PROGRAMA INSTITUCIONAL DE TUTORIAS AGOSTO - DICIEMBRE DOS MIL DOCE

SESIN 5
ADMINISTRACION
DEL TIEMPO
FORMATO DGEST/PNT/ADT11
La administracin del tiempo no es la habilidad de
exprimirle ms horas al da, tampoco es triplicarse a
uno mismo para poder hacer mas cosas, de hecho,
no tiene nada que ver con hacer mas cosas; se trata
mas bien de concretar lo que es ms importante.
El tiempo
es finito, escaso,
avanza sin
piedad y nos
limita en
mltiples
aspectos
de la vida
Beneficios:

Nos gua hacia objetivos y metas
Evita el estrs
Facilita la obtencin de resultados
eficientes y eficaces
Organiza mejor el trabajo y las
actividades
Administrar el tiempo realmente significa
administrarnos nosotros mismos, de tal manera que
podamos optimizar el tiempo que tenemos.

Significa conducir nuestros asuntos dentro del
tiempo disponible para que podamos lograr
resultados mas eficaces.
Prioridades
a.- IMPRESCINDIBLE DE HACERSE: actividades
decisivas. Algunas de ellas estarn en esta categora
debido a rdenes administrativas, requerimientos de
clientes importantes, tiempo lmite significativo, u
oportunidades de xito o desarrollo.

B.- DEBE HACERSE: actividades de valor medio;
pueden contribuir a mejorar el desempeo pero no
son tan esenciales o no requieren de un tiempo lmite.

C.- DESEABLE DE HACER: categora de menor valor. Al
incluir actividades tan solo interesantes o divertidas,
podran eliminarse, posponerse o realizarse en
periodos de poca presin.
Lo urgente y lo importante
URGENTE

Lo que hay que hacer ya, que es vital en ese
momento
IMPORTANTE
Lo que contribuyen a realizar la misin
personal
NO URGENTE Que se pueden dejar para despus
NO IMPORTANTE
Que no estn ligadas estrechamente con las
metas planeadas en un principio
VER VIDEO : VIVIENDO EN EL CUADRANTE 2
URGENTE NO URGENTE
IMPORTANTE
CRISIS, PRESION,
PROYECOS CON FECHAS
LIMITES, PROBLEMAS DE
SEGURIDAD
PLANIFICACION, VISION,
VALORES, PREVENCION DE
CRISIS, PREPARACION,
RECREACION VERDADERA.
NO IMPORTANTE
INTERRUPCIONES,
ALGUNAS REUNIONES
IMPREVISTAS, VISITAS
INESPERADAS
ACTIVIDADES DE EVASIN,
TRIVIALIDADES, PERDIDAS
DE TIEMPO, RETRABAJOS
DESPERDICIADORES DE TIEMPO
Los DDT se dividen en EXTERNOS, cuando
son provocados por otras personas o
situaciones:


excesivo flujo de
papeles, telfono,
visitantes, reuniones,
fallas de
comunicacin,
polticas y
procedimientos,
informacin
(falta/exceso).
DESPERDICIADORES DE TIEMPO
Y los DDT INTERNOS si son provocados
por nosotros mismos:
falta de planificacin,
falta de prioridades,
objetivos no claros, dejar
cosas para despus,
intentar hacer muchas
cosas a la vez, falta de
autodisciplina, falta de
habilidad y
conocimientos.
Es cualquier cosa que impida que un
Ingeniero alcance sus objetivos de la
manera mas efectiva posible.

DESPERDICIADORES DE TIEMPO
Ejercicio

Haz dos listas identificando tus propios enemigos del tiempo
destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de
peligrosidad. 1= poca gravedad, 5 mxima gravedad.
Haz una de los enemigos externos y otra de los enemigos internos
Enlista despus las posibles soluciones para ellos.

Mis Enemigos
externos
Posibles
soluciones
Mis Enemigos
internos
Posibles
soluciones
1
2
3
4
5
Posibles
soluciones
Antes de llamar, planifica la conversacin.
Filtra y agrupa las llamadas para dedicar un tiempo
especifico a todas ellas.
Busca excusas para cortar las conversaciones
innecesarias.
Durante las conversaciones, ve directo al grano y
permanece en el.
No revises una y otra vez en nombre de la
perfeccin, cuando los beneficios son pocos o
inexistentes.
Elimina palabras, frases y prrafos innecesarios.
Al escribir usa palabras sencillas.
Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
Piensa antes de escribir,
planea lo que quieres
expresar.
Usa el reverso de una carta o
memo como copia de
respuestas usando el papel
carbn, elimina documentos
y queda todo registrado en la
misma hoja.
Prev un tiempo diario para visitantes inesperados
e interrupciones.
No permitas que ciertos visitantes inesperados
tomen asiento, atindelos fuera de tu oficina
No contribuyas a conversaciones innecesarias
Aprende a decir NO especialmente cuando te
preguntan tienes un minuto?
El Beneficio de la Planeacin
El Beneficio de la Planeacin
Principio de PARETO
Wilfredo Pareto, socilogo y economista del
siglo XIX postul la teora que origin el
principio 80-20 el cual dice que un 80% de los
resultados se obtienen con un 20% del tiempo
empleado.
Necesitamos identificar cual 20% de nuestro
tiempo es puesto en el uso mas constructivo y
cual es usado en tareas menos productivas.
Para hacer esto tenemos que analizar hacia
donde dirigimos nuestro tiempo.
Eficiencia Vs.
Efectividad
Eficiencia es hacer las cosas rpidamente, o
hacer bien las cosas.
Efectividad es hacer las cosas correctas. En
nuestras vidas es mucho mas valioso lograr
efectividad que eficiencia.
En otras palabras la eficiencia busca lograr
resultados va derecho al objetivo. La
efectividad engloba a la eficiencia, ya que la
efectividad es un equilibrio entre lograr los
resultados deseados y hacer sostenible en el
tiempo esos resultados
Cada hora empleada en planear, ahorrar 3 o 4 horas
mas a la hora de la ejecucin, aparte de que los
resultados sern mejores.
Iniciar cada jornada con un
plan a realizar de inmediato y
preguntndose Qu es lo
que tengo que y quiero
hacer hoy? si se escribe en
una lista de pendientes y se
jerarquiza, se manejar mejor.
Cuidar mas la efectividad que
la eficiencia. En otras
palabras, evitar la realizacin
demasiado correcta de tareas
que no son la que se tienen
que hacer.
Tener su oficina, habitacin o escritorio bien ordenado, es
como tener su barco dispuesto para la accin.
Uno tiene que tener claridad acerca del propsito, de los
fines y objetivos del trabajo. Entonces, la situacin le dir
cuales son las prioridad en trminos de importancia y
urgencia cosas que no son necesariamente lo mismo.
Asegurar la buena comunicacin dentro de la institucin. Se
ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la
concisin de los mensajes y la retroalimentacin o feedback.

Concentrarse en las oportunidades, antes que en los
problemas , estos dejan pasar de largo las oportunidades.