Access+2007 Verrou

1
Support de cours Access

Version 2007
Sommaire
I.
PRESENTATION GENERALE DACCESS ............. 4

A.
DEFINITION ..................................................................... 4
B.
POURQUOI EXCEL ET POURQUOI ACCESS .................................. 4
C.
INTERET DUN SGBDR .......................................................... 4
D.
SIX TYPES DOBJETS ........................................................... 5
E.
PRESENTATION GENERALE DES OBJETS .................................... 5

1. Une Table.............................................................................................................................5
2. Une Requte ........................................................................................................................6
3. Un Formulaire .....................................................................................................................6
4. Un Etat .................................................................................................................................6
5. Une Macro ...........................................................................................................................6
6. Un Module ............................................................................................................................6
II.
LA TABLE ........................................... 7
A.
DEFINIR LA STRUCTURE DES TABLES ....................................... 7

1. Deux modes de visualisation : .........................................................................................7
2. Particularits des champs ................................................................................................7
3. Plus en dtail sur les champs ...........................................................................................8
B.
GESTION DES DONNEES DANS LA TABLE ................................. 10

1. Les enregistrements ....................................................................................................... 10
2. Gestion gnrale de la table .......................................................................................... 12
III.
CLES PRIMAIRES .................................. 14

1. Recherche par la cl primaire : ..................................................................................... 14
2. Cration dune cl ............................................................................................................. 14
3. Supprimer la cl primaire : ............................................................................................ 15
4. Cl sur deux champs : ..................................................................................................... 15
5. Particularits de la cl primaire :................................................................................. 15
IV.
RELATIONS ENTRE LES TABLES .................. 16

1. Principe gnral ................................................................................................................ 16
2. Dfinir les relations ........................................................................................................ 17
3. Gestion des relations ...................................................................................................... 18
V.
LA REQUETE ....................................... 19
A.
PRINCIPES GENERAUX ........................................................ 19
B.
CREATION DUNE REQUETE .................................................. 20

1. Dfinition des critres ................................................................................................... 21
2. Les types de requte ..................................................................................................... 24
Access version 2007
copyright Outils-bureautique.com
VI.
LE FORMULAIRE ................................... 26
A.
CREATION DU FORMULAIRE.................................................. 26
B.
PERSONNALISER LE FORMULAIRE ........................................... 27

1. Mode formulaire.............................................................................................................. 27
2. Mode page......................................................................................................................... 27
3. Mode cration .................................................................................................................. 28
C.
TRAVAIL DANS UN FORMULAIRE ............................................ 31

1. Touches de dplacement ................................................................................................ 31
2. Filtre, tri et recherche .................................................................................................. 31
D.
LES SOUS-FORMULAIRES .................................................... 32

1. Principe des sous-formulaires ...................................................................................... 32
2. Cration formulaire ........................................................................................................ 32
VII.
L'ETAT ............................................. 34
A.
CREATION D'UN ETAT AUTOMATIQUE .................................... 34

1. Mode tat et mode aperu ........................................................................................... 34
2. Mode page......................................................................................................................... 34
3. Mode cration .................................................................................................................. 34
B.
CREER UN ETAT PAR LE MODE ASSISTANT ............................... 35
C.
OPTIONS COMPLEMENTAIRES POUR LES ETATS .......................... 36
D.
LES ETIQUETTES .............................................................. 38
VIII. TRANSFERT DE DONNEES ......................... 39
IX.
A.
COPIER COLLER ENTRE EXCEL ET ACCESS ............................... 39
B.
COPIER COLLER ENTRE ACCESS ET EXCEL ............................... 39
GESTION DES LISTES DEROULANTES ............ 40

A.
LISTE DEROULANTE TAPEE MANUELLEMENT .............................. 40
B.
LISTE DEROULANTE LIEE A UNE AUTRE TABLE .......................... 40
C.
MODIFIER LE CONTENU D'UNE LISTE DEROULANTE .................... 42
Access version 2007
I.
PRESENTATION GENERALE DACCESS
A.
DEFINITION
Access : "L'armoire de classement en informatique"
Access est associ aux logiciels de la famille des S.G.B.D.R. (Systme de Gestion de Base de
Donnes Relationnelle).
Cela permet des grer des volumes importants de donnes, rpartis par nature dans des entits
(les clients, les fournisseurs, les produits).
Les relations mises en uvre entre ces entits nous permettront ensuite d'effectuer des
recherches, d'afficher l'cran ou d'imprimer des lments rpartis dans ces diffrentes entits.
B.
POURQUOI EXCEL ET POURQUOI ACCESS
Le mode filtre dans Excel permet de grer une base qui ne contiendra qu'une seule table.
L'impression sera uniforme.
Access intervient si l'on doit grer des donnes rparties dans plusieurs tables avec
ventuellement des requtes mmoriser et des modes d'impression divers et varis.
C.
INTERET DUN SGBDR
Le principe d'un SGBDR est de ne jamais saisir des informations redondantes.
Si les coordonnes du client ont dj t saisies, lors de l'enregistrement de sa commande, on

ne va affecter la commande que le code client qui permettra par le jeu des relations de
retrouver toutes ses coordonnes.
Par le travail avec les requtes, nous pourrons avoir tout moment, la liste exacte des
commandes passes par le client ayant pour code C1. Le nom aurait t une mauvaise cl,
puisque plusieurs clients peuvent avoir le mme nom.
Les formulaires et tats permettront d'avoir une vision simultane sur plusieurs tables (les
tables dans Access le permettent aussi).
Des informations communes pouvant se trouver sur plusieurs tables, la RELATION permettra
dtablir une liaison entre ces enregistrements.
Access version 2007
D.
SIX TYPES DOBJETS
Des TABLES pour stocker les donnes.

Des REQUETES pour rassembler les donnes requises provenant dune ou plusieurs tables.
Des FORMULAIRES pour afficher les donnes provenant de tables ou de requtes pour les
lire, les modifier ou saisir de nouvelles donnes.
Des ETATS pour imprimer les donnes ou les analyses.
Des MACROS pour automatiser des tches.
Des MODULES pour stocker le code Microsoft Access Basic que vous pouvez rdiger pour
personnaliser, optimiser ou tendre votre base de donnes.
E.
PRESENTATION GENERALE DES OBJETS
1.
U n e Ta bl e
Une table est un ensemble de donnes relatives un sujet spcifique.

Les tables organisent les donnes en colonnes (CHAMPS) et en lignes (ENREGISTREMENTS).
Chaque champ contient un lment dinformation sur une fiche. Chaque enregistrement
contient lensemble des informations relatives une fiche.
Access version 2007
2.
U n e Re q u t e
Une requte est une question que lon pose la base de donnes. La rponse est fournie
dans une feuille de rponses dynamiques.
On peut :
Afficher des donnes relies provenant de plusieurs tables

Modifier des valeurs dans la feuille de donnes de la requte et mettre jour
la table
3.
U n F or m ul a i r e
Un formulaire sert afficher et modifier des informations dans la base
enregistrement par enregistrement.
Les donnes proviennent gnralement dune table ou dune requte. Il est compos de
CONTROLES tels que des zones de texte, des cases cocher, des listes droulantes. On peut
y rajouter des lments graphiques.
Pour crer un formulaire on peut utiliser les assistants qui poseront les contrles par dfaut
et vous pourrez personnaliser le formulaire.
4.
Un Etat
Les tats servent afficher et imprimer des informations de votre base de donnes.
Il est possible deffectuer des regroupements sur plusieurs niveaux et dtablir des calculs.
Les donnes dun tat proviennent gnralement dune table ou dune requte.
5.
Une Macro
Une macro est un ensemble dactions automatises.
Celles-ci permettront dautomatiser des tches et pourront tre attaches des contrles,
des formulaires, des tats.
Le conseiller peut aider rdiger des macros simples.
6.
U n M o dul e
Les modules sont des units de codes rdiges dans le langage Access Basic.
On peut crire et utiliser des modules pour automatiser et personnaliser la base de donnes
dune manire trs recherche.
Access version 2007
II. LA TABLE
A.
DEFINIR LA STRUCTURE DES TABLES
Une table est un ensemble de donnes relatives un sujet spcifique.
Les tables organisent les donnes en colonnes (CHAMPS) et en lignes (ENREGISTREMENTS).

Chaque champ contient un lment dinformation sur une fiche. Chaque enregistrement
contient lensemble des informations relatives une fiche.
1.
D e ux m o de s de v i s ua l i s a t i o n :
Mode cration (action sur la structure de la table)

Mode feuille de donnes (action sur les donnes)
2.
P a r t i c ul a r i t s d e s c ha m ps
Utilisez la touche
F1
pour obtenir des laide pour chacune des proprits
personnaliser.
Nom du champ :
64 caractres maximum, codes interdits. ! [ ].

Espace, accent non recommands. Nom court et simple
Type de donnes : Nature de la donne saisir dans le champ

Texte :
Rserv pour les libells, maxi 255 caractres
Mmo :
Texte long de 32000 car maxi, ils ne peuvent pas tre indexs.
Numrique :
Type numrique
Date/heure :
Type numrique date ou heure
Montaire :
Type numrique, prcision jusqu 15 chiffres gauche de la

virgule et 4 droite.
NumroAuto :
Nombre automatiquement incrment par Access chaque

nouvel enregistrement. On ne peut pas les mettre jour.
Access version 2007
Oui/Non :
Type de donnes pouvant tre Actif ou Inactif (case cocher).

Ils ne peuvent pas tre indexs.
Liaison OLE :
Pour lier lenregistrement une image (visible en formulaire et

tat). Ils ne peuvent pas tre indexs.
Pice jointe :
Permet de pointer un ou plusieurs fichiers
Lien hypertexte:
Pour permettre une saisie d'adresse qui sera lie directement

aux pages cites.
3.
P l us e n d t a i l s ur l e s c ha m ps
a)
Format
Type de donnes TEXTE
Paramtrage dun format automatique appliquer aprs la saisie des donnes.
Personnalisation pour nimporte quel type de donnes :

@ Caractre de texte (caractre ou espace) requis.
& Caractre de texte non requis.
< Force tous les caractres en tre en minuscule.
> Force tous les caractres en tre en majuscule.
Format
Donnes mmorises
Donnes affiches
@@@-@@-@@@@
465043799
465-04-3799
@@ @@ @@ @@ @@
0478505050
04 78 50 50 50
>
durand
DURAND
<
Durand
Durand
Masque de saisie
Permet de prdfinir le mode de saisie dans le champ, il remplace le
format. Ce masque peut tre dfinit par lassistant (situ droite de la

proprit).
Lgende
Chiffre obligatoire de 0 9
Chiffre facultatif de 0 9
Une lettre obligatoire
Une lettre optionnelle
Chiffre ou lettre obligatoire
Chiffre ou lettre facultatif
Caractre suivant comme un caractre littral
Noms qui remplacent le nom des champs dans les tables en mode de donnes ou
pour les tiquettes des contrles dans les formulaires et tats.
Valeur par dfaut : Valeur automatique propose par dfaut

=Date() pour obtenir le date
=Temps() pour lheure
=Date()+Temps() pour la date et lheure
Valide si :
Permet de dfinir des rgles de validation pour une table. Contient une valeur
ou une expression.
>100
Access version 2007
Entre 10 et 50
Entre A* et C*
<>0
Message si erreur : Texte Libre qui saffichera dans une boite de dialogue en cas de saisie
non accepte par la proprit valide si.
Les deux proprits ci-dessous agissent en binme
Null interdit : Oui => le champ exige une valeur
Non => aucune valeur exige
Chane vide autorise : Oui autorise ventuellement lespace la place dune saisie
Exemple le plus restrictif dans la saisie : Oui sur Null interdit et Non sur chane vide
autorise => seule une saisie significative sera accepte.
Index :
Permet dappliquer un index sur ce champ en cas de recherche frquente. On

peut indexer avec ou sans doublon.
b)
Type de donnes MEMO
Le principe est le mme que pour le texte sauf que ce type est destin de la saisie de
commentaires.
c)
Type de donnes NUMERIQUE
Taille du champ :
Octet : nombre compris entre 0 et 255 (1 octet)
Entier : Entre -32000 et +32000 (2 octets)
Entier long : Entre -2 milliards et +2 milliards (4 octets)
Rel simple : Prcision sur 6 chiffres aprs la virgule (4 octets)
Rel double : Prcision sur 10 chiffres (8 octets)
d)
Type de donnes MONETAIRE
Type identique au numrique avec le choix du montaire. Ce type est recommand dans le cas
de calcul contenant des dcimales et ncessitant des arrondis trs prcis.
e)
Format :
Type de donnes DATE / HEURE
On peut personnaliser le format ou choisir dans la liste des formats.

Date, gnral : Affiche Date et/ou heure suivant la frappe
Autres formats expliqus par un exemple
Le paramtrage utilise la codification suivante :
f)
Type de donnes NumrAuto
Permet dincrmenter en automatique un champ pour chaque nouvelle ligne. Cela permet entre
autre de dfinir une cl primaire sur un champ indpendant et automatique. Cela permet
dtablir des relations entre table sur un champ gr indpendamment des autres champs.
Pour tablir une relation sur un compteur

Il faut dclarer le champ de type NumroAuto sur la table ct 1
Il faut dclarer le champ de type Numrique avec le format Entier Long sur les
tables lies
Access version 2007
g)
Type de donnes OUI / NON
Permet dutiliser des cases cocher
h)
avec deux valeurs possibles (VRAI ou FAUX)
Type de donnes LIAISON OLE
Permet de mmoriser des liens OLE avec un fichier contenant une image. Cette image ne sera
pas visible dans les tables mais dans les formulaires et tats.
i)
Type de donnes LIEN HYPERTEXTE
Permet de mmoriser des liens vers une page web, une adresse e-mail ou un fichier.
j)
Type de donnes PIECE JOINTE
10
Permet de mmoriser des liens pour ouvrir un ou plusieurs fichiers associs. Attention, la
modification de la pice jointe devra tre obligatoirement demande par Access. La pice
jointe est stocke directement dans la base. La base peut rapidement avoir une taille
volumineuse.
B.
GESTION DES DONNEES DANS LA TABLE
1.
L e s e nr e gi s t r e m e n t s
La table doit tre obligatoirement enregistre pour permettre la saisie
Tabulation ou Entre
Champ situ droite
Shift Tabulation
Champ situ gauche
F2
Mode Slection ou Mode modification

Dbut de ligne (mode slection) ou dbut de champ (mode
modification)
Fin
Fin de ligne (mode slection) ou Fin de champ (mode modification)
CTRL
1er champ du 1er Enregistrement
CTRL
Fin
er
1
Prcdent
Suivant
Dernier
Pour
rechercher
nouveau
Access version 2007
Lenregistrement est automatiquement sauvegard sur disque ds que lon quitte la

ligne de saisie
a)
Annulation en cours denregistrement
Echap : annule champ en cours

2me Echap : annule enregistrement en cours
Dans le cas o une rgle de validation est viole, on ne pourra quitter la ligne
quaprs une saisie correcte ou lannulation complte de la saisie de lenregistrement
en cours (2 fois Echap)
b)
Recherche doccurrence
11
Une recherche doccurrence pourra tre applique dans un champ de la table ou sur la table
complte
1/ Slectionnez la colonne concerne par la recherche (optionnel)
2/ Clic sur le ruban Accueil et le bouton
ou clic droit
Rechercher
On peut aussi taper

dans la barre en bas
de
lcran
loccurrence recherche
c)
Supprimer un enregistrement
1/ Slectionnez le ou les enregistrements voulus

2/ Activez la touche Suppr ou le ruban ACCUEIL Supprimer lenregistrement
Il faudra confirmer la suppression dans une bote de dialogue
d)
Modifier la prsentation de la table
La prsentation restera trs austre, nanmoins vous pourrez modifier les lments suivants :
Largeur de colonne
Slection dune colonne
Hauteur des lignes

Slection de lenregistrement
Access version 2007
e)
Mise en page
La mise en page est restreinte (marges orientation papier)

Bouton Office Aperu avant impression bouton Mise en page
f)
Limpression
Bouton Office - Impression

Impression slective :
1/ Slectionnez les enregistrements sur la feuille de donnes,
2/ Fichier Imprimer et activez loption
g)
Slection
Tri des enregistrements
12
Le tri peut porter sur plusieurs champs, mais il est appliqu en priorit de gauche droite
1/ Clic sur la colonne servant de cl de tri
2/ Clic sur le bouton
pour un tri croissant ou sur
3/ Clic sur le bouton Effacer
2.
pour un tri dcroissant
tri
G e s t i o n g n r a l e d e l a t a bl e
a)
Copier - Coller
Il est possible de copier un champ/ou un enregistrement pour le coller dans un autre (Menu ou
Bouton)
La copie peut seffectuer en ligne ou en colonne entre les tables
b)
Copier Coller par ajout
1/ Slectionnez lenregistrement copier et Accueil Copier

2/ Activez le menu Ruban accueil Coller par ajout
Avant de quitter l enregistrement il faut modifier le contenu du champ de la cl
primaire pour viter les messages derreurs lis la saisie dun doublon.
c)
Dplacement dune colonne
1/ Slectionnez la colonne et lcher le clic

2/ Cliquez sur la barre grise de la colonne slectionne et glisser vers le point
dinsertion.
d)
Masquer une colonne
1/ Slectionnez la colonne
2/ Ruban Accueil groupe enregistrements commande plus
Ou Clic droit Masquer
Access version 2007
e)
Afficher les colonnes masques
1/ Ruban Accueil groupe enregistrements commande plus

Clic droit Afficher les colonnes
f)
Figer une ou plusieurs colonnes lcran
1/ Slectionnez les colonnes (en continu)

2/ Ruban Accueil groupe enregistrements commande plus Figer les colonnes
Pour les librer choisir le menu Ruban Accueil groupe enregistrements commande
plus
librez les colonnes

Les colonnes libres ne se repositionnent pas leur place dorigine
g)
Modifier la police
Toute la table subira les mmes attributs

Accueil Police
h)
Filtrer une table
Le filtre permet de modifier provisoirement le tri dune table avec plusieurs cls possibles.
Cela permet aussi de dfinir des critres pour nafficher que les enregistrements
rpondants ces critres.
On peut filtrer directement sur la colonne (cf pratique sur Excel)
Le bouton Options avances pour utiliser dautres techniques de
filtre
Dont Filtre/ Tri avanc pour activer lassistant requte
i)
Supprimer une table
1/ Fermer la table supprimer

2/ Slectionnez la table et Clic droit Supprimer
Dans le cas de relation avec option Intgrit rfrentielle, il sera ncessaire de

supprimer la relation, pour pouvoir supprimer la table.
Access version 2007
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III.
CLES PRIMAIRES
Une cl primaire est un champ ou une combinaison de champs qui dsigne de manire
unique chaque enregistrement d'une table.
La cl primaire permettra dtablir des relations par dfaut entre tables. Dautre part, elle
acclre lextraction des donnes.
Cette cl permettra aussi dans Access d'tablir les jointures entre les tables.
Exemple de cl :
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Code client qui permet d'identifier de manire unique un client.

N Scurit sociale
Rfrence produit
Code client
Nom
Adresse
CP
C01
DURAND
Place de la gare
69001
C02
DURAND
18 rue de la mairie
69600
C03
DURAND
18 rue de la bourse
69002
Le nom ne permet pas une identification unique du client, son code le permet
1.
R e c h e r c he pa r l a c l pr i m a i r e :
Imaginez-vous dans un service d'une socit de vente par correspondance qui travaille sur
toute la France. Le client Michel Dupont a dmnag et vous appelle pour modifier son
adresse.
Il a oubli son code client, vous allez devoir rechercher par son nom. Vous allez devoir ensuite
dfiler les clients du nom DUPONT pour arriver sur Michel, et pour finir trouver la bonne
ville, la bonne adresse !
Imaginez maintenant cette mme recherche sur le code client, vous allez chercher sur une
seule colonne et vous n'aurez plus qu' lui demander s'il s'appelle bien Monsieur Michel
DUPONT
2.
C r a t i o n d un e c l
Si vous ne dfinissez pas vous mme une cl, Access propose lors du 1er enregistrement de la
table de la rajouter, il rajoute un champ contenant un incrment automatique.
Slectionnez la ligne ou les lignes par CTRL et cliquez sur le bouton
Ou Ruban Outils de tables cration bouton Cl Primaire
Pour une cl primaire compose, il est conseill de crer une cl nomme

manuellement dans la fentre des index et de choisir les champs ainsi que lordre
Access version 2007
dintervention de ces champs dans la cl.
3.
S u p pr i m e r l a c l pr i m a i r e :
Activez le menu Ruban Outils de tables cration bouton Index

Slectionnez la ligne de la cl primaire
Activez la touche Suppr
4.
C l s ur de ux c h a m p s :
Slectionnez d'abord les deux champs (CTRL si slection discontinue)

Clic sur le bouton Cl primaire.
5.
P a r t i c ul a r i t s d e l a c l pr i m a i r e :
Cette cl est dclare comme champ index sans doublon.

Champ index : champ inscrit dans la table des index dans Access. Cela permet d'acclrer la
recherche sur ce champ.
Sans doublon : Deux enregistrements dans cette table ne pourront pas avoir la mme valeur
dans le champ dclar en cl primaire.
Access version 2007
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IV. RELATIONS ENTRE LES TABLES
1.
P r i nc i pe g n r a l
Le principe d'un SGBDR est de ne jamais saisir des informations redondantes.
Si les coordonnes du client ont dj t saisies, lors de l'enregistrement de sa commande, on

ne va affecter la commande que le code client qui permettra par le jeu des relations de
retrouver toutes ses coordonnes.
Code client (cl primaire)
Table pre
Code client (cl trangre)
Table fils
Le code client de la table client (table pre) est dclar cl primaire

Le code client dans la table des commandes (table fils) est dclar cl trangre (on peut lui
associer un # pour bien le spcifier visuellement).
Un client (ct UN) peut passer plusieurs commandes (Ct infini).
Par le travail avec les requtes, nous pourrons avoir tout moment, la liste exacte des
commandes passes par le client ayant pour code C1. Le nom aurait t une mauvaise cl,
puisque plusieurs clients peuvent avoir le mme nom.
Les formulaires et tats permettront d'avoir une vision simultane sur plusieurs tables (les
tables dans Access 2007 le permettent aussi).
Des informations communes pouvant se trouver sur plusieurs tables, la RELATION permettra
dtablir une liaison entre ces enregistrements.
Access version 2007
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Exemple : le code client permet de relier la table client contenant les adresses une table
des commandes contenant uniquement les commandes passes par les clients. Cela vite de
ressaisir pour chaque commande les coordonnes compltes du client. Les redondances vites
permettent un gain de place ainsi que lassurance dune mise jour des informations sre et
efficace.
Les relations peuvent tre dfinies par dfaut entre les tables ou occasionnellement dans les
requtes. Elles facilitent la lecture de la base de donnes par Access et la cration des autres
objets (Requtes, Formulaires, Etats)
Les relations standards sont les relations de type Un plusieurs, qui signifie que chaque
enregistrement de la table pre peut tre associ 1 ou plusieurs enregistrements de la table
fils.
Les champs relis doivent avoir le mme Type de donnes (et mme format pour du
numrique)
Exception la rgle : Le champ de type Compteur (Table pre) sera reli un

champ de type Numrique Entier Long dans la table fils pour autoriser une relation
de type 1 plusieurs.
2.
D f i ni r l e s r e l a t i o ns
Des relations peuvent tre gnres dans les requtes mais ne permettent pas
daccder au paramtre sur la gestion de lintgrit rfrentielle.
1/ Fermer toutes les tables

2/ Menu OUTILS DE BASES DE DONNEES RELATIONS
3/ Choisir par double-clique les tables ou requtes voulues et fermer la fentre
4/ Cliquez sur le champ de la table pre et faire glisser la souris vers le champ correspondant
dans la table fils.
Access version 2007
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5/ Activez loption Appliquer lintgrit rfrentielle dans la mesure ou vous dsirez interdire
la saisie dune valeur dans le champ de la cl trangre de la table fils qui na pas encore t
saisi dans le champ de la cl primaire de la table pre.
6/ Activez ventuellement les options mettre jour en cascade et /ou Effacer en cascade.
METTRE A JOUR EN CASCADE

Si actif :
La modification de la valeur de la cl primaire dans la table pre implique

la modification de la cl trangre dans la table fils.
Si inactif :
Il nest pas possible de modifier le contenu dune cl primaire dans la
18
table pre.
EFFACER EN CASCADE
Si actif :
La suppression dun enregistrement ct table pre implique la

suppression de tous les enregistrements ct table fils.
Si inactif :
La suppression dun enregistrement ct table pre est interdite.
Le bouton Type de jointure permet daffiner le sens de la relation
Une relation de Un un peut tre utilise dans le cas ou des informations de mme
nature doivent tre saisies dans des tables diffrentes pour des raisons
dorganisation de la base de donnes, de confidentialit des donnes. Il est plus
simple de grer ces donnes dans la mme table.
Il est possible de ne rien saisir ct table fils dans la cl externe sauf si

spcifications dans les proprits de ce champ. Cela permet de pouvoir finir un
enregistrement sur la table fils mme si la table pre na pas t actualise.
3.
G e s t i o n de s r e l a t i o n s
Ltablissement de ces relations interdira aussi la suppression des tables lies. Celle-ci devra
tre prcde dune suppression des relations.
La fentre des relations permet de slectionner certaines tables et de demander laffichage
des relations directes ou indirectes avec les tables choisies. La suppression dune table de la
fentre ne modifie en rien les relations tablies.
Access version 2007
V.
LA REQUETE
Une requte permet de dfinir des critres de slection afin d'afficher les donnes qui vous
intresse dans la base. Une requte peut tre base sur une ou plusieurs tables en mme
temps.
A.
PRINCIPES GENERAUX
La requte est une question pose la base de donnes
Elle permet de lire dans une mme feuille de rponse des donnes provenant de tables
diffrentes, et de pouvoir extraire les informations voulues rpondant des critres.
Elle permet de servir dintermdiaire entre une ou plusieurs tables et les formulaires et
tats.
Elle permet de crer des calculs sur les champs, ces nouveaux champs calculs seront vus par
les formulaires ou tables relis comme un champ normal de table.
Elle permet dagir sur des tables en vue de modification, de suppression ou de rajouts
automatiss.
Elle permet la modification des donnes d'une table (correspond au mode filtre d'une table)
Plusieurs types de requte :

Requte SELECTION
Requte ACTION (Mise jour, Ajout, Cration de table, Suppression)
Requte ANALYSE CROISE pour des analyses double entre
Une fois la requte dfinit, le menu Outils de requte Excuter ou le bouton permettra
d'afficher une feuille de donnes contenant les enregistrements slectionns.
Access version 2007
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B.
CREATION DUNE REQUETE
1/ Afficher le ruban Crer groupe Autre

2/ Cliquez sur le bouton Cration de requte
3/ Choisir la ou les tables voulues, on une autre requte
20
Lcran en mode cration de la requte est le suivant :
Les tables impliques
Les champs voulus

Le ou les critres
Les champs voulus dans la feuille de rponse sont insrer de prfrence dans lordre voulu.
Il sera nanmoins possible de les afficher dans un ordre diffrent sur la feuille de rponse.
Chaque champ insr pourra tre tri en ordre croissant ou dcroissant (ligne Tri). Les
priorits sur les cls seront dfinies par lordre dinsertion des champs dans les colonnes de la
grille dinterrogation (de gauche droite).
Un champ peut tre pos sur la grille dinterrogation (pour
servir de critre) et ne pas tre affich sur la feuille de rponse
Le bouton Excuter pour obtenir la feuille de donnes contenant les
rponses
Le bouton Affichage permet de choisir le mode daffichage de la requte.
Access version 2007
1.
D f i ni t i o n de s c r i t r e s
Access traduit si possible votre critre en syntaxe Access.

Frappe
Recherche
Traduction Access
Le caractre gnrique toile remplace une chane de caractre et peut tre utilis avec les champs
dclars en type texte et date.
Mots commenant par MO
MO*
Comme MO*
Mots contenant MO
*MO*
Comme MO*
Occurrence contenant le mot

mairie
*mairie*
Comme *"mairie"*
Recherche dun dpartement
69*
Comme "69"*
Pour les autres types de donnes

Suprieur
>1000
>31/1/2008
>CA*
>1000
>#31/1/2008#
>"CA"*
Infrieur
<1000
<31/1/2008
<CA*
<1000
<#31/1/2008#
"CA"*
Suprieur ou gal x
>=x
Infrieur ou gal x
<=x
Entre 1000 et 2000

er
1 semestre 2004
Entre 1000 et 2000

Entre 1/1/2009 et 30/6/2009
Entre 1000 Et 2000

Entre #1/1/2009# Et #30/6/2009#
Diffrent de mot
Toutes les villes sauf Lyon
Pas mot
Pas Lyon
<>Lyon
Pas "mot"
DURAND + DUPONT
DURAND OU DUPONT
"DURAND" Ou "DUPONT"
Paris ou Lyon ou Lille
Dans(Paris;Lyon;Lille)
Paris ou Lyon ou Lille
Dans("Paris";"Lyon";"Lille")
"Paris" Ou "Lyon" Ou "Lille"
Champs vides
null
Est Null
Champs non vides
pas null
Est Pas Null
Critre dans un contrle d'un

formulaire (actif)
=Formulaires![Catgories]!
[Code catgorie]
Il est conseill de taper les mots rservs Access en minuscule, ils seront convertis avec la
1re lettre du mot en majuscule (pas => Pas)
a)
Les critres de comparaison :
> Strictement suprieur

< Strictement infrieur
<> Diffrent de
>= Suprieur ou gal

<= Infrieur ou gal
Le caractre * utilis dans un critre sur une date dclenche une analyse de la date
comme du texte. Il faudra alors respecter le mme format que celui dclar dans la
Access version 2007
21
table
Ex : */05/2009 pour rechercher tout mai 2009
La requte contenant plusieurs critres sur

la
mme
ligne
va
extraire
les
enregistrements rpondants simultanment
tous les critres.
La requte contenant plusieurs critres sur
la mme colonne va elle extraire tous les
enregistrements rpondants l'un ou l'autre
des critres ou tous.
b)
22
Requte paramtre
Quand le critre varie chaque ouverture de la requte, on dfinit une variable en lieu et
place. Le critre sera saisi dans une boite de dialogue louverture.
Pour permettre de saisir des critres de slection dans des boites de dialogue l'ouverture
directe ou indirecte d'une requte. A la place du critre, on tape un libell entre [] qui est le
nom du paramtre et qui permet de dfinir en mme temps le texte de la boite de dialogue.
Dans la ligne critre du champ renseigner, tapez :
[Entrez la valeur voulue pour ce champ] pour extraire une donne
Comme [Entrez la valeur voulu] pour extraire une donne et pouvoir utiliser dans la
boite d'entre les caractres de remplacement (ex : * pour tous)

Entre [Saisir la 1re valeur] Et [Saisir la dernire valeur] pour extraire une
slection
Ces paramtres peuvent tre utiliss simultanment sur des champs diffrents.
Il faudra ventuellement les dclarer dans la fentre du menu Requtes Paramtres dans
l'ordre d'apparition voulu et avec le type de donnes attendu. Pour cela tapez dans la 1re
colonne le nom du paramtre saisi entre les [] et choisir le type dans la 2me colonne.
c)
Champs calculs
Une requte permet de construire et d'afficher des calculs.

Renommer les intituls de colonne
1/ Dans la ligne champ de la grille d'interrogation, cliquez devant la 1re lettre du
champ
2/ Tapez le nom voulu suivi de :
Access version 2007
Exemple : Livre emprunt :
(Nouveau nom)
Emprunt
(nom du champ)
Cration de calcul
Mthode manuelle
Le calcul s'exprime dans la ligne Champ de la grille d'interrogation sous la forme suivante :
Nom de la colonne : [Champ]oprateur[Autre champ]
23
Ou Nom de la colonne : [Champ]oprateurConstante

Exemple : Nom colonne:[Prix unitaire]*[Quantit]*3
Un champ calcul est non modifiable sur la feuille de rponse ou le formulaire

attach la requte
Mthode avec assistant

L'assistant ouvre le gnrateur d'expression qui permettra de lier un lment avec un autre
lment extrieur. Il servira aussi pour appeler des fonctions prdfinies d'Access.
Il faut imprativement enregistrer la requte d'utiliser les champs de la requte dans cet
assistant.
La 1re section permet de choisir le type et l'objet concern ou les fonctions
La 2me section permet de choisir le nom champ ou la catgorie de la fonction
La 3me section permet de slectionner la fonction voulue
Cet assistant est utilisable dans la dfinition des critres pour le lier des
lments externes la requte en cours (exemple : critre saisi dans le contrle
d'un formulaire).
Formater les rsultats

Un champ peut tre format dans la requte
1/ Clic sur le bouton "Feuille de proprits" ou
2/ Choisir le format et/ou dans la proprit lgende tapez ventuellement le libell de la
colonne.
Access version 2007
2.
L e s t yp e s d e r e q u t e
a)
Requtes Actions : 4 types
Requte cration de table

Une table sera automatiquement crer lors de son excution. Si une table
du mme nom existe dj, elle sera crase aprs confirmation dans une boite de dialogue.
Requte ajout
Les enregistrements slectionns seront ajouts une table existante. (Attention la gestion
automatique des cls dans la table de destination).
Requte mise jour
Les enregistrements slectionns seront mis jour dans la table concerne. La formule ou les
nouvelles donnes se tape dans la ligne Mise jour.
Requte suppression
Les enregistrements slectionns seront supprims.
b)
Manipulation de ces 4 requtes :
1/ On gnre la requte slection avec les champs et les critres de slection

2/ On excute une fois la requte pour vrifier la cohrence des critres
3/ On choisit dans le menu Requte le type de requte voulu et on termine l'information de la
requte suivant la nature de celle-ci.
4/ On excute la requte par le menu Outils de requte Excuter ou
le bouton
On peut afficher la feuille de donnes qui va tre concerne par cette

requte sans l'excuter immdiatement.
c)
Requtes Analyse croise :
Elles permettent de construire un tableau double entre. Elles serviront effectuer des
analyses chiffres ou dfinir les entres d'un graphique. Ces tableaux croiss peuvent tre
gnrs dans Excel.
Trois donnes dfinir : Un ou plusieurs champs en ligne, un champ en colonne et un champ en
valeur.
Une 2me entre en ligne peut permettre de demander une somme sur un champ et
ainsi d'obtenir le cumul par champ entr en ligne.
Access version 2007
24
d)
Regroupement dans une requte
Le regroupement permet de masquer des lignes de dtail pour des informations identiques.
Seuls les champs concerns doivent tre insrs dans la grille d'interrogation.
1/ Choisir les champs
2/ Clic sur le bouton ou le menu Outils de requte - Crer Totaux
3/ Dans la ligne Oprations choisir le type d'oprations appliquer.
L'option O permettra d'insrer un champ non affich et de poser un critre sur ce champ
e)
Requte SQL
Access reconnait le mode SQL. Attention, la syntaxe utilise est quelques peu diffrentes de celle
utiliss par les bases de donnes SQL.
1/ On dfinir sa requte en mode QBE
SQL
2/ On peut ensuite passer en mode affichage
3/ Ce qui nous donne le rsultat en mode SQL sur Access
On peut activer loption Direct SQL
Access version 2007
et utiliser la syntaxe SQL
25
VI. LE FORMULAIRE
Un formulaire est un cran personnalis qui permet de saisir ou de visualiser les donnes
d'une ou plusieurs tables. Il permet de choisir individuellement la position des lments, leur
style, le fond d'cran.
Les donnes sont toujours stockes dans les tables.
26
On peut crer plusieurs formulaires pour une mme table, cela permet ainsi de personnaliser
la saisie des informations en fonction de "l'utilisateur".
Trois modes d'affichage :

Mode cration : pour modifier la structure
Mode formulaire : pour saisir dans un cran personnalis
Mode feuille de donnes : pour saisir ou visualiser en mode tableau
A.
CREATION DU FORMULAIRE
Il est conseill d'effectuer la cration par l'assistant et ensuite de le personnaliser.

1/ Clic sur l'onglet des formulaires
Choisir la cration par assistant
- Colonne simple (un enregistrement maximum par page cran)
- Continu (colonne simple en continu)
- Tableau (tiquettes des champs en haut et enregistrements les uns sous les autres)
- Tableau crois dynamique
Ajouter les champs voulus dans le formulaire
> Pour ajouter le champ slectionn
< pour enlever le champ
>> Pour ajouter tous les champs
<< pour enlever tous les champs
2/ Enregistrer le formulaire
Access version 2007
B.
PERSONNALISER LE FORMULAIRE
1 . M od e f or m ul a i r e
Permet de saisir les donnes, les visualiser.
Pour naviguer dans les enregistrements
Pour
slectionner
lenregistrement en
cours
er
1 enregistrement
Suivant
prcdent
dernier
Nouvel enregistrement
Pour une recherche rapide
Bouton actif si un filtre est mis en place : Permet dactiver ou dsactiver le filtre choisi
2.
M od e p a g e
En mode page, pour avoir un aperu du formulaire avec une simulation des donnes. Vous
pourrez ainsi le r agencer les champs et dappliquer une mise en forme.
Le ruban Format
Groupe police
Mise en forme
Quadrillage
Gestion des contrles
Mise en forme automatique
On peut cliquer glisser un champ

pour le dplacer
Le ruban Rorganiser pour la gestion des contrles
Access version 2007
27
Redfinir l'ordre de tabulation

L'ordre de tabulation va permettre de dfinir l'ordre de dplacement du curseur en saisie.
Par dfaut, cet ordre dpend de l'ordre de cration des contrles et non de sa position.
Ruban Rorganiser - Ordre de tabulation

Clic sur le bouton automatique
Ou Slectionnez la ligne dplacer, lchez le clic et dplacer la ligne vers le point
d'insertion voulu.
On peut aussi modifier lordre de tabulation dans le mode cration.
3.
28
M od e c r a t i on
Section Entte
Le slecteur
d'enregistrement
Section dtail
Section pied
En mode cration le formulaire peut tre entirement paramtr
a)
Un formulaire est constitu de sections :
Entte de formulaire (haut du formulaire, 1 par formulaire)

Entte de page (visible l'impression, 1 par page)
Dtail (1 section par enregistrement)
Pied de page (visible l'impression, 1 par page)
Pied de formulaire (bas du formulaire, 1 par formulaire)
b)
Un formulaire est constitu de contrles :
Ils permettront de saisir des informations de nature diffrente.
Access version 2007
3 Types de contrles :
Contrle dpendant :
Il sera associ un champ d'une table ou d'une requte
Contrle indpendant :
Il contiendra du texte, une image fixe ou une valeur non
stocke dans la base

Contrle calcul :
Il contiendra une expression qui pourra combiner un champ et/ou des
constantes
Pour modifier la nature d'un contrle, il faudra supprimer l'ancien et en reposer un nouveau.
La plupart des contrles sont constitus de deux lments : L'tiquette qui pourra tre
renomme ou supprime et le contrle qui mettra jour le champ associ.
c)
29
Description des contrles
Slectionne les lments encadrs. Un objet touch sera slectionn. La slection peut aussi
s'effectuer l'aide de la touche SHIFT (Slection discontinue)
L'assistant contrle doit tre actif si vous dsirez utiliser les assistants lors de la cration de
certains contrles (liste droulante, case option, boutons de commande)
Affiche un texte. Etiquette indpendante d'un champ. CTRL ENTREE pour saisir dans deux
lignes.
Les zones de texte peuvent contenir des expressions ou tre associes un champ
d'une table ou d'une requte.
Elles peuvent afficher plusieurs lignes de donnes
Elles peuvent des contenir des expressions
Elles peuvent tre dotes de barres de dfilement
Contrle groupe d'options. Cette zone sera associ obligatoirement un champ de type
numrique (1,2,3) correspondant au numro de l'option choisie. L'assistant en facilite la
cration.
L'option est utilise pour rajouter un groupe dj pos une option supplmentaire. Sinon les
options se dfinissent lors de la cration du groupe.
La case cocher sera associe un seul champ de type Oui/Non et permettra d'activer ou
de dsactiver l'option voulue.
Bouton bascule. Idem que les options ou cases cocher. Diffre par l'apparence. On peut les
utiliser dans un groupe d'options.
La liste modifiable permet de choisir une donne dans une liste droulante saisie
manuellement ou associe une table ou une requte. Cette liste est dite modifiable si on
autorise la saisie de donnes absentes de la liste.
La zone de liste permet de choisir une donne dans une liste saisie manuellement ou
associe une table ou une requte. Aucune donne non prvue dans la liste ne pourra tre
saisie.
Le graphique permet d'exprimer les donnes sous forme de graphique.
Cadre d'objet indpendant qui permet d'insrer une image fixe dans les formulaires ou tats.
Access version 2007
Cadre d'objet dpendant qui permet d'afficher une image, un graphique ou tout objet stock
dans une table Access. Ce type de contrle est associ un champ de type OLE
Contrles sous-formulaires, sous tats. Il permet d'incorporer un autre formulaire ou tat
dans un dj existant. (trs utilis dans les relations 1 n). Maximum de 2.sous objets dans le
formulaire principal.
L'outil rectangle permet de dessiner des rectangles ou carrs (SHIFT pour obtenir un carr)
L'outil trait pour tracer des traits (SHIFT pour obtenir un trait droit ou 45)
L'option Saut de page permet d'insrer un saut dans une section. Pour insrer le saut avant
ou aprs la section, il est conseill de passer par les proprits de la section.
Insrer un champ de type Lien hypertexte
30
Insrer un champ de type pice jointe

Bouton de commande pour associer un bouton une macro ou un vnement.
d)
Insrer un contrle
Si ce contrle doit tre associ un champ d'une table ou d'une requte :

1/ Choisir le menu Mode Cration Ruban cration
2/ Choisir dans la boite outil le type de contrle crer
3/ Slectionnez le nom du champ associer ce contrle et cliquez glisser vers le
formulaire
La zone pointe correspond l'emplacement du contrle et non de son tiquette.
Si le contrle est indpendant, on le pose directement sans passer la liste des champs.
e)
Dplacer les contrles
Clic sur un carr ou sur le bord pour choisir l'lment du contrle dplacer.
Etiquette
seule
Contrle
seul
Etiquette
Les deux
Contrle
f)
Couleurs des contrles et du texte
La palette des couleurs est accessible par le menu Ruban-Cration. Elle servira modifier le
type et l'paisseur de la bordure encadrant le contrle. Nous pouvons choisir la couleur du
texte, la couleur du fond (ou bouton transparent pour l'ignorer), la couleur de la bordure (ou
bouton transparent). Il est possible aussi deffectuer des mises en forme conditionnelles.
Access version 2007
Les couleurs sont accessibles par les proprits et pourront tre choisies dans un
panel propos ou dans le spectre ( droite de la proprit)
C.
TRAVAIL DANS UN FORMULAIRE
1.
F2
31
T o u c h e s de d p l a c e m e n t
Mode modification ou mode slection
Champ suivant
Champ prcdent
PG SUIV
PG PREC
Fin
CTRL
CTRL Fin
CTRL PAG SUIV
CTRL PAG PREC
F5
CTRL
Page vers le bas ou mme champ sur l'enregistrement suivant si 1 seule

page cran
Page vers le haut ou mme champ sur l'enregistrement prcdent si 1
seule page cran
er
1 champ ou dbut de champ (suivant le choix avec F2)
Dernier champ ou fin du champ (suivant le choix avec F2)
er
er
1 champ du 1 enregistrement
Dernier champ du dernier enregistrement
Champ en cours sur enregistrement suivant
Champ en cours sur enregistrement prcdent
Atteindre un numro d'enregistrement (taper le numro)
Quitte le sous formulaire et se positionne dans le champ prcdent du
formulaire principal
er
Dplace au 1 champ du formulaire principal
CTRL
F6
Section suivante
Section prcdente
F6
F4
CTRL Alt Espace
2.
Ouvre une liste modifiable

Restitue la valeur par dfaut.
F i l t r e , t r i e t r e c h e r c he
Les caractristiques sont identiques celles prsents dans l'tude des tables.
Il faudra cliquer sur le champ dans le formulaire au lieu de slectionner une colonne.
Cf: Chapitre abord dans les tables.
Access version 2007
D.
LES SOUS-FORMULAIRES
1.
P r i nc i pe de s s o u s - f or m ul a i r e s
Le sous-formulaire permet de saisir simultanment des informations dans deux tables lies
par une relation de 1 n. (trois maxi)
La table situe ct 1 dans la relation sera associe au formulaire principal.
Celle situe ct n sera associe au sous-formulaire.
Ces 2 formulaires seront visibles sous deux noms diffrents, il est judicieux de leur
donner le mme nom avec un suffixe pour les diffrencier.
32
2.
C r a t i o n f or m ul a i r e
a)
Cration par l'assistant automatique
Slectionner la table ou la requte

Cliquez sur le bouton qui permettra de gnrer automatiquement un formulaire avec
ventuellement un sous-formulaire si une relation pre-fils existe.
b)
Cration en double affichage
Slectionner la table ou la requte

Cliquez sur le bouton qui permettra de gnrer automatiquement un formulaire avec un
double affichage (mode formulaire + mode feuille de donnes).
c)
Cration en mode plusieurs lments
Permet dafficher les champs cte cte, un enregistrement par ligne
Access version 2007
d) Option plus de formulaires
Le mode assistant permet dlaborer le formulaire tape par tape
Activez la 1re table et slectionnez les champs de la 1re table.

Choisir ensuite la 2me table et slectionnez les champs de cette 2me table.
On peut ensuite choisir le format d'affichage du sous formulaire (sous formulaire :
l'intrieur du formulaire principal ou du formulaire attach : bouton qui ouvrira le sous
formulaire dans une fentre).
e)
Tableau crois dynamique
Permet de gnrer un tableau crois dynamique dans Access
Access version 2007
33
VII.
L'ETAT
Un tat permet de paramtrer un mode d'impression.
Il se cre comme un formulaire.
A.
CREATION D'UN ETAT AUTOMATIQUE
Slectionner la table ou la requte et cliquez sur le bouton tat pour gnrer un tat
automatique.
34
1 . M od e t a t e t m o d e a pe r u
Le mode tat permet de visualiser ltat lcran, avec une possibilit de se
dplacer par la touche Tabulation.
Le mode Aperu permet deffectuer un aperu avant impression.
2 . M od e p a g e
Aprs avoir cre ltat, le mode page permet de paramtrer cet tat.
3.
M od e c r a t i on
Permet de paramtrer chaque lment de ltat
Access version 2007
B.
CREER UN ETAT PAR LE MODE ASSISTANT
Permet de crer un tat tape par tape.
Exemple : Crer un rpertoire des informations de nos adhrents avec un regroupement sur la
1re lettre du nom (Les A, B)
Remarque : L'tat peut tre modifi dans

sa structure mais ensuite on ne le voit
qu'en aperu ou en impression
Le mode cration pour personnaliser

l'tat.
a)
En-tte d'tat :
En-tte de page :
En-tte de groupe :
Dtail :
Un tat est constitu de sections :
S'imprime une seule fois sur la 1re page de l'tat

S'imprime en haut de chaque page
S'imprime en haut de chaque groupe demand
S'imprime une fois par enregistrement
Pied de groupe :
S'imprime une fois en bas du groupe effectu
Pied de page :
S'imprime une fois pas page en pied de page
Pied d'tat :
Access version 2007
S'imprime une fois sur la dernire page de l'tat
35
b)
Deux modes d'affichage :
Mode cration : pour modifier la structure

Mode feuille de donnes : pour saisir ou visualiser en mode tableau
c)
Gestion des sauts de page
Clic droit sur Pied de groupe proprits Saut de page : "Aprs chaque section" permet
d'imposer un saut de page aprs chaque groupe.
ou Affichage Trier et grouper proprits Section inscable sur le groupe : "Groupe entier"
pour forcer si possible mettre le groupe sur la mme page.
36
C.
OPTIONS COMPLEMENTAIRES POUR LES ETATS
Les groupes et tri dans les tats
On peut slectionner des lments de plusieurs

tables
Type de lecture des tables
On peut choisir le critre de lecture de ces

champs
Regroupements
On peut effectuer des regroupements sur
certains critres.
Les options de regroupement diffrent suivant le
type de donnes :
Access version 2007
Le nombre de caractres si le champ est de type texte
Exemple : 1 caractre sur le nom permet de regrouper les clients par ordre alphabtique
avec une rupture sur la 1re lettre du nom
Le mois ou l'anne si le type de donnes est de type date
La valeur du pas si le type de donnes est numrique
Exemple : 100 pour effectuer un regroupement tous les 100.
Ces paramtres choisis lors de l'assistant pourront tre modifis ultrieurement par le menu
Calculs par groupe
37
On peut demander des totaux sur les champs de type
numrique
Personnaliser le tri
En mode cration, le bouton Regrouper et trier active une fentre en bas de

lcran pour grouper et trier.
Rajouter des totaux
En mode cration, le bouton Totaux permet de rajouter des calculs.
Access version 2007
D.
LES ETIQUETTES
Pour obtenir l'assistant, dans le ruban Crer, cliquez sur le bouton
Etiquettes
Vous pouvez utiliser des formats prdfinis

dj paramtrs
Le filtre par fabricant permet de dfinir le

fournisseur de la planche utilise
Choisir le format
Aprs avoir choisi le style de police, vous

devez ici dfinir les champs inclure.
Penser faire des espaces entre les champs
Utiliser la touche Entre pour aller la ligne
Vous pouvez dfinir les tris ce qui vitera de

devoir le faire une fois les tiquettes colles
sur les enveloppes.
Le mode cration permet de paramtrer les tiquettes (polices)
Access version 2007
38
VIII.
TRANSFERT DE DONNEES
Limportation de donnes peut tre effectue de diffrentes manires.
A.
COPIER COLLER ENTRE EXCEL ET ACCESS

39
1/ Vrifier la cohrence des donnes copier.

En effet, les colonnes sous Excel doivent se prsenter dans le mme ordre que sur la table Access
vise.
Les donnes doivent tre de type identique
2/ Effectuer la copie
* Slectionner les donnes sous Excel (sans les titres situs dans les enttes de colonne)
Copier
* Ouvrir la table Access et slectionner les enttes de colonne
Choisir Edition - coller si la table ne contient pas denregistrement
Choisir Edition coller par ajout, si cette table contient des enregistrements et si
vous souhaitez rajouter les donnes.
Si une erreur survient, Access cre une table des erreurs. Celle-ci pourra tre supprime.
Remarque : si la table nexiste pas dans Access, on peut directement coller le tableau entier sur le
module des tables sans avoir la crer au dpart. Il faudra ensuite affiner les types de donnes
de cette nouvelle table.
B.
COPIER COLLER ENTRE ACCESS ET EXCEL
Pas de cohrence vrifier

* Slectionner les donnes sous Access+ Copier
* Ouvrir le tableau Excel et cliquez sur la 1ere cellule de destination + Coller
Access version 2007
IX. GESTION DES LISTES DEROULANTES

Elles permettent de slectionner un lment partir d'une liste. Cela vite la frappe.
A.
LISTE DEROULANTE TAPEE

TAP
MANUELLEMENT
NUELLEMENT
Si la liste est positionne dans la table avant la gnration des formulaires,

formulaires, les listes droulantes
seront directement appliques dans les formulaires.
Nous verrons en point 2, comment positionner des listes dans les formulaires.
En mode cration, on choisit le type de donnes et ensuite on ouvre la liste type de donnes et on
40
utilise l'option "Assistant liste de choix"
Puis SUIVANT et modifiez ventuellement le nom de l'tiquette associe au champ
B.
LISTE DEROULANTE LIEE

LIE E A UNE AUTRE TABLE
Rsultat voulu : Lors de la saisie, on pourra choisir dans une liste droulante les valeurs qui
pourront tre saisies dans la table lie.
Table des thmes (Table source)
Table des activits (Table lie avec intgrit rfrentielle). On
ne pourra pas taper dans la table
table des activits une valeur Code thme n'existant pas dans la table
des thmes, aussi pourquoi ne pas mettre une liste droulante pour savoir les codes thmes
existants ?
Dans la table des activits o l'on
doit saisir les codes thmes, pour
faciliter la saisie, nous pouvons
attacher au champ code thme une
liste droulante permettant de
visualiser les codes existants et de
slectionner au lieu de taper.
Nous allons utiliser l'assistant liste de choix, accessible partir des types de donnes.
Access version 2007
Outils
41
On ira chercher le contenu de la liste droulante dans une autre table
Choisir la table qui contiendra les lments choisir dans la liste droulante
Table des thmes
Choisir les colonnes de la table qui devront apparatre dans la liste droulante
Code thme (ce sera l'lment stocker)
Libell thme (indication complmentaire qui permettra de slectionner coup sr le bon code
thme)
Access version 2007
Outils
Dfinir les colonnes afficher dans la liste droulante ainsi que la largeur des colonnes
Slectionnez la colonne (Code thme) qui contient les lments stocker.
42
C.
MODIFIER LE CONTENU D'UNE LISTE DEROULANTE

DEROULAN
Modifier le contenu d'une liste droulante tape manuellement
Sur le champ concern, allez sur l'onglet

Liste de choix (dans les proprits)
Access version 2007
Outils

Access+2007 Verrou

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1

Support de cours Access

PRESENTATION GENERALE DACCESS ............. 4

POURQUOI EXCEL ET POURQUOI ACCESS .................................. 4

INTERET DUN SGBDR .......................................................... 4

SIX TYPES DOBJETS ........................................................... 5

PRESENTATION GENERALE DES OBJETS .................................... 5

DEFINIR LA STRUCTURE DES TABLES ....................................... 7

GESTION DES DONNEES DANS LA TABLE ................................. 10

CLES PRIMAIRES .................................. 14

RELATIONS ENTRE LES TABLES .................. 16

PRINCIPES GENERAUX ........................................................ 19

CREATION DUNE REQUETE .................................................. 20

Access version 2007

PERSONNALISER LE FORMULAIRE ........................................... 27

TRAVAIL DANS UN FORMULAIRE ............................................ 31

LES SOUS-FORMULAIRES .................................................... 32

CREATION D'UN ETAT AUTOMATIQUE .................................... 34

CREER UN ETAT PAR LE MODE ASSISTANT ............................... 35

OPTIONS COMPLEMENTAIRES POUR LES ETATS .......................... 36

LES ETIQUETTES .............................................................. 38

VIII. TRANSFERT DE DONNEES ......................... 39

COPIER COLLER ENTRE EXCEL ET ACCESS ............................... 39

COPIER COLLER ENTRE ACCESS ET EXCEL ............................... 39

GESTION DES LISTES DEROULANTES ............ 40

LISTE DEROULANTE TAPEE MANUELLEMENT .............................. 40

LISTE DEROULANTE LIEE A UNE AUTRE TABLE .......................... 40

MODIFIER LE CONTENU D'UNE LISTE DEROULANTE .................... 42

Access version 2007

PRESENTATION GENERALE DACCESS

POURQUOI EXCEL ET POURQUOI ACCESS

INTERET DUN SGBDR

Le principe d'un SGBDR est de ne jamais saisir des informations redondantes.

Si les coordonnes du client ont dj t saisies, lors de l'enregistrement de sa commande, on

Access version 2007

SIX TYPES DOBJETS

Des TABLES pour stocker les donnes.

PRESENTATION GENERALE DES OBJETS

Une table est un ensemble de donnes relatives un sujet spcifique.

Access version 2007

Afficher des donnes relies provenant de plusieurs tables

Un formulaire sert afficher et modifier des informations dans la base

enregistrement par enregistrement.

Access version 2007

DEFINIR LA STRUCTURE DES TABLES

Une table est un ensemble de donnes relatives un sujet spcifique.

Les tables organisent les donnes en colonnes (CHAMPS) et en lignes (ENREGISTREMENTS).

Mode cration (action sur la structure de la table)

pour obtenir des laide pour chacune des proprits

64 caractres maximum, codes interdits. ! [ ].

Type de donnes : Nature de la donne saisir dans le champ

Rserv pour les libells, maxi 255 caractres

Type numrique date ou heure

Type numrique, prcision jusqu 15 chiffres gauche de la

Nombre automatiquement incrment par Access chaque

Access version 2007

Type de donnes pouvant tre Actif ou Inactif (case cocher).

Pour lier lenregistrement une image (visible en formulaire et

Permet de pointer un ou plusieurs fichiers

Pour permettre une saisie d'adresse qui sera lie directement

Type de donnes TEXTE

Paramtrage dun format automatique appliquer aprs la saisie des donnes.

Personnalisation pour nimporte quel type de donnes :