BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS 2003

Ce este o baz de date

Intr-o definiie, pe nelesul tuturor, vom nelege printr-o baz de date o colecie de informaii ce descrie mai multe
subiecte similare. Exemplul cel mai apropiat de activitatea medical este baza de date alctuit din foile de observaie ce
nsoesc pacienii spitalizai. Foaia de observaie se ntinde pe mai multe pagini, rubricile constuiente descriind pacientul
(subiectul) internat.
Totalitatea caracteristicilor ce descriu un subiect din baza de date alctuiesc o nregistrare. Deci baza de date este o
reuniune de nregistrri.
Fiecare caracteristic poart numele de cmp. Deci o nregistrare este reuniunea tuturor cmpurilor (caracteristicilor)
ce compun o nregistrare.
Revenind la exemplul anterior, baza de date este format din mulimea foilor de observaie (ce poart denumirea de
nregistrri), fiecare rubric constituind un cmp. Structura tuturor foilor de observaie este omogen, fiecare nregistrare
coninnd aceleai cmpuri (chiar dac unele sunt goale). Acest tip de baze de date pot fi organizate i sub forma unui tabel
mare sau a mai multor tabele, mai mici, cu legturi ntre ele. S remarcm faptul c i n practic, n foaia de observaie sunt
ataate buletine de analize, rezultate ale unor investigaii, diagrame Bazele de date ce pot fi astfel organizate poart
denumirea de baze de date relaionale.

Care sunt etapele de realizare a unei baze de date

Atunci cnd dorim s contruim o baz de date trebuie s ncepem cu generarea structurii bazei de date, adic s
stabilim din ce cmpuri alctuim o nregistrare. Pentru fiecare cmp se alege un nume, un tip de date (numeric, text, dat
calendaristic...) i o gam de reprezentare. n continuare sunt stabilite tabele n care distribuim nregistrrile precum i
legturile dintre aceste tabele. Aceast etap de proiectare este deosebit de important, de atenia cu care este parcurs
depinznd succesul ulterior al aplicaiei.
Odat generat structura bazei de date se trece la completarea cu informaie. Operaia este de regul continu,
desfurndu-se n paralel cu exploatarea bazei de date.
Exploatarea baza de date, const n intocmirea de rapoarte i statistici plecnd de la datele deinute.

S realizm concret o baz de date

Noiunile de mai sus sunt general valabile, realizarea efectiv a unei baze de date necesitnd particularizri impuse de
limbajul de programare utilizat. Pentru exemplificare noi am ales un mediu modern, larg rspndit i anume Microsoft Access
2003.
Baza de date ce o vom construi n continuare este un exemplu minimizat al foii de observaie. Numrul nsuirile
memorate va fi mic (pentru a ne ncadra n ora de laborator) dar va acoperi ca tip de informaie situaiile concrete din practic.
Ne propunem s reinem pentru fiecare pacient numele i prenumele (n cmpul Name), sexul (sex), greutatea msurat n
kilograme (weight(kg)), nlimea msurat n centimetri (height(cm)), adresa (locality), mediul de provenien rural sau urban
(environment), faptul c este sau nu fumtor (smoker), valorile temperaturilor pe perioada internrii (temperature) inclusiv a
momentelor cnd s-au nregistrat (date, time). Cmpurile menionate vor fi repartizate n trei tabele numite patient,
patient_origin, temperatures, cu legturi ntre ele (fig.1):

Figure 1. Tabelele ce compun baza de date

Fa ce cele enumerate mai sus fiecare din cele trei tabele conine cte un cmp special (numit cheie primar) care
identific n mod unic fiecare linie din fiecare tabel.
S ncepem. Dup ce lansm n execuie programul Access 2003 pe ecram apare imaginea urmtoare (fig.2) :
1

Figure 2. Fereastra de nceput a programului

Acionm cu mouse-ul asupra zonei ncercuite sau declanm meniul File i lansm comanda New(fig.3):

Figure 3. nceperea creerii unei noi baze de date

Efectul acestei operaii l avem n figura 4. Continum prin a alege tipul de baz de date. Pentru a nelege
mecanismul de construire vom pleca de la zero (opiune blank database) i vom parcurge toi paii necesari (fig.4):

Figure 4. Alegerea opiunii blank database

Pasul urmtor l constituie stabilirea numelui i a locului n care memorm fiierul cu baza de date. Fa de alte
programe Microsoft Office, acest pas trebuie fcut de la nceput i este motivat de cantitatea mare de informaie cu care
lucreaz o baz de date. La rubrica Save in stabilim discul i folderul (eventual construim un nou folder), iar la rubrica File
name indicm numele fiierului. Finalizm acionnd butonul Create (fig.5). Efectul apare sub forma fiigurii 6.
Din acest moment baza de date se afl pe disc i putem s o folosim. Atenie, pentru a nu pierde informaie, n acest
program, ori de cte ori suntem ntrebai dac dorim s memorm rspundem cu opiunea Yes.

Figure 5. Stabilirea numelui fiierului ce va conine baza de date

n lucrul cu baza de date ne vom folosi de comenzile oferite de fereastra Microsoft Access precum i de comenzile
din fereastra Database (atenie aceast fereastr nu trebuie nchis pe perioada sesiunii de lucru i recomandm pstrarea ei la
dimensiunile iniiale).

Figure 6. Fereastra Database

Fereastra Database (fig.6) ne ofer pe maneta din partea stng principalele capitole de lucru ce le vom studia
(Tables, Queries, Forms i Reports). Pentru oricare din capitole ni se ofer pe bara de sus a ferestrei aciunile New
(generare), Design (deschiderea structurii n vederea unor eventuale modificri), Open (deschiderea spre utilizare).
Capitolul Tables ne ofer posibilitatea de a crea tabele, de a le actualiza cu informaie i de a le exploata (vizualiza,
sorta, filtra).
3

Capitolul Queries ne ofer posibilitatea de a interoga informaia din tabele. Structurile obinute pot fi memorate i
utilizate i ulterior.
Capitolul Forms ne ofer posibilitatea de a genera formulare de lucru. Atunci cnd formularul este construit peste un
tabel, putem vizualiza sau actualiza informaia din acel tabel. Formularele de lucru sunt destinate ecranului.
Capitolul Reports ne ofer posibilitatea de a ntocmi rapoarte i statistici asupra bazei de date. Atunci cnd raportul
este construit peste un tabel, putem vizualiza informaia din acel tabel. Rapoartele sunt destinate tipririi pe hrtie, ele ns sunt
vizualizate pe ecran prin comanda Print preview.

Construcia tabelelor
Pentru a genera primul tabel acionm n fereastra Database asupra butonului New, dup ce am ales capitolul Tables.

Figure 7. Alegerea opiunii Design View pentru construirea unui tabel.

n figura 7 observm fereastra New Table. Pentru construirea structurii tabelului alegem varianta Design View.
Efectual acestei aciuni l avem n figura 8. Pe coloana Field Name indicm prin tastare numele fiecrui cmp (nsuire
memorat)

Figure 8. Fereastra cu care generm structura unui tabel

Odat denumit un nou cmp pentru acesta trebuie s fie indicat tipul de date (text, numr..) pe coloana Data Type, iar
dac dorim, pe coloana Description, putem aduga informaii utile nelegerii coninutului cmpului i modului de completare
cu informaie. Aceste informaii vor apare la baza ferestrei n care se afl tabelul, atunci cnd cursorul de scriere se afl pe
coloana corespunztoare.
4

S construim structura tabelului Patients. Primul cmp este Patient i trebuie s defineasc n mod unic fiecare linie
din tabelul Patients. Varianta cea mai la ndemn pentru construirea unui astfel de cmp este apelarea la numrul de ordine.
Pacienii din baza de date vor fi numerotai prin alegerea tipului de date Autonumber (fig.8). Acest tip de date este de fapt
reprezentat de numere Long integer, care se incrementez automat la inserarea unei noi linii n tabel. Atenie, ntr-un tabel un
singur cmp poate fi Autonumber !

Figure 9. Generarea cmpului Patient

Tastm n prima rublic de pe coloana Field Name cuvntul Patient. Ducem cursorul mouse-ului n prima rubric de
pe coloana Data Type i apsm butonul ce a aprut n aceast rubric. Alegem din lista Autonumber (fig.9).
Pentru c noi suntem cei ce stabilim ce cmp este cheie primar, cu click dreapta de pe mouse declanm meniul
flotant i alegem Primary key (fig. 10). Ca efect, n faa cmpului patient apare o chei (fig.11).

Figure 10. Stabilirea cheii primare

Urmtorul cmp generat este name (fig. 11). Dup ce se tasteaz name pe rndul doi n coloana Field name, se duce
cursorul mouse-ului pe acelai rnd n coloana Data type i se acioneaz butonul aprut n rubric. Pentru tipul cmpului se
alege Text. Atenie, acest tip de cmp este cel implicit pentru Data type.
5

Figure 11. Generarea cmpului name

Al treilea cmp este sex, tot de tipul text. Procedm (fig. 12) similar cmpului anterior. Suplimentar modificm
numrul de caractere alocat cmpului. Dup ce a fost ales tipul text se duce cursorul mouse-ului n rubrica Field size, unde
valoarea implicit 50 este modificat la valoarea 1 (suficient pentru memorarea celor dou variante: F sau M)

Figure 12. Generarea cmpului sex.

Pentru ultimele dou cmpuri - weight(kg) i height(cm) - la rubrica Data type este necesar s alegem Number,
avnd n vedere faptul c vor fi memorate numere. Forma implicit a tipului Number este Long integer. In figura 13 este
ilustrat aceast alegere. Deoarece Long integer este destinat memorrii de numere ntregi de mari dimensiuni, avnd n
vedere gama de valori ce vor fi memorate, putem face schimbarea n Byte (domeniul de valori ntregi fiind 0-255, suficient
cazului nostru). Pentru aceasta se duce cursorul mouse-ului n rubrica Field size se apas butonul aprut n rubric i se face
alegerea dorit (fig. 14). n mod similar este generat i cmpul height(cm) (fig.15)
Pentru finalizarea generrii tabelului nchidem fereastra Table patients i rspundem Yes la mesajul din figura 16.
Efectul l constituie apariia unei mici ferestre (fig. 17), n care putem indica numele tabelului.
Numele dat acestui prim tabel este Patients (fig.18), pentru a sugera coninutul.

Figure 13. Generarea cmpului weight(kg)

Figure 14. Stabilirea variantei Byte pentru Number

Figure 15. Generarea cmpului height(cm)

7

Figure 16. Mesajul prin care suntem ntrebai dac memorm tabelul nchis anterior

Figure 17. Stabilirea numelui tabelului.

Figure 18. Stabilirea numelui patients

Figure 19. Din acest moment tabelul patients poate fi exploatat.

Deoarece tabelul patients face parte dintr-o baz de date cu mai multe tabele nu vom introduce informaii pn nu
finalizm structurile tuturor tabelelor componente.
Continum dezvoltarea bazei de date folosind noiunile descrise anterior precum i imaginile din figurile 20-21 prin
construirea structurii tabelului patient_origin. Pentru cheia primar a fost ales tipul Number, varianta Long integer, deci
atenie atunci cnd vor fi introduse datele.

Figure 20. Folosirea coloanei Description

Figure 21. Pentru cmpul smoker se alege tipul de date Yes/No

Continum lucrul cu generarea structurii ultimului tabel (temperatures) al bazei de date. n plus fa de cele
cunoscute deja apare utilizarea i a tipului de date Date/Time (figurile 22-25) pentru memorarea momentului msurrii
temperaturii.

Figure 22. Alegerea tipului de date Date/Time

Figure 23. Stabilirea formatului datei

10

Figure 24. Stabilirea formatului de memorare a orei pentru cmpul time

Figure 25. Generarea cmpului patient de tipul Number.

Generarea cmpului patient trebuie fcut n conformitate cu tipul Autonumber definit n tabelul patients (unde este
cheie primar) i este ilustrat n figura 25.
Pentru cmpul temperature este necesar s alegem o modalitate prin care s putem memora numere zecimale avnd
n vedere valorile temperaturilor umane. Datorit numrului mic de zecimale cu care se msoara temperatura dintre opiunile
disponibile (Single i Double) se alege Single. (fig. 26).

11

Figure 26. Alegerea tipului Number, varianta Single, pentru cmpul Temperature.

Figure 27. Stabilirea numelui tabelului temperatures.

Construcia legturilor ntre tabele

Ultima etap n generarea structurii bazei de date o constituie stabilirea legturilor ntre tabele. Inainte de introducerea
informaiei (fig. 28) din meniul Tools lansm comanda Relationships (fig. 29) ce are ca efect apariia ferestrei Show table
(fig. 30).

12

Figure 28. Cele trei tabele au constituit structura.

Figure 29. Lansarea n execuie a comenzii Relationships

Figure 30. Alegerea tabelelor ntre care vor fi construite legturile

Cu ajutorul ferestrei Show table reinem tabelele ntre care vom stabili legturi prin selectare cu mouse-ul i apsarea
butonului Add. Finalizm prin apsarea butonului Close.

Figure 31. Tabelele ntre care se vor stabili legturile

Ca efect pe ecran avem o imagine similar figurii 31. Ducem cursorul mouse-ului peste cmpul patient din tabelul
patiens, apsm prelung butonul din stnga (de pe mouse) i fr a ridica degetul deplasm cursorul pn peste cmpul patient
din tabelul patient_origin, moment n care eliberm mouse-ul. Efectul este prezentat n figura 32.

13

Figure 32. Fereastra Edit Relationships prezint cmpurile ce vor fi legate

n continuare bifm cele trei csue din fereastr realiznd n acest fel un control continuu asupra informaiilor din
tabele. Finalizm operaia prin apsarea butonului Create. Efectul l vedem n figura 33.

Figure 33. Legtura tip 1:1 ntre tabelele patients i patients_origin

Legtura format este de tipul 1:1 (one to one) adic fiecarei linii n primul tabel i corespunde cel mult o singur linie
n al doilea. Practic cele dou tabele pot fi alipite, rezultnd un singur tabel cu mai multe coloane i deci mai greu de manevrat.

Figure 34. Realizarea legturii ntre tabelele patients i temperatures

A doua legtur o realizm ntre cmpurile patient din tabelele patients i temperatures urmnd o procedur similar
celei de la legtura anterioar (fig. 34). Figura 35 ne arat i a doua legtur care este de tip 1:m (one to many) adic fiecarei
linii din primul tabel i pot corespunde mai multe n al doilea i fiecarei linii din al doilea tabel i corespunde exact una n
primul.

Figure 35. Cele trei tabele legate ntre ele

14

Pentru ca baza de date s rein legturile efectuate vom nchide fereastra Relationships i vom rspunde Yes la
ntrebarea din figura 36.

Figure 36. Memorarea n cadrul bazei de date a relaiilor stabilite

Completarea cu informaie a tabelelor

Primul tabel n care ntroducem date este patients (fig. 37). Dup ce l deschidem, indrucem datele pentru un numr
de pacieni incluznd datele din figura 38. n csua in care scrie (AutoNumber) nu tastm nimic, programul incrementnd
automat.

Figure 37. Deschiderea tabelului patients

Figure 38. Completarea cu informaie a tabelului patients.

Trecem acum la tabelul patients_origin (fig. 39), ]l deschidem i introducem date, n conformitate cu figura 40.

Figure 39. Deschiderea tabelului patient_origin

15

Figure 40. Introducerea de informaie n tabelul patient_origin

Atenie, numrul introdus la rubrica patient trebuie s nu depeasc numrul de pacieni din tabelul patients. Dup
ce introducem numrul putem apsa asupra plusului din faa numrului de pacient, declanm apariia unui mic tabel, cu datele
corespunztoare din tabelul patients (figura 41) putnd completa cunoscnd i celelalte date tabelul n acest fel cu informaie
patient_origin.

Figure 41. Aducerea pe ecran a datelor corepunztoare din tabelul patient_origin

n figura 42 ce se ntmpl dac se introduc date pentru un numr de pacient inexistent (5). Mesajul de eroare apare
att la trecerea pe rnd nou ct i la incercarea de nchidere a ferestrei Table (fig. 43).

Figure 42. Pacientul 5 nu exist n tabelul patients, trecerea pe rndul urmtor genereaz mesajul de eroare

Figure 43. Mesaj de eroare datorat ncercrii de memorare a unui pacient inexistent.
16

Pentru a a putea continua apsm succesiv pe tastatura Esc pn dispare mesajul de eroare.
Continum cu introducerea valorilor temperaturilor msurate. Acestea sunt memorate n tabelul temperatures, ns
pentru a lucra mai uor vom deschide tabelul patients (fig. 44) i vom aciona cu mouse-ul asupra plusului din faa numelui
pacientului cruia i memorm temperatura. Plusul devine minus i un tabel n care s introducem datele se desfoar (fig.
45). nchiderea acestui tabel poate fi fcut acionnd asupra minusului.

Figure 44. Pentru a introduce mai uor temperaturile deschidem tabelul patients.

Figure 45. Introducerea temperaturilor msurate pentru pacientul 1

Figure 46. Aspectul tabelului temperatures

17

Temperaturile pot fi introduse i direct n tabelul temperatures, cu precizarea c aici trebuie indicat numrul
pacientului (fig. 46).

Sortarea informaiei dintr-un tabel

Pentru a sorta liniile dintr-un tabel selectm coloana dup care dorim ordonarea (ca exemplu n figura 47 a fost aleas
coloana height(cm) din tabelul patients. Selectarea s-a fcut prin acionare cu mouse-ul pe titlul height(cm).

Figure 47. Selectarea coloanei height(cm) i lansare comenzii Sort Ascending

Efectul este vizibil n figura 48. Sortarea putea fi fcut i descendend prin lansarea comenzii Sort Descending.

Figure 48. Efectul sortrii ascendente dup nlime

Filtrarea informaiei dintr-un tabel

Prin operaia de filtrare se vor putea reine spre vizualizare doar acele informaii ce respect un criteriu.. Comanda se
lanseaz din meniul Records i este Advanced Filter/Sort (fig. 49)

Figure 49. Lansarea comenzii de filtrare.

La baza ferestrei filter apare un tabel, n care pot fi indicate criteriul sau criteriile de filtrare (fig. 50). n exemplul
prezentat sunt reinute spre afiare doar pacienii de sex feminin. Aplicarea filtrului se face dnd comanda Apply Filter/Sort
din meniul Filter (fig.51). n figura 52 este ilustrat rezultatul filtrrii.

18

Figure 50. Fereastra filter

Figure 51. Aplicarea filtrului construit

Figure 52. Rezultatul filtrrii.

19

Figure 53. Anularea efectului filtrului aplicat

Pentru a readuce pe ecran ntregul coninut al tabelului se lanseaz comanda Remove Filter/Sort din meniul Records
(fig. 53).
Operaia de filtrare poate avea criteriul pe mai multe coloane. Spre exemplu n figura 54 se construiete un filtru, cu
care s determinm care sunt brbaii mai nali de 150 de centimetri.

Figure 54. Exemplu de filtrare dup dou cmpuri.

Atenie, condiiile pot fi scrise pe mai multe rnduri, efectul general pe coloan fiind al unei funcii SAU logic (OR).
Funciile logice pot fi folosite i la scrierea condiiilor dintr-csu. Exemple: >120 And <170 (valorile mai mari de 120 i mai
mici de 170, I* (textul ce ncepe cu litera I).
Trebuie remarcat faptul c structura filtrului nu poate fi memorat i trebuie construit la fiecare utilizare.

Interogri asupra informaiilor dintr-unul sau mai multe tabele

Interogrile sunt structuri cu care putem filtra informaia din unul sau mai multe tabele care pot fi memorate pe disc.
Generarea structurii se face alegnd n fereastra Database pe maneta din stnga Queries, apoi New i n fereastra
New Query, Design View (fig. 55)

Figure 55. Construirea unei structuri de interogare n modul de lucru Design View
20

Cu ajutorul ferestrei Show table se aduc n structur tabelele peste care vom face interogarea Primul exemplu
prezentat este listarea numelor pacienilor fumtori (fig. 56).

Figure 56. Aducerea n structur a tabelelor asupra crora facem interogarea.

n tabelul de la baza ferestrei Select Query sunt indicate att cmpurile ce vor impune condiiile ct i cmpurile ce
vor fi afiate. Atenie, nu mai apar implicit toate cmpurile componente ale tabelelor. Figura 57 ne indic modul n care sunt
indicate cmpurile dorite s participe la interogare. La rubrica Field se alege numele cmpului, la rubrica Table numele
tabelului

Figure 57. Alegerea numelor cmpurilor.

Figure 58. Structura interogrii pentru aflarea pacienilor fumtori.

Pentru memorarea pe disc a structurii interogarii se nchide fereastra Select Query. (fig. 58), se rspunde cu Yes la
ntrebarea din figura 59.
21

Figure 59. Cu apsarea Yes se declaneaz memorarea structurii pe disc.

n figura 60 se indic numele sub care este memorat structura interogrii.

Figure 60. Stabilirea numelui structurii interogrii.

Figure 61.
Figura 61 ne ofer rezultatul interogrii.
Al doilea exemplu ilustreaz modul n care putem afla pacienii cu temperatura mai mare de 38 Gr. C i n ce
momente au ajuns la aceste valori. Tabelele utilizate n interogare sunt patients i temperatures. Structura este ilustrat n
figurile 62, 63, 64.

Figure 62. Structura ce ne ofer momentele n care unii pacieni depesc temperatura de 38 de grade
22

Figure 63. Stabilirea numelui structurii

Figure 64. Rezultatul interogrii

Observaie. Condiiile nscrise la rubrica Criteria respect aceleai reguli de la filtrarea tabelelor.

Formulare
Formularele (Forms) sunt instrumente foarte utile n prezentarea sau actualizarea informaiilor din tabele. Marele
avantaj al acestui instrument il constituie prezentarea informaiilor nregistrare cu nregistrare. Lucrul cu formulare l putem
face selectnd pe maneta din partea stng Forms (fig. 65).

Figure 65. Generarea unui formular nou,

S construim un formular cu ajutorul cruia s vizualizm coninutul tabelului patients. Acionm (fig. 65) butonul
New, alegem Design View i stabilim numele tabelului peste care construim formularul (atenie, nu uitai stabilirea tabelului)
23

Figure 66. Construirea structurii formularului

Pentru construirea structurii avem nevoie de (fig. 66): fereastra Form i de fereastra Field list (n exemplului
patients).

Figure 67. Aducerea cmpurilor din Field list, n zona Detail a ferestrei Form
Cu ajutorul mouse-ului sunt trase din fereastra patients n zona Detail a ferestrei Form, cmpurile dorite (fig. 67).
Deoarece n stnga fiecrui cmp apare automat o etichet cu numele cmpului vom avea grije s lasm la operaia de tragere,
suficient loc. Componena n cmpuri a unui formular este la alegerea noastr, nu e obligatoriu s tragem toate cmpurile.

Figure 68. Pentru memorarea structurii pe disc se apas Yes

Finalizarea construirii formularului o facem nchiznd fereastra Form i alegnd Yes la ntrebarea din figura 68.
24

Stabilim numele fiierului conform figurii 69.

Figure 69. Stabilirea numelui formularului.

Figure 70. Formularul patients este pregtit pentru a fi deschis i folosit

Figure 71. Aspectul formularului patients

n figura 71 este prezentat formularul construit. Parcurgerea ntregului tabel (linie cu linie) se face cu ajutorul
butoanelor de la baza ferestrei. Atenie, fiecare informaie poate fi modificat, modificrile fiind memorate pe disc. Dac dorim
s adugm o inregistrare nou se poate aciona butonul cu stelu i pe ecram va fi adus un formular cu rubrici goale.

25

Rapoarte
Raportul este instrumentul prin care pot fi tiprite statistici asupra datelor din tabele. Raportul ne d i posibilitatea de
a efectual calcule statistice. Dac formularul este destinat lucrului pe hrtie, raportul utilizeaz ca support hrtia. Inainte de
punerea pe hrtie, raportul poate fi vizualizat pe ecran prin funcia Print preview.
S construim un raport ce s conin numele i nlimile pacienilor din tabela patients.

Figure 72. Generarea structurii unui nou raport

Figura 72 ilustreaz modul n care se ncepe generarea unui nou raport. Exemplul din imagine va fi construit peste
tabelul patients (ca i la formulare, nu uitai s alegei tabelul).

Figure 73. Instrumentele necesare construirii unui raport.

Instrumentele cu care se construiete un raport sunt prezentate n figura 73: fereastra Raport, fereastra Field list (n
figur patients) i fereastra Toolbox.
Un raport se compune din cinci zone, implicit fiind afiate doar trei. Pentru a avea pe ecran toate zonele se apeleaz la
meniul View (fig, 74), n care comenzile Page Header/Footer i Report Header/Footer trebuie s fie bifate.

Figure 74. Bifarea comenzile Page Header/Footer i Report Header/Footer pentru afiarea tuturor zonelor unui raport
26

Cele cinci zone ale raportului sunt:

-Report Header zon n care se poate scrie titlul raportului
-Page Header zon n care se poate scrie un antet de pagin, informaie ce se repet la nceputul
tuturor paginilor raportului. Zon n care se poate pagina raportul.
-Detail - zon n care se indic informaia a cror cmpuri s fie prezent n raport.
-Page Footer zon n care se poate scrie un subsol de pagin, informaia scris se repet la sfritul
tuturor paginilor raportului. Este zon n care se poate pagina raportul.
-Report Footer zon n care se poate scrie un sfrit de raport. Singura zon n care pot fi efectuate
calcule statistice asupra datelor din raport.
Fiecare din cele 5 zone poate fi modificat ca dimensiune. Pentru aceasta se duce sgeata mouse-ului s nepe
frontiera de jos sau din dreapta (dup necesitate), se apas prelung butonul din stnga (de pe mouse) i se mut mouse-ul pe
mas, pn cnd dimensiunea este cea dorit. n acel moment eliberm butonul mouse-ului. Este bine ca suprafaa celor 5 zone
s fie redus la maxim pentru a economisi hrtia la tiprire.
Pentru a scrie o informaie ntr-un raport (un titlu, o nume de rubric, o explicaie...) este necesar s creem un
dreptunghi etichet (label). Pentru aceasta apsm butonul Aa din fereastra Toolbox, apoi ducem cursorul mouse-ului pe
suprafaa raportului, n zona dorit, apsm prelung butonul din stnga i trasm un dreptunghi. La ridicarea degetului de pe
mouse, apare un cursor de scriere, tastm textul dorit i ncheiem editarea apsnd tasta enter. Atenie, dac nu tastm nimic,
dreptunghiul etichet se pierde.
n zona Detail trebuiesc indicate cmpurile a cror informaie dorim s o prezentm n raport. Pentru aceasta cel mai
simplu este s procedm ca i la formulare. Se trage cu mouse-ul din Field list, cmpul dorit, n locul dorit n zona Detail,
suficient de departe de marginea din stnga. n urma acestei aciuni apar 2 dreptunghiuri, pereche, unul n stnga cu inscripia
text n interior, i unul n dreapta, cu numele cmpului din Field list, n interior. Dreptunghiul din stnga funcioneaz ca o
etichet, n care putem scrie dup dorin orice. Pentru obinerea unui cursor de scriere este necesar s ducem cursorul mouseului peste etichet i s apasm succesiv de dou ori butonul din stnga. Se utilizeaz n continuare tastatura pentru a indica
textul dorit, finaliznd operaia prin apsarea tastei enter. Dac dorim s tergem dreptunghiul etichet l selectm (un singur
click pe mouse) i apsm tasta Delete. Dreptunghiului din dreapta, cu numele cmpului nu i se aduc modificri n interior.
Urmeaz poziionarea cu mouse-ul a dreptunghiurilor, prin agare de colul din stnga sus i tragere.
Pentru a efectua calcule statistice n zona Report Footer este necesar s apsm cu mouse-ul butonul ab din fereastra
Toolbox, apoi s trasm un dreptunghi, cu acest instrument, n zona Report Footer. Atenie lsai suficient loc n stnga,
deoarece dreptunghiul trasat este nsoit n stnga de un dreptunghi etichet pereche. In interiorul dreptunghiului de calcul
apare scris Unbound. Textul etichetei poate fi dup dorin. Pentru obinerea unui cursor de scriere este necesar s ducem
cursorul mouse-ului peste etichet i s apasm succesiv, de dou ori, butonul din stnga. Se utilizeaz n continuare tastatura
pentru a indica textul dorit, finaliznd operaia prin apsarea tastei enter. Pentru tergerea etichetei se selecteaz (un singur
click cu mouse-ului) i apoi se apas tasta delete. Pentru a genera o formul de calcul n dreptunghiul Unbound respectm
regulile:
-editarea ncepe cu semnul = ,
-operanzii cmpuri se ncadreaz ntre paranteze drepte,
-pentru respectarea ordinii operaiilor se folosesc parantezele,
-semnele folosite sunt: pentru adunare este +, pentru scdere este -, pentru nmulire este *, pentru mprire este /,
-pot fi folosite funcii predefinite.
Exemple de funcii predefinite:
AVG([nume cmp]) pentru media valorilor din cmpul citat,
SUM([nume cmp]) pentru sum valorilor din cmpul citat,
MIN([nume cmp]) pentru minimul valorilor din cmpul citat,
MAX([nume cmp]) pentru maximul valorilor din cmpul citat,
COUNT([nume cmp]) pentru numrul valorilor din cmpul citat.
.
n figura 75 este prezentat structura unui raport n care vor fi afiate toate informaiile din tabelul patients i vor fi
calculate valorile medii ale greutii i nalimii.
Realizarea structurii din figura 75 a fost fcut pe baza regulilor menionate mai sus, pentru zona Detail aducndu-se
cmpurile din Field list, tegndu-se eticheta de la fiecare cmp i apoi mutndu-le conform poziiei.
Datele oferite de raportul cu structura din figura 75 sunt prezentate n figura 76.

27

Figure 75. Exemplu de structur de raport

Figure 76. Datele oferite de raportul cu structura n figura 75.

28