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Management de projet

Introduction
ORGANISATION /
MANAGEMENT
coordination
hirarchie
communication
Facteurs
humains
deux aspects de la
gestion de projet
deux aspects de la
gestion de projet
communication
conflits
TECHNIQUES
Pert
Gantt
Gestion des risques, cots et
dlais
Outils et
techniques
2
FONCTIONS DE BASE DU
MANAGEMENT DE PROJET
3
Fonctions de base du
management de projet
Qui, o, quand, quoi, comment ?
(avant le dbut de la ralisation)
Dfinition et Planification
Organisation
Orchestration des ressources par
rapport au plan
Suivi et vrification de latteinte
des objectifs fixs
Motivation de lquipe
Organisation
Leadership
Contrle et Terminaison
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Dfinition
Cadrage du projet
Quoi?
Pourquoi?
Enjeux conomiques, techniques, humains Enjeux conomiques, techniques, humains
Contraintes ?
Dlais, cots, gographique, juridique,
prestataires ?
Ressources?
Qui fait quoi ? Qui dcide quoi ?
Public vis?
5
Planification
Dterminer la meilleure faon datteindre
lobjectif dfini
Identifier les tches raliser et les
ressources ncessaires ressources ncessaires
Raliser la planification gnrale du
droulement du projet
6
Organisation
Choix et mise en uvre de
l'organisation
Gestion de la communication Gestion de la communication
Assurer la gnration, le stockage et la
distribution de l'information ncessaire au
bon droulement du projet
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Contrle
Objectif: s'assurer que le projet se
droule comme prvu
Planification
Projet
Ralis
feedback
- calendrier
- budget
- qualit
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Terminaison
Phase trs importante pour la planification
des projets futurs
compilation des donnes
conversion des donnes en informations conversion des donnes en informations
valuation des performances
documentation et recommandations pour les
futurs projets
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Leadership (direction)
Qu'est-ce que le leadership?
Influencer les gens pour atteindre les objectifs du
projet:
vision vision
communication
motivation
maintenir une direction
fonction de support
constitution d'quipes
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Les principaux acteurs
Equipe de projet
Chef de projet
Direction
Client(s)
11
Les diffrents acteurs
Chef de projet
Responsable des rsultats du projet
Dfinit les buts et les objectifs
Dveloppe la planification du projet
Sassure que le projet soit excut efficacement Sassure que le projet soit excut efficacement
Equipe de projet
Soutient le chef de projet
Travaille efficacement pour livrer un produit qui satisfait le
client
Talents et comptences de chaque membre se compltent
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Les diffrents acteurs
Client
Personne ou organisation pour qui le produit est
dvelopp
Fourni aussi des ressources (principalement
humaines) au projet
Approuve les dlivrables
Direction
Dtermine les projets lancer
Participe aux dcisions qui ont un impact sur le
projet ou la socit dans l'ensemble
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Les principaux acteurs
Matre d'ouvrage
Personne physique ou morale propritaire de
l'ouvrage
Il dtermine les objectifs, le budget et les dlais Il dtermine les objectifs, le budget et les dlais
de ralisation
Matre d'oeuvre
Personne physique ou morale qui reoit une
mission du matre d'ouvrage
Il assure la conception et la ralisation de
l'ouvrage
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ORGANISATION DU PROJET
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Organigramme des tches
Objectifs:
S'assurer que toutes les tches
sont identifies
WBS
sont identifies
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Dcomposition arborescente
du projet
PROJET X
Sous-projet
X1
Sous-projet
X2
Sous-projet
X3
Phase X1-1 Phase X1-2 Phase X1-3 Phase X3-1
Tche X1-1-1 Tche X1-1-2 Tche X1-1-3
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Analyser le projet en actions
Projet
Un seul dbut et une seule fin
Dbut et fin identifis en tant
qu'vnements (dcision, revue, etc.) qu'vnements (dcision, revue, etc.)
Sous-projet
Projet contenu dans le projet principal
Li un objet ou un dlivrable partiel du
projet
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Analyser le projet en actions
Phase (tape)
Ensemble d'actions qui marque un avancement
significatif
Li un type de comptences et un dgr dans Li un type de comptences et un dgr dans
la progression du projet
Tche
Maille la plus fine de la planification
Action excutable par une seule ressource (ou un
seul ensemble de ressources)
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Critres de dcomposition
Maille trop grossire
ne donne pas la visibilit suffisante
ne permet pas le contrle du droulement
Maille trop fine
ingrable
noie le chef de projet dans les dtails
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Critres de dcomposition
Projet simple :
maille fine
le chef de projet pilote de manire rapproche
Projet complexe :
maille grossire
planification fine dlgue
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Rsultats et utilisation
Tableau des tches
Base de la suite de la planification Base de la suite de la planification
ordonnancement des tches
affectation des ressources
budget
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Rsultats et utilisation
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Estimation de la dure des
tches
Objectifs:
Estimer le temps ncessaire
l'accomplissement de l'accomplissement de
chaque tche identifie.
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Mthodes destimation
Dure de lactivit identique ou
extrapole des activits similaires
Dure fournie partir de donnes Dure fournie partir de donnes
enregistres systmatiquement
Consultation de groupe interne
(mthode delphi)
Consultation externe (avis dexpert)
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Mthode Delphi
Utilise pour amliorer la qualit de
lestimation en labsence dexperts
Mthode de groupe
1
2
3
4
5
6
1. Information au groupe sur lactivit
2. Estimations individuelles
3. Histogramme des rsultats prsents au groupe
4. Les participants des quantiles extrieurs expliquent leur
vision
En gnral, 3 itrations sont suffisantes
0
1j 2j 3j 4j 5j
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Mthode "Des Trois Points"
Estimation en fonction de la probabilit de
diffrentes dures
TM: temps moyen estim (travail dans des conditions
Temps espr =
TO + 4 TM + TP
6
TM: temps moyen estim (travail dans des conditions
normales)
TO: temps optimiste (temps minimum pour accomplir
la tche)
TP: temps pessimiste (temps maximum pour
accomplir la tche)
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Diagramme de Gantt
Reprsentation graphique du droulement
du projet
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Jalons et tches
rcapitulatives
Jalon
Point de rfrence marquant un vnement
important dans lavancement du projet.
Utilis pour contrler lavancement du projet Utilis pour contrler lavancement du projet
Tche rcapitulative
Tche rcapitulant un ensemble de tches
subordonnes
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Ordonnancement des actions
Objectifs:
Identifier les tches pouvant
tre excutes en parallle tre excutes en parallle
Identifier les tches et le
chemin critique
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Rseau PERT
Rseau nuds
tches: nuds
liaisons: flches
Chemin critique : dure minimale du projet et tches sur
lesquels un retard provoquera un retard du dlai de
terminaison terminaison
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Types de liens
Fin dbut (FD)
la fin d'une action prcde immdiatement le dbut
de la suivante de la suivante
lien par dfaut
Dbut dbut (DD)
une tche peut dbuter ds que l'autre a dbut
Fin fin (FF)
la fin d'une tche autorise la fin de l'autre
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Topologie du rseau PERT
Toutes les tches ont-elles au moins un
prdcesseur et un successeur ? (sauf Dbut et Fin)
Tche
A
Tche
F
Tche
E
Tche
D
Tche
C
Tche
B
Dbu
t
Fin
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Topologie du rseau PERT
Tous les liens sont-ils reprsentatifs ?
(Y a-t-il des doubles emplois ?)
A A A A
C
X B
A
C
X B
A
C
X B
1.
Identification
des liens de X
2.
Identification
des liens de B
3.
Suppression
du lien A-X
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Topologie du rseau PERT
Le rseau peut-il tre simplifi ?
A X A X
C
N B
Z
Y
C
B
Z
Y
A, B et C permettent
l'excution de X, Y et Z
A, B et C permettent l'vnement N
qui, son tour permet X, Y et Z
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Marges
Marge dune tche = T2 T1
T1 : fin au plus tt
T2 : fin au plus tard sans rallonger la dure T2 : fin au plus tard sans rallonger la dure
totale du projet
Chemin critique : tche sans marge
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Marges
37
Marges
Marge totale
intervalle de temps pendant lequel une tche
peut tre retarde sans pour autant retarder peut tre retarde sans pour autant retarder
la date de fin du projet.
Marge libre
Dlai possible sur la fin de lactivit sans
retarder le dbut daucune activit
successive
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Affectation des ressources
Prparer le calendrier (positionner les
absences et les congs)
Affecter les ressources
Vrifier et optimiser les prvisions : les Vrifier et optimiser les prvisions : les
dlais peuvent ils tre respecter ? les
ressources sont elles optimises ?
niveler les ressources : le nivellement s'impose
quand les ressources attribus et/ou les dlais
sont limits
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Affectation des ressources
visualisation par tches : pour avoir une
vue gnrale sur le projet
visualisation par ressources : pour
permettre une personne de visualiser permettre une personne de visualiser
son action sur le projet et pour permettre
au chef de projet de dtecter d'ventuelles
surcharges ou sous utilisation d'une
personne
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Lien Planification - Ralisation
WBS
feed-back
Mesures
d'avancement
PERT
GANTT
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Analyse de risques
Etablir linventaire des risques : technique
(scurit, logistique, performances),
dlais, cots, ressources, management
Conseil : impliquer le plus largement possible Conseil : impliquer le plus largement possible
tous les partenaires du projet aprs la phase
de cadrage du projet
Evaluer leur gravit et leur probabilit
Dfinir des parades
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Analyse de risques
Tableau des risques
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Analyse de risques
Les parades :
Actions prventives : identifier la cause et
essayer den diminuer la probabilit
Actions de secours : lutter contre leffet du Actions de secours : lutter contre leffet du
risque
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COMMUNICATION PROJET
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Identifier les parties prenantes
Trois catgories :
1. Ceux qui vous rendez compte : le client, votre
hirarchie en interne (Directeur de production,
Directeur des projets, Prsident, etc.) Directeur des projets, Prsident, etc.)
2. Ceux qui vous assistent dans la ralisation :
lquipe projet interne lentreprise et les
prestataires extrieures
3. Ceux qui vont interfrer dans le projet : chez le
client ou lextrieur
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Identifier les besoins
En fonction des parties prenantes, la
communication aura pour objectif de :
Prsenter/convaincre
Informer Informer
Coordonner
Alerter
Rendre compte
Suivre
Contrler
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Identifier les tapes cls de
communication
Phase cadrage : prsenter (et parfois
vendre ) le projet
Phase prparation : informer sur lorganisation
du projet (et impliquer) du projet (et impliquer)
Phase excution : informer sur lavancement
du projet (suivre et contrler)
Phase terminaison : faire le bilan (valuer et
tirer les enseignements)
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Les outils de communication
Phase cadrage : prsenter (et parfois
vendre ) le projet
Contenu : quoi (projet), pourquoi (objectifs), Contenu : quoi (projet), pourquoi (objectifs),
comment (dlais, budget, moyens)
Moyens : dossier, note, runion (avec prsentation
powerpoint)
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Les outils de communication
Phase prparation : informer sur
lorganisation, partager un rfrentiel commun
Contenu : fonctionnement du projet (quipe
projet, comit de pilotage), structuration du projet, comit de pilotage), structuration du
projet (dcoupage en phases, tches), mthode
de pilotage (outils de suivi, de validation),
mthode de communication (notes, runions,
fiches), vocabulaire projet
Moyens : rfrentiel ou guide mthodologique du
projet, planning, fiche tches, runion, entretiens
individuels
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Les outils de communication
Phase excution : informer sur lavancement
du projet, suivre les dlais et les cots
Contenu : point sur lavancement du projet,
identification des carts (dlais, cots),
identification des problmes (humains et
techniques), analyse des risques
Moyens : planning (Gantt et Pert), budget, fiche de
suivi, tableaux de bord, runion, compte-rendu
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Les outils de communication
Phase terminaison : faire le bilan du projet
Contenu : volution du projet en cours de Contenu : volution du projet en cours de
ralisation, bilan en termes de dlais, cots,
organisation, ressources humaines, moyens
techniques, moyens de communication
Moyens : dossier, note, runion
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La fiche de tches
Ngocie par le chef de projet, elle constitue
une sorte de contrat entre le responsable de
la tche et le chef de projet.
L'ensemble des fiches de tche constitue la
rfrence laquelle le chef de se reporte au
moment de chaque point d'avancement.
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La fiche de suivi
Elle permet au chef de projet de suivre le
droulement du projet : planning actualis,
avancement des livrables, suivi des actions en
cours. cours.
Elle sert galement de support de
communication sur lavancement du projet
auprs de lensemble des participants au
projet : historique projet, tapes en cours,
difficults rencontres, solutions apportes,
conditions de russite du projet
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Le tableau de bord
Prsentation graphique du suivi du projet
Objectif : valuer la progression, latteinte des
objectifs, alerter objectifs, alerter
Mthodologie :
concevoir le tableau ds le lancement du projet et le
ractualiser en cours de vie
choisir des indicateurs faciles suivre et en rapport avec
les objectifs atteindre (dlais, cots, motivation, taux
de dploiement )
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Le tableau de bord
56
Les runions de projet
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Prparer la runion et tablir la liste :
- des participants ncessaires et suffisants
- de ceux dont la prsence n'est pas indispensable mais qui
doivent tre informs de ceux qui sont susceptibles d'tre
Les conditions de russite
doivent tre informs de ceux qui sont susceptibles d'tre
appels en cours de runion
Soignez lordre du jour : les sujets abords,
le temps y consacrer.
Produire les documents pralables clairs et
exploitables.
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Assurer un suivi de la runion
Remplir la main, au cours de la runion une
fiche standard.
Les conditions de russite
fiche standard.
Dans un dlai infrieur une semaine, le
compte-rendu de l'organisateur doit tre
diffus tous les participants ainsi qu
dautres collaborateurs concerns
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Runion de lancement
Prsentation gnrale du projet, ses objectifs, ses
enjeux, ses risques
Prsentation du dcoupage du projet, du planning
Les principaux types de runion
projet
Prsentation du dcoupage du projet, du planning
Organisation et rpartition du travail
Dfinition des mthodes et des outils
Calendrier des runion d'quipe (suivi des travaux)
Participants
Chef de projet
Lquipe projet
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Runion de suivi
Examen des carts Prvisions/ralisations
Identification des problmes gnraux rencontrs
(internes ou externes)
Les principaux types de runion
projet
(internes ou externes)
Dfinitions des actions entreprendre pour rsorber
les carts et liminer les problmes
Participants
Chef de projet
Lquipe projet
Ou les responsables dsigns
Priodicit : hebdomadaire
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Runion du Comit de Pilotage
Prsentation de l'tat d'avancement Pourcentage
d'avancement, Pourcentage de consommation,
Rajustements
Les principaux types de runion
projet
Rajustements
Identification des problmes et propositions de
solutions
Participants
Chef de projet
Comit de Pilotage
Priodicit : dpend du projet, au changement de phase,
lors de jalons
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