AKTIVITAS PENGENDALIAN-TRANSAKSI PEMBELIAN

Terdapat dua jenis pengendalian komputer, yaitu :

a. Pengendalian umum, yang berkaitan dengan lingkungan komputer dan yang mempunyai
pengaruh pervasif terhadap aplikasi komputer.
b. Pengendalian aplikasi, yang berkaitan dengan setiap aplikasi akuntansi yang
terkomputerisasi, seperti siklus pengeluaran.

Dokumen dan Catatan Umum
Dokumen dan catatan umum yang tercakup dalam siklus pengeluaran antara lain :
1) Permintaan pembelian
2) Pesanan pembelian
3) Laporan penerimaan
4) Faktur penjual
5) Voucher
6) Laporan pengecualian
7) Ikhtisar voucher
8) Register voucher
9) File induk pemasok yang telah disetujui
10) File pesanan pembelian terbuka
11) File penerimaan
12) File transaksi pembelian
13) File induk hutang usaha
14) File suspensi atau penolakan

Fungsi-fungsi
Pemrosesan transaksi pembelian mencakup fungsi-fungsi pembelian berikut :
1) Pengajuan pembelian. Permintaan yang diajukan oleh perusahaan untuk melakukan
transaksi dengan perusahaan lain yang meliputi :
a) Pencantuman nama pemasok pada daftar pemasok yang telah disetujui.
b) Pengajuan kembali permintaan barang dan jasa.
c) Pembuatan pesanan pembelian.
2) Penerimaan barang dan jasa. Penerimaan atau pengiriman fisik barang atau jasa yang
mencakup :
a) Penerimaan barang.
b) Penyimpanan barang yang diterima untuk persediaan di gudang.
c) Pengembalian barang ke pemasok (jika diretur).
3) Pencatatan kewajiban. Pengakuan formal oleh perusahaan atas kewajiban hukum, yang
meliputi :
a) Pembuatan voucher pembayaran dan pencatatn kewajiban.
b) Pertanggungjawaban atas transaksi yang telah dicatat.

Setiap fungsi utama diatas harus ditugaskan kepada orang atau departemen yang berbeda. Hal ini
merupakan pemisahan tugas klasik berupa pemisahan antara pemberi otorisasi transaksi,
penyimpanan aktiva hasil transaksi dan pencatatan transaksi

Pengajuan pembelian.
Suatu transaksi diawali dengan proses pemberian persetujuan atas transaksi yang akan
dilakukan dengan pihak ketiga. Banyak perusahaan menetapkan ketentuan pemberian
persetujuan secara berjenjang tergantung pada jumlah rupiah pembelian yang akan dilakukan.
Untuk pembelian yang kecil jumlahnya, suatu departemen biasanya agak bebas dalam
mengajukan permintaan dan melakukan order pembelian. Apabila perusahaan memberikan
kebebasan yang lebih besaar pada suatu departemen maka pengendalian berdasarkan anggaran
dan pertanggungjawaban yang ketat atas departemen yang melakukan pengeluaran. Permitaan
yang diajukan oleh perusahaan untuk melakukan transaksi dengan perusahaan lain, yang
meliputi:
1) Mencantumkan Nama Pemasok dalam Daftar Nama pemasok
Proses menyetujui pemassok yang akan mengirimkan barang dan jasa yang
dibutuhkan perusahaan merupakan pengendalian yang penting, terutama dalam sistem
akuntansi yang mengandalkan pada pengendalian komputer. Apabila ,amajemen
melakukan penhendalian yang ketat dalam menetapkan pemasok yang akan dicantumkan
dalam daftar nama pemasok, maka karyawan akan sulit melakukan pembelian fiktif.
2) Mengajukan Permintaan Barang dan Jasa.
Permintaan pembelian merupakan awal dari jejak transaksi yang
mendokumentasikan bukti dalam mendukung asersi manajemen seperti eksistensi atau
kejadian transaksi pembelian. Permintaan pembelian menyediakan bukti tentang tujuan
audit yang spesifik. Pengendalian penting yang harus dipertimbangkan perusahaan adalah
bahwa seluruh permintaan memenuhi kebijakan otorisasi yang ditetapkan oleh
perusahaan.
3) Membuat Order Pembelian
Departemen pembelian mempunyai kewenangan untuk menerbitkan pesanan
pembelian hanya setelah menerima permintan pembelian yang disetujui dengan benar.
Pembuatan pesanan pembelian merupakan kelanjutan dari proses pemrakarsaan transaksi.
Peran pembelian adalah untuk memastikan sumber pasokan terbaik dan untuk baran-
barang yang penting, mendapatkan harga penawaran yang paling kompetitif. System
berkomputer memiliki daftar pemasok yang telah diotorisasi dan daftar harga mutahir
dari semua barang yang umumnya dibeli perusahaan. order pembelian dibuat dengan
menggunakan informasi dari daftar-daftar tersebut. Order pembelian harus berisi uraian
yang jelas mengenai barang dan jasa yang diinginkan, jumlah harga dan nama serta
alamat pemasok.
Pesanan pembelian juga menjadi bagian dari jejak transaksi untuk
mendokumentasikan bukti yang mendukung asersi eksistensi atau kejadian pada transaksi
pembelian. Pengecekan independen selanjutnya atas disposisi pesanan pembelian untuk
review status semua pesanan pembelian terbuka dan belum terpenuhi berkaitan asersi
kelengkapan pada transaksi pembelian.

Penerimaan Barang dan Jasa.
Pesanan pmbelian yang sah merupakan otorisasi bagi departemen penerimaan untuk menerima
barang yang dikirim oleh pemasok. Penerimaan barang dan jasa ini biasanya mebuktikan bahwa
suatu transaksi dan penetapan kewajiban telah terjadi. Personil departemen penerimaan harus
membandingkan barang yang diterima dengan uraian yang tercantum dalam pesanan pembelian,
menhitung barang, dan memerikasa kemungkinan adanya barang yang rusak. Penerimaan barang
dan jasa atau pengiriman fisik barang atau jasa, yang mencakup:
a) Penerimaan barang
b) Penyimpanan barang yang diterima untuk perusahaan.
c) Pengenbalian barang ke pemasok.

1) Membuat Laporan Penerimaan Barang
Laporan penerimaan bernomor urut harus dibuat untuk setiap pesanan yang diterima,
untuk mendokumentasikan bahwa kewajiban telah ditetapkan. Laporan penerimaaan
barang merupakan dokumen penting dalm mendukung asersi eksistensi atau kejadian
untuk transaksi pembelian. Informasi yang ada dalam laporan penerimaan akan diteruskan
ke bagian utang usaha melalui salinan laporan penerimaan atau secara elektronis.
2) Menyimpan Barang yang Diterima di Gudang
Pemisahan fungsi penyimapanan barang yang diterima sebagai persediaan dari fungsi
lainnya yang terlibat dalam pembelian dapat mengurangi terjadinya resiko pembelian yang
tidak diotorisasi atau penyalahgunaan barang. Perusahaan harus menyimpan barang di
tempat yang aman dengan akses yang terbatas dan diawasi secara memadai.

Pencatatan Utang
Penerimaan barang dan jasa biasanya menetapkan suatu kewajiban bagi perusahaan untuk
menyelesaikan transaksi. Akuntansi akrual mensyaratkan penetapan utang. Banyak perusahaan
menggunakan voucher, yaitu suatu dokumen intern untuk mengakui kewajiban dan mencatatnya
dalam jurnal pembelian atau register voucher.
Pengendalian atas pencatatan aseri dan asersi/tujuan audit spesifik yang berkaitan meliputi hal-
hal berikut:
a) Menetapkan kesesuaian antara rincian dalam voucher dengan faktur penjual serta laporan
penerimaan barang dan pesanan pembelian yang bersangkutan.
b) Membandingkan tanngal laporan penerimaan dengan tanggal pencatatan voucher. Kedua
tanggal itu harus berada pada periode akuntansi yang sama.
c) Melaksanakn pengecekan yang independen atas keakuratan matematis dari setiap
voucher dan faktur pemasok pendukungnya.
d) Menentukan bahwa semua voucher telah dibukukan dan diikhtisarkan secara tepat dalam
catatan akuntansi.
e) Menetapkan bahwa voucher mencerminkan kewajiban perusahaan dengan cara menunjuk
seseorang untuk meberi persetujuan atas pembayaran voucher.
f) Memberikan kode atas distribusi akun, dengan menunjukkan akun aktiva atau beban yang
harus didebet, ke voucher tersebut.
g) Dokumen pendukung harus segara distempael, dilubangi, atau dibubuhi tanda lainnya
agar dokumen tersebut tidak bisa digunakan lagi untuk mengajukan permintaan
pembayaran.
Pembuatan voucher dan pencatatan kewajiban
Setelah menerima faktur dari penjual, biasnya personil depatemen utang uaha akan memasukkan
data transaksi melalui terminal. Program edit akan menegecek hal-hal seperti validitas nomor
pemasok, kecocokan antar kuantitas dalam voucher dengan yang diterima, menguji keakuratan
matematis pada faktur penjual danvoucher, membandinhkan klasifikasi akun pada voucher
dengan klasifikasi akun pada pesanan pembelian.
Aktivitas Pengendalian dalam Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Aktivitas pengendalian yang dapat mencegah dan mendeteki salah saji mencakup:
1) Otorisasi umum dan khsus untuk setiap pembelian
2) Setiap surat order pembelian haru didasarkan pada surat permintaan yang telah
diotorisasi.
3) Setiap penerimaan barang harus didasrkan pada surat order pembelian ang telah
diotorisasi.
4) Fungsi penerimaan barang menhitung, menginspeksi, dan membandingkan barang yang
diterima dengan data barang yang tercantum dalam surat order pembelian yang telah
diotorisasi.
5) Penyerahan barang dari fungsi penerimaan barang ke fungsi gudang harus
didokumentasikan.
6) Bukti kas keluar harus dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap dan sah.
7) Setiap pencatatan ke register bukti kas harus didukunhg dengan bukti kas keluar yang
dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
8) Pengecekan secara independen posting ke dalm buku pembantu usaha, sediaan, aset tetap,
dengan akun kontol yang bersangkutan dalam buku besar.
9) Pertanngung jawaban secara periodik semua formulir bernomor urut tercetak.
10) Panduan akun dan review terhadap pemberian kode akun.
11) Review kinerja secara periodik.

Sistem Ilustratif untuk Transaksi Pembelian
Proses transaksi pembelian dibuat dalam bentuk bagan arus. Bagan arus tersebut
menunjukkan tahapan yang dilalui transaksi mulai dari pemrakarsaan transaksi pada buku besar,
yang mendukung laporan keuangan. Auditor juga harus mendokumentasikan aktivitas atau
prosedur pengendalian yang penting.
Memahami dan Menilai Risiko Pengendalian
Auditor harus memperoleh pemahaman tentang siklus pembelian yang mencukupi untuk
merencanakan audit. Yaitu, auditor perlu memiliki pemahaman yang cukup agar mampu
mengidentifikasi jenis-jenis salah saji yang potensial, mempertimbangkan faktor-faktor yang
mempengaruhi salah saji yang material, dan merancang pengujian substantif. Jika auditor
merencanakan untuk menilai risiko pengendalian pada tingkat yang rendah untuk suatu asersi,
maka penting bagi dia untuk memperoleh pemahaman mengenai prosedur pengendalian atas
asersi tersebut.

Pengujian Detil Saldo
Pengujian ini meliputi dua kategori, yaitu:
1) Konfirmasi Utang Dagang
Pengiriman konfirmasi dalam audit terhadap utang dagang tidak merupakan prosedur
yang harus dilakukan auditor. Prosedur ini bersifat opsional karena 1) konfirmasi tidak dapat
menjamin bahwa utang yang tidak dicatat dapat terdeteksi 2) bukti eksternal berupa faktur
dan laporan bulanan dari penjual biasanya telah tersedia untuk sebagian besar utang. Auditor
harus mengawasi pembuatan dan pengiriman permintaan konfirmasi dan harus menerima
jawaban secara langsung dari respoden. Dalam mengkonfirmasi utang dagang, auditor harus
menghendaki agar kreditur menyebutkan jumlah terutang karena jumlah itu akan
direkonsiliasi dengan jumlah menurut klien. Pengujian ini menghasilkan bukti untuk semua
asersi utang dagang, namun demikian pembuktian yang dihasilkan dari asersi kelengkapan
hanya terbatas karena adanya kemungkinan kesalahan dalam mengidentifikasi pemasok yang
dikirimi konfirmasi disebabkan klien tidak mencatat utang tertentu.
2) Merekonsiliasi Utang yang Tidak Dikonfirmasi ke laporan dari pemasok
Pemasok biasanya mengirimkan laporan bulanan yang bisa dijumpai dalam arsip klien.
Jika demikian, maka jumlah yang terutang kepada pemasok menurut catatan klien dapat
direkonsiliasi dengan laporan tersebut. Bukti yang diperoleh dari prosedur ini sama dengan
yang yang diperoleh melalui prosedur konfirmasi, hanya saja kurang dapat diandalkan karena
laporan yang dikirim pemasok kepada klien, tidak langsung kepada auditor. Selain itu, tidak
semua pemasok mempunyai kebiasaan mengirim laporan bulanan kepada para pelanggannya.

Sumber :
1. AL Haryono Jusuf.(2002.Auditing, Buku Dua,Yogyakarta: STIE YKPN
2. Tiasa.2013.Audit Atas Siklus Pengeluaran. (online). Tersedia :
http://tiasaccountingworld.blogspot.com/2013/09/audit-atas-siklus-pengeluaran.html [1
Oktober 2014]
3. Mimi.2013. Audit Siklis Pengeluaran.(online). Tersedia :
http://mimiakuntansi.blogspot.com/2013/12/audit-siklus-pengeluaran.html [ 1 Oktober
2014]