Planeacin de eventos

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Cmo hacemos para fijar correctamente los objetivos del evento?
Una buena opcin como ejercicio individual y/o grupal es pensar en la meta, intentando
visualizar que suceder en cada espacio que estar involucrado el o los das del evento.
Imaginarnos ese momento intentando focalizar en los resultados esperados.
sta meta, o visin del evento debera tener algunas caractersticas que sern de gran
utilidad para comenzar y continuar con la planificacin del evento!
"er especfica! #ratando de dejar en claro y que se entienda $acia dnde apuntamos.
"er medible! n cantidad, calidad, tiempos y costos, porque los recursos %tiempo,
dinero y personal& con los que contamos para la realizacin del evento generalmente
no son infinitos.
"er consensual! #odos los involucrados en el comit' organizador deben estar de
acuerdo al momento de fijarla.
"er realista! (justando los recursos con los que se cuenten, que son el personal y el
tiempo asignado al tiempo con el que contamos $asta la fec$a del evento.
)a meta va a estar bien fijada cuando podamos prepararnos para planificar el evento para
responder cinco preguntas! qu?, cundo?, dnde?, por qu o para qu? y cmo?
( partir de esto, nos ponemos a trabajar en los objetivos, que son los principios que
estableceremos para alcanzar esa meta *nica.
)os objetivos nos permitirn ir distribuyendo en subgrupos las acciones a seguir, asignando
responsabilidades y saber qui'n deber actuar ante alguna contingencia.
)a meta y los objetivos van a variar de acuerdo a!
l alcance del evento
)a cantidad de asistentes posible
)as fuentes posibles de ingresos
)os recursos que necesitemos
+uando nos tomamos el tiempo para refle,ionar y establecer estos objetivos podemos
avanzar en la planificacin y en la organizacin del evento.
Y ahora cmo seguimos?
#odo lo que necesitas saber sobre invitaciones para eventos
-eque.os detalles que $acen grande un evento
+laves para realizar la acreditacin perfecta en un evento
Planificacin.
-rimero definimos el objetivo del acto, que esperamos conseguir, con qu' medios
contamos, audiencia prevista %asistentes, p*blico en general, etc.& y que objetivo deseamos
transmitir a los asistentes. /ebemos establecer un calendario, asignar recursos, $acer todas
las especificaciones necesarias para llevar a cabo el acto y definir con claridad todos los
objetivos.
Produccin.
"on, lo que podramos llamar actividades previas al evento. -re0evento. "e organizan
equipos de trabajo, se asignan tareas, se establecen vas de comunicacin entre los equipos
y con personas y equipos del e,terior, se define la imagen al completo del acto.
Explotacin.
1ase en la que se desarrolla el acto, propiamente dic$o. s poner en marc$a todo aquello
que $emos planificado %fase 2& y que $emos producido %fase 3&. +ada punto debe llevarse a
cabo tal y como se $a planificado, ajustndose al calendario y planing previsto, as como a
su correspondiente c$ec4list. #ambi'n es bueno contar con planes alternativos para
situaciones imprevistas.
n actos o eventos importantes, es muy importante $acer un ensayo general, para que todo
discurra con normalidad llegado el da. "era un paso intermedio entre la fase de
produccin y la de e,plotacin.
Conclusiones.
s la fase posterior a la celebracin del evento5 en ella se eval*an todas las actividades
desarrolladas, de forma detallada5 se sacan conclusiones y se ajustan y corrigen posibles
desviaciones a tener en cuenta para posteriores organizaciones de actos. s una 6evaluacin
de calidad6 de todo el trabajo desarrollado.
para hacer presupuestos y notas sobre la agenda del evento usaremos
smartsheet.com
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