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P.GF.

01
Revisin 01
Noviembre 2014

CONTROL DE ENTREGA Y RENDICION


DE VIATICOS Y PEAJES
Gerencia Finanzas

INDICE

1.0
2.0
3.0
4.0
5.0
6.0
7.0

OBJETIVO .................................................................................................................................. 2
ALCANCE ...................................................................................................................................2
RESPONSABILIDADES ..............................................................................................................2
DOCUMENTOS APLICABLES ...................................................................................................2
TERMINOLOGA ........................................................................................................................2
EQUIPOS Y HERRAMIENTAS ...................................................................................................3
ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO ....................................................................................3
7.1 Personal afecto a viticos & Peajes ...................................................................................3
7.2 Entrega y Respaldo de Viticos ..........................................................................................3
7.3 Entrega de peajes ...............................................................................................................4
7.4 Rendicin de Vitico y Peajes ............................................................................................ 4
7.5 Entrega de Asignacin de Terreno ..................................................................................... 5
8.0 REGISTROS ...............................................................................................................................5
9.0 ANEXOS .....................................................................................................................................5
10.0 CONTROL DE REVISIONES .....................................................................................................6
ANEXO N 1 PLANTILLA DE RENDICIN VIATICO ................................................................7
ANEXO N 2 RESPALDO DE ENTREGA DE VIATICOS ..........................................................8
ANEXO N3 RESPALDO ENTREGA DE PEAJE ......................................................................9

Realizado por

Revisado por

Aprobado por

Alba Zepeda P.

Jorge Flores

Jorge Gonzlez M.

Gerente Calidad & Procesos

Gerente Contralor

Gerente General

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Noviembre 2014

1.0

OBJETIVO
El presente documento tiene como objetivo establecer los lineamiento y pautas para la
entrega de viticos & peajes del personal afecto, su control y alcances respecto a respaldos,
rendicin y reposicin.

2.0

ALCANCE
El presente procedimiento aplica a la entrega de viticos y peajes para Conductores de las
Empresas LINSA - TRAMACA, y TRANSPORTES LINSA.

3.0

RESPONSABILIDADES
Gerentes:
Gerentes son responsables de autorizar Asignacin de terreno de su personal, que no
sea Conductor, y requiera por razones de trabajo asistir a faenas.

Gerentes Abastecimiento:
Aprobar la reposicin de los fondos rendidos por los conceptos de viticos & peajes.
Gerentes Finanzas:
Asegurar los montos rendidos en los plazos establecidos en este documento.

Encargado de Vitico y/o Peajes:


Responsable de entregar bajo concepto de vitico y/o peaje, al personal que le
corresponda, segn montos autorizados.
Responsable de dejar registro de la entrega de estos dineros, en sistema y
documentalmente.
Presentar rendicin de gastos a Finanzas, en los das pre-determinados, con los respaldos
de los dineros entregados.
Derivar a RRHH los respaldos de descuento, cuando corresponda, ante la falta de
respaldos de responsabilidad de los trabajadores.
Velar por el cuidado de los dineros entregados, manteniendo al da las cuadraturas de los
fondos asignados.

4.0

DOCUMENTOS APLICABLES

5.0

PGF 02 Asignacin y rendicin de Fondos Fijos

TERMINOLOGA

Vitico:
Se denomina vitico a la asignacin de dinero, necesario para la atencin de gastos de
alimentacin que un Conductor deba incurrir, debido a que por razones de su trabajo
deba trasladarse. El vitico no es parte integrante de la remuneracin.

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6.0

Peaje:
Se denomina peaje, al pago que se efecta como derecho para poder circular por un
camino concesionado. Los montos varan segn la ruta concesionada y vehculo que
circula.

Asignacin de Terreno:
Corresponde a la asignacin de dinero, necesario para la atencin de gastos que un
Colaborador deba incurrir, que por razones del trabajo deban ausentarse de su lugar de
procedencia. Por ejemplo a faenas mineras.

Rendicin:
Es el acto administrativo por el cual el responsable de la gestin de los fondos informan,
justifican y respaldan los gastos para la reposicin de los montos declarados.

EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
Sistema Informtico Linsa

7.0

ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO


7.1 Personal afecto a viticos
El vitico ser entregado a todos los Conductores de equipos mviles, a excepcin de
las gras horquillas, que realicen servicios de trasporte de carga y/o personal y que
en razn de su trabajo deban efectuar servicios fuera de la ciudad en la que estn
destinados.
El valor del vitico diario ascendente a $ 8.000.- (Ocho mil pesos) por jornada laboral
de 08:00 a 24:00 hrs. En aquellos casos en que la jornada laboral tenga una
extensin menor a la sealada precedentemente, el mencionado viatico se pagar
viatico ascendente a la suma de $ 4.000.- (cuatro mil pesos) de forma proporcional a
dicha duracin.
El vitico no proceder en aquellos casos en que la empresa proporcione la
alimentacin al Conductor.
Los conductores con residencia distinta al lugar de permanencia y que por razones
ajenas a su voluntad no sean programados, tendrn derecho a percibir un viatico de
permanencia de igual monto que el vitico normal.
7.2 Entrega y Respaldo de Viticos

El vitico se otorgar en forma diario, por parte del Encargado de Vitico de cada
Sucursal. Para ello se debe verificar la programacin de los servicios asignados, si
amerita un medio vitico o un vitico completo.
La entrega de monto respectivo debe ingresarse al Sistema Linsa, seccin vitico.
Emitir documento para impresin, el que debe quedar con firma de Conductor como
respaldo de recepcin conforme.
Para Conductores de larga distancia, se podr entregar ms de un da vitico, que
permita cubrir los das en que el Conductor realiza el servicio y retorna a Sucursal.

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7.3

Los viticos no podrn darse de manera retroactiva. En estos casos excepcionales


deber solicitar autorizacin al Gerente Contralor con las justificaciones respectivas.

Entrega de peajes
Conductores de larga distancia
Dotacin carretera, reciben una asignacin de fondo al momento de ingresar a la
compaa, para los gastos de peajes que incurra en la realizacin de los servicios que
este programado.
Conductor de carretera debe hacer entrega de los respaldos de pago de los peajes,
cada vez que retorne a la sucursal tras la realizacin de un servicio.
Encargado de Peaje (Asistente de Operaciones), repone el monto declarado.
Ingresando al sistema y emitiendo hoja para firma del Conductor en conformidad.
Conductores de Minera y Buses
Los servicios que deban realizarse y exista un control de peaje, el Encargado de
programacin debe informar de los Conductores y rutas afectas al Encargado de
peaje.
El Encargado de Peaje debe hacer entrega de monto requerido, ingresando al
sistema y dejando respaldo de entrega contra firma de Conductor.
Conductor terminado el servicio o al da siguiente que se presente a un nuevo
servicio, debe entregar el respaldo de cancelacin de peaje.

7.4

Rendicin de Vitico y Peajes

Las rendiciones de viticos y peajes deben realizarse los das lunes, mircoles y
viernes antes de las 10:00 AM, en formulario dispuesto en Anexo N1.
El la cartula debe incluir nmero de documentos (desde y hasta) y valor total
rendido.
Se debe adjuntar una segunda hoja con detalle de cada vitico o peaje entregado,
valores parciales y sumatoria.
La rendicin debe adjuntar los respaldos firmados, incluyendo la OM de los servicios
afectos. Esto no aplica para viticos de Permanencia, los que deben incluir
justificaciones.
Se debe llevar el control de los saldos y monto a rendir. Ambas cifras sumadas
corresponden al monto del fondo asignado, tal como se muestra en ejemplo del
cuadro siguiente.
SALDO FONDO FIJO ANTERIOR

$ 1.379.850

REPOSICION FONDO FIJO NX

$ 3.620.150

TOTAL FONDO FIJO

$ 5.000.000

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7.5

Cdigo Centro de Costos

Viticos

60-10-010-030

Peajes

60-10-100-010

La rendicin no podr ser mayor al monto asignado. En tales casos se debe informar
los motivos de esta cifra en contra.
La reposicin de estos fondos ser dentro del mismo da. En caso de rendir fuera del
horario indicado, su reposicin se har efectiva el da siguiente.
Para los respaldos de peajes que no sean entregados dentro del plazo de 15 das,
sern derivados Recursos Humanos para descuento en prxima liquidacin. Para el
caso de Conductores larga distancia, se har cuadratura y descuento si corresponde
al momento de cese de labores de Conductor con la empresa (Planilla de Finiquito).
Recursos Humanos, a travs de su rea de remuneraciones, informar a Encargado
de Peaje, la confirmacin de descuento, mediante correo electrnico. Respaldo que
acompaar el responsable al momento de rendir.

Para personal que deba realizar funciones fuera de su lugar de residencia, recibir
un monto de asignacin de terreno, que entregar la Gerencia a quien reporta.
El monto debe ser rendido contra respaldos (alimentacin, peajes, taxi, etc.)
Estos gastos deben ser rendidos de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de
Rendicin de Fondos Fijos, dentro del mes.

REGISTROS

9.0

Centro de Costos

Entrega de Asignacin de Terreno

8.0

Se debe incluir los Centros de Costo y Cdigos de acuerdo a la siguiente tabla:

Ingreso de viticos a Sistema Linsa


Ingreso de peajes a Sistema Linsa
Respaldo con firma la recepcin de dinero por concepto de vitico y/o peaje del usuario
Rendicin de Fondos (Viticos y/o Peajes)
Boletas de peajes y entrega de viticos
Documentos de descuento y correo de notificacin a RRHH
Respaldo de RRHH por descuentos.

ANEXOS
Anexo 1: Plantilla de Rendicin de viticos y Peajes
Anexo 2: Respaldos de entrega de Viticos
Anexo 3: Respaldos de entrega de peajes

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10.0 CONTROL DE REVISIONES


REV
00
01

FECHA
Marzo 2014
Noviembre 2014

DESCRIPCIN DE REVISIN O MODIFICACIN


Emisin Inicial
Primera Edicin

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ANEXO N 1 PLANTILLA DE RENDICIN VIATICO

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ANEXO N 2 RESPALDO DE ENTREGA DE VIATICOS

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ANEXO N3 RESPALDO ENTREGA DE PEAJE

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