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DICA LEGAL:
Conjunto de documentos = ACERVO
DICA LEGAL:
Os documentos de Arquivo so produzidos ou recebidos. Isto significa que so
ACUMULADOS dessa forma.
Produzidos ou Recebidos = Acumulados
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Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com
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DICA LEGAL:
Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR a
ADMINISTRAO
conjunto
de
documentos
CRIADOS
ou
RECEBIDOS
DICA LEGAL:
O Arquivo tem finalidade funcional. Preservam as informaes que
evidenciam o funcionamento da instituio ao longo do tempo.
DICA LEGAL:
Os documentos de Arquivo so produzidos ou Recebidos (acumulados)
pela Instituio.
DICA LEGAL:
A Biblioteca tem finalidade essencialmente cultural guardar
informaes para estudo. Seus documentos so acumulados por meio de
compra, doao ou permuta.
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Estgio de Evoluo: (Corrente, Intermedirio e Permanente)
Extenso de sua atuao: (Setorial ou Central)
1.4.1 Entidade Mantenedora: Podem ser Pblico ou Privado
Pblico: rgos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirios, nas
esferas Federal, Estadual, Municipal e do DF. Tambm so considerados pblicos os
Arquivos das Fundaes Pblicas e Empresas Pblicas.
Privado: So aqueles mantidos por instituio de carter particular. Ex:
arquivo do Bradesco, Arquivo das Lojas Renner, arquivo da TV Braslia.
DICA LEGAL:
Marilena
Leite
Paes,
apresenta
seguinte
diviso:
Pblicos,
DICA LEGAL:
Arquivos Especializados: Relacionado a assunto especfico, relacionado
a uma rea do conhecimento. Ex: Arquivo Mdico, Arquivo Cartogrfico,
Arquivos de Engenharia.
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1.4.3 Estgio de Evoluo: Podem ser Corrente, Intermedirio e Permanente
Arquivo Corrente: So os Arquivos que guardam os documentos mais
novos e mais utilizados pela instituio. No Arquivo Corrente os documentos
possuem grande freqncia de uso, possuem fim administrativo.
Arquivo Intermedirio: So os Arquivos que guardam os documentos
menos utilizados pela instituio. No Arquivo Intermedirio os documentos
possuem baixa freqncia de uso, mas ainda possuem fim administrativo.
Arquivo Permanente: So os Arquivos que guardam os documentos
que, j tendo cumprido seu fim administrativo, sua funo administrativa, agora so
preservados, conservados, pelo seu valor histrico para Instituio.
DICA LEGAL:
C orrente
I ntermedirio
P ermanente
DICA LEGAL:
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DICA LEGAL: Arquivo Intermedirio
a fase em que os documentos ainda tm valor administrativo mas so
pouco consultados;
- Permite que os setores otimizem seu espao;
- No h necessidade de serem conservados prximos aos setores;
- Nesta fase, os documentos aguardam sua destinao final (eliminao
ou guarda permanente);
- tambm chamado de limbo ou purgatrio.
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DICA LEGAL:
um Arquivo descentralizado
Cada setor de
um
Arquivo
Centralizado,
recebem
os
Gnero
Podem ser: 7
Escritos ou Textuais
Iconogrficos
Sonoros
Filmogrficos
Informticos ou digitais
Cartogrficos
Microgrficos
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DICA LEGAL: Documentos escritos ou textuais
Documentos cuja informao esteja escrita ou textual e impressa. Ex.:
Contrato, atas, relatrios, certides
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1.5.2
Espcie/Tipologia documental
Espcie a denominao que se d ao aspecto formal de um documento, as
instituies possuem diversas espcies, ex.: Ofcio, memorando, declarao,
certido.
Tipologia documental a denominao que se d quando reunimos
determinada espcie funo ou atividade que o documento ir exercer. Ex.:
Declarao de Imposto de Renda, Certido de nascimento.
DICA LEGAL: Espcie e Tipologia documental
1.5.3
Espcie
Tipologia
Contrato
Contrato de locao
Alvar
Alvar de funcionamento
Certido
Certido de nascimento
Forma
classificao relacionada quanto forma do seu estgio de preparao do
documento. So as formas documentais: Rascunho ou Minuta; Original e Cpia.
1.5.4
Formato
Denomina-se formato de um documento o seu aspecto fsico, independente da
informao nele registrada. So formatos documentais, a Ficha, livro, caderno,
pergaminho.
1.5.5
Natureza do assunto
Em relao Natureza dos assuntos, os documentos so classificados como
OSTENSIVOS ou SIGILOSOS
DICA LEGAL: Ostensivo = ordinrio
a classificao dada ao documento cuja divulgao no prejudica a
administrao.
O documento ostensivo pode ser de livre conhecimento.
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O Documento classificado como sigiloso ser diferenciado pelo GRAU DE
SIGILO. So 4 os graus de sigilo.
DICA LEGAL: Grau de Sigilo 4 GRAUS
Ultrassecreto
Secreto
Confidencial
Reservado
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para classificar os estgios ou fases pelas quais passam os documentos dentro uma
instituio. (Corrente, Intermedirio e Permanente)
1 idade
2 idade
3 idade
C Corrente
I Intermedirio
P Permanente
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O documento s guardado, preservado pela instituio, porque possui algum
valor. Esse valor pode ser Administrativo ou Histrico.
A Arquivologia denomina o valor administrativo como VALOR PRIMRIO.
A Arquivologia denomina o valor histrico como VALOR SECUNDRIO.
DICA LEGAL: Valor Primrio = Valor Administrativo
Dar suporte/apoio s atividades da instituio
um valo temporrio Em determinado momento o valor administrativo
ir acabar
Todo documento nasce com valor administrativo
Finalidade: Servir a Administrao
1 idade
2 idade
C Corrente
I Intermedirio
3 idade
Permanente
Valor
Primrio
Valor
Secundrio
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2.2 Prazo de Guarda dos Documentos
O Prazo de guarda dos documentos o perodo em que o documento deve ser
mantido nos arquivos corrente e intermedirio.
O Prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo
com seguintes fatores:
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Ex:
Cdigo
002
022.11
024.1
024.2
Assunto
Planos e projetos de trabalho
Cursos internos
Folha de pagamento
Escala de Frias
Prazo de Guarda
Corrente
Intermediria
5 anos
9 anos
5 anos
5 anos
95 anos
7 anos
-
Destinao final
Guarda Permanente
Guarda Permanente
Eliminao
Eliminao
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Mtodo de Arquivamento
Arquivamento conjunto de operaes destinadas ao acondicionamento e ao
armazenamento de documentos. O mtodo de Arquivamento corresponder forma
que os documentos sero armazenados, visando a sua localizao futura.
DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Horizontal
Os documentos so dispostos uns sobre os outros
Indicados para Arquivo Permanentes e para documentos de grandes
dimenses como planta, mapa e desenho
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DICA LEGAL: Indireto
aquele em que, para se localizar o documento necessita antes concultar
um ndice ou um cdigo busca do documento feita diretamente no local
onde est guardado.
Caracterstico dos mtodos:
Numrico simples
Numrico cronolgico
Numrico digito-terminal
Decimal
Duplex
Mtodo Alfabtico
Mtodo Geogrfico
Mtodo Ideogrfico
Exemplos:
1- A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional de seus empregados, utilizou o
mtodo alfabtico(organizao a partir dos nomes dos empregados). Para tanto,
foram organizados os seguintes nomes:
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I Alfredo Maia Rodrigues
a)
b) VI V IV II III I
c)
d) VI III I II IV V
e)
I VI III V IV II
II V I VI III IV
I II III IV V - VI
II A Feminina
a)
b) II III V IV I
IV O Globo
c)
V Madeireira Cupim
d) I II III IV V
e)
III I V II - IV
III II IV V I
V IV III II - I
3- A Empresa Festil Eventos organizou suas fitas de vdeo relativas aos eventos que organizou a
partir dos nomes dos referidos eventos utilizado-se do mtodo alfabtico. Foram organizadas as
fitas dos seguintes eventos:
I Primeiro Seminrio de Arquivologia
II 3 Simpsio de Biblioteconomia
a) I II IV III - V
b) I II IV V III
c) III I IV V - II
d) III V IV I II
e ) V IV III II - I
Respostas:
1d
2c
3d
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3.1.1 Regras de Alfabetao
O Arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas regras de
alfabetao, que so as seguintes:
DICA LEGAL: Nome de Pessoas Fsicas
Considerar o ltimo sobrenome, depois o prenome.
Exemplo:
Ariovaldo Dias Furtado
Frank Menezes
Gilberto Alves Resende
Otaclio Guedes Marques
Arquivam-se:
Resende, Gilberto Alves
Menezes, Frank
Marques, Otaccio Guedes
Furtado, Ariovaldo Dias
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OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou
ligados por hfem no se separam, quando transpostos para o incio.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco
Heitor Villa-Lobos
Joaquim da Boa Morte
Severino Monte Negro
Arquivam-se:
Villa-Lobos, Heitor
Monte Negro, Severino
Castelo Branco, Camilo
Boa Morte, Joaquim da
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OBS: SOBRENOMES formados com as palavras SANTAS ou SO seguem a
mesma regra do sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo, quando
transpostos para o incio devem ser acompanhandos dos nomes que os sucedem.
Exemplo:
Adriana P. Santa F
Joo do Santo Cristo
Jos Carlos So Paulo
Ricardo Santa Rita
Arquivam-se:
Silva, Everaldo
Silva, Estevo
Silva, Edis
Silva, E.
1.1.1.1.
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OBS: ARTIGOS E PREPOSIES no so considerados.: a, o,de,d`, da, do, e,
um, uma.
Exemplo:
Arnaldo do Couto
Mrcio Mrio do Nascimento
Marcos Roberto Arajo da Silva
Ricardo d`Andrade
Arquivam-se:
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OBS: TTULOS no so considerados, Mas so colocados aps o fim do nome,
entre parnteses.
Exemplo:
Coronel Emerson Pontes
Ministro Jorge Cardoso
Professor Carlos Fernandes
Soldado Wilson R. Silva
Arquivam-se:
Schwazenegger, Arnold
(Soldado)
Hitler, Adolf
Chaplin, Charles
Bush, George Walker
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OBS: NOMES ESTRANGEIROS ESPANHOIS ou HISPNICOS (pases de
lngua espanhola), os dois ltimos nomes sobrenomes devem ser transportados para
o incio.
Exemplo:
Enrico Gutierrez Salazar
Juan Ramirez Abadia
Maria Pereira de La Fuente
Pablo Puentes Hernandez
Arquivam-se:
Sasazaki Yonoyama
Li Yutang
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Tentao, ( A)
Pas, (El)
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3.2 Mtodo Numrico
quando o mtodo de arquivamento feito por ordenao numrica.
3.2.1
Mtodo Numrico-Cronolgico
Mtodo Numrico-Digito-Terminal
3.2.2
Mtodo Numrico-Cronolgico
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3.2.3
Mtodo Numrico-Digito-Terminal
19.84.65
34.758
254.786
915.698
7.666
477.998
7.666
34.758
254.786
477.998
915.698
Organizados em ordem crescente
Mtodo Numrico
Digito-Terminal
03-47-58
00-76-66
25-47-86
91-56-98
47-79-98
Ordenao feita a partir dos
dois ltimos dgitos
Organizados em ordem crescente
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3.3 Mtodo Geogrfico
Os documentos sero arquivados de acordo com local, lugar ou setor.
considerado a origem, a procedncia do documento.
Pas
Estado
Cidade
Exemplo:
MALSIA
GRCIA
FRANA
ESPANHA
CANAD
BLGICA
ARGENTINA
Buenos Aires
Crdoba
Mar del Plata
Mendonza
Trs Lagos
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DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO ESTADO
Os ESTADOS devero ficar em ordem alfabtica
Dentro de cada estado, a 1 cidade dever ser a CAPITAL
As demais cidades seguem em ordem alfabtica
Exemplo:
TOCANTINS
SO PAULO
PARAN
GOIS
CEAR
BAHIA
ALAGOAS
Macei
Arapiraca
Palmeira dos ndios
Penedo
Santana do Ipanema
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3.4 Mtodo Ideogrfico
Organiza os documentos por assunto. Uma vez idenficados os assuntos, os temas
gerais podem ser considerados por nome ou cdigos numrico a eles atribudos. Os
cdigos numrico sempre apresentao uma relao do GERAL para o Particular.
DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS
Podem ser Alfabtico ou Numricos
DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS - ALFABTICO
DICIONRICO Ordenao alfabtica, como um dicionrio
Exemplo:
Salrios
Frias
Demisso
Controle de estoque
Contas a receber (SC)
Contas a pagar
Admisso
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DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS NUMERICO
atribudos a cada assunto: DUPLEX ou DECIMAL, do Geral
para o Particular
DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS - DECIMAL
Limitado a diviso de 10 classes
o mtodo utilizado pelo CONARQ
Atribudos do Geral para o Particular
2
3
Exemplos
DUPLEX
PESSOAL
1.1 Frias
1.2 Admisso
1.3 Salrios
1.4 Demisso
FINACEIRO
2.1 Contas a pagar
2.2 Contas a receber
MATERIAL
3.1 Material de consumo
3.2 Material permanente
DECIMAL
020 Pessoal
022 Aperfeioamento e treinamento
022.1 Cursos
022.12 Promovidos por outra instituio
022.121 No Brasil
022.122 No Exterior
022.2 Estgios
022.21 Promovidos por outra instituio
022.221 No Brasil
022.222 No Exterior
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Organizao do Arquivo
No momento em que uma organizao toma a deciso de organizar seu arquivo,
necessrio que seja realizada uma campanha de sensibilizao a toda empresa,
envolvendo os diversos nveis hierrquicos, com o objetivo de envolver todos no
projeto. A organizao do Arquivo de uma instituio ocorre em quatro etapas:
Levantamento de dados;
Anlise dos dados coletados;
Planejamento;
Implantao e acompanhamento
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Mtodo de arquivamento
Normas de funcionamento
Instalaes e equipamentos
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Gesto de Documentos
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de
produo, tramitao e uso, avaliao e arquivamento de documentos em fases
corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda
permanente.
Lei 8.159/1991 - 3
Garantir,
assegurar,
de
forma
eficiente:
produo,
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Assegurar
uso
adequado
da
microgrfica,
processamento
5.1
5.1.1
5.1.2
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desenvolvida a gesto de arquivos correntes e intermedirios
5.1.3
5.1.4
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Podem consult-lo
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6
Protocolo
Recebimento
Registro
Autuao
Classificao
Expedio/Distribuio
Controle/Movimentao
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Autuao
Numerao de folhas
Juntada
o Juntada por anexao
o Juntada por apensao
Desapensao
Desentranhamento de peas
Desmembramento de peas
Diligncia
Encerramento de processo
Abertura de volume
Reconstituio de processo
Registrar, conferir
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e o MAIS
Processo Acessrio
Recurso contra deciso do inqurito
Prestao de contas
40
41
A retirada de folha ou pea acontecer
mediante despacho
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Pleito indeferido
7.1
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