oA A / \ \7 K MINISTERIO DA JUSTIGA I 9 ° y el DESPACHO A Inspeccio-Geral dos Servigos de Justiga, no Ambito das acgdes definidas em sede de Sistema de Controlo Interno, estabelecido pelo Decteto-Lei n° 166/2008, de 25 de Junho, procedeu a uma auditoria ao Instituto de sstio Financeira e Infra-estruturas da Justica, LP. (IGFIJ, LP), cujo relatério final foi entregue a0 Ministro da tutela a 4 de Setembro de 2009. De acordo com a legislacio aplicével, foi atempadamente dado conhecimento formal ao IGFIJ, LP. do projecto de telatério para efeitos do contraditério, tendo o Conselho Directivo, entio em funcdes, concordado com a generalidade das conclusdes e recomendagées constantes do projecto de relatotio. Para que © procedimento de auditoria seja concluido € necesséria a homologacio do relatério final pelo Ministro da tutela, nos termos do disposto no artigo 15.° do Decreto-Lei n° 276/2006, de 31 de Julho, acto que entendi dever ser praticado aps a tomada de posse dos noves ditigentes do IGFIJ, LP. Assim: 1- Homologo, para todos os efeitos legais, a auditoria realizada pela Inspecsio-Geral dos Servicos de Justica ao Instituto de Gestio Financeita ¢ Infra-estruturas da Justica, LP. © teor integral da auditoria deve ser comunicado 4 nova Direccio do IGFIJ, LP. e a0 Tribunal de Contas. 3- Determino que a nova Direccio do IGFI, LP. a) Tome com a maxima urgéncia as medidas que, no curto prazo, possam dar cumprimento as recomendacdes formuladas pela Inspeccio-Geral dos Servigos de Justiga; Avalic, em toda a extensio, a situagio organizativa, contratual ¢ BA REPUBLICA Divielo de Aposn &s Comseces CACDLG oy w bio BE PFS} Brn BL 2d financeira do Instituto; Proponha, no prazo de sessenta dias, as medidas de corteccio decorrentes da avalingio efectuada, incluindo eventual nova auditoria atte com a amplitude que se revele necesséria. Praca do Comércio 1149-019 Lishoa ~ Portugal Tel + Home Page: hitp://www.mj.gov.pt_ E-mail: gm 213212433, @mj.gov.ptA MINISTERIO DA JUSTICA. GABINETE DO MINISTRO DA JUSTICA O Ministro da J Ibert Martins 21fea/es Praca do Coméreio 1149-019 Lisboa Home Page: hutp:/ /www.mj.gov-pt Portugal Tel 4351 21321-2833 E-mail: pmi@mij.gov.ptMINISTERIO DA JUSTIGA INSFECCAO-GERAL DOS SERVICOS DE JUSTICA acompanhamento dos processos, nem um arquivo sistematizado e centralizado de todos os processos de despesa A semelhanca do referido para outras areas, verifica-se no existir um manual de procedimentos formalizado. De acordo com a informagdo prestada, o redesenho dos procedimentos nfo tem permitido a sua estabilizac3o de forma a serem formalizados num documento com esta natureza. OIGFU, LP. tem vindo a aumentar o recurso a aquisi¢bes no Ambito da unidade de compras do Ministério da Justia, passando de 6 processos adjudicados no valor de € 8 101,59 em 2006, para 10 processos e um total de € 24 674,41 em 2008. Todavia, manifestou descontentamento relativamente qualidade de alguns dos bens adquiridos por esta via. Uma terceira érea que importa destacar prende-se com o apoio judicidrio. Com efeito, 0 IGF, LP, suporta diversos encargos relacionados com os honorarios de advogados, peritos médicos, térpretes, liquidatarios, tradutores e solicitadores de execucio, bem como com os exames realizados pelo Instituto Nacional de Medicina Legal, |.P. que se enquadram neste ambito. © processamento destas despesas & suportado através de uma aplicacdo designada por JDXTRX. Tratando-se de actos praticados no Ambito de processos judiciais, 0 secretério do tribunal emite uma nota de honorérios que serve de comprovativo da prestacdo de determinado servigo, sendo os dados necessérios ao processamento e pagamento da despesa importados, directamente do sistema h@bilus, para a aplica¢ao acima referida. Todavia, nem toda a informacdo carregada neste sistema resulta de automatismos informaticos sendo, por exemplo, no caso dos encargos com o INML, |.P., 0 préprio IGFU, I.P. responsdvel pelo seu carregamento manual, mediante a recepcdo de documentos em papel. Paralelamente, e no que respeita a actos praticados por advogados fora do ambito dos tribunais, existe outra aplicaco para processar estes encargos designada JDADVG. Neste Ambito inserem-se prestacées de servicos distintos, ficando o IGFU, LP. com diferentes meios de prova da sua efectiva prestacéo. No caso de consultas juridicas, 0 Instituto informou dispor da nomeacdo da Ordem dos Advogados e de cépia do relatdrio assinado pelo beneficiario, Tratando-se de participaces em resolugdes extrajudiciais de litigios, assisténcia a arguido ou assisténcia em estabelecimento prisional, o IGFU, |.P. obtém um comprovativo do GRAL, entidade policial ou estabelecimento nesse sentido. Nas participagées em divércios por muituo consentimento ou em julgados de paz, existe a respectiva acta do divércio ou deciséo. Independentemente da situagéo em questo, 0s dados so sempre inseridos manualmente pelo IGF) I. com base em documentos recebidos (em papel). Telotara Fina de Ruatons 0 1GAI TP Pieine 16MINISTERIO DA JUSTIGA INSPECGAO-GERAL DOS SERVIGOS DE 1USTICA Sem uma periodicidade fixa, dependendo das disponibilidades orcamentais, o IGFU, LP. efectua © apuramento dos montantes a pagar. Os processamentos so realizados de acordo com as tipologias de encargos referidas (advogados, intérpretes, etc.), de modo a serem reflectidos nas respectivas rubricas econémicas. Apés a aprovacao do CD, os pagamentos sao realizados por transferéncia bancaria, existindo situacdes de erro por rejeicao dos NIB. Existindo erros numa nota de honorarios, comunicada mediante oficio do tribunal, 0 IGFUI, .P. procede & sua anulagiio e aguarda que o secretario proceda a nova emissio de forma correcta. Caso 0 seu pagamento jé tenha ocorrido, cabe ao tribunal diligenciar a sua reposicéo, comunicando esse facto ao Instituto, e elabora nova nota de honorarios de forma correcta. Assim, sobre esta matéria verifica-se que 0 IGFU), LP. funciona como um mero servico processador e pagador, dependendo da tempestividade e da qualidade da i prestada por terceiros para garantir a correcco dos pagamentos realizados. Como nao séo efectuados e contabilizados processamentos mensais, ficam por refle contabilisticamente os respectivos encargos, quer nas contas de custos, quer nas dividas a terceiros, 0 que influencia o balango e a demonstracgo dos resultados, sendo estes movimentos apenas realizados aquando do registo “orcamental” da despesa. Por outro lado, tratando-se de diligéncias a efectuar com urgéncia, © que acontece principalmente ao nivel do pracesso penal, o IGFU, I.P. suporta as respectivas despesas a titulo de “adiantamentos para o processo”. Estes montantes so pagos pelo Instituto sem que exista um NIP prévio, cabendo ao secretério do tribunal emitir a guia para efeitos de cobranca. Aquando do seu pagamento pela parte envolvida no processo, é necessario que o secretario indique no momento da elaboracdo da conta, que determinado acto jé foi pago pelo Instituto para que haja lugar ao respectivo reembolso. Deste modo, o Instituto no tem controlo nem conhece quais os montantes adiantados que jé foram objecto de reembolso e os por regularizar. Acresce referir que, uma vez que as aplicagSes antes referidas, que suportam o processamento da despesa com apoio judiciario, nao comunicam com o SICJ, existe o risco efectivo de determinada diligéncia ser paga em duplicado, primeiro, no momento do adiantamento do Instituto, e depois, no processamento mensal normal (em vez de se verificar, neste momento, o reembolso ao Instituto). Verificou-se também que, ao nivel do arquivo, os recibos verdes emitidos pelos prestadores de servigo no so sistematicamente arquivados, permitindo a sua répida e facil consulta. Tendo em conta a escassez de recursos humanos, este aspecto tem sido negligenciado. Refira-se também que nenhuma das aplicacdes referidas (JDXTRX e JDADVG) prevé mecanismo de controlo sobre as notas de honorérios para as quais foi, ou nao, emitido o correspondente recibo verde. Esta tarefa, pelo volume de documentacdo envolvida, s6 pode ser objecto de controlo informatico. io il de Roars 39 GFP Pigins aMINISTERIO DA JUSTIGA INSPECEAO-GERAL DOS SERVIGOS DE JUSTIGA Em Outubro de 2008 o Instituto iniciou a reformulago destes procedimentos, tendo sido introduzida uma nova aplicacao para a gesto do apoio judicial designada por SPAJ — Sistema de Pagamentos do Apoio Judicidrio. No entanto, esta ainda sé estd operativa para a area dos advogados oficiosos, relativamente as nomeagGes ocorridas a partir de Setembro de 2008. Nestas situacdes, é 0 advogado que insere no SINOA - Sistema de InformacSo da Ordem dos Advogados os servicos por si prestados, sendo a informacdo exportada para o SPA). Esta aplicago permite controlar as notas de honorérios que foram objecto da emissao do recibo verde mas, em contrapartida, néo possibilita uma confirmagdo externa da efectiva prestacao do servico. Tal como referido para a drea do sistema judicial, no capitulo dedicado a receita, salienta-se que a complexidade e o volume de despesa em questo (que em Setembro de 2008 se cifrou em cerca de € 4,6 milhdes) poderé justificar a realizaglo de futuras andlises especificas sobre esta matéria. Relativamente aos mecanismos para a execucdo da despesa e aos procedimentos de adjudicagao, verificou-se que, de um modo geral, sdo os correctos e estéo adequadamente implementados. Ainda assim existem alguns aspectos que importa salientar"™: + As autorizagdes de pagamento sao assinadas apenas por um vogal do CD. Nos termos do artigo 29.2 do Decreto-Lei n.? 155/92, de 28 de Julho, “a autorizaco e a emissdo dos meios de pagamento competem ao dirigente do servigo ou organismo, com possibilidade de as delegar e subdelegar”. Na auséncia de qualquer delegacao de competéncias do CD, as autorizagdes de pagamento deveriam efectuar-se por deliberacdo deste érea * 0 IGFU, LP. suporta as despesas de correio realizadas por todos os tribunais do pais, tendo esse encargo atingido os € 2,4 milhdes no més de Fevereiro de 2008. 0 Instituto no dispde de quaisquer meios de conferéncia das facturas e notas de crédito emitidas pelos CTT ~ Correios de Portugal, S.A. funcionando como um mero servico pagador. Tratando-se de despesas correntes dos tribunais, é questionavel a assuncdo deste encargo pelo Instituto, dado ser competéncia da DGAJ 0 apoio ao funcionamento daquelas instituigdes. ‘+ Relativamente aos servicos de consultoria, na 4rea da engenharia, contratualizados com a sociedade UAD - Urbanismo, arquitectura e design, Lda., nos termos da respectiva proposta apresentada “o resultado da prestacdo de servicos serd concretizado sob a forma de relatérios e informagées técnicas (...)". Nenhum destes documentos constava % quanto a forma de selecco da despesa em causa vide |.3 ~Seleccio e dimensio da amostra ‘alatiro Final oe Ruchona 30 GFF Pagina Te