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Las 5S, herramienta para el cambio cultural.

Wilber Carreo
Actualmente toda organizacin que desee ser exitosa y competitiva deber buscar una
manera ms eficiente de realizar todos sus procesos donde se facilite el trabajo del da a da,
conllevando un mejoramiento continuo de nuestros productos y/o servicios, una mejor
productividad y por ende un mejor ambiente de trabajo; lamentablemente aqu en
Colombia muchas de las empresas lderes de ciertos productos o servicios no se dan la tarea
de revisar las condiciones del mercado ya que este es muy cambiante por ejemplo lo que es
tendencia hoy maana no lo ser, lo que el cliente quiere o necesita hoy no es lo que querr
o necesitar maana, para ir a algo ms concreto a las empresas, a los gerentes o a los
administradores se les mide por resultados siendo el tem con mayor peso el factor
econmico y para ser sincero a las empresas les da miedo innovar, les da pnico salir de su
zona de confort es por ello que antes de utilizar mecanismos de diferenciacin para superar
a la competencia terminan comprando o vendindose a la competencia y en estas fusiones
hay que ver ciertos patrones como la cultura organizacional de cada empresa para ver si son
compatibles las dos organizaciones, puede darse el caso que las compaas vendan el
mismo producto o el mismo servicio y que no haya sinergia entre las empresas y esto solo
nos llevar al fracaso, cito el caso de Time Warner esta compaa naci en 1989 cuando
Time Inc adquiri a Warner Communications, estas empresas antes de la fusin eran lderes
del mercado, sus estados financieros eran favorables, sus productos tenan sinergia, al
parecer todo estaba a favor de Time Warner para que siguiera ese mismo camino de xito
pero nada nos asegura de que vaya ser as, a tan solo un ao de su creacin Time Warner
perdi 227 millones de dlares, en el siguiente ao perdi 99 millones ms y as sigui por
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muchos aos, nosotros como lderes de nuestras organizaciones no debemos pensar en las
soluciones o herramientas ms complejas para aplicarlas a nuestras necesidades, queremos
aplicar y certificarnos en todo lo habido y por haber solemos pensar que ser la solucin a
todos estos inconvenientes y en vez de mejorar la situacin la estamos empeorando, ya que
el estar certificado en algo no es garanta de xito pueden haber miles de empresas
certificadas pero son pocas a las cuales los resultados se acoplan a sus procesos para
generar utilidades, por eso es que debemos hacer y planear las cosas no por una
certificacin que la podemos conseguir en cualquier momento sino que lo hagamos porque
de verdad queremos y tenemos las ganas de seguir el camino del mejoramiento continuo
pero con el compromiso de toda la organizacin dese el eslabn ms bajo hasta el dueo de
la compaa porque sin el compromiso de todos no estaremos haciendo nada y estaremos
tirando tiempo y dinero a la basura. Hacemos benchmarking y descubrimos que cierta
compaa compro e instalo una nueva maquinaria de punta y esto conllevo a un aumento de
su produccin entonces como les funciono a la competencia creemos que tambin nos va a
funcionar y hacemos lo mismo y en vez de aumentar nuestra produccin la disminuyo a su
vez nos cre un cuello de botella debido a que los dems equipos no operan a la misma
velocidad de produccin y como no habamos planeado lo que bamos a ejecutar entonces
nos generamos problemas inclusive mayores a los que tenamos, es por ellos que yo los
invito a empezar por las herramientas ms sencillas esto no quiere decir que no sean tiles,
ya que muchos de estos modelos son las bases para modelos ms grandes y complejos que
existen actualmente porque antes de empezar a caminar debemos gatear es decir
empaparnos del conocimiento y experiencias que solo nos pueden brindar este tipo de
modelos mediante el anlisis, la ejecucin, la retroalimentacin y el aprendizaje de los
errores que cometamos en estas etapas; empecemos a pensar en cmo mejorar desde
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nuestro puesto de trabajo, en cmo podremos contribuir a este mejoramiento continuo,
empezar desde lo minsculo hasta las cosas ms determinantes que tengamos en nuestra
organizacin es por ello que yo los invito a conocer, investigar e implementar el mtodo de
las 5S tanto a nivel personal como empresarial.

Siguiendo este orden de ideas un modelo prctico y sencillo para desarrollar en nuestra
organizacin es el de las 5S, pero que son las 5S podramos decir que es una herramienta
o una prctica de calidad ideada y desarrollada por varias empresas como Toyota en Japn,
al implementar esta herramienta nos genera nuevas formas de hacer las cosas dentro y fuera
de la organizacin podramos asociarla al mantenimiento integral pero no en cuanto a lo
referido a maquinaria, equipos o infraestructura sino al mantenimiento del entorno de
trabajo por parte de cada uno de los integrantes de la organizacin, esta vieja nueva forma
por decirlo as nos produce mltiples beneficios y nos brinda una serie de condiciones para
implantar modelos de gestin modernos con ms facilidad tales como ISO 9001, su nombre
5S est dado por las palabras que lo caracterizan las cuales en la transcripcin fontica del
japons al castellano comienzan con S y estas 5 palabras son: organizar, ordenar, limpiar,
estandarizar y autodisciplina.

Bsicamente esta herramienta la podemos definir en 3 fases, una fase operativa (organizar,
ordenar y limpiar), una fase control visual (estandarizar) y por ltimo una fase de disciplina
y habito (autodisciplina); Los trminos de organizar, ordenar y limpiar puede que sea para
muchos como algo simple y usualmente solemos asociarlos al ambiente domstico y nunca
al empresarial es por ello que en ingles se ha llamado a este mtodo Housekeeping que al
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ser traducido para este modelo seria amos de casa tambin en el trabajo, sin embargo no
alcanzamos a ver la magnitud de estos tres conceptos tan importantes los cuales deben ser
el primer paso que debe dar cualquier organizacin en todo proceso de mejora continua al
igual para manejar y mantener un ambiente laboral seguro y saludable.

En la ltima dcada se ha observado un gran aumento en la utilizacin de esta herramienta
debido al bajo costo para ejecutarlo y ponerlo en marcha al igual nos aporta una gran
ventaja competitiva respecto a los logros u objetivos globales y especficos que debemos
conseguir a corto, mediano y largo plazo; algo muy importante es que es un mtodo
aplicable a todo tipo de organizacin ya sea de productos, servicios, talleres u oficinas, el
primer paso que se debe hacer para implementarlo es tener la plena seguridad de iniciar un
camino de mejora continua dentro de la organizacin, querer crear un entorno donde se
pueda maximizar los recursos, los tiempos y la productividad personal y global de nuestra
organizacin.

Pero su aplicacin requiere de un alto grado de compromiso duradero con el sistema para
convertir nuestra organizacin en el modelo que deseamos, para lograrlo debemos romper
los paradigmas culturales que tengan nuestros empleados, por ejemplo para que limpiar si
de nuevo se va a ensuciar, yo s qu mi oficina o mi sistema de archivos esta en desorden
pero yo s dnde se encuentra cada informe o tengo mi propia forma de conllevar esta
situaciones. Estudios estadsticos revelan que las organizaciones que implementan este
sistema logran reducir hasta un 70% el nmero de accidentes, hasta un 40% los costos de
mantenimiento, reduccin de desperdicios mediante mantenimiento productivo al igual que
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nos ayuda a aumentar nuestra productividad, a aumentar la energa positiva, la fiabilidad y
compromiso de nuestro equipo de trabajo reduciendo su ndice de ausentismo, nos da una
mayor capacidad de respuesta a las fallas que se nos puedan presentar, nos ayuda a
satisfacer a nuestros clientes todo esto claro esta evidenciado mediante la documentacin,
las auditorias, las acciones correctivas, la retroalimentacin y la sensibilizacin.

Los invito a reflexionar acerca de este mtodo pregntense si actualmente su organizacin
o puesto de trabajo se encuentra en ptimas condiciones con respecto a esta metodologa si
no es as los invito a concentrar esfuerzos para generar este cambio cultural, a no pensar
nicamente en producir dinero, a implementar este sistema de las 5S recuerden que la
creacin de un entorno productivo es tarea de todos y es un requisito para nuestros procesos
competitivos por ultimo les quiero dejar un anlisis de Gabriel Garca Mrquez que me
llamo mucho la atencin Las cosas sencillas son sencillas, pero hacer cosas sencillas
puede ser grandioso







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Referencias
5S Housekeeping. (2008). Recuperado el 9 de octubre de 2014, de http://5s-hous
eke ep in g.blogspot.com/
Dorbessan, J.R. (2000). Las 5S, herramientas de cambio. San Nicols, Argentina.
Housekeeping 5S. (2011). Recuperado el 9 de octubre de 2014, de http://ww w. fac
torys y s t ems.eu/index-en.php?id=5s-en
Implementacin de las 5S en grupo modelo. (2011). Recuperado el 8 de octubre de
2014, de http://www.tlalpan.uvmnet.edu/oiid/download/Implementacion%205'S_ 0
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Jhaveri, D. (s.f.). What is 5s lean japanese techniques. Recuperado el 9 de octubre
de 2014, de http://www.evancarmichael.com/Human-Resources/3437/What-Is-5S-
Lean-Japanese-T echniques.html
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de octubre de 2014, de http://www.ponce.inter.edu/empleo/OPUSCULOS/EMPL E
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2014, de http://www.eumed.net/cursecon/libreria/2004/5s/2.pdf
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%20DEL_CAMBIO_CALIDAD_TOTAL.pdf