Vous êtes sur la page 1sur 32

MOBILISER LES QUIPES AUTOUR DE

QUALIBAIL 2

Rencontres Qualibail 2
6 Novembre 2014

Prparer et russir laudit de certification

Pascal Romand PRISME CONSULTANTS

MOBILISER LES QUIPES AUTOUR DE


QUALIBAIL 2

Prsentation de Prisme Consultants

Rencontres Qualibail 2
6 Novembre 2014

Prparer et russir laudit de


certification
Responsable Qualit et contrle interne de Logal Immobilire
(1988-2004)

- Certifi ISO Matrise douvrage en dcembre 1996 puis sur toutes les activits
en dcembre 2001
- Cration avec Logiseine SA et Sodineuf Habitat Normand du Rfrentiel
Qualibail
- Dpt de la 1re version Qualibail le 8 fvrier 2002 au JO
-Certifi Qualibail en octobre 2002

Directeur de PRISME Consultants (2004-2014)

58 clients ESH, OPH, entreprises du BTP et collectivits locales

Accompagnement Audit Formation

- ISO / QUALIBAIL / R.S.E / LABEL H.S.S. / LABEL LUCIE


- Audit dvaluation Qualibail
-Auditeur H.Q.S.
- Formation aux pratiques de commercialisation Responsable qualit
Pilotage des processus Mangement de projet

Prparer et russir laudit de


certification
Activit dauditeur
En tant que conseil 2004-2014
46 Organismes dont 37 sur Qualibail

Accompagnement complet Qualibail > 17 organismes certifis ou en cours de


certification
Audits dvaluation, interne ou blanc Qualibail et ISO > 125 audits raliss

+
Logal Immobilire 1996 2004
63 audits raliss

En tant quaudit Qualibail et ISO : 12


En tant quauditeur interne ISO et Qualibail : 51

MOBILISER LES QUIPES AUTOUR DE


QUALIBAIL 2

Les fondamentaux de laudit

Rencontres Qualibail 2
6 Novembre 2014

Prparer et russir laudit de


certification
Laudit est loutil principal qui doit permettre un organisme de samliorer
significativement sur ses rsultats.
3 principes de base
1 - les auditeurs internes OU externes doivent tre comptents,
2 - limage de laudit doit tre base sur lide dun entretien permettant
didentifier des carts (et non des fautes) dans le but de chercher des solutions
(et non des responsables sanctionner),
3 - la Direction de lorganisme doit communiquer positivement sur cet outil qui ne
doit pas apparatre comme une contrainte coteuse, obligatoire de par les
rfrentiels, mais comme une activit support part entire source
damlioration.

Prparer et russir laudit de


certification
L'efficacit dun audit repose sur cinq fondamentaux :
1 - un programme d'audit concert, prcis et document
2 une prparation de laudit par toutes les parties prenantes (ici
AFNOR, Directions de lorganisme, Responsable qualit et
collaborateurs de lorganisme)
3 la ralisation de laudit (respect et transparence)
4 - des enregistrements qui font suite la ralisation de l'audit (piste
damlioration, carts.)
5 - une perception et un retour positif des audits (Ecoute de lauditeur)

MOBILISER LES QUIPES AUTOUR DE


QUALIBAIL 2

Rencontres Qualibail 2
6 Novembre 2014

Quels sont les types daudits prvus dans la dmarche


Qualibail ?

Prparer et russir laudit de


certification
Exigence Qualibail en matire daudit
1 AUDIT INTERNE ET ANNUEL programm
Ralis en interne (quipe dauditeurs internes)
Ou par une tierce personne (cabinet extrieur)
Vrifier si les dispositions prises par lorganisme sont de manire rcurrentes
respectes et appliques.

Laudit interne doit tre ralis par des personnes qualifies


Il doit couvrir toutes les activits impactes par le rfrentiel
(pas de dure exige ni le nombre daudits)

Prparer et russir laudit de


certification
LAUDIT DE CERTIFICATION (cycle sur 3 ans)
> Valider et constater que les dispositions prises par lorganisme sont
conformes ou non au regard de chacune des exigences et notamment en
matire dapplication des procdures, des outils documentaire, de
pilotage et de mesure des engagements

Dure de laudit de certification


3 5 jours selon la configuration de lorganisme
Puis pour laudit de suivi anne n+1 et n+2
de 2.5 jours 4 jours (dit audit allg )

MOBILISER LES QUIPES AUTOUR DE


QUALIBAIL 2

Rencontres Qualibail 2
6 Novembre 2014

Quels conseils et recommandations donner aux


bailleurs qui souhaitent se lancer ?

Prparer et russir laudit de


certification
Recommandation 1 en matire daudit
Procder avant tout accompagnement (ou mise en place en
interne) un AUDIT DEVALUATION (ou diagnostic) permettant :
1 - De mesurer les carts entre les pratiques de lorganisme et les
exigences du Rfrentiel
2 - De valider dores et dj certaines pratiques
3 - Daxer laccompagnement (si volont de lorganisme) sur les points
jugs les plus importants par lorganisme (notamment les procdures
dites interfaces)

Dure : 3 5 jours selon la configuration de lorganisme

Prparer et russir laudit de


certification
Recommandation 2 en matire daudit
L AUDIT BLANC (ou blanc )
Vrifier si les dispositions prises par lorganisme sont mises en uvre
par lorganisme et que celles-ci correspondent celles du Rfrentiel

Dure : 3 5 jours selon la configuration de lorganisme


NOTA : Laudit blanc (ou blanc) nest justifi quau
pralable dun audit de certification.

Prparer et russir laudit de


certification
Laudit : outil de progrs et damlioration
continue
Un bon audit doit apporter une plus value lorganisme du fait de :
lidentification de non-conformit et/ou de points sensibles justifis
par lauditeur
Lidentification de pistes damlioration pertinentes pour lorganisme

Principes

Un organisme nest jamais bon 100% dans ses pratiques.


Il ne faut pas soffusquer davoir des carts par rapport la norme,
mais tout au contraire sen satisfaire pour progresser

Prparer et russir laudit de


certification
La prparation (relation Responsable qualit / auditeur)
Fixation des dates daudit (2 mois avant laudit)
Vrification des disponibilits

Formalisation dun plan daudit avec lauditeur au moins 1 mois


avant la date daudit
Communication aux quipes du plan daudit

Envoi de documents lauditeur 1 mois avant laudit

Dernier bilan annuel qualit


Organigramme
Liste des procdures et des documents
NOTA : Le manuel qualit nest pas une exigence du Rfrentiel. Le fait de ne
pas avoir de manuel ne constitue pas un cart par rapport lexigence qualibail

Prparer et russir laudit de


certification
La prparation (relation Responsable qualit / audits)
Rappel des points de vigilance auprs des quipes
Rappel des objectifs de lorganisme et de la note de cadrage

Elaboration et transmission aux audits dune liste de questions possibles et


de rponses apporter
Vrification sur laccessibilit des documents types
Vrification du classement des enregistrements
Identifier les actions spcifiques mises en place par lorganisme pour rpondre
certains engagements (moyens informatiques par exemple)
Prise de rendez-vous en interne la demande des audits
Nota : Rle important des directions ou responsables de service en tant que
relais de la Direction de lorganisme sur la dynamique qualit de lorganisme

Prparer et russir laudit de


certification
La ralisation de laudit

Prsence du Responsable qualit indispensable pendant laudit (en soutien des


audits)
Etre transparent vis--vis de lauditeur et pouvoir justifier les carts constats
par lauditeur sur des lments factuels
Ne pas hsiter valoriser certaines actions et mettre en avant certaines
pratiques et leurs efficacits (exemple : mise en place dun service spcifique en
charge de la propret)
Ne pas hsiter (si possible) lever des carts pendant laudit (exemple:
modification dune procdure)
Objection possible sur des carts constats par lauditeur et le statut des carts
(non-conformit majeure, mineure ou point sensible)
Rfuter tout jugement de valeur mis par lauditeur (exemple: niveau
dexigence en matire de contrle propret)

Prparer et russir laudit de


certification
En conclusion
Lauditeur lors de laudit de certification na que trs peu de temps pour
apprhender le systme qualit mis en place par lorganisme.
Lors des audits de suivi, il sera plus mme tre plus prcis quand son
questionnement.
Il sera vigilant ce que tous les carts puissent tre couverts par des actions
correctives et que les pistes damlioration soient traces mais pas forcement
prises en compte par lorganisme. Cela vaut pour son audit mais galement
pour les audits mens en interne par lorganisme.
> Principe de lamlioration continue

Vigilance

Attention bien restituer les conclusions de laudit aux audits (principaux


acteurs de laudit)

MOBILISER LES QUIPES AUTOUR DE


QUALIBAIL 2

Rencontres Qualibail 2
6 Novembre 2014

Prparer et russir laudit de certification

Maryse Prat LA CITE JARDINS

SOMMAIRE

21

SOMMAIRE

Rencontres Qualibail 2

Jeudi 6 novembre 2014

22

SOMMAIRE

Rencontres Qualibail 2

Jeudi 6 novembre 2014

23

SOMMAIRE

Rencontres Qualibail 2

Jeudi 6 novembre 2014

24

SOMMAIRE

Rencontres Qualibail 2

Jeudi 6 novembre 2014

25

SOMMAIRE

Rencontres Qualibail 2

Jeudi 6 novembre 2014

26

SOMMAIRE

Rencontres Qualibail 2

Jeudi 6 novembre 2014

27

SOMMAIRE

Rencontres Qualibail 2

Jeudi 6 novembre 2014

28

SOMMAIRE

Rencontres Qualibail 2

Jeudi 6 novembre 2014

29

SOMMAIRE

Rencontres Qualibail 2

Jeudi 6 novembre 2014

30

SOMMAIRE

Rencontres Qualibail 2

Jeudi 6 novembre 2014

31

SOMMAIRE

Rencontres Qualibail 2

Jeudi 6 novembre 2014

32