXTRACTOS................................................................................................................................................................66
CAPTULO 5: CHECK- IN ............................................................................................................ 67
PROCEDIMENTOS PARA EFECTUAR O CHECK-IN..............................................................................................................68
TRATAMENTO DOS NO SHOW.......................................................................................................................................69



ANULAO DE CHECK-IN.............................................................................................................................................70
CHECK-IIN MLTIPLO..................................................................................................................................................71
Check-In de Hspedes.....................................................................................................................................71
Registo de Hspede.........................................................................................................................................72
Key Pass.............................................................................................................................................................73
CAPTULO 6: OVERBOOKING ....................................................................................................... 74
PASSAR UMA RESERVA A OVERBOOKING........................................................................................................................74
CHECK-IN A CLIENTES DESVIADOS POR OVERBOOKING....................................................................................................75
CAPTULO 7: PLANNINGS ........................................................................................................... 78
PLANNING DE ALOJAMENTO.........................................................................................................................................78
Aspectos Gerais do Planning de Alojamentos.............................................................................................79
Atribuir alterao de alojamento mediante o uso do Planning..............................................................81
Alojamentos que cumprem determinados requisitos...............................................................................81
Actualizar a Informao.................................................................................................................................82
Configurao das cores do Planning.............................................................................................................82
PLANNING DE ALOJAMENTOS DISPONVEIS.....................................................................................................................84
Aspectos Gerais do Planning de Disponibilidade de Alojamentos..........................................................85
PLANNING PREVISO DE DISPONIBILIDADES DE ALOJAMENTOS.........................................................................................86
Aspectos Gerais do Planning de Disponibilidade de Alojamentos..........................................................87
PLANNING DE ORIGEM E SEGMENTOS DE MERCADO........................................................................................................87
PLANNING DE MODALIDADES DE PENSO.......................................................................................................................89
PLANNING DE ENTIDADES............................................................................................................................................90
PLANNING DE GRUPO (RESERVAS)................................................................................................................................90
PLANNING DE RESERVAS..............................................................................................................................................91
PLANNING DE ALLOTMENTS.........................................................................................................................................94
MAPA ANUAL DE RESERVAS..........................................................................................................................................94



Reservas Planning- Control de Vendas......................................................................................................96
Reservas Planning Ocupao/ Penses...................................................................................................96
CAPTULO 8: BOOKINGS ............................................................................................................ 97
BOOKING POSITION.....................................................................................................................................................97
BOOKING AMPLIADO...................................................................................................................................................98
BOOKING POSITION DIFERENAS..................................................................................................................................99
BOOKING MENSAL.......................................................................................................................................................99
BOOKING ALLOTMENT / ENTIDADE.............................................................................................................................100
CAPTULO 9: TRATAMENTO DE GRUPOS ....................................................................................... 101
ROOMING LIST.........................................................................................................................................................102
CHECK-IN DE GRUPO................................................................................................................................................103
CONSULTAR OS DADOS GERAIS DE UM GRUPO..............................................................................................................105
CANCELAR UM GRUPO...............................................................................................................................................106
CHECK-OUT DE GRUPOS...........................................................................................................................................106
ADICINAR NOVAS RESERVAS A UM GRUPO EXISTENTE.....................................................................................................107
Inserir Movimentos Mltiplos de Grupo....................................................................................................108
Outras Operaes de Grupo.........................................................................................................................109
CAPTULO 10: CONSULTA DOS HSPEDES DO HOTEL ....................................................................... 111
PROCEDIMENTOS PARA FAZER UMA CONSULTA.............................................................................................................112
ORDENAR A INFORMAO DOS CLIENTES SELECCIONADOS.............................................................................................113
CAPTULO 11: ATRIBUIO DE ALOJAMENTO ................................................................................. 115
ATRIBUIO AUTOMTICA DE ALOJAMENTO.................................................................................................................115
ATRIBUIO MANUAL DE ALOJAMENTO.......................................................................................................................117
ALOJAMENTOS DISPONIVES.......................................................................................................................................119
Quadro de Alojamentos................................................................................................................................120
CAPTULO 12: CARDEX ............................................................................................................ 122
CONSULTA DE UMA FICHA NO CARDEX........................................................................................................................123



CRIAR UMA FICHA NO CARDEX...................................................................................................................................123
CAPTULO 13: MANUTENO DOS ALOJAMENTOS ........................................................................... 126
BLOQUEAR ALOJAMENTOS.........................................................................................................................................126
Bloqueio Mltiplo de Alojamentos............................................................................................................128
AVARIAS..................................................................................................................................................................129
REGISTAR UMA AVARA..............................................................................................................................................131
RESOLUO DE UMA AVARIA......................................................................................................................................132
CAPTULO 14: GOVERNANTA ..................................................................................................... 134
ALTERAR ROOM STATUS............................................................................................................................................134
VERIFICAR O LOG (HISTRICO) DE ESTADOS DE QUARTOS.............................................................................................136
ELIMINAR O LOG DE ROOM STATUS...........................................................................................................................136
IMPRESSO DO LOG DE ROOM STATUS........................................................................................................................137
INSERIR DISCREPNCIAS.............................................................................................................................................137
RELATRIO DA GOVERNANTA.....................................................................................................................................139
OBSERVAES DA RESERVA........................................................................................................................................139
PARMETROS PARA O PLANO DE TRABALHO.................................................................................................................141
ARTIGOS..................................................................................................................................................................141
STAFF GOVERNANTA.................................................................................................................................................142
FILTRO DE EMPREGADAS DE PISOS...............................................................................................................................144
GRUPOS DE ZONAS DE LIMPEZA.................................................................................................................................145
TAREFAS ESPECIAIS...................................................................................................................................................147
ESTADOS TAREFAS ESPECIAIS PONTOS...................................................................................................................148
ATRIBUIO DOS ALOJAMENTOS.................................................................................................................................150
PLANO DE TRABALHO................................................................................................................................................152
CAPTULO 15: MOVIMENTOS EM CONTA ........................................................................................ 156
INSERIR MOVIMENTOS................................................................................................................................................156
INSTRUES DE TRANSFERENCIA................................................................................................................................159



INSERIR MOVIMENTOS COM DESCONTO........................................................................................................................159
DATAS MANIPULADAS PELO SISTEMA PARA OS MOVIMENTOS...........................................................................................160
CONSULTAR MOVIMENTOS.........................................................................................................................................161
Corregir um movimento...............................................................................................................................166
Introduo Mltipla de um movimento.....................................................................................................167
Inserir uma Diria..........................................................................................................................................169
Inserir Packages.............................................................................................................................................170
Inserir Grupo de Reservas Mltiplas..........................................................................................................171
Visualizar um Movimento.............................................................................................................................171
Anular um Movimento..................................................................................................................................173
Diviso.............................................................................................................................................................174
CONSULTAR MOVIMENTOS DE CARTO DE CRDITO.....................................................................................................175
CHAMADAS INTERNAS................................................................................................................................................176
CHAMADAS NO PROCESSADAS (CHAMADAS PAY TV, INTERNET).................................................................................177
CONTROL DE CHAMADAS...........................................................................................................................................178
FECHO DO TURNO....................................................................................................................................................179
OPERAO DE CAIXA................................................................................................................................................180
Inserir Operaes de Caixa..........................................................................................................................180
Consultar Operaes de Caixa...................................................................................................................180
Depsitos Antecipados.................................................................................................................................181
CAPTULO 16: CONTAS CORRENTES ............................................................................................. 183
CONSULTAR CONTAS.................................................................................................................................................183
Impresso de um Extracto de Conta..........................................................................................................184
Inserir Movimentos........................................................................................................................................185
Factura de Extras..........................................................................................................................................185
Transferir Movimentos.................................................................................................................................190



CONSULTA DE CONTA CORRENTE DESDE CONSULTA DE RESERVAS.................................................................................193
FECHAR UMA CONTA EXTRA OU NO ALOJADA...........................................................................................................193
REABRIR UMA CONTA EXTRA OU NO ALOJADA...........................................................................................................194
FECHAR CONTAS CORRENTES....................................................................................................................................195
REABRIR CONTAS CORRENTES....................................................................................................................................195
CAPTULO 17: FACTURAO ..................................................................................................... 196
FACTURA DE ENTIDADE.............................................................................................................................................196
FACTURAS DE CLIENTES............................................................................................................................................199
Agrupar Movimentos na Factura.................................................................................................................202
Aplicar uma Percentagem de Desconto.....................................................................................................203
FACTURAS CONTAS NO ALOJADAS............................................................................................................................203
FACTURA PROFORMA................................................................................................................................................204
FACTURA ANTICIPADA...............................................................................................................................................207
FACTURAR DIFERENAS DAS ENTIDADES......................................................................................................................208
FACTURAR DIFERENAS A CLIENTES...........................................................................................................................210
CONSULTA DE FACTURAS (EXCEPTO AS PROFORMAS)...................................................................................................211
Cancelar uma Factura...................................................................................................................................214
Obter uma Cpia de uma Factura..............................................................................................................214
Regularizar uma Pr-factura.......................................................................................................................214
Consulta Factura Proforma..........................................................................................................................215
Cancelar uma Factura Proforma.................................................................................................................217
Obter uma Copia de uma Factura Proforma............................................................................................217
Factura de Entidade obtida a partir de uma Factura Proforma...........................................................217
Procedimentos para obter uma Factura Final a partir de uma Factura Proforma............................218
Transferncia a Contabilidade....................................................................................................................219
Pre-facturao de Reservas.........................................................................................................................220



NOTAS DE CRDITO..................................................................................................................................................221
Inserir Notas de Crditos.............................................................................................................................222
Anular Notas de Crditos.............................................................................................................................223
Visualizar uma Nota de Crdito..................................................................................................................223
CONSULTA DE RECIBOS.............................................................................................................................................224
Visualizar um Recibo.....................................................................................................................................225
Anular um Recibo..........................................................................................................................................226
Impresso da Listagem de Recibos.............................................................................................................226
CAPTULO 18: TRANSFERNCIA DE MOVIMENTOS ENTRE CONTAS ........................................................ 227
RELATRIO DE TRANSFERNCIAS ENTRE CONTAS.........................................................................................................230
CAPTULO 19: CHECK-OUT ........................................................................................................ 232
CHECK-OUT DE TODOS OS HSPEDES DE UM ALOJAMENTO..........................................................................................233
CHECK-OUT DE UM HSPEDE DE UMA RESERVA...........................................................................................................235
CHECK-OUT MLTIPLO.............................................................................................................................................236
ANULAO DE CHECK-OUT.......................................................................................................................................236
FECHO DE CONTA CORRENTE....................................................................................................................................237
REABRIR UMA CONTA CORRENTE...............................................................................................................................238
CAPTULO 20: VENDAS ............................................................................................................. 240
ENTIDADES...............................................................................................................................................................240
Criar uma Entidade.......................................................................................................................................240
Dados Gerais da Entidade............................................................................................................................241
Significado dos campos dos Operadores....................................................................................................243
Comisses (para os Operadores por Entidades).......................................................................................244
Definio da Cor que Identificar a Entidade no Planning de Alojamentos.......................................245
Stop de Reservas e/ ou Check-In de uma Entidade.................................................................................245
ESTADO DE VENDAS..................................................................................................................................................250
BOOKING POSITION...................................................................................................................................................251



PREOS DAS DIRIAS.................................................................................................................................................254
Periodos de Bloqueio....................................................................................................................................259
Preo da Refeio dos Adultos....................................................................................................................259
Preo da Refeio das Crianas...................................................................................................................259
Modelo A (Preos por Pessoa)......................................................................................................................261
Modelo B (Preos por Alojamento).............................................................................................................263
Preos Especiais.............................................................................................................................................266
Diviso da Diria quando se define o Preo da Reserva manualmente...............................................269
Tudo Includo (All Inclusive)........................................................................................................................269
Modelo C Precios por Tabela Matricial.....................................................................................................270
Modelo E (Preos por Intervalos)................................................................................................................273
PACKAGE DE PREOS................................................................................................................................................274
PREOS DE SERVIOS................................................................................................................................................277
ALLOTMENT.............................................................................................................................................................278
PROCEDIMENTOS PARA INTRODUZIR UM CONTRATO.....................................................................................................280
TARIFAS CON PERODOS ALTERNADOS, VARIVEIS, FIXOS E PREOS DIRIOS....................................................................281
TARIFAS VARIVEIS...................................................................................................................................................284
DIRIAS D................................................................................................................................................................284
Criao de uma Tarifa (D)...........................................................................................................................285
Preo................................................................................................................................................................286
OFERTAS D..............................................................................................................................................................289
Criao de Uma Oferta de Cmbio.............................................................................................................290
Ofertas de Promoo....................................................................................................................................292
OFFSHORE E NEWHOTEL...........................................................................................................................................294
ORAMENTO............................................................................................................................................................297
Definio das linhas......................................................................................................................................297



Vendas Oramentos Servios..................................................................................................................298
Segmento de Mercado......................................................................................................................299
Nacionalidades...................................................................................................................................299
Previses.........................................................................................................................................................300
Recebimentos.................................................................................................................................................300
Valores Mensais..............................................................................................................................................300
Definio das Colunas...................................................................................................................................301
Definio do Plano de Oramentos.............................................................................................................301
Criar um Oramento/ Relatrio.................................................................................................................302
TABLEAU DE BORD....................................................................................................................................................303
CAPTULO 21: PROCEDIMENTO PARA O FECHO DE DIA ...................................................................... 306
REQUISITOS IMPRESCINDIVEIS PARA EFECTUAR O FECHO DO DIA....................................................................................306
CONTROLE DE CHEGADAS E SADAS PENDENTES...........................................................................................................306
Sadas Pendentes...........................................................................................................................................307
Chegadas Pendentes......................................................................................................................................308
Hspedes por Registar..................................................................................................................................309
REVISO DOS PREOS DAS DIRIAS............................................................................................................................310
FECHO DO DIA..........................................................................................................................................................310
EXECUTAR OU CONFIRMAR O FECHO DO DIA...............................................................................................................311
PARAMETRIZAO DOS RELATRIOS DE FECHO DO DIA.................................................................................................313
MAPAS DE CONTROL E FINAIS DO FECHO DO DIA.........................................................................................................314
CAPTULO 22: ARQUIVOS .......................................................................................................... 317
UTILIZADORES..........................................................................................................................................................317
PERFIS DE UTILIZADORES...........................................................................................................................................317
Criao de um Perfil de Utilizador............................................................................................................318
ESQUEMAS DE IMPOSTOS............................................................................................................................................320
GRUPOS DE SERVIOS...............................................................................................................................................321



SECES..................................................................................................................................................................321
SERVIOS.................................................................................................................................................................323
ALOJAMENTOS DO HOTEL..........................................................................................................................................325
Blocos de Alojamentos..................................................................................................................................325
Caractersticas dos Alojamentos................................................................................................................325
Alojamentos...................................................................................................................................................326
Organizao dos Alojamentos.....................................................................................................................328
Contas Extras ou No Alojados....................................................................................................................328
PASES.....................................................................................................................................................................330
IDIOMAS...................................................................................................................................................................331
REGIES..................................................................................................................................................................332
SEGMENTOS DE MERCADO..........................................................................................................................................332
Grupos de Mercado........................................................................................................................................332
Segmentos.......................................................................................................................................................333
ORIGENS DE MERCADO..............................................................................................................................................334
MOEDAS...................................................................................................................................................................335
TIPOS DE RECEBIMENTO............................................................................................................................................336
CARTES DE CRDITO...............................................................................................................................................337
MACRO OPERAES..................................................................................................................................................337
ENTIDADES..............................................................................................................................................................338
Categoria de Entidades................................................................................................................................338
Tipos de Entidades........................................................................................................................................339
Estado ou Situao de uma Entidade.........................................................................................................340
MANUTENO..........................................................................................................................................................340
Tipos de Inactividade....................................................................................................................................340
Avarias.............................................................................................................................................................341



Tipos de Avaria ........................................................................................................... 341
Sub-Niveis de Avaras .................................................................................................... 342
Tcnicos.................................................................................................................... 342
Procedncia ............................................................................................................... 343
Zonas ....................................................................................................................... 343
PARMETROS...........................................................................................................................................................344
Reserva Tipo...................................................................................................................................................344
Tipos de Grupos.............................................................................................................................................344
Tipos de Atenes..........................................................................................................................................345
Motivos de Cancelamento de Reservas......................................................................................................345
Tipos de Eventos............................................................................................................................................346
Ttulos.............................................................................................................................................................346
Tipos de Clientes...........................................................................................................................................347
Preferncias...................................................................................................................................................347
Tipos de Garanta..........................................................................................................................................348
Caractersticas dos Alojamentos................................................................................................................348
Motivos de Correco de um Movimento..................................................................................................349
Postos de Fronteira.......................................................................................................................................349
Documentos....................................................................................................................................................350
Impostos Sequncias...................................................................................................................................350
Taxas de Impostos.........................................................................................................................................351
Series de Facturas.........................................................................................................................................351
Series de Documentos...................................................................................................................................353
Tipos de Descontos........................................................................................................................................353
Extenses Telefnicas...................................................................................................................................354
Artigos Mini- bar............................................................................................................................................354
Opes de Chaves..........................................................................................................................................355



Mensagens Para NewPos...............................................................................................................................356
VOOS......................................................................................................................................................................357
VECULOS................................................................................................................................................................357
Modelos...........................................................................................................................................................357
Marcas..............................................................................................................................................................358
ESTACIONAMENTOS...................................................................................................................................................359
Zonas................................................................................................................................................................359
Estacionamentos............................................................................................................................................359
CAPTULO 23: AUDITORIA A RECEPO ........................................................................................ 361
RELATRIOS COM AS OPERAES DE CAIXA.................................................................................................................361
RELATRIO DE RECEBIMENTOS POR SECO................................................................................................................362
RELATRIO DE RECEITAS / RECEBIMENTOS REALIZADOS POR SECO............................................................................363
LISTAGEM DOS MOVIMENTOS CORREGIDOS E / OU ANULADOS.......................................................................................364
LISTAGEM DOS MOVIMENTOS DE UM SERVIO DETERMINADO.........................................................................................364
RELATRIOS DE RECEITAS DIRIAS POR SECO..........................................................................................................365
RELATRIOS DE RECEITAS DIRIAS POR SERVIOS........................................................................................................365
CAPTULO 24: ACESSOS ........................................................................................................... 366
CONSULTA DE ACESSOS.............................................................................................................................................366
LIMPEZA DE ACESSOS................................................................................................................................................369
CAPITULO 25 UTILITRIOS ........................................................................................................ 370
ABRIR ANO..............................................................................................................................................................370
MUDAR DE IDIOMA....................................................................................................................................................370
PARMETROS GERAIS................................................................................................................................................371
Opo Men Geral.........................................................................................................................................373
Parmetros Gerais NewConta 1................................................................................................................375
Parmetros Gerais NewConta 2................................................................................................................376
Parmetros Gerais Clientes......................................................................................................................377



Parmetros Gerais Cardex- Campos Obrigatrios.................................................................................379
Parmetros Gerais Impostos.....................................................................................................................379
Parmetros Gerais Lanamentos..............................................................................................................380
Parmetros Gerais Conta Corrente........................................................................................................382
Parmetros Gerais Descontos..................................................................................................................383
Parmetros Gerais Reservas 1.................................................................................................................383
Parmetros Gerais Reservas 2..................................................................................................................386
Parmetros Gerais Reservas 3.................................................................................................................387
Parmetros Gerais Reservas 4..................................................................................................................388
Parmetros Gerais Locais.........................................................................................................................389
Parmetros Gerais Day Use....................................................................................................................390
Parmetros Gerais NewGes 1...................................................................................................................391
Parmetros Gerais NewGes 2...................................................................................................................392
Parmetros Gerais Parametrizao NewGes.........................................................................................393
Parmetros Gerais NewStock...................................................................................................................394
Parmetros Gerais NewPos.......................................................................................................................395
Parmetros Gerais NewSpa/ NewPlan....................................................................................................396
Parmetros Gerais NewCentral................................................................................................................397
Parmetros Gerais NewGolf.....................................................................................................................398
Parmetros Gerais Impresso...................................................................................................................398
Parmetros Gerais Carto magntico.....................................................................................................399
Parmetros Geral Conta contabilidade..................................................................................................400
Parmetros Gerais Email...........................................................................................................................400
Parmetros Gerais Governanta................................................................................................................401
Parmetros Gerais Cruzeiro......................................................................................................................402
Parmetros Gerais Entidade Oficial........................................................................................................403



Parmetros Gerais Outros.........................................................................................................................404
SUBSISTEMA DE ALOJAMENTO....................................................................................................................................405
Definio dos Tipos de Alojamento............................................................................................................408
Definio de Penses....................................................................................................................................409
PARMETROS DE FACTURAO...................................................................................................................................410
Parmetros - Sub-Sistema de Facturao Geral....................................................................................414
Parmetros Sub-Sistema de Facturao Sries de Facturas.............................................................416
Parmetros Sub-Sistema de Facturao Check-Out...........................................................................417
Parmetros Sub-Sistema de Facturao Anticipada...........................................................................417
Parmetros Sub-Sistema de Facturao Imposto.................................................................................418
Parmetros Sub-Sistema de Facturao Valor Contravalor..............................................................419
Parmetros Sub-Sistema de Facturao Regularizao.....................................................................420
Parmetros Sub-Sistema de Facturao Proforma............................................................................421
Parmetros Sub-Sistema de Facturao Impresso............................................................................422
Parmetros Sub-Sistema de Facturao Exportar..............................................................................422
Parmetros Sub-Sistema de Facturao Anulao.............................................................................423
Parmetros de Complexo.............................................................................................................................424
Impressoras do Sistema................................................................................................................................425
RELATRIOS EXTERNOS.............................................................................................................................................426
SELECCIONAR EXPORTAO DE DADOS.......................................................................................................................428
Contabilidade.................................................................................................................................................428
MUDAR DE SENHA.....................................................................................................................................................428
MUDAR DE UTILIZADOR.............................................................................................................................................429
MUDAR DE HOTEL.....................................................................................................................................................429
SOLUO DE PROBLEMAS..........................................................................................................................................430
Recriar Views e Funes...............................................................................................................................431



Clculo de Estatsticas..................................................................................................................................432
ELIMINAR PERODO...................................................................................................................................................433
PRE EMISSO DE CHAVES/ COPIAS...........................................................................................................................433
DESPERTAR..............................................................................................................................................................434
AGENDA...................................................................................................................................................................435
Endereos........................................................................................................................................................435
Avisos...............................................................................................................................................................436
Concierge........................................................................................................................................................436
REGISTO DE VECULOS..............................................................................................................................................437
CAPITULO 26 RELATRIOS ........................................................................................................ 439
CARACTERSTICAS GERAIS DOS RELATRIOS................................................................................................................439
ESTATSTICAS DE OCUPAO.....................................................................................................................................440
Modalidade de Penso..................................................................................................................................440
Tipos de Alojamento.....................................................................................................................................440
Entidades/Estadas.........................................................................................................................................440
Entidades........................................................................................................................................................440
Nacionalidades...............................................................................................................................................440
Ocupao Diria/Geral.................................................................................................................................440
Ocupao Diria/ Entidade..........................................................................................................................440
Estatstica Diria Acumulada......................................................................................................................440
Pax/Dirios.....................................................................................................................................................440
Pax/Entidades................................................................................................................................................441
Pax/Nacionalidades.......................................................................................................................................441
Segmentao..................................................................................................................................................441
Segmentao/ Pas........................................................................................................................................441
Grupos de Segmentos....................................................................................................................................441



Listas para a Polcia......................................................................................................................................441
S.N.E................................................................................................................................................................441
Dormidas.........................................................................................................................................................441
Alojamentos/ Noites.....................................................................................................................................441
Camas/ Noite.................................................................................................................................................441
Alojamentos Noite Temporada...................................................................................................................442
Camas Noite Temporada..............................................................................................................................442
COBRANA DE RECEITAS...........................................................................................................................................442
Cobrana de Receitas....................................................................................................................................442
Nacionalidades/ Ms.....................................................................................................................................442
Receitas Entidades........................................................................................................................................442
Entidades Ms................................................................................................................................................442
Segmento de Mercado Ms...........................................................................................................................442
Origens de Mercado.......................................................................................................................................442
Receitas de Modalidades de Penso...........................................................................................................442
Servios Anual................................................................................................................................................442
Seces Anual.................................................................................................................................................443
Vendas Lquidas.............................................................................................................................................443
Cobranas........................................................................................................................................................443
Relatrio de Descontos.................................................................................................................................443
Receitas Ocupao Por Tarifas e Packages...............................................................................................443
RELATRIOS DIRIOS..............................................................................................................................................443
Relatrio Geral..............................................................................................................................................443
Relatrio de Caixa.........................................................................................................................................443
Relatrio Dirio por Servios.......................................................................................................................443
Relatrio Dirio por Seces.......................................................................................................................443



Cobranas Por Seco...................................................................................................................................443
Saldos Por Entidade......................................................................................................................................444
Saldos de Contas Extras................................................................................................................................444
Saldos de Contas Correntes.........................................................................................................................444
Saldos de Conta Inactivas.............................................................................................................................444
Auditoria de Receitas Saldos.......................................................................................................................444
Saldos por Entidade Hspedes.....................................................................................................................444
Painel de Gesto de Receitas......................................................................................................................444
Livro de Recepo..........................................................................................................................................444
Relatrio de Operaes de Caixa................................................................................................................444
Relatrio Main Courante..............................................................................................................................444
Parte de Caixa................................................................................................................................................445
Parte de Produo.........................................................................................................................................445
Controlo de Recibos......................................................................................................................................445
RELATRIOS DE IMPOSTOS.........................................................................................................................................445
Impostos Por Servios...................................................................................................................................445
Impostos Por Factura....................................................................................................................................445
Impostos Por Factura Taxas.........................................................................................................................445
CAPITULO 27 CONTABILIDADE E NEWHOTEL .................................................................................. 446
GLOSSRIO ........................................................................................................................... 449
ALLOTMENT.............................................................................................................................................................449
ATENES...............................................................................................................................................................449
CMBIO...................................................................................................................................................................449
CRDEX...................................................................................................................................................................449
CATEGORIA DE ENTIDADES.........................................................................................................................................449
CHECK-IN................................................................................................................................................................450



CHECK-OUT.............................................................................................................................................................450
CLIENTE..................................................................................................................................................................450
CONTAS CORRENTES.................................................................................................................................................450
CONTAS EXTRAS.......................................................................................................................................................450
COMPLEXO...............................................................................................................................................................450
CRDITO..................................................................................................................................................................450
DAY USE..................................................................................................................................................................450
DEAD LINE...............................................................................................................................................................451
DBITO....................................................................................................................................................................451
DIRIA.....................................................................................................................................................................451
DORMIDAS................................................................................................................................................................451
EARLY BOOKING.......................................................................................................................................................451
ENTIDADES...............................................................................................................................................................451
FACTURA ANTECIPADA..............................................................................................................................................451
FACTURA DE CLIENTES..............................................................................................................................................451
FACTURA DE ENTIDADE.............................................................................................................................................452
FACTURA CONTA EXTRA............................................................................................................................................452
FACTURA PRFORMA................................................................................................................................................452
GRUPOS...................................................................................................................................................................452
GRUPO DE MERCADO.................................................................................................................................................452
LANAMENTOS.........................................................................................................................................................452
LOGS.......................................................................................................................................................................453
NOTAS DE CRDITOS.................................................................................................................................................453
NOTAS DE DBITO....................................................................................................................................................453
NO-SHOW................................................................................................................................................................453
OPERADOR...............................................................................................................................................................453



ORIGEM...................................................................................................................................................................453
ON REQUEST............................................................................................................................................................453
OVERBOOKING..........................................................................................................................................................453
PAINEL DE GESTO...................................................................................................................................................454
PENSO- MODALIDADES DE PENSO...........................................................................................................................454
ASSISTNCIA TCNICA ............................................................................................................. 455


Copyright 1984- 2006 NewHotel Software. Todos los derechos reservados Pgina No. 1/449

Captulo 1: Consideraes Iniciais

NewHotel Front- Office um mdulo especializado para a gesto da recepo, reservas, hspedes, check-in,
check-out, contratao, facturao, governanta, relatrios e estatisticas da famlia de Software para a gesto
hoteleira NewHotel.
Este Manual de Utilizao tem por objectivo servir de referncia e consulta aos utilizadores do software
NewHotel Front-Office.
De todo, substitui a formao in loco que deve ser facultada aos utilizadores, mas serve de ferramenta til e
complemento de formao para elucidar dvidas e explorar funcionalidades avanadas.
A instalao do software deve ser feita por tcnicos especializados, assumindo que esta tarefa ter sido feita
antes do nicio da utilizao do sistema NewHotel Front-Office.
Existe porm outro tipo documentao disponvel:
Manual Quick Start Newhotel Front-Office
Este manual destina-se a uma explicao sucinta dos principais passos e sequncias para o arranque do
sistema de software na sua utilizao.
Manual de Parametrizao e Configurao
Este manual destina-se a dar uma explicao e ajudar a chegar aos mltiplos paramtros que
determinam o comportamento do sistema de software. Algumas das funcionalidaes descritas no
Manual de Utilizao dependem dos parmetros definidos na configurao do NewHotel Front-Office.


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Captulo 2: Instalao e Arranque
Instalao
A instalao NewHotel no oferece dificuldades especiais, seguindo os procedimentos de instalao Oracle,
ODBC Intersolv 3.1, BDE, Crystal Reports, etc.
De qualquer forma, as instrues de instalao contm um manuel tcnico que est disponivel.
Os sistemas operativos devem ser Windows 2000 ou Windows NT., Windows 2000 Profissional nos terminais com
servidor Windows NT, empregando Oracle 8, 9 ou 10.
Os relatrios Crytal utilizados para os vrios relatrios gerados so verso 7.
Toda a aplicao instalada mediante o Setup de instalao, onde criada tanto a base de dados a utilizar,
como os executveis e relatrios. Os detalhes deste processo esto definidos no manual tcnico de instalao
disponibilizado.

Arranque do Sistema

Neste manual, em cada captulo correspondente descriminam-se os dados e elementos necessrios para
configurar o sistema para o seu arranque e utilizao.

Nesta pequena introduo apenas mencionaremos, de forma breve, e uma vez instalada a aplicao e a base de
dados com os programas Setup correspondentes, os passos iniciais necessrios para uma configurao do
sistema feita pela primeira vez, facilitando uma ordem adequada de configurao dos mesmos, servindo de
guia para ser posta em prtica.



Opo: Arquivos



Opo: Arquivos/ Parmetros

Opo: Vendas/Entidades.



Opo: Utilitrios/Parmetros

Opo: Recepo



Captulo 3: Estrutura do Sistema

Acesso ao Sistema

1. O sistema possui um forte controlo de acessos j que para cada Utilizador possvel limit-lo a: Consultar,
Inserir, Alterar e/ou Apagar.

2. Para aceder ao sistema o utilizador deve inserir:

Utilizador: Cdigo de at 6 caracteres alfanumricos (deve respeitar as maisculas e as minsculas).

Senha: Chave do utilizador.

3. Primir o boto

Nota: Se deseja criar um Utilizador ou modificar a senha de um j existente, pesquise como no Captulo
Arquivos Utilizadores.



Janela Principal do NewHotel

Barra de Estado
Men Principal
Barra de
Ferramentas



Barra de Menus
Cada Menu tem associado uma janela com diferentes opes:

Barra de Estado

A Barra de Estado est dividida em 7 seces:

1. Mostra o significado do boto seleccionado na ToolBar nesse momento.
2. Utilizador que se encontra a trabalhar nesse momento.
3. Data de trabalho NewHotel.
4. O terminal do utilizador que est a trabalhar, neste caso o nome do computador.
5. Impressora configurada no sistema.
6. Data da verso da aplicao.
7. Verso do sistema



Barra de Ferramentas

Na parte superior esquerda da Barra de Ferramentas, encontramos o smbolo que nos mostra, em tempo
real, os Alojamentos Ocupados, e o total de Hspedes diferenciando a Quantidades de Adultos, Crianas e
Bebs, e a % de Ocupao do Hotel. Se pressionar este boto, aparece a seguinte janela com mais informao:

O Check Box Activo permite que a
informao seja calculada automaticamente,
no intervalo definido Tempo.



Botes da Barra de Ferramentas
Botes Significado Opo de Menu Tecla Rpida

Cardex de Clientes Recepo Cardex F2

Planning de Reservas Reservas Planning Reservas F4

Planning de Alojamento

Reservas Plannings Alojamento

F3

Inserir Reservas Individuais

Reservas Inserir Reservas
Individuais
F5

Inserir Reservas de Grupo

Reservas Inserir Reservas Grupos

F6

Consultar Reservas

Reservas Consultar Reservas

F7

Check In

Recepo Check- In

F8

Check Out Recepo Check- Out

F9

Inserir Movimentos

Recepo Movimentos Inserir
Movimentos
F10

Consultar Conta Corrente Recepo Conta Corrente F12




Actualizao das alteraes
entre uma verso e outra

Tableau de Bord Reservas Tableau de Bord

Disponivel

Reservas Planning Alojamento
Disponvel

Entidades

Vendas Entidades- Entidades

Consulta de Hspedes Recepo Hspedes

Consulta de Movimentos Recepo Movimentos Consulta
de Movimentos

F11

Planning de Grupos Reservas Planning Grupos /
Entidades

Consulta de Facturas Recepo Facturao Consulta de
Facturas

Consulta de Grupos Recepo - Grupos

Mudar Utilizador Utilitrios Mudar Utilizador

Previso de disponibilidades Reservas Planning Disponibilidade
de Alojamento




Calculadora

Calendrio

Configurar a Barra de Ferramentas

1. O acesso a esta opo feito atravs de Utilitrios Toolbar

2. A Barra de Ferramentas admite um mximo de 20 botes. Considerando este elemento, o utilizador pode
configur-lo sua convenincia.

3. A janela de configurao da Barra de Ferramentas composta por dois blocos: Activas e Disponveis.

4. Para remover um boto deve seleccion-lo no bloco Activas e pressionar o tringulo que aponta para a
direita

5. Para adicionar um boto o que tem de fazer primeiro seleccionar no bloco Disponveis o boto o qual
deseja inserir. Depois de seleccionado s pressionar o boto



Procedimentos para Melhorar a Visibilidade dos Menus

1. Entre no Painel de Control do Sistema Operativo Windows
2. Escolha a opo Visualizao
3. Aumente o tamanho de letra no menu Aspecto



Mudar de Utilizador

possivel mudar de utilizadore sem ter de sair da aplicao e ter de entrar novamente. Para faz-lo basta ir ao
menu Utilitrios- Mudar de Utilizador

Datas

Valor

Significado

Data de Trabalho

Data de NewHotel. Tambm chamada data corrente ou
data de trabalho.

Data do Sistema

Data do Computador.

Ontem, Amanh, Primeiro dia do ms e
ltimo dia do ms

Toma-se como referncia a Data Corrente (NewHotel)



Calendrio

Nota: O dia seleccionado, dando um duplo click sobre a data pretendida

Relatrios Externos

Uma das vantagens indiscutveis de NewHotel o uso do Gerador de Relatrios Crystal Reports que contempla
com a flexibilidade na recuperao da informao, pois os relatrios existentes podem ser adaptados s
caractersticas particulares de qualquer instalao hoteleira sendo possvel, inclusiv, elaborar relatrios
prprios e incorpor-los aplicao (relatrios externos).
Procedimentos para incorporar Relatrios Externos

1. O acesso a esta opo faz-se atravs do menu Utilitrios Parmetros Relatrios Externos.

Retrocede um
ano (2006)
Avana um ano ((2008)
Retrocede um Ms
(Julho)
Avana um ms
(Setembro)



2. Primir o boto

Campo

Significado
Nome Nome do Relatrio que aparecer na opo Relatrios Externos
Se estivermos definindo um Sub-Menu, ento refere-se ao nome do
mesmo.
Caminho Caminho onde se encontra o relatrio.
O mais recomendvel ir busc-lo utilizando o boto
Deixa-se em branco se estamos a definir um Sub-Menu.
Sub-Menu Os relatrios externos podem ser agrupados no que se denomina por Sub-
Menu.
Aqui escolhe-se o Sub-Menu ao qual pertence o relatrio que estamos a
definir.
Se o relatrio no pertence a nenhum Sub-Menu este campo permanece
em branco.
Nr. Ordem Posio que queremos que ocupe o relatrio na janela dos Relatrios
Externos.
Paisagem Para pr o relatrio de forma horizontal (paisagem).

Se est activa estamos definindo um Relatrio;
Se est activa estamos definindo um Sub-Menu
Para alm disto se o ttulo est a ser introduzido para ser utilizado
como um separador no menu dos relatrios externos, activa-se a opo
Separador.

3. Primir o boto
Notas:
1. Para utilizar os Relatrios Externos dever usar a Opo Relatrios Externos.



2. Para que os Relatrios Externos que acabam de ser definidos apaream no sistema necessrio sair da
aplicao e voltar a entrar.

Significado das Caixas de Seleco

As caixas de seleco que esto disponveis no NewHotel tm vrios significados:
Significa que no est seleccionado
Significa que est seleccionado
Significa que no de interesse ter o critrio seleccionado



Captulo 4: Reservas
Aspectos Gerais

1. Existe um nmero consecutivo de reservas anual. Por exemplo, podero existir as reservas 1/2006 e
1/2007.

2. Uma Reserva est associada a um Alojamento ou pode ser usada para efectuar o controle de refeies a
servir quando, em casos especiais, o hotel no tem os hspedes alojados e apenas lhes so servidas as
refeies.

3. O sistema permite criar Reservas Individuais (um alojamento) e Reservas de Grupo (vrios alojamentos).

4. Uma Reserva de Grupo gera tantas Reservas Individuais como o nmero de alojamentos que se tenham
especificado.

5. O Nmero da Reserva um critrio que est associado aos clientes mesmo depois do Check-Out.

6. Uma Reserva pode estar num dos seguintes estados: Reserva, Check In, No Show, Cancelada e Check Out.

7. No sistema considera-se Diria o preo que lanado automaticamente na conta Master de todos os
hspedes no processo do Fecho do Dia. Os elementos que determinam o preo da Diria so: o Tipo de
Alojamento, Modalidade de Penso e o nmero de pessoas.

8. Dados obrigatrios para criar uma Reserva:

8.1. Data de Chegada e Sada dos hspedes no hotel.
8.2. Tipo de Alojamento.
8.3. Se a reserva de clientes Directos ou de uma Entidade.
8.4. Modalidade de Penso.
8.5. Quantidade de Adultos e Crianas.
8.6. Tarifa de Preo. Se uma reserva de Entidade implica escolher um Operador.
8.7. Segmento de Mercado.
8.8. Origem de Mercado.
8.9. Esquema de Impostos

9. O sistema contempla a possibilidade de registar os clientes enviados a outras instalaes por overbooking e
fazer as facturas pr-forma e final (Factura de Entidade) se for necessrio.

10. Uma Reserva tem associada 6 contas: M Master, E1 Extra 1,..., E5 Extra5.

10.1. As contas podem ser simultaneamente na Moeda Base e na Moeda Suplementar.



10.2. Conta Master (M): a conta onde se regista automaticamente os Movimentos da Diria (penso) no
processo do Fecho do Dia.
10.3. Contas Extras (E1,..., E5): Utilizam-se por deciso do utilizador para lanar os extras. Por exemplo,
pode ser configurado que os consumos a crdito nos Pontos de Venda sejam lanados na conta
Extra 1 e as chamadas telefnicas na Extra 3, etc.

11. O sistema multi-moedas o que quer dizer que os contratos com as Agncias se registam na moeda
contratada. No entanto, os movimentos da Diria (penso) efectuam-se na Conta Master na Moeda Base.
Para converter o preo da Diria em moeda estrangeira, utiliza-se a taxa de cmbio fixo definido para essa
Moeda na opo Recepo Cmbios. Cada reserva adopta a taxa de cmbio definido no momento da
entrada, mantendo-se fixa at a sada dos hspedes dessa reserva. Exceptua-se disto quando a diria tem
uma taxa de cmbio fixo definido, o qual ser considerado e no o que est definido nesta opo.

12. Antes de confirmar uma reserva, o sistema contempla uma srie de informaes que constitum elementos
importantes para aceit-la ou neg-la. Nenhumas destas situaes anormais impedem de confirmar a
reserva, o que fica a critrio do utilizador. As situaes que se verificam so as seguintes:
12.1. Overbooking:

12.2. Preo de Diria: Define o preo da diria por cada dia da estada tendo em conta o nmero de
pessoas, tipo de alojamento e modalidade de penso da reserva.
Mesmo sendo possvel confirmar a criao de uma reserva que no tenha definido o preo da
Diria para algum dia da estada, o sistema no permite efectuar o processo do Fecho do Dia se
existir alguma reserva na Situao Check In sem preo para o dia que vai ser encerrado.

Nota: Para actualizar o preo da Diria aceda ao Captulo: Vendas Preos - Dirias



12.3. Extra Allotment e Fora do Prazo de Release: Fora de prazo de release indica que uma das datas
da estada da reserva est fora do perodo activo para o allotment. Extra-allotment indica que a
quantidade de alojamentos por tipo de alojamento foi excedido no allotment.

A aplicao indicar a quantidade de allotments de alojamentos e a quantidade Extra que foi
utilizada por data.

12.4. Stop de Reservas para essa Entidade (Stop Sales): possvel, apesar de existir contratos, deter as
reservas de uma Entidade, sendo tambm possvel deter o check-in das reservas ou obrigar a que o
operador tenha que efectuar um depsito antecipado antes de efectuar o check- in.

Menu: Vendas- Entidades- Entidades

Nota: Aceda ao Captulo: Vendas Entidades Stop de Reservas e/ou Check In de uma Entidade

Inserir uma Reserva Individual

O acesso a esta opo pode ser efectuado das seguintes formas:

1. Reserva Inserir Reserva Individual

2. Pressionar a tecla F5
3. Pressionar o boto



Ficha de Reserva

Campo Significado

Reserva Tipo

possvel escolher um Prottipo de Reserva, o que contribui para agilizar o
preenchimento dos dados.
Os Prottipos de Reserva encontram-se previamente definidos na opo Arquivos
Parmetros Reservas Tipo.
Exemplos: Lua-de-mel, Clientes Directos, Entidades, etc.
Alm disso, podem ser utilizadas como reservas tipos algumas das reservas j
registradas pressionando o ponto de interrogao que existe no extremo direito
do rectngulo.

Walk-In

So os clientes que chegam ao hotel sem uma reserva e solicitam um alojamento
para ocuparem naquele momento.
Quando se confirma uma reserva do tipo Walk-In, o alojamento passa
automaticamente para o Estado = Ocupada e as pessoas registradas no mesmo j



Campo Significado
se consideram como hspedes do hotel

Day-Use

Esta opo deve ser activada apenas quando se trata de uma reserva de Walk-In.
Refere-se ao caso em que os clientes ocuparo o alojamento mas no dormiro
nele.
O sistema valida as datas de chegada e de sada para serem iguais (Noites = 0).
No pode ter Allotment includo.
Data Data do sistema
Criao Data de criao da Reserva (data do sistema).
Utilizador Utilizador que est a realizar a operao
Chegada Data e hora de chegada dos hspedes ao hotel

Voos

Identificao do Voo de chegada e/ou partida (configurado atravs da opo
Arquivos/Voos)

Noites

Nmero de Noites que os hspedes iro pernoitar no Hotel.
Se, por exemplo, o que conhecido a Data de Entrada, pode-se deixar este
campo com o valor 0. Ser actualizado automaticamente quando se define a data
de Sada.

Sada

Data e Hora da Sada dos hspedes do hotel.
Actualiza-se automaticamente se for preenchido o campo Noites.

Tipo de
Alojamento

Tipo de Alojamento que deve ser atribudo no momento da criao da reserva.
Geralmente so iguais os campos Reservado e Ocupado.
Se, por algum motivo, no momento do Check In no possvel atribuir o tipo de
alojamento reservado, ento modifica-se o campo Ocupado com o tipo que
realmente ser atribudo.
O tipo de alojamento Reservado aquele que ser usado na facturao.

Segmento

Segmento de Mercado a que pertencem os clientes da reserva.
Os Segmentos definem-se na opo Arquivos Segmentos
Exemplo: Turismo, Congressos, Sade, Negcios, etc.

Origem

Via pela qual os clientes chegam ao hotel (Origem de Mercado).
So definidos na opo Arquivos Origens
Exemplo: Directos, Agencias, Overbooking, etc.
Penso Atribuio da modalidade de penso (AP, BB, HB, FB.AI). A modalidade de penso



Campo Significado
pode ser complexa, se no perodo da reserva variar o nmero de pessoas ou o tipo
de Penso.

Ad. Cr. Inf.

Nmero de adultos, crianas e bbs (infant)

Free (Ad, Cr)

Nmero de adultos e crianas free (gratuito) que ocupao o alojamento mas no
ser debitada a diria. importante que estejam referenciados para efectuar o
controle das refeies a serem visualizados em Reservas Planning
Ocupao/Penses.

Beros

Nmero de Beros a reservar para controlo de mesas/refeio de forma a estar
disponivel no planing de Ocupao/Penses

Refeio de
Meia Penso
(Half Board)

A meia penso caracteriza-se pelos servios de Alojamento, Pequeno-almoo e
uma refeio ( Almoo ou Jantar). Se no campo de Penso escolheu-se Meia
Penso, nesta seco deve indicar-se qual das 2 refeies (Almoo ou Jantar) do
dia ser aplicada a Meia Penso. Por defeito, o sistema assume o que est
definido por defeito em Utilitrios Parmetros Subsistema de Facturao,
podendo variar por reserva.

Configurar
Almoo

O servio de Almoo ser lanado no dia de chegada ou no dia de sada. Esta
opo feita considerando sempre que h variao da refeio de Meia penso
em relao ao que est pr-definido. Usa-se quando no campo de Penso
escolhida a opo de Meia Penso, Penso Completa ou Tudo Includo.

Nome

Inserem-se os nomes dos hspedes da reserva, podendo ser inseridos atravs da
Lupa ou digitando directamente o apelido e nome em Nome. Se a reserva
para um cliente que j existe e tem nmero de carto do hotel pode inserir o
nmero directamente em N Carto. Para Visualizar a ficha de Cardex de um
cliente pode fazer um click sobre o cone . Todos os Hspedes tm que estar
associados sua Nacionalidade.

Atenes

Prestaes de servios especiais que esto previamente definidas na opo
Arquivos Atenes.
Exemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, Presidencial, Direco, Lua-de-mel etc.

Requisitos

D a possibilidade de definir at 3 caractersticas ou requisitos que o alojamento
ao ser atribudo deve cumprir. Aqui apenas trabalha com cdigos, no entanto,
para verificar o descritivo de cada um deles pode verificar no cone a frente .
Os requisitos /Caractersticas so definidos em Arquivos Alojamentos
Arquivos.



Campo Significado

Alojamento

Escolhe-se o nmero de alojamento de acordo com o tipo de alojamento
seleccionado no campo de Tipo de Alojamento. Ao aceder a esta opo pode
fazer a seleco utilizando vrios filtros como a Disponibilidade do dia de
Chegada, se est Livre no Momento, Tipo de alojamento, Prximo de outro
alojamento, etc. Para bloquear um alojamento a uma reserva pode usar o
smbolo e para verificar as mudanas de alojamento durante o perodo da
reserva poder faz-lo atravs .

Comentrio

Comentrio que se visualiza no relatrio de Entradas do Dia.
Pressionando o boto pode visualizar informaes mais detalhadas.

Com.
Governanta

Comentrio deixado pela Governanta, que se visualiza no relatrio de controlo da
Governanta, assim como em Housekeeping Governanta Observaes de
Reserva.

Tipo de Reserva

Escolhe-se o tipo de reserva (Entidade, Directo, Proprietrio, Time Share)

Operador

Para reservas de Entidade.
possvel escolher somente um dos operadores especificados na opo Vendas
Entidades Entidades para a Entidade seleccionada.
O operador inclui uma tarifa de preo e pode ter associado um allotment para o
caso dos contratos com as agncias de viagem, estando nestes casos marcada a
opo Includo,caso contrrio, estar marcada como Extra
Quando se escolhe um operador visualiza-se a tarifa que este tem associado
(Diria ou Package), a % de Desconto existente e a incidncia deste (Alojamento,
Alojamento e Pequeno-almoo, etc.)

Ao activar este parmetro, o programa aplica a tarifa que se relacionou no campo
de Operador quando uma reserva de tipo Entidade. Seno, aplica a tarifa
seleccionada no campo de Tarifa.

Allotments

Visualiza-se o nome do Allotment associado ao operador escolhido.

Quando este campo activado ( ) indica que o tipo de alojamento est includo
no Allotment de Contrato de alojamentos da Entidade.

Por defeito o sistema activa este parmetro quando uma reserva de tipo
Entidade. Indica que se esgotou a quantidade de alojamentos quando a Entidade
tem allotment de alojamentos dentro de um contrato.
Contacto Nome da pessoa de contacto da Entidade
Telefone Nmero de telefone do contacto da Entidade
Fax Nmero de fax do contacto da Entidade



Campo Significado

Indica que para esta reserva o seu estado de confirmao est em Lista de Espera
(Waiting List).

Quando se activa este parmetro activado o campo de seleco dos tipos de
confirmao. Estes so configurados na opo Arquivos Parmetros Tipos de
Garantia.

Quando se activa este parmetro activado o campo de seleco do
documento de confirmao da reserva ao cliente.

Selecciona-se se a reserva foi confirmada e dever especificar o meio/tipo de
confirmao.
Carta Pode escolher-se um dos documentos definidos na opo Arquivos Parmetros
Documentos. Normalmente, usado para cartas de confirmao de reservas a
clientes ou empresas e poder ser enviada por e-mail directamente da aplicao.
Depsito Para definir se a reserva tem um depsito de garantia ou no, define-se a data e
valor. Alm disso, permitido imprimir o recibo de pagamento e inserir mais de
um depsito.
Dead Line Define a data at a qual garantida a reserva inserida.
Tarifa O procedimento difere segundo o tipo de reserva:
Entidade: Visualiza-se a tarifa associada ao operador escolhido. No entanto, pode
ser modificada segundo autorizao do utilizador.
Directos: Escolhe-se uma tarifa de preos de balco ou insere-se o valor anual de
diria.
Package O procedimento difere segundo o tipo da reserva:
Entidade: visualiza se o package associado ao operador escolhido.
Directos: escolhe se o package de acordo com as especificaes exigidas
Preos Crianas 1. Standard: Considera o valor definido de criana de uma tarifa.
2. Por Idade: Considera o valor definido de criana de acordo com a sua
idade.
3. Por Ordem: Aplica os preos segundo a ordem definida na tabela de
preos (ex: a segunda criana tem preo diferente ou desconto
adicional)
Diria 1. Permite inserir um valor de Diria.
2. Utiliza-se em casos excepcionais e deve ter o nvel de aprovao
correspondente.
3. O valor que se insere assume que na moeda base ou na moeda suplementar
(no pode ser em moeda estrangeira).
4. A diviso da Diria (penso) em servios efectua-se segundo os valores
especificados na opo Utilitrios Parmetros Subsistema de Facturao
Desconto Clculo do valor do desconto a aplicar diria. Este desconto sempre definido
em percentagem sobre (Alojamento, Alojamento + Pequeno-almoo, Alojamento
+ Refeies, Alojamento + Pequeno-almoo + Refeies, Pequeno-almoo +
Refeies ou ento sobre todos os servios)
Descontar de: Decidir sobre que servio(s) se aplica o desconto que foi calculado (Alojamento,



Campo Significado
Alojamento+Pequeno-almoo, Alojamento + Refeies, Alojamento + Pequeno-
almoo + Refeies, Pequeno-almoo + Refeies ou ento sobre todos os
servios)
Esquema de
Impostos
Esquema de Impostos que ser aplicado nos Servios Extras.
Define-se na opo Arquivos Esquemas de Impostos
Veculos
Estacionamento
Permite registrar o modelo e matricula dos veculos automoveis dos hspedes da
reserva.

Nota: Os campos de preenchimento obrigatrio esto assinalados a Negrito.

Se todos os hspedes escolhem a mesma Penso Alimentcia esta escolhida no campo Penso na ficha de
Reserva. Deve-se igualmente especificar a quantidade de Adultos (Ad), Crianas (Cr.) e bbs (Inf.) que estaro
no alojamento.
Podem-se definir os Adultos, e Crianas que se consideram Gratuitos (Free) na Reserva. Estes hspedes
declarados como Free, podem ser registrados com todos seus dados, mas no afectam o clculo da Diria mas
sim apenas a previso de refeies.

Modalidade de Penso Complexa

Se os hspedes do alojamento tm diferentes Penses ou mudam de tipo de penso durante a estada deve ser
usado o boto , que se encontra no campo da penso para programar as diversas penses ao longo de toda
a estada.



No exemplo anterior o hspede no periodo compreendido entre 10/02/2007 e 13/02/2007 estar em regime de
penso de BB (Bed & Breakfast). J do dia 13/02/2007 a 16/02/2007 em regime de HB (Half Board) tendo sido
defido o jantar como refeio a tomar, e os restantes dias (de 16/02/2007 a 18/02/2007) em regime de FB
(Full Board).
Nome e Nacionalidade dos Hspedes

Premindo o boto deste bloco de dados, possvel definir o Nome, a Nacionalidade, o Tipo de Documento,
Nmero do Documento, se Adulto, Criana ou Bb, Idade e nmero de Registo de cada hspede do
alojamento.
obrigatrio definir um Titular da reserva, sendo portanto necessrio activar o check box Tit.
O campo Status informa se o hspede est em estado Reserva, Check- In ou Check- Out.

Com o boto que aparece a seguir ao campo Nome, possvel conhecer se o hspede que se est a
inserir na reserva, tem ficha de Cardex (histrico de clientes) ou se necessrio cri-la nesse momento se for
necessrio.

Se activado a , medida que se vai inserindo o Apelido e Nome do cliente, vo-se
mostrando, no segundo bloco da janela, os clientes registrados no Cardex com os mesmos dados que se vo
definindo.

Para mais informao consultar Captulo 12: Crdex



Atribuir nmero de Alojamento

A uma reserva pode atribuir-se um nmero de alojamento desde o momento de sua criao.

A procura dos alojamentos disponveis pode ser efectuada considerando uma ou vrias das seguintes condies:

Condio Significado
Requisitos Especiais Alojamentos que cumpram os requisitos que foram
especificados no campo Requisitos da reserva.
Tipo de Alojamento Alojamentos do tipo especificado no campo Tipo de
Alojamento Reservado da reserva.
Por defeito esta condio aparece activa.
Livre no Dia de Chegada Alojamentos que estaro disponveis no dia de chegada dos
clientes ao hotel.
Consideram-se disponveis tambm aqueles que tm Sada
prevista para esse dia.
Livre durante todo o perodo Por defeito esta condio aparece marcada.
Prximo do Alojamento Alojamentos que tm informao no bloco Proximidade da
opo Arquivos Alojamentos Alojamentos
Comunicante Alojamentos que tm comunicao com outros alojamentos.
Tm informao no bloco Proximidade e tm activa a
opo Ligao da opo Arquivos Alojamentos
Alojamentos
Livre no momento Alojamentos que se encontram livres no momento em que se
efectua a procura.
So includos os alojamentos inactivos.
Alojamentos em Multi-Ocupao Alojamentos que tm atribuidos mais de uma reserva dentro
do mesmo perodo de ocupao.



Atribuio de Alojamento

Libertar um alojamento atribudo a uma reserva

1. Para libertar um alojamento atribudo a uma reserva em Status = reserva, o procedimento passa pela
eliminao do nmero que aparece no campo Alojamento da Ficha de Reserva seguido do boto

2. Ao libertar o alojamento, este passa a Livre e Sujo.

Definio da Entidade



Premindo o boto possivel fazer a procura de Entidades por diferentes critrios.

Consultar Tarifas quando se insere as Reservas.

Podemos consultar o tipo de tarifa que se est a aplicar na reserva, acedendo atravs dos icones ,
onde possvel visualizar as vrias tarifas existentes para essa entidade assim como os periodos e a diria,
exemplo:



Definio da Moeda das Contas Correntes e Limites de Crdito

1. A definio da moeda das contas e o limite de crdito efectua-se usando o boto

2. Um alojamento tem 6 contas (M Master, E1 Extra 1,..., E5 Extra 5).

3. Cada conta pode estar definida na Moeda Base ou Suplementar. O valor implcito para todas as contas na
Moeda Base.

4. Uma conta pode ser liquidada somente com as Formas de Recebimentos permitidas para a moeda em que
foram definidas. As formas de Pagamento permitidas para cada moeda so especificadas na opo
Arquivos Formas de Recebimentos

5. Se uma conta j tem movimentos no possvel modificar a moeda.

6. A Moeda Base e Suplementar so definidas na opo Utilitrios Parmetros Subsistema de Facturao
7. Limite de Contas Extras:
Campo Significado
Moeda Escolhe-se a moeda da conta (Base ou Suplementar)
Ilimitado
Se este parmetro activado no se fixa nenhum limite.
Lim. Crdito Se a conta tem limite de crdito aqui especifica-se o valor.
O Ponto de Venda quando efectua uma venda a crdito valida que o
consumo no ultrapasse o valor especificado.



Saldo Quando esta opo activada o valor limite o saldo que tem cada
conta (Master, Extra 1.5)

Definio dos Lanamentos Automticos

1. Os movimentos adicionais a serem lanados automaticamente num alojamento durante o processo do
Fecho do Dia podem ser especificados premindo o boto (Se necessitar de visualizar os
movimentos poder usar o icon que mostra os movimentos por departamento e servio
para a reserva selecionada).

2. possvel definir em que conta (M - Master, E1 - Extra 1, , E5), e a partir de que dia e nmero de dias
podem ser lanados cada movimento adicional.

3. Pode ser aplicada uma % de desconto ao preo do servio.

4. Esta opo utilizada para registar na conta dos hspedes servios como por exemplo: Cofre, Mini bar,
Toalhas de Praia, etc.

5. Podem se fazer lanamentos, tanto na Moeda Base, como noutra moeda das que foram definidas no
sistema.
6. Definir se sepretende os movimentos com Impostos Incluidos ou Dealhados.



Opo: Adicionais
Campo Significado
Tipo Tipo de Conta na qual ser lanado o servio que est a ser especificado.
M Master, E1 Extra 1, E2 Extra 2, , Extra 5
Data Data a partir da qual ser lanado o servio.
O sistema valida que esteja no intervalo de dias da estada dos clientes no
hotel.
Dias Nmero de dias em que se lanar o servio a partir da Data especificada.
O sistema valida que os dias que se especificam se encontram dentro da
estada dos clientes no hotel.
Departamento Seco a que pertence o servio.
Servio Servio a lanar.
Qtd Quantidade de vezes que ser lanado o servio por dia.
Exemplo: Aluguer de 2 toalhas de praia.
Preo do
Servio
Assume-se que o preo ser na moeda da conta na qual ser lanado o
movimento (Base ou Suplementar).
% Desc. Percentagem de desconto que ser aplicado ao preo.
Observaes Observao que se faz a cada movimento adicional.
Total Aqui o sistema mostra o valor total a debitar do lanamento do servio nos
dias especificados.



Estimativa do que ser lanado automaticamente durante a estada

1. Com o boto de inserem-se movimentos adicionais de servios predefinidos pelo
menu de Utilitrios Parmetros Movimentos Adicionais.

2. Assim que se seleccionam os Movimentos Adicionais com o boto so transferidos estes
movimentos ao menu de Movimentos Adicionais.

3. Premindo o boto visualizam-se os movimentos que se lanam automaticamente no
alojamento durante toda a estada dos clientes no hotel e um total geral.

4. So includos os servios que compem a Diria da reserva e os Movimentos Adicionais definidos nessa
opo.



5. Esta opo permite que o especialista de reservas possa rever se a tarifa aplicada e os preos dos
movimentos adicionais esto correctos, para alm da possibilidade de informar ao cliente o valor de sua
estada por estes conceitos.

Na parte inferior esquerda mostra o total de toda a Diria, tanto na Moeda Base como na moeda do contrato.

Em caso de estar em Status = Reserva, aparecer no extremo inferior esquerdo, uma seta azul, que permite
converter o valor total calculado em Depsito Antecipado.

Registrar Avisos

Esta opo permite registar avisos para os dias em que sejam necessrios.

O procedimento o seguinte:

3. Preencher os seguintes dados:

Se est seleccionado o icon ser emitido aviso hora registada.



Mensagens

Permite registar as mensagens para o hspede. O procedimento o seguinte:

1. Opo Recepo- Mensagens ou em alternativa Reservas- Consulta de Reservas- primir o boto

2. Logo que aparea a janela de Mensagens pressionar o boto

3. Preenche-se cada campo com os dados correspondentes, para guardar as mudanas pressionar o boto

Criar uma reserva a partir de uma j existente


2. Pressionar o boto , que se encontra ao lado da Reserva Tipo

3. Mostra-se a janela Consulta de Reservas onde devem ser definidos os critrios de procura conhecidos e
pressionar o boto



4. Seleccionar a reserva de referncia e primir o boto .

Limite

Pode-se limitar o crdito do cliente e exigir que seja feito um pr-pagamento, caso se verifique alguma
situao de incumprimento ou de referncias duvidosas do cliente.



Instrues de Facturao

Nesta opo possvel definir, desde o momento de criao da reserva, quem ser o Titular das facturas de
cada uma das contas do alojamento. Isto quer dizer que, na altura da facturao de uma conta, tanto da conta
Master como de extras, pode existir um titular que seja necessrio a qualquer momento.

Esta opo permite que os hspedes que viajam por uma agncia, possam pagar todos os servios recebidos,
incluindo os lanamentos registados nas suas contas Master. Caso seja esta a operao que se pretenda, deve-
se definir conta Master Master = Facturar Hspede.

Se uma reserva de Entidade, na conta Master inserido por defeito a prpria Entidade e Operador, no
entanto, possvel alterar esta predefinio. Por exemplo, a reserva da Agncia VIAGENS ABREU mas
pretende-se ver facturada a PREF.BX CIDADE. Neste caso, deve ser definido Master = PREF.BX.CIDADE.

A Reserva criada com a entidade VIAGENS ABREU



Se pressionar que aparece ao lado da conta Master repete-se em todas as contas Extras as condies
definidas na Master.
Se pressionar que aparece ao lado da conta Extra 1 repete-se nas restantes contas Extras as condies
definidas na Extra 1.

Instrues de Transferncia

Esta opo permite o redireccionamento de lanamentos, o que quer dizer que quando se
insere um servio na conta que denominamos Origem, este ser lanado automaticamente na conta
Destino que especificado nesta opo.

1. Redireccionamento de todos os lanamentos para outro alojamento ou conta extra. No exemplo, todos os
lanamentos se registam na conta da reserva 5392/2007 que est em Reserva. De igual forma, pode-se ter
uma conta extra.



Redireccionamento de todos os movimentos

2. Redireccionamento de alguns lanamentos a:

Uma sub conta do prprio alojamento.
Outro alojamento ou reserva.
Uma Conta Extra ou Conta No Alojada.
No seguinte exemplo os lanamentos de mini-bar e restaurante da conta Extra 1 e extra 2 so redireccionados
para as reservas 5392/2007 e 6558/2007 respectivamente.

Redireccionamento de alguns lanamentos

utilizada para definir nmeros de cartes, associados reserva. Estes nmeros so
validados desde o Ponto de Venda (NewPOS), sendo lidos atravs de Cdigos de Barra ou Carto de Crdito.
utilizada para deixar Mensagens no Ponto de Venda (NewPOS), estas mensagens
parametrizam-se atravs da opo Arquivos \ Parmetros \ Mensagens para NewPOS. Quando o Ponto de
Venda consulta esta reserva, aparecem todas as mensagens definidas para ele, nas Observaes.

O quadro de previso de Receitas est dividido em duas partes: Diria e Estadia. A DIRIA
mostra o valor de alojamento por dia; ESTADIA mostra o valor total de alojamento do
perodo da estada.



Veculos Estacionamento

Para registar o veculo na reserva, deve aceder ao menu Recepo Registo de Veculos e inserir as
caractersticas de Modelo, Nmero de Matrcula, Marca, e depois na janela de insero de reserva individual ou
de grupo sero adicionados os veculos que pertencem reserva.


Introduzir a matricula, modelo e a marca do veculo para registo interno.

Turnos NewPos (espaos de refeio)
Quando inserimos uma reserva individual podemos associar aos hspedes o horrios de Pequeno-Almoo,
Almoo e Jantar e atribuir um espao (Restaurante). Isto possvel attravs do menu Inserir Reservas, icon



Esta operao s possivel se for seleccionado nos parametros gerais de NewHotel (Utilitrios- Parmetros-
Geral) a opo , definindo-se os espaos para as refeies (nomes de
restaurantes) e respectivos horrios.
Ao definir os espaos para refeio da reserva temos de seleccionar por dia, os restaurantes onde os hspedes
iro tomar as refeies, as hora (j predefinidas para os espaos do Ponto de Venda) e fazer o uso do Software
NewPos nos diversos pontos de venda.
Para os Grupos no possivel definir os espaos para tomar as diversas refeies aquando da insero da
reserva, no entanto, pode-se fazer alterao mltipla mediante a consulta de reservas e definir para o grupo os
espaos das refeies.

Consulta de Reserva e Espaos de Refeies.
Na consulta de reservas podem-se inserir ou alterar os dados para as refeies, bem como mudar o restaurante
por reserva e por modalidade de penso da reserva. Quando se faz alterao a um grupo de reservas, podem-se
atribuir as reservas por tipo de restaurante e o programa distribuir as refeies de acordo com o tipo de
modalidade de penso definida para cada reserva.
Exemplo:

Como possivel visualizar no quadro, estas reservas vo ter as refeies no restaurante Oriente, que pode ser
alterado a partir da consulta de reserva acedendo ao boto



Planning Turnos Pos
Tambm possivel visualizar a capacidade dos restaurantes atravs dos Plannings dos Turnos POS, que feito
atravs do menu Reservas- Planning- Turnos POS.

Atravs deste quadro possivel visualizar o nmero de reservas que tm definidos os restaurantes e o total de
dias. Ao activar a opo , possivel visualizar o nmero de reservas que no tm
registado o restaurante especifico, por dia de reserva.
possivel alterar e especificar a data que se pretende visualizar e ao primir o boto
calculado o total de reservas feitas para os restaurantes em NewPos.

Previso de Receitas

Quando se visualiza uma reserva, possivel igualmente ver na janela a previso de Receitas e se a reserva tem
definida uma moeda suplementar. Tambm possivel visualizar o total dos valores nessa receita, bem como se
as receitas inclum impostos ou no (para a diria ou para o total da estada)



Inserir uma Reserva de Grupo

Pode-se aceder a esta opo atravs dos seguintes caminhos:

1. Reserva Inserir Reserva Reservas Grupos

2. Pressionar o boto F6 ou
3. Pressionar o boto ou

4. Pela Janela de Consultas de Reservas

5. Pelo menu Reservas Inserir Reservas - Grupos

Ficha de uma Reserva de Grupo



Aspectos Gerais de uma Reserva de Grupo

1. Ao confirmar uma Reserva de Grupo criam-se tantas Reservas Individuais quanto o nmero de alojamentos
especificados.

2. O valor do campo Grupo permite dar s reservas que compem o grupo um tratamento geral, o que quer
dizer que se pode definir o Rooming List, Check-In e Check-Out mltiplos, emitir uma Factura Pr-forma,
etc.
No campo Ad. (Adultos) insere-se a quantidade de hspedes de um alojamento. Exemplo: Para um grupo de 6
pessoas em habitaes duplas deve inserir Qtd. = 3 e Ad. = 2 e assim sero geradas 3 reservas com 2 hspedes.
Tambm possvel fazer uma seleco com o boto que est ao lado de Tipo de Alojamento.

3. Para efectuar uma separao de Penses aceda ao Tema: Inserir Reserva Individual Modalidade de
Penso Complexa deste mesmo captulo. Recorde que esta separao ser reflectida em todas as reservas
que sero geradas.

4. possvel que um Grupo tenha diferentes tipos de alojamentos, exemplo: 5 Standard e 2 Suites e,
inclusivamente com diferentes ocupaes.

5. Se alguma reserva do grupo difere das restantes reservas, necessrio aceder a ela e fazer as
modificaes necessrias. As situaes mais comuns so: Quarto Single ou Triplo, Modalidade de Penso,
etc. Aceda ao tema: Consulta de Reservas deste mesmo captulo.

Campo

Significado
Tipo de Grupo Escolhe-se o Tipo de Grupo para o qual est a ser feita a reserva.
Os Tipos de Grupos so definidos em Arquivos Parmetros Tipos de Grupos
Grupo Critrio que permite agrupar as reservas que se geram mediante esta opo.
O sistema contempla a possibilidade de gerar automaticamente um nome de Grupo.
Para isso, e depois de especificar a Entidade da reserva, deve pressionar o boto
que se encontra ao lado do campo Grupo
A estrutura do nome que se gera a seguinte: Nome da Entidade + Consecutivo por dia
+ Dia Ms.
Exemplo: COSMO TRAVEL01 2007
Tipo e Quantidade Reservado: Tipo de Alojamento.
Qtd: nmero de alojamentos do tipo especificado.
Ad., Cr. e Inf.: nmero de Adultos, Crianas e bbs de um alojamento.
Se a Reserva de Grupo tem alojamentos de diferentes tipos, estes so definidos
premindo o boto .



O significado dos restantes campos coincide com a explicao da opo Inserir Reserva Individual deste mesmo
captulo.

Definio de Tipos de Alojamento e Ocupao

Desde a prpria criao de um Grupo este pode ter diferentes tipos de alojamento e ocupao.

1. Se todos os alojamentos do grupo tiverem o mesmo tipo de alojamento e ocupao esta informao define-
se no bloco que se mostra a seguir.

Exemplo: 2 alojamentos do tipo TVC com ocupao Dupla + 1 criana

2. Se o grupo composto por diferentes tipos de alojamento e ocupao, o bloco anterior permanece vazio e
prime-se o boto .

Importar Reservas

Podem-se importar reservas do NewHotel de outras centrais de Reserva como. Para isso, h que configurar
vrias funes:



Configurao do Interface

O Interface totalmente configurvel e inicia-se com os valores definidos por default para a entidade:
-Toma-se como Cdigo de Central o consecutivo disposto no voucher, internamente o Cdigo nico
assume este valor e do voucher.
-O boto de Ajuda permite carregar ficheiros assinalando os erros para poder validar se o interface est
correctamente configurado.
-Podem existir configuraes distintas para cada entidade, mas indispensvel uma configurao Geral do
Hotel que a que deve ser usada na importao do ficheiro das reservas das vrias entidades.
-Devem ser preenchidos os dados de tradues onde so traduzidos os cdigos da penso, tipos de
alojamento e entidades do ficheiro de dados do NewHotel.



Processamento dos Ficheiros
- Ao processar os ficheiros pode definir-se se pretende eliminar ou alterar a extenso (.old) (se as
autorizaes do utilizador do windows o permitir)
- Pode-se obter um ficheiro LOG com o mesmo nome e extenso LOG no mesmo directrio que indica o que se
sucede com cada linha do ficheiro.
- A introduo pode ser Visual (mostrando a janela de inserir reservas com os dados obtidos do ficheiro) ou
No Visual (o operador que se selecciona o primeiro da entidade)
- A anulao/ cancelamento pode ser Visual (janela de Cancelamento de Reservas) ou No Visual usando o
motivo de cancelamento definido na configurao.
- As operaes de cancelamento e anulao s se executam se a reserva encontrada nica (Cdigo de
Central + Voucher) na Base de Dados.

Consulta de Reservas

A Consulta de Reservas foi redesenhada para esta nova verso, para que desde uma s janela possam ser
efectuadas as operaes de uso frequente na recepo, tais como:

1. Consulta e/ou Modificao dos dados da Reserva
2. Inserir uma Reserva Individual
3. Inserir uma Reserva de Grupo
4. Transferir Reservas
5. Aceitar Reservas
6. Cancelar uma ou vrias Reservas
7. Cancelamento da anulao de uma reserva
8. Check-In de Alojamentos e de Hspedes
9. Check -Out de Alojamentos e de Hspedes
10. Registo de Hspedes
11. Cancelar Check-In
12. Cancelar Check-Out
13. Fecho da Conta Corrente
14. Reabrir Conta Corrente
15. Abrir Conta Corrente
16. Facturar, Facturao Mltipla
17. Pr factura
18. Passar a No Show
19. Cancelar o No Show
20. Extractos de Contas
21. Emisso de Key Pass
22. Transferir contas



23. Aplicar macro operaes a uma reserva ou grupo delas
24. Passar Reserva a Overbooking
25. Extractos
26. Mensagens
27. Avisos
28. Aplicar Macros
29. Gravar Ficheiro
30. Key-Pass
31. Cartas de Confirmao
32. Copiar Imagens
33. Copiar Reservas

O acesso a esta opo pode ser efectuada das seguintes formas:

1. Reserva Consulta de Reservas


Mostra todas as reservas dentro de um intervalo de ocupao onde a data inicial e a data final a
data de trabalho do sistema.

Mostra todas as reservas em estado Check-In que tm sada igual data de trabalho.

Mostra todas as reservas em estado de reserva que tm entrada igual data de trabalho.

Limpa todos os parmetros de entrada da seleco actual para efectuar uma nova pesquisa.



As colunas da janela de consulta so configurveis pelo utilizador. Para isto ser necessrio posicionar o cursor
sobre o extremo superior esquerdo onde se mostram os dados e fazer um click. Depois aparecer o quadro que
se segue para que ajuste as colunas a seu gosto e por ltimo pressione o boto para confirmar as
mudanas ou, em caso contrrio, prima

Na continuao, aparece este formato onde possivel ajustar as colunas sua convenincia,

O boto de Ordenar mostra os seguintes critrios de ordenao que se podem configurar
previamente antes de realizar uma consulta:
As setas permitem
alternar entre os vrios
blocos de botes.
Esta
seta



Para activar um ou vrios critrios s se deve marcar o item desejado na janela esquerda de Critrios
Disponveis e depois pressionar o boto e passar janela de Critrios Utilizados os itens seleccionados.
Para no utilizar algum critrio, selecciona-se esse critrio em Critrios Utilizados e prime-se o boto
ficando esse critrio desactivado.

Consulta de Reservas Aspectos Gerais

Pesquisa de uma reserva.

1. Especificar a(s) caracterstica(s) que conhecemos da reserva que queremos analisar e pressionar o boto

Significado dos critrios de busca de uma reserva
Critrio Significado
Reserva Nmero da Reserva
O formato um Consecutivo / Ano. Exemplo 2456/2007
Estado Estado da Reserva
Os possveis valores so: Reserva, Check-In, No-Show, Cancelada e
Check-Out.
Tipo Escolhe-se o Tipo de Reserva que pode ser: Directa, Entidade,
Proprietrio, Time Share.
Ao lado da Combo-Box com os Tipos de Reserva existe outra opo
onde se escolhe o Tipo de Tabela que pode ser: Standard, House
Use e Complementary. Por defeito proposto Standard
Tipo de Tabela Os possveis valores so: Standard, House Use, Complementary.



Nacionalidade Nacionalidades dos hspedes. So definidas em Arquivos
Nacionalidades.
Atenes So as atenes feitas aos hspedes. So definidas em Arquivos
Parmetros Tipos de Atenes.
Entrada Data de Chegada dos hspedes ao hotel.
possvel analisar as reservas com chegada Igual a, Inferior a,
Superior a ou Entre (neste ltimo caso preenche-se o campo At)
Tarifa Aparece o cdigo e o nome da tarifa. So criadas em Vendas Preos
Dirias.
Package Aparece o cdigo e o nome do package. So criadas em Vendas
Preos Packages.
Allotment Aparece o cdigo e o nome do Allotment de alojamentos que pertence
a um contrato de uma Agncia.
Sada Idntico Chegada, apenas refere-se Data de Sada do hotel.
Penso Cdigo da Modalidade de Penso
Grupo Cdigo que indica o nmero de grupo o qual contm ou agrupa vrias
reservas. Este cdigo diferente ao cdigo de uma reserva.
Nome do Grupo Nome do grupo atribudo pelo sistema ou pelo utilizador.

Permite conhecer as reservas que ocuparo o hotel no perodo que se
define, independentemente das datas de Chegada e Sada.
Exemplo: Se deseja visualizar as reservas que estiveram no hotel no
dia 09/03/2007, neste caso define-se 09/03/2007 10/03/2007 (em
At define-se um dia mais).
Entidade O primeiro campo corresponde ao cdigo da Entidade, em seguida o
nome, o campo seguinte Operador indica o nome da tarifa.

Quando se faz um Check-In a uma ou vrias reservas declara-se que a
Conta est aberta.

Reservas que se encontram em estado de OverBooking, o quer dizer
que quando o hotel se encontra sobre vendido desviam-se as
reservas para outros hotis.

Este parmetro activa-se por defeito ao entrar no menu de Consultas
o qual permite que todas as procuras que sejam efectuadas no
tenham em conta as reservas que se encontram em estado de
Canceladas.

Ao activar este parmetro permite que todas as procuras de reservas
que sejam efectuadas no tenham em conta as reservas que se
encontram em estado de No Show.

Este parmetro quando activado agrega a coluna de Master e
Extras, e mostra os valores segundo o critrio seleccionado de cada
uma (Saldos, Receitas, Receitas Facturado e Receitas no facturado
so as opes disponveis)

Quando este parmetro activado, ao digitar o Nome ou Apelido nos
respectivos campos, a aplicao automaticamente mostra a consulta
segundo a combinao de caracteres digitados nesses campos.



N Aloj. Nmero de Alojamento
Nome Nome do Titular da Reserva
Apelido Apelidos do Titular da Reserva
N Carto Nmero do Carto
Grupo Nome do Grupo
Entidade Entidade da Reserva.
Ao pressionar o boto possvel a procura de uma Entidade por
diferentes critrios.
Voucher Permite fazer uma pesquisa perante um determinado nmero de
voucher que seja atribudo a uma ou mais reservas. Este nmero
permite atribuir condies especiais a essas reservas que esto
identificadas com um nmero vlido para o Hotel. O nmero de
voucher pode ser nico por reserva, ou no, consoante o que for
previamente definido na parametrizao da base de dados.

Consulta de Reservas Filtro-1

Pesquisa de uma reserva Criterios Filtro-1
Esta opo inclui a possibilidade de consultar as reservas cujos hspedes apresentem situaes especiais.

Data de criao de Reserva, Tipo de Alojamento, Tipo de Alojamento Ocupado.
Reserva em: pre-pagamento, depsitos antecipados, facuradas, facturas antecipadas, facturas pro-
forma, facturas directo.
Walk-In, Day Use, Waiting List, com alojamento, em pr check-in, com determinado esquema de
impostos.
Data de Dead Line, Reserva em Multi-Ocupao, vo de chegada, vo de partida



Utilizadores que fazem: criao da reserva, Check-in, Check-out, Fecho da Conta, Facturao,
Cancelamentos
Pendentes de Check-In: refere-se s reservas onde o nmero de pessoas definidos nos campos Ad. Cr. Inf.
superior ao nmero de nomes registrados em Estado= Check-In, o que quer dizer que ser atribudo alojamento
a mais pessoas do que as registradas.
Exemplo: Ad. = 2 e em Check-In est apenas registrado MARIA GONZALEZ
Ateno que o sistema debita os valores das dirias de acordo com os campos definidos em Ad, Cr e Inf.
Pendentes de Check-Out: Neste caso consideram-se as reservas onde o nmero de pessoas definidas nos
campos Ad., Cr. Inf inferior ao nmero de nomes registrados em Estado = Check-In, o que quer dizer que se
geram os valores da diria pelo nmero de pessoas registadas.
Exemplos: Ad. = 1 e em Check-In est registado TERESA ESTRADA e MIGUEL ANTONIO.
Esta opo til para distribuir as reservas quando ocorre uma sada antecipada de algum hspede do
alojamento, e na modalidade de penso completa reduz-se a partir de data definida o nmero de adultos,
crianas ou bbs. No entanto, indispensvel fazer o check-out ao nome da pessoas que saiu do hotel.
Pendentes de Registar: neste caso mostra as reservas em estado Check-In que tem hspedes pendentes para
registar. So os caso de reservas em que foram realizados o Check-In mas que faltam hspedes pendentes de
registar.
Utilizadores: aqui podemos encontrar vrios critrios que so utilizados para procurar reservas de acordo com
quem as criou, ou quem fez (check-in, check-out, facturadas ou anuladas).


Pesquisa de uma reserva Criterios Filtro-2
Constitum outros critrios de busca.



Movimentos adicionais, servios, observaes
Reservas com Requisitos Especiais
Reservas por Segmento de Mercado e Origem de Mercado
Reservas por tipo de contrato: Incluido, Extra, Todos.
Reservas por Tipo de cancelamento
Reservas com sadas imprevistas, prelongamento da estada.
Refeies Meia Penso: Almoo, Jantar, Todos.
Tipo de Clientes, Esquema de Impostos.
Mensagens e Avisos, Confirmao e Carta de Confirmao.
Registo por Data e Contacto.

Pesquisa de uma reserva Criterios Filtro-3.

Neste filtro possivel pesquisar, em caso de ter a NewCentral instalada, por cdigos da Central.
Outros Critrios so:
Sexo
Erros do Night Auditor e motivos
Em caso de ter instalado no Hotel o software NewPlan, NewSpa, procura as reservas para estes
programas



Movimentos em Conta Corrente por Departamentos e/ ou servios
Ultima alterao feita na reserva por data.

Consulta de Reservas OverBooking.

Pesquisa de uma reserva Criterios OverBooking.

Reservas em OverBooking.
Varios Criterios para a pesquisa de Reservas em OverBooking.
Por Tipo, Interna, Externa, Todos.
Por Periodos, por Entidade, Recibidas, etc.

Cancelar uma Reserva
1. Entrar na opo Consulta de Reservas premindo o boto
3. Escolher o motivo do cancelamento, o qual deve estar previamente definido na opo Arquivos
Parmetros Tipos de Cancelamentos



Cancelamento Mltiplo de Reservas

O procedimento , em princpio, o mesmo que foi explicado para os cancelamentos individuais. No entanto,
nesta opo permitido cancelar um grupo de reservas em simultneo, poupando tempo na realizao de cada
uma de forma individual. Os motivos do cancelamento sero os mesmos para todas as que se cancelem
mediante esta opo. Para seleccionar as mesmas utilizam-se os botes Ctrl ou Shift, de maneira similar ao que
usado no Explorador do Windows.

Nota: As reservas que so canceladas so registadas no sistema. Ver capitulo : Consultar Acessos (Logs)

Alterao Mltipla de Reservas

O princpio desta opo similar ao explicada no ponto anterior, sendo que a sua
utilizao permite a alterao de dados mltiplos em vrias reservas em simultneo.



Para a Janela Gerais

Na janela Gerais h uma srie de dados que podem ser alterados de forma mltipla para um grupo de reservas
ou para uma reserva de grupo. Permite de uma forma cmoda alterar algum dado comum para as vrias
reservas, como por exemplo a Entidade, a data de entrada/ sada, nacionalidade, etc.

Para a Janela Lmites/Observaes/Refeies

Pode-se alterar a um grupo de reservas as formas de pagamento, se se pretende pre-pagamento ou definir
limites de crdito. Tambm possivel alterar a hora de almoo ( se chegada ou partida).



Para a janela MP Complexa

Para alterar este tipo de modalidade de penso complexa, definimos as datas e o tipo de penso para um grupo
de reservas.

Para a janela Confirmao

Aqui podermos alterar o tipo de confirmao de reservas de grupo como tambm podemos definir se esto em
lista de espera.
Existem vrios tipos de confirmao que definem-se de acordo com as necessidaes e que podem ser, de
imediato, usadas para alterar reservas de forma mltipla.



Para a janelas Instrues de Facturao

Podemos alterar como se vo processar os dbitos, sendo possivel fazer por contas e por entidades.

Para a janela Instrues de Transferncias

Seleccionando um grupo de reservas possivel fazer a tranferncia de movimentos de uma reserva ou grupo de
reservas para outra reserva.

Para a janela Turnos NewPos
Podem-se definir para um grupo de reservas selecionadas em que restaurantes vo ser tomados os Pequenos
Almoos, Almoo e Jantar. Aqui possivel modificar por reserva ou por grupo (ver Turnos NewPos- Espaos de
Refeies).



Inserir Depsitos Anticipados.

O acesso a esta opo feito atravs do menu Reservas- Depsitos Antecipados
Em alguns hotis a confirmao das reservas, nomeadamente de clientes Directos, est condicionada
existncia de um Depsito Antecipado ou de Garantia. Isto quer dizer que, se o hotel tem estas exigncias,
esta opo d a possibilidade de registar estes pagamentos que podem ser em qualquer das formas de
pagamento definidas no sistema.

A introduo de um Depsito Antecipado reflecte-se na ficha da Reserva e pode ser consultada na conta desta.



O procedimento consiste em seleccionar a Reserva, que pode ser feita atravs da opo Consulta de Reservas
que se activa premindo o boto

Os restantes passos so: escolher o Departamento, Forma de Pagamento, a Data e o valor do Depsito.

Esta opo utilizada quando o depsito antecipado registado na reserva e utiliza-se para cobrar esse
depsito. Em ambos os mtodos h a necessidade de invocar esta opo, ou para introduzir o depsito e sua
forma de pagamento, ou para cobrar o depsito introduzido na opo de inserir reserva.

Tanto nesta janela como na da reserva quando so visualizadas, o check box de Pago aparecer marcado
quando o mesmo j foi cobrado. Pago.

Se pretender emitir uma factura referente a este depsito antecipado ento deve marcar a opo Gerar
movimentos para facturar.

Exportar um ficheiro
Esta opo possibilita a exportao para um ficheiro de formato txt as reservas
seleccionadas, permitindo o tratamento das mesmas por outros produtos, como o caso do programa de
identificao de cartes de crdito.

Cartas de Confirmao de Reservas
Permite a impresso das cartas de confirmao que podem ser enviadas aos clientes depois
de inserir as reservas. As mesmas servem como documentos da confirmao e aceitao das reservas (menu
Reservas- Cartas de Confirmao)



Os tipos de documentos que existem em vrios idiomas no NewHotel so os seguintes:
Clientes individuais
Grupos
Carta e-mail

O Check Box , permite adicionar ao formato da carta, todos os dados, e
valores referentes tarifa da reserva. No caso de no ser seleccionada esta opo, aparecem os dados gerais
da reserva.
No NewHotel, existem vrios formatos standards que o utilizador pode ir variando, e criando novos, segundo
sua convenincia. (Confirmao Individual.dot, Confirmao Personalizada.dot)

Este boto permite-nos enviar via E-mail, a carta de confirmao.
Pode-se aceder a esta opo pelo menu de Reservas Cartas de Confirmao

Transferir e Aceitar Reservas (Somente para a modalidade Complexo)

Mediante estes dois botes pode-se enviar e aceitar reservas de um hotel para
outro hotel quando se trabalha na modalidade de complexo. Ao utilizar a opo
de transferir reserva apresentada a seguinte janela para escolher as reservas
que se desejam transferir, utilizando as mesmas teclas de Windows para marcar
as linhas. Tambm pode aceder a estas opes pelo menu de Reservas
Transferir Reservas e Reservas Aceitar Reservas.



Aplicar Macros para os pagamentos

Esta opo utilizada, uma vez definidos os dbitos que se desejam realizar, para efectuar
os mesmos s reservas seleccionadas. Por exemplo, definido um servio de cofre onde fazemos o dbito
vez. Com esta opo, fazemos esta mesma operao de uma s vez em vez de dois passos como era efectuado
anteriormente.

Imagens Adicionais
Aqui podem-se ir buscar as imagens do cliente ou qualquer outro dado adicional, assim como
colocar uma imagem j existente.

Reenviar NewCentral

En caso de ter Instalado NewCentral cmn este boto podem-se enviar os dados das
Reservas para NewCentral.



Impresso de Reservas

Ao pressionar o boto de imprimir, acede-se seguinte janela, de forma a que o
utilizador possa seleccionar a informao que pretende ver imprimida.



Extractos

Permite obter diferentes formatos de extractos e previses de contas, e acede seguinte
janela



Captulo 5: Check- In

Pode-se aceder a esta opo pelos seguintes caminhos:

1. Recepo Check-In


4. Desde o menu de consulta de reservas, premindo o boto da fecla Verde que se encontra na parte
superior direita:



Procedimentos para efectuar o Check-In

1. Seleccionar na janela a reserva a qual queremos fazer o Check In.

1.1. Especifique os dados que conhece da reserva e prima o boto

1.2. Se no especifica nenhuma condio o resultado da procura todas as reservas com Entrada = Hoje
pendentes de Check-In.

1.3. A reserva deve ter um alojamento atribudo. Para atribuir um alojamento pressione o boto

Aceda ao Captulo 2: Reservas Inserir uma Reserva Individual Atribuir um Nmero de Alojamento.

2. Pressionar o boto onde possivel visualizar a seguinte janela com dados gerais da reserva.

3. Prima o boto

4. Na janela que aparece a seguir deve especificar o Apelido, Nome, Nacionalidade, Tipo e Nmero de
Documento dos hspedes da reserva, e alm disso necessrio definir quem o Titular da Conta.



4.1. O sistema assume que se far o Check-In a todas as pessoas definidas na reserva pelo que aparece sempre
activo o check box Check-In. Se algum vai entrar mais tarde ou num dia diferente desactiva-se este
check box.

4.2. No exemplo anterior ser feito o Check In a um pax.


Tratamento dos No Show

Possibilita o cancelamento da reserva pelo conceito de No Show. Este executado premindo o boto
.



Campo Significado
Data Criao Data de quando se criou a reserva
Data No Show Data de quando a reserva passa a este estado
Utilizador Mostra o utilizador que criou a reserva e quem a est a passar a No
Show
Garantido por Se desejamos que a reserva esteja disponvel para realizar o
Check-In In nos prximos dias deve especificar um valor maior que
um, que significa que passar a pendente de Check-In nos dias
seguintes. Isto til quando conhecemos que a reserva por algum
motivo entrar no dia seguinte e desejamos que esteja disponvel
para esse dia.
Fim de Garantia Data at quando estar este No Show disponvel para realizar o
Check-In.
Facturar Activa-se esta opo ou no, se o No Show tem de ser facturado ou
no
Datar Conta Corrente Se data a conta da reserva, se existem valores a favor do hspede,
no se pode fazer o No Show at que o valor de Saldo Total seja
zero (0).

Caso se deseje cancelar o No Show, basta usar o seguinte boto

Anulao de Check-In

2. Definir os critrios de procura Estado = Check- In, N Aloj e Entrada = Hoje

4. Seleccionar a reserva
5. Pressionar o boto para passar ao segundo bloco de botes
6. Pressionar o boto que apenas estar activa se a reserva seleccionada corresponde
a um Check-In de hoje.

7. Ao confirmar o cancelamento do Check- In o sistema valida se a conta tem saldos pendentes



8. Se se confirma o cancelamento de Check-In, a reserva passa a Estado = Reserva

Check-Iin Mltiplo

Permite a realizao de um Check-In ou Check-Out mltiplo de reservas. Ao seleccionar esta opo mostra-se a
seguinte janela de trabalho:

Os restantes botes so tratados de igual forma e, inclusiv, possivel consultar uma reserva em particular
acedendo ao boto Reserva.

Nota: S possivel cancelar um Check-In com data de entrada = Hoje.
A reserva passa ao Estado = Reserva e se tinha um alojamento atribudo, este passa a estar livre

Check-In de Hspedes
Uma reserva pode estar confirmada por vrios hspedes mas, no momento da operao de check-in, pode
ocorrer que um dos elementos da reserva no tenha chegado.



Com o boto de check-in de hspedes pode-se efectuar o check-in aos hspedes que faltam
na reserva no caso destes cheguarem ao hotel depois de se ter efectuado o check-in da reserva. Para realizar
esta operao deve-se seleccionar o hspede que se encontra em estado de reserva e depois activar o check-box
que est na parte superior direita e pressionar o boto de alterar; para finalizar toda a operao, deve
pressionar o boto Aceitar.

Registo de Hspede
O boto permite introduzir hspedes reserva. O procedimento consiste em entrar no
menu de consultas e seleccionar a reserva e depois pressionar o boto de registo de hspedes. A seguir
aparecer a janela de Hspedes onde se inserem as pessoas em cada campo. Para guardar as alteraes basta
pressionar em Aceitar.
O estado do hspede que se adiciona fica em estado de Reserva



Key Pass

Permite imprimir a ficha de Registo do Titular (Key Pass) do hspede, onde se mostram seus dados pessoais,
por exemplo:



Captulo 6: Overbooking

Como norma o hotel sobre vende-se para tratar de garantir uma percentagem de ocupao aceitvel,
partindo da certeza de que quase sempre existem clientes No Show ou que cancelam reservas. Isto um risco
que o hotel corre e para o qual deve estar preparado.

conhecido como Overbooking a situao em que o hotel est sobre vendido e o processo relacionado com o
desvio para outros hotis dos clientes aos quais no possvel atribuir um alojamento.

Passar uma Reserva a Overbooking
2. Selecciona-se a reserva a desviar e prime-se o boto

3. possvel especificar o Hotel e o Alojamento destino.

4. Se for necessrio que a reserva desviada seja debitada diariamente deve ser seleccionada a opo Inserir
Movimentos



Externo o nome da Entidade para onde transferida a reserva.
Alojamento Nmero do alojamento que tinha em estado de Reserva
Inserir Movimentos Permite inserir movimentos na Conta Corrente da
reserva sem estar no Hotel.

Nota: As reservas em Overbooking tm Situao = Check-In

Check-In a clientes desviados por Overbooking

1. Aceder opo Consulta de Reservas premindo o boto

2. Para poder seleccionar a reserva que foi desviada e retornar os clientes ao hotel devem definir-se
os seguintes critrios de procura:



Estado:

4. Selecciona a reserva que est em Overbooking e prima o boto
5. Seleccionando o boto atribumos o alojamento reserva.

6. Selecciona-se o alojamento de acordo com a disponibilidade na data de entrada.



7. Agora so executados os passos de confirmao dos hspedes como numa reserva individual.

Formas para conhecer os alojamentos/ clientes em Overbooking

1. Relatrios Hspedes Overbooking: Obtm-se a lista de Hspedes (Overbooking).

2. Consulta de Reservas.

Prima o boto da Barra de Ferramentas

Definir os critrios de procura

Estado:

Pressionar o boto



Captulo 7: Plannings


O formato do Planning de Alojamentos pretende que desde esta janela seja possvel efectuar todas as
operaes bsicas da recepo de um hotel: Check-In, Check-Out, Consultar e/ou modificar os dados de uma
reserva, Consultar a Conta Corrente do Alojamento, emitir Facturas e/ou Facturas Antecipadas, Anular uma
reserva, passar uma reserva a No Show, alterar a entidade, etc.

Para aceder a esta opo o utilizador pode ir por um dos seguintes caminhos:

1. Reservas Plannings Alojamentos




Aspectos Gerais do Planning de Alojamentos

1. As linhas correspondem aos Alojamentos (Nmero e tipo) e as colunas correspondem aos Dias (nesta coluna
possvel inserir avisos e observaes distinguidas por cores. Para inserir observaes basta clicar do lado
direito em cima da fila dos dias)

2. Cada reserva ocupar no Planning o espao correspondente aos dias da estadia dos hspedes no hotel
(Entrada e Sada -1).
3. Aqu definem-se as cores que se pretendem visualizar no Planning
4. Configurao
5. Definir alojamentos e Datas para visualizar no Planning de forma mais personalizada
6. Fazer zoom do Planning.
7. Mostram-se vrios dias na janela, inicialmente a linha a vermelho indica a data de trabalho do NewHotel
(10 de Fevereiro de 2007) e visualiza-se as datas desde 31 de Janeiro 2007 a 06 de Abril de 2007.
8. Os botes permitem alterar as datas e altera o alojamento do hotel.
9. O Planning est composto em dois blocos divididos por uma linha cinza.
Bloco superior: reservas que tm atribuidos nmero de alojamento
Bloco inferior: reservas que no tm alojamento atribudo
10. Em ambos os blocos existe o boto que permite actualizar a informao da janela
11. Ao posicionar o rato em cima da reserva podemos obter a seguinte informao:
O cursor pode apresentar trs valores



Cursor Significado

Reservas com Entrada> = Hoje que podem mudar de alojamento com esta
opo.

Reservas com Entrada <Hoje que no podem mudar de alojamento por esta
opo.

Alojamentos inactivos.

12. Primindo o lado direito do rato possivel aceder a um conjunto de operaes de acordo com o estado
actual da reserva.
Se clicar do lado direito em espaos sem reserva, possivel inserir reserva individual ou de grupo, passar um
alojamento para inactivo. Se der duplo click num alojamento inactivo possivel visualizar o seu estado e
alterar os periodos de inactividade.

6.3. Na linha cinzenta que divide o bloco superior do bloco inferior aparecem dados como: data de
entrada, nmero da reserva, nome do titular, tipo de alojamento, nmero de quarto, data de
chegada e ltimo dia de estada dos hspedes no alojamento (data de sada- 1)

Clic do lado direito, numa reserva
Click do lado direito, num espao sem reserva



Atribuir alterao de alojamento mediante o uso do Planning
A mudana de alojamento nesta opo possvel se os clientes da reserva ainda no pernoitaram no hotel,
que o mesmo que dizer que tm Entrada> = Hoje. Se ao seleccionar uma reserva o cursor adopta a forma
possvel fazer a mudana de alojamento por esta via.

A atribuio de alojamentos consiste em arrastar (drag and drop) uma reserva do bloco inferior para a linha
correspondente ao alojamento que queremos atribuir no bloco superior.

Existem duas condies que devem ser cumpridas pelo alojamento destino para que seja possvel tanto a
mudana como a atribuio de um alojamento atravs desta opo: que seja do mesmo tipo do alojamento
origem (tipo de alojamento da reserva) e que se encontre livre em todos os dias da estada dos hspedes da
reserva.

O procedimento consiste em posicionar o rato sobre a reserva e arrast-la at ao alojamento destino. Foi
activada uma opo para mostrar uma janela no bloco de botes da janela onde medida que estamos a
arrastar a reserva, mostram-se as Datas de Entrada e Sada e os N dos Alojamentos Origem e Destino.

Alojamentos que cumprem determinados requisitos

Esta opo uma ferramenta til para a atribuio de alojamentos para as entradas do dia, j que contempla
uma listagem de Alojamentos Disponveis (Livres, Activas e no Pr-Associadas), o que elimina o risco de
atribuir o mesmo alojamento a mais de uma reserva.
Procedimentos

2. As possibilidades de filtragem aparecem na seguinte janela:



Para obter os alojamentos disponveis numa data especfica necessrio activar a opo
e preencher nos campos de datas o mesmo valor, por exemplo: Entre 10/02/07 e
10/03/07

O bloco Seleco de Datas refere-se forma como aparecem os dias (colunas) na janela, no um critrio
para filtrar os alojamentos.

Actualizar a Informao
Premindo o boto reconstri-se o planning a partir da informao mais actualizada.

Existe um boto deste tipo para o bloco superior (reservas com alojamentos) e outro para o bloco inferior
(reservas sem alojamentos).

Configurao das cores do Planning
1. Deve pressionar o boto

2. Na janela que aparece a seguir mostram-se os elementos que podem ter uma cor predefinida



O boto serve para configurar o tempo (minutos e segundos) em que o Planning deve ser
actualizado automaticamente para que, no momento em que um utilizador aceda a esta ferramenta, aparea
sempre a informao actualizada.

Cores dos alojamento inactivos e das reservas

Para aceder esta opo utilize o caminho Utilitrios Parmetros Subsistema Alojamentos



No bloco Planning de Alojamentos (Cor) so definidas as cores que tero as reservas de acordo com o seu tipo:
Directos, Proprietrios, Time Share, e Entidades, assim como os alojamentos inactivos (fora de ordem).

No caso das reservas de Entidades configura-se o valor standard (por defeito), j que cada uma pode ter uma
cor em particular.

A cor de cada Entidade (Agncias e Empresas) pode ser definida na opo Vendas Entidades Entidades

Planning de Alojamentos Disponveis

O acesso a esta opo faz-se atravs de um dos seguintes caminhos:

1. Reservas Plannings Alojamentos Disponveis
2. Primir o boto



Aspectos Gerais do Planning de Disponibilidade de Alojamentos

1. Nas linhas aparecem os Tipos de Alojamentos existentes. A ltima linha corresponde ao Total de
Alojamentos do hotel (no exemplo 207 quartos no total).

2. Mostram-se 9 dias na janela.

3. Cada quadro por tipo de Alojamento tem a seguinte informao:

4. Na Linha 1 a primeira coluna mostra em verde os alojamentos livres. A segunda coluna mostra a
vermelho os alojamentos reservados mais os alojamentos ocupados e a terceira coluna mostra a verde os
alojamentos em OverBooking. Na Linha 2 na primeira coluna a vermelho esto os alojamentos em Multi
Ocupao, a castanho na segunda coluna esto as reservas em Multi Ocupao e na terceira coluna a azul
esto os alojamentos em No Show.

5. As colunas dos fins-de-semana so da cor verde-marinho.

Col-1 Col-2 Col-3
Linha - 1

Linha - 2



6. Os botes permitem a deslocao no tempo sem restries.

7. Se na coluna de alojamentos livres aparece um nmero negativo quer dizer que existe overbooking.
Exemplo: - 2 implica que existe um overbooking de 2 alojamentos.

8. Inclui os alojamentos que esto confirmados, o que quer dizer que ao visualizar
uma reserva o campo de Confirmada est assim: .

9. Exclui os alojamentos que se encontram em Espera, o que quer dizer que ao
visualizar uma reserva o campo de Waiting List estar desta forma:

10. Inclui os alojamentos que so do tipo Day Use, ou seja, ao consultar uma reserva esta
encontra-se com este estado

Planning Previso de Disponibilidades de alojamentos

Pode-se aceder a esta opo atravs de um dos seguintes caminhos:

1. Reservas Plannings Disponibilidade de Alojamentos



Aspectos Gerais do Planning de Disponibilidade de Alojamentos

1. Nas linhas aparece a seguinte informao:

a) Linha 1
Reservas confirmadas
Reservas no confirmadas
Alojamentos livre

b) Linha 2

Allotments por satisfazer; uma Agncia tem um nmero de alojamentos contratados e
garantidos, Allotments por Satisfazer a quantidade de alojamentos que ainda no
foram satisfeitos.
Garantia Por Satisfazer; uma Agncia tem uma quantidade de alojamentos contratada e
garantida, Garantia por satisfazer a quantidade de alojamentos que ainda no foi
satisfeita.
Previsto de Disponibilidades

c) Linha 3

Alojamentos Inactivos
Alojamentos ou Reservas em lista de espera

2. As colunas dos fins-de-semana tm como cor verde-marinho.

3. Se na coluna de alojamentos livres aparece um nmero negativo quer dizer que existe Overbooking.
Exemplo: - 2 implica que existe um overbooking de 2 alojamentos.

Planning de Origem e Segmentos de Mercado

O acesso a esta opo atravs de Reservas Plannings Origens / Segmentos

Mostra o nmero de alojamentos reservados, para cada dia no perodo seleccionado, sintetizados por Segmento
ou Origem de Mercado dependendo da seleco efectuada pelo utilizador.



uma previso e, como tal, a informao pode obter-se a partir do dia de trabalho do NewHotel.

Procedimentos

1. Escolhe-se o intervalo de datas e se, o que se necessita analisar, a informao referente aos Segmentos
ou origens de mercado.
2. Primir o boto



Planning de Modalidades de Penso

Para aceder a esta opo ir ao menu Reservas Plannings Modalidade de Penso

Para cada dia seleccionado mostra a quantidade de hspedes por Modalidade de Penso. No final aparece um
total consolidado com o nmero de Pequenos-Almoos, Almoos e Jantares para cada dia.

No tem restries em relao ao perodo a analisar, o que quer dizer que cumpre funes estatsticas e de
previso.

Procedimentos

1. Escolhe-se o intervalo de datas e, se necessita analisar a informao detalhada por nmero de Adultos e
Crianas, deve activar-se a opo
2. Com estado de venda visualizam-se as modalidades de penso que pertencem s
vendas de reservas por Entidade. Estas vendas registam-se atravs do menu Vendas Entidades Estado
de Venda ou a partir deste mesmo planning usando o boto de Estado de Venda

3. Com a opo activa, verificam-se as horas limites

4. inclui as reservas confirmadas.



5. Exclui as reservas em estado de espera.


Planning de Entidades

O acesso a esta opo faz-se atravs de Reservas Plannings Entidades

Para cada dia seleccionado mostra o nmero de Alojamentos reservados por cada Entidade.

A base da informao para a elaborao deste planning sobre o reservado e no o real ocupado.

No tem restries em relao ao perodo a analisar, o que quer dizer que cumpre funes estatsticas e de
previso.

Planning de Grupo (Reservas)

O acesso a esta opo faz-se atravs de Reservas Visual Grupo

A base da informao para a elaborao deste planning sobre o reservado e no o real ocupado.

A janela divide-se em duas seces. No bloco superior visualizam-se as referncias/ nomes das reservas de
grupo e no bloco inferior esto os tipos de alojamentos que pertencem a uma entidade. Clicando com o rato do
lado esquerdo, sobre o nmero da reserva de grupo/ referncia no bloco superior, de imediato podemos
visualizar no bloco inferior a quantidade pertence, tipos de alojamentos e nmero de reservas que esse grupo
origina.



Planning de Reservas

1. Reservas Plannings Reservas
2. Primir o boto

Parmetro

Significado

Visualizam-se os tipos de alojamentos definidos para o hotel.

Reservas s quais so atribudas um nmero de alojamento.

Parmetro

Significado

Inclui as reservas No Show.

Inclui as reservas que se encontram confirmadas

No inclui as reservas que se encontram em estado de lista de espera.



Na coluna de Allo/Aloj mostra-se os dados correspondente ao nmero
de allotments.

Visualizar os estados de venda

Corresponde ao valor de tipo de alojamento do campo Reservado da
ficha de reserva.

Corresponde ao valor de tipo de alojamento do campo Ocupado da
ficha de reserva.

Este planning tem vrias formas de apresentao, sendo possvel as seguintes: de forma Standard ou entre
datas sem ventilao por de tipos de alojamentos.

Entre datas sem ventilao por Tipo de Alojamento



Entre datas com ventilao por Tipo de Alojamento

O resultado, de acordo com os critrios seleccionados, pode ser imprimido logo depois de os dados serem
gerados:



Planning de Allotments

O acesso a esta opo feito atravs de Reservas Plannings Allotments

Mostra o planning de Allotments resumido ou por tipos de alojamentos de acordo com a seleco. Para obter o
resultado deve-se pressionar o boto calcular

Mapa Anual de Reservas

Para aceder a esta opo v a Reservas Plannings Mapa Anual de Reservas
Por Pax:



Este planning mostra um grfico anual, onde podem ser visualizados os alojamentos disponveis por dias em
azul e os alojamentos ocupados a vermelho.

Por Alojamentos:



Reservas Planning- Control de Vendas

O acesso a esta opo feito atravs de Reservas Plannings Controlo de Vendas

Neste planning podemos combinar a informao, para obter por dias, os estados de vendas, allotments de
Agncias, Garantias, Reservas e Ocupao de Alojamentos e um ndice de relao de Allotments sobre Vendas e
Garantias sobre Vendas.

Reservas Planning Ocupao/ Penses

Visualiza-se por cada dia a ocupao por cada tipo de penso, pessoas (adultos, crianas e bbs) e Tipos de
Alojamento.



Captulo 8: Bookings

Para aceder a esta opo v a Reservas Bookings, e esto disponveis as seguintes opes:

Booking Position
Booking Position Diferenas
Booking Ampliado
Booking Mensal
Booking Allotments / Entidades

Todas estas opes funcionam pelo princpio de que faz-se a combinao necessria na parte superior da janela
e pressiona-se o boto Calcular para obter-se os resultados pretendidos.

Booking Position



Significado dos icones e das check box:
Por Alojamento ou Por Paxs: a informao por dia aparece ou por alojamento ou por hspedes
respectivamente.
Cdigo da Entidade e Nacionalidade: fazem referncia ordem em que aparece a informao calculada e no
relatrio
Com Estados de Venda: calcula o Estado de Venda confrontando com a Ocupao
Data Fronteira: at a esta data mostram-se apenas as reservas. Para a frente mostram-se os valores maiores
entre as reservas e vendas. No caso de as vendas serem superiores s reservas, ressalta-se com a cor definida
em Estados de Vendas
Com Operadores: se seleccionado, faz-se uma abertura para todos os operadores de uma entidade. Para esta
opo necessrio introduzir os Estados de Vendas tambm por Operador.
Se est activo o paramtro Geral: minimizar em Clculos, no momento de pressionar o boto Calcular, toda a
janela se minimiza, aparecendo no fim da operao de clculo e avisando com um som.

Booking Ampliado

O Booking Ampliado mostra para um intervalo de datas, a Ocupao Real de todas as Entidades que tenham
dados assim como o Estado de Vendas para as mesmas.



Booking Position Diferenas.

Mostra as diferenas entre os Estados de Vendas por regies.

Booking Mensal

Este Booking mostra a partir do ms inicial seleccionado, os Aloj. Activos, Reservados + Ocupados e % de
Ocupao, para todo o trimestre seguinte.
A informao totalizada para cada ms.



Booking Allotment / Entidade

Se no se selecciona uma Entidade, a informao calculada para todas as entidades que tenham dados no
intervalo seleccionado. Se seleccionamos o Tipo de Alojamento, toda a informao aparecer separada com
base neste filtro.

Se est activo o parmetro geral: Minimizar em Clculos, no momento de pressionar o boto Calcular, toda a
janela se minimiza, aparecendo no final do clculo e avisando com um som.



Captulo 9: Tratamento de Grupos

O acesso a esta funo feito atravs do menu Recepo Grupos

Janela Principal de Grupos

1. Seleccionar um Grupo

Os critrios de busca so:

Criterio Significado
Grupo Nome do Grupo
Entrada Data de chegada do Grupo ao hotel.
possivel analisar Grupos com data de entrada Igual a, Inferior a, Superior a
e Entre (este ltimo ter de ser preenchido o campo At)
Sada Igual a Entrada, mas refere-se data de sada do hotel.



Entidade Entidade da reserva.
Primindo podemos fazer a busca das vrias Entidades.
Tipo Tipo de Grupo
Ocupao por
perodos
Permite analisar os grupos que estiveram no hotel nos perodos definidos.
Saldos Permite mostrar os saldos do grupo, seja Total, Master ou Extras


3. Seleccionar o Grupo com o qual queremos trabalhar.

O boto serve para criar um novo grupo (ver capitulo Inserir Reserva de Grupo)

Rooming List

1. Escolher a opo Recepo Grupos

2. Seleccionar o Grupo.

4. Inserir o Apelido, Nome e Nacionalidade de todos os elementos do Grupo. Depois pressionar o boto

5. Seleccionar os hspedes que partilham um alojamento. possvel utilizar os mtodos Shift Click
(consecutivos) ou Ctrl Click (alternativo).

6. Associar os clientes seleccionados a uma reserva. A reserva pode ou no ter um alojamento atribudo.

7. Deve dar Duplo Click sobre a reserva correspondente do bloco Reservas de Grupo.

8. Depois aparece no campo Reserva o nmero da reserva atribudo aos futuros hspedes do hotel.



9. Repetir os pontos 5 e 6 para todas as Reservas do Grupo.


Na parte inferior esquerda da janela encontra-se a opo a qual permite procurar e
inserir os hspedes no grupo, sempre e quando estes estejam inseridos no Cardex.
O boto de conduz ao menu do Cardex do hspede onde se pode editar os dados
correspondentes sua informao pessoal.

Check-In de Grupo


2. Seleccionar o Grupo

4. Seleccionar as reservas as quais queremos fazer o Check-In.

4.1. Pode utilizar os mtodos Shift Click (consecutivas) ou Ctrl Click (alternativo).

4.2. Se deseja escolher todas as reservas do grupo prima o boto




Check-In de Grupo

6. Antes de efectuar um Check-In mltiplo o sistema valida todas as reservas escolhidas que cumpram os
seguintes requisitos:

6.1. Que tenham um alojamento livre atribudo.
6.2. Tenham registado pelo menos um hspede.
6.3. Entrada = Hoje.

Validao do Check-In de Grupo



Consultar os dados gerais de um Grupo



O boto de Lanamentos permite calcular os valores de alojamento ou valores adicionais das reservas que
compem o grupo:



Dados Gerais de um Grupo

Cancelar um Grupo



4. Escolher o motivo da anulao. Pode especificar os motivos do cancelamento no campo Descrio.


Check-Out de Grupos



4. Seleccionar as reservas de grupo as quais queremos fazer o Check-Out.

4.1. Pode utilizar os mtodos Shift Click (consecutivas) ou Ctrl Click (alternativas).



4.2. Se deseja escolher todas as reservas do grupo para o Check- Out prima o boto

5. Pressionar novamente o boto

Adicinar novas reservas a um grupo existente

possvel adicionar reservas a um Grupo existente desde que tenha Data de Entrada> = Hoje.


2. Seleccionar o grupo ao qual iro ser adicionadas novas reservas.

4. Aparece a janela para definir Reservas de Grupo.

Aceda ao Captulo: Reservas Inserir uma Reserva de Grupo.



Inserir Movimentos Mltiplos de Grupo

Este boto permite adicionar valores a cobrar por servios s reservas de grupo. O campo
de Seco indica o departamento ao qual pertence o servio, Servio o servio que prestado e que
vai ser cobrado, Valor o valor a ser cobrado pelo servio. Como dados relevantes deste menu, estes
conceitos sero desenvolvidos nos Captulos 15 Movimentos em Contas e Captulo 22 Arquivos.

Para aplicar os movimentos s reservas que compem o grupo prime-se o boto Gerar e em seguida, na parte
inferior do menu, aparecem as reservas do grupo com o valor atribudo a cada uma, em estado de
P/Verificao pendente de Verificao. A seguir pressionar o boto de Verificao, o qual verifica que o
valor digitado por Servio esteja atribudo a cada reserva.

Para finalizar, pressionar o boto Inserir Tudo para adicionar os movimentos conta corrente de cada
Reserva.



Outras Operaes de Grupo

O boto conduz ao menu da conta corrente do grupo. Este tema ser tratado no Captulo
16 Contas Correntes
O boto permite introduzir a data e hora de despertar para cada reserva:

O boto serve para modificar vrias reservas simultaneamente (ver o tema Alterao
Mltipla)

O boto imprime dados do grupo de acordo com a consulta. Ao aceder a esta operao o
sistema contempla a possibilidade de imprimir os detalhes das reservas e os saldos.

O Print Preview da informao apresenta-se como no seguinte exemplo:





Captulo 10: Consulta dos hspedes do Hotel

O acesso a esta opo pode ser efectuada pelas seguintes opes:

1. Recepo Hspedes Consultar

So considerados como hspedes do hotel aqueles cujas reservas tm Estado = Check-In, estejam eles alojados
no hotel ou desviados para outras instalaes por overbooking.

Consulta de Hspedes



Procedimentos para fazer uma Consulta

1. Especificar os dados dos hspedes a consultar.

1.1. A procura pelo Apelido ou Nome dos hspedes Online, o que quer dizer que medida que vo
sendo inseridos os nomes, visualizado na janela todos os hspedes cujo nome ou apelido comea
pela cadeia de caracteres especificado.
Exemplo: se inserido em Nome um H so mostrados: HOLGER, HEIKE, HARALD, HELGA, etc.

1.2. Se no se especifica nenhum critrio de procura visualizam-se todos os hspedes do hotel.

Critrio Significado
Hspede Apelido e Nome
Entrada Refere-se data de chegada do hspede ao hotel.
possvel procurar hspedes com Entrada Igual a, Inferior a, Superior a ou
Entre (neste ltimo caso activa-se o campo At).
Sada Igual Entrada, mas neste caso refere-se data de sada do hotel.
Nacionalidade Cdigo da Nacionalidade do hspede.
Premindo activa-se a procura de Nacionalidades.
Grupo Nome do Grupo ao qual o hspede pertence.
Hspedes Tem dois valores possveis: No Hotel ou em Overbooking
Alojamento Nmero do Alojamento
N. Carto Nmero do Carto
Entidade Entidade a qual pertencem os Hspedes da Reserva.
Premindo o boto activa-se a procura de Entidades.
Penso Modalidade de Penso

Critrio Significado
Bloco Refere-se Localizao Fsica de um Alojamento.
Por exemplo, os hspedes localizados em Bungalow, Casas, Bloco Central,
etc.

Hspedes que tm uma ficha no Histrico de Clientes (Cardex).

Hspedes que tm uma reserva de Tipo Directo.

Hspedes que tm uma reserva de Tipo Proprietrio.

Hspedes que tm uma reserva de Tipo Entidade.

Hspedes que tm uma reserva de Tipo Time Share.



Estado da Reserva Indica os diferentes estados da reserva: Check-In, Check-Out, Reserva, No
Show, Cancelada.
Hspedes Indica se o hspede se encontra alojado no Hotel ou se est em estado de
OverBooking (se a reserva foi desviada para outro hotel)

Ordenar a informao dos Clientes Seleccionados

A possibilidade de ordenar a informao por diferentes critrios pode ser activada premindo o boto

Esta opo flexibiliza a visualizao, por janela ou impressora, da informao dos hspedes do hotel, o que
permite satisfazer os requerimentos de diferentes utilizadores do sistema.

Existe uma forma rpida de ordenar a informao por um s critrio fazendo click na parte superior da coluna
desejada. Por exemplo, se necessitamos ordenar por nmero de alojamento, basta clicar sobre a coluna N
Aloj.

No registo de hspede no menu de consultas, a segunda coluna C indica se o hspede j est ou no registado
no cardex como um cliente. Se tem o campo activo desta forma: ao pressionar o boto
visualiza-se este menu (cardex) onde se pode alterar seus dados para actualiz-los.

No caso em que a coluna de cliente se encontre vazia pode adicionar o hspede premindo o boto
.
Ao faz-lo aparece a seguinte mensagem:



O tema do cardex de hspedes ser aprofundado no Captulo 12 Cardex



Captulo 11: Atribuio de Alojamento

Atribuio automtica de alojamento

Esta opo pode ser acedida por Reserva Atribuio de Alojamentos Automtica

Atribui automaticamente alojamentos s reservas seleccionadas.

Critrio Significado
Entrada Data de entrada dos hspedes no hotel.
possvel atribuir alojamentos s reservas com Data de Entrada no
hotel Igual a, Inferior a, Superior a ou Entre (neste ltimo caso
activa-se o campo At)
Sada Data de sada dos hspedes do hotel.
possvel atribuir alojamentos s reservas com Data de Sada do
hotel Igual a, Inferior a, Superior a ou Entre (neste ltimo caso
activa-se o campo At)



Critrio Significado
Entidade Permite atribuir alojamentos s reservas de uma Entidade
determinada.
Premindo o boto activa-se a procura de Entidades.
Grupo Permite atribuir alojamentos a todas as reservas que compem um
Grupo.
Premindo o boto activa-se a procura de Grupos.
Bloco Permite atribuir os alojamentos de uma rea especfica do hotel.
Exemplo: Bungalow, Casas, Hotel, etc.
Room Status Permite atribuir os alojamentos de acordo com o estado do
alojamento: Sujo, Limpo, Em Limpeza, Pronto para Verificao.
Requisitos da Reserva Se activamos esta opo, a atribuio respeita os Requisitos
(caractersticas) que devem cumprir os alojamentos segundo as
especificaes feitas nas reservas.
Atribuio Ascendente Atribui-se o nmero de alojamento numa ordem de menor a maior.
Atribuio Descendente Atribui-se o nmero de alojamento numa ordem de maior a menor.
Tipo de Alojamento Atribui-se o nmero de alojamento pelo tipo de alojamento de
acordo com o ordenamento seleccionado (Ascendente,
Descendente).
Distancia Mnima quando
Cama Extra.
Refere-se distncia que h entre a cama normal de um
alojamento e uma cama extra.
Ascensor, Escadas,
Elevador
Indica a distncia que existe entre estes servios e os alojamentos.
Estas distncias so parametrizadas no menu de Arquivos
Alojamentos - Alojamentos

Procedimentos para a Atribuio Automtica de Alojamento

1. Especificar as caractersticas das reservas s quais queremos atribuir alojamentos.
3. Se a proposta feita pelo sistema considerada correcta deve pressionar-se o boto



Atribuio Manual de Alojamento

Pode-se aceder a esta opo atravs de Reserva Atribuio de Alojamentos Manual

uma ferramenta til para a atribuio dos alojamentos, fundamentalmente nas reservas com entrada nesse
dia.

Critrio Significado
Reserva Nmero da reserva
Entrada Data de entrada dos hspedes no hotel.
possivel analisar as reservas com chegada Igual a,
Inferior a, Superior a ou Entre (neste ltimo caso ter
de ser activado o campo At)
Saida Data de sada dos hspedes no hotel.

possivel analisar as reservas com chegada Igual a,
Inferior a, Superior a ou Entre (neste ltimo caso



ter de ser activado o campo At)
Tipo Tipo de Alojamento
Grupo Nome do Grupo
Entidade
Premindo o boto activa-se a opo Entidades
Sem alojamento
Este campo rene 3 estados distintos:
S reservas sem alojamento
s reservas com alojamento
Todas as Reservas
Requisitos Especiais
Mostram-se os alojamentos disponveis de acordo
com os requisitos especiais das reservas
Tipo Alojamento
Mostram-se os alojamentos disponveis de acordo
com o tipo de alojamento das reservas.
Livre em todo o perodo da reserva
Mostram-se os alojamentos que esto livres dentro
do perodo de estada da reserva.
Livre no momento
Mostram-se os alojamentos que esto livres na data
de trabalho da aplicao.
Disponvel no dia de chegada
Mostram-se os alojamentos que esto livres na data
de chegada da reserva.
Alojamentos em Multi-ocupao
Alojamentos que esto configuradas para permitir
multi-ocupao.
Room Status Permite consultar os alojamentos de acordo com o
seu estado: Sujo, Limpo, Em Limpeza, Pronto p/
Verificao.
Bloco Permite atribuir os alojamentos de uma rea
especfica do hotel.
Exemplo: Bungalow, Casas, Hotel, etc.

Procedimento para a Atribuo Manual de Alojamentos

1. Especificar as caractersticas das reservas s quais queremos atribuir alojamentos.

3. Visualizam-se todas as reservas que cumprem os requisitos.

4. Se j conhece o Nmero do Alojamento que deseja atribuir deve dar duplo click na coluna Aloj. da reserva
escolhida e escrever este nmero.



5. Se precisa de ajuda para visualizar o alojamento, considerando o alojamento disponvel de acordo com o
tipo de alojamento e o perodo da reserva seleccionada active

6. O primeiro passo seleccionar a reserva no bloco esquerdo da janela e em seguida dar Duplo click sobre o
alojamento desejado do bloco da direita, ento visualiza-se este nmero na coluna Aloj. da reserva.

7. Quando concluir a atribuio dos alojamentos deve pressionar o boto

Alojamentos Disponives

Esta opo pode ser acedida atravs do menu Reserva Alojamentos Livres

D a possibilidade de consultar os alojamentos disponveis num perodo de tempo que cumpra determinados
requisitos: Tipo de Alojamento, Bloco, Room Status (Limpo, Sujo, Em Limpeza, Pronto p/ Verificao),
Requisitos Especiais, Caractersticas.

Quando se solicita uma reserva, fundamentalmente de clientes directos, faz-se uma consulta no sistema para
determinar se o hotel est em condies de confirm-la. Se seleccionado o alojamento e premido o boto
passa-se directamente a inseri-lo no menu de reserva com as Datas e o Nmero de
Alojamento definidos.

O boto de leva-nos ao menu de consulta de reservas.



Quadro de Alojamentos

Esta ferramenta permite visualizar de uma forma grfica o estado dos alojamentos. possivel aceder atravs
do menu Recepo- Quadro de Alojamentos.

Na opo de Seleco considerada a situao dos alojamentos na data de trabalho da aplicao, a qual
pode mudar de acordo com as operaes de entrada e sadas de reservas e a activao ou desactivao de
alojamentos no momento de realizar a consulta.

O boto de refrescar permite actualizar a consulta de acordo com as mudanas feitas que se apresentem
nesses momentos.

Os campos de Tipo e Bloco permite realizar as consultas por tipo de alojamento e bloco.

No menu de Configurao pode-se configurar as cores, tipo e tamanho de letra de cada um dos campos que
se mostram no menu de Seleco.



Para poder fazer isto deve dar duplo click sobre a cor do campo que se deseja
alterar. Em seguida aparecer a paleta de cores e depois deve clicar sobre a cor
seleccionada e clicar em Ok para actualizar as alteraes. Ao regressar ao menu
de Seleco poder observar as mudanas realizadas.

Para mudar o tipo de letra e tamanho deve pressionar o
boto . Aparecer o menu de Tipos de Letras onde
poder seleccionar o novo tipo de letra, tamanho e cor.



Captulo 12: Cardex

O acesso a esta opo pode ser efectuado por um dos seguintes caminhos:

1. Escolher a opo Recepo Cardex


Caractersticas Gerais
1. O cardex o histrico de clientes onde so armazenados os dados pessoais fundamentais e referncias a
suas estadas anteriores e futuras.

2. Para associar uma Conta Extra a um cliente que no est hospedado no hotel necessrio preencher
previamente uma ficha no cardex.

3. Existe a procura rpida para os campos Apelido e Nome, ou seja, medida que se vai inserindo caracteres
vai-se filtrando a informao, quando activado o campo de Pesquisa Online.



Nota: Considera-se Cliente uma pessoa que tem criada uma ficha no cardex, quer se encontre hospedado no
hotel ou no.

Permite emitir etiquetas para envelopes, com os dados do Cardex. O formato das etiquetas
est no ficheiro EtiquetaCliente.dot e pode ser configurado pelo utilizador.

Permite emitir uma ficha do cliente, com seus dados do Cardex. O formato desta Ficha est
no ficheiro FichaCliente.dot, e pode ser configurado pelo utilizador.
Permite emitir um ficheiro tipo texto com todos os dados do Cardex. O nome e caminho do
ficheiro so seleccionados pelo utilizador.

Consulta de uma Ficha no Cardex

1. Escolher o critrio de procura (Apelido, Nome ou Nr. Carto).
3. Seleccionar o cliente na janela e pressionar o boto

Criar uma Ficha no Cardex


2. Preencher a ficha do cliente. Os dados obrigatrios so: Nome, Apelido, Nacionalidade e N de
Identificao (Bilhete de Identidade ou Passaporte).



O boto d a possibilidade de conhecer as estadas passadas e futuras do cliente escolhido.

Quando usada a tecla -nos permitido introduzir dados nas estatsticas do hspede que
visualizamos atravs da seguinte janela:





Captulo 13: Manuteno dos Alojamentos

Bloquear Alojamentos

Esta opo pode ser acededida atravs de Housekeeping Manuteno Bloquear Alojamentos

Permite bloquear alojamentos, ou seja, passar a Inactivos durante o perodo de tempo que se especifique.

Alojamento Nmero do alojamento
Estado Activo, Inactivo ou Ambos
Tipo Tipo de Alojamento
Bloco Localizao fsica do alojamento.
Ocupao Se nesse momento o alojamento est ocupado ou se est
disponvel.



Desde, At Perodo durante o qual o alojamento se encontra inactivo.
Paro o Dia Mostra o histrico desse alojamento at ao dia seleccionado.

Procedimentos para bloquear Alojamentos (passar a inactivas)

1. Seleccionar o(s) alojamentos(s) a bloquear.

3. Em seguida visualiza-se o historial de inactividades do alojamento correspondente que foi seleccionado.

4. Pressionar o boto inserir e preencher os seguintes dados:



Campo

Significado
Data Inicial Data Final Perodo de tempo em que o alojamento estar inactivo.
Motivo Deve escolher o motivo pelo qual o alojamento passa a inactivo.
Estes motivos devem ser previamente definidos na opo
Housekeeping Manuteno Tipos de Inactividade
Afecta o Booking Se leva em considerao para o clculo, da opo Reservas - Booking
Booking Position, os alojamentos que esto inactivos.
Observaes 4 linhas de 4 caracteres cada uma.


No processo de confirmao podem suceder dois casos que impeam que o alojamento possa passar a
inactivo:

5.1. O alojamento encontra-se atribudo a uma reserva nesse perodo.

5.2 J est definido que o alojamento estar inactivo em parte em ou em todo o perodo de tempo que
especificou

Bloqueio Mltiplo de Alojamentos

Usando a combinao das teclas Shift + Seta para cima ou para baixo ou a combinao simultnea das teclas
CTRL.+ Click com o ponteiro do Rato seleccionam-se os alojamentos que desejamos desactivar. Depois prime-se



o boto e aparecerem os alojamentos seleccionados. Em seguida prime-se o boto Aplicar,
e para confirmar toda a operao pressiona-se o boto Aceitar.

Nota: Se o alojamento encontra-se atribudo a uma reserva em Situao = Reserva pode libert-la. Aceda ao
Captulo: Reservas Libertar um alojamento atribudo a uma reserva

Avarias

Esta opo acede-se por Housekeeping Manuteno Avarias- Avarias

Permite registar as avarias existentes nas diferentes reas do hotel e a sua resoluo, pelo que resulta numa
ferramenta que contribui para organizar o trabalho do pessoal da manuteno.



Janela Principal de Avarias

Campo

Significado
Prioridade So valores preestabelecidos pelo sistema: Baixa, Mdia e Alta
Avaria Tipo de Avaria
Os valores possveis so definidos na opo Housekeeping Manuteno
Tipos de Avaria
Zona rea do hotel onde reportada a avaria. Exemplo: Piscina, Escritrios,
etc.
Os valores possveis so definidos na opo Arquivos Zonas do Hotel
Os campos Zona e Alojamento so excludentes.
Alojamento Se a avaria reportada num alojamento deve ser inserido o nmero do
mesmo.
Res Tem dois valores possveis:
Avaria Resolvida
Avaria Por Resolver
Tcnico Tcnico que solucionou a avaria.
O pessoal da rea de manuteno define-se na opo Housekeeping
Manuteno Tcnicos

Pesquisa as avarias que se encontram resolvidas ou, ao contrrio, as
pendentes.

Pesquisa as avarias as quais tenham informao da sua procedncia no
momento em que foram inseridas.



Registar uma Avara

2. Preencher todos os dados necessrios. Ter em considerao que os campos Zona e Alojamento so
excludentes, no entanto, obrigatrio registar pelo menos um dos dois j que de outra forma no se
saberia onde se encontra a avaria.

Ao confirmar a Avaria se ambos os campos esto preenchidos aparece a seguinte mensagem:

Mas, se por outro lado, ambos os campos esto vazios mostra-se:




Se deseja apagar uma avaria apenas deve seleccionar o registo e pressionar o boto . De
seguida aparecer a seguinte mensagem que indica se deseja confirmar esta operao:

Resoluo de uma Avaria

1. Seleccionar a avaria correspondente.

Se desactivar a opo na Janela Principal de Avarias e se pressionar o boto
visualizam-se as avarias pendentes de resoluo.


3. Activar o campo da janela Alterar Avaria. Nesse momento so activados os campos:
Tcnico e Desc. (Observaes) que so obrigatrios e permitem definir o nome do tcnico que solucionou
a avaria e alguns comentrios. O sistema armazena a Data e Hora em que se regista a soluo.





Captulo 14: Governanta

A partir da verso de 21 de Novembro de 2004 este mdulo foi bastante desenvolvido, dispondo agora de mais
actividades para esta funo. O mdulo permite vrios tipos de utilizao, desde uma gesto mais completa, a
apenas, simples consulta de estados de quartos, tendo como objectivo a gesto da distribuio de trabalho
inerente aos andares.

Alterar Room Status

Esta opo acede-se atravs do menu Housekeeping Governanta Alterar Room Status. Consoante a
parametrizao e o tipo de gesto escolhidas, poder trabalhar com nenhum, com 2 estados (Limpo e Sujo) ou
com quatro (Limpo, Em limpeza, Verificao e Sujo). Este parmetro definido em Utilitrios Parmetros
Subsistema de Alojamentos.

A alterao dos estados de limpeza de quartos poder ser feita atravs do telefone do quarto, digitando o
cdigo de acesso e o nmero correspondente ao estado que pretende alterar, quando em interface com central
telefnica. Pode tambm ser feito, utilizando esta opo, filtrar a informao segundo os critrios disponveis.

Filtro de estados de limpeza de quartos



Critrio

Significado
N. Aloj.
Nmero de quarto
Estado
Estado de bloqueio de quarto, se est activo ou inactivo
Ocupao
Se ocupado ou disponvel no momento
Pr-associada
Se h quartos com reservas atribudas
Tipo
Tipo de quarto
Room status
Estado de limpeza do quarto
Bloco
A que bloco fsico est associado o quarto
Zona
A que zona fsica est associado o quarto
On-line
Se est activa, altera os estados automaticamente, no PC, desde que
v recebendo a informao de alterao.
Escolher
empregadas
Seleccionar quartos pr - atribudos a determinada empregada de
limpeza

Aps filtrar a informao poder utilizar as opes de trabalho ou apenas consultar e listar o relatrio. Para
modificar os estados poder faz-lo individualmente, por quarto, seleccionar todos os quartos utilizando a
opo , ou ainda, utilizando a tecla Ctrl e com o rato poder seleccionar um conjunto de
quartos.

Para executar a seleco escolhida;

Alterar o estado do quarto para Limpo;

Alterar para o estado Em limpeza;

Quando o quarto no dado como limpo antes de uma vistoria por Governanta ou
Supervisora de Andares;

Alterao a estado Sujo. A mudana para sujo tambm automtica, quando feito o
check-out e nos que esto ocupados com o fecho de dia.



Verificar o Log (histrico) de estados de quartos

Consulta das actividades relacionadas com alteraes de estados de limpeza dos quartos.

1. Seleccionar o quarto a analisar;

2. Pressionar a opo .

Eliminar o Log de Room Status

Acede-se desde Housekeeping Governanta Apagar Log de Room Status. Permite apagar a informao sobre
estados de limpeza, de quartos e respectivas alteraes, que est armazenada na base de dados. Apenas
realizada por utilizadores que tenham acesso e seleccionando a data a apagar.



Impresso do Log de Room Status

Poder ser imprimida a informao em histrico, relacionada com estados de limpeza, filtrando essa mesma
impresso atravs da opo Housekeeping Governanta Impresso de Log de Room Status.

Inserir Discrepncias

Em Housekeeping Governanta Inserir Discrepncias podemos encontrar a opo para indicar diferenas
entre o real e o que o sistema apresenta, relacionado com a ocupao e estado de limpeza e de inactividade
dos quartos, que por alguma razo apresente discrepncias. Em alguns hotis est estabelecido que a
Governanta, ou outra pessoa designada, supervisiona estes dados e posteriormente os compara com a
informao presente no sistema, tendo por objectivo, listar as discrepncias para posteriormente proceder
actualizao do sistema.

O menu divide-se em duas partes. A primeira onde apresentada a situao do sistema e a segunda permite
inserir a informao real quando seja contrria.

Estado Actual Discrepancia

Permite inserir a informao de discrepncia se livre ou ocupado;



Indicar discrepncia do estado de limpeza;

Inserir discrepncia de quarto de activo a inactivo ou o contrrio;
Discrepncias de nmero de pessoas (adulto, criana, bb)

Para gravar as alteraes feitas em discrepncias, dever pressionar

Relatrio de Discrepancias: Relatrio que lista as discrepncias indicadas no ponto anterior, acedendo-se por
Housekeeping Governanta Relatrio de Discrepncias. O relatrio apresenta todas as diferenas entre a
informao do sistema e o que foi alterado pela Governanta de quartos, aps ter feito a superviso dos
andares.

A impresso do relatrio solicita a definio de data inicial e final de pesquisa.

Obtem-se o seguinte resultado:



Relatrio da Governanta

O acesso feito atravs do menu Housekeeping Governanta Governanta

A opo mostra um relatrio de quartos e estados de ocupao e limpeza com os servios especiais, titular de
quarto, nacionalidade, datas de entrada e sada, nmero de pessoas e observaes. Ao aceder, existe um filtro
para que se defina que informao se pretende listar. Os quartos sero todos listados por ordem, aparecendo
tambm os no ocupados e os inactivos.

Observaes da Reserva

Desde Housekeeping Governanta Observaes da Reserva abre-se uma caixa, em que se pode ler ou
escrever informao acerca de determinada reserva. Esta informao ser actualizada na reserva no campo
Comentrio de Governanta.



Esta informao ser actualizada na reserva no campo Comentrio da Governanta



Parmetros para o plano de trabalho

Tendo como objectivo a criao de um plano de trabalho para empregadas de andares, cada vez mais
completo, e que represente uma boa ferramenta na gesto de alojamentos, o sistema dispe de uma pequena
parametrizao neste mdulo que permite a insero de artigos, empregadas e dias de folga, supervisoras,
grupos e zonas de limpezas, estados, tarefas especiais e pontuao de tarefas que so descridas de seguida:

Artigos

Os artigos aqui definidos sero associados s tarefas j contempladas no sistema ou podero ser utilizados em
tarefas especiais.



Staff Governanta

Para que possamos fazer um plano de trabalho, temos de considerar tambm o pessoal de piso. Este est
subdividido em 4 categorias: empregados, empregados de limpeza, empregados de tarde e Supervisor.
Empregados corresponde a uma empregada de limpeza dos pisos do hotel. Empregados de limpeza so
conhecidos na hotelaria por mordomos ou bagageiros, que se encarregam de diversas tarefas no hotel,
incluindo algumas de limpeza. O sistema contempla tambm as Empregadas da tarde que continuam e
terminam os trabalhos de limpeza no finalizados pelas empregadas de limpeza, e onde existe uma
redistribuio do trabalho para fazer at ao final do dia. Por fim, temos o Supervisor que tem sua
responsabilidade a gesto e superviso da equipa de limpeza composta pelas categorias anteriores.

Primeiro devem ser inseridos os Supervisores, uma vez que as restantes categorias devem de contemplar um
supervisor. Para qualquer categoria deve de ser inserido um cdigo, nome e tipo de empregado. As zonas de
limpeza e o supervisor devem de ser aplicados para os empregados de limpeza.
Atravs deste menu, podemos introduzir toda a informao referente ao pessoal do piso, que est dividido em
3 partes: dados gerais, onde registamos os nomes e definimos as categorias. Dias Livres, onde se definem os
dias de trabalho de cada empregado e Previso, onde consta a listagem das actividades para um intervalo de
data definida. Para aceder a qualquer um dos quadros, dever posicionar e e marcar com o rato qual o menu a
escolher:



Para indicar os dias de trabalho, assinalam-se os dias livres correspondentes a cada perodo escolhido, para o
intervalo de dias definidos.



Previso
Para procurar a informao, o sistema possui um filtro com os seguintes campos:
Filtro de empregadas de pisos
Cdigo Cdigo que define a empregada
Nome Nome da empregada
Tipo Classificao da empregada
Zona Zona de trabalho
Grupo de Zonas Agrupamento de zonas de tabalho
Supervisora Indicao de quem a supervisora
Datas Definir intervalo de datas



Para alm deste filtro, o sistema tem opes de trabalho para cada janela, e o boto
encontra-se em todas as janelas, permitindo listar os diferentes conjuntos de informao.

Procurar segundo os filtros escolhidos;
Inserir nova informao;
Alterar informao;
Eliminar a informao seleccionada;
Aplicar esta opo para os dias livres.

Grupos de Zonas de Limpeza

As zonas de limpeza, podem ser agrupadas em Grupos de Zonas de Limpeza, e so utilizadas para a distribuio
de trabalho de limpeza de quartos pelas vrias empregadas de limpeza. Esta zona de limpeza aqui criada
independente da Zona do Hotel qual se associam os quartos na sua insero, mas poderemos estabelecer uma
ligao entre as duas.



A cada zona criada, poder atribuir-se um grupo, no sendo obrigatrio.

Na figura abaixo, em que se mostra a introduo de zona, do lado esquerdo criam-se as zonas e do lado direito
estabelece-se a relao com os quartos do Hotel. Para cada zona de limpeza indicam-se quais so os quartos
que dela fazem parte, ou poderemos directamente associar esta zona de governanta zona de hotel se j
criada em Arquivos Zonas do Hotel.

Para os associar, posicione-se na zona pretendida esquerda e pressionar o ponto de interrogao direita por
cima de Alojamentos, seleccionando, um de cada vez, todos os quartos que fazem parte dessa zona de
limpeza, premindo inserir depois.



Em alternativa, poder associar-se uma zona do hotel, que j tem um conjunto de quartos associados, a uma
zona de limpeza mudando direita para Zonas do Hotel, e premindo o ponto de interrogao para que se abra
a caixa de seleco. As Zonas podem ser agrupamentos de quartos e zonas pblicas do hotel.

Tarefas Especiais

Este ponto permite ao hotel a criao de tarefas peridicas que sejam extraordinrias s tarefas criadas no
sistema, que no incluam as limpezas dirias de quarto. Nesta caixa apenas se insere um cdigo e um
descritivo de tarefa, tendo posteriormente uma definio temporal.



Estados Tarefas Especiais Pontos.

A utilizao de pontos tem por base o grau de dificuldade ou durao de tempo das tarefas das actividades de
limpeza. Esta pontuao definida pelo hotel, que aps ter feito um estudo das vrias tarefas, lhes atribui um
conjunto de pontos. No entanto, possivel utilizar o mdulo sem recorrer pontuao. A pontuao ser
aplicada, de forma indirecta, a cada empregada ao atribuir-lhe um conjunto de tarefas, de forma a ter um
indicador de volume de trabalho na gesto diria de andares.
aqui que se podem utilizar os artigos j inseridos, associando-os s tarefas de sistema, mostradas abaixo, ou
s tarefas especiais que tenham uma utilizao de recursos previsveis e constantes.
Neste quadro tem de se estabelecer a relao entre os vrios tipos de quarto do hotel, os estados de limpeza e
respectiva pontuao. Estes estados de limpeza so previstos por sistema. A mudana de roupa ainda gerida,
considerando o parmetro de nmero de dias para mudana de roupa, inscrito em Utilitrios Parmetros
Subsistema de Alojamentos.

Nas tarefas que utilizam artigos poderemos indicar, por categoria de alojamento, o nmero de artigos e e se
estes so por quarto ou por pessoa.



As tarefas especiais, definidas anteriormente, podem agora ser completadas com pontuao, artigos e tempo.
Para que o sistema as possa gerir, tm de se parametrizar com base numa dimenso temporal. Dispondo de trs
critrios de tempo, Dias Reais, Dias Ocupados e Dias desde a Entrada poderemos definir a partir de quando e
quantos dias vo contar para cada tarefa associada a um tipo de quarto. Quando terminar a contagem e porque
estas tarefas so cclicas, aparecero no plano de trabalho de empregadas.



Atribuio dos Alojamentos

Este era o anterior plano de gesto de limpeza, permitindo uma boa gesto da distribuio de tarefas de
limpeza. A sua limitao actual a de apenas permitir esta gesto para quartos, ao passo que o novo Plano de
Trabalho j contempla novas opes.
Para a distribuio diria de trabalho pelas diversas empregadas, o sistema dispe da opo Atribuio de
Alojamentos que se acede a partir de Housekeeping Governanta Atribuio de Alojamentos. Utilizando o
que j foi definido anteriormente, empregadas de andares associadas a determinada zona de hotel ou a um
conjunto de quartos, poderemos agora gerir as tarefas dirias.
Neste quadro que se edita para cada dia de trabalho, e se apresenta subdividido em 2, teremos, do lado
esquerdo, a opo de distribuio de trabalho, e direita as tarefas e respectiva valorao em pontos, aps ter
sido feita a distribuio de trabalho. Por sistema, cada quarto aparece associado empregada predefinida
anteriormente, a Emp. Standard. A Emp. do dia ser a responsvel pela limpeza dos quartos nesse dia,
normalmente a mesma empregada, a standard e do dia, mas nas folgas temos a opo de os transferir para
outra, que ser a do dia.

Utilizando as opes do menu, procede-se ento distribuio de empregadas por quartos, seleccionando o
quarto, ou conjunto de quartos que se pretende com ajuda da tecla Ctrl e rato.

Quando a empregada standard a do dia basta pressionar transferir, verificando que o
nome o mesmo abaixo de Emp. Standard e Emp. do Dia,



Se os quartos de determinada empregada standard, por motivo de folga ou outros,
passarem para uma outra empregada, em Emp. do dia escolher a quem se ir passar este
trabalho e pressionar actualizar, verificando que o nome de Emp do dia diferente da Emp. Standard.

Aps ter distribudo os quartos pelas empregadas que esto de servio nesse dia, pode
ento pressionar calcular. Com esta opo, o sistema ir apresentar do lado direito um
quadro por empregada em que, no cruzamento dos quartos por estados de ocupao, limpeza e inactividade
apresenta a pontuao dos distintos servios de limpeza com somatrio.

Este quadro poder ser impresso, pela opo Imprimir e distribudo pelas empregadas,
visto que se pode imprimir uma folha por empregada. Depois da definio dever clicar
em Aceitar.

Os estados presentes neste relatrio representam, normalmente, um servio de limpeza diferente, da a
diviso.



Plano de trabalho

O novo plano de trabalho permite uma gesto das limpezas mais completa que a anterior opo Atribuio de
Alojamentos. Poderemos agora tambm associar as zonas pblicas do hotel, as tarefas especiais e uma
previso de utilizao de determinados artigos.

Acede-se opo a partir de Housekeeping Governanta Plano de Trabalho entrando-se no menu editado
abaixo:

Esta opo dever ser corrida para a data pretendida aparecendo ento
todo o pessoal com a indicao de qual ou quais dias livres e a zona de limpeza tm atribudos. Os restantes
dados so apenas a listagem de tarefas pendentes, ainda no dadas como terminadas, que j veremos adiante,
e s empregadas da tarde, que tambm j ser explicada a sua utilizao. Todo o quadro poder ser
consultado por grupo de zonas de limpeza utilizando a opo equivalente.
Este quadro geral mostra tambm, a valorao em pontos para o conjunto de tarefas por empregada, a
quantidade de tarefas a desenvolver para o dia, o total de quartos a limpar, e do total, quantos correspondem
a sadas. No final do quadro aparecem listados todos os artigos que eventualmente sero necessrios para o
dia, esquerda e ao lado esto os artigos necessrios por empregada, colocando o cursor em cima de cada
nome. No canto inferior direito est a opo de impresso dando origem a diferentes relatrios consoante o
filtro aplicado.



A impresso do resumo listar o conjunto de todos os empregados, por categoria, e de todas as tarefas com o
total de artigos a consumir, no final do relatrio.

A impresso em Detalhe exibe para cada empregado o seu relatrio de tarefas detalhadas, para o dia, podendo
ser-lhes distribudo como guia. O relatrio apresenta ainda observaes e um total de artigos que iro ser
necessrios. So includas aqui as zonas correspondentes a zonas pblicas do hotel e que esto atribudas a
determinado empregado.



Um ponto a ter em ateno o de que, a cada empregado poder ser atribuda uma zona completa ou nmeros
de quartos. A diferena est em que, neste quadro e impresso, quando uma zona directamente atribuda
no sero listados os quartos um a um.

Quando mudamos para Detalhes, o sistema mostra, para o empregado escolhido, o detalhe
de tarefas. Aqui tem-se a possibilidade de ir confirmando as tarefas que j esto feitas, seleccionando o quarto
ou zona e premindo o boto Confirmao Execuo. Por engano teremos a possibilidade de Anular Execuo.



Com estas duas opes poderemos transferir as tarefas por executar, ou partilh-las
com outra empregada. O sistema abre uma caixa escolhendo-se qual se vai transferir ou
partilhar estas tarefas.

A Empregada da Tarde a classificao atribuda s empregadas que iniciam o perodo de trabalho no final do
dia. da sua responsabilidade a abertura de cobertas das camas, dos quartos ocupados, a distribuio de
amenities no quarto e ou servios especiais e terminar as tarefas das empregadas do dia que no foram
terminadas, ou dadas como executadas no sistema, mas s as indispensveis para o hotel funcionar nesse dia,
tais como terminar as limpezas nos quartos que iro ser ocupados no dia.

Ao pressionar calcular Tarde o sistema vai redistribuir as tarefas pelas empregadas da
tarde associadas aos quartos pendentes e com tarefas especficas para estas. Pode tambm imprimir-se um
relatrio detalhado de tarefas.



Captulo 15: Movimentos em conta

Inserir Movimentos

Esta opo permite registar nas Contas dos Hspedes e nas Contas Extras os servios prestados e cobranas
efectuadas.

O acesso a esta opo pode efectuar-se por um dos seguintes caminhos:

1. Recepo Movimentos Inserir Movimentos

2. Pressionara tecla F10
3. Pressionar o boto ou, pelo menu de Consultas de Reservas, pressionar o boto



Campo

Significado
Data Data em que foi prestado o servio ou foi efectuado o pagamento.
conhecida como a Data-valor.
N Doc. Nmero do documento primrio (vale)
Tipo de Conta Permite localizar a conta onde se vai registar o movimento. Na janela
de seleco aparecem as seguintes possibilidades:

1. Alojamento: Escolhe-se quando uma conta de um hspede e
conhecemos o nmero do alojamento. Premindo o boto
activa-se a opo Consulta de Reserva.
2. Reserva: Da mesma forma que no caso anterior escolhe-se
quando uma conta de hspede mas o dado que se conhece o
nmero da reserva. Premindo o boto activa-se a opo
Consulta de Reserva.
3. No Alojado: Premindo o boto activa-se a opo
Consulta de Contas No Alojados.
4. Sem Conta: O movimento no lanado em nenhuma conta
em particular.
O sistema obriga a que se faam movimentos de crdito e dbito na
mesma quantidade o que evita diferenas na Consulta de Contas.
Pode ser til para registar a venda de um ponto que no esteja
automatizado, como por exemplo: Cabeleireiro Barbearia, Parque
de Estacionamento, etc. Exceptuam-se as vendas a crdito.
Os movimentos que se realizam mediante esta opo so
visualizados nos relatrios de receitas e de operaes de caixa.
Alojamento / Conta No campo Tipo seleccionar uma das opes (alojamento; reserva; no
alojado; sem conta).
Alojamento: Insere-se o nmero do alojamento.
Conta: Insere-se o cdigo da conta de no alojado.
Reserva Se escolher no campo Tipo a opo Reserva deve inserir o nmero da
mesma.
Seco Seco ou Departamento ao qual pertence o servio que foi ou que ir
ser prestado.
POS Nmero do Ponto de Venda
Crdito Selecciona-se quando devemos registar um Servio.
Dbito Selecciona-se quando devemos registar um:
1. Recebimento
2. Desembolso
3. Devoluo
No caso de Recebimento deve especificar a Forma de Pagamento.



Campo

Significado
Se a forma de pagamento for um Carto de Crdito deve escolher o
tipo de carto e pode definir o Nmero.
Servio Selecciona-se o Servio a ser lanado.
Na janela aparecem somente os servios que pertencem Seco
escolhida.
Descrio Permite registar um comentrio ou descrio do movimento.
Valor Valor do movimento.
Imposto Includo
Se estiver activa a opo, ento no valor que inserido j est includo
o valor do imposto.

4. Quando concluir a introduo dos dados prima o boto

Este boto utilizado para combinar vrias moedas no momento de inserir um
pagamento. necessrio definir previamente estas moedas no classificador para que se possa utilizar em
operaes de Caixa.

Ao pressionar este boto, aparece a seguinte janela:

Com esta opo permitido inserir pagamentos na mesma moeda diferente da moeda base.
importante sublinhar que o sistema ir sempre converter todas estas operaes para a moeda base.



Instrues de Transferencia

No classificador de Servios pode-se definir a conta por defeito na qual devem ser lanados os movimentos. Em
certos casos visualizado um alerta como mostrado em seguida. No obstante, o utilizador poder modificar
esta proposta.

Insere-se um valor de 150 pelo servio de
RESTAURANTE. Este servio est predefinido
para ser debitado na conta Extra 1, mas
quando se altera para debitar na conta Extra
2, o sistema envia uma mensagem de alerta
para confirmar se o utilizador deseja alterar
a conta:

Nesta opo tem-se em considerao as Instrues de transferncia definidas na reserva.

Inserir Movimentos com Desconto

Esta opo d a possibilidade de aplicar descontos em Percentagem e/ou em Valor.
Para definir o desconto deve pressionar o boto



Se o desconto definido em Percentagem visualiza-se no campo Valor o valor do mesmo. Se ao contrrio
definido um desconto em Valor o campo de Percentagem permanece a 0.00.
No exemplo anterior foi registado um movimento de 150 por refeio, ao qual foi aplicado um desconto de
10%, o que representa um desconto de 15 . Isto quer dizer que o valor total a debitar ao cliente ser de 135 .
(150 - 15 ).

Datas manipuladas pelo sistema para os movimentos

Quando se regista algum movimento o sistema armazena as seguintes datas:

Data

Significado
Valor 1. Data real em que se efectuou a venda ou o pagamento.
2. Aparece nas Facturas e Extractos de Contas.
3. Se por alguma razo deixou de se registar um movimento no dia
correspondente, necessrio especificar no campo Data (Valor) o dado real.
Assim resultaria transparente para o cliente qualquer erro na operao do
hotel.
Movimento 1. Data do NewHotel que muda no processo de confirmao do Fecho do Dia.
2. conhecida como data de trabalho.
Registo Data do computador no momento em que se regista o movimento.

Exemplo:

1. So 3:00 a.m. do dia 15 de Novembro de 2007 e ainda no foi efectuado o Fecho do Dia, pelo que o
NewHotel ainda est no dia 14.

2. Foi detectado um vale a crdito da Lavandaria, de 12 de Novembro guardado numa gaveta que por
descuido no foi registado no sistema. Por sorte o alojamento tem sada prevista para o dia 20 de
Novembro e ainda possvel emendar o erro.

Percentagem Valor



Embora que ao registar o movimento o utilizador ponha no campo Data = 12/11/07 este afectar a produo da
Lavandaria do dia 14/11/07 (Data Movimento).

O sistema armazena os seguintes dados:

Data
Valor 12/11/07
Movimiento 14/11/07
Registo 15/11/07

Nota: O sistema NO PERMITE modificar a produo e a caixa de dias anteriores (datados) a nvel estatstico
nem contabilstico. O que quer dizer que, embora se insiram movimentos com Data Valor < Hoje se
Anulem ou se Corrijam movimentos de dias anteriores, estes sero reflectidos na informao do Dia
de Trabalho (Data do NewHotel)

Consultar Movimentos

O acesso a esta opo pode ser efectuado atravs de um dos seguintes caminhos:

1. Escolher a opo Recepo Movimentos Consulta de Movimentos




Consultar Movimentos

Critrio

Significado
Movimentos Data que tinha NewHotel quando se inseriu o movimento.
O sistema prope a data de hoje.
possvel analisar movimentos com Data Movimento Igual a, Inferior a,
Superior a ou Entre (neste ltimo caso activa-se outro campo para poder
especificar At).
Valor Data real na qual foi prestado o servio ou quando foi efectuado o
pagamento.
possvel analisar movimentos com Data Valor Igual a, Inferior a, Superior
a ou Entre (neste ltimo caso activa-se outro campo para poder especificar
At).
N Doc. Nmero do Documento.
Refere-se ao valor do campo N Doc da opo Inserir Movimentos
N Fact/ Srie Nmero da factura, que seguida por um campo que indica a srie da
factura.
Tipo de Conta Se uma conta do tipo Alojamento, Reserva, Conta No Alojada ou Sem
Conta.
Descrio a descrio que se coloca no campo de Descrio da ferramenta de
Insero de Movimentos.
Moeda Permite escolher os movimentos efectuados na Moeda Base ou na Moeda



Critrio

Significado
Suplementar.
Forma de Pagamento Permite escolher os movimentos efectuados para uma determinada forma de
pagamento.
Alojamento Nmero do Alojamento.
Contas No Alojados Cdigo de uma Conta No Alojada.
Premindo o boto activa-se a opo Contas No Alojadas
Reserva Nmero de uma Reserva.
Premindo o boto activa-se a opo Consulta de Reservas
Grupo Cdigo de Grupo
Premindo o boto activa-se a opo Consulta de Grupos
Servio Escolhe-se o Servio a procurar
Forma de Pagamento So as formas de pagamento que so definidas (cash, cheque, carto de
crdito, etc.)
Conta Refere-se s contas em que se divide uma reserva (Master, Extra 1, , Extra
5)
Valor / Quantidade Pode-se digitar o valor para efectuar uma consulta usando os critrios maior
(>), menor (<), igual (=) ao valor digitado, quando o campo est em branco
no se aplica nenhum critrio.
Corrigidos
Apenas Movimentos Corrigidos
Apenas Movimentos Sem Corrigir
Facturados
Apenas Movimentos Facturados
Apenas Movimentos Sem Facturar
Anulados
Apenas Movimentos Anulados
Apenas Movimentos No Anulados
Package
Apenas Movimentos que pertencem a um Package
Apenas Movimentos que no pertencem a um Package
Factura Antecipada
Apenas Movimentos que pertenam a uma factura
antecipada.
Apenas Movimentos que no pertencem a uma
factura antecipada
Depsito Antecipado
Apenas Movimentos que foram adicionados como
um depsito.
Apenas Movimentos que no foram adicionados
como um depsito.
Transferido de: Utiliza-se para procurar os movimentos transferidos de uma Reserva, Conta
No Alojada ou Grupo
Procurar em Escolhe-se em Movimentos Activos, Movimentos em Histrico ou Ambos



Critrio

Significado

Mostra-se a coluna de Dbitos e Crditos

Mostra-se a coluna de Crditos

Mostra-se a coluna de Dbitos

Outros critrios de pesquisa
Premindo o boto tem-se a possibilidade de consultar os movimentos efectuados nas
contas, filtrando por uma grande quantidade de critrios adicionais para alm dos existentes na Janela
Principal de Movimentos.
Esta opo d uma grande flexibilidade recuperao da informao e constitui uma ferramenta importante
para Auditar o sistema.

Critrio

Significado
Registo Data do computador quando se inseriu o movimento.
Hora Hora do computador quando se inseriu o movimento.
Movimentos. Data do NewHotel quando se inseriu o movimento.



Critrio

Significado
Valor Data na qual o servio foi prestado ou quando efectuou-se o pagamento.
Alojamento Nmero do Alojamento.
Bloco Localizao fsica dos Alojamentos.
So definidos na opo Arquivos Alojamentos Blocos
Contas No
Alojadas
Cdigo de uma Conta No Alojada.
Premindo o boto activa-se a opo Contas No Alojadas
Reserva Nmero da Reserva.
Premindo o boto activa-se a opo Consulta de Reservas
Entidade
Premindo o boto activa-se a opo Entidades
Grupo Nome do Grupo.
Seco Escolhe-se a Seco/ Departamento a procurar.
N Doc. Se queremos analisar um movimento em particular pode-se inserir o nmero do
Documento (vale).
POS Nmero do Ponto de Venda que efectuou a venda ou o recebimento.
Forma Pagam. Escolhe-se a Forma de Pagamento do movimento que deseja analisar.
Carto de Crdito Escolhe-se o Tipo de Carto de Crdito (ex: Visa, Mastercard, American Express,
etc.)
Servio Escolhe-se o Servio do movimento a analisar.
Dbito, Crdito
Todos
Dbito - Formas de Pagamento
Crdito - Servios
Todos - Ambos

Se seleccionado Dbito ou Crdito activa-se o campo Valor que permite
consultar os movimentos com um valor especfico.
Desconto Valor do desconto
Tipo de Conta Escolhe-se uma das 6 contas (Master, E1,..,E5).
Utilizador Permite conhecer os movimentos feitos por um Utilizador do sistema.
Srie Escolhe-se uma das sries de facturao definidas no sistema.
N Fact. Nmero de factura.
Nota de Crdito Escolhe-se a Nota de Crdito
Automticos Movimentos que so lanados automaticamente no Fecho do Dia.
Diria Movimentos de Dirias (Penses)
Package Movimentos associados a packages.
Premindo o boto possvel escolher um package especfico.
Corrigidos Movimentos Anulados ou Corrigidos.
Turno Turno no qual realizou-se o movimento.



Exemplos de Consultas de Movimentos

1. Correces e/ou anulaes de movimentos que foram efectuados pelo utilizador Roberto Prez lvarez
(RPA) nos dias compreendidos entre o dia 01/04/07 e o dia 15 desse mesmo ms.
Movimentos. Entre 01-04-07 e 15-04-07
Utilizador: RPA

2. Pagamentos feitos com Carto de Crdito que ascendem a 8.50 e encontram-se facturados.

Valor: 8.50
Forma de Pagamento: Carto de Crdito
N Fact.: > 0

3. A Auditoria deseja rever se foram lanados correctamente no ms de Maro os preos de Alojamento (no
processo do Fecho do Dia) nos Bungalow.
Movim. Entre 01/03/07 e 31/03/07
Servio: Alojamento
Bloco: Bungalow

O boto usa-se da mesma forma que o boto que se encontra no menu de Consultas de
Reservas.

Corregir um movimento

1. Seleccionar o movimento a Corrigir.




3. No bloco esquerdo da janela so visualizados os valores actuais do movimento e direita esto os campos
que podem ser alterados para corrigir o movimento.
4. Quando concluir a correco prima o boto

5. Escolha o Motivo da Correco.
6. Prima novamente o boto .

Introduo Mltipla de um movimento

Esta opo til quando existe um Ponto de Venda que no est automatizado. Ento define-se a Seco ou
Departamento, o Servio, a Conta, a moeda e inicia-se assim um processo de registar todos os vales desse dia de
uma maneira cmoda j que permite operar apenas com o teclado.

1. Pressionar o boto na janela de consulta de movimentos.

2. Aceder por Recepo Movimentos Inserir Movimentos Mltiplos



1. Escolhe-se a Seco, o Servio a lanar, a conta extra do alojamento e a moeda.

2. Define-se o Nmero do Alojamento ou o nmero da Reserva, o Valor do Movimento, a quantidade e o N do
Documento e em seguida pressiona-se o boto

3. Repetir o ponto 2 at concluir a insero dos vales. At este momento no est nada validado e podemos
sair da opo e a informao no se perder.

4. Para validar que os alojamentos existam e que estejam em Check-in pressionar o boto

5. Na coluna Status visualiza-se OK se os dados so correctos.
6. Quando concluir a verificao , deve pressionar o boto e nesse
momento so feitos os lanamentos em todos os alojamentos.

7. O boto Apagar anula a entrada realizada. Para isso posicione-se sobre o valor introduzido e premimos este
boto.

8. Para fazer uma modificao a um registo j inserido, selecciona-se o registo, faz-se a modificao
desejada e por ltimo premimos o boto Alterar.



Inserir uma Diria

2. Aceder por Recepo Movimentos Inserir Dirias

Mediante esta opo lanamos manualmente alguma diria que se deixou de lanar no sistema durante o fecho
do dia ou alguma nova diria definida depois desta. As dirias introduzidas por esta via podem ter descontos,
os quais so introduzidos premindo o boto de descontos (para isto no deve estar assinalado o boto
) , aparecendo em seguida a seguinte janela para escolher a incidncia do desconto.

Para obter no final o clculo da diria introduzida premimos o boto calcular.
Moeda
Contrato
Indica se calcula a
Diria Segundo a
Reserva
Nmero de Dias a
calcular a partir da
Data valor



Ao seleccionar a reserva ou alojamento, o programa automaticamente calcular a Diria atribuda a esta
reserva, mostrando os valores na moeda contrato.

Se deseja inserir um preo manual, deve desactivar o Check box Tarifa.

Se deseja ver os valores na moeda base, deve pressionar o boto assinalado na janela anterior.

O campo Dias indica a quantidade de Dirias que sero lanadas a partir da Data Valor inserida.

Importante: A data valor a que se toma como referncia para a emisso de facturas e contas correntes, pelo
que deve ser inserida de acordo com o dia a partir do qual queira que apaream o(s) valor(es) de diria.

Inserir Packages

2. Aceder por Recepo Movimentos Inserir Packages

A insero de packages similar ao procedimento da insero de uma diria. No entanto, no caso do package
este composto por vrios servios que podem associar-se a uma reserva.



Inserir Grupo de Reservas Mltiplas


2. Aceder por Recepo Movimentos Inserir Movimentos Mltiplos Grupo

Esta opo muito semelhante de introduo mltipla de movimentos. Difere apenas no sentido em que
necessrio digitar o cdigo de grupo. Nesta opo ser necessrio inserir os dados como: Grupo, data, seco,
servio, tipo de conta, moeda, e valor do servio. Ao pressionar o boto, visualizam-se na
janela todas as reservas do grupo seleccionado. O resto dos botes funcionam da mesma forma que nas opes
anteriormente explicadas.

Visualizar um Movimento
Usa-se o boto de para observar a informao de como foi inserido o movimento.



Se o movimento de tipo Dbito pode-se gerar uma cpia do Recibo com o boto Recibos:

A opo de permite visualizar o recibo no ecr:



Anular um Movimento

1. Marcar o registo a anular.
2. Pressionar o boto de

3. A aplicao mostra uma mensagem que solicita a confirmao da operao:

Se pressionar o boto Sim o sistema mostrar a janela de Motivo, onde deve seleccionar a causa para
anular o registo:



No se podem anular os movimentos que j foram facturados, dando origem seguinte mensagem:

Nota:
1. Na operao de anular um movimento criado um movimento com valor negativo, para balancear o
registo, no entanto, no apagado da base de dados.
2. Para anular um movimento facturado deve-se anular primeiro a factura

Diviso

1. Seleccionar o registo a dividir

visualizado o menu de Critrios Split. O valor pode ser dividido num valor em percentagem se
seleccionar o Critrio de Percentagem.

Se seleccionar o critrio Valor activa-se este campo. A quantidade que for colocada neste campo uma
das partes em que fica dividido o registo.
O valor Original de 1500
No campo valor digita-se 500
O valor fica dividido em 500 e 1000 , respectivamente



Consultar Movimentos de Carto de Crdito

Recepo Movimentos Consultar Cartes de Crdito

a ferramenta que concilia o saldo dos pagamentos registados por este conceito em NewHotel e o da conta
contvel correspondente no Sistema Contvel do Hotel.



Chamadas Internas

Recepo Movimentos Chamadas Internas

Permite analisar as chamadas telefnicas que foram efectuadas desde as extenses que foram definidas como
Internas.

Estes lanamentos no se consideram como receitas do hotel.

As extenses da rea Administrativa do hotel entram nesta categoria e cada uma associa-se a um
Departamento, o que permite analisar as chamadas originadas numa extenso, incluindo num departamento
para um perodo de tempo determinado.

Esta opo activada quando existe uma conexo directa entre a central telefnica e o NewHotel, j que nos
casos onde so utilizados outros produtos da empresa como o NewPhone, estes dados so obtidos por esse
mdulo e no por este meio.

O boto permite transferir a chamada a um alojamento, reserva ou Conta Extra, apenas
fazendo click sobre o boto de qualquer das opes.



Chamadas No Processadas (Chamadas Pay Tv, Internet)

Para aceder v ao menu Recepo Movimentos No processadas (Chamadas, Pay TV, Internet)

Mediante esta opo podem-se analisar, depurar e transferir todas aquelas chamadas que por algum motivo
no foram processadas pelo NewHotel. Geralmente quando ocorre algum erro nas transferncias da chamada
entre a central e NewHotel, ou quando se executam chamadas desde alojamentos que no esto ocupadas,
estas chamadas so armazenadas nesta opo at ao momento em que o operador as analise.



Se desejamos transferir uma das chamadas no processadas, usamos o boto de transferir e o sistema
mostra-nos a seguinte janela para escolher os dados do alojamento ou reserva de destino:

Control de Chamadas

O acesso a esta opo pode ser feito atravs de Recepo Movimentos Controlo Chamadas.

Traz um relatrio detalhado com as chamadas processadas pela central do hotel que foram lanadas no
NewHotel.



Fecho do Turno

O acesso a esta opo pode ser feito atravs de Recepo Movimentos Fechar Turno

Esta opo possibilita mudar de turno entre os diferentes operadores do sistema, marcando cada operao
realizada com o turno na qual foi efectuada e desta forma diferenciar as diversas aces realizadas em cada
um deles.



Operao de Caixa

Inserir Operaes de Caixa

Para aceder v ao menu Recepo Operao de Caixa Operao de Caixa

Para inserir movimentos de caixa

Consultar Operaes de Caixa

Para aceder v ao menu Recepo Operao de Caixa Consulta de Operaes de Caixa



Depsitos Antecipados

Para aceder a esta opo v a Reservas Depsitos Antecipados

O menu divide-se em duas partes. Na seco esquerda pem-se os detalhes do depsito:

Critrio

Significado
Data Valor Data real na qual se efectuou o pagamento.
N Doc. Nmero que identifica a operao.
Tipo de Conta Tipo de conta (Master, Extra 1, ..., Extra 5) a qual afectar o depsito da
Conta Corrente do Hspede.
Reserva Nmero e ano da reserva correspondente.
Seco Seco que afectada com o depsito.
Forma de Pagamento Forma de pagamento no qual recebe-se o valor.
Carto Crdito Mostram-se os cartes de crdito definidos no sistema quando no campo de
Forma de Pagamento existe uma forma de pagamento relacionada com os
cartes de crdito
Descrio Uma breve descrio da operao.
Valor Montante do depsito.

A seco direita est relacionada com o menu de reserva individual ou de grupo. Nela aparecem os detalhes
que foram inseridos no momento de criao da reserva como o valor do depsito, a data limite em que se deve
fazer o depsito (deadline) e seu valor total:



A seguir ao preenchimento da seco
esquerda aparece esta Mensagem para
escolher se quer imprimir, ou no, na
altura o Recibo do depsito.

Depois de adicionar o depsito no menu de Reservas, pode-se consultar os movimentos efectuados primindo o
boto .

Depsito anticipado da reserva
Gera movimentos do tipo Crdito com base na diria da reserva para
cruzar com o valor do depsito:

Informao do Valor de Depsito.
Esta informao possivel de
visualizar na Ficha de Reserva
Individual ou de Grupo.



Captulo 16: Contas Correntes

Consultar Contas

Esta opo permite consultar, pela janela ou pela impressora, as Contas de Hspedes e Contas No Alojadas.
Para alm disto possvel Inserir Movimentos e emitir Facturas se for necessrio.

O acesso a esta opo pode efectuar-se por um dos seguintes caminhos:

1. Escolher a opo Recepo Contas Correntes

3. Pressionar o boto ou, pelo menu de consulta de reservas, com o boto

Consulta Contas Correntes



Procedimento para Consultar uma Conta

1. Escolher a conta a analisar.

1.1. possvel seleccionar entre: Alojamento, Reserva, Conta Extra ou Grupo de Reservas. Em todos os
casos pode activar a procura da conta premindo o boto
1.2. Uma vez seleccionada a conta deve pressionar o boto

2. Seleccionar a informao que desejamos analisar da conta escolhida.

2.1. Visualizam-se os movimentos das 6 contas (Master, Extra 1,.., Extra 5).
2.2. Se activar e/ou desactivar os campos das contas e pressionar o boto pode consultar
a informao que desejar.

2.3. Debaixo das contas seleccionadas pode sempre visualizar o saldo de cada uma das 6 contas e o Total Geral
independentemente das sub contas seleccionadas.

Impresso de um Extracto de Conta
Premindo o boto podemos obter, no ecr ou impressora a conta escolhida. Esta opo
til quando o cliente pretende analisar a situao da sua conta.

Pode listar-se tantas vezes quantas seja necessrio.
No um documento oficial, pelo que no numerado



Inserir Movimentos
Desde a prpria consulta de uma conta possvel inserir movimentos utilizando o boto

Nota: O procedimento para inserir movimentos em contas est explicado no Captulo: Movimentos em Contas
Inserir Movimentos. Factura Anticipada

Pode emitir-se uma factura antecipada de alojamentos de clientes Directos ou de Entidades, premindo

O procedimento similar ao das Facturas de Extras que ser explicado em seguida.

Factura de Extras

Desde a prpria janela de consulta de uma conta possvel emitir facturas tanto para os Clientes como para as
Entidades premindo o boto



1. Se estamos a trabalhar com uma reserva de Entidade aparece desactivado o campo porque o
sistema assume que os pagamentos efectuados nesta sub conta (geralmente Diria) sero facturados
Agencia ou Empresa segundo o caso.

2. Se o cliente deseja que se facturem os lanamentos registados na conta Master deve activar o campo
e sero visualizados na janela todos os movimentos dessa conta.

3. Seleccionar os movimentos a facturar. Pode utilizar os mtodos Shift Click (consecutivos) ou Ctrl Click
(alternativo). Se desejar emitir uma nica factura com todos os movimentos que aparecem na janela prima
o boto

O boto serve para agrupar vrios movimentos num s valor e conceito, exemplo:

Temos esta conta onde desejamos agrupar as despesas das bebidas e aluguer de sala num s valor

Desactiva-se a check-box da conta Master e deixamos apenas activada a check-box da conta que contem os
valores de bebidas e aluguer de sala. De seguida, primir o boto Tudo para seleccionar todos os valores,
seguindo-se de Condensar Seleco.
Surge a janela Descrio onde se deve inscrever a descrio dos servios prestados conforme desejados e
terminar a operao primindo o boto Aceitar.



O resultado como segue:

O boto agrupa os valores por reserva quando existem movimentos de reservas distintas,
por exemplo em reservas de grupo.

O boto de serve para anular um registo. Ver o tema: Anular Movimento

Com o boto pode inserir um desconto sobre um registo seleccionado. O desconto pode ser
por Percentagem (%) ou por valor.

O boto serve para dividir um registo. Ver o tema: Diviso




5. Por defeito a factura aparece em nome do Titular da reserva, no entanto, se desejar que seja imprimida
em nome da Entidade deve pressionar o boto . Neste caso, nos campos Titular,
Morada e N de Contribuinte aparecero os dados da entidade seleccionada.

Mostra os dados da Entidade (Agncia / Empresa) pela qual foi
feita a reserva dos hspedes no hotel.

Mostra os dados do Titular da reserva se este tem criado uma
ficha no Cardex de Clientes.

Qunado o sistema NewHotel trabalha com ligao com o sistema
NewPlan este parmetro indica que a factura oficial ser
liquidada pelo NewPlan

6. Este tipo de factura geralmente liquidada pelo prprio cliente, pelo que mantm-se activo o campo
e deve especificar a(s) forma(s) de pagamento. Se deseja que a factura seja emitida



sem um pagamento, dever marcar o campo , o qual j possibilita que no seja
obrigatrio um pagamento e que seja transferido ao sistema de Contas por Cobrar (NewConta)

7. Quando escolher uma forma de pagamento na janela Forma de Pagamento deve pressionar o boto
.

8. O boto de descontos aplica um desconto sobre o total da factura. Os descontos devem ser
definidos previamente pela opo Arquivos Parmetros Tipos de Desconto.

9. O boto possibilita se o valor a Cobrar inserido em Valor ou em Percentagem (%). Por
defeito sempre em Valor:

Valor:

Digita-se o pagamento efectuado. Nesta caso
indica que o valor de 73.96 foi pago em
dinheiro.



11. A factura sai directamente pela impressora e o nmero da mesma aparece em da
prpria janela de Parametrizao.

12. Se deseja obter uma cpia da factura que se acaba de emitir deve pressionar o boto .

13. Para terminar o processo de facturao prima o boto

Nota: O sistema no permite emitir uma factura que contenha movimentos da conta Master que estejam
includos numa Factura Pr-forma.

Transferir Movimentos

Desde a prpria consulta de uma conta possvel transferir movimentos para outro alojamento, Conta No
Alojada ou mesmo entre diferentes sub contas da conta analisada. Para isto deve pressionar o boto
.
Percentagem:

Selecciona-se a forma de pagamento feita
pelo cliente, neste caso em Dinheiro e indica
que fez o pagamento de 2% do valor total (o
que corresponde a 15.48 . Os restantes 98%
falta definir a forma de pagamento.



1. Se estamos a trabalhar com uma reserva de Entidade aparece inactivo o campo porque o
sistema assume que os lanamentos efectuados nesta conta (geralmente lanamentos de Diria) sero
facturados Agncia ou Empresa segundo seja o caso.

2. Se for necessrio transferir os movimentos registados na conta Master deve activar a opo e
sero mostrados na janela todos os movimentos dessa conta.

3. Seleccione os movimentos a transferir. Pode utilizar os mtodos Shift Click (consecutivos) ou Ctrl Click
(alternados).Se desejar transferir todos os movimentos que aparecem na janela prima o boto

4. Pressionar novamente o boto

5. Na janela que se segue deve especificar a conta destino, que pode ser de outro Alojamento, uma Conta
Extra (No Alojada) ou outra sub conta da mesma conta corrente.



6. Se deseja obter um comprovativo da transferncia que ir ser efectuada deve activar o campo
.


Se tem vrios Hotis (em Complexo) pode-se fazer uma transferncia entre hotis utilizando o boto
onde seleccionado o Hotel, Alojamento / Reserva, ou conta Extra:



Consulta de Conta Corrente desde Consulta de Reservas
1. Aceder opo Consulta de Reservas pressionando o boto

2. Definir N Aloj.

4. Seleccionar a reserva.
5. Pressionar o boto . Se o boto no estiver activo quer dizer que a conta j est
fechada.

Fechar uma Conta Extra ou No Alojada

1. Aceder opo Arquivos Contas No Alojadas

2. Desactivar o critrio de procura




4. Seleccionar a conta a fechar e pressionar o boto .

Reabrir uma Conta Extra ou No Alojada

1. Aceder opo Arquivos Contas No Alojados

2. Marcar o critrio de procura




Seleccionar a conta fechada e pressionar o boto

Fechar Contas Correntes

1. Aceder opo Consulta de Reservas premindo o boto

2. Marcar o critrio de procura

4. Seleccionar a conta a fechar e pressionar o boto

5. Se a conta no pode ser encerrada por algum motivo, o sistema avisar o utilizador com uma mensagem
como neste exemplo:

Reabrir Contas Correntes

2. Desactivar o critrio de procura

4. Seleccionar a conta a abrir e pressionar o boto . Poder ver que a conta corrente est
novamente aberta porque o boto da Conta Corrente ser activada novamente .



Captulo 17: Facturao

Factura de Entidade

Esta opo acede-se por Recepo Facturao Facturas Entidades

Aspectos Gerais

A Factura de Entidade um documento oficial que est assente no mdulo de Contas por Cobrar (NewConta) e
gera um movimento contvel. Obtm-se a partir dos movimentos registados nas contas Master das reservas
seleccionadas, pelo que contempla os dados reais lanados durante a estada dos clientes.

Numa Factura podem estar includas vrias reservas mesmo que tenham Datas de Entrada e Sada diferentes
sempre que sejam da mesma Entidade e Operador (Tarifa de Preo). Se incluir reservas com diferentes
Entidades ou Operadores o sistema mostra a seguinte mensagem:

Para procurar as reservas a facturar na parte superior do menu de Facturao de Entidades oferece vrios
critrios para realizar a pesquisa como o nmero de alojamento, estado da reserva, data de entrada, data de
sada, etc.:



Procedimento para Obter uma Factura de Entidade

1. Especificar os critrios de procura das reservas que queremos facturar.

3. Seleccione as reservas a facturar. Pode utilizar os mtodos Shift Click (consecutivos) ou Ctrl Click
(alternativo).
4. Transfira-as para o segundo nvel da janela premindo o boto . Para transferi-las uma a uma pode dar
duplo click em cada uma delas. Para transferir todas as reservas pressionar o boto .
5. Se queremos retirar alguma reserva do segundo nvel, seleccione-a e prima o boto

6. Quando todas as reservas a facturar se encontram no segundo nvel da janela premimos o boto

7. Visualiza-se uma proposta de factura na Moeda Base e deve pressionar novamente o boto



Proposta a Facturar

8. Definio do Titular da Factura: Premindo o boto mostram-se os dados da Agncia ou
Empresa a qual pertencem os hspedes das reservas seleccionadas.

9. Para que seja emitida a factura deve pressionar o boto e sero visualizados seus
Nmeros e Srie em da prpria janela de Parametrizao.

10. Para obter Cpias da factura que acaba de ser imprimida prima o boto tantas vezes
quantas seja necessrio. Tambm pode alterar o nmero de cpias nos campos que fazem referncia a: N de
Cpias Factura, N de Cpias Moeda Estrangeira

11. Quando concluir o processo de facturao pressionar o boto .

O boto de transferir funciona da mesma maneira como foi explicado na seco Transferir
Movimentos



Facturas de Clientes

Esta opo acede-se por Recepo Facturao Facturas Clientes

Aspectos Gerais

Permite facturar os servios de extras, ou seja aqueles servios que os clientes devero pagar.

Podero ser emitidas, com os lanamentos feitos a um alojamento, tantas facturas de clientes quantas as que
sejam desejadas. Para alm disso, o sistema contempla a possibilidade de facturar lanamentos feitos em
diferentes alojamentos ou no mesmo nmero de factura, o que se torna muito til para o caso de famlias que
ocupam mais de um alojamento, grupos, etc.

Este tipo de factura pode ser liquidada por diferentes Formas de Pagamento, uma de cada vez. Exemplo:
Carto de Crdito e Cash.

No caso de Clientes Directos possvel facturar os movimentos das 6 contas (Master, Extra 1,.., Extra 5) e para
os de Entidade as Contas Extras (E1,..,E5).

Os movimentos facturados no so mostrados na Consulta de Conta Corrente, mas podem ser analisados na
opo Consultar Movimentos.

No possvel emitir uma factura com saldo negativo.



Procedimentos para obter uma Factura de Cliente

1. Especificar os critrios de procura da(s) reserva(s) que queremos facturar. O critrio de procura mais utilizado
Aloj. (N de alojamento) e Situao = Check-In.

Critrios de Busca

3. Mostram-se no primeiro nvel da janela as reservas que cumprem os requisitos especificados.

4. Seleccionam-se as reservas a facturar e passam ao segundo nvel da janela premindo o boto ou dando
Duplo Click em cada uma delas. Se queremos retirar alguma reserva do segundo nvel seleccionamos essa
reserva e primimos o boto . Se desejamos facturar todas as reservas da consulta
primimos o boto de .
5. Quando todas as reservas a facturar esto no segundo nvel da janela premimos o boto .

6. Seleccionar os movimentos a facturar. Pode utilizar os mtodos Shift Click (consecutivos) ou Ctrl Click
(alternativos).




8. Em seguida aparece uma janela para especificar os dados do Titular da factura e a(s) Forma(s) de
Pagamento que iro ser utilizadas.

Mostra os dados da Entidade (Agncia / Empresa) pela qual foi
feita a reserva dos hspedes do Hotel.

Mostra os dados do Titular da reserva se est tem criado uma
ficha no Cardex de Clientes.

9. Este tipo de factura geralmente liquidada pelo prprio cliente, pelo que mantm-se activo o campo
e deve especificar-se a(s) forma(s) de pagamento.

10. Quando escolher uma forma de pagamento na opo Forma de Pagamento deve pressionar o boto

11. No caso da factura que est elaborada ter de ser transferida ao sistema de Contas por Cobrar (NewConta)
deve activar o campo




Agrupar Movimentos na Factura

possvel modificar a estrutura da informao que aparece neste tipo de Factura se pressionar o boto

Os saldos, como lgico, no sofrem alteraes. O que pode acontecer que saiam agrupados vrios servios
numa linha.

Janela que permite agrupar movimentos

Opo

Significado
Seco Agrupa os servios de uma Seco numa linha.
Na descrio da linha aparece o nome da Seco.
Servio Restaura a situao original.
Agrupar Packages por Data Agrupa os movimentos que pertencem a um package por data.
Agrupar Dirias por Data Agrupa os movimentos que no pertencem a um package por data.
Agrupar Telefones por Data Agrupa os movimentos de telefone pela data Valor.
Nmero de Documento Agrupa pelo nmero de documento que tem o movimento.



Aplicar uma Percentagem de Desconto
Se pressionar o boto possvel aplicar um desconto aos servios seleccionados, quer em
percentagem quer em valor.

Facturas Contas No Alojadas

Esta opo acede-se por Recepo Facturao Facturas Contas No Alojados

O tratamento similar ao do ponto Facturas de Clientes Hspedes deste mesmo captulo.

Com ajuda do boto pode consultar a conta no alojada que deseja facturar.

Esta opo permite buscar os movimentos que no pertencem a uma reserva ou conta no
Alojada.

Para facturar uma ou vrias contas No Alojadas prima o boto

Em seguida pressionar



Factura Proforma

O acesso a esta opo por Recepo Facturao Facturas Proforma

Aspectos Gerais

A Factura Pr-forma pode obter-se para reservas de Entidade que estejam em situao Reserva ou Check In e
tem o objectivo de contribuir para a agilizao da gesto de cobrana s Agncias.

E uma previso, pelo que obtm-se a partir do preo da Diria e dos Movimentos Adicionais definidos na conta
Master das reservas que so seleccionadas e no so considerados os lanamento reais que possam existir em
tais contas.

No um documento oficial pelo que no registado no mdulo de Contas por Cobrar (NewConta) nem gera
um movimento contvel ou se obtm na Moeda do Contrato e na Moeda Base.



Numa Factura Pr-forma podem estar includas vrias reservas mesmo que tenham Datas de Entrada e Sada
diferentes, sempre que sejam da mesma Moeda, Entidade e Operador (Tarifa de Preo). Se no se cumprirem
estes requisitos o sistema emitir as seguintes mensagens:

Ao concluir a estada das reservas facturadas com uma factura Pr-forma necessrio emitir uma Factura Final,
a qual se regista no mdulo de Contas por Cobrar e no Sistema de Contabilidade. Esta Factura Final ter o
mesmo nmero da Factura Pr-forma correspondente.

Na opo Recepo Facturao Facturas Pr-forma estas podem ser canceladas e reimpressas tantas vezes
quantas sejam necessrias, apenas sendo necessrio assinal-las como sendo Cpias no lado direito da
janela.



Procedimento para Obter uma Factura Proforma

1. Especificar os critrios de procura das reservas que queremos facturar. Geralmente faz-se uma factura
para as reservas de uma Agncia que entram no mesmo dia, e por isso que os critrios mais utilizados so
Entrada = (Data) e Entidade.

2. Pressionar o boto .

3. Transferir as reservas a facturar para o segundo nvel da janela. Para isso prima o boto ou faa
duplo click em cada uma delas. Se queremos retirar alguma reserva do segundo nvel seleccione-a e prima
o boto . Se deseja seleccionar todas as reservas prima o boto

4. Quando todas as reservas a facturar esto no segundo nvel da janela primir o boto

Se na tarifa de alguma das reservas seleccionadas no constar o preo no perodo da sua estada, o sistema
emite uma mensagem de alerta para esta situao para cada de uma delas:

5. Visualiza-se uma proposta de factura na Moeda Base e deve presionar-se novamente o boto



6. Definio do Titular da factura. Por defeito, j aparecem nos campos de Titular, Morada e N de
Contribuinte os dados da Agencia / Empresa a qual pertencem os hspedes das reservas seleccionadas.
7. Para confirmar a operao deve pressionar o boto

Factura Anticipada

O acesso a esta opo feito por Recepo Facturao Facturas Antecipadas

Aspectos Gerais

Pode obt-la para reservas de Entidade que estejam em situao Reserva ou Check In e tem por objectivo
contribuir para agilizar a gesto de cobranas s Agncias.

A Factura Antecipada uma previso, pelo que obtida a partir do preo da Diria e dos Movimentos
Adicionais definidos na conta Master das reservas seleccionadas. No se consideram os lanamentos reais que
possam existir em tais contas.

A diferena entre esta e a Factura Pr-forma que esta um documento oficial pelo que registada no
mdulo de Contas por Cobrar (NewConta), gera um movimento contvel e obtida na Moeda do Contrato e na
Moeda Base.

Numa Factura podem estar includas vrias reservas mesmo que tenham Datas de Entrada e Sada diferentes
sempre que sejam da mesma Entidade e Operador (Tarifa de Preos).



As Facturas Antecipadas podem ser obtidas at uma data especfica da reserva, por exemplo, para estadas
lineares de mais de um ms, podem ser emitidas facturas antecipadas para o prximo ms e assim
sucessivamente.

Quando pedida a emisso de uma factura antecipada, pode ser apresentada a seguinte janela onde o valor,
por defeito, ser o da data de sada da reserva. Esta janela ser apresentada, ou no, dependendo se o
parmetro Alterar Data Final Facturas Antecipadas est activo ou no (parmetro do Subsistema de
Facturao).

Ao concluir a estada das reservas includas numa factura antecipada necessrio Associar os Movimentos.

Na opo Recepo Facturao Consulta de Facturas, estas podem ser canceladas e reimpressas tantas
vezes quantas sejam necessrias, assinalando para isso de que tratam de Cpias na parte direita da janela.

Nota: O procedimento para obter uma Factura Antecipada similar ao que foi descrito no tema Factura de
Entidade deste mesmo captulo.

Facturar Diferenas das Entidades

O acesso a esta opo feito por Recepo Facturao Facturar Diferentas das Entidades

Esta opo til quando, por exemplo, uma reserva que foi emitida uma factura antecipada e depois esta
sofre uma alterao na sua tarifa. O novo valor da diria ser lanado nas noites seguintes com um valor
diferente do que foi calculado na emisso da factura antecipada. Esta ferramenta ento encarrega-se de
calcular o valor final a ser cobrado.

Outras mudanas podem ser tambm o nmero de dias da estada da reserva, o tipo de alojamento ou o nmero
de pessoas da reserva.

Para que o sistema possa detectar as diferenas deve activar os parmetros Lanar Diferenas com o
Facturado, ou Facturar Diferenas no Check-Out, na opo de Utilitrios Parmetros Subsistema de
Facturao.

Para procurar as reservas que possam ter diferenas, so aplicados os critrios de procura na parte superior da
janela:



1. Depois pressionar o boto

2. Transferir as reservas a facturar para o segundo nvel da janela. Para isso prima o boto ou faa
duplo click sobre cada uma delas. Se queremos retirar alguma reserva do segundo nvel, seleccione-a
e prima o boto . Se deseja facturar todas as reservas prima o boto

3. Quando todas as reservas a facturar estiverem no segundo nvel da janela premimos o boto

Se o valor calculado pela aplicao era a favor do hotel, aparecer a seguinte janela para facturar a diferena:



Facturar Diferenas a Clientes

Funciona da mesma forma que a opo de Facturar Diferenas a Entidades, a diferena que esta ltima
utilizada para as reservas que no so de tipo Entidade.



Consulta de Facturas (Excepto as Proformas)

O acesso a esta opo feito por Recepo Facturao Consultar Facturas

Mediante esta opo podemos consultar, na janela ou por impresso, todas as facturas emitidas exceptuando
as Facturas Pr-forma.

Consulta de Facturas



Critrio

Significado
N Factura Nmero da Factura.
Pode seleccionar-se o Nr.: Igual a, Inferior a, Superior a ou Entre (neste
ltimo caso activa-se o campo para poder especificar At)
Data Data de Emisso da Factura.
Pode seleccionar se a Data: Igual a, Inferior a, Superior a ou Entre (neste
Data de Anulao Data em que foi anulada a factura.
Pode seleccionar-se a Data: Igual a, Inferior a, Superior a ou Entre (neste
Voucher Nmero de Voucher
Pode seleccionar-se Igual a, Inferior a, Superior a ou Entre o nmero de
Voucher inserido.
N Contribuinte Nmero de Identificao da Entidade.
C. Corrente
Premindo o boto pode escolher-se as facturas de Reserva ou Conta
No Alojada.
Se quer analisar todas, este campo mostra-se vazio.
Conta Extra Cdigo da Conta Extra (ou Conta No Alojada).
Permite localizar a(s) factura(s) de uma Conta No Alojada determinada.
Premindo o boto activa-se a opo de Contas No Alojadas.
Titular Refere-se ao Titular das facturas.
Mostram-se todas as facturas cujo Titular contenha a cadeia de caracteres
especificados.
Exemplo:
Titular = PET
Resultado: HOCHTEIN PETER, POLLEX PETRA, MUELLER HANS-PETER, etc.
Permite localizar a(s) factura(s) de uma Reserva determinada.
Premindo o boto activa-se a opo de Consulta de Reservas.
Srie
Premindo o boto pode seleccionar uma das sries definidas no sistema o
que permite conhecer as facturas pertencentes a uma delas.
Exemplo: Conhecer as facturas de Contas Extras da Srie = 2000
Moeda Pode escolher as Facturas de uma determinada Moeda (Euro, USD, Peso,
etc.)



Critrio

Significado
Entidade
Premindo o boto activa-se a opo de Entidades para que possa
seleccionar uma Entidade determinada e posteriormente conhecer as facturas
que lhe pertencem.
Tipo de Documento Se Factura ou Ticket
Regularizadas O sistema permite criar facturas abertas ou Pr-facturadas que so facturas
que no esto regularizadas, ou seja, que no foram transferidas contabilidade,
nem cobradas na recepo
Apenas Facturas Regularizadas
Apenas Facturas no Regularizadas
Todas
Transf. Contabilidade
Apenas Facturas Transferidas Contabilidade
Apenas Facturas Cobradas na Recepo.
Todas
Moeda Sup. Refere-se s Facturas na Moeda Suplementar
Apenas Facturas na Moeda Suplementar
Todas as Facturas excepto aquelas que tm moeda
diferente Moeda Suplementar (Valor por defeito)
Facturas em qualquer moeda
Moeda Est. Consideram-se como Moedas Estrangeiras as Moedas utilizadas nos contratos com
as Agncias de Viagem.
Apenas Facturas na Moeda Contrato
Apenas Facturas na Moeda Base
Facturas em qualquer moeda (Valor por defeito)
Anulada Facturas Anuladas.
Apenas Facturas Anuladas
Apenas Facturas No Anuladas
Todas as Facturas estejam ou no anuladas (Valor por defeito)
Antecipada Facturas Antecipadas
Apenas Facturas Antecipadas
Apenas Facturas que no so Antecipadas
Facturas de qualquer tipo (Valor por defeito)



Cancelar uma Factura

1. Seleccionar a factura a anular.

2. Pressionar o boto (Esta opo apenas permitida nos parmetros marcados) vide
Utilitrios- Parmetros Sub-Sistema de Facturao Anulao

Obter uma Cpia de uma Factura

1. Seleccionar a factura a imprimir.
2. Pressionar o boto e depois o boto Imprimir.

3. Ou ento premindo o boto

possvel obter a factura na Moeda Base ou na Moeda do Contrato.

Uma vez a factura visualizada na janela pode imprimi-la.

Regularizar uma Pr-factura

1. Seleccionar a factura a regularizar.

Mediante esta opo poder cobrar uma factura que esteja em estado pendente ou que esteja simplesmente
pendentes de pagamento.



Consulta Factura Proforma

O acesso a esta opo feito por Recepo Facturao Consulta Factura Pr-forma.

Permite consultar, pela janela ou impressora, uma Factura Proforma. Permite igualmente obter uma Factura
de Entidade a partir da Factura Proforma seleccionada.

Na parte superior do menu existem vrios critrios de procura os quais podem ser usados para agilizar a
pesquisa da factura.



Critrio

Significado
N Factura Nmero da Factura Pr-forma.
Pode seleccionar se o N Igual a, Inferior a, Superior a ou Entre (neste ltimo
caso activa-se outro campo para poder especificar At).
Data Data de Emisso da Factura.
Pode seleccionar se a Data Igual a, Inferior a, Superior a ou Entre (neste ltimo
caso activa-se outro campo para poder especificar At.)
Permite localizar a Factura de uma reserva determinada.
Premindo o boto habilita-se a opo de Consulta de Reservas.
Ano Pode escolher as facturas de um ano especfico.
Moeda Pode escolher as facturas de uma Moeda determinada (Euro, USD, Peso, etc.).
Titular Refere-se Entidade das facturas.
Premindo o boto acede-se a opo de Entidades
Moeda Est. Consideram-se Moedas Estrangeiras as Moedas utilizadas nos contratos com as
Agncias de Viagem.
Apenas Facturas na Moeda Contrato
Apenas Facturas na Moeda Base
Facturas em qualquer Moeda (Valor por defeito)
Fact. Final Refere-se s Facturas Pr-forma que tm emitido uma Factura de Entidade.
Apenas Facturas Pr-forma com Factura de Entidade
Apenas Facturas Pr-forma sem Factura de Entidade
Todas as Facturas Pr-forma, tenham ou no uma Factura de
Entidade (Valor por defeito)
Anuladas Facturas Anuladas.
Apenas Facturas Anuladas
Apenas Facturas no Anuladas
Todas as Facturas estejam anuladas ou no (Valor por defeito)



Cancelar uma Factura Proforma

1. Seleccionar a factura a anular.

Obter uma Copia de uma Factura Proforma

1. Seleccionar a factura a imprimir.


Uma vez que aparece a factura na janela pode ser imprimida.

Factura de Entidade obtida a partir de uma Factura Proforma

A Factura de Entidade um documento oficial que est assente no mdulo de Contas por Cobrar (NewConta) e
gera um movimento contvel. Obtm-se a partir dos movimentos da conta Master das reservas seleccionadas,
pelo que contempla os dados reais da estada.

Uma Factura de Entidade pode obter-se a partir da Data de Sada da(s) reserva(s) com Datas de Sada
superiores dentro do grupo de reservas includas na Factura Pr-forma. Isto garante que se facturem todos os
dias da estada de todas as reservas includas.

Se foi emitida uma Factura Pr-forma de n reservas, a Factura de Entidade deve ser elaborada atravs desta
opo j que garante que sero facturadas as mesmas n reservas com igual nmero da Pr-forma.



Exemplo:
Factura Proforma N Reservas que inclui Data de Saida
231/2007 25/2007 25/12/2007
26/2007 25/12/2007
30/2007 27/12/2007

Resultado: A factura de entidade apenas pode ser emitida a partir do dia 27/12/2007.

Procedimentos para obter uma Factura Final a partir de uma Factura Proforma

1. Seleccionar a factura 231/2007.

3. Mostram-se na janela os valores da factura na Moeda Base e deve pressionar novamente o boto

4. Em seguida deve especificar:

4.1. A Entidade que assumir a obrigao de pagamento da factura. Usando o boto
mostram-se os dados da Agncia / Empresa a qual pertencem os hspedes das reservas a facturar.

4.2. Como ser liquidada a factura.

Cobrana: Pode liquidar-se por n Formas de Pagamento definidas no sistema (Cash, Carto de
Crdito, etc.)
Transferncia Contabilidade: Se passa ao mdulo de Contas por Cobrar (NewConta).



O resultado do exemplo ser o seguinte:

N de Factura
de Entidade
Reservas que inclui
231/2007 25/2007
26/2007
30/2007

Transferncia a Contabilidade

1. A cobrana das contas de clientes directos e dos extras dos clientes de entidade da responsabilidade da
recepo, pelo que somente em casos excepcionais uma factura deste tipo dever ser transferida
contabilidade (NewConta).

2. Se escolheu a factura que ser gerada ser lanada na conta de NewConta que est
especificada na Entidade Operador a qual pertence a reserva.

3. Se escolheu a factura que ser gerada ser lanada na conta especificada no campo
Conta Corrente da ficha do Cardex do Titular da reserva.

4. Se no escolher ou e no campo Titular inserir o nome de uma
conta que existe no NewConta, a factura ser lanada nessa conta.

5. Se em qualquer dos casos vistos anteriormente no existir uma conta definida no NewConta, aparecer
uma janela a pedir o N Conta Corrente a ser nesse momento.

O sistema em seguida mostra a janela para que escolha uma conta:



Pre-facturao de Reservas

O acesso a esta opo feito por Recepo Facturao Facturao Mltipla (Sadas), ou pelo menu de
consulta de reservas utilizando o boto

Permite a elaborao das pr-facturas das sadas a serem efectuadas nesse dia, o que facilita ao recepcionista
uma vez que assim j ter emitidas as facturas para os clientes que vo sair do hotel nesse dia.

Para executar deve filtrar as reservas com data de sada do dia seguinte. Posteriormente, active a opo
Executar Pr-Facturao e sero obtidas por impressora facturas para cada reserva que sai nesse dia.



Critrio

Significado

Facturas de Entidade

Indica que sero facturados com uma forma de pagamento que se deve
escolher no campo de seleco de Formas de Pagamento.

Indica que a factura ser enviada a uma conta por Cobrar

Indica que a factura no ter uma forma de pagamento, e ficar em estado
de pendente.

Facturas de Cliente

Indica que sero facturados com uma forma de pagamento que se deve
escolher no campo de seleco de Formas de Pagamento.

Indica que a factura ser enviada a uma conta por Cobrar

Indica que a factura no ter uma forma de pagamento, e ficar em estado
de pendente.

Para consultar estes tipos de facturas pode empregar o mesmo mtodo utilizado para as outras facturas
proformas.

Notas de Crdito

O acesso a esta opo feito por Facturao Notas de Crdito

Permite introduzir notas de crdito a clientes e entidades com as diversas modalidades de cobranas e
pagamento e transferncia contabilidade.



Inserir Notas de Crditos

Para introduzir uma nota de crdito prima o boto inserir, e o sistema mostrar a seguinte janela:



Critrio

Significado
Titular Selecciona-se o titular para emitir a nota de crdito, podendo ser
Entidade, Cliente, ou Outros (hspedes que no tm ficha no Cardex,
Contas No Alojadas ou outros) onde se insere a sua morada.
Nmero Nmero que o sistema atribui nota de crdito
Seco Seco de NewHotel qual ser associada a nota de crdito
Servio Servio de NewHotel ao qual ser associado a nota de crdito
Valor Valor da nota de crdito
Conta Corrente Nmero da conta corrente (conta de NewConta)
Moeda Moeda da nota de crdito
Transferncia
Contabilidade
Se a mesma ou no transferida contabilidade
Recebimento Se o servio foi pago.
Forma de Pagamento Seleccionar a forma de pagamento
Carto de Crdito Se o pagamento por carto de crdito deve seleccionar o tipo de carto
entre os previamente definidos.

Anular Notas de Crditos

Para anular uma nota de crdito posicione o cursor sobre a nota de crdito que deseja anular e prima o boto

Visualizar uma Nota de Crdito

Posicione o cursor sobre a nota de crdito que deseja visualizar e prima o boto visualizar. O sistema mostrar
o resultado como o do exemplo que se segue:



Consulta de Recibos

Para aceder a esta opo v a Facturao Consulta de Recibos

Mostra a consulta de todos os recibos emitidos pelo sistema.



Visualizar um Recibo

Posicione o cursor sobre o recibo desejado e prima o boto visualizar. Em seguida visualizado um relatrio
como o exemplo que se segue:



Anular um Recibo
Posicione o cursor sobre o recibo que deseja anular e prima o boto

Impresso da Listagem de Recibos

Utilizando o boto Imprimir obtm-se uma listagem de todos os recibos emitidos pelo sistema.



Captulo 18: Transferncia de movimentos entre contas

A transferncia de movimentos pode ser feita:

1. Entre contas de diferentes alojamentos.

1.1. De um alojamento para outro. Exemplo: do 1201 ao 2324.
1.2. De vrios alojamentos para outro. Exemplo: do 1206, 1207 e 2322 ao 1501.

2. Entre sub-contas do mesmo alojamento (da Master Extra 1, da Extra 2 Extra 5, etc.)

3. De uma Conta de alojamento (ou vrias) a uma Conta No Alojada (do 2301 AV204, etc.)

4. De uma Conta No Alojada (ou vrias) a uma conta de alojamento (da AV204 ao 2301, etc.)

A esta opo acede-se por:

Conta Origem

Opo
Alojamento Recepo Facturao Facturas Entidades ou
Recepo Facturao Facturas Clientes
(Casos: 1, 2 e 3)
Conta No Alojadas Recepo Facturao Facturas Contas No Alojadas (Caso: 4)



Procedimento para transferir movimentos entre contas

1. Especificar os critrios de procura da(s) conta(s) de origem.

3. Passar para o segundo nvel da janela a(s) reserva(s) com os movimentos que necessitamos transferir. Para
isso utilize o boto ou faa Duplo Click sobre cada uma delas. Se desejar retirar alguma reserva do
segundo nvel seleccione-a e prima o boto

5. Seleccionar os movimentos a transferir.

5.1. O sistema mostra os movimentos lanados em todas as contas extras (E1,...,E5) das reservas
escolhidas.
5.2. Pode utilizar os mtodos Shift Click (consecutivos) ou Ctrl Click (alternativo).



Seleco de movimentos a transferir


Seleccionar o destino da transferncia, (alojamento, reserva, conta No Alojado)

Se tem vrios Hotis (em Modelo Complexo) podem-se realizar transferncias entre hotis utilizando o boto
e neste caso selecciona-se o Hotel, Alojamento / Reserva, ou Conta No Alojado:



Relatrio de Transferncias entre Contas

Recepo Movimentos Relatrio de Transferncias

uma ferramenta til para efectuar a Auditoria de Recepo pelo que permite rever as transferncias entre
contas de um dia ou intervalo de dias, de uma Reserva ou Conta No Alojada ou de um documento especfico.

Quando est activa a opo so visualizadas as transferncias que so configuradas
automaticamente na ficha de reserva, como as Instrues de Transferncia, por exemplo:





Captulo 19: Check-Out

Esta opo permite efectuar o Check-Out dos hspedes do hotel de uma maneira cmoda, uma vez que
possvel: Consultar a Reserva, emitir uma factura e/ou consultar a conta corrente do alojamento.

O acesso a esta opo pode ser efectuada por:

1. Recepo Check-Out

3. Pressionar o boto da barra de ferramentas.

Janela Principal de Check - Out



Por defeito mostram-se na janela todas as reservas com Data de Sada igual data de trabalho do sistema.

Critrio

Significado
Reserva Nmero de Reserva
Grupo Nome do Grupo
Hspede Apelido e Nome do Hspede
N Carto Nmero do Carto
N Aloj. Nmero do Alojamento
Entidade Agncia ou Empresa pela qual viajaram os hspedes da reserva.
Premindo activa-se a procura de Entidades.

Check-Out de Todos os Hspedes de um Alojamento

1. Seleccionar a reserva a qual desejamos dar o Check-Out.

3. visualizada a janela que se mostra a seguir, onde so visualizados dados gerais dos clientes da reserva e
d-se a possibilidade de Aceitar ou Cancelar o processo de Check-Out.



4. Antes de confirmar o Check-Out o sistema valida que:

4.1. A conta corrente da reserva est saldada. Existe no sistema um parmetro de configurao que
indica se possvel fechar uma conta corrente com Saldo de Extras ou no, pelo que neste ponto
podem suceder duas coisas:

Que seja possvel efectuar o Check-Out com Saldo de Extras: Se continua com o Check-Out, a
conta do alojamento mantm-se activa at que seja liquidada e que seja fechada na opo de
Fecho de Conta Corrente.

Que no possvel efectuar o Check-Out com Saldo de Extras.

No entanto, o sistema permite que seja efectuado o Check-Out com Saldo nas Contas Master de Reservas de
Entidades (isto se estiver activa a opo Check-Out com Valores Pendentes em Contas Entidades) porque
sero facturadas posteriormente. No obstante, o sistema emite a seguinte mensagem:



4.2. Todos os movimentos da conta esto facturados. pedida uma confirmao para continuar o
processo.

Check-Out de um Hspede de uma Reserva

1. Seleccionar o alojamento do hspede ao qual queremos dar o Check-Out.

3. Em seguida aparece a seguinte janela contendo a informao dos hspedes do alojamento seleccionado.

4. seleccionado para Check-Out o hspede que abandona o hotel e premido o boto
Como confirmao do processo de check-out mostrada a seguinte mensagem:

Nota: Mesmo que seja efectuado o Check-Out a um hspede de uma reserva, esta mantm-se em Situao =
Check-In.



Check-Out Mltiplo

Permite a realizao de um Check-Out mltiplo de reservas. Ao aceder a esta opo mostra-se a seguinte
janela de trabalho:

Os botes aqui apresentados so tratados de igual forma, sendo inclusiv possivel consultar a reserva primindo
o icon .

Anulao de Check-Out

1. Aceder opo Consulta de Reservas atravs do boto

2. Definir os critrios de procura para reservas em Estado = Check-Out, N Aloj. e Sada = Hoje

4. Seleccionar a reserva

5. Pressionar o boto para passar ao segundo bloco de botes



6. Pressionar o boto o qual estar activo s nos casos em que a reserva seleccionada
corresponde a um Check-Out de Hoje.

Confirmando a anulao de Check-Out, a reserva passa para o Estado = Check-In.

Fecho de Conta Corrente

Diz-se que uma conta corrente est aberta desde o momento em que criada a reserva. No necessrio que
a reserva esteja em estado de Check-In. Por exemplo, uma reserva pode receber um pagamento antecipado
antes da sua data de entrada e para isso necessita ter um lugar onde possa receber esse depsito antecipado
e/ou inserir a informao referente ao mesmo.

A operao de Check-Out de uma reserva no fecha a conta corrente se todos os seus
movimentos no se encontram facturados. Do contrrio aparecer esta mensagem:

Ao pressionar o boto Sim a conta ficar fechada, se pressionar No continuar aberta. Em qualquer dos
casos a operao de Check-Out liberta o alojamento.

No caso de ter seleccionado No, se desejar fechar depois a conta, no menu de consultas de Reservas deve
procurar as reservas que tenham a conta aberta. Por exemplo, pode activar o critrio de
para procurar as reservas com data de sada igual data de trabalho:



Depois deve seleccionar a reserva e pressionar o boto

Poder comprovar que a conta se encontra fechada das seguintes formas:

1. No pode inserir um novo movimento na conta
2. Pelo menu de consultas de reservas, se seleccionar a reserva em questo o boto de Conta Corrente
aparece desactivado.

Quando se fecha a conta corrente o sistema no permite realizar movimentos nessas contas.

Para a primeira reserva o boto C. Corrente aparece desactivado

Reabrir Uma Conta Corrente

A necessidade de reabrir uma conta corrente, na maioria dos casos para corrigir o processo de facturao. O
hspede pode voltar a reclamar sobre um erro na liquidao da sua conta. Para efectuar uma correco a uma
factura que pertence a uma conta que est fechada, esta ltima ter de ser reaberta.



Para abrir a conta deve procurar a reserva desejada no menu de consultas de reserva, seleccion-la e depois
pressionar o boto .
Pode verificar que a conta est aberta porque o boto estar activo ao seleccionar a
reserva.



Captulo 20: Vendas

Entidades

Permite registar as Entidades (Agncias e Empresas) que mantm relaes mercantis com o hotel.
O acesso a esta opo efectuado por Vendas Entidades Entidades ou utilizando o boto

Criar uma Entidade
1. Para criar uma Entidade deve Pressionar o boto

2. Se deseja actualizar ou consultar os dados de uma Entidade, seleccione-a na janela e pressione o
boto



Ficha de Entidade
Dados Gerais da Entidade

Campo

Significado
Cdigo Cdigo que identifica a Entidade dentro do hotel.
Extenso: 8 caracteres alfanumricos.
Cd. Ext. Cdigo que identifica a Entidade fora do hotel (exemplo cdigo conta cliente no
sistema de contabilidade).
Permite consolidar a informao a nivel corporativo.
Se coincide com o cdigo interno tecla-se o mesmo valor.
Entidade As Entidades marcadas com Entidade so entidades com contrato ou agncias
grossistas.
Direco As Entidades marcadas com Direco so entidades que no tm operadores
associados e so apenas usados para facturao.
Cor a cor que identifica a identidade no Planning de Alojamentos.
Recomenda-se atribuir uma cor para todas as Agncias de Viagens, outra para as
empresas, etc.
Por favor vide Definio de cor que identifica a entidade no Planning de
Alojamentos deste mesmo captulo.
AG/Contrato Se este campo activado, as receitas relacionadas com essa Entidade so
consideradas Receitas de Package, ao contrrio so Receitas de Bolso.
As receitas das Agncias de Viagem so consideradas, no geral, como sendo receitas
de package.
Tipo Tipo de Entidade.



Campo

Significado
Escolhe-se um dos valores previamente definidos na opo Arquivos Entidades
Tipos de Entidades
Exemplo: Agncia, Empresa, etc.
Categora Categoria da Entidade.
Escolhe-se um dos valores previamente definidos na opo Arquivos Entidades
Categoria de Entidades
Inactiva Permite marcar se a agncia ou empresa se encontra activa ou no.
Contabilidade Contas de contabilidade associadas agncia ou empresa segundo cada conceito
que se especifica na janela, Cdigo da Conta, Depsito Antecipado, Pago de Mais.
Nome Nome da Entidade.
Direco Direco da Entidade
Para alterar uma linha para outra primir a tecla CTRL + ENTER
Pas Pas da Entidade
Tecla-se o cdigo do pas ou escolhe-se o pas usando o boto .
Extenso: 3 caracteres alfabticos.
Regio Zona onde est sediada a Entidade
Escolhe-se um dos valores previamente definidos na opo Arquivos- Distritos.
Cidade Cidade onde est sediada a Entidade.
URL (site) Endereo do Correio Electrnico
Extenso: 30 caracteres.
Prepago As reservas que pertenem a entidades e que seja activado este parmetro, tero
de fazer um depsito antecipado para efectuar check-in de qualquer operador.
Contactos Nome, telefono e fax de funcionrios da Entidade, que so agregados atravs do
menu Arquivos- Entidades- Contactos
Grossista Permite marcar se a agencia grossista, associando-a a agencias retalhistas onde
so definidos os operadores.
Representante Indica que a Entidade representa outra Entidade que retalhista.
Pertence A Permite especificar a dependncia de uma agncia representante, ou seja,
especificar a que grossista pertence.
Representada por Nome da Entidade que representada por outra.
Operadores Um operador um contrato ou oferta especial, pelo que tem associada uma Tarifa
de Preo (Diria ou Package).
Pode ter associado um Allotment dos que foram previamente definidos na opo
Vendas Allotments
Pode ter ainda uma % de desconto sobre a Tarifa de Preo definida. Este desconto
pode incidir sobre: Alojamento, Alojamento e Pequeno-almoo, Alojamento e
Refeies, Alojamento, Pequeno-almoo e Refeies, Pequeno-almoo e Refeies
ou Todos os Servios.



Campo

Significado
Um Operador nico para uma Entidade.
Uma Entidade pode ter vrios Operadores.
Cada Entidade deve ter pelo menos um Operador se a entidade no grossista ou
representante.
Facturar a: Informao Comercial:
A factura considera a descrio dos campos de informao comercial, (nome,
morada).

Informao Fiscal:
A factura considera a descrio dos campos de informao fiscal, (nome, morada,
nmero de contribuinte).

Grossista / Representante
A factura considera a descrio dos campos do Grossista ou Representante, (nome,
morada, nmero de contribuinte).
Contabilidade
Contactos
Observaes
Facturao
Banco
Outros
Internet

Significado dos campos dos Operadores

Campo

Significado
Cdigo Cdigo que identifica o Operador.
Nome Nome do Operador.
Quando se faz uma reserva de Entidade necessrio definir o Operador a
utilizar e existe uma janela que mostra o Nome de todos os operadores que
esta tem associados, pelo que recomendado que seja descritivo. O que quer
dizer que d uma ideia de qual .
Allotment Allotment desse contrato.
Escolhe-se um dos previamente definidos na opo Vendas Allotments
Pode ficar em branco, o que quer dizer que no de preenchimento
obrigatrio.
Package Escolhe-se um dos previamente definidos na opo Vendas Preos Packages
Package e Tarifa de Preos so excludentes.



Campo

Significado
Tarifa Escolhe-se uma das previamente definidas na opo Vendas Preos Dirias
Package e Tarifa de Preos so excludentes.
% Percentagem de Desconto sobre o Package ou sobre a Tarifa de Preos
escolhida.
Incidncia do
Desconto
Escolhe-se a incidncia de desconto, ou seja, quais os servios que sero
afectados pelo mesmo: Alojamento, Alojamento e Pequeno-almoo,
Alojamento, Refeies e Pequeno-almoo, Alojamento e Refeies, Refeies e
Pequeno-almoo e Todos os Servios.
Descontar de Conceito sobre o qual incide o valor do desconto calculado
NewConta Conta de NewConta a qual sero associadas as facturas deste operador.
Estado Estado que pode ter a Entidade. Escolhe-se um dos previamente definidos na
opo Arquivos Entidades Estados de Entidade.
Stop de Reservas Quando a Entidade tem atribudo um allotment de alojamentos, e quando este
parmetro est activo, o sistema controla que o nmero de reservas que se
possa criar seja menor ou igual ao nmero de alojamentos atribudo ao
allotment dentro do perodo do mesmo.
Pr pagamento As reservas que pertenam s Entidades que tenham este parmetro activo,
devem ter um depsito antecipado para efectuar o Check-In, mas apenas para o
operador em questo.
Cdigo da Conta,
Depsito
Antecipado, Pago
de Mais,
Descontos
Contas contveis associadas agncia ou empresa segundo cada conceito que se
especifica na janela, a nvel de operador.

Comisses (para os Operadores por Entidades)
Os operadores podem receber da Ficha de Entidades os dados referentes s comisses gerais das agncias.
possvel igualmente alterar o nvel do Operador, afectando assim as vendas relaciondas com esse contrato.

Perc- percentagem de comisso a calcular sobre o valor da factura



Valor de Factura
Bruto- a factura final emitida agncia incluindo o valor total da comisso do contrato.
Neto- a factura final emitida agncia no incluindo o valor total, da comisso do contrato.
Primir o boto .

Definio da Cor que Identificar a Entidade no Planning de Alojamentos

1. Pressionar o boto do campo Cor.
Seleccionar a cor desejada, na janela que aparece em seguida e Pressionar o boto OK.

Stop de Reservas e/ ou Check-In de uma Entidade.

Em certas ocasies a Direco do Hotel ordena que sejam suspensas as operaes com alguma Entidade com a
qual tm contratos. Esta opo garante que no sejam, por equivoco, introduzidas reservas e/ou que sejam
efectuados Check-In a clientes que viajam atravs de entidades que se encontram nesta situao.

Este mecanismo aplicado aos operadores da Entidade o que permite, por exemplo, suspender as operaes
com os clientes associados ao operador de uma oferta especial. No entanto, mantem tudo o que est
relacionado com o operador da tarifa do contrato para a temporada vigente, etc.,



Exemplo:
Stop de Reservas:

Pelo menu de Entidades o operador tem activa a opo Stop de Reservas. Quando escolher o operador no menu
de inserir reservas este no aparece:

Stop de Check-in:
No menu de Vendas- Entidades, selecciona-se a entidade e visualiza-se o operador. Com a tecla
activa-se ou desactiva-se a opo Impedir Reservas

Se o operador tem activado a opo Impedir Reservas, ao fazer o check-in a uma reserva que tenha esta
entidade e operador, o sistema no permite e emite a seguinte mensagem:

Pre-Pagamento

Pelo menu de Entidades o operador tem activa a opo PrPagamento. Quando se deseja fazer um CheckIn a
uma reserva que esteja associada a esta entidade e operador, o sistema no o permite e mostra a seguinte
mensagem:



Nota: A validao desta informao no processo de criao de uma reserva est explicada no Captulo:
Reservas Aspectos Gerais

Inserir Entidades Facturao

Aqui selecciona-se como vai ser facturada a Entidade, o tipo de factura (Resumida ou Detalhada) e a
Informao a Facturar na conta Master (Entidade ou Cliente): dependendo da seleco feita, assim definida
como vai ser a factura Entidade.
A Factura Resumida usada para facturar vrias reservas vez, especificando na factura os dados da reserva e
o valor.
A Factura Detalhada especifica todos os servios prestados ao cliente.
Na Facturar Master possvel alterar as instrues de facturao da reserva, fazendo com que as dirias das
reservas se facturem por defeito com o titular da factura da entidade ou o titular da reserva, ou um outro
hspede.



As comisses so definidas aqui, e usando a tecla podemos definir de forma geral para todos os
Operadores desta entidade a mesma comisso. No entanto, tambm possivel separar por operador, vide:
Comisses (para os Operadores por Entidade).

Inserir Entidade (Outros).

Nas entidades possvel definir por defeito a origem e o segmento de mercado, e ao fazer uma reserva a esta
entidade o sistema considera esta informao, por defeito.
Se uma entidade tem marcada Requer autorizao de Check-In as reservas desta entidade tm que
autorizar o Check-In (mediante a activao do check- box Check-In autorizado).
Voucher Obrigatrio- quando marcada a entidade, obriga a que nas reservas seja introduzido o nmero do
voucher.
Desvios- quando seleccionado, indica que esta entidade usada para receber reservas de outros hteis do
complexo. Tem em considerao o Booking Position.
Pre-Pagamento- quando selecionado, indica que as reservas desta entidade, antes de fazer o Check-In, ter de
ser feito o pagamento parcial ou total da reserva. Todavia, pode ser feito um controle para que o sistema no
obrigue o pre-pagamento, mas emite uma mensagem de alerta (isto possivel mediante o parmetro geral).



Inserir Internet Entidade
Esta opo usada apenas para os hteis que tenham WebNewHotel para fazer as reservas por Internet.
Para os periodos seleccionados, as reservas que se faam por Internet, ser obrigatrio, reservar o nmero de
noites definidos para estas.

Neste exemplo, possivel visualizar que para as datas de 10/02/2007 at 10/03/2007, todas as reservas feitas
pela Internet tm de incluir um minimo de 2 noites de estada.

Procedimento para deter as Reservas ou Check- In

1. Opo Vendas Entidades Entidades
2. Seleccionar a Entidade e Pressionar o boto
3. Seleccionar o Operador e Pressionar o boto

4. Definir a informao necessria na seguinte janela. As possveis situaes da Entidade so definidas na
opo Arquivos Entidades Estados de Entidade.

5. Repetir o processo para todos os Operadores que desejarem.



Estado de Vendas

Vendas- Entidades- Estados de Venda

1. Permite registar os alojamentos que a Agncia de Viagens reporta que tem vendido.

2. uma ferramenta til para os comerciais do hotel.

3. Os alojamentos vendidos so registados por Entidade/ Operador/ Tipo de Alojamento/ Dia ou Entidade/
Tipo de Alojamento/ Dia, mediante a forma de trabalho do Hotel.

Procedimentos para introduzir o Estado de Vendas

1. Opo Vendas Entidades Estado de Vendas

2. Seleccionar a Entidade e Operador e o periodo de tempo que se pretende visualizar;
3. Primir o boto
4. Faa clic sobre o tipo de Alojamento e data desejada e para digitar a quantidade . Para copiar o
mesmo valor no periodo Para definido basta usar .



Procedimentos para Bloqueio de Insero /Alterao

Chegamos aqui atravs do menu Vendas / Entidades/ Bloqueio de Insero/ Alterao.
O bloqueio atribuido a uma um vrias agncias alternadamente, sendo possvel especificar o bloqueio por
contrato por tipo de alojamento, podendo assim atribuir mais vendas a outros operadores ou tipo de
alojamento.
O Stop Sales das agncias tambm pode ser atribuido com mais preciso no menu Vendas- Entidades- Bloqueio
de Insero ou Alterao.

Booking Position

uma ferramenta til para os comerciais dos hotis. Neste captulo desenvolve-se um pouco esta opo apesar
de, no Captulo 8, j foi feita referncia ao tema.



Procedimentos para obter o Booking Position

1. Opo Reservas Booking Booking Position

2. Definir os Critrios de Seleco.

Critrio Significado
Entre Deve definir o perodo a analisar
Data Fronteira Explicaremos seu significado com um exemplo.
Data Fronteira = 15/03/2007
At o dia 15/03 so visualizadas as reservas e a partir de 16/03
aparece o maior nmero entre o Estado de Vendas e as Reservas.
Com Operadores Deve activar este campo se deseja analisar a situao de cada
Entidade com seus Operadores



Com Estados de Venda Se activar esta opo pode visualizar para cada dia o maior valor
resultante da comparao das Reservas registadas no sistema e o
Estado de Venda reportado pela Agncia.
Se o maior valor for o Estado de Venda visualiza-se a vermelho e se
forem as Reservas mantm-se a preto.
Se no estiver activa, sero visualizadas as Reservas dessa Agncia
registadas no sistema para cada dia do intervalo de datas
seleccionado.
Totais Gerais til quando se activar o campo Com Operadores e necessitamos
obter um total geral para essa agncia.
Tipos de Alojamento Se est seleccionado, em baixo de cada entidade podem-se
visualizar as vendas por tipo de alojamento e pode-se seleccionar
unicamente um tipo de alojamento para anlise.
Tipo de Alojamento Permite no final do planning mostrar os alojamentos disponveis por
tipo de alojamento no perodo seleccionado.

Significado dos Totais
TOTAL S so consideradas apenas as Entidades
Total Comercial Entidades + Directos + Time Share + Propietrios
Total Operacional Total Comercial + No Show - Overbooking

Cor aquando da anlise do Estado de Vendas

Se deseja analisar o Booking Position com o Estado de Vendas o procedimento que se segue comparar para
cada dia as Vendas reportadas pela Agncia de Viagem (Estado de Vendas) com as Reservas registadas no
sistema e visualizado o maior dos dois valores.

Foi estabelecido que se o Estado de Vendas superior s Reservas que seja ressaltado com a cor que o
utilizador configure.



A cor definida em

E o utilizador deve fazer duplo click sobre a cor desejada na seguinte janela
Exemplo:
10-11 11-11 12-11 13-11 14-11 15-11 16-11
Estado de Ventas 19 19 12 10 8 8 17
Reservas 8 8 10 12 13 13 11
Resultado 19 14 12 12 13 13 17

Preos das Dirias

1. O acesso a esta opo por Vendas Preos Dirias
2. A Tarifa de Preo Diria o preo que lanado automaticamente na conta Master de todos os hspedes
no processo de Fecho do Dia
3. Os elementos que determinam o preo da Diria so o Tipo de Alojamento e a Modalidade de Penso.
Faz-se duplo Click com o
rato



Procedimentos para Criar uma Diria

2. Deve preencher os seguintes dados:
Campo Significado
Cdigo 6 Caracteres alfanumricos
Descrio 40 Caracteres alfanumricos
Moeda Moeda do Contrato
Tipo de Tabela Tem dois valores possveis:Entidade e Balco



Nos Parmetros de Facturao do sistema (Utilitrios- Parmetros- Subsistema de Facturao), so definidas
as seces e servios nos quais sero divididas as partes correspondentes da Diria. Quando se deseja que uma
Tarifa em especfico seja dividida por outras seces e servios, ser necessrio indic-lo na prpria tarifa nos
campos marcados por Seces e Servios de Facturao.

Se os preos da Tarifa, so com Impostos Includos, deve activar o check box .

Se as crianas so consideradas para o clculo do suplemento single, quer dizer que tendo uma criana com um
adulto no alojamento o valor a debitar ser o valor de Adulto + Criana + Suplemento Single.

Os Preos Dinmicos (repetir periodos) permite que no contrato pode-se duplicar ou sobrepor dias nos
perodos do contrato, fixando ou no o preo nas reservas que j esto asociadas a esse contrato considerando
a data de criao do perodo. Este tema explicado em maior pormenor no tema Taridas com periodos
alternados, variaveis, fixos e preos dirios),

Ao definir os tipos de alojamento, so associados o que chamamos de Modelo A, B, C, E. Estes modelos
identificam a forma de calcular os valores nas tarifas, e so os seguintes:

Modelo A Preos por Pessoa



Modelo B Preos por Alojamento
Modelo C Preos por Tabela Matricial
Modelo E Preos por Intervalos

Os tipos de alojamento associam-se ao modelo que mais seja utilizado (pode ser parametrizado no men
Utilitrios- Parmetros- Subsitema de Alojamento- Tipo)

Exemplo:

Se o tipo de alojamento STD est definido para todo o sistema como estando associado ao Modelo A, quer dizer
que a tarifa que seja associada a esse tipo de alojamento calcular seus preos por pessoa.

No caso em que para um tipo de alojamento necessitamos utiliz-lo numa tarifa, para um modelo diferente ao
que tem associado, devemos especific-lo na lista Modelos do Tipos de Alojamento.

Exemplo:

O tipo de alojamento STD est declarado para todo o sistema, como Modelo A (preos por pessoa), mas para a
Tarifa X, necessitamos que para este tipo de alojamento a diria seja calculada como o modelo B (preos por
alojamento)

Selecciona-se o tipo de alojamento STD e no campo de seleco da direita escolhe-se o Modelo B, e depois
pressione o boto .

3. Para gravar as alteraes primir o boto .
4. Na parte inferior da janela deve seleccionar uma data inicial e uma data final que identificar o perodo
de vigncia da tarifa, e depois Pressionar o boto . Assim o perodo seleccionado
passar parte inferior.
Nota: O campo Cambio Fixo preenchido se no contrato foi fixado uma taxa de cmbio que difere do especificado
para cada moeda na opo Recepo Cmbios



3. Seleccionar o perodo inserido que queremos actualizar e Pressionar o boto

4. Nesta parte do menu pressione o boto Inserir:

Aparecero os tipos de alojamento e em seguida seleccione um e pressione o boto OK

5. A janela que se mostra a seguir para definir os preos estar de acordo com o Modelo que o Tipo de
Alojamento escolhido tem associado: Modelo A ou B.

6. Especificar como o sistema dever separar a Diria nos diferentes conceitos que a compem: Alojamento,
Pequeno-almoo e Refeio(es), podendo nas refeies definir o valor referente a 1 ou 2 refeies e
separar o valor referente a 1 ou 2 Bebidas.



Periodos de Bloqueio.

Utiliza-se para bloquear a atribuio deste contrato/ tarifa a uma reserva no perodo especificado.

Preo da Refeio dos Adultos.

Deve especificar quanto deve ser lanado no Pequeno-almoo, 1 Refeio ou 2 Refeies.

Penso Significado Pequeno-almoo 1 Refeio 2 Refeies
AP Apenas Alojamento
BB Alojamento e Pequeno-almoo X
MP Alojamento, Pequeno-almoo e Almoo ou Jantar X X
PC Alojamento, Pequeno-almoo, Almoo e Jantar X X
TI Tudo Includo (All Inclusive) X X

Se Pressionar o boto que aparece no bloco Refeies, sero visualizados nos campos Pequeno-almoo, 1
Refeio e 2 Refeies os valores definidos nos campos Pequeno-almoo, Almoo e Jantar da opo
Utilitrios Parmetros Subsistema de Facturao, mas convertidos moeda do contrato.

Preo da Refeio das Crianas

1. Se for igual ao preo da Refeio dos Adultos os campos Desconto e Incidncia deixam-se em branco.

2. Se existe uma % de desconto em relao ao preo de um adulto especifica-se esse valor no campo
Desconto e em Incidncia seleccionam-se os conceitos que afectam esse desconto.



3. O Desconto pode afectar: Pequeno-almoo, Pequeno-almoo e 1 Refeio, Pequeno-almoo e 2 Refeies,
1 Refeio ou 2 Refeies.

Tambm pode definir os preos das crianas utilizando a janela que se visualiza ao Pressionar o boto crianas
(funciona como uma excepo, que pode ser por ordem de crianas ou por idades).

Qualquer variante que se facture diferente tarifa habitual pode ser definida na opo
onde so especificadas a quantidade de Adultos e Crianas e o preo total que devem pagar pela Modalidade de
Penso.



Modelo A (Preos por Pessoa)

Tarifa de Preos Modelo A

Notas:
Os preos de Alojamento esto definidos em Meio Duplo, ou seja, que so preos individuais (por pax)
partindo de uma ocupao dupla.

Considera-se como Cama Extra a cama a partir do N Mximo de Pessoas que admite um Tipo de
Alojamento. Exemplo: O Alojamento Standard tem definido um mximo de 2 pessoas. O preo de Cama
Extra ser aplicado a partir da terceira pessoa (terceira pessoa inclusiv) que seja registada num
alojamento.

Se um alojamento tem registado Adultos e Crianas, prevalece a Criana na hora de aplicar o preo da
Cama Extra: Exemplo: 2 Adultos e 1 Criana num alojamento Standard aplica-se o preo de Cama Extra
Criana.

O Suplemento Individual aplica-se quando a ocupao de uma habitao inferior sua capacidade
mxima. Exemplo: 1 Adulto num alojamento Standard deve pagar Suplemento single.



Preo do Alojamento

Campo

Significado
Preo Adulto Preo de um Adulto num alojamento com Ocupao Dupla
Preo Criana Preo de uma Criana num Alojamento com Ocupao Dupla.
Pode especificar um valor ou uma % de Desconto em relao ao Preo
de Adulto.
Cama Extra Preo da Cama Extra.
Pode especificar um valor ou uma % de Desconto em relao ao Preo
de Adulto ou de Criana segundo seja o caso.
Suplemento Individual Suplemento que deve pagar um hspede por uma ocupao Single.
Pode especificar um valor ou uma % do Preo.



Como obter Preo do Alojamento Modelo A

Ocupao
Preo Cama Extra Suplemento
Individual
Adulto Criana Adulto Criana Adulto Criana
2 Adultos 2
3 Adultos 2 1
1 Adulto 1 1
1 Adulto e 1 Criana 1 1
2 Adultos e 1 Criana 2 1
1 Criana 1 1
2 Crianas 2
3 Crianas 2 1
1 Adulto e 2 Crianas 1 1 1

Nota: Se tomou como referncia um Alojamento com Capacidade Mxima de 2 pessoas.

Modelo B (Preos por Alojamento)

Preos de Alojamento - Modelo B

Mnimo- preo para Adulto com nmero de pessoas ao mnimo definido no tipo de alojamento.
+ 1 Pessoa- preo definido para Adulto se o nmero de pessoas igual ao mnimo + 1
+2 o + 3 Pessoas- preo definido para Adulto se o nmero de pessoas igual ao mnimo de + 2 ou +3 pessoas
Desconto- % desconto aplicada ao valor de um adulto. Se o mnimo 250.00 e o nmero mnimo de pessoas
igual a 2, no tipo de alojamento ento 50 % desconto = (250 : 2) x 0.50= 62,50 .



Excepo ao Preo de Alojamento

Qualquer variante que no cumpra com a lgica que se aplica ao modelo associado ao tipo de alojamento
seleccionado pode ser definida na opo onde se especifica a quantidade de Adultos e
Crianas e o preo total que devem pagar por esse tipo de alojamento.

Exemplo: Num contrato assinado em USD ser especificado o seguinte:

Condio

Preo

Adulto 30.00
Suplemento Individual 12.00
1 Adulto com 1 Criana O Adulto pagar um Suplemento por Single e a Criana pagar
uma percentagem de 50 % do Preo de Adulto.
Adulto: 30 + 12 = 42
Criana: 30 * 0.5 = 15
Total: 42 + 15 = 57
Se o valor de adulto ou de criana varia em relao ao valor Standard de alojamento ento em Especiais
pode-se definir o valor de alojamento fazendo variar o nmero de pessoas e estabelendo um valor fixo para as
variaes de quantidade.
Excepes de Alojamento

Com esta excepo estamos a definir que o total de alojamento de 2 adultos + 1 criana so 80 e no o que
estava definido previamente na tarifa de alojamento que seria 2 Adultos = 60 + 1 Criana = 15 no total de
75 .
Em relao ao alojamneto existe tambm a excepo s crianas, em que os preos destes podem ser definidos
por idade ou por ordem.
Por idade o sistema pode usar os intervalos de idade previamente definidos na tarifa de preos.



O preo pode tambm ser definido em funo da ordem das crianas:

Neste caso, a primeira criana da reserva cobrado o valor de 15 pelo alojamento e segunda criana
cobrado o valor de 25 pelo alojamento.
As mesmas variaes podem-se aplicar em relao s excepes das refeies que podem variar por nmero de
pessoas, modalidade de penso e tipologia de alojamento.

Nesta excepo indica que 2 adultos + 1 criana num alojamento do tipo TVM (Twin Vista Mar), no modelo de
penso completa (Full Board) ir ser cobrado pelo pequeno-almoo dos 3 (2 adultos + 1 criana) 15 , pelas 2
refeies 90 e 2 bebidas 30 .
As execpes das refeies tambm podem ser aplicadas s crianas:

Neste caso, 1 criana em meia penso (Half Board) com idade entre os 6-11 anos, num alojamento TVM, ser
cobrado o valor de 10 pelo pequeno-almoo e o valor de 30 por refeio (comida + bebida).
Quando o sistema vai efectuar o dbito da Diria no Fecho do Dia, procura como primeira variante se h uma
Excepo de preos para a combinao de Adultos e Crianas especificadas na reserva, ou por idade ou por
ordem das crianas. Se o valor de Crianas por idade ou por ordem define-se na reserva. Se no existe, o
sistema vai buscar o valor da Tarifa Diria de Preos.



Preos Especiais
O sistema d a possibilidade de estabelecer preos especiais para Early Booking, Fins de Semana e dias
especiais ou festivos.
Early Booking

Com este tipo de Early Booking, como definido no exemplo, especifica-se que na reserva feita com 5 dias de
antecedncia em relao data de entrada e se a reserva feita entre os dias de 01/05/2007 e 30/05/2007 e
01/07 a 31/07/2007 e 01/09 a 30/09/2007 aplica-se um desconto de 10% sobre o valor de alojamento.
A definio da prioridade importante para a verificao/ utilizao do Early Booking a fazer a este contrato
nas diferentes reservas.



Early Booking- Datas

Com este tipo de Early Booking pode definir-se que todas as reservas criadas entre 01/05/2007 a 31/05/2007 e
com entrada a 01/06/2007 a 30/06/2007 tm um desconto de 10% sobre o valor de alojamento.

Fins de Semana

Este tipo de especificaes permite definir que na noite de Sexta para Sbado e Sbado para Domingo, aplica-
se um desconto de 10% sobre o alojamento + refeies da reserva.



Preos Especiais

Esta especificao permite definir que se aplica um aumento de 10 por pessoa (adulto ou criana) desde o dia
de chegada at 3 noite sobre o valor de alojamento da tarifa.

Dias Especiais

Esta especificao define que na noite de 10/06/2007 para 11/06/2007 aplica-se um suplemento de 20% sobre
o valor de alojamento da tarifa de preos.



Fins de Semana/ Tipos/ Paxs

Esta especificao define que para as noites de Segunda para Teras e de Teras para Quartas, o alojamento do
tipo TVM, que tenham 2 adultos e 1 criana, aplica-se um desconto de 15% por noite sobre o valor de
alojamento.

Diviso da Diria quando se define o Preo da Reserva manualmente

Este ponto refere-se ao facto de que quando se cria uma reserva e se insere um valor no campo Diria. Neste
caso o sistema divide o preo da Diria respeitando os valores dos campos Pequeno-almoo, Almoo e Jantar
definidos na opo Utilitrios Parmetros Subsistema de Facturao. A diferena de preo ser o que se
vai lanar no Alojamento.

Tudo Includo (All Inclusive)

O preo da modalidade de penso Tudo Includo inclui os mesmos servios da Penso Completa, ou seja:
Alojamento, Pequeno-almoo e 2 Refeies, para alm de todos os servios que foram definidos no bloco Tudo
Includo que se mostra a seguir.

Exemplo: Preo de um hspede num alojamento Standard (STD) Duplo e modalidade de penso Tudo Includo.
Vendas Preos Diarias Selecciona-se uma tarifa e pressiona-se o boto .



Nestes suplementos tambm se pode definir o perodo sobre o qual os servios adicionais de debitam na diria
da reserva.
Servio Preo
Alojamento 25.00
Pequeno- Almoo 5.00
2 Comidas 24.00
Mini Bar 150.00
Banquetes 2000.00
Total $ 2.204.00

Modelo C Precios por Tabela Matricial.



Figura 1

Figura 2
Neste modelo de Preos Matriciais, os valores de alojamento, pequeno-almoo e refeies definem-se para
cada plano, e no so nicos para todos os planos, como nos modelos A e B. Com este modelo a configurao
de tarifas mais flxivel.
O valor de Cama Extra e Suplemento so aplicveis de igual forma, para adultos e crianas, podendo ser feita a
excepo s crianas, desmarcando a opo Use Cama Extra em criana quando aplicvel.
O valor do clculo de adulto pode ser definido em % ou em valor.
Se est definido em % desconto ento pode definir-se sobre que servios vai incluir o desconto (alojamento,
penso, total do contrato).



Adicionalmente, o desconto de adulto extra pode ser definido por ordem, ou seja, estabelecendo uma % de
desconto distinto para o 1 adulto extra, seleccionando na tarifa matricial a opo Ordem.
Nos casos das tarifas matriciais podem-se aplicar em simultneo os preos por idade e por ordem quando se
fala de crianas.
Est definido por Adulto da seguinte forma:
As penses dizem:
Modelo Internacional
AP- Alojamento
BB- Alojamento e Pequeno- Almoo
HB- Meia Penso
FB- Penso Completa
AI- Tudo Includo
As singlas significam:
AL Valor de Alojamento
SI Suplemento Single
DE Valor de Pequeno- Almoo
1C Valor de uma Refeio
2C Valor de duas refeies
B1 Valor de uma Bebida
B2 Valor de duas Bebidas

Os preos das crianas neste tipo de tarifas podem ser definidas em desconto e valor.
Em descontos, o desconto aplica-se em funo da idade, do nmero de crianas e do nmero de adultos da
reserva.



Neste caso, define-se que para a primeira criana quando acompanhada por um adulto, se tem idade
compreendida entre 0 e 2 anos, se aplica um desconto de 10% e se tem idade entre os 3 e 5 anos um desconto
de 30%.
Se na tarifa se define o preo das crianas em valor, pode ser construido para cada uma o valor a cobrar
dependendo do nmero de adultos, crianas e fazer variar o valor do 1, 2 e restantes crianas da reserva, ou
em funo da idade (consoante definido na reserva)

Neste exemplo, determina-se que uma reserva de 1 adulto e 2 crianas, a 1 criana na modalidade de penso
BB cobrado por alojamento o valor de 25 , por pequeno-almoo 7.04, refeies 14.05 e pela bebida 1.75.
Modelo E (Preos por Intervalos)

O valor do alojamento por horas e minutos, e podem ser configurados quatro intervalos de tempo:



Desde
Intervalo Inicial em
Horas + Minutos
At
Intervalo Final em
Horas
Tolerncia ou Limite
Mximo de Uso em Minutos
Preo
0 4 30 $15.00
4,30 8 30 $40.00
8,30 24 30 $80.00
24,30 30 30 $100.00
Neste tipo de limite de tolerncia est incluido o preo final definido.

Package de Preos

O acesso a esta opo por Vendas Preos Packages

Esta opo til para o caso de Ofertas Especiais onde se facturam menos dias dos que realmente sero
desfrutados, etc.

O package pode incluir:

1. Uma Tarifa de Preo Diria (Penso), que deve estar previamente definida na opo Vendas Preos
Dirias

2. Servios que devem estar previamente definidos na opo Vendas Preos Servios



Janela: Package Standard

Campos Chegada, Sada, N Ordem e Nr. Dias

Tanto na definio da Tarifa Diria como nos Servios Package da janela Package de Preos, existem 4 campos
que do grande flexibilidade aos packages e que especificam que dias da estada devem contemplar os
movimentos especificados na conta Master do alojamento.
Existem dois tipos de packages: Packages tudo incluido (definem-se os servios do package) e Packages no
tudo includo que so usados especialmente para as ofertas s quais se associam uma tarifa de preos mais
servios suplementares.
Um exemplo de um package que no inclui tudo so as promoes 7 x 6.
Neste tipo de packages podem-se especificar os dias da estada em que a diria deve ser debitada na conta
corrente, podendo ser debitado o valor mdio da estada por noite.
Com este tipo de promoes podem-se especificar os periodos das datas de entrada das reservas s quais os
packages podem ser aplicados, assim como um nmero mnimo e mximo de noites que contemplam a
promoo e definir se depois do mximo de nmero de noites da tarifa da reserva extensvel ou no at ao
ltimo dia da estada.



Adicionalmente, podem-se especificar servios suplementares incluidos na promoo com preos distintos para
adultos e crianas, preos fixos ou ento usar um valor previamente definido em Vendas- Preos- Servios.
Outros suplementos podem ser aplicados reserva desde a data de chegada ou sada e definir a partir do dia
que se comea a debitar esses servios (nr. Ordem) assim como o nmero de dias que se debitam.
Chamo especial ateno para a Diria dos suplementos. Se est seleccionada significa que o clculo do IVA
para esse servio suplementar o modelo de IVA do pas das dirias da reserva (Subsistema de Facturao-
Modelo de IVA)
Chegada Sada N Ordem N Dias Ser lanado:
Todos os dias da estadia.
X 5 5 Dias a partir da chegada.
X 3 Os 3 dias anteriores Sada.
X 3 4 4 Dias a partir do terceiro dia desde a
Chegada.

Exemplos de Ofertas Especiais

Se pelo contrrio, deseja introduzir os packages para o servio Tudo Includo, a janela de captura ser
diferente, como pode visualizar a seguir:



Depois de definidos os preos para adultos e para crianas, na segunda parte da janela distribum-se
percentualmente essa tarifa nos distintos servios e conceitos de servios.

Para alm disto, o sistema permite a cpia de tarifas de packages facilitando assim a sua introduo no
sistema. Para isto necessrio pressionar o boto

Preos de Servios

O acesso a esta opo por Vendas Preos Servios



Para introduzir uma tarifa de preo para uma seco pressione o boto Inserir, e em seguida poder visualizar
a seguinte janela:

Allotment

O acesso a esta opo feito atravs do menu Vendas Allotments

Considera-se como Allotment a quantidade de alojamentos de cada tipo contratados com uma agncia de
viagem para um perodo de tempo determinado.

Esta opo permite registar o Allotment para todos os perodos contratados. Para cada perodo so definidos
Incio, Fim e o Prazo de Release, assim como o Allotment para os tipos de alojamento contratados.



Procedimentos para criar um Allotment


2. Especificar o Cdigo (4 caracteres alfanumricos) e a Descrio do Allotment.
3. Para definir os perodos que compem o Allotment pressione novamente o boto

4. Definir o Incio, Fim e o Prazo de Release do perodo escolhido.

5. No bloco Alojamentos deve escolher o Tipo e a quantidade de alojamentos contratados, e a Garantia que
indica o nmero de alojamentos garantidos agncia para o perodo especificado e primir o boto
. Repetir este ponto para cada tipo de alojamento contratado nesse perodo.
Se um Allotment com Garantia marcar a opo que diz para que posteriormente se considere no
planning. Se ao introduzir uma reserva que est associada a um allotment requere-se um alarme para alertar o
utilizador quando tem j ocupados a % de allotments definidos, marcar a opo Alarme e em % definir a
percentagem de ocupao a partir da qual deve ser dado o alarme.

6. Quando terminar de inserir o Allotment de todos os tipos de alojamentos contratados deve Pressionar o
boto



O boto permite alterar, adicionar, ou apagar a quantidade de tipos de alojamento
atribudos para cada dia.

Procedimentos para Introduzir um Contrato

1. Definir a Tarifa de Preo Diria (penso) na opo Vendas Preos Diria

2. Definir o Allotment na opo Vendas Allotment

3. Se a Entidade no existe pode cri-la na opo Vendas Entidades

4. Criar um Operador para essa Entidade na opo Vendas Entidades que inclua a Diria e o Allotment
definidos nos pontos 1 e 2, exemplo:



Campo de definio de Allotments, Tarifas, Packages de uma Entidade

O operador de uma entidade pode estar associado a uma tarifa ou a um allotment, a uma tarifa ou a um
package e a um allotment.

Tarifas com perodos alternados, variveis, fixos e preos dirios
Em Novembro de 2006 foi feita uma alterao muito importante dentro das funcionalidades do NewHotel. Na
altura, verificava-se que o sistema no respeitava as alteraes das tarifas dirias no sector hoteleiro, pelo que
houve a necessidade de criar novos paramtros gerais, por entidades e por tarifas, como explicado a seguir:
As tarifas com perodos alternados permite que uma tarifa de preos com uma temporada (periodo de datas)
seja alternada com outra. Isto aplicvel quando temos que alternar um perodo sem ter que alterar as datas
de uma temporada anterior, pelo que significa que um perodo de uma temporada de um valor diferente,
mantendo o que estava antes.



Exemplo:

Esta opo no tem qualquer influncia nas outras decises como preos por alojamento, por pessoa ou tabela
matricial, uma vez que este paramtro foi definido no topo da tarifa, ou seja, em baixo, podemos escolher
qualquer tipo de alojamento sem criar qualquer tipo de conflito.
Como exemplo, escolhemos um modelo de tarifa matricial.



No exemplo anterior, se pretendemos fazer uma temporada contnua e colocar um perodo alternado, no
poderamos fazer pelo mtodo normal, (19/11/2006 a 31/12/2006- 01/12/2006 a 20/12/2006) mas usando os
perodos alternados ou dinmicos, que necessita to somente inserir o perodo que pretendemos e j est!
O sistema alterna os perodos de acordo com o que est na tarifa. Por exemplo, estamos no dia 03/12/2006 e a
reserva dizia algo como HOJE. Promoo nova desde o dia 05/12/2006 at 15/12/2006, o preo 25 . Aqui
tem que se ter cuidado, uma vez que est relacionado com o paramtro de inserir reservas que o Preo
Fixo.

H que ter ateno a este paramtro que assumido por defeito na introduo da reserva, assumindo o valor
da diria (baseando-se numa data/ hora, pelo que alternamos o perodo da tarifa PG e esta reserva no vai
assumir essa alterao, porque fixamos os valores da reserva s temporadas que esto criadas at ao momento
da criao da reserva). Se foi uma entidade podemos definir se essa entidade tem preo fixo.

O paramtro das reservas para fixar o preo tem vrias funcionalidades que afectam o preo alternado ou no.
Quer dizer, que se temos um paramtro activo, o que vai acontecer que o sistema vai fixar o preo que foi
definido na tarifa antes da data que aparece em baixo, data essa que serve para ns sabermos que o sistema
no vai assumir preos que foram criados depois dessa data, por isso que vem definido activo por defeito,
para que no altere o funcionamento actual dos restantes cliente que temos. Assim, podemos sempre consultar
a reserva, retirar a opo de preo fixo e de imediato voltar a coloc-lo e o sistema actualiza a data para
que essa reserva seja afectada pela nova temporada.
H um paramtro geral que permite igualmente no fixar o preo das tarifas nas reservas, o que o mesmo
que assumir directamente que sempre que exista uma alterao de preos (alternados), as reservas com essa
tarifa assumem de imediato a alterao de preos, mas sempre mantendo nos dias anteriores o preo que
estava.



Tarifas Variveis

Esta opo requer que activemos o Paramtro Geral- Reservas 2. Activando-o, aparece o boto na ficha de
criao de reserva.

Serve para visualizar dia a dia os preos que vo ser debitados e alter-los conforme desejamos um package,
tarifa ou preo manual.

O sistema permite alterar este valor que est em dia intermdio por outro valor.
Ateno: se, por exemplo, alterarmos um preo de um periodo existente, o sistema vai SEMPRE alterar a
reserva, estando o preo fixo marcado ou no, e este serve para quando so periodos alternados.

Dirias D

As Tarifas Dirias D trabalham por perodos de preos e perodos de datas. Dentro de cada perodo manipulam-
se os dias da semana. Esta ferramenta permite modificar, por exemplo, os preos de apenas dias de fim-de-
semana de um determinado perodo.



Criao de uma Tarifa (D)

O processo similar ao de criar uma tarifa Diria (A, B, C, E).

1. Pressionar o boto que est na parte superior direita.
Preencher os dados da janela:



Campo

Significado
Cdigo Cdigo da tarifa
Descrio Nome da tarifa
Tipo de Tabela Se uma tarifa de Entidade, ou Directo
Activa Tarifas que se encontram activas ou vigentes
Imposto Includo Se leva os impostos includos dentro do valor da tarifa.
Modelos do Tipo de alojamento Inserir os Tipos de alojamento que se desejam atribuir
tarifa.

Depois de gravar a tarifa ter uma janela similar seguinte:

O boto serve para criar uma tarifa com base numa j existente.

Preo

1. So inseridos os valores dos tipos de alojamento que sero configurados



Campo

Significado
Data de incio Data de incio do valor de Alojamento
Data Final Data final do valor de Alojamento

Campo

Significado
Tipo de Alojamento Tipos de alojamento aos quais se atribui o valor a
ser debitado.
Ocup.

Nmero de pessoas que ocupar por tipo de
alojamento
Mod. Penso So os tipos de modalidades de penses que so
atribudas ao tipo de alojamento que est a ser
configurado.
Cmbio Fixo Valor que se usa para converter o valor da diria
na moeda estrangeira.
Valor Valor do alojamento

Dias em que se aplicam os valores inseridos.

Desconto Adultos / Crianas

1. Inserem-se os valores dos descontos de adultos, os campos de Data Inicial, Data Final, Tipo de alojamento,
Modalidade de Penso. Funcionam da mesma forma como na opo de Preo.

Incidncia de Desconto

Se o desconto afecta os conceitos de Alojamento, Alojamento e Pequeno-almoo, Alojamento e Refeies,
Alojamento, Pequeno-almoo e Refeies, Pequeno-almoo e Refeies, Todos os Servios.

Na opo de Crianas os campos de descontos tm o seguinte significado:



Campo

Significado
%+1C Valor em percentagem de Uma criana (10%. 20%, etc.)
Valor 1C Valor do desconto em numerrio
De Idade inicial (exemplo: de um ano)
A Idade final (exemplo: a Cinco anos)
%+2C Valor em percentagem de Duas crianas (10%. 20%, etc.)
Valor 2C Valor do desconto em numerrio
De Idade inicial (exemplo: de um ano)
a Idade final (exemplo: a Cinco anos)

Penso
Inserem-se os valores que iro afectar o tipo de penso: Alojamento, Alojamento e Pequeno-almoo,
Alojamento, Pequeno-almoo e Refeio, Alojamento, Pequeno-almoo e 2 Refeies, Todos os Servios.
Os valores inseridos seguem por defeito a distribuio definida no subsistema de facturao ( percentagem de
distribuio Tarifa D). De qualquer forma, pode-se definir a % que afecta cada refeio em relao ao valor
total (penso).

Servios
Inserem-se os valores por Seces e Servios. Os parmetros Entrada e Toda a Estadia so mutuamente
excludentes, ou seja que no se activam as duas opes em simultaneo. O mesmo ocorre para as opes Por
Reservas e Por Pessoas.

Campo Significado
entrada No se aplica na data de entrada.

Aplica-se na data de entrada

Toda a Estadia No se aplica para todo o perodo da estadia.
Aplica-se para todo o perodo da estadia

Por Reserva No se aplica por Reserva.
Aplica-se por Reservas

Por Pessoas No se aplica por pessoas.
Aplica-se por pessoas



Ofertas D

As ofertas D afectam as tarifas atribudas s Entidades ou Agncias e consistem na definio de perodos onde
se apresentam descontos sobre os servios ou uma cobrana menor no valor de noites.

Menu Ofertas D

O primeiro bloco do menu serve para procurar uma Entidade qual deseja aplicar uma oferta:

Pesquisar uma Entidade

Existem duas modalidades de oferta:



Ofertas de Cmbio

Consiste na cobrana de um nmero menor de noites das que esto definidas na reserva. Uma reserva pode ter
um perodo de ocupao de 10 noites mas no caso de uma oferta sero cobradas apenas seis (6). Funciona
entre um intervalo de datas por tipo de Penso e pelos conceitos de:

Alojamento,
Alojamento e Pequeno-almoo,
Alojamento e Refeies,
Alojamento, Pequeno-almoo e Refeies,
Pequeno-almoo e Refeies,
Todos os servios.

Criao de Uma Oferta de Cmbio
Seleccionar a Entidade utilizando o boto e o programa conduz ao menu de consulta de Entidades. No
campo de Tipo de Oferta seleccionar Oferta de Cmbio, no campo Descrio colocar um nome para a
oferta, e no campo Abvr deve colocar um cdigo que pode ser alfanumrico; para finalizar pressione o boto
de e o registo ser posicionado na segunda parte da janela.



Active a opo de Ofertas de Cmbio na parte inferior da janela e seleccione uma data inicial e uma data final,
e depois escolha o conceito de Incidncia (Alojamento, Pequeno-almoo, etc). Os campos Noi |>| Noi indicam
por exemplo que, de 5 noites, sero cobradas apenas 3, e da mesma forma faz-se para os campos de tipo de
Penso. Para finalizar pressione o boto de Inserir, por exemplo

Para finalizar as mudanas pressione o boto



Ofertas de Promoo

Aplica uma percentagem de desconto entre um intervalo de datas por tipo de Penso sobre os seguintes itens:

Alojamento,
Alojamento e Pequeno-almoo,
Alojamento e Refeies,
Alojamento, Pequeno-almoo e Refeies,
Pequeno-almoo e Refeies,
Todos os servios.

Seleccionar a Entidade utilizando o boto e o programa levar-o ao menu de consulta de Entidades. No
campo de Tipo de Oferta seleccionar Oferta de Promoo, no campo Descrio colocar um nome para a
Promoo, e no campo Abvr deve colocar um cdigo que pode ser alfanumrico; para finalizar Pressionar o
boto e o registo ser posicionado na segunda parte da janela:

No campo de seleccione um intervalo de datas para a data de Criao e a Data de
Entrada. Depois coloque a percentagem de Desconto no campo de Desconto, e seleccione o conceito de
Incidncia.



Para confirmar as mudanas pressione o boto
Para finalizar pressione o boto

Aplicar as Ofertas a Uma Entidade

Para que as ofertas criadas fiquem activas para uma entidade deve visualizar a entidade, e na parte inferior
direita pressione o boto . Aparecero as ofertas criadas na seco inferior direita:

Se transferir uma oferta com a seta Verde ser declarada como obrigatria.
Se transferir uma oferta com a seta Vermelha ser declarada como Opcional



Offshore e NewHotel

Principios e conceitos Bsicos
O procedimento da utilizao do sistema de facturao Offshore desenvolvido para a NewHotel Software
utilizado de acordo com certos requisitos e premissas:
trabalha somente para os preos que esto definidos como dirias (tarifas das dirias) as quais so as que
so empregues para a facturao a entidades segundo a conta master;
o sistema elabora duas facturas sempre que tem este sistema activado: uma factura Offshore e outra
100% do hotel sem Offshore. Ambas so enviadas a dois sistemas NewConta independentes, pelo que o
sistema prev a instalao de dois mdulos NewConta: um Offshore outro 100%.
o tratamento de Offshore trabalha de acordo com premisas especiais, o que quer dizer que para trabalhar
com este sistema tanto para parametriz-lo, como para visualizar os seus resultados, tem de ser com
utilizador autorizado mediante os acessos correspondentes;
quando se activa o paramtro do sistema, adopta-se um modo de funcionamento sobre o tratamento de
preos. Ao estar activado o parmetro, o sistema, na configurao de tarifas, mostra outro boto de
Preos Offshore, que funciona de acordo com os seguintes principios;
se no so definidos os preos para Offshore, o sistema calcula baseando-se nos preos base
e os preos Offshore segundo a % aplicada para cada entidade, criando-se de forma simples,
os preos;
posteriormente, qualquer alterao no preo base ter repercurso no preo Offshore e
assim sucessivamente;
se, pelo contrrio, seleccionado a opo Preos Offshore o sistema, ento, toma por
base para seu trabalho, os preos Offshore e calcula os preos base, baseando-se nestes e
agravando uma % correspondente;
deve ficar claro que uma vez trabalhando com os preos Offshore o sistema no permite
entrar e configurar os preos pela janela normal dos preos, mas sim, somente por esta, a
no ser que o cliente mude de estratgia e decida fazer de forma diferente
uma vez clarificados estes principios o sistema trabalha como at agora, considerando estes preos.
Os relatrios, a partir dos quais podem ser consultados estes valores, esto activos e disponiveis desde
que o sistema activado:
consulta de facturas, onde possvel visualizar as duas facturas criadas sobre este conceito;



receitas por servios
auditoria de receitas e saldos
conta corrente
relatrio de impostos por servios (este relatrio no est includo no sistema j que
configurvel externamente para cada cliente pelo tcnico de instalao)

Parametrizao do sistema e funcionamento Offshore
Nos paramtros do sistema selecciona-se a opo que diz Offshore.
Aparece Paramtros Gerais- Gerais- Offshore, e configura-se o Interface com NewConta.
Dar acessos ao utilizador para trabalhar com Offshore e acesssos correspondentes;
Ir a paramtros gerais e activar o paramtro que diz Offshore.

Na janela de entidades, seleccionar cada entidade que ter a factura offshore, ou seja, que tero
facturas offshore. (quando se selecciona o paramtro geral, ao aceder janela de entidade, abre uma
nova janela que diz Offshore)
Para configurar a entidade Offshore, para onde so encaminhadas todas as facturas que so lanadas deve-se
ter em considerao o seguinte procedimento:
Seleccionar a entidade:

FACTURA MASTER =ENTIDADE
TIPO FACTURA: RESUMIDA.



ATENO O CDIGO DE NEWCONTA (QUE ESTA NO NEWHOTEL) TEM DE EXISTIR NA BASE DE DADOS OFFSHORE
(COMO CONTAS DE ORIGEM NEWHOTEL. EM NEWCONTA DEIXAR MARCADAS COM COR AS CONTAS PROVENIENTES
DO NEWHOTEL)

Selecciona-se a check-box aplicar Offshore e depois definem-se os perodos para este e a % do mesmo.
Posteriormente, entra-se na definio dos preos onde aparece um novo boto para definir os preos em baixo
e o principio explicado anteriormente.
Com estes passos simples, fica configurado o traamento de Offshore, e a partir daqui as entidades
seleccionadas sempre que so facturadas, so feitas duas facturas: uma com 100% e a outra com a
percentagem do Offshore definido.

Selecciona-se a tarifa e aplica-se o Offshore.



Oramento

Esta opo criada no NewHotel Prime permite definir o critrio do utilizador para distintos oramentos que se
podero obter por diferentes vias:

Os dados sero tomados a partir das seces definidas no NewHotel
Os dados sero conformes de acordo com os clculos entre distintas linhas previamente definidas
Os dados sero conformes de acordo com a combinao de linhas previamente definidas, aplicando
constantes operaes aritmticas tais como soma, subtraco, multiplicao ou diviso, etc.

Para alm disto, durante esta delineao o utilizador definir:

As linhas que tornam o oramento conforme e vivel
As colunas que desejam visualizar ou imprimir na base standard definida no sistema tais como dia,
ms ou ano.

Esta opo acede-se por Vendas Oramento- Relatrios

Definio das linhas
As linhas podem ser definidas de acordo com os seguintes critrios que so escolhidos no campo de seleco
Tipo de Linha:

A partir de Servios
A partir de Indicadores
Calculada de Anteriores
Seleco de Receitas



Seleco de Indicadores
Previses
Recebimentos
Valores Mensais

Cada Critrio pode ser atribudo a uma cor distinta

Vendas Oramentos Servios
So os servios definidos para o hotel

A Partir de Indicadores
Tipos de Reservas
Entidades que tm packages
Entidades que No tm Packages
Reservas de tipo directo
Outras Reservas

Indicadores

Total Alojamentos
Alojamentos Inactivos
Alojamentos Activos
Alojamentos Ocupados
Entradas Alojamentos
Alojamentos Complementares
Alojamentos House Use
Alojamentos Day Use
Alojamentos Sadas
Alojamentos No Show
Alojamentos Overbooking
Hspedes no Hotel
Hspedes Entradas
Hspedes Sadas
Hspedes Day Use
Hspedes Overbooking
Hspedes No Show
Hspedes Complementares
Hspedes House Use
Reservas Canceladas
Reservas imprevistas
Sadas imprevistas



Sadas adiadas
Inactivos afectam o booking
Alojamentos Walk-in
Hspedes Walk in

Seleco de Indicadores

Segmento de Mercado

Alojamentos Complementary
Hspedes Entradas
Hspedes Complementary
Hspedes House Use
Alojamentos Walk-in
Hspedes Walk-in
Hspedes
Camas disponveis
Entradas pendentes

Origens de Mercado

Hspedes Entradas
Hspedes House Use
Alojamentos Walk-in
Hspedes Walk-in
Camas disponveis
Entradas pendentes

Nacionalidades




Hspedes Entradas
Hspedes House Use
Alojamentos Walk-in
Hspedes Walk-in
Camas disponveis
Entradas pendentes

Tipo de Cliente

Hspedes

Previses

Indicadores

Total Alojamentos
Alojamentos Activos
Alojamentos Sadas
Hspedes Entradas
Camas disponveis
Entradas Pendentes

Seleco de Reservas

Entidades que tm packages
Entidades que No tm Packages
Reservas de tipo directo
Outras Reservas

Recebimentos

Seces definidas no Hotel
Formas de Pagamento: cada uma das formas de pagamento definidas no hotel

Valores Mensais

So definidos Valores para cada ms



Definio de Linhas

Definio das Colunas

Colunas
Posteriormente, o utilizador definir a base standard de propostas para o sistema e que colunas devero estar
dispostas no relatrio final do oramento definido.

Definio do Plano de Oramentos

Para cada linha definida que a sua origem seja feita a partir de servios definidos no NewHotel, pode-se
introduzir um oramento para ser comparado com os restantes, por ms ou por dias.



Criar um Oramento/ Relatrio

Depois de Configurar as opes das Colunas, Linhas e Oramento deve gravar as alteraes do dados
introduzidos primindo o boto Aceitar que se encontra na parte superior direita do menu.
Para criar um Oramento basta primir o boto

depois basta clicar em e obter-se- o seguinte relatrio:



Tableau de Bord
Para aceder use o boto
Surge a seguinte informao sobre o estado do hotel

O Tableau de Bord conta com 4 estruturas de dados:



Dados das reservas do Hotel

Mostra um resumo compacto das entradas, sadas e overbooking que o hotel apresenta no momento em que
executada esta opo.

Dados sobre os alojamentos.
Mostra um resumo do estado em que se encontram os alojamentos do hotel.



Dados sobre as refeies.
Mostra um resumo da diviso das refeies no hotel para preparar um relatrio para os restaurantes

Dados sobre as receitas
Mostra um resumo da Conta Corrente que tem o hotel neste momento.



Captulo 21: Procedimento para o Fecho de Dia

Requisitos imprescindiveis para efectuar o Fecho do Dia

1. Todas as reservas devem ter definido um Preo de Diria para o dia que ser encerrado. Considera-se
vlido se a reserva tem aplicado 100 % de desconto ou se inseriu manualmente o valor 0 no campo Diria
da Ficha de Reserva.

2. Ter definido uma Taxa de Cmbio para as Tarifas de Preos em moeda estrangeira com que se iro
trabalhar no hotel nesse dia.

3. Definir a situao de todas as reservas com Data de Entrada = Hoje que no se lhes tenham efectuado o
Check-In. As possveis solues seriam: modificar a Data de Entrada da reserva, Cancelar, declarar como
No Show, pass-la a overbooking ou efectuar o Check-In.

4. Definir a situao de todas as reservas com Data de Sada = Hoje que no tenha sido efectuado o Check-
Out. As possveis solues seriam: Prolongar a estadia ou efectuar o Check-Out.

Controle de Chegadas e Sadas Pendentes

Esta opo acede-se por Recepo Night Auditor Controlo de Pendentes

Permite definir a situao final das reservas com Entradas ou Sadas previstas no dia que no tenham sido
realizados o Check-In ou o Check-Out correspondentes.



Sadas Pendentes
Mostra todas a sadas pendentes de Facturar, Fazer Check-Out, etc.

Vide Captulo: Check- Out

D a possibilidade de efectuar uma estimativa da estada.

Facturar Conta Corrente da Reserva.

Alterao Mltipla da Reserva, nos casos em que possvel fazer alterao,
ou para fazer o check-out mltiplo de vrias reservas. Vide Check-out
Mltiplo.



Chegadas Pendentes
Mostra as chegadas pendentes de fazer Check-In, entre outras coisas.

Vide Captulo: Check-In.

Vide Captulo: Reservas Cancelar uma Reserva

Permite definir os clientes No Show

D a possibilidade de alterar a Data de Entrada da Reserva.

Vide Captulo: Overbooking.

No-Show Mltiplo.

Vide Captulo: Check-in Mltiplo.

Alterao e Anulao mltipla das Reservas.

Declarar uma Reserva como No-Show
1. Seleccione a reserva em questo e pressione o boto

2. Preencha os dados necessrios:



Campo

Significado
Garantido por 1 Dia: Se as pessoas nunca chegaram ao hotel
2 Dias: Se entram no dia seguinte. Estas reservas aparecero no
Relatrio de Entradas de amanh.
Facturar activado se est previsto facturar os No-Show.
lanada na conta Master a penso que a reserva tem definida.
Fecho de Conta Corrente Data da conta Corrente. Ver o Tema Fecho de Conta Corrente

3. Pressione o boto

Hspedes por Registar
Lista dos hspedes que no esto registados.



Reviso dos Preos das Dirias

1. Acede-se a esta opo atravs do menu Recepo- Night Auditor- Previso de Receitas
2. Permite conferir se todas as reservas que vo pernoitar no hotel num dia especfico, para um intervalo de
datas determinado, se tem definido correctamente o preo da diria
3. uma ferramenta til, pois permite preparar antecipadamente o processo do Fecho do Dia.
4. possvel analisar os preos das dirias com Data Igual a, Inferior a, Superior a ou Entre (neste caso ter
de ser activado o campo At).

Fecho do Dia

A esta opo acede-se por Recepo Night Auditor Fecho do Dia.



1. Activar a opo Parar se houver erros e Pressionar o boto

O processo de Fecho do Dia finaliza quando aparece na janela a mensagem Operao Terminada com
Sucesso.

Se detectar erros pode pressionar o boto e ter a oportunidade de corrigi-los e voltar a
executar esta opo, mas se activou a opo no ter necessidade pois a aplicao
mostrar uma mensagem que indica que existem erros e onde pede para confirmar se deseja continuar com o
processo ou no.

No caso em que no so detectados erros o sistema mostra a seguinte mensagem

Depois deste passo aceda opo de Consulta de Fechos para confirmar o fecho.

Executar ou Confirmar o Fecho do Dia

Pode aceder a esta opo atravs de Recepo Night Auditor Consulta de Fechos



1. Verificar no campo Data o dia para o qual necessita confirmar o Fecho.

2. Pressione o boto e aparece uma mensagem onde poder observar quais os utilizadores que
esto conectados base de dados. Recomenda-se que o fecho seja executado sem que nenhum utilizador
esteja utilizando a aplicao nesse momento com excepo do Night Auditor.

Se Pressionar Sim poder observar uma janela similar seguinte:

Mquinas Conectadas Base de Dados



3. Em seguida aparece uma janela onde poder indicar se os Relatrios Finais e Relatrios de Controlo sero
impressos ou no e concluir o Fecho do Dia com a mudana da Data de Trabalho sempre e quando
Pressionar o boto de Aceitar

Nesta verso de NewHotel 2001, nesta opo de confirmao do Fecho do Dia pode-se adicionalmente
confirmar o Fecho da Noite, primindo o boto

Nota: Assegure-se de que tem a impressora preparada com papel suficiente antes de Pressionar o boto
Confirmar.

Parametrizao dos Relatrios de Fecho do Dia

1. Os relatrios que so obtidos automaticamente no Fecho do Dia so definidos na opo Recepo Night
Auditor Configurao de Relatrios.

2. Os Mapas Finais so aqueles que contm a informao do dia que termina.

3. Os Mapas de Controlo so aqueles que contm a informao do prximo dia.



4. Esta parametrizao faz-se uma vez mas pode ser actualizada de cada vez que se desejar incluir ou
eliminar um relatrio do Fecho do Dia.

5. Para escolher um relatrio seleccione-o no bloco da esquerda da janela e pressione o boto
6. Para retirar um relatrio seleccione-o no bloco da direita da janela e pressione o boto

Quando terminar o processo de seleco pressione o boto

Mapas de Control e Finais do Fecho do Dia

No. Nome do Relatrio Control Final
1 Previso de Receitas X
2 Previso de Reservas X
3 Previso de alojamentos X
4 Relatrio de Caixa X
5 Refeies realizadas X
6 Reservas realizadas X



7 Alojamentos atribuidos X
8 Listagem de Movimentos X
9 Entradas efectuadas X
10 Sadas efectuadas X
11 Reservas pendentes X
12 Hspedes por registar X
13 Entradas para polica X
14 Entradas para imigrao X
15 Sadas para polica X
16 Sadas para imigrao X
17 Entradas previstas X
18 Sadas previstas X
19 Estatistica Diria de Ocupao X
20 Reservas No Show X
21 Estatstica diria acumulada X
22 Hspedes no hotel X
23 Relatrio de Hspedes X
24 Saldos de Contas Correntes X
25 Relatrio Dirio acumulado X
26 Listagem de Facturas Emitidas X



27 Listagem de facturas proformas emitidas X
28 Listagem de facturas transferidas a crdito X
29 Listagem de hspedes por alojamento X
30 Relatrio dirio por servios X
31 Relatrio dirio por seces X
32 Dbitos por seco/ departamento X
33 Rack de alojamento X
34 Estatsticas de estadas das entidades X
35 Ocupao por nacionalidades X
36 Listagem de facturas anuladas X
37 Listagem de facturas proformas anuladas X
38 Listagem alfabtica de hspedes X



Captulo 22: Arquivos
Utilizadores

O acesso a esta opo feito por Arquivos Utilizadores

Permite criar os utilizadores do sistema. possvel associar a cada utilizador um perfil de acessos previamente
definido ou configurar um especfico nesse momento.

um arquivo imprescindvel para o funcionamento do sistema.

Aspectos Gerais

1. O sistema possui um forte controle de acessos j que para cada opo possvel limit-los por utilizador
para: Consultar, Inserir, Alterar, Apagar e/ou Imprimir.
2. Recomenda-se que o Cdigo do utilizador d uma ideia a quem pertence como, por exemplo, as iniciais do
nome do utilizador.
3. necessrio ser cuidadoso ao criar um novo utilizador pois, por defeito, o sistema assume que ter todos
os acessos. Ou seja, ter de ser desactivado as opes s quais deve ser restrito o acesso.
4. Quando se desactiva a opo Consulta desactivado automaticamente as restantes opes e quando se
activa qualquer opo, a opo de Consulta tambm activada.

Perfis de Utilizadores

O sistema tem a possibilidade de criar perfis de utilizadores, que consistem em grupos de permisses agrupados
debaixo de um mesmo nome e aplicados a vrios utilizadores.



Criao de um Perfil de Utilizador

Pressionar o boto

Ser visualizada a seguinte janela que est composta por trs seces:

Menu Principal e Permisses Independentes
Controla o acesso aos menus principais e sub menus

Permisses
Controla as operaes de inserir, alterar e apagar de cada funo que tenha activo algum destes comandos.

Impresso
Controla a criao de relatrios.



Indica que o item seleccionado est activo
Indica que o item seleccionado NO est activo

Deve activar ou desactivar cada item de acordo com o perfil que se queira configurar.

Guardar as alteraes com o boto de

Criao de um Utilizador


2. Inserir o Cdigo e o Nome.
3. No campo de Seleccionar Perfil escolha o perfil criado e aplique-o ao utilizador com a ajuda do boto

4. Posteriormente ser visualizada a janela com os direitos do perfil do novo utilizador



Esquemas de Impostos

O acesso a esta opo por Arquivos Esquemas de Impostos.

Permite definir os diferentes esquemas de impostos que podem existir num pas.



Grupos de Servios

O acesso a esta opo por Arquivos Grupos de Servios

uma funo imprescindvel para o funcionamento do sistema, pois agrupa os servios definidos em grupos, ou
seja cada Servio deve ter associado um Grupo de Servio.

Seces

O acesso a esta opo por Arquivos Seces, e uma funo imprescindvel para o funcionamento do
sistema. Uma Seco pode ser definida como um departamento onde se presta um servio.



Campo Significado
Cdigo Admite at 3 caracteres alfanumricos.
Recomenda-se que seja empregue uma codificao que d uma
ideia de que seco se refere.
Exemplo: REC Recepo, CLU Clube, GIN Ginsio, etc.
Contabilidade Conta contvel associada seco.
Descrio At 20 caracteres alfanumricos.

Procedimentos para Inserir uma Seco


2. Inserir o Cdigo e a Descrio da Seco.

3. Definir os Servios que estaro disponveis na mesma.

Na janela do bloco Servios Prestados escolhe-se um servio e prime-se o boto

O processo repete-se para cada um dos Servios disponveis nesta Seco.



Servios

O acesso a esta opo por Arquivos Servios. Os servios so utilidades, recursos organizacionais e pessoais
destinados a satisfazer uma necessidade.



Procedimentos para Inserir um Servio


Preencher os seguintes dados:

Campo

Significado
Cdigo At 3 caracteres alfanumricos.
Recomenda-se que seja empregue uma codificao que d
uma ideia de a que se refere.
Exemplo: ALO Alojamento, PEQ Pequeno-almoo, TEL
Telefone, etc.
Descrio At 20 caracteres alfanumricos.
Grupo de Servio Escolher o Grupo ao qual pertence este servio.
Existem relatrios que totalizam a produo do hotel por este
critrio.
Categorias de Servios Escolher a categoria de servio qual pertence este servio.
Conta AG/Contrato Conta para registar os lanamentos quando so de reservas
consideradas pelo sistema como sendo de Agncias ou de
Contrato (Entidades).
Conta Directo Conta para registar os lanamentos quando so de reservas
consideradas como directos.
Conta M. Supl. Conta Contvel do servio quando uma receita que se
facturou na moeda suplementar.
Tipo de Conta Tipo de conta a ser associada ao servio, ou seja, a conta
onde o servio ser lanado por defeito: Master, Extra 1, ,
Extra 5.
Valor por defeito Valor a lanar por defeito quando se activa este servio.
Insero Manual Esta opo activada quando o servio pode ser inserido
manualmente.
Exemplo: Na maioria dos hotis que tm instalado NewPOS
(sistema de Ponto de Venda) os servios associados
actividade de restaurao esto configurados para que NO se
insiram manualmente porque so lanados de forma
automtica.
Impostos A partir desta opo sero definidos os diferentes tipos de
impostos que possam ser aplicados. As taxas de impostos que
se podem aplicar aqui so definidos em Parmetros IVA
(Sequncias e Taxas)



Alojamentos do Hotel

Blocos de Alojamentos
O acesso a esta opo por Arquivos Alojamentos Blocos, e permite codificar as reas ou blocos em que
est dividido o hotel. A cada Alojamento associado o Bloco ao qual est fisicamente localizado.

Caractersticas dos Alojamentos
Acede-se a esta opo atravs do menu Arquivos Alojamentos Caractersticas

Permite definir as caractersticas dos alojamentos. A cada alojamento atribudo tantas caractersticas
quantas sejam necessrias. Exemplo: Vista para o Mar, Com Varanda, Vista Terra, Vista Cidade, etc.



Alojamentos

A esta opo acede-se por Arquivos Alojamentos Alojamentos, e permite registar os Alojamentos do hotel.

Conhecer e/ ou actualizar as caractersticas de um alojamento

1. Seleccionar o alojamento desejado.

Procedimentos para inserir os alojamentos do hotel


2. Inserir os seguintes dados:



Campo

Significado
Nmero Nmero do Alojamento.
Admite at 5 caracteres alfanumricos.
Tipo Escolhe-se um Tipo de Alojamento.
Bloco Escolhe-se um Bloco onde est localizado o alojamento.
Classe Classe do alojamento.
Zona Zona do hotel onde est localizado o alojamento.
Distncias Distncias at s escadas, elevador e Governanta.

3. Inserir as Caractersticas da mesma.

4. Inserir os alojamentos que esto prximas ao que estamos definindo. Se existe comunicao entre eles
activa-se o campo Ligao.



Organizao dos Alojamentos

Esta opo no de uso comum, pois a maioria dos hotis trabalham com uma organizao numrica lgica dos
alojamentos que implcita no sistema. No obstante, existem casos em que a numerao dos alojamentos no
consecutiva e esta opo permite ordenar de acordo com o critrio do utilizador.

Os alojamentos devem ser seleccionados um a um, na ordem desejada, e depois transferidos para o bloco
Alojamentos Ordenados.

Os botes enviam todos os alojamentos de um bloco ao outro.

Os botes transferem apenas os alojamentos seleccionados.

Contas Extras ou No Alojados

Esta opo acede-se por Arquivos Contas No Alojados
Permite activar contas que sejam teis para casos tais como:
1. Clientes que habitualmente consumem no hotel e no esto hospedados.
Estes clientes devem ter uma ficha criada no cardex.
A ficha de cardex pode ser accionada na opo Recepo Cardex ou premindo o boto no campo
Titular.



2. Consumo de representantes e/ou colaboradores de Agncias e Empresas, Guias de Turismo, Motoristas, etc.
(Entidade).
3. Para registar o aluguer de salas de conferncias, escritrios, etc. (Outra Conta)
4. Para registar a produo de algum Ponto de Venda que no esteja conectado ao NewHotel, por exemplo,
Parque de Estacionamento, ou as receitas de telefone que so cobradas em dinheiro na recepo, etc.
(Outra Conta).
As contas que tm o campo Reabrir C.Corrente activo so as que j foram encerradas.
Pode fechar a conta no alojada, utilizamos o boto Fecho C.C.

Procedimentos para criar uma Conta Extra

Pressionar o boto



2. Inserir o Cdigo da conta (5 caracteres alfanumricos).

2. Escolher se a conta de Entidade, Cliente ou Outra Conta.

2.1. Se a conta de Entidade ou Cliente ter que escolher um dos definidos no sistema utilizando o
boto

2.2. Em Outra Conta activam-se os campos Titular e Morada para que sejam inseridos estes dados.

Pases

Acede-se a esta opo usando o menu Arquivos- Pases. Permite registar as nacionaliddaes dos clientes do
hotel.
uma funo imprescndivel para o funcionamento do sistema.



Campo Extenso
Cdigo 3 caracteres alfanumricos
Descrio 20 caracteres

Idiomas

Esta opo acede-se por Arquivos Lnguas, e permite registar os idiomas de trabalho do hotel.



Regies

Eta opo acede-se por Arquivos Distritos, e permite registar a localizao geogrfica das Entidades.

Segmentos de Mercado

Por a hotelaria ser uma actividade de prestao de servios, o produto que se oferece pode estar destinado a
um ou mais segmentos de mercado, sendo que em qualquer dos casos deve satisfazer os requerimentos e
expectativas de cada um destes segmentos.

A possibilidade que o sistema possui de associar o cliente a um segmento permite fazer anlises de mercado.

Grupos de Mercado

Esta opo acede-se por Arquivos Segmentos Grupos de Mercados, e permite definir grupos de segmentos
de mercado.



Campo Extenso
Cdigo 3 caracteres alfanumricos
Descrio 20 caracteres

Segmentos

Esta opo acede-se por Arquivo Segmentos Segmentos, e permite definir os Segmentos de Mercado.

Campo

Extenso
Cdigo 3 Caracteres alfanumricos
Segmento 20 Caracteres alfanumricos
Grupo de Mercado Escolhe-se um dos previamente definidos na opo Arquivos
Segmentos Grupos de Mercados.



Exemplos de Grupos e Segmentos de Mercado

Grupo Segmentos
DES Desportivo Pesca, Mergulho
NEG Negcios Congressos, Incentivos, Diversos, Promoes
SAU Sade Termas, Tratamentos

Origens de Mercado

Esta opo acede-se por Arquivos Origens, e permite definir as vias pelas quais os clientes chegam ao hotel.



Moedas

Para aceder a esta opo v a Arquivos Moedas.
Esta opo permite definir as Moedas de trabalho do hotel, e uma funo imprescindvel para o
funcionamento do sistema.

Com o boto de Cmbios Facturao adicionam-se os valores de cmbio da moeda para uma data especfica:



Tipos de Recebimento

A esta opo acede-se por Arquivos Formas de Recebimento, e permite registar todas as formas de
pagamento permitidas no hotel. um arquivo imprescindvel para o funcionamento do sistema.

Campo Significado
Cdigo Cdigo do Tipo de Recebimentos
Extenso: 3 caracteres alfanumricos



Campo Significado
Descrio 15 caracteres alfanumricos.
C.Cred. Activa-se este parmetro e a forma de pagamento do tipo Carto de
Crdito.
Contabilidade Conta contvel para a Forma de Pagamento
Moeda
Os possveis valores so: Moeda Base e Moeda Suplementar, que se
definem na opo Utilitrios Parmetros Subsistema de
Facturao.

Cartes de Crdito

Esta opo acede-se por Arquivos Cartes de Crdito, e permite registar os tipos de Carto de Crdito que
podem ser utilizados no hotel.

Macro Operaes

Esta opo acede-se atravs do men Arquivos Macro-Operaes

Esta nova opo de NewHotel 2001 possibilita definir um conjunto de operaes associadas que,
habitualmente, se fazem uma a uma de forma manual na recepo. Para que passem a ser executadas de uma
forma geral marcada numa Operao Macro.



Esta Macro-Operao funcionam da seguinte forma: quando se acciona, os movimentos definidos nesta parte
so lanados de uma certa forma em cada uma das reservas que seleccionamos.

Os tipos que se podem definir so os seguintes:

Movimentos adicionais
Movimentos a Crdito
Movimentos a Dbito

Entidades


Esta opo acede-se pelo menu Arquivos Entidades Categoria de Entidades. Permite classificar as
Entidades (Empresas ou Agncias) que operam com o hotel. um critrio que a direco do hotel pode gerir da
forma que lhe for mais conveniente.



Tipos de Entidades

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Entidades Tipos de Entidades. Permite definir os tipos de
Entidades que enviam clientes ao hotel.



Estado ou Situao de uma Entidade

Esta opo acede-se atravs do men Arquivos Entidades Estados de Entidade. Esta informao utiliza-se
quando necessrio efectuar um Stop de Reservas e/ou Check-In para uma Entidade. Geralmente associa-se
situao financeira das entidades.

Manuteno

Tipos de Inactividade

Esta opo acede-se atravs do menu Housekeeping Manuteno Tipos de Inactividade.

Permite registar os motivos pelos quais um alojamento pode estar Inactivo (No comercializvel).
Para passar um alojamento a Inactivo utilize-se a opo Hopusekeeping Manuteno Bloquear
Alojamentos. Os alojamentos inactivos e o motivo podem ser consultados no Planning de Alojamentos



Avarias

So os diferentes danos que podem ocorrer nas instalaes .

Tipos de Avaria

So agrupamentos em que se classificam os danos. Esta opo acede-se pelo menu Housekeeping
Manuteno Avarias Tipos de Avarias. Esta informao utiliza-se na opo Recepo Manuteno
Avarias.



Sub-Niveis de Avaras

m cada um dos danos ou problemas tcnicos que se apresentam na instalao feita uma descrio mais
pormenorizada do tipo de avaria. Cada dano ou problema deve pertencer a um Tipo de Avaria. Para aceder a
esta opo ver menu Housekeeping Manuteno Avarias Sub-nvel de Avarias.

Tcnicos

Esta opo acede-se atravs do menu Housekeeping Manuteno Tcnicos. Aqui regista-se o nome dos
tcnicos do departamento de manuteno do hotel que tem a responsabilidade de solucionar as avarias das
diferentes reas do hotel que foram reportadas no mdulo Housekeeping Manuteno Avarias.



Procedncia
Esta opo acede-se no menu Housekeeping Manuteno Procedncia. Esta informao utilizada na
opo Housekeeping Manuteno Avarias. Refere-se a quem reportou a avaria.

Zonas

Esta opo acede-se pelo menu Arquivos Zonas do Hotel. Permite registar as reas que compem o hotel, as
quais so utilizadas na opo Recepo Manuteno Avarias.



Parmetros

Reserva Tipo

Acede-se a esta opo atravs do menu Arquivos Parmetros Reserva Tipo.

D a possibilidade de definir os prottipos das reservas mais utilizadas no hotel, como por exemplo: Lua-de-
mel, Directos, etc. que tm dados que se repetem tais como: nmero de hspedes, noites, modalidade de
penso, etc. As reservas tipo permitem agilizar a captura da informao, pois ao ser seleccionada visualizam-se
os dados previamente definidos e assim o utilizador tem somente que alterar algumas diferenas, caso existam.

No campo Descrio insere-se o nome que identificar a reserva tipo. Para conhecer o significado dos restantes
campos aceda ao tema Reservas Inserir uma Reserva Individual do presente manual.

Tipos de Grupos

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Tipos de Grupos

Classificao da classe de grupos de hspedes que podem chegar ao hotel. Esta informao utiliza-se no
momento de criar uma Reserva de Grupo.



Tipos de Atenes

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Tipos de Atenes

um atributo das reservas que est relacionado com o nvel das atenes que os clientes requerem, tomando
em considerao as suas caractersticas ou categoria, como por exemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, Lua-de-mel.

Motivos de Cancelamento de Reservas

Esta opo acede-se no menu Arquivos Parmetros Tipos de Cancelamentos.
Permite definir os motivos pelos quais uma reserva pode ser cancelada.



Tipos de Eventos

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Tipos de Eventos

Permite criar uma espcie de Agenda de Tipos de Eventos. Esta informao utilizada na opo Recepo
Agenda Concierge onde se associa cada um dos eventos a recomendar aos clientes a um tipo de evento.

Ttulos

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Clientes Ttulos. Trata-se de uma classificao concebida a
uma pessoa e utilizada no cardex de hspedes.



Tipos de Clientes

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Clientes Tipos de Clientes. Permite definir as diversas
caractersticas dos possveis clientes do hotel.

Preferncias

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Clientes Preferncias. Permite definir os Elementos ou
Servios que um cliente pode sempre solicitar.



Tipos de Garanta

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Tipos de Garantia. Permite definir os diferentes
conceitos pelos quais se confirmam as reservas como garantidas.

Caractersticas dos Alojamentos
Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos-Alojamento- Caracteristicas. Definem-se um conjunto de
caractersticas pelas quais se distinguem alojamentos com uma caracterstica em comum.



Motivos de Correco de um Movimento

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Motivos de Correco de Movimentos. Permite
definir os motivos pelos quais pode ser corrigido um movimento. Esta informao utilizada na opo Consulta
de Movimentos Corrigir.

Postos de Fronteira

Dependendo da necessidade, esta opo pode ser utilizada para definir desde que ponto sai o hspede quando
deixa o hotel ou por onde entrou no pas. Estes dados so utilizados para as listagens que so exigidas por
entidades oficiais como o SNE, etc.



Documentos

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Documentos

Permite definir os documentos que so utilizados com maior frequncia no hotel. Os tipos de documentos
devem ser criados atravs de um processador de texto, como por exemplo a Microsoft Word, com extenso .
dot. Os exemplos mais utilizados so confirmao de reservas, mailing, etc. onde a estrutura do documento
mantm-se e apenas variam alguns dados como por exemplo: destinatrio, nmero de reserva, morada, etc.

Campo Significado
Descrio Admite um mximo 14 caracteres
Tipo Escolhe-se o tipo de documento (carta de confirmao, mailing, etc.)
Documento
Primindo o boto escolhe-se o documento com exteno .dot (path).

Impostos Sequncias

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros IVA Sequncias

Permite definir as sequncias de impostos que sero utilizadas no programa, mediante o esquema de imposto a
definir.



Taxas de Impostos

Esta opo acede-se atravs do men Arquivos Parmetros IVA Taxas

Permite definir as % dos impostos a aplicar, assim como as contas contveis associadas conta da contabilidade
e conta de vendas lquidas.

Series de Facturas

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Sries de Facturas
A estrutura do Nmero das Facturas : Consecutivo / Srie
Quando se insere uma Srie est-se a estabelecer o mtodo a utilizar na gerao do Nmero da Factura j que
com sua criao se estabelece:
1. O nmero inicial do consecutivo da Srie (Prx. Factura) que comea por defeito em 1, embora possa ser
qualquer nmero.



2. O campo do nmero final do consecutivo da Srie (Nr. Final) pode ficar vazio se assumir que no existem
restries deste tipo.
O sistema permite definir tantas sries quantas sejam necessrias, com a nica restrio de que no pode
existir sobreposio de datas.

Campo

Significado
Srie Admite at 5 caracteres alfanumricos.
Nr. Final Nmero final da Srie
Este campo pode ficar vazio.
Data Final Data de Vencimento da Srie.
Prx Factura Quando se define uma Srie pode especificar o nmero inicial da
mesma. Se deixar em branco o sistema assumir que a srie comea
em 1.
Quando a srie est activa o nmero corresponde mostra o nmero
da prxima factura que ser emitida.
St. Estado da Srie: Inactiva, Activa e Futura



Series de Documentos

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Sries de Documentos
Os documentos do sistema so Factura, Ticket e Notas de Crdito. As facturas que so emitidas pelo sistema
tm um nmero de factura e srie. Para alm disto podem ter tambm um nmero de documento e srie de
documento se por acaso deseja-se ter este controlo, muito embora no seja obrigatrio. Para o Ticket e Notas
de Crdito necessrio definir o nmero de documento e a sua srie.
A estrutura do Nmero de documento : Consecutivo / Srie
Quando regista uma Srie est-se a estabelecer o mtodo a utilizar na gerao do Nmero do documento j
que com a sua criao estabelece-se:
1. O nmero inicial do consecutivo da Srie (Prx. Doc) que tem por defeito o valor 1, no en tanto, pode ter
qualquer outro nmero.
2. O campo do nmero final do consecutivo da Srie (Nr. Final) pode ficar vazio se assumir que no existem
restries deste tipo.
O sistema permite definir tantas sries quantas sejam necessrias, com a nica restrio de que no pode
existir sobreposio de datas.

Tipos de Descontos

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Tipos de Descontos Financeiros.

definida aqui a percentagem de desconto que se poder seleccionar, por exemplo, ao realizar a operao de
facturao a um cliente.



Extenses Telefnicas

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Extenses Telefnicas

Permite definir para os hotis que tm centrais telefnicas, os parmetros das extenses e alojamentos, assim
como as extenses internas, cujos movimentos sero lanados no NewHotel mediante uma conexo NewHotel
Central telefnica.

Artigos Mini- bar

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Artigos Mini -bar

So criados os produtos que compem o mini-bar de um alojamento. Cada produto deve pertencer a um Servio
e a uma Seco, e o cdigo do produto deve ser numrico.



Opes de Chaves

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Opes de Chaves

Configuram-se as permisses para a emisso de chaves.

Campos:

Descrio: insere-se o nome da permisso.

Cadeia: um valor que identifica um comando de operao da permisso que se est a criar.

Seco e Servio: aos quais aplica-se a permisso.

Valor por Defeito: pode ser Dar Permisso, Negar Permisso e Verif. Adicionais.



Mensagens Para NewPos

Esta opo acede-se atravs do men Arquivos Parmetros Mensagens para NewPos

So mensagens predefinidas para quando o NewHotel trabalha com ligao ao NewPos. As mensagens so
seleccionadas desde o menu de insero de uma Reserva Individual ou de Grupo, e ao pressionar o boto de
Mensagens NewPos, estas podem ser visualizadas desde a aplicao do ponto de venda quando a reserva est
no estado de Check-In.



Voos

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Voos.

So definidos os nomes dos voos que chegam e partem durante a semana. Esta informao poder ento ser
seleccionada nos menus de reservas individuais e de grupo.

Veculos

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Veculos

Permite registar os veculos dos hspedes no hotel. Para isso dever definir os modelos e as marcas.

Modelos
Inserem-se os modelos dos veculos:



Marcas

Inserem-se as marcas dos veculos:



Estacionamentos

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Estacionamentos.

So definidos os lugares onde permanecero os veculos dos hspedes durante a sua estadia.

Zonas

Esta opo acede-se no menu Arquivos Estacionamentos Zonas

So inseridas as zonas de veculos e as zonas subdividem-se em Estacionamentos.

Estacionamentos

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Estacionamentos Estacionamentos

So inseridos os estacionamentos que compem uma Zona:





Captulo 23: Auditoria a Recepo

Relatrios com as Operaes de Caixa

Este relatrio obtido na opo Relatrios Dirios Relatrio de Caixa

Permite conhecer todas as operaes de caixa efectuadas no Dia/ Turno de trabalho que se especifique.

Para cada turno de trabalho dever obter um relatrio com as operaes na Moeda Base e outro relatrio com
as operaes na Moeda Suplementar.

1. Quando for emitir o relatrio dever ter seleccionado todos os campos da janela Relatrio de Caixa que
aparece a seguir. Por defeito o sistema j mostra os campos activos.

2. Se quiser analisar, por exemplo, tudo o que foi de Contas a Crdito, ou seja, Facturas Finais transferidas
contabilidade activa-se o campo Transferncias.



Procedimentos para analisar o relatrio de Caixa

1. Rever a consecutividade dos Recibos de Recebimento / Devoluo. Se algum Recibo no foi emitido na
altura devida deve ir opo Consulta de Movimentos, seleccionar o recebimento em questo e
Pressionar consecutivamente os botes Visualizar e Recibos.

2. A liquidao de cada caixa deve coincidir com os dados que aparecem reflectidos no Relatrio de Caixa do
seu turno de trabalho.

3. Confirmar os recebimentos por Carto de Crdito: Rever que cada recebimento por Carto de Crdito
tenha seu correspondente recebimento e que todos estejam registados no sistema.

4. O Total de cada Forma de Pagamento em ambas Moedas deve coincidir com o seu correspondente Total
no relatrio Recebimentos por Seco.

O Total Geral do dia em ambas Moedas deve coincidir com o Total Recebimentos do relatrio
Receitas/Recebimentos Realizados por Seco.

Relatrio de Recebimentos por Seco

1. Este relatrio obtm-se no men Relatrios Dirios Recebimentos por Seco

2. necessrio obt-lo para as Moedas Base e Suplementar.

3. A coluna Transferncia refere-se ao que foi transferido a Crdito, ou seja, refere-se a Facturas Finais
transferidas contabilidade. Apenas a seco Recepo (ou equivalente) deve ter valores nesta coluna,
pelo facto de que a seco responsvel pela facturao. Caso contrrio, existe um erro.

4. O total de cada forma de pagamento, em ambas as moedas, devem coincidir com o seu correspondente
total no Relatrio de Caixa.

5. O Total Geral de cada moeda deve coincidir com o valor da linha Total Recebimentos do relatrio
Receitas/Recebimentos Realizados por Seco.



Relatrio de Receitas / Recebimentos Realizados por Seco

Este relatrio obtm-se no Fecho do Dia.

Contempla as Receitas e Recebimentos de cada Seco na Moeda Base e na Moeda Suplementar.

Procedimentos para analisar o Relatrio de Receitas/ Recebimentos realizados por Seco
Campo Quadro
Total Receitas Deve coincidir com o Total do Dia dos relatrios:
1. Dirio por Seco
2. Dirio por Servios
Total Recebimentos Deve coincidir com o Total Geral do Dia dos relatrios:
1. Recebimentos por Seco
2. Relatrio de Caixa.
Saldo Reservas Deve coincidir com o resultado da frmula:
Saldo Contas Correntes Hspedes + Saldo Contas Correntes No Show +
Saldo Contas Correntes Check-Out Pendentes
Os 3 Saldos anteriores fazem parte do relatrio Lista de Saldos.
Saldo Contas Extra Deve coincidir com o Saldo Contas Extras do relatrio Lista de Saldos.
Saldo Sem Conta Se tem valores, ento dever existir um erro na Recepo.



Listagem dos Movimentos Corregidos e / ou Anulados

1. Para obter esta listagem necessrio ir opo Recepo - Movimentos - Consultar Movimentos
2. Primir o boto e definir no campo Movim. a data do dia que queremos analisar e
activar o check-box Corrigidos

3. Primir o boto .
4. Determinar as causas dos referidos ajustes.

Listagem dos Movimentos de um Servio Determinado

Ocasionalmente, necessrio rever os movimentos das seces associadas rea de recepo como por
exemplo: Telefone, Lavandaria, etc. ou de um servio especfico como por exemplo os Cofres.

Procedimento:

1. Aceder opo Recepo Movimentos Consulta de Movimentos

2. Inserir no campo Movimento a Data do Dia que queremos analisar.

3. Escolher a Seco ou o Servio necessrio.




5. Pressionar o boto , se se pretende ver imprimida esta listagem

Relatrios de Receitas Dirias por Seco

1. Este relatrio obtm-se atravs da opo Relatrios Dirios Seces

2. Permite conhecer as Receitas do Dia, Ms e Ano de cada Seco.

3. necessrio obter um para a Moeda Base e outro para a Moeda Suplementar.

Relatrios de Receitas Dirias por Servios

1. Este relatrio obtm-se atravs da opo Relatrios Dirios Servios

2. Permite conhecer as Receitas do Dia, Ms e Ano de cada Servio.

3. necessrio obter um para a Moeda Base e outro para a Moeda Suplementar.



Captulo 24: Acessos

Consulta de Acessos

O acesso a esta opo feito por Utilitrios Acessos Consulta de Acessos

O sistema guarda a informao sobre as operaes mais importantes que se efectuam. Esta precisamente a
ferramenta que nos permite consultar esta informao, pelo que se torna uma importante ferramenta para
auditoria.

A coluna Estao de Trabalho refere-se ao nome do computador onde se efectuou a operao.



Usurio
Escolhe-se o utilizador que se deseja analisar.
Deixa-se em branco se for necessrio analisar todos os
utilizadores do sistema.
Reserva / Cta No Alojada O nmero da Reserva composto por um consecutivo e
ano.
Data Dia ou intervalo de dias que se deseja analisar.
possivel analisar a informao com Data Igual a,
Inferior a, Superior a ou Entre (neste ltimo caso, deve
ser activado o campo At)

Categoria

Evento
Reservas Inserir Reserva
Alterar Reserva
Anular Reserva
No-Show de Reserva
Check-In
Check-Out
Anular Check-In
Anular Check-Out
Cancelar Anulao
Alojamento

Inserir Inactividade de Alojamento
Alterar Inactividade de Alojamento
Apagar Inactividade de Alojamento
Ordenar Alojamentos
Facturao Emitir Facturas
Anular Factura
Controlo de Factura Antecipada
Inserir Srie de Facturas
Alterar Srie de Facturas
Anular Srie de Facturas
Taxas de IVA Inserir Taxa IVA
Alterar Taxa IVA



Categoria

Evento
Apagar Taxa IVA
Movimentos Inserir Movimento
Corrigir Movimento
Anular Movimento
Contas Correntes Fechar Conta Corrente da Reserva
Fechar Conta No Alojada
Abrir Conta corrente da reserva
Night Audit (Fecho do Dia) Configurar Relatrios
Re-executar Night Audit
Utilizadores Inserir Utilizadores
Alterar Utilizadores
Apagar Utilizadores
Alterar Login
Aplicao Entrar em NewHotel
Sair de NewHotel
Fechar Turno
Gestor de Comunicaes

Iniciar gestor de comunicaes
Fechar gestor de comunicaes
Inserir Marcas e Modelos de central telefnica
Alterar Marcas e Modelos de central telefnica
Eliminar Marcas e Modelos de central telefnica
Complexo Inserir Conexo
Alterar Conexo
Eliminar Conexo
Utilizador Inserir Utilizador
Mudar Utilizador
Eliminar Utilizador
Alterar Login
Tarifas Inserir Tarifa de Preos
Alterar Tarifa de Preos
Apagar Tarifa de Preos
Packages Inserir Package
Alterar Package
Apagar Package
Servios Inserir Servio
Alterar Servio
Apagar Servio
Vendas Alterar Estado de Venda
Cmbio de Moeda Cmbio fora de Perodo
Inserir Cmbios
Alterar Cmbio
Parmetros Alterar parmetros gerais



Categoria

Evento
Alterar parmetros de alojamentos
Alterar parmetros de facturao
Acessos Apagar Log de acessos
Contas No Alojadas Inserir contas No Alojadas
Alterar contas No Alojadas
Oramento Alterar Oramento
Apagar Oramento

Limpeza de Acessos

O acesso a esta opo feito atravs de Utilitrios Acessos Limpeza de Acessos.
Apaga os acessos at data seleccionada.



Capitulo 25 Utilitrios

O menu de Utilitrios uma das partes mais sensveis do sistema, no qual definido a forma como a aplicao
ir trabalhar.

Abrir Ano

A esta opo acede-se atravs de Utilitrios Abertura de Ano

Esta opo permite abrir um novo perodo na base de dados para introduzir novos dados mesma.

Mudar de Idioma

Esta opo acede-se atravs do menu Utilitrios Mudar de Idioma
Permite aos utilizadores seleccionar o idioma de trabalho com que desejam trabalhar no NewHotel.



Parmetros Gerais

Os parmetros gerais do sistema definem-se na opo Utilitrios Parmetros Geral.

So definidos dados de carcter geral tais como: Nome, Morada, Telefone, Fax, Nmero de Contribuinte e se
existe interface com outros sistemas como o NewTime, NewConta, NewPos ou o Sistema de Contabilidade.

Aconselha-se a que esta opo seja executada apenas quando estiver completamente seguro de que nenhum
outro utilizador do sistema esteja conectado, caso contrario poder ocorrer algum erro.

Nas tabelas seguintes descrito cada um dos parmetros desta janela. Os valores por defeito marcados pelo
sistema apresentam-se da seguinte forma:

SIM = e NO = .



Campo

Significado
Ano de Incio da Aplicao Primeiro perodo de trabalho com que se inicia a aplicao pela
primeira vez.
Interface com NewTime Aplicao da NewHotel Software que trabalha com unidades com
caractersticas de Time Share.
Nome/Morada
Telefone/Fax
Nmero Contribuinte
Dados gerais da instalao, os quais sairo nos documentos emitidos
pelo programa.
Interface NewConta Aplicao da gesto de contas por cobrar. Para o interface com esta
aplicao ser necessrio definir os seguintes campos:

Factura/ Descrio:
Indica o cdigo correspondente em NewConta para definir um
movimento de factura.

Nota Crdito/ Descrio:
Idem, apenas refere-se ao caso do movimento de Nota de Crdito.

Depsito/ Descrio:
Para o caso dos depsitos adiantados.

Desc. Anul:
Descrio que deve aparecer registada em qualquer dos documentos
anteriores no caso de anulaes.

Modo Pagamento:
Prazo para o pagamento das facturas.

Tipo de Conta:
Qual o tipo de conta em NewConta que aparece associada s
entidades no NewHotel, para uma Entidade, Cliente ou Outra Conta
Interface com Contabilidade Definio do ficheiro e suas caractersticas para ser exportado
contabilidade.



Opo Men Geral

Campo Significado
Saldos Reais

1- Na busca de estes dados, o sistema, por defeito assume o critrio de
anlise para os saldos reais e no possvel definir o critrio de busca
para saldos Main Courante.
Saldos Reais, Saldos Mano Corriente

2- Na busca destes dados, o sistema assume por defeito o critrio de
anlise para saldos reais, no entanto, tambm possivel analisar os
mesmos dados pelo critrio Main Courante
Saldos Reais, Saldos Mano Corriente

3- Na busca destes dados, o sistema assume por defeito, o critrio de
anlise para os saldos Main Courante e tambm possvel os mesmos
dados pelo critrio Saldos Reais.
Saldos Conta Corrente

4- Na busca destes dados, o sistema assume por defeito o critrio de
anlise para os saldos de Main Courante e no possvel definir o
critrio de busca para Saldos Reais.
Se utilizamos os saldos reais estes reflectem as receitas reais, ou seja, o
que no facturado.
Minimizar em Clculos Quando o programa est a realizar um processo de, por exemplo,
clculo de uma listagem, esta opo permite que se pode minimizar a
aplicao para aceder a outra.
Complexo Se trabalha em ligao com outros hotis que tenham NewHotel



MultiHotel Gerem vrios Hteis numa s aplicao.
Oracle Indexes Se est activo, utiliza os ndices de Oracle por defeito, para a realizao
dos clculos dos saldos aquando do Fecho do Dia.
Seleco de Hotel Obrigatoria Implica que ao entrar na aplicao NewHotel FrontOffice, ter de existir
um hotel seleccionado obrigatoriamente, caso contrrio, entra no
primeiro hotel que se encontra em funcionamento multihotel.
Contas No Alojadas nicas Se est seleccionado, os cdigos so para todos os hteis do grupo
NewHotel, caso contrrio, so por hotel, independentemente se esto
em funcionamento multihotel ou no.
Transferencias de Reservas. Se est seleccionado, pode-se transferir reservas para outros hteis em
caso de seleco por cancelamento ou Overbooking.
Dias para Expirar as senhas Data limite para as senhas ou contrasenhas dos utilizadores do sistema.
Distancias em:

Definio da unidade de distncia (por defeito, em metros) para
identificar a distncia desde o alojamento a um servio do hotel.
Exemplo: elevador.
Hora Lmite para Pequeno-Almoo,
Almoo e Jantar
Hora limite que se pode definir em horas e minutos.



Parmetros Gerais NewConta 1

Campo Significado
Interface NewConta Interaco com o Software NewConta, sistema de gesto das contas
correntes.
Dois (MSDos) Inexistente.
Windows Coneco com o sistema Operativo Windows
Transferencia Contabilidade sem
NewConta
Permite a emisso de uma factura a crdito sem que o hotel tenha
sistema de gesto de contas correntes (NewConta)
Tipo de Conta: Definio do tipo de entidade; cliente ou outra conta associada por
NewConta.
Entidade Tipo de Conta identificadora: Empresa/ Operador Turstico/ Agncia
de Viagens.
Cliente Identifica o cliente referente a Empresa/ Operador Turistico/ Agncia
de Viagens
Outra Conta Identificar outro tipo de cliente.



Parmetros Gerais NewConta 2

Campo Significado
Descrio: Descrio e definio dos documentos e tipos de depsitos
Factura Tipo de abreviatura a definir: FCT- factura
Nota de Crdito Tipo de abreviatura a definir: NCT- nota de crdito
Depsito Tipo de abreviatura a definir : DEP- Depsito
Desc. Anul. Define qual o motivo de anulao para ser justificado para o
NewConta, efectuado pelo NewHotel. Exemplo: Erro, desistncia, etc.
Modo de Pagamento Tipos de pagamentos a definir
Hotel O hotel a ser definido para os modos de pagamento.



Parmetros Gerais Clientes

Campo Significado



Cardex Obrigatorio (Visual) Cada vez que um hspede inserido numa reserva, NewHotel cria um
registo no cardex e ser visualizado para que se complete a
introduo dos dados do hspede. Esta ferramenta til se
registado no Cardex todo o cliente que chega ao hotel.
Cardex Obrigatorio (No Visual) Cada vez que um hspede inserido numa reserva, NewHotel cria um
registo no cardex com o nome do hspede, mas no mostrado no
momento. A introduo da informao adicional do hspede no
cardex deve ser completada mais tarde.
Inserir nmero de pax da reserva obrigatrio inserir todos os hspedes.
Check-In O sistema valida todos os hspedes registados no momento de Check-
In.
Reserva e Check-In O sistema valida todos os hspedes registados no momento da
reserva e check-in.
Excluir Bbs Permite no inserir bbs na reserva.
Idade Obrigatria NewHotel pede para inserir a idade obrigatoriamente para cada
hspede inserido na reserva.
Idade Obrigatria (crianas) NewHotel pede para inserir a idade obrigatoriamente para cada
criana inserida na reserva.
Verificar n identificao do cliente Se est seleccionado, o sistema valida por nmero de identificao
do cliente.
Nacionalidade implcita Tem de estar seleccionado caso se pretenda que, por defeito, v
buscar a nacionalidade da agncia ou do hotel.
Adicionar Ttulo na reserva Accionar para que seja obrigatrio inserir o ttulo (seja educacional
ou monrquico) do cliente. Se no for relevante esta informao, no
seleccionar esta opo.
Busca Online Cardex Permite fazer busca na introduo de hspedes no histrico de
clientes do hotel.
Titular: Definio de dois campos para modo obrigatrio, ou no, se
seleccionado.
Cardex obrigatrio Seleccionando esta opo, torna-se obrigatrio a introduo da ficha
de cardex do titular.
N de ID obrigatrio Se est seleccionado o nr. de Identificao do titular do cardex, d a
possibilidade de:
Check-In ou Check-In e Reserva.



Parmetros Gerais Cardex- Campos Obrigatrios

Campo Significado
Cardex Cada vez que realizado um registo de cardex, ter de preeencher
cada campo que est seleccionado nos parmetros gerais: Cardex-
Campos Obrigatrios.
Isto permite que cada hotel configure o seu Cardex da forma mais
conveniente ou que se ajuste melhor s suas necessidades.

Parmetros Gerais Impostos

Campo Significado
Impostos Includos Se os valores a serem cobrados dos alojamentos e outras contas so para
considerar os impostos (ou no). Isto afecta os recebimentos inseridos
manualmente e automaticamente nos pontos de venda, centrais de
telefone e outros dispositivos.
De salientar, que as tarifas de alojamento tm a sua prpria opo para
incluir ou no os impostos que no afectado por este parmetro.
Desagrupar Impostos Fixos S para pases (como a Crocia) onde existem impostos fixos por pessoa
ou por reserva.



Se este parmtero seleccionado, estes impostos fixos apresentam-se
em separado nas facturas.
Rejeitar decimais em converso
de Taxas Fixas
S para pases (como a Crocia) onde existem impostos fixos por pessoa
ou por reserva.
Este parmetro obriga a que no haja discrepncias na declarao de
impostos devido ao arredondamento das casas decimais, quando so
utilizadas taxas de cmbio para as moedas estrangeiras (para taxas de
moedas estrangeiras quando cambiadas para a moeda base do pas)

Parmetros Gerais Lanamentos

Insero de Movimentos em Fecho do Dia

O Fecho do Dia tem duas fases:
Primeiro o fecho, quando o NewHotel executa todos os
lanamentos automticos; segue-se depois a confirmao do fecho
que constitui um passo final irreversvel. A seleco deste
parmetro, permite ao night auditor inserir os movimentos
adicionais depois do fecho, mas antes da confirmao final.
No caso de se inserir movimentos neste perodo, o Fecho do Dia tem
de ser executado outra vez e confirmado.
Sempre Comprovativo de Transferncia Se seleccionado, NewHotel imprime sempre um documento de
confirmao (voucher) sempre que haja uma transferncia entre
contas.
Sempre Recibo de Pagamento Se seleccionado, ser sempre imprimido um Recibo cada vez que
registado um recebimento.
N Copias Recibo de Pagamento Permite seleccionar nr. De cpias que se pretende imprimir do
recibo.



Saldos em Insero de dbitos Se seleccionado, permite introduzir os dbitos em separado por
conta ou acumulado (Total)
X contas Dbitos detalhados das contas
Total Dbito acumulado das contas
Operao da Caixa Se o Hotel executa operaes de Caixa (abertura, fecho,
declarao, relatrios), permite, ou no, a introduo de saldos de
caixa.
Emitir recibo Correco NewHotel imprimir sempre um Recibo para cada operao de
correco de entrada.
Anular Movimentos quando Anule Rec. Se seleccionado, NewHotel cancela todos os movimentos de
pagamentos associados a um Recibo quando o recibo cancelado.
Transferir afecta caixa Se seleccionado, todos os movimentos de entrada de dinheiro/
cheques, etc. afectaro os lanamentos da conta da caixa.
Incluir informao de transferncia
(Lanamentos)
Permite inserir uma justificao para cada movimento, seja
introduo, alterao ou anulao.
Nmero de Carto de Crdito Obrigatrio No caso de ser feito um recebimento com carto de crdito, esta
operao pede obrigatoriamente o nr. do carto de crdito.
Crdito Zero Se NewHotel permite, ou no, a inroduo de movimentos com
valores a zero. Este pode ser usado para casos especiais de usos de
movimentos falsos para controlar certas operaes como por
exemplo o emprstimo de tolhas aos hspedes.
Passagem a Ficheiro histrico A cada Fecho do Dia, NewHotel far automaticamente a
transferncia para um ficheiro de histrico todos os movimentos que
so anteriores ao nmero de dias indicados neste parmetro.
Isto importante, porque evita a reduo da velocidade em que so
executadas as operaes na base de dados em empreendimentos de
grande dimenso.
Por exemplo, se seleccionado um perodo de 180 dias, os
movimentos com mais de 6 meses sero transferidos para o Ficheiro



de Histrico.
Evite escolher valores inferiores a 180 dias.
N.Decimais Nmero de casas decimais que sero visualizadas nas operaes em
dinheiro.

Parmetros Gerais Conta Corrente.

Conta Significado
Conta Corrente Trata-se de uma ficha de registo de todos os movimentos efectuados
a um nmero de conta de um cliente ou entidade.
Agrupar: seco; Servio ou No Agrupar Possibilidade de agrupar os movimentos por seco ou servio
existente no hotel. Caso contrrio, tem-se a possibilidade de no
agrupar os movimentos por utilizao do cliente.
Agrupar diaria por datas nicas Para agrupar todos os movimentos respeitantes a um dia com um
valor total, caso contrrio ser tudo discriminado.
Diria e Package por Data Agrupa todos os movimentos relativos diria e dos Packages por
data, caso contrrio, ser discriminado.
Por taxas de impostos Agrupa todos os movimentos por taxas de impostos relacionados por
datas
Telefones por Data Regista todos os telefonemas efectuados por data.
Nmero de documento Se seleccionado, mantem o nmero de documento em srie na
impresso.



Agrupar nmero de documento(NewPos) Todas as facturas efectuadas por este programa (NewPos) envia o
respectivo nmero para a conta corrente do cliente e no somente o
consumo.

Parmetros Gerais Descontos.

Campo Significado
Descontos Bonificaes efectuados sobre os valores das operaes que podem
ser at 100%.
Descontos calculado sobre o Valor Lquido Descontos efectuados sobre o valor lquidos sem Impostos.
Descontar de Valor Lquido Desconto efectuado sobre o valor lquido incluindo Impostos.
Diferenas por totais em Preos das Dirias Existindo diferentes valores, faz-se um arredondamento para
equilibrar o valor total da diria.

Parmetros Gerais Reservas 1.



Campo Significado
Multi-Ocupao NewHotel permite dividir um alojamento por mais de uma reserva
(de outra forma, esta operao no possvel).
Isto utilizado quando se tem hspedes diferentes que partilham um
alojamento duplo e no pagam suplemento de single. Neste caso,
cobrado metade do preo de um duplo.
Paxs Free na Reserva Possibilidade que o cliente tem de definir pax free na reserva
Penso dupla na Reserva (Real,Facturao) Permite escolher um tipo de modalidade de penso diferente
daquela que est na reserva (quando uma reserva tem um
alojamento associado com um tipo diferente de alojamento
reservado)
Alterar Facturao quando mudar Real Se seleccionado, pode-se alterar toda a facturao para um nico
hspede.
Verificar repetio de Voucher Se existe um voucher repetido, permite verificar se j existe
Excluir canceladas Permite excluir as reservas canceladas dos extratos.
Check-In sem Pre-Pagamento Quando seleccionado, no permite fazer check-in de um cliente sem
pre-pagamento
Verificar Hora na atribuio do alojamento Normalmente no NewHotel um alojamento ocupado no se pode
atribuir a uma nova reserva antes da hora standard de partida do
hspede anterior.
Se este parmetro estiver seleccionado ser permitido efectuar uma
nova reserva antes da hora de chegada ser anterior
hora de partida do hspede anterior.
Mostrar Previso de Receitas e Visualisar a
Reserva
Se seleccionado, o sistema, por defeito, mostra o valor da diria
referente data de trabalho.
No sobrepor perodos em penso Complexa Se seleccionado, vai ocultar os perodos de penso complexa



existente nos hoteis associados.
Operadores por prioridade em insero de
reservas
Define a existncia de operadores tursticos com prioridade de
reservas.
Excluir sem preo Permite excluir, se no foi definido preo, caso contrrio aceitam-se
as reservas sem preo para o Operador.
Repetir periodos em tarifas e fixar preos em
reservas.
Se seleccionado, permite a duplicao de perodos das tarifas sem os
preos definidos e a introduo de valores manuais da reserva.
Fixar preos em insero Pode-se estabelecer valores sem a introduo de reservas, caso
contrrio, s se introduzem reservas que tenham preos definidos.




Campo Significado
Confirmao ao Inserir a reserva Permite definir, ou no, qual o modo de introduo da reserva. Por
exemplo: mail, fax, etc.
Imprimir Boletim da reserva Permisso para imprimir Boletim da Reserva
Previso de Receitas Possibilidade de visualizar a previso de receitas
Reimprimir a Alterao Sempre que se altere uma reserva, acciona a impresso de um novo
boletim da reserva.
Confirmao de Alteraes Se se pretende alterar uma reserva, necessrio a sua confirmao,
caso esteja seleccionada esta opo.
Tarifa Varivel Se seleccionada, permite a introduo de uma tarifa varivel, caso
contrrio a tarifa ser fixa.
Incluir mod. Penso Definir qual o modelo de penso a atribuir na modalidade
seleccionada.
Extender day-use Permite utilizar este tipo de alojamento por um dia com horrio
estipulado.
Validar mximo paxs x Aloj. Se seleccionado, permite que se valide o nr. Mximo de hspedes
por alojamento, onde encontramos o nr. til de camas assim como o
tipo de modalidade de penso.
Imprimir key-pass Permite a impresso de uma carta de boas vindas, com a definio
do alojamento e os respectivos dados do cliente.



Imprimir key-pass 2 Possibilidade de emisso de uma ficha de registo com os dados da
entidade hoteleira assim como do cliente, que dever assinar.
Dias para apagar Log de Operaes Deve inserir o nmero de dias em que as alteraes que se fazem ao
NewHotel devem permanecer activas para qualquer consulta. Estas
operaes referem-se a todas as aces para os utilizadores do
NewHotel.
Dias para apagar log de discrepncias Permite gravar durante os dias definidos todos os erros, falhas e
outros, ocorridos com os utilizadores.
Dias para gravar foto de previso Quando seleccionado, permite guardar uma imagem do planning de
previso de reservas seleccionado durante x dias
No-show Permite definir o nmero de dias que se aguarda por um processo de
no-show.
Horas (Entrada/Sada) Limites de Tempo standard para o check-out e check-in.


Campo Significado
Alterar Limites quando Facturar
Extras
Permite definir quanto e de que forma se estipula o tipo de crdito,
que pode ser desde de 0 at ilimitado, de acordo com os tipos de
contas master ou extras.




Campo Significado
Dead-Line Automtico Definio de prazo mximo de espera para a chegada de um cliente/ grupo,
depois de vencido o prazo, perde-se o direito da reserva.
Individual ou Entidades Este dead-line pode ser para individual ou para entidades.
Grupos ou Entidades Este dead-line pode ser para grupos ou para entidades.
Cartas de Confirmao Automticas Se activado esta opo, ento ser emitida uma carta de confirmao
automtica.
Imprimir Dados Gerais Possibilita a impresso dos dados do titular da reserva seleccionando o
modo de impresso: impressora, email ou preview.
Idioma Automtico em Cartas Permite a traduo automtica da carta de confirmao.
Adicionais em Data de Sada Permite adicionar extras na data de sada.
Calcular adicionais detalhado Possibilidade de clculo dos adicionais de forma detalhada
Check-in automtico em Complexo Se existe a opo de fazer um check-in em sistema de complexo, este pode
ser no hotel que est disponvel.
Check-out automtico em Complexo Se existe a opo de fazer check-out em sistema complexo, este feito no
hotel em que foi dado o check-in.
Entidade Complexo Aceitar Reservas
de Transferncia.
Neste caso, a entidade dever aceitar, ou no, a possibilidade de transferir
a reserva para outro hotel.
Valores por defeito Aceitar Reservas Definio de outros valores, por defeito, para aceitao de quem faz a



de Transferncia reserva que transferida.

Parmetros Gerais Locais

Consulta de Reserva em Full-Screen Se seleccionado, a janela de Reserva ser maximizada para Full screen
Bloqueio de Movimento Horizontal no
Planning
Ao seleccionar este parmetro, bloquear-se- o movimento horizontal da
barra de Reservas do planning de alojamentos.
A janela evita que o utilizador troque inconcientemente as datas de uma
reserva quando utiliza o interface grfico do planning.
Diviso de Reservas no Planning Ao seleccionar este parmetro, permite o utilizador dividir directamente no
planning de alojamentos em duas ou mais partes, a estada do cliente por
mais de um alojamento.
Advertncia de Avisos Serve para avisar quando h alertas para dar.
Mostrar Caractersticas de Alojamento
no Planning
Ao seleccionar esta opo, podemos visualizar as caractersticas de cada
alojamento no planning. Por exemplo: quarto duplo, vista mar, etc.
Cr Objectos Inactivos Se o alojamento est disponvel, mostra uma cr especifica para esta
informao.
Recordatorio de Avisos Definio do tempo para avisar os clientes definidos em x segundos e em
quantos perodos de tempo.



Parmetros Gerais Day Use.

Campo Significado
Inserir Diarias - Manual Se seleccionado, o utilizador ter de introduzir manualmente a diria em
relao estada Day Use. Desta forma, pode-se definir se se factura ou se
passa para conta corrente.
Inserir Diarias - Check - In Se seleccionado, o sistema automaticamente insere o valor da diria na
conta corrente do cliente no momento em que feito o check-in da
reserva, mas s para as reservas de Day Use.
Inserir Diarias- Fecho do Dia Se seleccionado, o sistema insere automaticamente o valor da diria na
conta corrente do cliente no momento em que feito o Fecho do Dia.
Inserir Diarias - Check- Out Se seleccionado, o sistema insere automaticamente o valor da diria na
conta corrente do cliente no momento que se efectua o check-out da
reserva.



Parmetros Gerais NewGes 1.

Campo Significado
Problemas com Chamadas

Central Telefnica com
comunicaes
unidireccionais

Verificar estes parmetros quando so
aplicveis importante e til, uma vez que
desta forma o NewHotel far
automaticamente a verificao, nos intervalos
indicados, se est a receber os dados dos
dispositivos correspondentes.
Desta forma, pode ser muito til para alertar
os operadores de NewHotel, caso exista.
Um problema com algum dispositivo ou cabo
que poder conduzir a perda de control,
tempo e dinheiro, no ser desta forma
verificado.
Problemas BiDir
Telefones

Centrais com
comunicao Bi-
direccional
Problemas com Chaves Chaves Magnticas
Problemas com Pay TV Sistema Pay-TV
Scanner Do Passaporte Envia a imagem para NewGes, com tempo
predefinido, caso contrrio, envia uma
mensagem de erro.
Utilizador Oracle Aqui selecciona-se o Utilizador de Oracle para
NewGes.



Parmetros Gerais NewGes 2.

Campo Significado
Verificar Saldo por chamadas depois de
cada Movimento
Permite a verificao do saldo depois de cada chamada efectuada
pelo cliente.
Saldo Mnimo Definir um valor mnimo de consumo depois de efectuada a
primeira chamada.
Entidades/ Directos Define-se para que conta sero debitadas as chamadas telefnicas
Fecho do Dia: Fechar linhas para sadas
previstas
Fecha a linha quando est prevista a sada do cliente.
Chaves por hspede Permite a definio de chaves por hspedes e no por alojamento.
Reiniciar chaves se alterada a sada Se seleccionado, sempre que se efectuar um Check-Out define um
novo tipo de acesso de chave
Verificao de Carto de Crdito Permite a confirmao dos dados de identificao do tipo de
carto de crdito.
Emitir Chaves no check-in Permite que se emitam chaves ao efectuar o check-in com as
possibilidades de: sempre, nunca ou sem pr-emisso.
Adicionais Telefone So situaes a definir, tais como: Mudana de alojamento;
Alterao de Dados ou No Incomodar.



Parmetros Gerais Parametrizao NewGes.

Campo Significado
Parametrizao NewGes

Serve para definir todos os perifricos que podem ser conectados
com o NewHotel.
Quando o NewGes envia os valores das chamadas telefnicas s
contas dos clientes
A comunicao Bi-direccional significa que para um canal de
comunicao possivel manter uma comunicao nos dois
sentidos, caso a instalao telefnica permita este tipo de
comunicao.
Visualizao se est activo o control dos canais cinematogrficos.
Visualizao se est activo o control de emisso de chaves de
alojamentos.
Visualizao se est activo a ligao com o Terminal de Chaves.
Visualizao se est activo o controle da ligao do ar
condicionado.
Visualizao se est activo o controle de uso do servio de
Internet.
Gestor de comunicaes
Central Telefnica Bi-direccional
Interface Pay TV
Interface Internet
Interface Portes
Abrir- Fechar em Check-In-Check-Out
Interface com Chaves

Terminal de Chaves

Gesto Tcnica
Interface extenses POS Externo



Bidireccional
Despertar

Definir o tempo mnimo de utilizao.
Telefone
Pay-TV
Internet x Tempo Permite seleccionar o tempo de utilizao em: Dias; Horas;
Minutos.

Parmetros Gerais NewStock.

Campo Significado
Interface NewStock Define a conexo ODBC para a ligao com NewStock para dar baixa
dos artigos do mini-bar.
Utilizador Oracle Define o utilizador de Oracle para a conexo com a base de dados
NewStock.



Parmetros Gerais NewPos.

Campo Significado
Interface NewPos Define a ligao ODBC para o interface com NewPos.
Utilizador Oracle Define o utilizador Oracle para a ligao base de dados NewPos.
Verificar Fecho de Pontos de Venda no
Fecho do Dia
Ao fazer o fecho do dia no NewHotel, o sistema verifica se j foi
feito o fecho do dia em NewPos para que as receitas da data de
trabalho de NewHotel contemplem igualmente as receitas do mesmo
dia do Ponto de Venda.
Permite Anular Movimentos de NewPos Permite Verificar/Anular os movimentos enviados pelos POS que
contemplem a opo de anulao.
Compensao de Penses Fecho do Dia Pode-se, se for pre-definido, no Fecho do Dia inserir as modalidades
de penso como forma de compensao.
Turnos x datas/ Ponto de Venda Se seleccionado, permite a definio dos turnos do pessoal que est
conectado com NewPos, relativamente aos dias semanais e, por sua
vez, por ponto de venda.
Pequeno-Almoo Permite seleccionar qual o ponto de venda, caso existam espaos
diferentes para as refeies.
Almoo
Jantar



Parmetros Gerais NewSpa/ NewPlan.

Campo Significado
Interface NewSpa/ NewPlan Define a ligao a ODBC para a conexo com NewSpa / NewPlan.
Utilizador Oracle Define o Utilizador de Oracle para a conexo base de dados de
NewSpa.
Permitir Insero de Reservas em
NewSpa
Se existe Package NewSpa (Termas, balnerios e Health Clubs) e este
parmetro est activado, ser possivel consultar a disponibilidade e
introduzir reservas NewSpa a partir do NewHotel.



Parmetros Gerais NewCentral.

Campo Significado
Interface NewCentral Define a ligao ODBC para o interface com NewCentral, caso tenha a
NewCentral no hotel.
Utilizador Oracle Utilizador Oracle para a conexo com a a base de datos de NewCentral.
Origem Identificao do Hotel em NewCentral
Exportar no Fecho do Dia Exportar as estatisticas de NewHotel para NewCentral, guardando as
informao estatstica de todos os hteis.
Exportar Informao Comercial Permite efectuar a exportao da informao do processo comercial de
cada hotel.
Inicial Cdigo de grupo Ter um cdigo de identificao definido para cada hotel.
Exportar reservas Permite a exportao das reservas quando se faz o Fecho do Dia.
Exportar reservas Online Permite a exportao das reservas no momento actual
Exportar entidades Permite a exportao das entidades no Fecho do Dia
Exportar entidades Online Permite a exportao das entidades no momento actual.
Gerar Cdigo de Entidade Gera automaticamente um cdigo de entidade quando esta criada
Prefixo Trata-se de um nmero interno que antecede o nmero telefnico
externo.



Parmetros Gerais NewGolf.

Campo Significado
Motivos de correco Motivos a definir para justificar erros, duplicao, directrizes da
direco, etc.

Parmetros Gerais Impresso

Campo Significado
Usar impressora fiscal Permite a duplicao dos documentos seleccionados para uma
fiscalizao (territrios com um tipo de fiscalizao especial).
Espera e Verificao de Trana de
impresso
Permite marcar um tempo para imprimir. Expirando este tempo d
uma mensagem de erro.



Parmetros Gerais Carto magntico.

Campo Significado
Carto magntico Trata-se de um carto igual chave electrnica mas pode ter outras
funcionalidades como, por exemplo, acesso aos diversos pontos de
venda dos hteis.
Cdigo Estabelecimento Cdigo pelo qual o estabelecimento est definido, nos casos dos hteis
em complexo.
Cod. Empresa Cdigo pelo qual a empresa est ligado ao estabelecimento.
Usar estampadora Hardware para estampar cartes magnticas
Validao do Cdigo Estabelecimento Verificao do cdigo do estabelecimento.
Nmero Nmero pelo qual iro ser definidos os cartes.



Parmetros Geral Conta contabilidade

Campo Significado
Contabilidade Passa as contas para o programa NewConta
Gerar Cdigo das Contas Permite homonegeizar uma linha directiva do cdigo identificativo
para as contas.
Prefixo Modo de identificar por exemplo uma entidade
Sufixo Numerao a seguir
Comprimento Quantidade de nmeros que seguem o prefixo.

Parmetros Gerais Email.



Campo Significado
Email, Servidor de correio Servidor pre-definido para o envio de mensagens no correios
electrnicos.

Parmetros Gerais Governanta

Campo Significado
Governanta Pessoas encarregadas da higiene e limpeza dos alojamentos
Registar empregada em Mudana de
Room Status
Permite efectuar o registo de quem est a efectuar o trabalho do
alojamento e quais os seus estados.
Imprimir ficha de avaria Efectuar uma impresso da ficha de avaria sempre que surja uma.
Muda de roupas- Dias da Semana Definir quando se muda a roupa do alojamento, de quantos em quantos
dias.
Muda de roupas na Reserva Permite mudar a roupa de alojamento sempre que feita a reserva.
Alterar Room Status na Confirmao
Execuo
Execuo de alterao do Room Status despois de confirmado.



Parmetros Gerais Cruzeiro

Campo Significado
Modo Cruzeiro Particularidade de NewHotel que permite um funcionamento nos
cruzeiros.
Base em Terra Baseando-se nos dados de NewHotel num escritrio.
Cruzeiro Baseando-se nos dados de Newhotel num escritrio, mas funcionando
como uma imagem da Base de Dados real existente.
Apagar ao exportar Ao efectuar-se a exportao da base de dados para o modo cruzeiro,
esta elimina-se, se est selecionado Base em Terra, para
posteriormente ser reposta no regresso do cruzeiro.
CruzeiroBase em terra: Usar
Ficheiros Temporrios
Permite criar um ficheiro (.txt) para servir de base de dados para
posteriormente fazer a transferncia para o modo de cruzeiro.
Interface Cruzeiro Define a conexo da ODBC para o interface com o cruzeiro.
Utilizador Oracle Define o Utilizador de Oracle para a conexo com a base de dados do
cruzeiro.



Parmetros Gerais Entidade Oficial

Campo Significado
Entidade oficial Servio de Polcia de Control de Estrangeiros e Fronteiras
Nome Nome do ficheiro a gerar para a Polcia.
Exportar no Fecho do Dia Possibilidade de exportar para um documento os dados referentes ao
Check-in dos clientes.
Caminho Caminho a definir para este documento.
Prximo Cdigo Indica o nmero do prximo ficheiro a gerar e a enviar para a Polica
que deve ser consecutivo por cada dia enviado.
Mximo Nmero mximo a marcar.
Cdigo Estabelecimento Nmero do estabelecimento atribudo para a Polcia.
NIF Cdigo da unidade hoteleira atribudo pela Polcia.



Parmetros Gerais Outros.

Campo Significado
Dado 1

S se aplica a Hoteis em Complexo
Dado 2
Dado 3
Dado 4



Subsistema de Alojamento

Os parmetros relacionados com os alojamentos definem-se na opo- Utilitrios- Parmetros- Subsistema de
Alojamentos



Campo

Significado
Pas Pas onde o NewHotel est localizado
Ocupao Crtica % No processo de confirmao de reservas individuais ou de grupos, o
sistema emite um alerta ao utilizador com os dias da estada dos futuros
hspedes nos quais o hotel ter Overbooking para o tipo de alojamento
seleccionado.
Exemplo: Dever colocar o valor 95 se necessita que o sistema emita
um alerta a partir de 95 % de taxa de ocupao.
No obstante, o valor definido neste campo, o sistema emite sempre
um alerta a partir de 100 % de ocupao.
Muda de roupa Define de quantos em quantos dias dever ser feita a mudana de
roupas (lenis, toalhas, etc.).
Este parmetro utilizado na opo que permite distribuir o trabalho
das empregadas de quarto (Housekeeping Governanta Atribuio de
Alojamentos).
Preos de Tipos de Alojamento O sistema tem dois modelos para captar os preos dos alojamentos:
Cada Tipo de Alojamento tem associado o Modelo a utilizar.
O Modelo A adapta-se aos Tipos de Alojamentos que tm, por exemplo,
duas camas, ou seja, para alojamentos que so vendidos com preos
para ocupao dupla e suplementos para ocupao single e redues
para camas extras.
O Modelo B til para apartamentos, etc.
Aqui configura-se qual o modelo que ser utilizado ou se sero ambos.
Data da Central Telefnica Define-se a data a utilizar para registar os lanamentos automticos dos
servios associados central telefnica.
Tipo de Room Status So configurados os Estados, relacionados com a limpeza dos
alojamentos, que devem ser utilizados no sistema.
Geralmente, os mais utilizados so Sujo e Limpo.
Tipo de Estados de Alojamento
(Nenhum; Sujo; Sujo em Limpeza;
Pronto para Verificao; Limpo)

Caso no seja para controlar os estados dos alojamentos, por favor,
escolha Nenhum.
Se pretende utilizar o controle de estados dos alojamentos, escolha a
opo que melhor de adequa s necessidades do hotel.



Observaes
Cdigos que deseja usar para organizar os alojamentos de seu hotel em vrios tipo.
No devem ser definidos mais tipos de alojamentos do que aqueles estritamente necessrios para distribuir o
inventrio de Alojamentos nos diferentes preos das tarifas de Alojamento, isto porque a existncia de
muitos tipos de alojamentos complica a definio e leitura do planning e respectivas estatsticas.
Tomar em considerao que tambm pode distinguir cada alojamento individual de acordo com outros
critrios como as caractersticas dos alojamentos (fumador/ no fumador; vista mar/ vista terra/ vista
cidade; com varanda, etc). Desta forma, no necessrio definir tipos adicionais de alojamento, umas vez
que as caractersticas particulares podem ser definidas como caractersticas de alojamento.
Exemplo: DB= duplo, TW= Twin, ST= Suite, JS= Junior Suite, SG= Single, etc.
Para cada tipo de alojamento podem ser seleccionados Modelos de Tarifas de Alojamento para a definio da
Tarifa (tambm pode anular esta opo quando cria cada tarifa).
Para cada tipo de alojamento, especifica-se os valores da ocupao base, como nmero base de Paxs, nmero
mnimo de Paxs, nmero mximo de paxs, Paxs Base para as Estatsticas e mdia para ser usado em Multi-
Ocupao (se for aplicvel).
Todos estes nmeros so importantes porque so usados para estabelecer as frmulas das Tarifas de
Alojamento e para apresentar clculos estatsticos. Por exemplo, o nmero mximo de Paxs usado para
aplicar o critrio de dbito de camas extras (sempre que o nmero de pax na reserva exceda o mximo
especificado).



Definio dos Tipos de Alojamento

Tipo

Significado

Modelo Modelo de tarifa que ser aplicado a este tipo de alojamento.
Base Pessoas Nmero base de pessoas para ser utilizado para o clculo do valor de
cama extra, no caso da tarifa modelo B
Mnimo pessoas Qual o mnimo de pessoas a facturar neste tipo de alojamento.
Mdia Multi-Ocupao Em casos de multi-ocupao, qual o valor mdio de pax a ser
considerado para estatsticas para este tipo de alojamento.
Mximo pessoas Importante para o clculo de cama extra. o nmero de pessoas a
partir da qual o programa passa a considerar pagamentos de cama
extra. Exemplo: num alojamento duplo cujo mximo seja 2 Pax, o
sistema aplicar o valor de cama extra a partir do 3 Pax.
Base para Estatsticas Qual o nmero base de pax a ser considerado para a percentagem
de ocupao de camas.



Definio de Penses
Para definir as modalidades de penses estabelecidas no hotel



Parmetros de Facturao

Os parmetros relacionados com o sistema de facturao so definidos na opo Utilitrios Parmetros
Subsistema Facturao.

Campo Significado
Rcebimentos de Alojamento
(Seco/ Servio)
Indicam-se quais so as seces e servios respectivos para a
distribuio do valor da diria com preo manual. No caso de se usar
uma tabela de preos, esta distribuio definida pela prpria tabela.
Pequeno- Almoo
(Seco/Servio)
Seco e servio utilizados para debitar a parte referente ao Pequeno-
Almoo da taxa de alojamento nas operaes automticas de
auditorias nocturnas.
Almoo Seco e servio utilizados para debitar a parte referente ao Almoo
da taxa de alojamento nas operaes automticas de auditorias



(Seco/Servio)
nocturnas.
Bebidas
(Seco/Servio)
Seco e servio utilizados para debitar a parte referente s bebidas
da taxa de alojamento nas operaes automticas de auditorias
nocturnas.
Jantar
(Seco/Servio)
Seco e servio utilizados para debitar a parte referente ao Jantar da
taxa de alojamento nas operaes automticas de auditorias
nocturnas.
Telefones
(Seco/Servio)
Seco/Servio utilizados para debitar automaticamente as chamadas
telefnicas.
Pay-TV
(Seco/Servio)
Seco/Servio utilizados debitar automaticamente o servio de Pay-
Tv.
Internet
(Seco/Servio)
Seco/Servio utilizados para debitar automaticamente os impulsos
telefnicos.
Clculo de IVA
(Fixo / No fixo)
Se for seleccionado Fixo, nas facturas aparece apenas um texto
(definido abaixo) a informar que todos os impostos esto includos.
Modelo IVA
IVA

Modelo 1: O IVA calcula-se de acordo com as percentagens indicadas
para cada servio. Este o caso normal e mais usado.
Modelo 2: APENAS PARA PORTUGAL.
Em Portugal possivel usar uma frmula especial de imputao do IVA
que pode ser usado em substituio do modelo standard.
Texto do IVA S APLICVEL SE FOR ESCOLHIDO O MODELO DE IVA FIXO
Se for escolhido o modelo de IVA fixo, este texto imprimido nas
facturas em vez da descrio dos clculos do IVA.
Tipos de Recebimentos para Vendas
Efectivas
Tipo de recebimentos. Por exemplo, Dinheiro, cheque, etc
Tipos de Recebimentos para Vendas a Tipo de recebimentos. Por exemplo, Dinheiro, cheque, carto de



Crdito crdito, etc
Depsitos bancrios Tipo base de recebimentos, por ex: Depsito Bancrio, etc.
Refeies de Meia Penso
(Almoo/Jantar)
Para a previso dos almoos e jantares necessrio especificar qual
das refeies devero ser consideradas para o clculos da Meia Penso.
Configurar Almoo
(Data de Chegada, Data de Partida)
Para a previso dos almoos e dos jantares necessrio especificar se
os hspedes em Meia Penso ou Penso Completa desejam ter o
Almoo no primeiro ou no ltimo dia da estada.
Valores por defeito dos Pequenos-
Almoos, Almoos e Jantares para
Adultos e para Crianas

O NewHotel permite (se o utilizador tiver os acessos necessrios) a
introduo manual de uma Taxa de Alojamento numa reserva, em vez
de utilizar uma das taxas de alojamento definidas.
No caso da Taxa Manual usam-se os valores do parmetro da esquerda
para distribuir o preo da taxa total nas vrias partes de alojamento,
Pequeno-Almoo e Refeies (dependendo do tipo de modalidade de
penso escolhida na reserva)
Exemplo: 100 de Taxa inserida manualmente para apenas um
hspede em meia penso.
Se o Pequeno-Almoo do adulto de 10.10 e as refeies de 29.14
, a produo diria desta reserva ser:
Alojamento = 60.76 (100-10.1-29.14)
Pequeno Almoo = 10.10
Refeies = 29.14
Parmetros para a
Frmula do IVA (apenas
para Portugal)

APENAS PARA PORTUGAL

Estes parmetros so apenas utilizados para o caso do IVA Modelo 2.
Especifique nas colunas de cada penso a percentagem da Taxa que se
atribui para o Alojamento e para as refeies.
Na ltima coluna especifique a percentagem de IVA que se aplica
parte de alojamento e parte de refeies.



Valor de Criana

Preo standard para a Taxa diria de Crianas
Moeda Base

Deve escolher-se a Moeda Base para ser utilizada nas operaes do
hotel para recebimentos, taxas, facturas, dbitos, etc.
A moeda base seleccionada da lista de Moedas criadas.
A moeda base adicional necessria apenas para os pases (como
CUBA) onde necessrio utilizar uma segunda moeda por forma a que
as operaes e resultados possam ser separados nas duas moedas (mas
no cmbiadas uma para a outra).
Neste caso, os resultados da produo aparecem em totais separados-
um para a moeda base e o outro para a moeda base adicional
convertidas de uma para a outra)
Percentagem de distribuio por defeito
das tarifas D
APENAS UTILIZADAS SE FOR NECESSRIO DEFINIR TAXAS DE
ALOJAMENTO MODELO D (tabela matricial)

NewHotel oferece vrios modelos para as tarifas de Taxa Diria:
Modelo A - Por Pessoa
Modelo B - Por Alojamento
Modelo C - Por Matriz de Preos
Modelo D Tabela Matricial
As tarifas do Modelo D, consitem na definio de uma Taxa de
Alojamento que se baseie numa parte bsica para o alojamento e as



restantes partes correspondem ao Pequeno- Almoo e Refeies, de
acordo com o tipo de modalidade de Penso da Reserva.

Parmetros - Sub-Sistema de Facturao Geral

Campo Significado
Factura Obrigatria Se obrigatria a emisso de factura para permitir o check-out para
uma conta ou alojamento.
Verificao N Contribuinte Se NewHotel deve verificar e validar o nmero de contribuinte.
Moeda Estrangeira

Se as facturas finais tambm devem ser emitidas na moeda estrangeira
para alm da emisso normal na moeda base (aplicvel nos casos em
que existam taxas em moedas estrangeiras)
Ventilar Packages Se se pretende descriminar os servios do package.
N Fiscal Obrigatrio Se NewHotel deve pedir o nmero de contribuinte para Todos ou
somente para as Entidades.
Condensada

Se este parmetro est activo, NewHotel permite que se apresentem
os lanamentos nas facturas de uma forma condensada (resumida).
Condensar os lanamentos das facturas consiste em substituir os
detalhes de consumo, po exemplo de um Bar, e apresentar apenas um
Total e descrio geral dos servios prestados. Esta opo serve para
satisfazer algumas exigncias de clientes que no pretendam que as
facturas sejam muito detalhadas.
Condensar Lanamentos diferentes Se est seleccionado, permite que se facture o mesmo movimento para



Reservas diferentes Reservas.
Facturas 0 quando 100% de desconto. Facturar a 0 quando se aplica um desconto de 100%
Verificar Repetio N Contribuinte da
Entidade
Verificar que o nr. de contribuinte das entidades no repetido.
No. Registo Fiscal Obrigatrio.
Todos Entidade
Se se pretende o registo do Nr. De Contribuinte para todos ou apenas
para Entidades.
Fechar Contas Correntes Se uma factura emitida pelo programa, debitar automaticamente na
conta do cliente e fecha a conta
Contas de Hspede

Se se pretende manter as contas separadas para cada hspede das
reservas deve ser activado este parmetro, caso contrrio, as contas
sero por reserva.
Facturas NewPlan

APENAS SE O HOTEL TEM O MODULO NEWPLAN/ NEWSPA
Se o empreendimento tambm tem instalado o Software NewPlan para
centros de conferncias ou NewSpa para Health Clubs, este parmetro
utilizado para permitir a emisso em NewHotel de facturas de
servios gerados ou emitidos pelo NewPlan ou NewSpa.
Facturas com Saldo negativo Se permitido emitir facturas com saldos negativos
Saldos negativos (Factura, Nota de
Crdito)

Que designao deve ser atribuda a uma Factura que tem valor
Negativo (se Factura ou se Nota de Crdito)



Parmetros Sub-Sistema de Facturao Sries de Facturas.

Campo Significado
Definio da Serie de Facturas
(Nmero limite, Data)
Como devem ser definidas as sries de facturas? A srie termina
quando os nmeros alcanam o Nmero Limite ou quando alcanam
uma data Limite?
Igual Serie para Facturas Proforma e
Finais
Se as facturas Proforma tm de ter a mesmo numerao que a da
Factura Final.
Serie Depsitos Anticipados Criao de serie alfa-numrica de identificao dos documentos de
Depsitos Anticipados.
Documentos Internos Criao de uma srie alfa-numrica de identificao dos documentos
internos.
Srie Factura Anulao Criao de uma serie alfa-numrica de identificao da Srie de
Facturas Anuladas
Srie facturas noutro Hotel do
Complexo
Criao de uma serie alfa-numrica de identificao dos documentos
de hotem em Complexo
Srie documentos (facturas) Criao de uma srie alfa-numrica de identificao dos documentos
em questo
Tipo (Factura/Ticket) Seleccionar o tipo que se ajuste melhor ao hotel.
Srie Documentos (Notas de Crdito/
Dbito)
Seleccionar o tipo que se ajuste melhor ao hotel



Parmetros Sub-Sistema de Facturao Check-Out.

Campo Significado
Check-Out com valores em
contas - Directos
Se permitido o Check-Out de cliente directos quando existem
contas com saldos pendentes.
Check-Out com valores em contas
(Entidades)
Se permitido o check-out de clientes de entidades (agncias ou
empresas) quando existem contas com saldos pendentes.
Facturar Master Entidade Possibilita a facturao de Master alterando para Entidade.
Verificar condies para Check-Out depois
de Facturar
Permite verificar as condies depois de facturar.
Factura oblrgatria para Check-Out Ao efectuar o Check-Out emite obrigatoriamente a factura.

Parmetros Sub-Sistema de Facturao Anticipada.



Campo Significado
Lanar diferenas com o Facturado Aplica-se nas reservas com facturas antecipadas. Na data do dia, o
programa realiza uma validao dos valores debitados definidos na
reserva e, se existir discrepncias com o facturado, o sistema
automaticamente lana movimentos na conta.
Alterar Data de lanamento Possibilita a alterao das datas dos lanamentos.
Facturar Diferenas no Check-Out
(Sim/No)
Aplica-se a reservas que tm facturas antecipadas que, no momento
do Check-Out, se a conta corrente tem saldo (positivo ou negativo),
emite um documento para regularizar a diferena. Se a diferena
negativa, ou seja, o total de dbitos superior ao total de crditos,
deve ser indicado qual o documento para regularizar: factura ou
nota de dbito.
No lanar diferenas ltimo Movimento
(Facturas Depsitos anticipados)
Ao seleccionar este parmetro, dada a instruo ao sistema para
no efectuar os lanamentos das diferenas dos ltimos movimentos.
Alterar Data Valor a movimentos de
Anticipos em Entradas anticipadas.
Permite a alterao da data e do valor, nos casos de depsito
antecipado, a qualquer momento.
Alterar Data Valor a movimentos de
Anticipos quando mudar data de entrada
Permite a alterao da data e do valor nos casos de depsitos
antecipados na data de entrada.
Obviar Descontos em Diferena com o
Facturado no Fecho do Dia
Fazer descontos no caso da existncia de redundncias na facturao
no Fecho do Dia.

Parmetros Sub-Sistema de Facturao Imposto



Campo Significado
Taxa de Impostos por
Servios
Aplica-se caso se pretenda que os impostos de cada servio
apaream detalhados em cada servio (uma linha para cada servio e
descrio do imposto)
Imposto de Luxo

SOMENTE PARA PASES (COMO O MXICO) ONDE EXISTE UM IMPOSTO
ADICIONAL DE LUXO
Se este parmetro est seleccionado, o imposto de luxo ser
accionado e ser aplicado a algumas reservas de acordo com certas
regras definidas.
No manter Preos quando apague Imposto UTILIZADO NA COSTA RICA
Seleco de Taxas de Impostos a Tirar UTILIZADO NA COSTA RICA
Descontar Descontos de Facturao dos
Impostos
Efectuar os descontos sobre os valores brutos (PVP + IVA)
Ventilar Penses Factura Entidade Verificao dos tipos de modalidades de penso relativamente a uma
entidade.
Comisses aplicar sobre:
Valor bruto ou neto
Onde se aplica o imposto dependendo do tipo de contabilidade.

Parmetros Sub-Sistema de Facturao Valor Contravalor



Campo Significado
Utilizar Contravalor

Para os pases como Angola, onde existe uma moeda estrangeira
definida como moeda base.
Se este parmetro est seleccionado os valores da Reserva tambm se
apresentam na moeda local do pas para alm do valor da Moeda Base.

Cdigo

Cambio para a Moeda Base

Parmetros Sub-Sistema de Facturao Regularizao

Campo Significado
Regularizar Factura (conceito)

Obriga a inserir algum tipo de pagamento no momento de emitir a
factura. Se no estiver activa, a factura imprimida e passa a
pendente e a forma de recebimento pode ser introduzida mais tarde
mediante a consulta da factura.
Bloquear Facturas no regularizadas Permite bloquear a introduo de movimentos numa reserva cuja
factura esteja marcada como pendente como forma de pagamento.
Regularizar facturas antes do Fecho do
Dia
Se este parmetro est activo, o sistema obriga a que a factura seja
liquidada antes de fazer a alterao da data de trabalho do NewHotel.



Parmetros Sub-Sistema de Facturao Proforma.

Campo Significado
Emisso de Proforma em Check-In Se este parmetro est activo emitido automaticamente uma factura
proforma no momento em que se faz o Check-In da reserva.
Emisso de Proforma em Insero
Todas
Prepagamento
Se emite uma factura proforma no momento de adicionar uma reserva.
Se est activo o campo Todas para todas as reservas. Pre-
pagamento so aquelas que tm um depsito antecipado.



Parmetros Sub-Sistema de Facturao Impresso

Campo Significado
Permitir No Imprimir em emisso de
Facturas
Possibilita a impresso de facturas com a sua emisso.
Facturas; Notas de Crdito; Ticket Nmero de cpias pretendidas para cada documento.
Registar Folios Registar o Nmero de pginas para impresso
Preencher na Impresso Sempre que se imprime informar que imprimiu.

Parmetros Sub-Sistema de Facturao Exportar



Campo Significado
No Exportar Permite no exportar os documentos.
Rich text Format
Word for Windows
Excel 7
Excel 8
Lotus

Formato de arquivo destino onde se guarda o arquivo de exportao
Nmero Qual o tipo de numerao a ser seguido na facturao
Serie Definio do tipo de serie, normalmente pelo ano corrente.
Mudar caminho quando Exportar Permite a Verificao / Alterao do caminho para a exportao
Exportar no Fecho do Dia Poder exportar as facturas quando se realiza o Fecho do Dia.
Email Outra possibilidade de efectuar a exportao, atravs de um endereo
electrnico.

Parmetros Sub-Sistema de Facturao Anulao



Campo Significado
Anulao s na Data de Emisso Permite a anulao somente na data de emisso e no posteriormente.
Anulao s na Data de emisso-
Facturas Pendentes
Permite a anulao somente na data de emisso e no posteriormente,
neste caso para as facturas pendentes.
Anulao: Standard; Factura; Nota
Crdito
Tipos de anulao de factura que obriga a um processo. Por exemplo,
criar uma Nota de Crdito.
Data de Emisso de Anulao:
Original ou Data de Trabalho
No caso de datas diferentes
Anular factura em NewConta Anulao de facturas no caso de ter o programa NewConta.
Transferir factura anulao
NewConta
Transferncia do documento Anulado ao programa NewConta.

Parmetros de Complexo

Os parmetros relacionados com o sistema de complexo de hotis so definidos na opo Utilitrios
Parmetros Complexo

Se estamos perante um complexo hoteleiro necessrio configurar o nome dos hotis que o compem e no
campo ODBC define-se o path da base ou instncia que armazena os dados (Data base Alias).
Adicionalmente definem-se os novos parmetros onde se especificam os dados do operador e entidade que
recebe quando uma reserva transferida, os mesmo dados do que recebe assim como a seco e servio do
que envia.



Impressoras do Sistema

O acesso a esta opo feito atravs de Utilitrios Parmetros Impressoras

Cada terminal de trabalho de NewHotel pode ter definido uma impressora para os Relatrios e outra para as
Facturas. Adicionalmente, deve definir o caminho onde se encontram os relatrios do sistema.



Esta informao ser armazenada no ficheiro NEWHOTEL.INI que se encontra armazenado no sub directrio do
Windows, ou seja \WINNT ou \WINDOWS.

Relatrios Externos

So relatrios elaborados de acordo com as necessidades do hotel. No se encontram nos relatrios tradicionais
quando instalada a aplicao. Para isso, define-se o nome dos relatrios e o caminho onde se encontram para
serem adicionados aplicao na Opo de Relatrios Externos.



Para configurar um relatrio externo pressione o boto e o sistema apresentar uma janela
onde se define:

Nome: do relatrio que deve aparecer na aplicao.
Caminho: Caminho onde se encontra o ficheiro.
Check-Box Sub-menu: Indica se na opo de Relatrios Externos ser criado um sub-nvel de menu com
um nome especfico para que ali apaream um ou vrios relatrios personalizados.
Campo de Seleco Sub-Menu: define-se a que sub-menu pertence o relatrio
Ordem: Nmero do relatrio
Paisagem: Aparece a folha na forma horizontal, de contrrio aparece na forma vertical.

Para finalizar Pressionar o boto



Seleccionar Exportao de Dados

Contabilidade

Utilitarios Parmetros Seleccionar Exportao- Contabilidade

Permite gerar o ficheiro para a contabilidade. Para isso obrigatrio que as Seces, Servios, Formas de
Pagamento e, em geral, os parmetros do sistema tenham um campo de conta contvel agregados.

Tambm temos que ter seleccionado o parmetro que se encontra em Utilitrios
Parmetros Gerais. Aqui esto definidas as contas do hotel e faz-se a exportao para a contabilidade.

Mudar de Senha

Permite a alterao da chave de acesso ao sistema. Para alterar a password o sistema solicita a password
anterior.



Mudar de Utilizador

Permite a sada do utilizador da aplicao sem a necessidade de fechar a aplicao completamente. Quando
esta opo executada aparece a janela de acesso ao sistema.

Mudar de Hotel

Quando existe a opo de Complexo, ou seja, quando existem vrios hotis de um mesmo grupo, esta opo
permite entrar na aplicao para o hotel pretendido:



Soluo de Problemas

So utilidades usadas pelo administrador da aplicao para corrigir inconsistncias dos dados. Aconselha-se que
esta ferramenta seja utilizada sem que estejam outros utilizadores ligados ao sistema.



Boto Significado

Reconstruir Disponibilidade de Alojamentos
(TNHT_ALLI)
Verifica e actualiza a disponibilidade de alojamentos
para os perodos livres. Pode ser usada com
frequncia.
Reparao Room Status (TNHT_ALOJ) Verifica e actualiza o estado dos alojamentos (sujo,
limpo, em limpeza). Pode ser usada com frequncia.
Reparao Estadias (TNHT_REES) Verifica os perodos ou intervalo de ocupao das
reservas. Pode ser usada com frequncia, mas sem
outros utilizadores conectados aplicao.
Reparao (TNHT_EDTA) Ano Corrente Esta tabela usada para gravar informao de cada
dia do ano, pode reconstruir-se, mas sempre sem
Utilizadores a usar a aplicao

Recriar Views e Funes

Compila os objectos da base de dados como Views, Funes, Constraints, Packages. Os objectos so
componentes internos da arquitectura da base de dados, portanto recomenda-se que se execute esta opo a
seguir realizao de uma actualizao da aplicao.



Clculo de Estatsticas

So recalculados os valores dos grupos de Informao, Estatsticas de Receitas e Estatsticas de Ocupao,
entre uma data inicial e uma data final. O objectivo de cada opo validar e reconstruir a informao quando
se apresentam diferenas entre relatrios que so da mesma natureza. Por exemplo, o relatrio de Pax Dirios
versus Modalidades de Penso; ambos mostram o total de entradas de hspedes. Pax Dirios mostra por cada
dia o nmero de entradas de hspedes e o de modalidade de Penso mostra o nmero hspedes pela
modalidade de penso. No entanto, os totais de Paxs devem ser iguais em ambos os relatrios.

Os botes Lanar Todas as Estatsticas de Receitas e de Ocupao executam cada processo individual de seu
grupo; por sua vez, o boto de Lanar Todas as Estatsticas executa todas as opes.

Os processos individuais so o que aparecem na parte inferior dos campos de seleco de data inicial e data
final.

Recomenda-se que estes processos sejam executados quando existir um menor nmero de utilizadores ligados
aplicao, como por exemplo, noite.



Eliminar Perodo

Apaga da base de dados informao de reservas, movimentos, movimentos de facturas, estatsticas de
reservas cuja data de estada esteja includa no perodo seleccionado.

Pre Emisso de Chaves/ Copias

Esta Opo acede-se atravs do menu Recepo Chaves Pr Emisso de Chaves

Pode-se emitir a chave magntica para o alojamento quando se est ligado a um terminal de chaves. A ligao
do interface de NewHotel com a terminal de chaves feita atravs de NewGes:

Deve-se seleccionar a reserva qual ser atribuda a chave atravs dos filtros de consulta da parte superior do
men.

A seguir pressione o boto de Chaves para indicar o nmero de cpias a emitir (mximo de 2)



Para terminar a operao, basta primir o boto Aceitar.

Despertar

Esta opo acede-se atravs do menu Recepo Despertar

A sua funo enviar a mensagem de Despertar extenso telefnica do alojamento do hspede quando este o
solicita. O interface entre NewHotel e a central telefnica NewGes.

Para inserir uma mensagem deve Pressionar o boto , surgindo uma janela onde se insere o
nmero do alojamento, a data e a hora (hora militar):



Agenda
composta por trs ferramentas: Endereos, Avisos e Concierge. Para aceder a esta opo v a Recepo
Agenda.

Endereos
Aparece por defeito a informao das Entidades criadas no menu de Entidades. O objectivo desta opo a de
agregar os dados de nome, morada, telefone, etc. de estabelecimentos que prestem outros servios externos
ao hotel, como por exemplo restaurantes, farmcias, cinemas, teatros, etc.

Para adicionar um novo registo pressione o boto e preencha os dados que aparecem na
janela.



Avisos

Podem-se adicionar avisos sobre as reservas:

Para introduzir uma nota seleccione a reserva, inserindo o seu cdigo ou utilizando o boto do ponto de
interrogao, escolha uma data igual ou superior data de trabalho da aplicao, e em seguida insira a
descrio da nota e pressione o boto

Concierge

Este menu til para introduzir a data, hora, tipo e descrio de um Evento quando um hotel tem vrios
espaos para eventos e os hspedes vo recepo a solicitar informao sobre um evento especfico.



Registo de Veculos

Esta opo acede-se atravs do menu Recepo Registo de Veculos

Permite adicionar os dados de modelo, marca, matrcula (inscrio), descrio da viatura.

Para registar um veculo pressione o boto e introduza os dados na janela:



Para gravar os dados pressione o boto

Se deseja modificar algum dado do veculo seleccione o registo pretendido e pressione o boto
Aparecer ento uma janela onde sero visualizados os dados iniciais. Execute as
modificaes necessrias e pressione novamente o boto Aceitar para gravar as alteraes.



Capitulo 26 Relatrios

Caractersticas Gerais dos Relatrios

Todos os relatrios do NewHotel foram elaborados utilizando a aplicao Crystal Reports, o que facilita um
intercmbio de informao entre a aplicao e outras ferramentas instaladas no PC do utilizador, atravs da
exportao dos dados.

Mandar
imprimir
Configurao da
impressora
Boto para seleccionar o
tipo de exportao do
relatrio para as
ferramentas



Estatsticas de Ocupao

Existe uma grande variedade de relatrios de ocupao onde se pode analisar o movimento de hspedes e
alojamentos.

Modalidade de Penso
Gera informao sobre as entradas, sadas, e estadas de hspedes e alojamentos agrupado pela modalidade de
penso e Identidades.

Tipos de Alojamento
Gera informao dos alojamentos que se encontram activos, ocupados e a percentagem de ocupao de cada
tipo de alojamento por dia. Pode ser gerado entre uma data Inicial e Final.

Entidades/Estadas
Gera informao acerca das entradas, sadas, e estadas de hspedes e de alojamentos agrupado por Entidades.
gerado para uma data especfica.

Entidades
Gera informao acerca das estadas e entradas, de alojamentos e hspedes do dia, ms e ano agrupado por
Entidades.

Nacionalidades
Gera informao sobre entradas e estadias de hspedes do dia e do ms agrupado pela nacionalidade.

Ocupao Diria/Geral
Gera informao de entradas de hspedes e alojamentos em estado de Check-In, Check-Out, Overbooking, No
Show, agrupado por Entidades e tipos de alojamento.

Ocupao Diria/ Entidade
Para gerar este relatrio deve seleccionar a Entidade e seu tipo. A seguir o programa mostra informao acerca
de estadas de alojamentos, entradas de hspedes nos estados de Check-In, Check-Out, Overbooking, e No
Show.

Estatstica Diria Acumulada
Mostra informao acerca de alojamentos e camas activas, inactivas e ocupadas, agrupado pelos tipos de
alojamento. Tambm so visualizadas as quantidades de adultos, crianas e bebs por cada modalidade de
penso.

Pax/Dirios
visualizada informao de entradas sadas de alojamentos e hspedes, alojamentos ocupados, estada de
hspedes, entre as colunas mais relevantes. A informao visualizada por dia e pode ser gerada entre uma
data inicial e uma final.



Pax/Entidades
Mostra a informao sobre entradas de adultos, crianas e bebs, quantidade de comidas por modalidade de
penso, entradas e sadas de alojamentos, agrupado por Entidades.

Pax/Nacionalidades
Mostra as estadas de alojamentos, adultos, crianas e bebs, entradas de hspedes agrupados pela
nacionalidade.

Segmentao
Mostra a estatstica da estada de adultos e crianas, entradas de alojamentos, receitas pelo servio de
Alojamento, agrupado pelo Segmento de Mercado.

Segmentao/ Pas
Mostra a estatstica de estadas de adultos e crianas, entradas de alojamentos, receitas pelo Servio de
Alojamento, agrupado pela Nacionalidade.

Grupos de Segmentos
Mostra a estatstica de estadas de adultos e crianas, entradas de alojamentos, receitas pelo Servio de
Alojamento, agrupado por Grupos de Segmento em que em cada agrupamento se visualiza o Segmento do
Grupo.
Listas para a Polcia
Mostra a informao pessoal dos hspedes que chegam e partem do Hotel para as entidades Oficiais que o
exigem.

S.N.E.
Mostra a informao pessoal dos hspedes estrangeiros que chegam e partem do Hotel para as entidades
Oficiais que assim o exigem.

Dormidas
Mostra informao sobre chegadas e dormidas de hspedes agrupados pela nacionalidade de um ms
especfico.

Alojamentos/ Noites
Gera a listagem seleccionando um ms especfico para analisar. Quando essa informao gerada revela as
estadas por quarto, a percentagem de ocupaco do dia e do ms em questo, comparado com o dia e o ms
do ano anterior.

Camas/ Noite
Para gerar a listagem deve-se seleccionar um ms especfico para analisar. Quando essa informao gerada
revela as estadas de clientes, a percentagem de ocupao do dia e do ms em questo, comparado com o dia e
o ms do ano anterior.



Alojamentos Noite Temporada
Mostra a informao dos doze meses acerca de quantidade de Allotments e Entradas de Alojamentos agrupadas
por Entidade.

Camas Noite Temporada
Mostra a informao dos doze meses acerca de quantidade de Allotments e Camas agrupadas por Entidade.

Cobrana de Receitas

Cobrana de Receitas
Mostra as receitas por dia, ms e ano, comparando-as com o ano anterior, o relatrio agrupado por
nacionalidade, gerado a uma data limite.
Nacionalidades/ Ms
Mostra as receitas de Alojamento, Refeies e Bebidas, Outros, entradas de alojamentos e clientes como dados
mais relevantes, agrupado por nacionalidade.
Receitas Entidades
Mostra as receitas do ms e do ano actual acumulado, comparando-o com o ano anterior agrupado por
Entidades.
Entidades Ms
Mostra as receitas de Alojamento, Refeies e Bebidas, Outros, entradas de alojamentos e clientes com os
dados mais relevantes, agrupado por Entidades.
Segmento de Mercado Ms
Analisa-se um ms especfico, mostra as receitas de Alojamento, Refeies e Bebidas, Outros, entradas de
alojamentos e clientes com os dados mais relevantes, agrupado por Segmentos de Mercado.
Origens de Mercado
Analisa-se um ms especfico, mostra as receitas de Alojamento, Refeies e Bebidas, Outros, entradas de
alojamentos e clientes com os dados mais relevantes, agrupado por Origens de Mercado.
Receitas de Modalidades de Penso
Mostra as receitas por cada modalidade de penso por dia, ms e ano.
Servios Anual
Mostra o acumulado de Receitas por Servios ms a ms.



Seces Anual
Mostra o acumulado de Receitas por Seces/ Departamentos ms a ms.

Vendas Lquidas
Mostra as receitas por dia, ms e ano, comparando-o com o ano anterior, o relatrio agrupado por Seces e
Servios.

Cobranas
So as receitas apresentadas nas diversas forma de pagamento agrupado por Seco. Pode-se gerar entre uma
data inicial e uma data final.

Relatrio de Descontos
Mostra os valores dos descontos agrupado por Seco e Servio, entre uma data inicial e final.

Receitas Ocupao Por Tarifas e Packages
Mostra as receitas de passageiros, dormidas, venda de tarifas e packages entre uma data inicial e final.

Relatrios Dirios

Mostram informao de Receitas por Seces, Servios, saldos de contas, formas de pagamento, etc.

Relatrio Geral

Informao de receitas por Seces, mostra o valor Bruto (com impostos), valor lquido (sem impostos), valor
de descontos, numa data final seleccionada pelo utilizador.
Relatrio de Caixa
Informao de formas de pagamento, devolues, transferncias, despesas, por utilizadores e turnos.

Relatrio Dirio por Servios
Informao de Receitas por Servios do dia, ms e ano numa data limite seleccionada pelo utilizador.

Relatrio Dirio por Seces
Informao de Receitas por Seces do dia, ms e ano, numa data limite seleccionada pelo utilizador, com ou
sem impostos.

Cobranas Por Seco
Informao de receitas das diversas formas de pagamento das Seces na moeda base ou suplementar.



Saldos Por Entidade
Valor pendente a cobrar da conta Master por Reservas, que pertencem a uma Entidade.

Saldos de Contas Extras
Valores pendentes a cobrar das contas Master, Extra 1...Extra 5, que pertencem s contas de No Alojados ou
Contas extras.

Saldos de Contas Correntes
Valores pendentes a Cobrar da Conta Master, Extra 1...Extra 5, que pertencem s reservas.

Saldos de Conta Inactivas
So contas que tiveram movimentos (dbito, crdito) e que se encontram em estado de reserva.

Auditoria de Receitas Saldos
Mostra as receitas agrupadas por Grupo de Servios, Seces, Servios entre uma data inicial e final, cada
grupo mutuamente exclusivo, ou seja, s se pode gerar por uma das trs, valoriza-se o valor das contas
transferidas para a Contabilidade, Total de Devolues, Totais Cobrados ou Formas de Pagamento, Saldo Inicial
logo no fecho do dia e Saldo Final.

Saldos por Entidade Hspedes
Mostra os valores pendentes das reservas que pertencem a uma Entidade e se encontram em estado de check-
out.

Painel de Gesto de Receitas
um resumo do relatrio de Auditoria de Receitas e Saldos.

Livro de Recepo
Mostra as reservas em estado de check-in por Entidade que tm como data de entrada a data de trabalho do
sistema, o nmero da reserva, nmero de quarto, tipo de quarto reservado, nmero de adultos, crianas e
bebs, valor da tarifa por dia e o valor total da estada.
Relatrio de Operaes de Caixa
Mostra os movimentos de uma determinada data das operaes de Caixa dos utilizadores.
Relatrio Main Courante
Tem cinco agrupamentos que se podem desdobrar na seguinte informao: Reservas em Check-in, Contas
Abertas de Reservas, Contas No Alojados, Valor Bruto, Mostrar o Facturado igual Produo.

As colunas que mais se destacam so:

Contrato: o valor que se espera receber pela tarifa ou package associado reserva.
Movimentos Adicionais: Valores adicionais ou agregados que no pertencem a uma tarifa ou package.



Manual: Valores inseridos pelo utilizador por cobrana de outros servios.
Produo: o valor que o hotel j ganhou pela prestao dos seus servios.
Facturado: o valor que at ao momento j se facturou conta.
Pendente. o saldo que est pendente de cobrana.

Parte de Caixa
Mostra a informao de receitas e despesas por Data, Seco e conta Contvel, se esta ltima tiver sido
configurada. Pode-se gerar entre uma data inicial e final.
Parte de Produo
Mostra informao de produo dos Servios definidos no Hotel, as colunas que mais se destacam so Valores
Brutos (com imposto), Valor de Impostos e Total por Servio. Pode-se gerar entre uma data inicial e final.
Controlo de Recibos
Mostra informao sobre as contas que tenham sido facturadas ou transferidas para Contas Por Cobrar, as
colunas que se destacam so: Data da Factura, Nmero da Factura, Valor Cobrado. Alm disso mostra os
valores recebidos pelas formas de pagamento definidas para o Hotel. Pode-se gerar entre uma data inicial e
final.

Relatrios de Impostos

Impostos Por Servios
Gera os valores com impostos e sem impostos por Servios entre uma data inicial e uma final.
Impostos Por Factura
Gera os valores com impostos e sem impostos por Servios, agrupado por Factura entre uma data inicial e uma
final.
Impostos Por Factura Taxas
Revela o valor de impostos e de incidncia por cada taxa que afecta uma factura.



Capitulo 27 Contabilidade e NewHotel

A contabilidade no NewHotel define-se e executa-se atravs de 5 relatrios que podem ser configurados
segundo as especificaes do sistema contvel que o cliente tenha. Estes so:

R_FORREC.RPT: Gera a contabilidade das diferentes formas de pagamentos. No NewHotel tm de ser definidas
as contas de acordo com as formas de pagamento.

R_SRVLIQ.RPT: Gera a contabilidade dos servios Lquidos. Tem de ser definida a contabilidade de cada
servio



R_IVATAX.RPT: Gera a contabilidade dos Impostos. Tem de ser definida a contabilidade das Taxas de Impostos

Existem outras contas e dados que devem ser igualmente parametrizados. So: Contas de House Use (tanto
para a moeda base como para a moeda suplementar), Contas Pronto Pagamento, de Depsitos e da Caixa
Geral. Estas contas podem, ou no, ser usadas de acordo com os requerimentos do sistema contvel.
Outros dados so: Caminho da Contabilidade (onde gerado o ficheiro contvel), Cdigo da empresa e
empreendimento. O cdigo da empresa usa-se, geralmente, para confirmar o nome do ficheiro. Tambm
possvel definir os caracteres de separao e delimitao dos campos deste ficheiro, assim como o formato do
nome do ficheiro a ser criado.
Tudo isto possvel de executar atravs da opo Parmetros Gerais.
O NewHotel gera a cada Fecho do Dia os tipos de exportao que foram definidos (se foi parametrizado que se
gere a exportao no Fecho do Dia, na janela de parmetros gerais) e compila-os num s ficheiro (com o nome
que foi previamente definido).
igualmente possvel gerar a contabilidade de qualquer dia que se deseja e quantas vezes necessrias
bastando para isso primir o boto (Utilitrios- Paramtros- Seleccionar Exportao -
Contabilidade)
Para cada servio prestado (movimento de dbito) gera-se uma linha contvel com a conta desse servio na
conta dos clientes House Use. Para cada recebimento (movimento de crdito) gera-se uma linha de
contabilidade desse movimento da conta do cliente. Se feita uma transferncia de um crdito
contabilidade, ento gerada uma linha de contabilidade de contas por cobrar da agncia, conta extra ou
cliente.



O formato do ficheiro exportado no o mesmo para todos os clientes, uma vez que este definido de acordo
com o sistema contvel que o hotel tenha. Tratando-se de relatrios que geram este ficheiro, estes so
modificados at que cumpram com os requisitos exigidos.
Nestes encontram-se diversos campos que so standardizados para todas as contabilidades: Datas, Contas
Contveis, Valor, Cdigo que indica onde feito o crdito e o dbito, Documento de Obrigao, Movimentos
(consecutivos onde so agrupados por grupos do mesmo servio), Conceito Contvel, etc.



Glossrio

Allotment
Allotment definido como a quantidade de quartos de cada tipo contratados com uma Agncia de
Viagens para um perodo de tempo determinado. Tambm se conhece como Quota. As entidades que
tm contratos com o hotel e no tm allotment chamam-se entidades com Allotment On Request.

Exemplo de Allotment para Neckermann de 01/01/2007 a 31/03/2007:

Tipo de Quarto Quantidade
--------------------------------------------
Standard 25
Mini Suites 3
Suites 1
Atenes
um atributo das reservas que est relacionado com o nvel das atenes que os clientes requerem
tendo em considerao as suas caractersticas ou categoria, exemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, Lua-de-
mel.

Cmbio
NewHotel um sistema multimoeda que permite registar os contratos com as agncias de viagem na
prpria moeda em que estes foram fixados. O controlo da produo do hotel e a sua contabilizao
fazem-se somente nas moedas base e suplementar.
Cmbio o termo que o NewHotel utiliza para referir as taxas de cmbio que se registam por
perodos moedas e que permitem realizar a converso do valor na moeda estrangeira para a moeda
base.
Para efectuar a converso para a Moeda Base o sistema multiplica o valor da Diria na Moeda do
Contrato pela Taxa de Cmbio definida para essa moeda.
Crdex
Histrico de clientes onde se registam dados pessoais tais como: Nmero de Bilhete de Identidade e
datas de emisso e validade deste documento, profisso, empresa, morada, telefone, fax, e-mail,
data de nascimento, etc.
Alm disso controla-se as estadas que o cliente teve no hotel.
Permite classificar as Entidades (Empresas ou Agncias) que operam com o hotel.
um critrio que os directores hoteleiros podem utilizar sua convenincia.



Check-In
Operao activada no sistema NewHotel para dar entrada s reservas realizadas no hotel. o processo
de registo dos hspedes no sistema, passando depois ao estado de reserva a ocupado.
Check-Out
Operao inversa ao Check-In e utilizada no NewHotel para dar sada aos hspedes registados no
Hotel. Depois desta operao os hspedes passam do estado ocupado a sada.
Cliente
No NewHotel consideram-se Clientes aquelas pessoas que tm uma ficha no Crdex.

Contas Correntes
So todas aquelas contas, tanto da reserva como as contas extras, que esto abertas ou operacionais
no momento. Este termo quer dizer o mesmo que contas abertas.
Contas Extras
So contas que no esto associadas aos quartos e que permitem controlar:

1. Consumos de Clientes Individuais que habitualmente visitam o hotel e no esto hospedados.
2. Consumo de Representantes e colaboradores de Agncias e Empresas, Guias de Turismo,
Motoristas, etc. (Entidade).
3. Aluguer de salas de conferncias, lojas, etc. (Outra Conta)
4. Para registar a produo de Pontos de Venda que no estejam interligados com o NewHotel, por
exemplo, Parque, ou as receitas de telefone que se cobram em dinheiro na recepo, etc. (Outra
Conta).

Este tipo de conta tem as mesmas possibilidades que uma conta de quarto: facturao, transferncia
entre contas, etc.
Complexo
Denominao dada pelo NewHotel para o tratamento de vrios hotis que partilham servios. Desta
forma estes hotis, tambm chamados Resort, podem permutar crditos e consumos.
Crdito
Operao que implica uma nota numa conta que, no caso de NewHotel aumenta a dvida do cliente
com o hotel. Geralmente tambm se chama encargos conta ou encargos efectuados a clientes.
Day Use
Considera-se uma reserva Day Use aquela onde os clientes ocuparam o quarto mas no vo dormir
nele, apesar do sistema validar as datas de Chegada e Sada. (Noites = 0)
S tem sentido para os Walk-In.
Utiliza-se para as trocas de roupa das excurses, etc.



Dead Line
Significa a data at qual se pode garantir a reserva, depois desta data a reserva cancelada
automaticamente.
Dbito
Operao que se efectua no NewHotel que diminui a dvida do cliente ao hotel. Geralmente identifica-
se com pagamentos ou depsitos realizados pelos clientes no hotel.
Diria
Preo do quarto que se carrega automaticamente na sua respectiva conta master no processo de fecho
do dia.
Os factores que intervm para achar o preo do quarto so: tipo de quarto, modalidade de penso e
nmero de Adultos e Crianas.
Dormidas
Nmero de noites que um cliente passa no hotel.
Early Booking
So reservas antecipadas pelas quais h ocasies em que confere uma percentagem de desconto.
A percentagem de desconto por Early Booking definido em Tarifas Dirias de Preos Especiais e
especifica-se a quantidade de dias como nmero mnimo que deve existir entre a data de criao da
reserva e a data de entrada para que seja considerada uma reserva antecipada.
Entidades
Consideram-se Entidades as Agncias de Viagem, Empresas, etc. que mantm relaes comerciais com
o hotel.
Factura Antecipada
Pode obter-se para reservas de Entidades que tenham situao de Reserva ou CheckIn e tem o
objectivo de contribuir para agilizar a gesto de cobrana s Agncias.
A Factura Antecipada um prognstico, pelo que se obtm a partir do preo da Diria e dos Encargos
Adicionais definidos na conta Master das reservas seleccionadas. No se consideram os lanamentos
reais que possam existir nas respectivas contas.
A diferena da Factura Prforma e da Factura Antecipada que o primeiro um documento oficial
pelo que se regista no mdulo de Contas por Cobrar (NewConta) e gera uma receita contvel e obtm-
se na Moeda do Contrato e na Moeda Base.
Numa Factura podem estar includas vrias reservas desde que tenham Datas de Entrada e Sada
diferentes e desde que sejam da mesma Entidade e Operador (Tarifa de Preo).
Factura de Clientes
Permite facturar os servios de extras, ou seja, aqueles custos que os clientes devem pagar.
Podero emitir-se, com os encargos feitos a um quarto, tantas facturas de clientes como se deseje,
alm de que o sistema tem a possibilidade de facturar encargos feitos em diferentes quartos no



mesmo nmero de factura, o que til para o caso de famlias que ocupem mais que um quarto,
grupos, etc.
Podem liquidar-se por diferentes Formas de Pagamento vez, exemplo: Carto de Crdito e Dinheiro.
Factura de Entidade
A Factura de Entidade um documento oficial que se cria no mdulo de Contas por Cobrar (NewConta)
e gera uma entrada contvel.
Obtm-se a partir das entradas registadas nas contas Master das reservas seleccionadas, contemplando
os dados reais carregados durante a estada dos clientes.
Numa Factura podem estar includas vrias reservas mesmo que tenham Datas de Entrada e Sada
diferentes e desde que sejam da mesma Entidade e Operador (Tarifa de Preo).
Factura Conta Extra
A factura de conta extra permite facturar todos os lanamentos includos nestas contas para
apresentar o pagamento ou a liquidao do seu saldo. Tm uma funcionalidade semelhante s facturas
de entidade em conta no fim da facturao.
Factura Prforma
A Factura Prforma pode obter-se para reservas de Entidade que tenham situao de Reserva ou
CheckIn e tem o objectivo de contribuir para agilizar a gesto de cobrana das Agncias.
um prognstico, pelo que se obtm a partir do preo da Diria e dos Encargos Adicionais definidos na
conta Master das reservas que se seleccionem e no se consideram os lanamentos reais que possam
existir nessas contas.
No um documento oficial pelo que no se regista no mdulo de Contas por Cobrar (NewConta) nem
gera uma despesa contvel e obtm-se na Moeda do Contrato e na Moeda Base.
Numa Factura Prforma podem estar includas vrias reservas mesmo que tenham Datas de Entrada e
Sada diferentes, desde que sejam na mesma Moeda, Entidade e Operador (Tarifa de Preo).
Ao concluir a estada das reservas facturadas numa prforma necessrio emitir uma Factura Final, a
qual se regista no mdulo de Contas por Cobrar e no Sistema de Contabilidade. Esta Factura Final ter
o mesmo nmero da prforma correspondente.
Grupos
Denominao que se d a um grupo de pessoas que geralmente permanecem durante um mesmo
perodo de tempo no hotel. Geralmente os grupos distinguem-se por terem uma mesma data de
entrada e sada.
Grupo de mercado
Agrupamento que os directores hoteleiros realizam aos diferentes conceitos definidos como segmento
de mercado, que utilizado para agrupar dados estatsticos. Por exemplo Eventos, Turismo Negcio,
etc.
Lanamentos
Registo que se efectua nas diferentes contas existentes, para detalhar as despesas ou receitas que se
efectuam.



Tambm existe no NewHotel os chamados Lanamentos em conta No Alojada, que se emprega para
aquelas despesas que se liquidam na recepo que devem estar sempre fechados, ou seja, a soma dos
dbitos = soma dos crditos.
Logs
O sistema tem vrios ficheiros conhecidos como Logs que deixam um rasto das principais operaes do
sistema e se emprega para outros usos tais como o Logs de Room Status, onde se espelham todas as
alteraes efectuadas a cada um dos quartos registados no NewHotel.
Notas de Crditos
As notas de crditos so utilizadas no NewHotel para aumentar o montante a cobrar s entidades com
as quais o hotel tem relaes comerciais. Este valor inserido a nvel de cada conta que tem definida
cada Agncia ou Empresa no sistema e a mesma aumenta o valor a cobrar.
Notas de Dbito
As notas de dbito so utilizadas no NewHotel para diminuir o montante a cobrar s entidades com as
quais o hotel tem relaes comerciais. Este valor inserido a nvel de cada conta que tem definida
cada Agncia ou Empresa no sistema e a mesma abate o saldo a cobrar.
No-Show
Clientes que tm uma reserva feita, no chegam a cancel-la e nunca se apresentam no hotel.
Operador
No NewHotel consideram-se como Operadores os contratos ou ofertas de preos acordados com uma
Entidade.
Um Operador tem que ter definida uma Tarifa de Preos e opcionalmente poder estar associado a um
Allotment.
Origem
Via pela qual os clientes chegam ao hotel (Origem de Mercado).
Exemplo: Directos, Agncias, Cruzeiros, Overbooking de outros Hotis, etc.
On Request
Conceito empregue para enumerar as capacidades contratadas com as agncias de viagem que no
tm quantidade de quartos definidas. Este termo utilizado para denominar as agncias com
contratos mas em que a quantidade de quartos solicitada e atribuda a pedido durante a reserva.
Overbooking
Como norma o hotel sobrevende-se para garantir uma percentagem de ocupao aceitvel, partindo
do princpio de que existem quase sempre clientes No Show ou reservas canceladas.
conhecido como Overbooking a venda de mais quartos que os disponveis pela capacidade real do
hotel, e o processo relacionado com o desvio para outros hotis dos clientes aos quais no possvel a
atribuio de um quarto.



Painel de Gesto
uma opo que pretende mostrar de uma forma resumida os dados mais importantes que os
directores do hotel devem conhecer para poder desenvolver as suas funes administrativas.
Esta informao divide-se em 4 grupos: Reservas, Quartos, Comidas e Receitas.

Penso- Modalidades de Penso
As penses so a combinao de um grupo de servios adoptados internacionalmente, que definem os
diferentes tipos de receitas, tais como alojamento, pequeno-almoo e refeies. Dentro desta
categoria existem vrias definies internacionais tais como:

EP : European Plan, inclu s alojamento
CP: Continental Plan, inclui alojamento e pequeno-almoo
MAP: Modifed American Plan, inclui alojamento, uma refeio e pequeno-almoo, tambm
conhecido como meia penso
AP: American Plan, inclui todos os servios, alojamento, pequeno-almoo, jantar e refeio,
tambm conhecido como penso completa.
AI: All Inclusive, tudo includo. Este plano, alm dos servios includos na modalidade AP
inclui tambm os consumos em bares e cafetarias, bem como algumas actividades de recreio.
FB (Full Board), o mesmo que Penso Completa. Inclui Alojamento + Pequeno-Almoo +
Refeies
HB (Half Board), o mesmo que Meia Penso. Inclui Alojamento + Pequeno-Almoo + 1
Refeio.
BB (Bed and Breakfast), inclui alojamento + Pequeno-Almoo



Assistncia Tcnica

Website: www.newhotel.com/
e-mail: (sede): helpdesk@newhotel.com
Fax: (sede): +(351) 218 464 152
Telefone (sede) +(351) 218 440 010

Registo Produto: Av. Almirante Gago Coutinho, 70
1700-031 Lisboa
Portugal

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