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CODIGO

TODO INSUMOS CAQUETA

VERSION
FECHA DE ELABOARACION
FECHA DE REVISION

CONTROL DE DOCUMENTOS

PAGINA 1 DE 4

ELABORADO POR: DIRECTOR DE SGC

REVISADO POR: GERENTE

APROBADO POR: GERENTE

FIRMA:

FIRMA:

FIRMA:

DOCUMENTO
CONTROLADO

1. PROPSITO:
Establecer las actividades necesarias para el control de los documentos de los procesos de empresa conforme a los
requisitos de la norma NTCGP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO 14001:2004
2. ALCANCE:

Aplica a todos los documentos que se utilicen dentro de los Procesos de la empresa

3. DEFINICIONES:

1 Documento: Informacin y su medio de soporte.

2 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso

3 Registro: Documento que suministra evidencia objetiva de actividades efectuadas o de resultados alcanzados..

SGC: Sistema de Gestin calidad. Hace referencia a la integracin de los sistemas de calidad, seguridad y salud
ocupacional, ambiental de la empresa.

Sistema de Gestin - Prohibida su reproduccin parcial o total


Documento para uso exclusivo de la compaa

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DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

Identificar la necesidad

Diligenciar el formato
de solicitud, creacin,
eliminacin o
actualizacin de
documentos

La solicitud es
pertinente?
NO

SI

Ajustar el documento

Clasificar dependiendo
del tipo de documento

Evidenciar la
Aprobacin del
documento

Socializar los cambios

FIN

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Identificar la necesidad

Responsable: todos los procesos

Dilengiar el formato

Responsable: Todos los procesos

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La solicitud es pertinente?

Responsable: director de SGC

Ajustar el documento

responsable: director de SGC

la solicitud es pertinente SI, pase a decisin 4


la solicitud es pertinente NO, pase a decisin 8 FIN

se identifica la necesidad del documento y se Informa


al lder del proceso, jefe o director de SGC con el fin
de facilitar su presentacion, utilizacion y disposicion
final

Clasificar dependiendo del tipo de


documento

Diligencie el Formato Solicitud Documental si


identifica una necesidad de Elaboracin,
Modificacin o Eliminacin de un documento,
Revise y verifique que todos los campos del
formato estn
diligenciados correctamente.

Evidenciar la aprobacin del


documento

se analiza la solicitud y los anexos electronicamente,


verificando consistencias con el objetivo del proceso y
su articulacion con el SIG. Si la solicitud no es
pertinente se informa al solicitante del documento y se
registra en el formato de solicitud de creacion,
actualizacion o eliminacion de documento, esto con el
fin de que ajuste al objetivo del proceso.

socializar los cambios

Responsable: Director de SGC

Responsable: Director de SGC

Responsable: todos los procesos

Si es creacin se codifica el documetoacorde con el


procedimiento y se actualiza el listado de documentos,
si es modificacion se actualiza la version del
documento y se registran los cambios en el listado
maestro de documentos, si es eliminacin se debe
mrcar el documento en medio magnetico como
obsoleto registar, revisar el procedimiento para
manejo de archivo inactivo y por ultimo se debe tener
en cuenta la plantilla de obsoletos.

Se evidencia la poblacion en el original del


documento con firma del solicitante, quien los
reviso y por ultimo contar con la aprobacin
gerencial, si no se tienen estas firmas el
documento no podr ser utilizado.

Debe ser dibulgado por el responsable del proceso al


personal a su cargo y reenviarlo a los usuarios de los
mismos, mediante capacitacin la nueva versin o
actualizacin, creacin o eliminacion del documento,
esta debe ser impartida por el responsable del proceso
hacia el personal que se tiene a cargo, se debe dejar
evidencia de la capacitacin a travs de registro de
capacitaciones.

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se procede a la realizacin del documento con


apoyo y acompaamiento del solicitante

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DOCUMENTOS RELACIONADOS

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NOMBRE DEL DOCUMENTOS

TIEMP DE RETENCION
ARCHIIO INCATIVO

ARCHIVO ACTIVO

1 aos
1 aos
1 aos

1 ao
1 ao
1 ao

formato de solicitud de documentos


procedimiento manejo de archivo inactivo
registro de capacitaciones

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIN

FECHA

CAMBIO REALIZADO

APROB

Nov-14

creacin del documento

GERENTE

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