MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

OFICIALA MAYOR

























INDICE


Procedimiento I 3


Diagrama de Flujo 4


Procedimiento II 5


Diagrama de Flujo 6


Procedimiento III 7


Diagrama de Flujo 8


Procedimiento IV 9

Diagrama de Flujo 10


Procedimiento V 11


Diagrama de Flujo 12













PROCEDIMIENTO I

Nombre:
ADQUISICIONES


Objetivo:
Proveer a los diferentes reas del ayuntamiento, los artculos, suministros,
papelera, consumibles y toda la diversidad de insumos necesarios para desempear
sus funciones.


Frecuencia:
Diaria


DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO


ACTIVIDAD
RESPONSABLE
No. DESCRIPCION
1
Recepcin de la requisicin, elaborada por parte del
rea solicitante
Secretaria
2
Cotizacin de los insumos requeridos a diferentes
proveedores
Cotizador
3
Revisin de cotizaciones y firma de la requisicin en
cuestin.
Jefe de
Adquisiciones
4
Autorizacin y firma de la requisicin por parte del
Oficial Mayor
Oficial Mayor
5
Elaboracin de orden de compra de los requerimientos
dirigida a cada uno de los proveedores.
Auxiliar de
Ordenes de
compra
6 Entrega de ordenes de compra al rea solicitante Secretaria
Termina Proceso










DIAGRAMA DE FLUJO










































INICIO
Recepcin de
Requisicin
Cotizacin
Revisin y Firma
NO
SI
Autorizacin
Oficio de no
autorizacin
Elaboracin de
orden de compra
Archivo
FIN


PROCEDIMIENTO II

Nombre:
Licitaciones

Objetivo:
Atender a todas las reas del Ayuntamiento en cuanto a adquisiciones,
arrendamientos y servicios, as como a la ejecucin de obras pblicas, mediante la
realizacin de las licitaciones correspondientes, apegados estrictamente a lo
establecido en las Leyes y Reglamentos aplicables.

Frecuencia:
Peridica

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
No. DESCRIPCION
1
Recepcin de solicitudes de las diferentes reas para licitar
obra pblica adquisicin, arrendamiento y/o servicios
Asistente
administrativo
2
Analizar las propuestas para darles el tratamiento a seguir
segn lo establecido en la normatividad correspondiente.
Jefe de rea
3 Autorizacin para inicio de proceso Oficial Mayor
4 Calendarizacin de procesos de licitaciones Jefe de rea
5
Elaboracin y entrega de invitaciones y/o generacin de
informacin en compranet, publicacin de convocatorias en
los medios de comunicacin correspondientes y bases de
licitacin
Asistente
administrativo
6
Se llevan a cabo los concursos en donde se reciben las
propuestas tcnicas y econmica en forma cuantitativa.
Verificando que cumplan con la normativa de ley
cumplimientos legales tcnicos y econmicos.
Jefe del rea
7
Elaboracin y envo de actas al rea correspondiente de
las propuestas tcnicas y econmicas para su revisin
cualitativa y dictamen.
Asistente
administrativo

8
Recepcin de dictamen

Jefe del rea
9
Elaborar acta de fallo de acuerdo al contenido del dictamen

Asistente
Administrativo
10
Armado de paquete documental y envo del mismo al rea
correspondiente para la elaboracin del contrato.
Asistente
Administrativo
11 Trmino del proceso


DIAGRAMA DE FLUJO









































INICIO
Recepcin de
solicitud
Concurso
Anlisis de
Propuestas
Calendarizacin
Dictamen
SI NO
Invitacin y/o
convocatoria
Actas con
propuestas
Autorizacin
para inicio
Fallo
Armado de
paquete
Archivo
Entrega de copia
de acta tcnica o
econmica
rechazada
FIN



PROCEDIMIENTO III

Nombre:
Solicitud de Curso de Capacitacin


Objetivo:
Mejorar la calidad en el desempeo del personal hacia el usuario del servicio y
fortalecer la identificacin del empleado con la Administracin Municipal.


Frecuencia:
Peridica


DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO


ACTIVIDAD
RESPONSABLE
No. DESCRIPCION
1
Recepcin de solicitud de curso de capacitacin de las
reas con dicha necesidad.
rea de
Capacitacin y
Desarrollo
2
Anlisis de la solicitud de acuerdo y revisin de la
misma.
rea de
Capacitacin y
Desarrollo
3
Seleccionar al capacitador en base al catlogo de
prestadores de servicios con el que cuenta el rea de
Capacitacin y Desarrollo.
rea de
Capacitacin y
Desarrollo
4 Autorizacin para la imparticin del curso Oficial Mayor
5 Informar al rea solicitante sobre las polticas a seguir
rea de
Capacitacin y
Desarrollo
6 Desarrollo del curso Capacitador
Termina Proceso








DIAGRAMA DE FLUJO




































FIN





INICIO
Recepcin de Solicitud
Anlisis y Revisin
Seleccionar Capacitador
Desarrollo del Curso
NO SI
Autorizacin
Se aplica
evaluacin
Archivo
Aviso mediante oficio
al rea solicitante
sobre no
autorizacin.



PROCEDIMIENTO IV

Nombre:
Deteccin de Necesidades de Capacitacin (DNC)


Objetivo:
Detectar las necesidades de capacitacin que las diferentes reas
administrativas del Ayuntamiento pudieran tener, para implementar los cursos,
seminarios, o talleres compatibles con los requerimientos.

Frecuencia:
Peridica

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO


ACTIVIDAD
RESPONSABLE
No. DESCRIPCION
1 Diseo del formato de DNC a aplicar.
rea de
Capacitacin y
Desarrollo
2
Seleccionar el rea administrativa a aplicrseles dicho
formato.
rea de
Capacitacin y
Desarrollo
3
Aplicacin escrita al personal que integra cada una de
las reas seleccionadas.
rea de
Capacitacin y
Desarrollo
4
Concentrado de informacin y captura de datos
recabados con la aplicacin del DNC
rea de
Capacitacin y
Desarrollo
5
Anlisis y elaboracin de documento con resultados de
DNC
rea de
Capacitacin y
Desarrollo
6
Entrega de resultados al rea correspondiente y a la
Oficiala Mayor
rea de
Capacitacin y
Desarrollo
Termina Proceso






DIAGRAMA DE FLUJO










































INICIO
Diseo de Formato
DNC
Seleccionar rea
Aplicar
DNC
Captura
Archivo
Documento con
resultados del
DNC

Entrega de Resultados
FIN


PROCEDIMIENTO V

Nombre:
Resguardo de Vehculos Nuevos


Objetivo:
Salvaguardar e inventariar el bien mueble, as como la asignacin del vehculo


Frecuencia:
Peridica


DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD
RESPONSABLE
No. DESCRIPCION
1

Recibir la documentacin de vehculo nuevo, como lo
son la factura las llaves y el vehculo mismo.
Auxiliar
Administrativo
2

Asegurar la unidad si no est asegurada por la
agencia, salvaguardando as el vehculo de cualquier
percance.
Auxiliar
Administrativo
3

Generar documentacin que avale el resguardo del
vehculo.
Auxiliar
Administrativo
4

Realizar revisin fsica bajo la supervisin del jefe de
departamento y auditor interno designado.
Jefe de
Patrimonio
5 Firma de conformidad de las partes involucradas.

Varios

6
Tramitar permiso para circular del vehculo recin
adquirido y plaquear posteriormente.
Auxiliar
Administrativo
Termina Proceso







DIAGRAMA DE FLUJO





































INICIO
Recibir documentacin
llaves y vehculo
Revisin
Fsica
Archivo
Resguardo

Tramitar permiso
para circular
FIN
Vehculo
asegurado
Firma de
conformidad
Entrega de
vehculo