Vous êtes sur la page 1sur 51

Aline Nishimata

Savoir rdiger vos e-mails


Pour toujours
professionnels avoir porte
de main
tous les outils
pour bien rdiger
vos e-mails professionnels

Les e-mails permettent dtre plus efficace, plus rapide,


plus direct. Cet ouvrage dveloppe :
La construction dun e-mail : le plan, lintroduction,
le dveloppement, la conclusion, les formules
de politesse ;
Les outils pour bien rdiger un e-mail : la lisibilit et le
style de le-mail, les mots de liaison, la ponctuation, un
lexique de mots qui prtent confusion.

Tout ce quil faut savoir


pour rdiger
des e-mails efficaces

Prix : 4,50
ISBN 978-2-297-02042-8

Aline Nishimata

-mails
e
s
e
d
Pour efficaces
plus

Savoir rdiger
vos e-mails professionnels
Toutes les rgles connatre
pour que vos e-mails professionnels
soient lus par vos destinataires

Concubinagepage2-OK:En poche Social 2010 11/10/11 15:10 Page14

mEnPoche-2042.indd 1

ails
es e-m
Pour d fficaces
plus e

Savoir rdiger
vos e-mails professionnels
Toutes les rgles connatre
pour que vos e-mails professionnels
soient lus par vos destinataires

7/10/11 12:19:33

Les deux outils indispensables


pour matriser les e-mails professionnels

Collection dirige par Batrice et Francis Grandguillot


Facebook : Les auteurs Grandguillot B & F

mEnPoche-2042.indd 2

Retrouvez lactualit

Gualino diteur
sur Facebook

Gualino diteur, Lextenso ditions 2011


33 rue du Mail 75081 Paris cedex 02
ISBN 978 - 2 - 297 - 02042 - 8
ISSN 1962-6428

7/10/11 12:19:34

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:12 Page3

S ommaire

1 La prsentation de le-mail
2 Le-mail en pratique

4
10

La construction dun e-mail


3 Le plan

12

4 Lintroduction

14

5 Le dveloppement

21

6 La conclusion

25

7 Les formules de politesse

30

Les outils pour bien rdiger un e-mail


8 La lisibilit et le style de le-mail

33

9 Les mots de liaison

37

10 La ponctuation

40

11 Les mots qui prtent confusion dans le-mail

43

G
3

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:12 Page4

La prsentation de le-mail

La diffusion d'un e-mail se caractrise par une extraordinaire simplicit,


rapidit et efficacit. Que vous vous en serviez dans le cadre d'une
utilisation familiale, amicale ou professionnelle, vous pouvez adresser
votre e-mail un ou plusieurs destinataires, parfois mme avec une
certaine confidentialit l'gard de certains destinataires. La copie
d'cran ci-dessous prsente les fonctionnalits classiques d'une
messagerie.

Lmetteur de le-mail
et les diffrents paramtres
5

1 Le ou les destinataires

2 Les personnes en copie


3 Les personnes en copie cache
4 Lobjet de le-mail
5 Les pices jointes ventuelles
6 Envoyer

Le rcepteur ou le destinataire de le-mail


et les diffrents paramtres
De : 1
Bernard Coltre <bcoltre@orange.fr>
Objet : 2
E-mails professionnels
3
Date :
15 septembre 2011 11:10:07 HAEC
: 4
ADEC <demelle.bc@orange.fr>
1 pice jointe, 768Ko
5

1 Lmetteur

2 Lobjet de le-mail
3 La date et lheure
4 Le ou les destinataires
5 Les pices jointes

G
4

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:12 Page5

Le champ : le ou les destinataires


Dans le champ (en anglais To) figure ladresse e-mail du destinataire
susceptible de vous rpondre.
Vous pouvez faire figurer plusieurs destinataires dans ce champ si
vous souhaitez quils apportent galement une rponse.
Indiquez tous les destinataires en cas de diffusion d'une information,
par exemple : Assemble gnrale

Le champ Cc : les copies


Le champ Cc (Copie carbone) permet de mettre en copie les
destinataires qui ont besoin d'avoir l'information : suprieurs
hirarchiques, personnel dun service
Ces derniers ne sont pas censs, en rgle gnrale, rpondre
le-mail mais seulement en prendre connaissance.

Le champ Cci : les copies caches


Vous pouvez envoyer un e-mail un grand nombre de destinataires
tout en masquant chacun d'entre eux le nom des autres
destinataires.
Le champ Cci (Copie carbone invisible) permet de respecter la
vie prive de vos contacts cest--dire de ne pas diffuser leurs
adresses e-mails sans leur consentement.
Quels sont les risques dutiliser le champ Cc au lieu du champ
Cci ?
Tous les noms des destinataires seront affichs. Ds lors nimporte
quel destinataire pourra rcuprer l'adresse des autres destinataires
sans leur autorisation.
En effet, si lun des destinataires est un spammeur, il n'hsitera sans
doute pas utiliser toutes les adresses des fins qui pourraient se
rvler nuisibles vos destinataires autant qu vous-mme.
Comment faire pour protger vos destinataires des spams ?
Ne saisissez pas la liste de vos destinataires dans les champs suivants :
champ (en anglais To)
champ Cc (Copie carbone)
mais saisissez-la dans le champ Cci (Copie carbone invisible, appele
galement copie cache) intitul en anglais Bcc (Blind carbon copy).

Le champ Objet
Le nombre de-mails reus est en constante progression. Ainsi, vos
destinataires effectuent un tri lors de leur rception.
LObjet permet de saisir limportance de linformation contenue
dans le-mail afin quil soit lu immdiatement et que la personne
puisse mener au plus vite laction que lon attend delle.
La rdaction du champ Objet doit donc retenir particulirement
votre attention.

G
5

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:12 Page6

Observez 3 rgles pour rdiger lobjet


Rgle 1 : il doit toujours tre rempli
Si votre Objet nest pas explicite, votre destinataire aura tendance
lire votre e-mail en dernier.
Dans le cas o vous adressez plusieurs e-mails dans une mme
journe et au mme interlocuteur, cest lobjet et donc la nouveaut
de linformation qui saffiche dans le champ Objet qui le conduira
soit le lire, soit ne pas le lire.
Rgle 2 : il doit comporter une information prcise
Dans ce champ, on retrouve trs souvent les mots suivants :
informations, messages, nouvelles, commande, facture,
rponse votre message, votre rclamation
Ils ncessitent des prcisions indispensables pour retenir lattention
de votre destinataire.
Comment amliorer la rdaction du champ Objet ?

Pour rdiger un objet qui retient lattention de votre destinataire,


utilisez les techniques journalistiques et posez-vous les questions
clefs suivantes :
De quoi sagit-il ?
Quand ?
Pour qui ?
Sur quoi ?

Par exemple :
De quoi sagit-il ?
Assemble gnrale
Vous attirerez lattention de votre interlocuteur en apportant des
prcisions complmentaires.
Quand ?
Assemble gnrale du jeudi 29 novembre
Pour qui ? Des professeurs, des administratifs, des commerciaux
ou de lensemble du personnel ?
Assemble gnrale du jeudi 29 novembre de lensemble du
personnel
Sur quoi ? La retraite
Assemble gnrale du jeudi 29 novembre de lensemble du
personnel sur la retraite

Il arrive cependant que la culture dentreprise ou les informations


diffuses antrieurement font que le lecteur, en lisant les mots
Assemble gnrale, dcode les informations implicites car
cette assemble a lieu deux fois par an, se situe toujours dans
le mme lieu et sadresse toujours lensemble du personnel.
Lobjet peut tre dans ce cas plus direct :
Assemble gnrale du 29 novembre

G
6

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:12 Page7

Si, dans lobjet de votre e-mail, vous utilisez un terme trop


gnral comme, par exemple, le mot concours , votre
e-mail a de fortes chances darriver dans la bote des
spams ou dans le courrier indsirable. Lutilisation des
questions prcdentes vous permet dapporter les prcisions indispensables la communication des informations que vous souhaitez transmettre.

Rgle 3 : il ne doit pas garder lobjet de lmetteur


Lorsque vous utilisez la fonction rpondre lobjet du message est
transform car il reoit automatiquement le prfixe RE : . Si vous
laissez l'objet tel quel, au bout de trois changes de rponses en
allers/retours les e-mails seront prcds de RE: re: re: .
Dans ce champ, ne reprenez pas lobjet de lmetteur :
RE : mmoire
Si vous avez envoy par e-mail plusieurs versions du Mmoire que
vous tes en train de rdiger, il est important pour votre destinataire
d'en suivre la chronologie. cet effet, numrotez-les et, si
ncessaire, ajoutez-y l'heure :
Mmoire : version 1
Mmoire : version 2
Mmoire : version finale

Les pices jointes


Les pices jointes sont des documents annexs le-mail.
Elles sont indispensables pour joindre, par exemple : un texte, une
documentation, un bon de commande, une facture, un contrat,
une photo

Attention la taille de vos pices jointes. Bien que la plupart


des messageries acceptent des tailles de documents
importantes (environ 10 Mo pour la plupart), un trop grand
nombre de pices jointes peut ralentir considrablement
lmission de vos messages ou mme saturer la messagerie
de votre destinataire (la messagerie peut mettre
automatiquement le message dans le courrier indsirable, voire le refuser). Les images sont plus lourdes que
les fichiers textes. Vous avez la possibilit, avec certains
logiciels, de regrouper et compresser plusieurs images
dans un seul dossier.
Des logiciels gratuits comme Adobe Reader 1 vous
permettront de convertir des fichiers Word ou Excel au
format PDF2 lisible par tous (mais non modifiable).

(1) Format le plus couramment utilis dans les administrations, les coles
(2) Tlchargement gratuit sur le site :
www.adobe.com/fr/products/reader.html

G
7

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:12 Page8

Rpondre ou Rpondre tous


Il est possible de rpondre en une seule fois l'metteur et
l'ensemble des destinataires du message. C'est particulirement
utile quand les destinataires font partie d'un mme groupe de travail
qui ont besoin dtre informs en mme temps.
Lorsque vous rpondez un e-mail envoy plusieurs destinataires,
faites la diffrence entre Rpondre et Rpondre tous.
Ne rpondez pas tous les destinataires pour la simple confirmation
dune prsence une runion. Rpondez seulement la personne
qui vous a adress le-mail.
Lorsque le message est adress en copie cache, si le destinataire
utilise la fonction Rpondre tous , il dvoile alors tous
les destinataires qu'il y a un destinataire cach , ce qui risque de
nuire l'metteur du message.

Rpondre avec lhistorique


Pour permettre une meilleure comprhension de ltat actuel de
votre correspondance, vous pouvez inclure l'historique de tous les
changes : utilisez la fonction Rpondre avec historique (cette
option est souvent automatique).
Pour des rponses des e-mails trs longs, il est possible :
d'apporter des rponses lintrieur mme du corps du
message ;
dinsrer vos initiales et le choix du caractre dannotation :
votre texte figurera ainsi aprs chaque paragraphe que vous
souhaitez commenter ou auquel vous voulez apporter une
rponse.
Pour les logiciels qui supportent le format html , il est possible de
choisir une couleur de texte diffrente de celle de l'metteur.

Transfrer un e-mail
Vous pouvez transfrer un e-mail d'autres personnes sans que
l'metteur du message le sache. En principe les pices jointes
sont transfres avec le message quand on utilise la fonction
Transfrer (Forward).
L'objet du message est transform et prcd de TR : ou FWD .
Vous pouvez, si vous le souhaitez, modifier l'objet de le-mail.
chaque transfert, la liste des diffrents destinataires apparatra
dans le corps de le-mail diffusant ainsi leur adresse un nombre
croissant de personnes. On parle alors deffet boule de neige .

G
8

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:12 Page9

Laccus de rception
Vous pouvez demander un accus de rception laffichage du
message sur lcran du destinataire.
Tous les logiciels de messagerie ne dclenchent pas automatiquement
un message daccus de rception, il faut donc activer cette option.
Vous pouvez prendre connaissance du message sans dclencher
lenvoi de laccus de rception en utilisant la prvisualisation du
message en aperu ou en imprimant le message sans louvrir.

G
9

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:12 Page10

Le-mail en pratique
Les avantages et inconvnients de le-mail
Avantages de le-mail

Inconvnients de le-mail

Pour lmetteur
Les e-mails peuvent tre rdigs
lorsque lmetteur est disponible.
Pour le destinataire
Les e-mails seront lus :
au moment o le destinataire
le souhaite ;
au moment o le destinataire
est disponible (dcalage horaire).

Pour lmetteur
et le destinataire
La messagerie ne permet pas de
mettre beaucoup dhumain
dans linformation.
Elle dshumanise les relations.
La messagerie cre une obligation
de regarder ses e-mails en dehors
des heures habituelles de travail.

Rflchir avant denvoyer un e-mail


Il faut faire particulirement attention ne pas senflammer dans la
rdaction et lexpdition dun e-mail.
Le-mail nest pas le media idal pour rgler un problme relationnel
car on peroit difficilement le ton quutilise lmetteur.
Certains e-mails professionnels demandent parfois un temps de
rflexion afin de peaufiner une rponse adquate.
Le destinataire aura le pouvoir de transfrer un message sans que
lmetteur le sache. Il arrive que certains e-mails fassent le tour
dune entreprise et nuisent de faon irrversible limage de lmetteur. On voit malheureusement ainsi circuler des e-mails, reflets de
lmotion et de la colre. Les paroles senvolent mais les e-mails
sont des crits qui restent. Soyez prudent !

Prcautions prendre dans lenvoi dun e-mail


viter les abrviations
Si nous avons lhabitude de les utiliser pour un SMS (ou texto), il faut
les proscrire des e-mails :
Rdv, ns, vs, cdt, bjr, qqch, cad et bien dautres.
Elles sont le reflet certes dune vie cent lheure mais elles ne sont
gure respectueuses des destinataires.

viter le langage familier


Ne commencez pas un e-mail ou ne mettez pas en objet des
expressions familires telles que :
Coucou
Cest moi
Encore moi
Toujours la mme

G
10

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:12 Page11

Utiliser bon escient le vocabulaire


Trop de-mails de rclamation, entre autres, contiennent des mots
qui expriment la colre, les sentiments qui nont pas leur place dans
un contexte professionnel.
vitez dcrire pour voquer un retard de livraison :
Nous sommes victimes
Nous sommes dus de votre retard de livraison
Je prendrai les sanctions qui simposent
Les consquences nfastes

Contrler lorthographe de le-mail


Par principe, relisez votre e-mail avant dappuyer sur la touche
Envoyer . Ainsi, vous viterez des fautes qui nuisent la qualit
de la transmission du message.
Certains logiciels ou sites disposent dun vrificateur orthographique
qui compare les mots du message un dictionnaire permettant de
retrouver surtout les fautes de frappe, les coquilles...
Si vous avez des difficults en orthographe, il est prfrable de taper
le corps du texte dans un logiciel de traitement de texte (par
exemple Word) qui possde un vrificateur orthographique et
grammatical capable de dtecter les fautes mais aussi de proposer
des solutions daccords grammaticaux. Vous copierez et collerez
ensuite le texte dans le corps de le-mail.

Vrifier le-mail avant de lenvoyer

Avant dappuyer sur la touche Envoyer , vrifier :


le texte de le-mail
la qualit de lobjet
la prsence des ventuelles pices jointes souhaites
la totalit des destinataires
lorthographe
le vocabulaire
les abrviations

Quand le message est rellement prt, cliquez alors sur Envoyer .

G
11

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:12 Page12

Le plan

Le-mail professionnel prsente une construction simple car son


objectif est daller lessentiel. Cependant, on distingue :
le-mail court : il ne demande pas de dveloppement car
il est une rponse une demande (comme par exemple :
une demande de documentation).
le-mail en forme de lettre : il dveloppe une situation
complexe qui ncessite une explication, une justification.

Comment structurer votre e-mail ?


Pour bien structurer votre e-mail, posez-vous chaque tape de sa
rdaction, les questions suivantes :
tapes

E-mail court

Appellation

qui je madresse ?

Chapitre 4

Introduction

E-mail en forme de lettre

Le prsent :
De quoi sagit-il ?

Chapitre 4

Le rappel du pass :
Que sest-il pass avant cet
e-mail ?
Le prsent :
De quoi sagit-il ?

Quel est lobjectif de mon e-mail ?


Dveloppement
Chapitre 5

Conclusion
Chapitre 6

Formules
de politesse
Chapitre 7

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Que vais-je faire ?


Quest-ce que je propose ?
Quest-ce que jaccepte ?
Quest-ce que je refuse ?
Quest-ce que je demande ou rappelle ?
Quest-ce que je fais comme concession ?

Quest-ce que je souhaite transmettre mon


destinataire ?
Quelle est la formule de politesse la mieux
adapte cet e-mail ?

Structurer un e-mail court


E-mail court : 4 tapes

Appellation : elle dsigne le ou les destinataires

Introduction : elle est inexistante. Le dveloppement est


immdiatement trait

Conclusion : elle montre lintrt de lmetteur


envers le destinataire

Formule de politesse : elle applique le code de politesse

G
12

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:12 Page13

Demande de documentation et des conditions de vente


1
2
3
4

Cher Monsieur,
Nous vous demandons de nous adresser, sans engagement de notre part, une
documentation concernant les bureaux ainsi que les conditions de vente.
Nous vous remercions de nous les faire parvenir dans les plus brefs dlais.
Cordialement.
Jacques Duchemin
Directeur commercial
0141403038
jduchemin@dynamique.fr

Structurer un e-mail en forme de lettre


E-mail en forme de lettre : 5 tapes

1
2

3
4

Appellation : elle dsigne le ou les destinataires


Introduction : elle rappelle le ou les e-mail(s)
prcdent(s)
Dveloppement : il prsente lobjectif de le-mail
Conclusion : elle montre lintrt de lmetteur
envers le destinataire
Formule de politesse : elle applique le code de politesse

Demande de dlai
1
2

Messieurs,
Nous accusons rception de votre commande du
Cependant, en raison dun accroissement de commandes lapproche des ftes,
il nous sera difficile de respecter le dlai de livraison. Cest pourquoi, nous vous
serions obligs de nous accorder un dlai supplmentaire de 15 jours.
Nous vous prions de nous excuser de ce retard et nous nous tenons votre
disposition pour toute information complmentaire.
Cordialement.
Jacques Duchemin
Directeur commercial
0141403038
jduchemin@dynamique.fr

G
13

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:12 Page14

Lintroduction

Comme pour une lettre traditionnelle, lintroduction se doit dtre


courtoise ; elle tient compte de la qualit du destinataire et exprime
avec clart et sobrit le motif de le-mail.
Lintroduction peut prendre deux formes selon quil sagit dun
e-mail de premier contact ou dun e-mail de rponse :
un e-mail de demande ou de proposition (premier contact)
Dans ce cas, lmetteur ne peut se rfrer aucune
correspondance. Il doit exprimer dans lintroduction le(s)
motif(s), les faits qui permettront au destinataire de
comprendre, ds la premire ligne, le but de le-mail.
Spcialistes informatiques, nous vous adressons notre
catalogue en pice jointe.
un e-mail de rponse ou daccus rception
Dans ce cas, lmetteur fait rfrence dans lintroduction
soit un document, soit un entretien tlphonique, soit
une correspondance antrieure Il permet au destinataire,
par exemple, de retrouver la chronologie dun dossier.
Nous vous expdions, ds ce jour, par chronopost n les
articles.

Lappellation
Par courtoisie, il est ncessaire de commencer votre e-mail par lune
des formules suivantes, suivies dune virgule :
Bonjour,
Bonjour Madame,
Bonjour Messieurs,
Bonjour Madame Nicollet,

Bonjour Monsieur Braun,


Cher Monsieur,
Chre Madame,
Monsieur le directeur,

Lappellation dans le-mail rejoint les habitudes des lettres anglosaxonnes. Cependant, si vous vous adressez un tranger, il vaut
mieux crire :
Cher Monsieur Hiroya,

Chre Madame Nishimata,

et y adjoindre le titre de votre destinataire prcd de lappellation


(Cher, Chre) :

Cher Professeur Hiroya,

Cher Directeur Payet,

Lappellation dans le cadre dune entreprise en rseau

De nombreuses entreprises travaillent en rseau. Certaines


personnes sadressent, au cours dune journe, de nombreux e-mails.
Le premier e-mail doit comporter une appellation (Bonjour, Bonjour
Jacques) et les suivants peuvent ne plus en comporter. Toutefois,
par courtoisie, on peut crire le prnom suivi dune virgule (Anne,).

G
14

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:12 Page15

Lappellation avec des fournisseurs ou des clients

Si vous tes en contact plusieurs fois par jour avec un fournisseur ou


un client, vous pouvez supprimer lappellation. Le plus simple est de
sadapter la manire de procder du destinataire.

Les situations de communication


de lintroduction
Lintroduction correspond aux 8 situations de communication
suivantes :
Accuser rception

Nous accusons rception de votre


documentation dont nous vous remercions.

Informer

Nous vous informons que notre socit sera


prsente sur le salon de lEntrepreneuriat.

Demander

Nous vous saurions gr de nous expdier la


commande suivante

Accepter

Il nous est agrable de vous annoncer que


nous donnons une suite favorable votre
demande.

Rappeler

Nous sommes tonns de navoir pas reu le


rglement de notre facture.

Confirmer

Nous vous confirmons notre rencontre du

Proposer

Je me permets de vous proposer ma


candidature pour le poste de

Refuser

Nous avons le regret de vous informer quil


ne nous est pas possible de vous accorder un
report dchance.

Situation de communication : accuser rception


Nous avons bien reu
Nous accusons rception de
Nous venons de recevoir
votre catalogue
votre demande de documentation
votre commande du
votre livraison relative
votre devis
votre requte
votre facture n relative votre livraison du
et vous en remercions.
dont nous vous remercions.

G
15

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:12 Page16

Nous avons bien reu


Nous accusons rception de
votre e-mail de rclamation
qui a retenu toute notre attention.
qui a fait l'objet de toute notre attention.
Votre e-mail du

concernant
relatif
se rapportant
a retenu toute notre attention.

la suite de notre conversation tlphonique, nous vous adressons


notre catalogue.
une documentation relative
un devis relatif

Situation de communication : informer


D'un retard de livraison
Nous avons le regret de vous informer
Nous sommes au regret de vous informer

que nous ne pouvons pas vous livrer ces articles a la date prevue.
qu'il ne nous est pas possible dexpedier la marchandise la date fixe.

D'une erreur de paiement

Nous sommes au regret de vous informer que votre rglement ne correspond


pas au net payer de la facture n

De la resiliation dun contrat


Nous vous prions de noter la resiliation de ce contrat et ce dater du

Conformement l'article du contrat nous vous informons que nous mettons


un terme
la police n
au contrat n en cours.

De l'impossibilit de respecter les engagements pris


Nous regrettons de vous informer que nous ne sommes pas en mesure de
rgler votre traite n chance du
Malgre notre dsir de faire face nos engagements, nous sommes dans
l'impossibilite d'acquitter votre facture n comme nous en etions convenus.

G
16

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:12 Page17

De lintention de procder un licenciement


Nous vous confirmons les termes de notre entretien du , et vous signifions que
nous avons decide de mettre fin a votre contrat de travail a compter du
Nous regrettons dtre contraints de

cesser notre collaboration compter du


vous confirmer les termes de notre entretien du

Situation de communication : demander


Une modification du contrat d'assurance

Nous avons souscrit un contrat d'assurance n le aupres de votre


compagnie et nous souhaiterions modifier les termes de larticle n

Une demande de contrat dassurance


Nous souhaitons souscrire une assurance pour
cet entrept
ces marchandises
ces personnes

partir du

Des renseignements, un catalogue, un tarif, un devis


Nous vous demandons de nous envoyer
Nous vous serions reconnaissants de nous adresser
sans engagement de notre part

votre catalogue.
vos prix et conditions de livraison.
vos conditions l'exportation.
une documentation de vos articles ainsi que vos conditions de vente.

La commande
Nous vous prions de
nous fournir les articles ci-dessous :
nous livrer les articles ci-apres :
nous adresser les produits aux conditions convenues.
Nous souhaitons vous passer
Nous avons le plaisir de vous transmettre
la commande dont vous trouverez le detail en pice jointe.
la commande suivante titre d'essai.
une commande aux conditions habituelles.

G
17

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:12 Page18

Situation de communication : accepter


Une demande dun client
Nous avons le plaisir de vous informer que nous sommes en mesure de
repondre favorablement votre demande.
Nous sommes disposes a vous accorder
le mode de paiement que vous proposez.
les conditions exceptionnelles que vous souhaitez.
le delai de paiement que vous demandez.
Conformement a votre demande, nous vous consentons

un paiement a jours.
un reglement par traite.

Une candidature
la suite de notre entretien du nous avons le plaisir de vous informer que
nous avons retenu votre candidature pour le poste de
Nous avons le plaisir de vous informer
que nous avons retenu votre candidature pour le poste de
de votre engagement dans notre societe en qualite de

Situation de communication : rappeler


Des e-mails precedents restes sans reponse
Nous sommes surpris que vous n'ayez donne aucune suite notre reclamation
du
Nous vous rappelons que
nos deux e-mails du et du sont restes sans reponse.
notre reclamation du est restee sans reponse.
Malgre nos deux rappels du et du
Malgre nos deux precedents e-mails de rappel
vous ne vous etes pas acquitte du montant de notre facture n
En procedant a la verification de nos ecritures,
nous constatons que votre compte reste debiteur de la somme de .
nous sommes etonnes que vous n'ayez pas donne suite notre e-mail du

G
18

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:12 Page19

Situation de communication : confirmer


Lenvoi dun catalogue, dune documentation
Nous vous adressons,
Nous vous envoyons,
Nous vous expdions,
Nous vous remettons,
en pice jointe,

le catalogue ainsi que le prix de nos fabrications.


une documentation sur nos produits.
les conditions de vente de nos articles.

L'expdition dune commande


En reponse a votre e-mail du
nous vous envoyons
nous vous expdions
nous vous adressons
ces articles
la marchandise, les produits
votre commande

dans les meilleurs delais.


dans les plus brefs delais.

Le rglement
Nous vous adressons,
Nous vous envoyons,
Nous vous expdions,
Veuillez trouver,
en pice jointe,
la facture n qui s'lve euros.
une lettre de change n de venant chance le
le relev de votre compte n arrt au
le rglement de la facture n
le solde de la facture n

Situation de communication : proposer


J'ai lu avec intrt votre annonce, parue dans le du par laquelle vous
proposez un emploi de
Sans connatre vos besoins rels, je me permets de vous proposer ma
candidature en tant que En effet, je cherche actuellement un poste qui serait
susceptible de dvelopper mes capacits.
Motiv(e) par le dynamisme qu'offre le travail en quipe et attir(e) par la
rputation de votre entreprise, je souhaiterais vivement faire partie de vos
collaborateurs au cours d'un stage que je dois raliser durant les mois de

G
19

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:12 Page20

Situation de communication : refuser


Un dlai de paiement
Nous avons le regret de vous informer que nous ne pouvons donner une suite
favorable votre demande en raison de nos propres engagements.
notre vif regret, nous ne sommes pas en mesure de

vous faire bnficier du dlai demand.


vous consentir un dlai supplmentaire de paiement.

Une candidature
Faisant suite notre entretien du , nous regrettons de vous informer que votre
candidature n'a pu tre retenue.
Nous avons le regret de vous informer que votre candidature n'a pu tre
retenue malgr un intrt certain.
Nous regrettons de ne pouvoir prendre en considration votre candidature.

Suite est considr par lAcadmie franaise comme


une incorrection. Lexpression correcte est la suite
de qui sest transform dans lusage en Suite .
Dans les e-mails, lexpression Suite fait partie des
usages. Elle correspond au style dcriture quimpose la
rdaction des e-mails.

G
20

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:12 Page21

Le dveloppement

Le dveloppement constitue le corps de l'e-mail et traite le sujet qui


justifie l'envoi de l'e-mail. Il permet de dvelopper une ide en
l'expliquant et en la justifiant si ncessaire, de fournir une information, de communiquer une dcision

Les situations de communication


du dveloppement
Le dveloppement correspond aux 4 situations de communication
suivantes :
serait-il possible de nous accorder un dlai de
Demander Vous
paiement ?
effet, nous avons subi une inondation qui ne nous
Expliquer En
permet pas de vous envoyer votre commande.
Nous ne pouvons pas respecter les dlais parce que
Justifier
notre local est inond.
Proposer

Nous vous proposons une remise de

Situation de communication : demander


Une modification dune commande
Vous serait-il possible
dapporter
deffectuer
des modifications notre commande.
Nous vous serions obligs
Nous vous serions reconnaissants
Nous vous demandons
Nous vous saurions gr
Nous vous prions
de nous expdier articles
de nous envoyer articles
de nous livrer articles
de nous adresser articles
de nous faire parvenir articles
au lieu de
la place de
dfaut de

G
21

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:12 Page22

Une annulation dune commande


Nous sommes contraints
Nous nous trouvons dans la ncessit
Nous nous voyons dans lobligation
dannuler partiellement notre commande
dannuler notre commande

en raison de
cause de

Des conditions privilgies


Nous aimerions savoir
sil vous est possible
sil vous serait possible
de nous accorder
de nous faire bnficier d
de nous consentir

une rduction de %.
un paiement par traite jours au lieu de

Le remplacement darticles dfectueux


Nous vous demandons de remplacer
les articles dfectueux
les articles non conformes
que nous tenons votre disposition.

Situation de communication : expliquer


Une livraison non conforme
Nous sommes au regret de vous informer que,
Nous regrettons de vous informer que,
lors du contrle,
lors du dballage,
lors de la vrification,
nous avons constat
nous avons remarqu
que les articles sont endommags.
que les articles prsentent des dfauts de fabrication.
que la livraison nest pas conforme la commande.

G
22

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:12 Page23

Les consquences dun retard de livraison


Nous vous signalons que ce retard
nous cause un important prjudice
nous oblige ralentir le rythme de nos ventes

et nous empche de respecter nos propres engagements.

Labsence de responsabilit
Notre responsabilit relative aux
dommages
dtriorations
dgts
avaries
nest pas engage.

Situation de communication : justifier


Une rupture de stock
Malheureusement,
notre vif regret,
les articles que vous demandez nous font dfaut en ce moment.
les articles que vous demandez ne sont pas disponibles.
nous navons pas en stock larticle que vous avez choisi.
le modle dont vous avez besoin est puis.
ll ne nous est pas possible,
Il nous est impossible,
Nous ne serons pas en mesure,
en raison dune panne survenue la semaine dernire,
pour des raisons indpendantes de notre volont,
en raison dintempries,
en raison dun sinistre,
en raison de grves,
de procder lexpdition avant le
de livrer cet article (ces articles) la date fixe.
de vous l(les) envoyer la date demande mais dans jours.
de vous livrer la marchandise dans les dlais impartis.

G
23

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page24

Situation de communication : proposer


Des solutions
Nous sommes disposs vous faire bnficier dun rabais de % sur le
montant de la facture payer.
Nous vous proposons de conserver les articles non conformes contre un rabais
de %.

Pour compenser le dommage d (au) , nous vous accordons un rabais de


%.

Une dmarche de ngociation


Nous vous conseillons de (d)
Nous nous permettons de vous conseiller de (d)
Il conviendrait de (d)
Permettez-nous de vous conseiller de (d)
Nous vous suggrons de (d)
Nous vous proposons de (d)
formuler sans tarder des rserves auprs du transporteur.
expliquer les circonstances dans un e-mail de rclamation au transporteur.

G
24

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page25

La conclusion

La conclusion est souvent une rptition synthtique des ides


nonces dans le dveloppement. Cependant, elle met en valeur la
relation qui existe entre le destinataire et lmetteur.
Je me tiens votre disposition pour tous renseignements quil vous
plairait de me demander.

Les situations de communication


de la conclusion
La conclusion correspond aux 8 situations de communication
suivantes :
Demander

Nous vous demandons de respecter les dlais


de livraison.

Rappeler

Nous vous rappelons que nous souhaitons


une livraison rapide.

Esprer

Nous esprons que vous ne nous tiendrez


pas rigueur de ce contretemps.

Accepter

Nous acceptons votre proposition et nous


vous en remercions.

Se tenir
la disposition

Nous nous tenons votre disposition pour


tout entretien.

Sexcuser

Nous vous prions de nous excuser de ce


contretemps.

Menacer

Dans le cas contraire, nous transfrerons


votre dossier au service contentieux.

Remercier

Nous vous remercions de lintrt que vous


portez notre demande.

Situation de communication : demander


Une reponse, un envoi, une confirmation
Nous vous serions obliges de nous envoyer
Nous vous serions reconnaissants de nous adresser
votre reponse, votre confirmation
votre accord, votre approbation
dans les plus brefs delais.
le plus tt possible.
des que possible.
Nous vous serions obliges de nous accorder
Nous vous serions reconnaissants de nous faire beneficier d
un paiement par traite jours.
une livraison des reception de la commande.

G
25

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page26

Demander une livraison rapide


En consequence, nous vous prions de proceder
une livraison immediate.
une livraison rapide de votre part.

Situation de communication : rappeler


Un paiement avec insistance
Nous vous serions reconnaissants
Nous vous serions obliges de
Nous vous prions de
regler votre dette la date convenue.
solder votre facture dans les plus brefs delais.
respecter les engagements pris.
nous couvrir de cette somme par un prochain reglement.
regulariser cette situation le plus rapidement possible.
proceder ce reglement par virement le plus tt possible.
nous regler ce montant par tout moyen votre convenance.
retourner la traite munie de votre acceptation.
Vous voudrez bien
nous couvrir de cette somme
regulariser votre situation

dans les plus brefs delais.


le plus tt possible.
des que possible.

Situation de communication : esprer


Une commande, une reponse
Nous esperons
Nous souhaitons
que notre proposition
vous incitera
vous amenera
vous determinera
vous engagera
nous confier une commande.
nous confier vos ordres.
Nous esprons
enregistrer prochainement une commande de votre part.
que notre (nos) proposition(s) retiendra (ont) votre attention.

G
26

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page27

Une commande supplmentaire


Nous esprons

que vous voudrez bien nous confier vos prochaines commandes.


que vous continuerez nous favoriser de vos ordres.

Une reponse favorable a la suite d'une demande


Nous esprons

qu'en raison de nos relations, vous pourrez nous accorder cette faveur.
qu'il vous sera possible de repondre favorablement notre demande.
que vous donnerez une suite favorable notre demande.
que vous examinerez notre demande avec comprehension.

Le maintien de bonnes relations


Nous esperons que ces difficultes ne nuiront pas nos bonnes relations
d'affaires.
Nous esperons que vous comprendrez les raisons de ces difficultes.
Soyez certain(s) que nous ferons tout notre possible pour que de telles
difficultes ne se reproduisent plus.
Nous vous assurons qu l'avenir, nous veillerons ce que de telles difficultes
ne se reproduisent plus.
Vous pouvez etre assur(s) que nous ferons tous nos efforts pour vous donner
satisfaction.
Nous vous assurons qu'un controle plus strict supprimera, l'avenir, tout risque
derreurs.

Situation de communication : accepter


Compte tenu de nos bonnes relations d'affaires, nous avons le plaisir de vous
informer que nous donnons une suite favorable a votre demande ( titre
exceptionnel).
En raison de la regularite de nos relations d'affaires, nous avons le plaisir
d'acceder a votre demande (a titre exceptionnel).
Compte tenu du caractere exceptionnel de votre demande, nous avons le
plaisir d'y rpondre favorablement.

G
27

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page28

Situation de communication : se tenir la disposition

Dun client
Nous nous tenons votre disposition
Nos techniciens sont votre entiere disposition
Nos collaborateurs sont votre entiere disposition
pour tous renseignements complementaires
pour vous fournir les complements d'informations
qu'il vous plairait de nous demander.
que vous voudrez bien nous demander.
que vous souhaiteriez nous demander.
que vous jugeriez utile(s) de nous demander.
Vous pouvez etre assure(s) de tous nos efforts pour vous donner satisfaction.

Situation de communication : sexcuser

De limpossibilit de rpondre la demande du client


Nous regrettons de ne pouvoir rpondre votre attente.
Nous regrettons donc de ne pouvoir, en cette affaire, accder votre demande.
Nous aurions souhait donner une rponse favorable votre demande.
Nous vous exprimons encore une fois nos regrets de n'avoir pu, en l'occurrence,
vous donner pleine satisfaction.
Nous vous prions de nous excuser de
Nous vous adressons toutes nos excuses pour
Veuillez nous excuser de
Nous vous renouvelons nos excuses pour
cette difficult
ce dysfonctionnement
cette erreur
ce malentendu
ce retard

qui est d(e) des circonstances indpendantes de notre volont.


tout fait involontaire.
indpendant(e) de notre volont.
tout fait imprvisible.

Dincident de livraison

Nous esprons que vous ne nous tiendrez pas rigueur de


ce contretemps
cet incident
ce retard
tout fait imprvisible.
indpendant de notre volont.

G
28

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page29

Nous regrettons que


Nous vous prions de nous excuser de
Veuillez nous excuser pour
Nous vous renouvelons nos excuses pour
ce contretemps
cet incident
ce retard
et souhaitons qu'il n'altre pas nos relations futures.

Situation de communication : menacer


dfaut de recouvrement, de rglement (livraison), nous nous verrons dans
l'obligation de transmettre votre dossier notre service contentieux.
Pass ce dlai, nous remettrons votre dossier notre avocat.
Si cette somme (livraison) ne nous parvient pas sous quarante-huit heures,
nous transmettrons votre dossier notre service contentieux.
Sans rponse dans les huit jours, nous serons contraints de prendre les
mesures utiles la sauvegarde de nos intrts.
Nous vous prions de prendre toutes les dispositions utiles pour rgler cette
facture.
Nous esprons que vous ne nous obligerez pas avoir recours une telle
mesure.
Nous esprons ne pas avoir recours de telles mesures.

Situation de communication : remercier


Nous vous remercions par avance
de votre rponse.
de la promptitude de votre rponse.
de la rapidit de votre rponse.
de votre diligence.
de votre aimable rglement.
Nous vous remercions par avance
pour les renseignements
pour le devis
pour la documentation
que vous voudrez bien nous envoyer.
que vous voudrez bien nous faire parvenir.

G
29

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page30

Les formules de politesse

Les formules de politesse sont en grande volution, notamment


dans les e-mails. Elles subissent en effet l'influence des pays
anglo-saxons qui utilisent des formules rduites deux ou trois
mots. Aujourd'hui, deux types de formules de politesse coexistent
selon la nature de l'e-mail :
E-mail court

E-mail en forme de lettre

Formules de politesse
courtes et dynamiques,
symboles des temps modernes

Formules de politesse
protocolaires,
symboles de la tradition

Leur emploi dpend du contexte, des circonstances, des liens


professionnels et du style de le-mail.

Les formules de politesse dans le-mail


Les formules de politesse dans le-mail ne comportent pas de verbe
conjugu ni dappellation. Elles se limitent en gnral un ou deux
mots :
Liens professionnels

Liens amicaux

Cordialement
Bien cordialement
Trs cordialement
Respectueusement vtre
Salutations distingues
Avec nos (mes) salutations distingues
Avec tous nos (mes) remerciements

Avec toutes mes amitis


Amicalement
Bien vous
Sincrement vtre

Les abre v iations dans les formules de politesse


Certains adoptent des formules de politesse sous forme
dabrviations (Cdt par exemple) : elles sont proscrire de
lcriture professionnelle. Autant ne pas crire de formule
de politesse.

G
30

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page31

Les formules de politesse dans le-mail


en forme de lettre
Elles proviennent dune tradition trs ancienne qui les conforme
des rgles dusage trs strictes. Elles varient selon les destinataires
qui peuvent tre des institutions, des entreprises ou des personnalits
diverses. Elles prennent en compte le rang social du destinataire.
F o r m u l e s d e p o l i t e s s e s t a n d a rd
Je vous prie dagrer,
Madame,
Je vous prie de recevoir,
mes salutations distingues.
Mademoiselle,
Veuillez recevoir,
lexpression de ma considration distingue.
Monsieur,
Veuillez agrer,
Je vous prie dagrer,

Cher Monsieur,
lassurance de mes sentiments les meilleurs.
Cher ami,

F o r m u l e s d e p o l i t e s s e d f re n t e s

Je vous prie dagrer,


Veuillez agrer,
Veuillez croire,
Je vous prie de croire,

lexpression de mes sentiments distingus.


lassurance de ma parfaite considration.
mes respectueuses salutations.
Madame,
Mademoiselle, mes sentiments respectueux et dvous.
lassurance de mes salutations distingues.
Monsieur,
lassurance de mes sentiments les meilleurs.
lexpression de mes sentiments respectueux.

Les rgles traditionnelles

Les diffrentes rgles traditionnelles sont les suivantes :


Un homme exprime ses hommages une dame, pas une
demoiselle.
Une dame ou une demoiselle nexpriment pas de sentiments
lgard des messieurs .
Il est prfrable dutiliser la formule Je vous prie aux
formules Recevez ou Veuillez agrer .
On utilise indiffremment la formule :
Je vous prie de croire, Monsieur, lassurance de ma
considration.
Je vous prie de croire, Monsieur, en lassurance de ma
considration.

G
31

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page32

Les associations traditionnelles


Le tableau des associations traditionnelles (verbes, noms et adjectifs)
se prsente comme suit :
Verbes

Noms

Adjectifs

adresser
agrer
recevoir

salutations

distingues

agrer
recevoir

sentiments

sincres
dvous
respectueux

assurer

considration
dvouement

respectueux(se)

La fminisation des titres


Les titres sont fminiss. Il convient donc dutiliser le fminin
officiel. Cependant, certaines femmes prfrent conserver lintitul
invariable, il est dusage de respecter leur choix.

La signature de lmetteur
La signature dans le courrier lectronique nest pas manuscrite. En
consquence, elle ne prouve pas que vous tes lauteur de le-mail.
La preuve de votre identit est garantie par len-tte numrique
de votre e-mail qui comporte le nom de votre messagerie et votre
adresse e-mail.
Cependant, cette preuve est sujette caution puisquune personne
peut envoyer un message pendant votre absence depuis votre
ordinateur, si vous avez oubli de lteindre. Toutefois, cette
signature suffit dans les cas de correspondance courante.

quoi sert votre signature lectronique ?


elle marque une certaine politesse ;
elle confirme votre prsence ;
elle cre un lien de proximit avec votre destinataire.

Elle peut se prsenter de deux faons :


votre prnom et nom ;
ou

votre prnom et nom suivis de votre fonction ou titre :


Robert Menez
Directeur des ventes

Faites-les suivre dans la mesure du possible de votre numro de


tlphone, des coordonnes de votre socit, de votre fax

G
32

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page33

La lisibilit et le style de le-mail

Plus une phrase est courte, mieux elle sera perue par son
destinataire : 8 16 mots suffiront pour une bonne comprhension.
De plus, la brivet dune phrase rduit considrablement les
risques de mauvaise construction.
Or, il nest pas toujours ais de construire des phrases courtes car les
qui et les que senchanent malgr nous. En fait, la sensation de
lourdeur provient surtout de lemploi abusif des pronoms relatifs,
des conjonctions ou des participes prsents.
Les quelques techniques suivantes vous permettront dallger
votre style.

Allger les phrases en supprimant


toutes les redondances ou lourdeurs

Supprimer la proposition relative


pour la remplacer par :
un adjectif
Cette citerne qui ne laisse pas passer leau.

Cette citerne tanche.


un adjectif en apposition
Cette entreprise qui tient ses engagements.

Cette entreprise, fidle ses engagements.


un nom en apposition
Un dlgu qui a une procuration.

Un dlgu, dtenteur dune procuration.

Supprimer la subordonne ou locution conjonctive


pour la remplacer par :
une locution prpositive
Il est venu nous rencontrer sans que le directeur le sache.

Il est venu nous rencontrer linsu du directeur.


un verbe linfinitif
Il propose quon ajourne la runion.

Il propose dajourner la runion.


un adverbe
Il vous a reu ds quil est entr.

Il vous a reu immdiatement.


un nom
Je ne lai pas revue depuis quelle sest marie.

Je ne lai pas revue depuis son mariage.

G
33

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page34

Supprimer le participe prsent


pour le remplacer par :
un verbe la forme personnelle
Votre rmunration ne concernant pas notre service.

Votre rmunration ne concerne pas notre service.


un infinitif
Il changea le lieu ne respectant pas ses engagements.

Il changea le lieu sans respecter ses engagements.


des expressions quivalentes
Il interroge les voisins en faisant son enqute.

Il interroge les voisins au cours de son enqute.

un participe pass de sens quivalent


Ayant perdu courage

Dcourag

Supprimer ayant + le participe pass


pour le remplacer par :

le complment dobjet en tte de phrase


Ayant pay sa dette

Sa dette paye

Supprimer ladverbe pour le remplacer par :


un verbe plus prcis
Attaquer continuellement

Harceler
un verbe issu de ladverbe
Il continue obstinment vouloir son dpart.

Il sobstine vouloir son dpart.


un prfixe
Nous avons lu de nouveau.

Nous avons relu.

Amliorer le style de votre e-mail

viter de commencer toutes les phrases


par les pronoms personnels Je ou Nous
Placer un adjectif en tte de phrase
Surpris de ce retard, jai (nous avons) effectu une
rclamation auprs de vos services.

G
34

Placer un nom en tte de phrase


Prcurseurs, jai (nous avons) cr une entreprise pour
dvelopper lemploi des seniors.

Placer un complment circonstanciel de temps en tte


de phrase
Lors de notre dernier entretien, jai (nous avons) voqu
mes comptences informatiques.

Placer un infinitif en tte de phrase


Afin de raliser mes objectifs, jai (nous avons) d envoyer
un e-mailing.

Employer des mots de liaison


Cependant, je vous propose (nous vous proposons) de
rgler notre marchandise par lettre de change.

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page35

Utiliser la phrase impersonnelle


Il s'est avr que ce retard tait indpendant de leur volont.

crire la voix passive


Ce bordereau a t transmis vos services.
Employer la forme interrogative
Pouvez-vous nous faire parvenir ces documents dans les plus
brefs dlais ?
Employer la forme interrogative associe au conditionnel
Pourriez-vous nous faire parvenir ces documents dans les
plus brefs dlais ?

Employer le conditionnel
Nous aimerions recevoir votre catalogue.

Souligner et nuancer une ide ou un argument


grce lutilisation des temps

Souligner et nuancer une ide ou un argument


grce lutilisation du vocabulaire
viter les mots imprcis comme cela
La proposition vous est parvenue par LRE1.
Cela Celle-ci vous a permis de comprendre que nous
attendions une rponse rapide de votre part.
Choisir le vocabulaire le mieux adapt la situation
Votre retard nous porte prjudice.
au lieu de
Nous sommes victimes de votre retard.
Remplacer un nom par un verbe linfinitif
Le profit peut conduire notre perte.
Profiter peut conduire notre perte.
(1) Lettre recommande lectronique (LRE).

G
35

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page36

Rappeler le mot essentiel de la phrase prcdente


Proposition que nous avions voque lors de notre
conversation tlphonique. Cette proposition vous est
parvenue par LRE1.

Souligner et nuancer une ide ou un argument


grce lutilisation des outils de style

Utiliser l'incidente, outil de la nuance qui met en


exergue le lien entre le rdacteur et son destinataire
Nous vous faisons parvenir, comme convenu, notre catalogue.

Quelques techniques pour vous permettre


de nuancer votre pense
Lincidente est une proposition, gnralement courte, intercale
dans une phrase, sans aucun lien grammatical avec cette phrase.
Son rle est dajouter une remarque, un commentaire lattention
du destinataire. Elle joue le rle dune parenthse.
Ce retard de paiement, nous en sommes certains, est d un oubli
de votre part.
Incidente de souhait
, nous le souhaitons,
, nous lesprons,

, comme nous le souhaitons,


, comme nous lesprons,

Incidente de regret
, nous le regrettons,
, nous en sommes trs surpris,

, nous le dplorons,
, notre grand regret,

Incidente de constat
, comme vous le constaterez,
, comme vous le comprendrez,
, comme vous le savez,

, comme vous le remarquerez,


, comme vous le verrez,
, vous en conviendrez,

Incidente daffirmation
, nous en sommes certains,
, nous en sommes srs,

, nous en sommes persuads,


, nous en sommes convaincus,

(1) Lettre recommande lectronique (LRE).

G
36

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page37

Les mots de liaison

La pense et les informations ne peuvent s'articuler sans les mots de


liaison. Leur mauvais emploi ou leur suppression peuvent conduire
des contresens.
Les rdacteurs des e-mails sont soumis la double contrainte de
limmdiatet et de la concision. Ils ont donc tendance supprimer
les mots de liaison. Or, la lisibilit des textes est troitement lie aux
mots de liaison. Ces derniers permettent de faciliter la lecture car ils
sont porteurs :
de sens,
dune dmarche logique,
du raisonnement du rdacteur.

Comment appliquer les rgles d'usage ?


les conjonctions de coordination (mais, ou, et, donc, ni, car)
ne dbutent jamais une phrase ou un paragraphe. Elles ne sont
utilises que pour relier deux propositions.
Nous avons fait une rclamation mais il est peu probable que
nous ayons une rponse rapide.
la conjonction de coordination or marque une progression
dans le raisonnement. De ce fait, elle se situe parfois au dbut
d'une phrase ou d'un paragraphe suivie dune virgule.
Vous nous avez accord une remise. Or, vous nen avez pas tenu
compte dans la facture.
un mot de liaison, plac en tte de phrase, est toujours suivi
dune virgule.
En effet, il vous proposera de venir le rencontrer.

Supprimer les plonasmes


lis aux mots de liaison
Le plonasme est la rptition inutile de mots diffrents mais
de sens proche.
Trs souvent utilis loral pour souligner la pense, il n'ajoute
cependant rien la force de l'expression. Il est donc superflu et
doit tre supprim.
puis ensuite
car en effet
mais cependant
mais toutefois
mais pourtant
voire mme

Choisissez

G
37

puis ou ensuite
car ou en effet
mais ou cependant
mais ou toutefois
mais ou pourtant
voire ou mme

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page38

Les mots de liaison pour introduire


une explication, une information, une demande
en premier lieu
en second lieu
en dernier lieu
Hirarchiser les ides
premirement
deuximement
d'une part d'autre part
enfin
ainsi
notamment
par exemple
Prciser ou clairer
en particulier
une argumentation,
quant
souligner une ide, attirer lattention propos de
au sujet de
sur un fait, un exemple
en ce qui concerne
ce propos ( propos)
cet gard

Ajouter un argument,
un fait ou un exemple nouveau

tayer une ide laide dun texte,


dune loi, dun fait
Opposer deux faits, deux ides
ou deux arguments pour mettre
en valeur lun dentre eux
tablir un rapprochement
entre deux textes

Exprimer des restrictions

G
38

galement
d'ailleurs
de plus
de surcrot
en outre
ensuite
en second lieu
mais encore
par ailleurs
quant
surtout
en fait
en ralit
conformment
selon
suivant
ainsi que
l'oppos
l'inverse
au contraire
mais en ralit
ainsi
c'est--dire
en effet
comme
except
sauf
mis part
hormis

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page39

Les mots de liaison pour introduire


une argumentation
car
Apporter des informations pour
en effet
expliciter ou prciser ses arguments parce que
Exposer lorigine, la raison dun fait puisque
comme
Prsenter le but
dune argumentation

c'est pourquoi
dans ce but
afin de
en vue de

noncer le rsultat dun fait


ou dune ide

ainsi
aussi
c'est pourquoi
ds lors
donc
en consquence
par consquent

Limiter la porte des ides,


propos ou des arguments avancs,
mettre des rserves

mais
or
toutefois
pourtant
cependant
nanmoins
d'ailleurs

Accepter des faits opposs son


opinion tout en maintenant son
opinion

bien sr mais
certes mais

mettre des hypothses

dans l'hypothse
en cas de
moyennant
supposant

Proposer un choix, une alternative

ou au contraire
ou, ou ou
tantt tantt
soit soit

Les mots de liaison pour introduire


une conclusion

Terminer une argumentation,


une dmonstration

G
39

ainsi
en conclusion
en dernier lieu
en dfinitive
enfin
finalement
en somme

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page40

10

La ponctuation

Les signes de ponctuation servent marquer la progression des faits,


des ides, des arguments. La matrise des rgles de ponctuation
permet une lecture plus aise de vos crits.

Le point est suivi dune majuscule


Le point marque la fin dune phrase dclarative.
Associ la phrase courte, il est par excellence le signe de
ponctuation qui permet la lisibilit des e-mails.

La virgule est suivie dune minuscule


La virgule
spare les termes dune numration. Dans les e-mails,
lnumration se prsente sous forme de liste. la fin de
chaque alina de lnumration, on place une virgule et la fin de
lnumration, on met un point.
Vous me livrerez :
10 chemises rfrence 212,
15 chemises rfrence 213,
14 pantalons rfrence 789.
spare le complment circonstanciel mis en tte de phrase.
Afin de vous prsenter ce projet, nous organiserons une runion.
suit lappellation.
Messieurs, Madame, Chre Madame, Cher Monsieur,
encadre lappellation dans la formule de politesse.
, Monsieur,
, Monsieur le directeur,
suit un mot de liaison plac en tte de phrase, soulignant ainsi
son importance dans lenchanement des ides.
En effet, il viendra vous rencontrer lors du salon.
met en valeur une ide.
Ce retard, nous en sommes certains, est indpendant de votre
volont.
Dans cette phrase, lincidente mise entre virgules, permet de
souligner le lien de confiance qui existe entre le client et son
fournisseur ; elle est donc porteuse de sens.

La virgule et la conjonction de coordination et


deux propositions relies par et : il ny a pas de virgule.
Vous serez charg daccueillir les clients et de contrler les entres.
deux propositions juxtaposes et une proposition introduite
par et : une virgule au dbut de la proposition introduite par
et .
Vous serez charg daccueillir les clients, de contrler les entres,
et de remettre des badges.
et , suivi dune incidente : une virgule au dbut et la fin
de lincidente.
Vous serez charg daccueillir les clients et, selon les consignes
donnes, vous contrlerez les entres.

G
40

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page41

, et, introduit une proposition prcde dune incidente :


deux propositions juxtaposes et une proposition introduite par
et avec une incidente qui sintercale.
Vous serez charg daccueillir les clients, vous contrlerez les
entres, et, ce point est primordial, vous remettrez des badges.
Mettez :
une virgule au dbut de la proposition introduite par et ;
une virgule au dbut de lincidente.

Le point virgule est suivi dune minuscule


Aprs un point virgule, il nest pas indispensable de mettre un verbe
conjugu. Le point virgule, de mme valeur que la virgule, marque
une pause plus importante :
il spare deux ides, deux faits et marque la fin dune proposition.
Le rdacteur en chef se consacre la rdaction ; le directeur
commercial recherche des investisseurs.
il ponctue les alinas dune numration (on peut utiliser
indiffremment la virgule ou le point virgule).
La vitamine C joue plusieurs rles dans lorganisme :
elle intervient dans le mtabolisme nergtique ;
elle conditionne labsorption du fer ;
elle participe galement la lutte contre les infections.

Les deux points sont suivis dune minuscule


Les deux points :
introduisent une explication, une numration, une
conclusion.
Les principaux journaux sont concerns par cette rumeur : Le
Monde, Libration, Le Figaro
introduisent la justification de la premire partie de la phrase.
Le doublage va augmenter les frais des films : les publics
trangers veulent entendre le film dans leur langue.
marquent une relation logique comme la cause ou la
consquence.
Il est parti : vous ne pourrez pas lui expliquer votre difficult.
remplacent les mots de liaison : en effet, car, parce que, donc,
en consquence
Il est parti : il avait un autre rendez-vous.

G
41

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page42

Les parenthses, les tirets et les guillements


sont suivis dune minuscule
Les parenthses, les tirets et les guillemets :
isolent une expression.
Le chque (n 417) vous a t adress aujourdhui.
introduisent une information, une prcision ou un commentaire.
Vous nous avez affirm que nous recevrions le produit dans les
huit jours .
encadrent une citation, un mot ou un groupe de mots.
Je vous confirmerai aprs lecture du contrat la date denvoi de
la commande.

Noubliez pas de refermer les parenthses et les


guillemets.

Le point dinterrogation
est suivi dune majuscule
Le point dinterrogation est trs utilis dans les e-mails :
il semploie aprs une phrase exprimant une interrogation directe.
Pourriez-vous transfrer ce document ?
il permet au rdacteur dun e-mail professionnel de sexprimer
dans un style plus direct.
Pourriez-vous me faire parvenir un duplicata de la facture n 128 ?

Les points de suspension


sont suivis dune majuscule
Les points de suspension soulignent des sentiments sous-entendus.
la fin dune phrase ou dun segment de phrase, ils indiquent que la
phrase est inacheve.
Dans les e-mails, il est prfrable dutiliser etc.
Aprs etc., ne mettez jamais de points de suspension mais un point.
Dans une numration etc. est toujours prcd dune virgule.
Vous trouverez ci-joint un devis, un bon de commande, etc.

De nombreux rdacteurs varient le nombre de points de


suspension : soit deux, soit trois, soit cinq. Or, la rgle
grammaticale fixe le nombre de points de suspension
trois ().
Aussi, il ne faut pas mettre de point aprs les en fin de
phrase.

Le point dexclamation
est suivi dune majuscule
Le point dexclamation nest pas utilis dans les crits professionnels
car il appartient au registre familier, la langue des sentiments.
Il exprime notamment ltonnement, la colre, la joie

G
42

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page43

Les mots qui prtent

11

confusion dans le-mail


Certains mots courants possdent plusieurs significations selon leur
contexte dutilisation. Pour tablir des relations harmonieuses avec
vos correspondants, il est souhaitable de les matriser en connaissant
certains de leurs synonymes. Les mots que nous avons choisis dans
les tableaux ci-dessous vous aideront mieux nuancer le sens et le
ton de votre e-mail.

Les mots essentiels


Aide
Aide

Action d'aider.
Action d'intervenir en faveur d'une personne
en joignant ses efforts aux siens.

Appui

Soutien moral ou aide matrielle.

Assistance

Concours

Action de venir en aide quelqu'un ; appui,


secours donn ou reu.
Travail en commun, action de cooprer
avec quelquun.
Fait d'aider, de participer une action, une
uvre.

Contribution

Collaboration une uvre commune.

Coopration

Action de participer une uvre.

Intervention

Action d'intervenir (par la parole ou par


l'action) dans lintention dinfluencer.

Participation

Action de participer quelque chose.

Soutien

Action ou moyen de soutenir (dans l'ordre


financier, politique, militaire, moral, spirituel,
social).

Collaboration

Demande

Demande

Action de demander, de faire connatre


quelqu'un ce qu'on dsire obtenir de lui.
Plus prcisment :
une demande imprative : commandement,
exigence, injonction, ordre, sommation ;
une demande faite avec insistance : rclamation, revendication ;
une demande d'emploi : candidature.

Requte

Demande instante, verbale ou crite.

G
43

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page44

Anomalie
Anomalie

Bizarrerie, irrgularit, singularit.


Caractre de ce qui est difficile ; ce qui rend
Difficult
quelque chose difficile.
Difficult, trouble (dans un fonctionnement).
Dysfonctionnement
On crit aussi disfonctionnement.
Erreur

Inadvertance
Maladresse
Malentendu
Mprise
Quiproquo

Action regrettable, maladroite, draisonnable.


Contresens, non-sens.
Chose fausse, errone, action non prvue par
rapport une norme.
Dfaut d'attention, d'application une chose
dtermine.
Manque d'habilet, de savoir-faire, de tact.
Divergence d'interprtation entre personnes
qui croyaient se comprendre.
Erreur d'une personne qui se mprend.
Mprise qui fait qu'on prend une personne
ou une chose pour une autre.

Accident
Accident

Avarie
Dgt

vnement imprvu et soudain qui entrane


des dgts, des dangers (blessure, mort).
Dommage survenu un navire ou aux
marchandises qu'il transporte.
Dommage survenu au cours d'un transport
terrestre ou arien.
Dommage rsultant d'une cause violente.
Dtrioration volontaire d'difices ou de
monuments publics ou dobjets d'utilit
publique.
Plus prcisment :

Dgradation

Dtrioration des marchandises


= Avaries
Dtrioration volontaire
= Sabotage
Dtrioration des conditions de travail
= Dgradation, pourrissement

Dommage

Prjudice subi par quelqu'un ou quelque chose.

Incident

Petit vnement qui survient.


Petite difficult imprvue qui survient au cours
d'une action.

Prjudice

Perte d'un bien, d'un avantage par le fait


d'autrui.
Acte ou vnement nuisible aux intrts de
quelquun et le plus souvent contraire au
droit, la justice.

G
44

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page45

Compensation
Compensation

Avantage qui compense un dsavantage.

Contrepartie

Chose qui s'oppose une autre en la compltant


ou en l'quilibrant.

Ddommagement Rparation d'un dommage.

Dsaccord
Dsaccord
Divergence
Plainte
Rclamation
Revendication

Fait de n'tre pas d'accord ; tat de personnes


qui s'opposent.
Situation de ce qui diverge, de ce qui va en
s'cartant.
Action de rclamer, de s'adresser une autorit
pour faire reconnatre l'existence d'un droit.
Action de rclamer, de sadresser une autorit
pour faire reconnatre lexistence dun droit.
Action de rclamer ce que lon considre
comme un droit, comme un d.

Ajournement
Ajournement

Renvoi une date ultrieure ou indtermine.


Fait de remettre plus tard des dcisions,
d'atermoyer.

Atermoiement

Dlai accord un dbiteur pour l'excution


de ses engagements.
Action de diffrer, de remettre un autre
temps.

Contretemps

Retard

Dlai

vnement, circonstance imprvue qui s'oppose


ce que l'on avait projet.
Fait d'arriver trop tard, de se manifester, de se
produire aprs le moment fix, attendu.
Fait d'agir trop tard, de n'avoir pas encore fait
ce qu'on aurait d faire.
Action de retarder, de remettre plus tard.
Temps accord pour faire quelque chose.
Prolongation de temps accorde pour faire
quelque chose.
Dlai de carence, durant lequel un salari en
arrt de travail ne peroit pas les indemnits
de la Scurit sociale.

G
45

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page46

Consquence
Consquence

Suite qu'une action, un fait entrane.


Ce qui dcoule d'un principe.

Corollaire

Consquence, suite naturelle.

Effet

Ce qui est produit par une cause.

Incidence

Ce qui arrive, survient ; circonstance, incident.


Consquence, effet, influence.

Rpercussion

Effet indirect ou effet en retour.

Retombes

Consquences, rpercussions ; effets


secondaires.

Important

Important (ante)

Qui importe ; qui a beaucoup d'intrt, de


grandes consquences.
Ce qui importe.
Qui est grand ; dont la mesure est grande.
Qui a de l'importance par sa situation.
Synonymes :
considrable, grand, majeur, capital, crucial,
essentiel, vital ;
intressant, grave, srieux ;
cl, principal, essentiel.

viter les fautes de vocabulaire


Emploi des prpositions inutile (verbes transitifs,
verbes qui ne possdent pas de complment d'objet direct)

Ne pas crire : Il a palli aux difficults.


Mais : Il a palli les difficults.

(pallier est un verbe


transitif direct)

Emploi du verbe tre la place du mot savoir


Ne pas crire : Je vous serais gr.
Mais : Je vous saurais gr.

Emploi mauvais escient de soi-disant


Ncrivez pas : le soi-disant problme, crivez : le prtendu
problme. Soi-disant ne s'emploie que pour les tres vivants
qui peuvent porter un jugement sur eux-mmes :
Le soi-disant journaliste.

G
46

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page47

Choisir le mot juste !


Savoir

Connatre

est utilis pour des faits, des est utilis pour les gens et les
choses connues par cur ou des lieux et reprsente une connaiscapacits, des informations reues. sance personnelle ou familire.
Je sais ma leon
Je connais mes collaborateurs.
=
Je connais Tokyo.
Je l'ai apprise par cur
Savoir

Connatre

peut-tre suivi d'un infinitif. n'est jamais suivi d'un verbe.


Dans ce cas, il indique le savoir,
comment faire quelque chose.
Je sais chanter.
Je connais la chanson.
Voici
se rapporte des choses, des
vnements proches ou ce
qui va tre dit ou dont il va
tre question.
Voici les premiers dessins qu'il a
raliss pour notre projet.

Voil
se rapporte des choses,
des vnements loigns ou
prsente les choses dont il vient
d'tre question.
Voil les dernires informations
de l'AFP.

Ceci
Cela
dsigne la chose la plus proche. dsigne la chose la plus loigne.
Ceci mis part, nous pouvons N'voquez pas cela lors de votre
commencer regarder le film. runion.
Celui-ci
Celui-l
dsigne le nom le plus proche. dsigne le nom le plus loign.
De ces deux livres celui-ci est le De ces deux livres celui-ci est plus
intressant, celui-l est le plus
plus intressant.
amusant.
Pire
Pis
est le comparatif de supriorit est le comparatif de supriorit
de mauvais et le contraire de de mal et le contraire de mieux.
meilleur.
La pire des situations vient Elles allaient de mal en pis.
d'arriver dans ce pays.
Source : le dictionnaire de lAcadmie franaise (9e dition).

G
47

Rdigez vos e-mails corrig par LP:En poche 07/10/11 12:13 Page48

Pour en savoir plus


Le journal du Net :
http://www.journaldunet.com
Le site francophone sur le courrier lectronique :
http://www.arobase.org
Le site des e-mails propos par La Poste :
http://www.education.laposte.net
Les lettres ou e-mails recommands en ligne :
https://lettreenligne.laposte.fr/lregp/accueil.action

Cet ouvrage a t achev dimprimer dans les ateliers


de Leitzaran (Espagne) - Numro dimpression : 57
Dpt lgal : Octobre 2011 - Imprim en Espagne

G
48

Aline Nishimata

Savoir rdiger vos e-mails


Pour toujours
professionnels avoir porte
de main
tous les outils
pour bien rdiger
vos e-mails professionnels

Les e-mails permettent dtre plus efficace, plus rapide,


plus direct. Cet ouvrage dveloppe :
La construction dun e-mail : le plan, lintroduction,
le dveloppement, la conclusion, les formules
de politesse ;
Les outils pour bien rdiger un e-mail : la lisibilit et le
style de le-mail, les mots de liaison, la ponctuation, un
lexique de mots qui prtent confusion.

Tout ce quil faut savoir


pour rdiger
des e-mails efficaces

Prix : 4,50
ISBN 978-2-297-02042-8

Aline Nishimata

-mails
e
s
e
d
Pour efficaces
plus

Savoir rdiger
vos e-mails professionnels
Toutes les rgles connatre
pour que vos e-mails professionnels
soient lus par vos destinataires