REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA NORMAS Y PROCEDIMIENTOS TRIBUTARIOS CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS TRIBUTOS INTERNOS Tramitaciones Version 1.4, Junio 2007SENIEAN ees Masmeattinre gto raat praia CUENTA N° OPO/DO/2007- 2! 9 AL: SUPERINTENDENTE NACIONAL ADUANERO Y TRIBUTARIO DEL: JEFE DE LA OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION SECUENCIA: 4. ASUNTO: 1. Asunto Presentar para la aprobacion del 2. Relacion SuperrienderieNacenal | Aduanero y ‘ibutario, el “Manual de Normes 3. Soluciones Propuestas Procedimientos Tributarios “Conformacién de 4. Anexos Expedientes Modelos en Materia de Tributos 5. Decision Inemos"- Versién 1.4/Junio2007__p. 2. RELACION: Conforme a lo establecido en los articulos Numeros 23, 33, 35, 37 de la Ley Orgénica de la Contraloria General de la Replica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, en concordancia con los articulos Nos. 140 al 171 de la Ley Organica de la Administracion Pillica y el articulo No. 10 numeral 7 de la Ley del Servicio Nacional Integrado de Administracion Aduanera y Tributaria, y a los fines de estandarizar el manejo de la documentacion en los archivos de la Intendencia Nacional de Tributos Internos, se elaboré el presente Manual con la debida participacion y revision del usuario, 3. SOLUCION PROPUESTA: ‘© Aprobacién de! Manual de Normas y Procedimientos Tributarios "Conformacion de Expedientes Modelos en Materia de Tributos Interos’ - Version 1.4/Junio 2007. © Autorizar al Intendente Nacional de Tributos Intemnos proceder a la implantacion y seguimiento del Manual de Normas y Procedimientos Tributarios “Conformacion de Expedientes Modelos en Materia de Tributos Intemnos’ - Versién 1.4/Junio 2007. rocedimmientos Tributarios ““Conformacién de Expedientes os'/ Version 1.4/Junio 2007. irra por el Equipo de Trabajo y los Niveles de Original Autorizacién VISTO DIFERIDO Fecha: Fecha’SE matte Rp pe a No. 0038 FECHA: Junio 2007 ACTA DE APROBACION Los miembros de la Comisién de Archivo del SENIAT creada mediante Punto de Cuenta NN’. SNAT/2005/20 de fecha 06.06.05 abajo firmantes, por medio de la presente declaramos haber elaborado con la participacién y revision de las Gerencias Regionales de Tributos Internos el Manual de Normas y Procedimientos Tributarios “CONFORMACION DE EXPEDIENTES: MODELOS EN MATERIA DE TRIBUTOS INTERNOS" - VERSION 1.4/JUNIO 2007, en nuestra condicién de USUARIOS, Por lo tanto habiendo cumplido satisfactoriamente todas las normas para la elaboracién de Manuales, manifestamos estar de acuerdo con el texto ofiginado en el Manual Normas y Procedimientos Tributarios “CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS EN MATERIA DE. TRIBUTOS INTERNOS' - VERSION 1.4/JUNIO 2007 y recomendamos su aprobacién formal por las autoridades competentes, Por la Comision de Archivo del SENIAT: - pepe HUGO RAFAEL RIVERO. ZAIDAE FLORES A C1: 4562 AL Ch: 6.965.472 MIEMBRO DE LA COMISION DE DIVISION DE ORGANIZACION ARCHIVO OFICINA DE PLANIFICACION Y ORGANIZACION AUTORIZACION Nosotros como. autoridades competentes en le materia tratada en el Manual de Normas y Procedimientos Tributarios “CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS EN MATERIA DE TRIBUTOS INTERNOS" - VERSION 1.4/,JUNIO 2007una vez realizada la evaluacién final del mismo, consideramos que técnicamente el Manual cumple con todos los requisitos indispensables ara su aprobacién defiitva por parte del Superintendente Nacional Aduanero y Tributario, asi como pgfa 8 pasterior distribucién e implantacion.— ny ye JEFE DETR OFICINA DE PLANIFICACION Y cats ORGANZACION INTEAGENTENACIONALDE ROBERTO JOSE GONZALEZ IGUTOSINTERNOS Gul 301-310 solo GERENTE elloTEP UNLICA BOLIVARIAN DEVENEZUEIA CODIGO: CAP. PAG. Ni: 17. w mmm | MANUAL DE NORMAS Y SEN: Sees PROCEDIMIENTOS sey se yan TITULO: CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS EN MATERIA DE TRIBUTOS INTERNOS SECCION: INDICE CAPITULO MATERIA PAG. 1 GENERALIDADES Objetivos / Alcance 1 Base Legal 3 Glosario 7 2 NORMAS Normas Generales t Normas Especificas A- _ Relativas al Expediente en Materia de Alcohol y Especies 10 Alcohélicas B.- _Relativas a los Expedientes en Materia de Sucesiones 18 C.- Relativas a los Expedientes en Materia de Herencias 23 Yacentes D.- Relativas a los Expedientes en Materia de Vivienda 26 Principal E.-_ Relativas a los Expedientes en Materia de Timbres Fiscales 27 F.._ Relativas a los Expedientes en Materia de Exoneraciones 29 G.- _ Relativas a los Expedientes de Reintegros a Exportadores 47 H.- Relativas a los Expedientes de Reintegros del Monto dg Certificaciones de Debito Fiscal No Aplicado del ILV.A. ‘ACTA DE APROBACION VERSION No. DE FECHA: No. DE FECHA DIVISION 0038 Junio 2007 14 Junio 2007wa ae MANUAL DE NORMAS Y SEIN == PROCEDIMIENTOS “e se yen TITULO: CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS EN MATERIA DE TRIBUTOS INTERNOS SECCION: INDICE CAPITULO MATERIA PAG. Relativas a los Expedientes de Fiscalizacién 58 J. Relativas al Incumplimiento del Manual 1 3 PROCEDIMIENTO Procedimiento para la Conformacién de Expediente Basico 1 Flujograma del Procedimiento 4 Procedimiento para la Conformacién del Expediente de Fiscalizacion Flujograma del Procedimiento 9 4 FORMULARIOS E INTRUCTIVOS Formulario Indice de Documentos Foliados SIN Instructivo de Llenado 2 ANEXOS. Caratulas de Expediente SIN ‘ACTA DE APROBACION — ‘VERSION 7 We. DE FECHA: No. DE FECHA: 0038 Junio 2007 14 Junio 2007CAPITULO |. GENERALIDADESREPUBLICA BOLIVARIAWA DE VENEZUEEA CODIGO: CAP: | PAG.N waw mmc | MANUAL DE NORMAS Y SENi Es: scare PROCEDIMIENTOS mo.woto., | 4 1 THTULO: CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS EN MATERIA DE TRIBUTOS INTERNOS. SECCION: OBJETIVO / ALCANCE OBJETIVO GENERAL “Dar a conocer a los funcionarios adscritos a las Geren lineamientos a seguir para la conformacién de expedientes que deba llevar la Administracién Tributaria por su actuacién, de acuerdo a lo establecido en las leyes especiales”. de Tributos Internos, los OBJETIVO ESPECIFICOS a. Constituirse en un instrumento para el proceso de gestién y toma de decisiones de las Gerencias Regionales de Tributos Intemos b. _ Establecer un esténdar para la conformacién de los diferentes expedientes que se deben formar en las gerencias operativas e incorporar todos los elementos y pruebas necesarias que garanticen la validez de la actuacion de la Administracién Tributaria. . _Proveer a los funcionarios de un manual que los oriente en el desarrollo de sus funciones y establecer las responsabilidades operativas de manera adecuada, d. — Servir como herramienta de control para evaluar la eficiencia, eficacia, economia y calidad de los procesos que realice la propia administracién y los 6tganos que conforman el Sistema Nacional de Control Fiscal ‘ACTA DE APROBACION ‘VERSION, ‘SELLO No. DE FECHA: Ne. DE FECHA: DIVISION DE ORGANIZACION 0038 Junio2007, 1.4. Junio 2007REPUBLICA BOUIWARTANA DE VINETUTLA use MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 70.90.10. | 1 2 THTULO: CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS EN MATERIA DE TRIBUTOS INTERNOS ‘SECCION: OBJETIVO / ALCANCE ALCANCE Las instrucciones definidas en el presente manual, estan dirigidas a los funcionarios del nivel operativo de las Gerencias Regionales de Tributos Internos involucrados con los procesos donde se generen expedientes. En este Manual contempla la conformacién expedientes de aquellos expedientes cuyos procesos presentan mayor demanda por parte de los contribuyentes. En tal sentido este manual contiene los siguientes aspectos: 1. Las normas generales y especificas que regularan los procesos de conformacién de los expedientes que se manejan en el area tributarla. 2. _ Los procedimientos para llevar a cabo las actividades de manera sistematica 3. _ Los formularios a ser utilizados y sus respectivos instructivos ‘ACTA DE APROBACION VERSION SELLO No. DE FECHA: Ne. DE FECHA DIVISION DE ORGANIZACION 0038 Junio 2007 14 Junio 2007WOLIVARIANA DE VENEZURIA CODIGO: CAP. PAG. NE SENi zs mmc | MANUAL DE NoRMAS Y 1 3 PROCEDIMIENTOS 70.90.10. TITULO: CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS EN MATERIA DE TRIBUTOS INTERNOS SECCION: BASE LEGAL ‘S Constitucion de la Republica Bolivariana de Venezuela, Publicada en Gaceta Oficial de la Republica B Ordinario. riana de Venezuela, de fecha 30 de diciembre de 1999, N° 36.860, Cédigo Organico Tributario. Publicado en Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela, de fecha 17-10-2001, N° 37.305, Ordinario. Ley Organica de la Contraloria General de la Republica y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Publicada en Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela, de fecha 17 de Diciembre de 2001, N° 37.347, Ordinario. Ley Organica de Procedimientos Administrativos. Publicada en Gaceta Oficial de la Republica de Venezuela, de fecha 01 de junio de 1981, N° 2.818, Extraordinario, Ley Organica de la Administracién Publica. Publicada en la Gaceta Oficial de la Repiblica Bolivariana de Venezuela, de fecha 17 de octubre de 2001, N° 37.305., Ordinario. Ley de Timbre Fiscal. Publicada en Gaceta oficial de la Republica de Venezuela, de fecha 22 de Diciembre de 1999, No. 5416, Extraordinario. en Gaceta oficial de la Republica de Venezuela, de fecha 22 de no de gp ‘ACTA DE APROBACION VERSION SELLO No. DE FECHA: No. DE FECHA: DIVISION’ 0038 a Junio 2007 14 Junio 2007 CoonanTAPURITEA BOLIVARIANE BE VENETUTIA ]CODIGO: CAPS] PAG SEN=ES === wa mumcumme | MANUALDENORMASY | 114,,. | a PROCEDIMIENTOS TITULO: CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS EN MATERIA DE TRIBUTOS INTERNOS ‘SECCION: BASE LEGAL 5.391, Extraordinario. Ley de Impuesto Sobre Alcohol y Especies Alcohdlicas. Publicado en la Gaceta oficial de la Republica de Venezuela, de fecha 04 de Octubre de 2005, No. 38.286. Ley de! SENIAT. Publicada en Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela, de fecha 08 de noviembre de 2001, N° 37.320, Ordinaria, Reglamento de la Ley Organica de la Contraloria General de la Republica. Publicada en la Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela, de fecha 29 de marzo de 2001, N° 37.169, Ordinaria. Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado. Publicado en la Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela, de fecha 12 julio 1999, N° 5.363, Extraordinaria, Reglamento de la Ley de Impuesto sobre la Renta. Publicado en la Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela, de fecha 24 de septiembre de 2003, N° 5.662, Extraordinaria. Reglamento de la Ley de Impuesto sobre Alcohol y Especies Alcohdlicas Publicado en la Gaceta oficial de la Republica de Venezuela, de fecha 04 de Octubre de 2005, No 38.286, [ —“AeTADE APROBACION VERSION [ DE FECHA No. DE FECHA: | 0038 Junio 2007 14 Junio 2007REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA, TCODIGO: CAP. PAG. N®: w.6 ue MANUAL DE NORMAS Y SEN =e PROCEDIMIENTOS non 5 CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS EN MATERIA DE TRIBUTOS INTERNOS SECTION: _ BASE LEGAL Extraordinaria. 'S Decreto con Rango y Fuerza de Ley que establece la Simplificacién de Tramites Administrativos. Decreto N° 368. Publicado en Gaceta Oficial, de fecha 07 de diciembre de 1999, N° 36.845, Ordinaria. ite el cual se dicta la Reforma Parcial del Reglamento de Reorganizacion del Servicio Nacional Integrado de Administracién Aduanera y Tributaria - Seniat. Decreto No. 682. Publicado en Gaceta Oficial, de fecha 15 de febrero de 2000, No. 36.892, Ordinaria, ‘S Decreto N° 1.728; el cual establece el “Programa Camién Utilitario Nacional” a los fines de impulsar la produccién de vehiculos de transporte de carga; publicado en Gaceta Oficial, Ordinaria, N° 37.413, de fecha 1 de abril de 2002. % Decreto N° 1.729; a través del cual se exonera del IVA a las operaciones que en el se mencionan efectuadas dentro del “Programa Camién Utilitario Nacional”; publicado en Gaceta Oficial, de fecha 1 de abril de 2002, N° 37.413, Ordinaria. %S Providencia N° SNAT/2002/1022; donde se establece el procedimiento y los requerimientos mediante los cuales se regula el beneficio de exoneracién del IVA en el “Programa Camién Utilitario Nacional”; publicada en Gaceta Oficial, de fecha 9 de mayo de 2002, N° 37.439; Ordinaria. ‘ Decreto mediante el cual se establece el “Programa Tray Personas”, a los fines de impulsar la produccién nacional de v ‘ACTA DE APROBAGION ‘VERSION No. DE FECHA: No. [DE FECHA’ 0038 Junio 2007 14 Junio 2007TEFUGITEA OUIVARIANA DE VENEZUELA [eODIGo; GAP; | PAG. SEN wawmmmmuumm | MANUALDENORMASY | 7, 40 45 a a a PROCEDIMIENTOS 90-10. TITULO: CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS EN MATERIA DE TRIBUTOS INTERNOS ‘SECGION: BASE LEGAL ‘ACTA DE APROBACION VERSION servicios que se presenten a la colectividad, en el te 2.110, Publicado en Gaceta Oficial, de fecha 25 de noviembre de 2002, N° 37.577, Ordinaria, Decreto mediante el cual se exonera del impuesto al valor agregado (IVA), en los términos que en el se especifican a las operacit nes que en el se mencionan efectuadas dentro “Programa Transporte Publico de Personas”. Decreto N° 2.349. Publicado en Gaceta Oficial, de fecha 15 de julio de 2003, N° 37.732, Ordinaria, Decreto mediante el cual se establece el “Programa Canasta Familiar” a los fines de impulsar la produccién y comercializacién de bienes muebles y linea blanca de produccién nacional. Decreto No. 2470. Publicado en Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela, de fecha 16 de junio de 2003, No. 37.731, Ordinaria Providencia donde se establece el procedimiento y los requerimientos mediante los cuales se regula el beneficio de exoneracién del (IVA) en el “Programa Transporte Publico de Personas”. Providencia N° SNAT/2003/02073. Publicada en Gaceta Oficial, de fecha 31 de julio de 2003, N* 37.743; Ordinaria, Providencia que establece los requisitos que deberan cumplir los contribuyentes solicitantes del beneficio de exonera in del Impuesto al Valor Agregado a las operaciones en el marco del Programa “Canasta Far Providencia No, SNAT/2004/0473, de fecha 22 de septiembre de 2004. Publicada en la Gaceta Ofici Republica Bolivariana de Venezuela, de fecha 1 de octubre de 2! Ordinaria, |e: DE FECHA: | No, DE FECHA: 0038 Junio 2007 1.4 Junio 2007ss | MANUAL DE NORMAS Y_— | OPIGO: [CAP] PAG. NE SENE == PROCEDIMIENTOS 70.90.10. 4 7 TITULO: CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS EN MATERIA DE TRIBUTOS INTERNOS SECCION: GLOSARIO EXPEDIENTE Conjunto de papeles o documentos que pertenecen a un asunto, juicio, causa 0 negocio, ordenados metédica 0 sisteméticamente, siguiendo un orden establecido por la Ley o la costumbre, llenando ciertos requisitos de forma como la foliatura de las hojas y la caratula identificadora de lo sustancial, EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO Es la recopilacién de todos los datos concemientes a los hechos y situaciones relacionados con un determinado procedimiento administrativo, desde su iniciacién, bien sea de oficio o a instancia de la parte interesada hasta su conclusién. La Ley Organica de Procedimientos Administrativos establece que de todo asunto debe formarse un expediente y se mantendré la unidad de este y de la decision respectiva, asi intervengan en él diversos Ministerios © Institutos; en esta misma Ley se exige que al presentarse una solicitud 0 peticién a la Administracién, se debe abrir un expediente administrativo, en el cual se deben incorporar todos los documentos, informes o recaudos relacionados con el asunto. EXPEDIENTE BASICO Expediente que se forma con todos los documentos exigidos por la Administracién Tributaria como requisitos indispensables para la realizacién de un trémite administrativo y los generados durante la tramitacién. Al ‘ACTA DE APROBACION VERSION No. DE FECHA: No. DE FECHA 0038 Junio 2007 14 Junio 2007. ~ SEN: =a PROCEDIMIENTOS 70.90.10. MANUAL DE NORMAS Y= [S0PIG0: | GAP." | PAG. NY TITULO: CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS EN MATERIA DE TRIBUTOS INTERNOS SECGION: GLOSARIO EXPEDIENTE DE FISCALIZACION Expediente generado por la Administracién Tributaria a aquellos contribuyentes que hayan sido ‘objeto de una investigacién o por incumplimiento de sus obligaciones con el Fisco nacional, se le haya practicado un proceso de verificacién o fiscalizacion. FOLIACION Accién y efecto de fe . Serie numerada de los folios de un escrito. Numeracién de las hojas de un expediente, legajo o causa MODELO DE AUTO: Se utllizan para resolver circunstancias que se van generando con el expediente a medida que se va conformando. ‘ACTA DE APROBACION VERSION DE FECHA: Ne. [DE FECHA: 0038 Junio 2007 14 Junio 2007CAPITULO Il. NORMASREFURTIEN FOUTARTAWS DEVENETURTA CODIGO; [CAPS | PAG. ww mmmecazem | MANUAL DE NORMAS Y SEN= === PROCEDIMIENTOS 70.90.10. | 2 1 TITULO: CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS EN MATERIA DE TRIBUTOS INTERNOS ‘SECTION: NORMAS GENERALES oe 1. Sera responsabilidad de las Intendencia Nacional de Tributos Intemnos, a través de las unidades respectivas : a. Verificar el cumplimiento de la normativa legal vigente y del presente Manual de Normas y Procedimientos por parte de las gerencias operativas y de las unidades adscritas a elas, b. _ Dictar los lineamientos e instrucciones necesarias para la correcta aplicacién de este manual c._Asistir a las unidades operativas en el manejo de las aplicaciones desarrolladas para realizar la gestién, asi como, en la aplicacién de las normas y procedimientos disefiados 2. _ Sera responsabilidad de las Gerencias Regionales de Tributos Internos: a. Velar por la debida conformacién, custodia y manejo de los expedientes. b. —Velar por que los funcionarios involucrados en los procesos que en este manual se describen, actden con la mayor diligencia a los efectos de resguardar los intereses dela Republica c. Garantizar y facilitar la participacién de los entes contralores (internos y externos), en la verificacién y conformacién de las diferentes etapas del proceso. 3. Cuando sea interpuesta una solicitud 0 peticién ante la Administracién Tributaria o se de inicio aun procedimiento se deberé abrir un expediente administrativo en el « recogeré toda la tramitacion a que de lugar el asunto, ‘ACTA DE APROBACION. VERSION No. DE FECHA: No. —] DE FECHA 0038 Junio 2007 14 Junio 2007REPUBLICA BOLIVARIANA OE VENEZUELA CODIGO: CAP: | PAG.NE i wa w mmmeccoome | MANUAL DE NORMAS Y ee CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS EN MATERIA DE TRIBUTOS INTERNOS ‘SECCION: NORMAS GENERALES 4, Las carpetas para el almacenamiento de los expedientes deben reunir las siguientes caracteristicas fisicas a. Carpeta de fibra tamatio extra oficio impresa con logo del SENIAT. b. Titulado: GERENCIA DE TRIBUTOS INTERNOS REGION XXX — EXPEDIENTE DE XXXXXXXX. c. Estar identificados con una etiqueta que contenga el No. de Expediente que de acuerdo a la materia que trate se han definido a lo largo del presente manual. 4. Los ganchos a ser utiizados en las carpetas contentivas de los expedientes seran de 7”, al igual que las perforaciones que se le realicen a los documentos a ser archivados. 5, Cada carpeta o expediente debe contener un maximo de 250 documentos o folios y debe aperturarse mediante auto o cualquier otro acto que indique la apertura del mismo o del inicio del proceso. Asimismo deberd cerrarse mediante auto y de ser necesaria otra carpeta, debe abrirse mediante auto y continuar Ia foliatura de la carpeta anterior. 6. Los expedientes generados de los trémites deberén permanecer en las Unidades de Gestion 0 de origen, desde el inicio hasta la finalizacién del proceso; una vez cerrado el expediente debera ser enviado al Archivo Central de la Gerencia Operativa, para su custodia 7. Cada expediente debe estar estructurado de acuerdo a las especificaciones dictadas en las Normas Especificas del presente Manual. __-AGTA DE APROBAGION - VERSION, No. DE FECHA: No. ~ [DE FECHA® 0038 Junio 2007 14 Junio 2007OLIVARIANA DE VENEZUELA CODIGO: CAP: | _PAG.N SENizes mmmecumme | MANUAL DENORMASY | 1, 454, | > “ Se PROCEDIMIENTOS TITULC CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS EN MATERIA DE TRIBUTOS INTERNOS ‘SECCION: NORMAS GENERALES 8. Los expedientes que no contengan la totalidad de los requisitos exigidos inherentes al tramite solicitado por el contribuyente, permaneceran retenidos durante el lapso de 45 dias continuos, transcurrido este tiempo sin haber recibido los recaudos se ordenara el archivo del expediente, mediante Auto Motivado de Archivo 9. Todas las copias de los recaudos presentados por el contribuyente deberén ser incorporados al expediente previa confrontacién con los documentos originales y avalado por el sello “VISTO CONTRA ORIGINAL”, asi como también, los consignados durante la investigacion, 10. En ningtin expediente se deben incorporar: + Célculos y anotaciones en hojas con logo diferente al SENIAT ‘+ Formatos en blanco, que no hayan sido utilizados durante el proceso que origina la apertura del expediente ‘+ Anotaciones en hojas sueltas + Borradores + Recaudos repetidos 11. La informacién resumen que aparezca resefiada en la caratula del expediente, debe coincidir en su totalidad con el contenido del mismo. 12. Los expedientes que no presenten las caracteristicas y no cumplan ot establecidas en el presente Manual serén devueltos a la unidad dj correccién. ‘ACTA DE APROBACION. VERSION No. DE FECHA: | No. DE FECHA 0038 Junio 2007 1.4 Junio 2007TEPUBIICA TOMIVARIAWADE VENEZUELA CODIGO; CAPS] “PAG. NE SEN wag mummies | MANUALDENORMASY | |, 4... 2 7 Shomaou wratuetotugmonenr eae PROCEDIMIENTOS ~ See STS CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS EN MATERIA DE TRIBUTOS INTERNOS SECTION: NORMAS GENERALES 13. Ningun documento debe quedar fuera del gancho o sin foliar. 14. Los expedientes deben tener como ultimo documento archivado el "Auto de Cierre”. 15. Todos los documentos a ser incluidos en el expediente deben ser correctamente foliados en orden consecutivo de ingreso (de abajo hacia arriba). 16. EI No. de Folio debe colocarse a cada una de las hojas en la esquina superior derecha, en numero y letras, sin tachaduras, ni enmiendas. 17. El reverso de un documento, generalmente en blanco, debe inutilizarse colocandose una equis (X) en boligrafo, que cruce toda la hoja, desde el limite superior derecho hasta el limite inferior izquierdo colocandole el sello de |a Divisién, en el centro de la hoja 18. Cuando un documento este integrado por mas de una (1) pagina, a cada una de estas se le asignaré un No. de folio y se indicara en el formulario Indice de Documentos Foliados, la denominacién del documento seguido del No. de pagina que le corresponde. 19. En casos excepcionales, donde el documento a foliar forme parte de otro previamente foliado, se deberd asignar el numero correlativo que le corresponda e indicar en el formulario Indice de Documentos Foliados, el No. del folio con el que se relaciona. (ver Pagina siguiente) Ejemplo: Ver Pagina siguiente ‘ACTA DE APROBACION VERSION No, DE FECHA: | No. DE FECHA 0038 Junio 2007 14 Junio 2007Tap er vpn OF ENEF COOSA] PAW ww mmc | MANUAL DE NORMAS Y SEIN. === PROCEDIMIENTOS 70.9010. | 2 . Higurashi CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS EN MATERIA DE TRIBUTOS INTERNOS SECCION: NORMAS GENERALES FOLIO No. ASUNTO DEL DOCUMENTO FECHA DEDOCUMENTO 20 Acta de Reparo: 21.10.96 a Evidencias Probatorias 21.10.96 22 Evidencias Probatorias 21.10.96 Pag.2 23 Escrito de Descargo 30.17.96 24 Notificacién de Término de 10.01.97 Pruebas | [25 Verfoloz2 [| Prusba de Dese iil 20. En aquellos casos en que el orden de foliacién sea interrumpido por el orden de llegada, deberé colocarse en un sitio visible que no comprometa la lectura del documento, un sello o escribirse manualmente la siguiente leyenda: “Este documento interrumpe el orden de foliacién por haberse recibido en fecha = Firma: Nombre: 21. La Foliacin de un expediente que se inicie en una Divisidn, y que por la naturaleza del tramite deba trasladarse a otra Divisién, esta ultima, debera continuar de manera consecutiva la foliacién. 22. Cuando una hoja tenga anverso y reverso, la foliacién debe expresarlo medi “Folio equis (X) y su reverso". Ej: Folio Diez (10) y su reverso. GTA DE ABROBACION We Oe FECHA: Wa: — 0038 Junio 2007 14 Junio 2007TURN en Fora REED CODIGO; [EAP] ~PAG. WS SENi z's memes | MANUAL DE NORMAS Y _— PROCEDIMIENTOS wogen., | 12 £ SECCION: NORMAS GENERALES 23. La foliatura deberd realizarse siempre con tinta azul o negra, nunca utilizando marcador, lapiz de grafito 0 cualquier otro color de tinta 24, La escritura y numeracién deberan hacerse con letra clara y precisa 25, Todo documento foliado deberd ser relacionado en orden consecutive en el Formulario “Indice de Documentos Foliados”. 26, Cuando se realice alguna enmienda, en la foliatura debe colocarse un auto en el cual se exprese el error cometido y continuar a partir del folio donde se cometié el error. 27. Los Autos a que se refiere la norma anterior se indican a continuacién 27.1 Para Corregir una Foliatura: Por error involuntario de! Funcionario , titular de la cédula de identidad N , 8e colocé en el expediente Folio, No equis (X), debiendo ser el correcto Folio No. (X), por lo que se ordena corregir y foliar nuevamente el expediente desde el folio (x) (ciudad), @ los dias del mes de del afio Funcionario Actuante Supervisor del Funcionario Nombre y C.l Nombre y C.1 ‘ACTA DE APROBACION VERSION No. DE FECHA: No. DE FECHA: 0038 Junio 2007 14 Junio 2007BEPURUIEN BOUIVARIANA DE VENTZURA TODIGO; GAP] PAG. SE N: waw mmm | MANUALDENORMASY | 1,4 1. : 7 PROCEDIMIENTOS TITULO: CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS EN MATERIA DE TRIBUTOS INTERNOS SECCION: NORMAS GENERALES 27.2 Para enviar un expediente a otra Division: Se concluye el presente expediente identificado con el No. del Contribuyente (Indicar el nombre o razén social de Contribuyente) integrado por 200% folios utiles. En consecuencia ordénese su envié a la Divisi6n o Unidad Determinada) Supervisor (Jefe de Divisién) Nombre y C.l 27.3. Para cerrar o coneluir un expediente En (ciudad), a los dias del mes de del afio quien suscribe , titular de la o&dula de identidad No en su caracter de Funcionario Actuante, determina el cierre.del_ presente —expediente. No constante de XXX carpetas y XXX folios utiles, or haber culminado su proceso, se ordena su envio al Archivo. Funcionario Actuante Supervisor del Funcionario Nombre y C.| Nombre y C.l ‘ACTA DE APROBACION, VERSION, [ No. DE FECHA: No. [DE FECHA: 0038 Junio 2007 14 Junio 2007 \ SENIAT —REPUBLICA DOLIVARIANA DE VENEZUELA CODIGO: SENiz e's memes | MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS 70.90.10. CAPS PAG. Nr CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS EN MATERIA DE TRIBUTOS INTERNOS SECCION: NORMAS GENERALES 27.4 Para Aperturar la Segunda o Sucesivas Carpetas de un Expediente Por cuanto el Expediente No. del Contribuyente Tlegé al folio No. 260, se ordena abrir una segunda (tercera, cuarta, etc.) carpeta que comenzara a partir del folio No. Funcionario Actuante Supervisor del Funcionario Nombre y C. Nombre y C.I 27.5 Para Reaperturar un Expediente Por error involuntario de! Funcionario titular de la cédula de identidad No. Auto de fecha se cerré el expediente No. se ordena su reapertura y la inclusién de los siguientes folios, , @ través del (ciudad), a los dias del mes de del afio Supervisor Funcionario Nombre y C.1 28. Los expedientes pertenecientes a los Sectores y Unidades deben ser devueltos en un lapso no mayor de cinco (5) dias, contados a partir de la culminacién del tré 29. Los expedientes que no hayan sido considerados en el presente conformados de acuerdo a las normas generales aqui establecid: ‘ACTA DE APROBACION ‘VERSION No. DE FECHA: No. DE FECHAT om 0038 Junio 2007 1.4 Junio 2007REFURLICN BOTIWARTAWA DE VENETURTR CODIGO: CAP] | PAG. N: SE N wiv mmm | MANUALDENORMASY | 74,1, | 5 ; PROCEDIMIENTOS CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS EN MATERIA DE TRIBUTOS INTERNOS SECCION: NORMAS GENERALES 30. 31 32. 33. indicados en el Manual de Normas y Procedimientos donde se trate el proceso o tramite que Io origina El presente Manual, asi como, los modelos de documentos presentados en el mismo son de obligatorio uso por las Unidades Organizativas involucradas en el proceso de conformacin de expedientes; su incumplimiento podra generar a los funcionarios encargados de su aplicacién responsabilidad administrativa, disciplinaria, civil o penal ‘segtin sea el caso (ver Normas Relativas al Incumplimiento del Manual). Cualquier modificacién al presente documento debe ser solicitada a la Intendencia Nacional de Tributes Internos, quien conjuntamente con la Gerencia de Organizacién, serén las Unidades Responsables de su evaluacién, aceptacién o rechazo. Una vez aceptadas por las Unidades Responsables, serén elevadas a la maxima autoridad del SENIAT, para su aprobacién y posterior divulgacién. Lo no contemplado en el presente manual deberd regirse por cualquier otra normativa legal o sub-legal que se encuentre relacionada con la materia y en caso de no existir norma que subsane dicho vacio, se deberan cumplir las instrucciones que al efecto emita la Intendencia Nacional de Tributos Intemnos como ente rector del proceso. Sera responsabilidad de la Oficina de Auditoria Interna, verificar el cumplimiento del presente Manual de Normas y Procedimientos. 0038 ‘ACTA DE APROBACION ‘VERSION, DE FECHA: No. DE FECHA DIVISION DE OF CION Junio 2007 14 Junio 2007 SENTCODIGO: CAP: | PAG. iP neerstor waw mummies | MANUAL DE NORMAS Y SEN: eee PROCEDIMIENTOS 70.90.10. | 1 10 THTULO: CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS SECCION: NORMAS ESPECIFICAS A) RELATIVAS A LOS EXPEDIENTES BASICOS EN MATERIA DE ALCOHOL Y ESPECIES ALCOHOLICAS 1, Los expedientes en materia de Expendios de Alcohol y Especies Alcohélicas deberan estar identificados por una numeracién equivalente al numero del Registro y Autorizacién de Expendios de Alcohol y Especies Aleohdlicas, precedido del Cédigo de Area, las siglas de identificacion alusivas al tipo de Expendios, asi como los dos tltimos digitos del afio en que se emite el Registro y Autorizacién de Expendio de Alcohol y Especies Alcohdlicas, de acuerdo al detalle que se presenta en la pagina siguiente’ ANO DE CODIGO DE AREA TIPO DE EXPENDIO EuBIO N 01 Regidn Capital AE. Alcohol Etilico 02 Region Los Lianos AED. Alcohol Desnaturalizado 03. Regién Centro Occidental 04 Region Zuliana 05 Region Los Andes 06 Region Nor-Oriental 07 Region Guayana 09 Regién Insular 10. Regién Central ‘ACTA DE APROBACION VERSION No DE FECHA: No. DE FECHA DIVISION, 0038 Junio 2007 14 Junio 2007SEN: =e Minatrs dt Per Popul para tan MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CODIGO: 70.90.10. CAP. PAG. NF TTULO: CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS ‘SECTION NORMAS ESPECIFICAS Los Expedientes de Expendios de Alcohol y Especies Alcohdlicas deben estar conformados segiin los siguientes conceptos: a _Instalacién (registro y Autorizacién), b. — Traslados, c.— Traspasos, d. Transferencia, e. —Transformacién, f Cambio de Denominacién, g Cambio de Razén Social, hh. Arrendamiento, i Actualizacién, i Cambio de Administrador, k Anexos, | Revocatoria. Los documentos a incluir en el Expediente en caso de Instalacién de Industrias Productoras de Alcohol y Especies Alcohélicas, son los siguientes. a. Tramite del Registro: Escrito de Solicitud 0 Planilla Preimpresa, acompafiada de Timbres Fiscales equivalentes a 0.02 U.T., © Poder Notariado en caso de ser tramitado por un representante legal. ~ Kinases 27 Copia de la cédula de identidad Se. ‘ACTA DE APROBACION VERSION Wo. DE FECHA: No. DE FECHA: pivisior 0038 Junio 2007 14 Junio 2007La m ‘CODIGO: CAP. PAG. NP: SENizes memes | MANUAL DE NORMAS Y Soom PROCEDIMIENTOS voso10. | 4 ” TTULO: CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS SECCION: NORMAS ESPECIFICAS © Copia del Registro Unico de Informacién Fiscal (RIF) © Registro Mercantil © Documento de Propiedad 0 Arrendamiento del Inmueble © Croquis de ubicacién del inmueble © Constancia de Clasificacion de Zona 0 Certificado de Zonificacion, expedida por la Alcaldia de la jurisdiccién donde se encuentra ubicado el inmueble, © Providencia mediante la cual se designa al funcionario fiscal actuante Informe Fiscal (> Memorando de remisién a la Gerencia de Recaudacién para su conformidad [2 Memorando emitido por la Gerencia de Recaudacién, declarando procedente la inscripcién en el Registro. Copia de la Constancia de Registro b, Tramite de la autorizacion: © Licencia de actividades econémicas, © Permiso Sanitario vigente a la fecha de consignacién de los documentos, con indicacién del ramo a explotar ‘ACTA DE APROBACION | ‘VERSION, No. DE FECHA: No. DE FECHA? DIVISION 0038 Junio 2007 14 Junio 2007SEN: ———— MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CODIGO: 70.90.10. CAP: | PAG.N TITULG: CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS SECCION: NORMAS ESPECIFICAS 7 Permiso de Bomberos vigente a la fecha de consignacién de los documentos, Plano de la industria, distribucién y diagrama de flujo de produccién. 7 Descripcién de los equipos. © _Desoripcién detallada del proceso de produccién ©) Fotos del interior de la industria y de la fachada © Fianza 4, Los documentos a incluir en el expediente la Solicitud de Verificacién adherimiento Bandas de Garantia son los siguientes: © Escrito de Solicitud © Planilla Preimpresa en original y copia, acompafiada de Timbres Fiscales equivalentes a 0.02 U.T., © Timbres Fiscales, © Autorizacién a Funcionario, suscrita por el Jefe de la Division de Recaudacién para realizar el Adherimiento de Bandas de Garantia, © Copia de Ia planilla donde se evidencie el pago de las bandas de garantia y de los impuestos (Forma 50 en el caso de bebidas alcohélicas nacionales y Documento Unico de Aduanas, DUA , en el caso de bebidas alcohélicas importadas). © Acta de Adherimiento de Bandas de Garantia ‘ACTA DE APROBACION VERSION (He. DE FECHA: We, DE FECHA Div 0038 Junio 2007 1.4 Junio 2007os SEN izes mec | Manual De NoRMAS Y Sipwtomanciatememcorcoeen mer! PROCEDIMIENTOS CODIGO: CAP: | PAG. NY 70.90.10. 1 14 TITULO: CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS SECCION NORMAS ESPECIFICAS Los Documentos a incluir en el expediente Ingreso de Alcohol Etilico y Especies Alcohdlicas a Fabricas de Bebidas Alcohélicas son los siguientes © Escrito de Solicitud 0 Planilla Preimpresa, acompafiada de Timbres Fiscales equivalentes a 0.02 U.T., © __Autorizacién de ingreso de la especie, suscrita por el Gerente Regional de Tributos Intemnos, © Autorizacién a Funcionario suscrita por el Jefe de la Division de Recaudacién para realizar el Ingreso del alcohol, © Copia de la guia 0 acta de amparo de circulacién; © Copia del Documento tinico de Aduanas (DUA), donde conste el pago de los tributos correspondientes, cuando se trate de alcohol etilico o especies alcohdlicas importadas y demas documentos aduanales, y © Original del acta de verificacién de ingreso de alcohol y especies alcohélicas, donde se deja constancia de la toma de muestras de ser el caso. 2 Informe Fiscal. Los Documentos a incluir en el expediente de Ingreso de Alcohol en Fébricas de Vinagre, Acido Acético, Alimentos 0 Concentrados; Laboratorios Farmacéuticos; Institutos y Entidades Oficiales son los siguientes: © Escrito de Solicitud 0 Planilla Preimpresa, acompafiada Fiscales equivalentes a 0.02 U.T., ‘ACTA DE APROBACION VERSION No. DE FECHA: No. DE FECHA: Divisi¢ 0038 Junio 2007 1.4 Junio 2007SEN CODIGO TERPS] BREW |v. MANUAL DE NORMAS Y tA ————] PROCEDIMIENTOS 70.90.10, ) 4 % CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS SECCION: NORMAS ESPECIFICAS © Autorizacién de ingreso del alcohol, suscrita por el Gerente Regional de Tributos Interno, eo Copia de la guia de despacho, eS Acta de verificacién de ingreso de alcohol, eo Informe Fiscal Copia de la declaracién donde conste el pago de los impuestos correspondientes. 7. Los documentos a incluir en el expediente para |a Legalizacion de Facturas, Guias y Libros de Especies Alcohdlicas son los siguientes: eo Escrito de Solicitud o Planilla Preimpresa, acompafiada de Timbres Fiscales equivalentes a 0.02 U.T., Copia de la orden de salida 2 Timbres Fiscales, y 8. Los documentos a incluir en el expediente para la Aprobacién de Anteproyectos Etiquetas Definitivas que identifican las Especies y Bebidas Alcohdlicas son los siguientes: ~ Escrito de Solicitud o Planilla Preimpresa, acompafiada de Timbres Fiscales equivalentes a 0.02 U.T. ee Oficio de Autorizacién emitido por el Ministerio de Salud, ‘ACTADE APROBACION VERSION No. DE FECHA: No. [DE FECHA: DIVISION] 0038 Junio 2007 1.4 Junio 2007, @ Mone SENT S.CODIGO: CAP: | PAG. N waw mmmecucms | MANUAL DE NORMAS Y SENi:: =e PROCEDIMIENTOS mOsos40., | 4 16 TITULO: CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS SECTION: NORMAS ESPECIFICAS - Cinco (6) Facsimiles de etiquetas selladas y firmadas por el Ministerio de Salud, © Registro y Autorizacién de Industria o Expendio (cuando se trate de importadores nuevos) © Poder Notariado en caso de ser tramitado por un representante en el pals emitido por la empresa matriz cuando se trate de productos importados. 9. Los documentos a inoluir en el expediente para la Aprobacién de Etiquetas Definitivas que identifican las Especies y Bebidas Alcohdlicas son los siguientes © Escrito de Solicitud o Planilla Preimpresa, acompafiada de Timbres Fiscales equivalentes a 0.02 U.T., 27 Oficio Definitivo de Registro Sanitario emitido por el Ministerio de Salud, ©2 Cinco (3) Facsimiles de etiquetas selladas y firmadas por el Ministerio de Salud, © Registro y Autorizacién de Industria 0 Expendio (cuando se trate de importadores nuevos) © Poder Notariado en caso de ser tramitado por un representante en el pais emitido por la empresa matriz cuando se trate de productos importados Kiran eH ‘ACTA DE APROBACION. VERSION o% Ne, DE FECHA: Ne, OE FECHA owsiof peateauzteiba\ | 0038 Junio 2007 14 Junio 2007SEN: =m MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS CODIGS: 70.90.10. CAPS PAG. 7 TITULO: CONFORMACION DE EXPEDIENTES MODELOS ‘SECCION: NORMAS ESPECIFICAS 10. Recaudacién, Los documentos a incluir en el expediente para el Especies y Bebidas Alcohdlicas son los siguientes: y Aprobacién de Etiquetas suscrita por el Jefe de la Division de Sellado de Libros de © Escrito de Solicitud o Planilla Preimpresa, acompafiada de Timbres Fiscales equivalentes a 0.02 U.T., PeReo } ? 7 Registro Mercantil Registro de Informacién Fiscal Actualizado, 7 Copia del ultimo sellado de libros Ultima Renovacién de la Licencia de Licores, Reporte de la Situacién Fiscal de! Solicitante, tramite es realizado por un tercero, B) RELATIVAS A LOS EXPEDIENTES EN MATERIA DE SUCESIONES 1 Los expedientes en materia de Sucesiones deberan siguientes partes © Parte | - Expediente Basico o Presentacién de la Declaracién Sucesoral © Parte Il - Verificacin Autorizacién y copia de la Cédula de Identidad de! Autorizado, si el conformarse en las ‘ACTA DE APROBACION ‘VERSION, Ne. DE FECHA: No. DE FECHA: oI 0038 Junio 2007 14 Junio 2007 i